Turun kaupunki ja 2M-IT Oy Puitesopimus IT-palveluista LUONNOS
Turun kaupunki ja 2M-IT Oy Puitesopimus IT-palveluista LUONNOS
2 SOPIMUKSEN TAUSTA JA TAVOITTEET 4
4 YHTEISTYÖ, SOPIJAPUOLTEN VELVOLLISUUDET JA VASTUUT 5
4.1 Asiakkaan yleiset velvoitteet 5
4.2 Toimittajan yleiset velvollisuudet 6
5 PALVELUIDEN KEHITTÄMINEN JA KÄYTTÖÖNOTTO 7
12 AVUSTAMISVELVOLLISUUS PALVELUN PÄÄTTYESSÄ 11
17 HINNANALENNUS JA SOPIMUKSEN PURKU 14
18 SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT 14
19 SOPIMUKSEN KOOSTUMUS, LIITTEET JA SOVELTAMISJÄRJESTYS 14
1 SOPIJAPUOLET
Asiakas: Turun kaupunki
Y- tunnus: 0204819-8
Osoite: Yliopistonkatu 27 a, 20100 Turku Asiakkaan yhteyshenkilö sopimusasioissa:
Toimittaja: 2M-IT Oy
Y tunnus: 2859795-3
Osoite: Xxxxxxxxxxxxxxx 0 X, 00000 Xxxxx
Toimittajan yhteyshenkilö Puitesopimukseen liittyvät liiketoiminta-asiat: Toimitusjohtaja Toimittajan yhteyshenkilö Puitesopimukseen liittyvät sopimukselliset asiat: Lakiasiainjohtaja
Yhteisesti: Sopijapuolet
Tämä sopimus korvaa aikaisemman Asiakkaan ja Toimittajan välisen, 10.4.2015 päivätyn, Puitesopimuksen IT-palveluista ja sen Palvelusopimukset liitteineen.
Toimittaja on ICT-palveluja kattavasti tuottava omistajiensa hankintalain tarkoittama sidosyksikkö. Omistaja-asiakkaat ohjaavat Toimittajan palveluntuotantoa ja kehittämistä muun muassa sopimusten avulla. Asiakas on ulkoistanut osan ICT-liiketoiminnastaan Toimittajalle.
Tässä Puitesopimuksessa sovitaan palveluiden tuottamisesta Asiakkaan ja Toimittajan välillä. Puitesopimus määrittää Sopijapuolten väliset yhteiset vastuut ja velvoitteet sekä kumppanuuden yleiset periaatteet. Puitesopimuksen liitteinä olevissa palvelukohtaisissa sopimuksissa on sovittu tarkemmat palvelukohtaiset ehdot.
Tällä Puitesopimuksella sovitaan Palvelusopimusten mukaisten palvelujen yleisistä ja yhteistyön periaatteista, Sopijapuolten vastuista, yleisistä toimintamalleista ja yhteistyön ohjauksesta ja seurannasta sekä yleisistä tietoturva- ja tietosuojaperiaatteista. Puitesopimukseen kirjataan sellaiset ehdot ja periaatteet, joita noudatetaan kaikkien Toimittajan omistaja-asiakkaiden puitesopimuksissa. Toimittajan tehtävänä on huolehtia toimintamallien ja periaatteiden yhdenmukaisuudesta niiden asiakkaiden kanssa, joiden kanssa Toimittaja on laatinut Puitesopimuksen. Puitesopimukseen on myös nostettu sellaisia ehtoja, jotka liittyvät kyseisen asiakkaan osalta useamman Palvelusopimuksen soveltamiseen.
Palvelutuotantoon liittyvistä toimintamalleista ja eri palvelutasoista, palvelukohtaisesta palveluyhteistyön ohjauksesta ja seurannasta sekä palvelukohtaisista tietoturva- ja tietosuojaperiaatteista sovitaan tarkemmin Palvelusopimuksissa. Palvelusopimuksissa sovitaan tarvittaessa asiakaskohtaisista erityisehdoista.
Tähän Puitesopimukseen perustuvat Palvelusopimukset on yksilöity liitteessä 4.
Puitesopimukselle on nimetty Sopijapuolten yhteyshenkilöt. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata puitesopimuksen toimivuutta ja toiminnan etenemistä sopimusehtojen mukaisesti sekä raportoida toiminnasta omissa organisaatioissaan. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen Sopijapuolen yhteyshenkilölle kirjallisesti.
Muutokset puitesopimukseen sovitaan kohdan 13 mukaisesti.
2 SOPIMUKSEN TAUSTA JA TAVOITTEET
Toimittajan tavoitteena on olla sosiaali- ja terveydenhuollon ICT-palveluja kattavasti tuottava omistajiensa sidosyksikkö Suomessa. Toimittaja tuottaa omistajilleen korkean käytettävyyden mukaisia kustannustehokkaita, kattavia, riittävästi resurssoituja ICT-palveluja tarkoituksenmukaisilla tietotekniikkaratkaisuilla.
