Kalajoen kaupunki TARJOUSPYYNTÖ 1 (9) Tietohallinto

11.02.2020

Tarjouspyyntö: Sähköinen kokousjärjestelmä

Hankintayksikkö ja yhteyshenkilö

Hankintayksikkö Kalajoen kaupunki Tietohallinto Xxxxxxxxxxx 0

85100 KALAJOKI

Y-tunnus: 0185924-7

Yhteyshenkilö: Xxxxxx Xxxxxxx

Hankinnan kohde

Kalajoen kaupunki on päivittänyt vuoden 2019 lopussa valtuustosalin kokousjärjestelmäänsä ja hakee siihen nyt jatkoa seuraavasti:

- sähköiset kokouskäytännöt (sisältää kokousmateriaalin hallinnan asianhallinta- ja kokous- järjestelmän välillä, läsnäolotiedot, äänestykset, puheenvuorojen pyytäminen jne.)

- järjestelmää voidaan käyttää esim. kannettavalla tietokoneella, tablet-laitteella tai vas- taavalla

- tuki puhelimen käytölle voi olla optiona

Hankintayksikön tavoitetta on pyritty kuvaamaan liitteessä 1. ”Kuvaus hankittavasta ratkaisusta”.

Hankintamenettely

Hankintayksikön tiedon perusteella on oletettavaa, että hankinta jää alle hankintalain 25 §:n mu- kaisen kansallisen kynnysarvon (60.000,00 €), joten lakia julkisista hankinnoista ei sovelleta. Kala- joen kaupunki noudattaa hankinnassa kuitenkin julkisista hankinnoista annetun lain mukaisia pe- riaatteita, joten hankintayksikkö päätti käyttää avointa menettelyä ja julkistaa kansallisen han- kintailmoituksen hankinnasta.

Hankinnasta on julkaistu päivämäärällä 11.02.2020 hankintailmoitus nro. 2020-038697 Xxxxx- xxxxxxxxxx (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/).

Sopimuskausi

Hankittavalle järjestelmälle tullaan laatimaan takuuajan jälkeen ylläpito- ja / tai huoltosopimuk- set, jotka ovat voimassa laitteiden / ratkaisujen takuuajankin jälkeen, yhteensä vähintään neljä (4) vuotta ja jatkuen sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevina sopimuksina.

Tarjoajien tulee tarjouksissaan ilmoittaa tarjoamiensa ratkaisujen takuuajat ja takuuaikaisen huol- lon / tuen vasteajat ja toimintamalli.

Ylläpitosopimuksista ja niiden ehdoista (irtisanomisaika jne.) sovitaan osana hankintasopimusta ja tarjoajien tulee tarjouksessaan:

- kuvata tarjoamansa huolto- / ylläpitopalvelun sisältö vasteaikoineen jne.

- määritellä palvelun hinnoittelu; hinta ja mahdollinen hinnoitteluperuste (€ per laite, € kk

per järjestelmä jne.)

- kertoa vasteajoista ja muusta

- kuvata mahdolliset yhteistyökumppanit huollon- / ylläpidon osalta

- ja yleensäkin antaa hankintayksikölle riittävät selvitykset niin, että hankintayksikkö kyke- nee arvioimaan tarjotun huolto- / ylläpitosopimuksen kattavuutta ja sopivuutta

Osatarjoukset

Osatarjouksia ei oteta huomioon.

Vaihtoehtoiset tarjoukset

Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon.

Tarjoushinnat

Tarjottavien tuotteiden / ratkaisujen hinnat tulee ilmoittaa euroina ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Hinnat on ilmoitettava kahden (2) desimaalin tarkkuudella.

Tarjouksessa tuotteet / ratkaisut tulee eritellä sillä tarkkuudella, että hankintayksikkö voi arvioida tarjouksen soveltuvuutta. Tarjousten tulee olla asennettuna ja asennusten osalta tulee esittää ai- kaisempiin kokemuksiin perustuva yksi hinta-arvio, jota käytetään vertailussa (ALV 0%).

