Sopimusosapuolet

Sopimusluonnos Varsinais-Suomen hyvinvointialueen ja Naantalin kaupungin tietoaineistoista

Sopimusosapuolet

Varsinais-Suomen hyvinvointialue, Y-tunnus (jäljempänä ”Varha”)

Yhteyshenkilö: Xxxxxxxxx Xxxx, puh. ja s-posti ja

Naantalin kaupunki, Y-tunnus 0135457-2 (jäljempänä ”Kaupunki”)

Yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxx, tiedonhallinnan asiantuntija, puh 044 4171 321, s-posti etunimi.sukunimi(at)xxxxxxxx.xx

Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Laissa sosiaali- ja terveydenhuoltoa ja pelastustoimea koskevan uudistuksen toimeenpanosta ja sitä koskevan lainsäädännön voimaanpanosta 616/2021 64§:ssä määrätään asiakirjojen siirtymisestä hyvinvointialueille. THL on julkaissut ”Hyvinvointialueiden tietoaineistojen

siirto-ohjeet” (sopimuksentekohetkellä voimassa versio 1.1, pvm 9/2022), jossa ohjeistetaan aineistojen siirtoprosessista ja lain soveltamisesta tarkemmalla tasolla. Tässä sopimuksessa sovitaan sopijaosapuolten kesken tietoaineistoihin liittyvistä toimintatavoista 1.1.2023 alkaen. Osapuolten välillä noudatetaan edellä mainittua THL:n siirto-ohjetta, mikäli tässä sopimuksessa tai sen liitteissä ei ole toisin sovittu.

Tietoaineistojen siirtyminen

A) Analogiset tietoaineistot

1) Varhan hallinnoimat aineistot Varhan tiloissa

Kaupungin voimaanpanolain 64 §:ssä tarkoitettujen analogisten tietoaineistojen hallinnointi siirtyy Varhalle 1.1.2023. Liitteen1 tietoaineistot jäävät sellaisiin tiloihin, joiden hallintaoikeus siirtyy 1.1.2023 Varhalle.

2) Varhan hallinnoimat tietoaineistot, joita tullaan säilyttämään Kaupungin tiloissa

Osa Varhalle voimaanpanolain 64 §:ssä tarkoitetuista asiakirjoista jää kaupungin hallinnassa oleviin tiloihin liitteen2 mukaisesti.

1 Varhalle siirtyvät tietoaineistot ja niiden säilytyspaikat

2 Kaupungin tiloihin jäävät tietoaineistot

3) Kaupungin hallinnoimat tietoaineistot, joita tullaan säilyttämään Varhan tiloissa

Varhan hallinnoimiin tiloihin jää Kaupungin omistukseen jääviä asiakirjoja liitteen3 mukaisesti.

4) Yhteisomistuksessa olevat tietoaineistot

Osa voimaanpanolain 64 §:ssä määritellyistä tietoaineistoista tulee olemaan Varhan ja Kaupungin yhteisomistuksessa Kaupungin tiloissa liitteen xx4 mukaisesti.

B) Digitaaliset asiakirjat

1) Varhan hallinnoimat tietoaineistot Varhan tietojärjestelmissä

Kaupungin voimaanpanolain 64 §:ssä tarkoitettujen digitaalisten tietoaineistojen hallinnointi siirtyy Varhalle 1.1.2023. Liitteen5 tietoaineistot ovat sellaisissa tietojärjestelmissä, jotka siirtyvät 1.1.2023 Varhalle.

2) Varhan hallinnoimat tietoaineistot, jotka ovat Kaupungin tietojärjestelmissä

Kaupungille jäävät tietojärjestelmät, jotka sisältävät Varsinais-Suomen hyvinvointialueelle kuuluvia tietoaineistoja liitteen6 mukaan. Liitteessä on mainittu myös tietojärjestelmiä, jotka siirtyvät Varhalle myöhemmin, kun toteutus on mahdollinen.

3 Varhan tiloihin siirtyvät kunnan tietoaineistot

4 Yhteistomistuksessa olevat tietoaineistot kaupungin tiloissa

5 Varhalle siirtyvissä tietojärjestelmissä olevat Varhalle siirtyvät tietoaineistot

6 Kaupungin hallintaan jäävät Varhan digitaaliset tietoaineistot

Osapuolten tehtävät tietoaineistojen hallinnointiin liittyen

A) Kaupungin tiloihin jäävät Varhan analogiset tietoaineistot ja yhteisomistuksessa olevat tietoaineistot

1) Arkistonhoidolliset tehtävät (järjestäminen, luettelointi, seulonta, tuhoaminen).

Naantalin kaupungin työntekijä hoitaa arkistonhoidolliset tehtävät Varsinais-Suomen hyvinvointialueen ohjeiden mukaisesti.

2) Tietopalvelu

Varhan tietoaineistoja koskevat tietopyynnöt toimitetaan Varhan kirjaamoon riippumatta siitä, missä aineisto fyysisesti sijaitsee.

Varha toimittaa tietopyynnön Naantalin kaupungin kirjaamoon. Naantalin kaupungin kirjaamo etsii tietopyyntöön liittyvät aineistot ja toimittaa kopiot aineistosta Varhan xx alueen asiakirjahallintosihteerille.