Toimittaja kehittää palvelun- ja laadunhallintaansa määrätietoisesti ja systemaattisesti. Toimittajan laadunhallinnan perustana on myönnetyt ISO9001- ja ISO20000-1 laatusertifikaatit. Osana auditoitua johtamisjärjestelmää Toimittaja ylläpitää ajantasaisia kuvauksia prosesseista ja palvelutuotannon kuvauksista. Asiakkaalla on oikeus tutustua näihin kuvauksiin erikseen Toimittajan liiketoiminnasta vastaavan johtajan kanssa sovittavalla tavalla. Tarvittavat tarkemmat työohjeet ja muu ohjeistus laaditaan yhteistyössä Asiakkaan ja Toimittajan välillä ja niiden ajantasaisuudesta ja ylläpidosta vastaa Toimittaja.
Asiakas kehittää aktiivisesti omaa toimintaansa ja toimintaprosessejaan. Teknologian hyödyntäminen on mukana lähes kaikissa kehityshankkeissa. Teknologian tehtävä on tukea muutosta ja mahdollistaa uusia toimintamalleja.
Toimittajan visiona on olla toiminta-alueellaan sosiaali- ja terveydenhuollon ICT-palvelut tarjoava toimija, joka yhteistyössä asiakkaiden kanssa omassa roolissaan osallistuu toiminnan kehittämiseen. Toimittaja on mukana aktiivisesti uudistusten valmistelussa, kansallisissa foorumeissa ja hankkeissa sekä alueellisen yhteistyön järjestämisessä ja alueellisissa hankkeissa. Keskeisenä tehtävänä on toteuttaa kustannustehokkaasti tiedon saatavuus ajasta ja paikasta riippumatta sekä tarjota toimintaa tukevat, yhteen toimivat järjestelmät organisaatioiden käyttöön.
Sopijapuolilla on yhteinen pyrkimys strategiseen yhteistyöhön tietojärjestelmien kehittämisessä, käyttöönotossa ja käytössä. Toiminnan organisoinnissa otetaan huomioon, että Asiakkaalla on oma tietohallinto. Yhteisten kohteiden valmistelusta ja toteutuksesta sovitaan yhdessä.
Toimittaja vastaa kolmansien osapuolten suuntaan tapahtuvasta kommunikoinnista ja sopimuksista.
Yhteistyön tavoitteena on yhteistyössä, kokonaisarkkitehtuurilähtöisesti toteuttaa sote - toimintaa tukeva ICT-palvelukokonaisuus, joka koostuu operatiivista toimintaa tukevista sosiaali- ja terveydenhuollon yhteiskäyttöisistä asiakas- ja potilastietojärjestelmistä ja tukijärjestelmistä,
kansalaiselle tarjottavasta sähköisen asioinnin palvelukokonaisuudesta, toiminnan ohjausta ja seurantaa tukevista palveluista sekä liittymistä alueellisten ja kansallisten palveluiden käyttöön.
Sopijapuolet sitoutuvat siihen, että palvelut tuotetaan kustannustehokkaasti ja laadukkaasti, ja niistä muodostuu käyttäjälle eheä toimintaa tukeva kokonaisuus.
3 SOPIMUKSEN KOHDE
Sopijapuolet sopivat palvelujen toimittamisesta tämän puitesopimuksen ja Palvelusopimusten mukaisesti.
Palveluiden toimittaminen, käyttöönotto, sisältö sekä palvelutasot ja palveluiden käytön laajuus kuvataan yksityiskohtaisesti Palvelusopimuksissa, joita voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa puitesopimuksen voimassaoloaikana siten kuin tässä Puitesopimuksessa tai tähän liittyvissä Palvelusopimuksissa on erikseen sovittu. Puitesopimuksen liitteessä 6 on kuvattu palveluiden yleinen laatutaso.
4 YHTEISTYÖ, SOPIJAPUOLTEN VELVOLLISUUDET JA VASTUUT
Sopijapuolten yhteistyö on kuvattu liitteessä 3 Yhteistoiminta. Sopijapuolet laativat yhteisesti vuosittain toimintasuunnitelman.
Yhteistyö edellyttää toimialan ja lainsäädännön sekä teknologian kehittymisen seuraamista sekä verkostoitumista.
4.1 Asiakkaan yleiset velvoitteet
• Asiakkaan ensisijaisella vastuulla on toimialan kehittymisen seuranta ja toiminnallisten tarpeiden tuominen yhteistyöhön. Asiakas kehittää omaa toimintaansa ja asettaa kehittämiselle toiminnalliset, kustannushyöty-ajatteluun perustuvat tavoitteet.
• Asiakkaan vastuulla on priorisoida omat kehittämiskohteensa.
• Asiakas osallistuu tarvittaessa alueellisiin ja kansallisiin yhteistyöfoorumeihin sekä kehittämishankkeisiin.