Toimitusehto ja -aika

TOP (toimitettuna perille) Kalajoen kaupunki siten, että kaikki tuotteet ovat asennettuina ja lasku- tettuna ennen 31.03.2020.

Tuotteet toimitetaan ja asennetaan Tilaajan ilmoittamaan toimituspaikkaan perille sisätiloihin. Tuotteet voi toimittaa aikavälillä 9-15 arkisin tai muuten sovittuna aikana. Sama koskee mahdollis- ta asennusaikaa, josta voidaan myös neuvotella. Mahdollisesta ilta-aikana tai viikonloppuina teh- tävästä asennustyöstä ei makseta erillistä korvausta, mutta asennustyö ko. aikoina voi olla mah- dollista erikseen sovittaessa, jos se on toimittajan kannalta järkevää ja edullista. Mikäli tällaisilla seikoilla on vaikutusta tarjouksen / asennuksen hintaan, on siitä hyvä mainita tarjouksessa.

Toimittaja vastaa mahdollisten pakkaus- ja muiden materiaalien poiskuljettamisesta omien tuot- teidensa osalta.

Lopullinen / tarkempi toimitus- / asennusaikataulu vahvistetaan valitun toimittajan kanssa sen jäl- keen, kun valinta on tehty.

Maksuehto

Maksuehdon on oltava vähintään 21 päivää netto hyväksytystä vastaanotosta ja laskun saapumi- sesta lukien. Viivästyskorko voi olla enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain mukainen.

Laskutus

Kalajoen kaupunki ottaa vastaan vain sähköisiä laskuja. Sähköisen laskutuksen välittäjätunnus ja verkkolaskuosoite annetaan valitulle tarjoajalle. Tarjoajan tulee tarjouksessaan ilmaista mahdolli- suutensa sähköiseen laskutukseen.

Mikäli tarjoajalla ei ole mahdollisuutta sähköisen laskun lähettämiseen, tulee valitun tarjoajan si- toutua käyttämään Kalajoen kaupungin tarjoamaa laskutusportaalia, jonka kautta toimittaja pys- tyy manuaalisesti lähettämään laskuja sähköisesti Kalajoen kaupungille.

Kaupunki ei hyväksy paperisia laskuja tai sähköpostin liitteenä lähetettyjä laskuja.

Laskutus-, pakkaus-, ja toimistokuluja ei hyväksytä.

Tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset

Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 §:n mukainen pa- kollinen poissulkemisperuste ja voidaan sulkea pois sellaiset tarjoajat, joita koskee 81 §:n mukai- nen harkinnanvarainen poissulkemisperuste.

Mikäli tarjoaja käyttää tai aikoo käyttää palvelussaan alihankkijoita, on siitä ilmoitettava tarjouk- sessa ja mainittava käytetyt / ehdotetut alihankkijat. Tarjoaja vastaa alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Alihankkijaa koskevat samat vaatimukset kuin tarjoajaa.

Tarjoajan täytyy toimittaa tilaajavastuulain mukaiset selvitykset tarjousten mukana. Todistukset ja selvitykset saavat olla enintään kolme (3) kuukautta vanhoja. Määräaika lasketaan siitä, kun hankintayksikkö on vastaanottanut kyseiset asiakirjat. Lopullisen tarjouksen tulee sisältää seuraa- vat selvitykset:

• Selvitys siitä, onko yritys merkitty ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekiste- riin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten re- kisteriin

• Kaupparekisteriote

• Selvitys siitä, ettei yrityksellä ole verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annetussa laissa tarkoitettua verovelkaa taikka viranomaisen antama selvitys verovelan määrästä ja verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty

• Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty

Tarjoajalla tulee olla riittävästi kokemusta vastaavista toimituksista. Riittävänä kokemuksena pide- tään kolmea (3) vastaavankokoista referenssitoimitusta. Referenssit eivät saa olla kolmea (3) vuotta vanhempia. Referensseistä on annettava tarjouksessa seuraavat tiedot: Asiakas, toimituk- sen sisällön yleiskuvaus, toimituksen koko euroina, toimitusvuosi ja asiakkaan yhteyshenkilö.