B) Varhan tiloissa säilytettävät Kaupungin analogiset aineistot ja yhteisomistuksessa olevat tietoaineistot

1) Arkistonhoidolliset tehtävät

Varhan henkilökunta hoitaa arkistonhoidolliset tehtävät Kaupungin ohjeiden mukaisesti.

2) Tietopalvelu

Kaupungin tietoaineistoja koskevat tietopyynnöt toimitetaan Naantalin kaupungin kirjaamoon riippumatta siitä, missä aineisto fyysisesti sijaitsee.

Kaupunki toimittaa tietopyynnön Xxxxxx kanssa sovitulle taholle. Sovittu taho etsii tietopyyntöön liittyvät aineistot ja toimittaa kopiot aineistosta Naantalin kaupungin kirjaamoon.

C) Varhan hallinnoimat tietoaineistot, jotka ovat Kaupungin tietojärjestelmissä

1) Arkistonhoidolliset tehtävät

Naantalin kaupungin asianhallinnan työntekijä hoitaa arkistonhoidolliset tehtävät Varhan kanssa sovittujen ohjeiden mukaisesti.

Järjestelmissä olevia tietoja ei saa tuhota ilman Xxxxxx lupaa.

2) Tietopalvelu

Varha toimittaa tietopyynnön Naantalin kaupungin kirjaamoon. Naantalin kaupungin kirjaamo etsii tietopyyntöön liittyvät aineistot ja toimittaa kopiot aineistosta Varhan xx alueen asiakirjahallintosihteerille.

Henkilötietojen käsittely

Varhan hallinnassa olevien, mutta Kaupungin tiloissa ja tietojärjestelmissä säilytettävien aineistojen osalta Varha toimii aineistojen rekisterinpitäjänä ja Kaupunki henkilötietojen käsittelijänä.

Kaupungin hallinnassa olevien, mutta Xxxxxx tiloissa säilytettävien aineistojen osalta Kaupunki toimii aineistojen rekisterinpitäjänä ja Varha henkilötietojen käsittelijänä.

Kumpikin sopimusosapuoli sitoutuu noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä liitteen 7 mukaisia tietosuoja- ja tietoturvaehtoja toimiessaan joko rekisterinpitäjän tai käsittelijän asemassa.

Kustannukset

Sopimuksessa on kyse Kaupungin ja Varhan välisestä yhteistyöstä ja tästä syystä kumpikaan osapuoli ei maksa rahallista tai siihen verrattavaa korvausta toiselle sopijapuolelle.

Vahingonkorvausvelvollisuus

Sopijapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta toisen sopijapuolen sopimusrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta, mutta ei välillisestä vahingosta.

(esim. tarkat ehdot tilojen osalta tietosuojaliitteessä)

Sopimuksen muuttaminen ja siirtäminen

Tätä sopimusta ja sen liitteitä voidaan muuttaa molempien sopijapuolten hyväksynnällä edellyttäen, että kaikki muutokset ja lisäykset sovitaan kirjallisesti ja liitetään alkuperäiseen sopimukseen.

Sopijapuolella on oikeus siirtää sopimus sellaiselle kolmannelle osapuolelle, jolle sopijapuolen tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain.

Erimielisyyksien ratkaisu

Sopimuksen tulkintaa ja täyttämistä koskevat mahdolliset erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei löydetä ratkaisua, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi Varsinais-Suomen käräjäoikeuteen.

Voimassaoloaika

Sopimus tulee voimaan 1.1.2023, edellyttäen, että molemmat sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Kummallakin sopijapuolella on oikeus irtisanoa sopimus päättymään kahdentoista (12) kuukauden kuluttua

7 Tietosuoja- ja tietoturvaehdot

Liitteet

irtisanomisesta seuraavan kuukauden alusta. Irtisanomisilmoitus tulee antaa toiselle sopijapuolelle tiedoksi kirjallisesti.

Varhalle siirtyvät tietoaineistot ja niiden säilytyspaikat Kaupungin tiloihin jäävät tietoaineistot

Varhan tiloihin jäävät kaupungin tietoaineistot Yhteistomistuksessa olevat tietoaineistot kaupungin tiloissa

Varhalle siirtyvissä tietojärjestelmissä olevat Varhalle siirtyvät tietoaineistot Kaupungin hallintaan jäävät Varhan digitaaliset tietoaineistot

Tietosuoja- ja tietoturvaehdot

Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset

Tätä sopimusta on laadittu kaksi samanlaista kappaletta: yksi kummallekin sopijapuolelle.

Tämä sopimus on tehty sähköisessä muodossa sähköistä allekirjoitusta käyttäen. Näin allekirjoitettu sopimus vastaa pätevyydeltään alkuperäisin allekirjoituksin varustettua sopimusta.

xx.xx.2022

Varsinais-Suomen hyvinvointialue Naantalin kaupunki

Xxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx

hyvinvointialuejohtaja kaupunginjohtaja

Xxxxxx Xxxxxx hallintojohtaja