• Asiakas osallistuu mahdollisuuksiensa mukaan Toimittajan organisoimaan muiden asiakkaiden kanssa tehtävään yhteistyöhön yhteisten palveluiden edistämiseksi.
• Asiakas sitoutuu toimittamaan Toimittajalle viipymättä riittävät ja oikeat tiedot Palvelujen suorittamista varten.
• Jos Asiakas edellyttää, että työ suoritetaan Asiakkaan tiloissa, Asiakas varaa vastikkeetta Toimittajan käyttöön palvelutuotannossa tarvittavat työtila-, sosiaali- ja varastotilat tarkoituksenmukaisesti kalustettuna ja vastaa niiden ylläpidosta, kuten sähköstä, lämmöstä ja siivouksesta. Tilojen on oltava työlainsäädännön ja työehtosopimusten mukaisessa kunnossa. Toimittajalla on mahdollisuus vaihtaa, laajentaa tai supistaa tilaa. Mahdollisesti tarvittavien ergonomiatuotteiden kustannuksista vastaa Toimittaja. Mikäli tehtävä edellyttää Asiakkaan työvälineiden ja laitteiden käyttöä antaa Asiakas ne
Toimittajan käyttöön korvauksetta. Palvelukohtaisissa palvelukuvauksissa eritellään ja yksilöidään Asiakkaan tiloissa tehtävät työt.
• Asiakkaan on ilman aiheetonta viivästystä ilmoitettava Toimittajalle huomautuksensa tietoonsa tulleisiin puutteellisuuksiin tai virheellisyyksiin liittyen, jolloin Toimittajan on puututtava ongelmakohtiin välittömästi ja tiedotettava toimenpiteistä Asiakasta
• Asiakkaalla on oikeus omassa käyttöympäristössään muuttaa palvelun kohteena olevia tai toimintaympäristöön liittyviä tietokonelaitteistoja, ohjelmistoja, tietoliikenneyhteyksiä tai muuta teknistä ympäristöä. Asiakkaan tulee pyrkiä ilmoittamaan Toimittajalle etukäteen sellaisista tekemistään muutoksista, joilla on vaikutusta palvelun tuottamiseen. Mikäli muutokset aiheuttavat tarpeen lisätöille, Sopijapuolet sopivat töiden kustannuksista muutoshallinnan mukaisesti.
4.2 Toimittajan yleiset velvollisuudet
• Toimittaja osallistuu sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnan kehittämiseen omassa roolissaan ja tukee Asiakasta toiminnan muutoksessa.
• Toimittajan vastuulla on järjestelmämarkkinoiden ja teknologian kehittymisen seuranta.
• Toimittajan vastuulla on järjestää ICT-palvelut Asiakkaan käyttöön laadukkaasti ja kustannustehokkaasti sekä raportoida Asiakkaalle Palvelusopimusten ja puitesopimuksen liitteineen mukaisesti.
• Toimittajan tehtävänä on edistää Asiakkaiden yhteistyötä ja yhteisten palveluiden käyttöä.
• Toimittaja organisoi järjestelmätoimittajien kanssa tarvittavan yhteistyön.
• Toimittaja osallistuu aktiivisesti alueellisiin ja kansallisiin foorumeihin sekä verkostoituu kumppaneiden kanssa.
• Toimittajan tehtävänä on huolehtia toimintamallien ja periaatteiden yhdenmukaisuudesta niiden asiakkaiden kanssa, joilla Toimittajalla on vastaavan sisältöinen Puitesopimus.
• Toimittaja vastaa Palveluiden tarjoamisesta Toimittajan ja Asiakkaan välillä solmitun Palvelusopimuskokonaisuuden mukaisesti sekä Asiakkaan antamien erityisten ohjeiden noudattamisesta, mikäli ne eivät ole ristiriidassa lain tai hyvän palvelutavan kanssa.
• Toimittaja vastaa kokousten dokumentoinnista sekä laatii kokousasiakirjat ja kokouksessa laadittavaksi päätetyt asiakirjat ja suunnitelmat Asiakkaan ohjeiden ja sopimusten mukaisesti.
• Toimittaja vastaa siitä, että ongelmakohtiin puututaan välittömästi ja toimenpiteistä tiedotetaan kirjallisesti Asiakkaan yhteyshenkilölle
• Toimittaja vastaa siitä, että sillä on käytettävissään asianmukaiset ja riittävät resurssit palvelun tuottamiseksi koko sopimuskauden ajan
• Toimittaja sitoutuu noudattamaan palvelutuotannossaan Toimittajaa velvoittavaa lainsäädäntöä ja Toimittajalle mahdollisesti osoitettuja viranomaismääräyksiä. Toimittajan tuottamien palveluiden on lisäksi oltava Asiakkaan Toimittajan tietoon saattaman Asiakasta velvoittavan lainsäädännön mukaista. Toimittajalla on myös velvollisuus seurata omalla toimialallaan lainsäädännön muutoshankkeita ja tehtävä yhteistyötä asiakkaidensa kanssa siten, että lainsäädännön muutoksiin voidaan varautua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja kustannustehokkaasti. Mikäli lainsäädännön muuttumisen johdosta palvelun sopimuksenmukaiseen sisältöön on tehtävä muutoksia,
Sopijapuolet sopivat näistä palveluun tulevista muutoksista ja niiden kustannuksista kyseisessä Palvelusopimuksessa määritellyn muutoshallinnan mukaisesti.