Tarjoajalla tulee olla käytössään yleisesti tunnustettuun kansainväliseen tai kansalliseen standar- diin (ISO 9001 tai vastaava) perustuva laadunhallintajärjestelmä tai muu systemaattinen laadun- varmistusmenetelmä.

Tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa:

• lyhyt selvitys tarjoajan laadunvarmistusjärjestelmästä.

Tarjottavalle tuotteelle asetetut vaatimukset

Tarjottavalle tuotteelle asetettavat vaatimukset on kuvattu liitteessä 1. ”Kuvaus hankittavasta rat- kaisusta”.

Hankintamenettelyn vaiheet, hankinnan valinta- ja vertailuperusteet

Hankintayksikkö käyttää avointa menettelyä, jossa valintaperusteena on edullisimmat kustannuk- set uudessa toimintamallissa laskettuna neljän (4) vuoden aikana.

Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa (3) vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten hinta- ja tekninen vertailu

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Ensimmäisessä vaiheessa tarkistetaan tarjoajan lakisääteiset, taloudelliset, tekniset ja toiminnalli- set edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti.

Hankintayksikkö voi sulkea päätöksellään tarjoajan tarjouskilpailun ulkopuolelle, jos tarjoaja ei täytä tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia.

Tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkastellaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita hankittavilta tavaroilta / palveluilta edellytetään. Mikäli tarjoaja ei täytä kaikkia ehdottomia vaatimuksia tai ilmoittaa tiedot virheellisinä tai selvitys puuttuu, voi hankintayksikkö tehdä ensin tarkentavaa selvitystä. Virhe saattaa myös johtaa tar- jouksen hylkäämiseen kokonaan.

Tarjouksen on myös vastattava tarjouspyynnön ehtoja ja muotovaatimuksia. Hankintayksikkö voi hylätä tarjouksen tarjouspyynnön vastaisena, jos tarjouksessa on sellainen virhe tai puute, joka estää tarjouksen tasapuolisen vertailun muiden tarjouspyynnön mukaisten tarjousten kanssa.

Tarjousten hintavertailu

Tarjousten hintavertailussa huomioidaan ne tarjoukset, joita ei ole poissuljettu aikaisemmissa vai- heissa.

Tarjousten vertailuperusteena on edullisimmat kustannukset uudessa toimintamallissa laskettu- na neljän (4) vuoden aikana.

Tarjousten voimassaoloaika

Tarjousten tulee olla voimassa kaksi kuukautta (2 kk) sisäänjättöpäivästä lukien.

Sopimusehdot

Hankinnasta tehtävät sopimukset laaditaan lopullisen hankintapäätöksen jälkeen valitun toimitta- jan kanssa noudattaen tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ehtoja. Siltä osin kuin toisin ei ole sovittu, sopimukseen sovelletaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa (JYSE 2014 PALVELUT) ja / tai yleisiä sopimusehtoja tavarahankinnoissa (JYSE 2014 TAVARAT) so- veltuvin osin.

Ehdot löytyvät osoitteesta:

xxxxx://xx.xx/xxxxxxxxx/00000/0000000/XXXX%00xxxxxxxx%00xxxxxxxx%000000.xxx/000000x0- f238-40aa-be5d-0b5bb9ddc440 / palvelut. xxxxx://xx.xx/xxxxxxxxx/00000/0000000/XXXX%00xxxxxxx%00xxxxxxxx%000000.xxx/x000x000- 4ca5-4a84-8a06-8a092d05ead7 / tavarat

Hankintapäätöksen tiedoksianto

Hankintapäätös oheisasiakirjoineen annetaan tiedoksi käyttäen tarjoajan hankintayksikölle ilmoit- tamaa sähköistä yhteystietoa. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä oheisasiakirjoineen tie- don sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettä- vissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pi- detään viestin lähettämispäivää.