• Toimittaja vastaa henkilöstönsä palvelussuhteen ehdoista, työsopimuksen solmimisesta ja palkanmaksusta sekä kaikkien lakisääteisten työnantajamaksujen suorittamisesta loma- ja matkakorvaukset mukaan lukien ja siitä, että henkilöstöllä on tehtävän edellyttämä riittävä kokemus ja osaaminen, työntekijöidensä perehdyttämisestä sekä siitä, että ongelmakohtiin puututaan välittömästi ja toimenpiteistä tiedotetaan kirjallisesti Asiakkaalle. Sopimukseen liittyvissä työsuhteissa on noudatettava vähintään niitä työsuhteen vähimmäisehtoja, joita Suomen lain ja työehtosopimusmääräysten mukaan on noudatettava saman laatuisessa työssä.
• Toimittajan henkilöstöltä edellytetään ammatillista osaamista, yhteistyökykyä ja joustavuutta sekä riittävää kielitaitoa. Toimittaja käyttää palveluun henkilöitä, jotka soveltuvat pätevyydeltään ja kokemukseltaan tehtävään. Toimittaja vastaa siitä, että he ovat Asiakkaan käytettävissä tehtävän edellyttämässä määrin. Xxx Xxxxxxx ei ole tyytyväinen Toimittajan palvelun toimittamisessa käyttämään henkilöön, Toimittaja sitoutuu Asiakkaan vaatimuksesta vaihtamaan viivytyksettä ja veloituksetta henkilön, jolta puuttuu riittävä ammattitaito tai joka muutoin ei Asiakkaan perustellun näkemyksen mukaan ole sopiva kyseiseen tehtävään. Toimittajalla on olemassa sijaisjärjestely mahdollisten sairastapausten tai muiden yllättävien poissaolojen varalle.
5 PALVELUIDEN KEHITTÄMINEN JA KÄYTTÖÖNOTTO
Sopijapuolet toteuttavat yhteistyössä uusien palveluiden kehittämis- ja käyttöönottoprojektit.
Palvelujen kehittämiseen ja käyttöönottoon sovellettavat ehdot ja käytännöt on kuvattu Palvelusopimuksissa ja niiden liitteissä.
6 PALVELUN TOIMITTAMINEN
Asiakkaalle toimitettavat palvelut on määritelty palvelusopimuksissa, joista toimitetaan erillinen koosteraportti sovitun käytännön mukaisesti. Palvelut ja palveluille asetetut laatu- ja mahdolliset muut vaatimukset ja Palvelujen toimittamiseen sovellettavat ehdot ja käytännöt on kuvattu Palvelusopimuksissa ja niiden liitteissä.
Siltä osin kuin liikkeenluovutuksessa siirtyvissä sopimuksissa on sovittu palvelutason poikkeamiin liittyvistä hyvityksistä, on Asiakkaalla oikeus saada hyvitys.
Sopijapuolet ovat sopineet 12 kuukauden seurantajaksosta 1.9.2020 alkaen. Seurantajakson aikana määritellään mahdolliset hyvitysmaksut laatupoikkeamasta siihen osaan palvelusta, jonka 2M-IT tuottaa Asiakkaalle. Samalla tarkennetaan palveluajat ja saatavuudet ja Asiakkaan palveluvalinnan mukaan tarkastellaan niiden mahdollista hintavaikutusta.
Toimittaja sitoutuu yhteistyöhön mahdollisten muiden Asiakkaalle palvelua kulloinkin tuottavien tahojen kanssa siten, että palvelun muodostama kokonaisuus toimii mahdollisimman joustavasti ja keskeytyksettä.
Mikäli Toimittaja käyttää alihankkijoita, vastaa Toimittaja alihankkijoidensa työn tekemisestä ja lopputuloksen laadusta kuin omasta työstään. Toimittaja vastaa myös siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan Toimittajalle sopimuksessa tai laissa asetettuja velvoitteita.
Toimittajan on hyväksytettävä Asiakkaalla käyttämänsä alihankkijat Palvelusopimuksissa tai niiden liitteissä kuvatulla tavalla. Asiakas voi perustellusta syystä kieltää Toimittajaa käyttämästä tiettyä alihankkijaa.
7 RAPORTOINTI
Puitesopimustason raportoinnilla tarkoitetaan yleisemmin koko Puitesopimustasoisesti esimerkiksi toteutuneen laskutuksen seurantaa, palvelujen laadun yleistä seurantaa, mahdollisten tietoturvapoikkeamien seurantaa, sekä muuta senkaltaista yleistä Palvelujen tuottamiseen liittyvää raportointia ja seurantatietoja.
Palveluihin liittyvä palvelukohtainen raportointi on kuvattu tarkemmin kyseistä palvelua koskevassa Palvelusopimuksessa ja sen liitteissä.
8 TIETOTURVA JA TIETOSUOJA
Puitesopimuksen ja sen liitteenä olevien Palvelusopimusten mukaisten palvelujen tuottamiseen sovellettavat yleiset Tietoturva ja Tietosuojavaatimukset on kuvattu Puitesopimuksen liitteissä 1- 2 sekä Palvelusopimuksissa ja niiden liitteissä. Puitesopimuksen liitteitä täydentävät ja mahdolliset näistä poikkeavat palvelukohtaiset tietoturva- tai tietosuojavaatimukset on sovittu ja kuvattu Palvelusopimuksessa tai Palvelusopimuksen liitteissä.
Sopijapuolet sitoutuvat erityisesti noudattamaan henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679), kansallista tietosuojalakia (1050/2018) ja muuta kulloinkin voimassa olevaa tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä. Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Lisäksi Toimittajan tulee noudattaa asiakirjojen ja tietojen käsittelyssä ja arkistoinnissa viranomaisten antamia ohjeita.
Asiakas on lainsäädännössä tarkoitettu rekisterinpitäjä. Toimittaja käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun. Yleiset Tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät vastuut on tarkemmin kuvattu liitteessä 1 ja 2 sekä Palvelusopimuksessa ja niiden liitteissä.
Mikäli kolmas osapuoli esittää Asiakasta koskevan väitteen tietosuojavaatimusten rikkomisesta, selvittävät Sopijapuolet yhteistyössä aktiivisesti, kumman Sopijapuolen vastuulle mahdollinen rikkomus kuuluu.
Mikäli edellä mainitussa selvityksessä todetaan, että seikka on ollut Toimittajan
vastuulla osittain tai kokonaan, vastaa Toimittaja tältä osin Asiakkaalle sekä mahdollisille muille osapuolille aiheutuvista oikeudenkäynti- ja muista kuluista sekä vahingonkorvauksista.
9 AUDITOINTIOIKEUS
Asiakkaalla on oikeus omalla kustannuksellaan suorittaa Toimittajan Asiakkaalle tarjoamien Palvelujen laadun auditointia ja katselmuksia (ml. tietoturvallisuus, laitteisto, varusohjelmisto, käyttäjätunnusloki ja fyysinen toimintaympäristö sekä palvelua koskeva dokumentaatio) tarvittaessa. Asiakkaalla on oikeus käyttää katselmoinnissa kolmatta osapuolta.
Asiakkaan tulee ilmoittaa omaehtoisesta katselmoinnista Toimittajalle kolme viikkoa etukäteen. Tuolloin tulee ilmoittaa myös, mikäli katselmoinnissa käytetään jotain kolmatta osapuolta. Toimittajalla on oikeus olla hyväksymättä ko. kolmatta osapuolta perustellusta syystä, esimerkiksi mikäli Toimittajan liikesalaisuuden piiriin kuuluvien tietojen tai muun suojattavan kohteen salassapito vaarantuisi. Katselmointia suorittava kolmas osapuoli voi käyttää Toimittajaa koskevia tietoa vain ko. katselmointitarkoitukseen. Tämän lisäksi ko. kolmatta osapuolta koskevat samat salassapitovelvoitteet kuin Asiakasta. Auditointiin osallistuvien henkilöiden on ennen sen käynnistämistä Toimittajan niin vaatiessa solmittava Toimittajan kanssa yleisen käytännön mukainen kirjallinen salassapitosopimus.
Auditointi ei saa aiheuttaa kohtuutonta haittaa Toimittajan palvelun tuottamiselle tai muulle liiketoiminnalle. Toimittajan on parhaansa mukaan autettava tarkastuksen tekemisessä. Mahdollisesta Toimittajalle aiheutuvien ylimääräisten kustannusten korvaamisesta sovitaan erikseen Toimittajan ja Asiakkaan välillä ennen auditoinnin aloittamista.
Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa kustannuksista sovitaan erikseen.
Asiakas vastaa siitä, että tarkastajien kanssa on tehty tämän Puitesopimuksen salassapitoehtoja vastaava salassapitosopimus.
10 IMMATERIAALIOIKEUDET
Immateriaalioikeudet Toimittajan palveluihin kuuluvat toimittajalle tai kolmannelle osapuolelle (esimerkiksi lisenssit).
Kehittämishankkeissa, joissa esimerkiksi kehitetään uusia sovelluksia tai tietojärjestelmiä ja jotka tehdään vain ja ainoastaan Asiakkaalle, mahdollisesti syntyvät oikeudet kuuluvat Asiakkaalle.