Asiakirjojen julkisuus

Hankinta-asiakirjojen julkisuus määräytyy viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaan. Tarjousasiakirjat siltä osin, kuin ne eivät lain mukaan ole salassa pidettäviä, tulevat julkisiksi sopimuksen tekemisen jälkeen.

Mikäli tarjouksen tekijä katsoo, että joku osa tarjouksesta on liike- tai ammattisalaisuuden luon- teisena salassa pidettävä (esimerkiksi järjestelmäkuvaukset yms.), tulee tästä erikseen mainita tar- jouksessa ja esittää tiedot erillisessä liitteessä. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisäl- täisi liikesalaisuuksia. Tarjousten vertailussa käytettävät hinta ym. tiedot ovat kuitenkin aina julki- sia.

Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen) on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn (asianosaisjulki- suus). JulkL 11 § kohdan 6 mukaan asianosaisella, hänen edustajallaan ja avustajallaan ei ole oi- keutta julkisessa hankinnassa toisen ehdokkaan tai tarjoajan liike- tai ammattisalaisuutta koske- viin tietoihin; tieto tarjousten vertailussa käytetystä hinnasta ja muusta tekijästä on kuitenkin an- nettava.

Tarjousten sisältö ja jättöaika

Suomenkieliset tarjoukset liitteineen tulee toimittaa pdf-tiedostoina sähköpostin liitteinä viimeis- tään 28.02.2020 klo 10:00 mennessä osoitteeseen:

xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx

Myöhässä saapuneita tarjouksia ei voida ottaa huomioon.

Tarjouksen tekemisestä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta erillistä korvausta tar- joajalle.

Allekirjoitus

Ystävällisin terveisin

Kalajoen kaupunki Tietohallinto

Xxxxxx Xxxxxxx tietohallintoasiantuntija 044 4691 130

xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxx.xx

Liitteet

Liite 1. Kuvaus hankittavasta ratkaisusta

LIITE 1: Kuvaus hankittavasta ratkaisusta

Hankintayksikkö on kuvannut vuoden 2019 lopussa suoritetussa hankinnassa toteutettuja ajatuksiaan oheises- sa yleis- / periaatekuvassa, jossa ääniin liittyvät asiat ovat sinisellä, kuvaan liittyvät asiat punaisella – josta seu- raa, että lähtevän esityksen ja videoinnin kuva+ääni on violetti.

Lisäksi kuvassa on esitetty vihreällä värillä sähköiseen kokouskäytäntöön ajatellut toiminnallisuudet / asiat, jotka ovat siis tässä hankinnassa kohteena.

Tämä kuva on lisätty selventämään niitä ajatuksia, joita hankintayksiköllä on ollut hankinnan alusta alkaen. Kuva ei ole siis mikään eksakti määrittelykuva eikä kaiken kattava kuvaus, vaan ainoastaan ajatuksia selventävä periaatekuva.

Tämä oli siis hankinnan karkea kuvaus. Seuraavilla sivuilla on kuvattu hankittavan sähköisen kokouskäytännön määrittelyjä tarkemmin.

Sähköinen kokouskäytäntö

Hankintayksikkö käyttää Dynasty asianhallintaohjelmaa ja tämän ratkaisun tulee integroitua kyseiseen järjes- telmään siten, että esityslistoja, pöytäkirjoja, niiden liitteitä ja oheismateriaaleja sekä muuta materiaalia voi- daan helposti käsitellä molemmissa järjestelmissä mahdollisuuksien mukaan ilman suurta manuaalisen työn tarvetta. Ehdoton edellytys on, ettei tietoja tarvitse kirjoittaa kahteen kertaan eri järjestelmiin.

Ratkaisun tulee tarjota vähintään alla kuvatut toiminnallisuudet. Toiminnallisuuksiin kuuluvat:

- sisältää kokousmateriaalin hallinnan asianhallinta- ja kokousjärjestelmän välillä

- läsnäolon ilmoittaminen

- erilaiset äänestykset (Jaa, Ei; Tyhjä / Poissa,..)