Tämä tarkoittaa sitä, että Asiakas saa niihin yksinomaisen ja jakamattoman käyttö-, hyödyntämis- ja hallintaoikeuden ilman eri korvausta. Tässä tapauksessa Sopijapuolet sopivat kirjallisesti palveluiden kehittämis- ja käyttöönottoprojekteista ja tulosten immateriaalioikeuksista. Edellä tässä kappaleessa oleva koskee myös tilanteita, jossa Asiakkaalle tehdään oma tuotantoympäristö tai muu ympäristö, jossa ei ole Toimittajan tai muiden Asiakkaiden palveluita.
Toimittaja vastaa siitä, etteivät sen tuottamat palvelut tai niihin liittyvä aineisto sopimuksen mukaisesti käytettyinä loukkaa Suomessa voimassa olevia kolmannen henkilön patentti-, tekijän- tai muita immateriaalioikeuksia.
11 VASTUUNRAJOITUKSET
Kumpikaan Puitesopimuksen Sopijapuolista ei vastaa toiselle Sopijapuolelle Palvelusopimuskokonaisuudessa kuvattuja velvoitteitaan rikkomalla aiheuttamistaan välillisistä vahingoista. Puitesopimussopijapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta välittömistä vahingoista, jotka toinen Sopijapuoli on sille aiheuttanut rikkomalla Palvelusopimuskokonaisuudessa kuvattuja velvoitteitaan yhteensä enintään määrä, joka mahdolliset hinnanalennukset, ja laatumittarien perusteella maksetut mahdolliset sanktiot mukaan lukien vastaa rikkomuksen kohteena olevan yksittäisen Palvelusopimuskokonaisuuden (pois lukien mahdollista rahoitusta koskeva osuus) yhteenlaskettua kuuden kuukauden palvelumaksua (sopimusrikkomuksen tapahtumakuukauden palvelumaksu kertaa 6).
Edellä tässä sopimuskohdassa sovitut vahingonkorvausvelvollisuuden rajoitukset (mukaan lukien välillisten vahinkojen korvausvelvollisuuden poissulkeminen) eivät koske tapausta, jossa Sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, rikkonut tietosuojavaatimuksia tai tietosuojalainsäädäntöä tai loukannut immateriaalioikeuksia, kopioinut tai käyttänyt tuotetta lain tai sopimuksen vastaisesti.
Toimittajan korvausvelvollisuus koskee sekä Palvelusopimussopijapuolena olevan Asiakkaan immateriaalioikeuksien että mahdollisen kolmannen immateriaalioikeuksien loukkauksia.
Kolmansien immateriaalioikeuksien loukkauksiin liittyen Sopijapuolet ovat lisäksi sopineet, että mikäli Asiakasta vastaan nostetaan kanne tai esitetään vaatimuksia sillä perusteella, että Toimittajalta hankitun palvelun (mukaan lukien tuotteet, dokumentit, ohjelmistot ja palvelut) käyttäminen Suomessa loukkaa suojattua patenttia, tekijänoikeutta, tavaramerkkiä, mallisuojaa tai muuta immateriaalioikeutta, Toimittaja huolehtii omalla kustannuksellaan Asiakkaan puolustuksesta tai, valintansa mukaan, tekee sovinnon sekä korvaa Asiakkaalle tämän puhevaltaa käyttäessään tuomioistuimen tai välimiesoikeuden lainvoimaisessa päätöksessä tai sovintosopimuksessa Asiakkaan maksettavaksi langetetut korvaukset, kuten oikeudenkäyntikulut, vahingonkorvaus- tai muut kolmannelle henkilölle maksettavat kustannukset tai muut vastuut kolmatta henkilöä kohtaan. Asiakas on oikeutettu ryhtymään kaikkiin vaatimukseen vastaamiseksi tarpeellisiin toimenpiteisiin siihen saakka, kun toimittaja nimeää Asiakasta tyydyttävän tahon hoitamaan asiaa. Asiakas ei voi kieltäytyä hyväksymästä toimittajan nimeämää tahoa ilman perusteltua syytä.
Toimittajan vastuu ylläkuvatusta immateriaalioikeuksien loukkauksesta on voimassa vain sillä edellytyksellä, että Asiakas ilmoittaa häneen kohdistetuista vaateista kirjallisesti Toimittajalle ilman aiheetonta viivytystä niistä tiedon saatuaan ja samalla valtuuttaa Toimittajan parhaaksi katsomallaan tavalla huolehtimaan Asiakkaan puolustuksesta ja sovinnon teosta sekä antaa
Toimittajalle Toimittajan pyynnöstä ja kustannuksella kaikki saatavissa olevat tarpeelliset tiedot ja muun asian menestyksellisen hoitamisen kannalta välttämättömän avun.
Mikäli edellä mainitun oikeuden loukkaus tulee lainvoimaisesti todetuksi, ja Toimittaja on saanut osallistua oikeudenkäyntiin tai sovinnon tekoon, tai mikäli Toimittaja perustellusti katsoo loukkauksen todennäköiseksi, Toimittajan on omalla kustannuksellaan joko hankittava oikeus Toimittajan aineiston käytön jatkamiseen, korvattava Toimittajan aineisto vastaavalla aineistolla, jonka käyttö ei loukkaa edellä tarkoitettuja oikeuksia, tai muutettava Toimittajan aineistoa siten, ettei loukkausta enää tapahdu tai hyvitettävä Asiakkaan Toimittajan aineistosta maksamat maksut Asiakkaan palautettua Toimittajan aineiston.
Toimittaja ei ole vastuussa Asiakkaalle oikeuksien loukkauksista, jotka aiheutuvat siitä, että Toimittajan aineistoa on muutettu tai käytetty tarkoitukseen, johon sitä ei ole suunniteltu tai hyväksytty, tai siitä, että Toimittajan aineistoa käytetään yhdessä toisen toimittajan toimittaman tuotteen, palvelun tai aineiston kanssa tai vastoin Toimittajan antamia ohjeita. Toimittajan vastuu immateriaalioikeuksien loukkauksista ei koske eikä Toimittaja vastaa kolmansien osapuolien toimittamien valmisohjelmistojen mahdollisesti aiheuttamista loukkauksista. Vastuun niistä kantaa valmisohjelmistotoimittaja (mukaan lukien tuotteet, dokumentit, ohjelmistot ja palvelut) mahdollisten lisenssiehtojensa tai muiden erillisten sitoumustensa mukaisesti.
Asiakkaalla on vastuu Toimittajan välillisistä vahingoista Toimittajan asiakirjoja ja muuta materiaalia koskevan salassapitovelvoitteen rikkomistapauksessa ainoastaan silloin, kun asiakirja/materiaali on tässä Puitesopimuksessa mainitulla tavalla merkitty luottamukselliseksi tai se on kohtuudella sellaiseksi muutoin ymmärrettävä.
Sopijapuolten väliseen salassapitoon ja turvallisuuteen liittyen sovelletaan tämän puitesopimuksen liitettä 1 ”Turvallisuussopimus”.
Toimittajalla on toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa Toimittajan toimintaan liittyviin riskeihin ja palvelusta maksettavaan korvaukseen.
Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko puitesopimuksen voimassaolon ajan
12 AVUSTAMISVELVOLLISUUS PALVELUN PÄÄTTYESSÄ
Osana avustamisvelvollisuutta Toimittaja on velvollinen JIT -yleiset ehdot kohdassa 8 tarkoitetun lisäksi avustamaan siirron edellyttämien tehtävien suorittamisessa ja osallistumaan siihen toimittamalla tietoa, aineistoa ja tukea toimimalla yhteistyössä Asiakkaan ja sen kanssa, jolle Asiakkaan tehtävät siirtyvät.
13 YLIVOIMAINEN ESTE
Sovelletaan JIT 2015 Yleiset ehdot kohtaa 10.
14 HINNAT JA MAKSUEHDOT
Asiakkaan palveluihin yleisesti sovellettavat maksut ja maksuehdot on kuvattu liitteessä 5.
Palvelukohtaisesta hinnoittelusta sovitaan kyseistä palvelua koskevan Palvelusopimuksen liitteessä.
15 MUUTOSHALLINTA
Tätä Puitesopimusta voidaan muuttaa vain kirjallisesti molempien Sopijapuolten allekirjoituksin. Tämän puitesopimuksen liitteiden 3.1 osalta Avainhenkilöiden tai 4 osalta Palvelusopimusten lisäämistä tai poistamista ei pidetä Puitesopimuksen muutoksena. Toimittaja vastaa liitteiden ajantasaisuudesta ja muutoshallinnasta. Tämän puitesopimuksen muiden liitteiden muutoksen osalta Toimittajan yhteyshenkilöt ovat seuraavasti:
Liite 1 Turvallisuussopimus ja Liite 2 Turun kaupungin ehdot henkilötietojen käsittelijälle, tietoturvapäällikkö
Liite 3 Yhteistoimintaliite, toimitusjohtaja
Liite 5 Hinnasto ja laskutus alaliitteineen, talousjohtaja
Liite 6 Yleinen palvelutaso, sovelluspalveluiden liiketoimintajohtaja
Tähän Puitesopimukseen perustuvia Palvelusopimuksia voidaan muuttaa vain kirjallisesti molempien Sopijapuolten allekirjoituksin, mikäli Palvelusopimuksessa ei nimenomaisesti ole tästä muuta sovittu.
Sopijapuolet sitoutuvat käsittelemään ilman aiheetonta viivytystä toisen Sopijapuolen esittämän muutosehdotuksen.
Asiakas ja Toimittaja voivat sopia muutoksista palvelun sisältöön ja palvelutasoon sekä muihin seikkoihin alla kuvatun muutoshallintamenettelyn puitteissa.
Toimittaja vastaa sovittujen muutosten toteuttamisesta siten, ettei niillä ole toimituksen tai Asiakkaan kannalta haitallisia vaikutuksia.