- puheenvuorojen pyytämien ja niiden hallinta

o puheelle varatun ajan esittäminen plussaa

- ja muut mahdolliset normaalit kokouskäytäntöön liittyvät seikat, joita ei ehkä tässä ole mainittu. Täl- laisen normaalin ja yleisesti toimittajien tiedossa olevan tavallisen toiminnallisuuden puuttuminen täs- tä listasta ei tarkoita sitä, ettei sen tulisi sisältyä tarjoukseen. Tarjoajien tulee tarjouksissaan mainita, mikäli se sisältää tällaisia yleisiä toiminnallisuuksia, joita ei ollut tässä mainittu.

Hankintayksikkö on perehtynyt erilaisin mahdollisiin ratkaisuihin, joita ovat esim. Innofactorin Dynastylle tar- koittama oma CloudMeeting ja Dolphin Interactiven järjestelmä (xxx.xxxxxxxxx.xx). Mahdollisesti tällaisia on muitakin, mutta hankintayksikkö ei lähtenyt itse tutkimaan asiaa enempää, vaan jättää muille mahdollisille ratkaisun tarjoajille tilaisuuden osallistua tähän hankintaan.

Ehdoton edellytys on myös se, että hankittava järjestelmä / ratkaisu olisi hyödynnettävissä hankintayksikön kaikilla eri toimielimillä – ei siis yksin valtuuston käytössä vaan myös kaupunginhallitus, eri lautakunnat ja muut vastaavat toimielimet, jotka pitävät kokouksia ja äänestävät ja niin edelleen. Hankintayksikkö on arvioinut sen kaikkien eri toimielimien pitävän yhteensä noin 110 – 130 kokousta vuodessa.

Mikäli toiminnallisuus voidaan tarjota erilaisiin päätelaitteisiin (eri puhelimet [kuten iOS, Android], tabletit –

Apple, Android, Chromebook jne., kannettavat tietokoneet ehdottomana) niin se on merkittävä asia.

Tarjoajan tulee esittää tarjouksessaan mahdollinen integraatio- / prosessikuvaus siitä, millaisia toimia tarvitaan edellä lueteltujen, Dynastyssa olevien esityslistojen ja niiden eri aineistojen siirtämisessä tarjottuun ratkaisuun niin, että ne ovat valtuutettujen ja muiden luottamushenkilöiden käytettävissä jo ennen kokousta. Valtuute- tuilla ei ole tunnuksia eikä pääsyä Dynastyyn ja sen aineistoihin.

Hankintayksikön käytössä on jo tällä hetkellä oma ekstranet-ratkaisu, jonne toimielimien materiaaleja voidaan kopioida Dynastysta valtuutettujen ja muiden luottamushenkilöiden käyttöön. Kopiointi on kuitenkin manuaa- lista työtä, josta hankintayksikkö haluaisi päästä eroon, joten tällä prosessikuvauksella on iso merkitys arvioi- taessa ratkaisujen kokonaistaloudellisuutta, sillä tuolle manuaaliselle työlle hankintayksikkö laskee arvioituun työmäärään ja todellisiin palkkakustannuksiin perustuen kustannuksen, joka otetaan huomioon tarjouksien vertailussa (Viite: Tarjousten vertailuperusteena on edullisimmat kustannukset uudessa toimintamallissa las- kettuna neljän (4) vuoden aikana). Nykyistä ekstranet-ratkaisua sinällään voidaan hyödyntää edelleen esim. osana uutta ratkaisua, sillä siinä on jo käyttäjätunnukset, pääsynhallinta ja oikeudet hallittuna. Asiaa kuvattu seuraavalla sivulla.

Alla on kaksi kuvaa, joissa on kuvattu nykyistä toimintaa ja haettua mallia / prosessia.

Kalajoella, 11.02.2020

Tietohallinto

Document Metadata

Table of Contents

Kalajoen kaupunki TARJOUSPYYNTÖ 1 (9) Tietohallinto

Document Metadata