Toimittaja on velvollinen ilman aiheetonta viivytystä ilmoittamaan Asiakkaalle alustavan arvion kunkin muutoksen todennäköisestä vaikutuksesta palvelun sisältöön sekä ilman aiheetonta viivytystä Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä antamaan muutoksen toteutuksesta kirjallisen tarjouksen. Muutoshallinnan dokumentaation säilyttämisestä ja ylläpidosta vastaa Toimittaja.
Toimittaja ei saa toteuttaa muutosta, eikä toimittaja ole oikeutettu sen nojalla mihinkään veloituksiin, kustannusten korvaamiseen tai hintojen nostamiseen, elleivät Toimittaja ja Asiakas ole etukäteen sopineet kyseessä olevan muutoksen toteuttamisesta (ml. veloitukset) tämän kohdan mukaisesti. Edellä kuvattu ei kuitenkaan rajoita Toimittajan oikeutta jatkuvasti kehittää sovelluksia ja palveluja edellyttäen, ettei niistä veloiteta erikseen tai niiden johdosta muuteta tämän sopimuksen ehtoja.
Toimittajalla on oikeus esittää veloitusta muutoksen toteutuksesta tai siihen perustuvaa palvelujen hinnankorotusta tai muuta veloitusta vain, mikäli Toimittaja voi osoittaa todellisia kustannuksia muutoksen toteutuksen johdosta tai lisäyksen muutoksen kohteena olevien palveluiden tarjonnan todellisissa Asiakkaan maksettavaksi tulevissa kokonaiskustannuksissa. Asiakas voi pyytää ja on oikeutettu kohtuulliseen hinnanalennukseen, mikäli muutos vähentää toimittajan työn määrää tai muutoksen kohteena olevien palveluiden tarjonnan todellisia kokonaiskustannuksia.
Muutoksen toteuttaminen veloitetaan sitä koskien sovittujen veloitusperusteiden mukaisesti. Asiakkaan niin pyytäessä toimittaja on kuitenkin velvollinen toteuttamaan muutokset aikaveloitusperusteisesti sopimuksen hintaliitteen mukaisesti. Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa muutoksia koskevien tarjousten tekemisestä, niiden valmistelusta eikä niihin liittyvistä neuvotteluista, ellei Asiakkaan kanssa ole tapauskohtaisesti toisin erikseen sovittu.
Selvyyden vuoksi todetaan, että virheiden korjaaminen ei kuulu muutoshallinnan piiriin.
16 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO
Puitesopimus tulee voimaan 1.9.2020, kun se on molemman Sopijapuolen allekirjoittama. Puitesopimus on voimassa toistaiseksi. Sopijapuoli voi irtisanoa tämän Puitesopimuksen päättymään 1 vuoden irtisanomisaikaa käyttämällä. Sopijapuolilla on oikeus irtisanoa tämä Sopimus ja palvelusopimukset siinä laajuudessa kuin ne ovat liiketoimintasiirron mukaisessa laajuudessa 1.9.2020 päättymään aikaisintaan 31.8.2025. Toimittajalla on oikeus lakkauttaa tähän Puitesopimukseen perustuvien palvelujen tuottaminen, mikäli Asiakas rikkoo yhtiötä koskevaa Sopijakassopimusta tai muutoin vaarantaa yhtiön mahdollisuuden toimia jatkossa muiden omistajiensa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain mukaisena inhouse-toimittajana. Vastaavasti Asiakkaalla on oikeus irtisanoa tämä sopimus päättymään välittömästi, mikäli Toimittajan asema Asiakkaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain mukaisena sidosyksikkönä (in house -yksikkö) vaarantuu Toimittajan toiminnasta johtuen.
Palvelusopimusten voimassaolo edellyttää Puitesopimuksen voimassaoloa.
Palvelusopimuksissa voidaan sopia tästä kohdasta poikkeavista irtisanomisajoista Puitesopimuksen sallimissa rajoissa. Selvyyden vuoksi todetaan, että liiketoimintasiirron jälkeen laaditut Palvelusopimukset voivat päättyä aikaisemmin kuin 31.8.2025. Toimittajalla on oikeus saada täysimääräinen korvaus sopimuksen päättymishetkeen mennessä tehdystä työstä, mutta ei oikeutta muuhun korvaukseen irtisanomisen johdosta, ellei kyseistä palvelua koskevassa Palvelusopimuksessa ole sovittu toisin. Mikäli Palveluun on erikseen sovittu liittyvän Toimittajan
tekemä investointi, joka laskutetaan Asiakkaalta palvelumaksuina, ei tämän Puitesopimuksen tai Palvelusopimuksen irtisanominen vapauta Asiakasta suorittamasta näitä investointi- ja niihin liittyviä muita rahoituskuluja, vaan Asiakkaan tulee suorittaa nämä kustannukset irtisanomisesta huolimatta.
Asiakkaalla on oikeus siirtää Puitesopimus kolmannelle osapuolelle, mikäli Asiakkaan toiminta siirtyy sellaiselle toimijalle, joka on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain mukaisessa inhouse-suhteessa toimittajaan.
17 HINNANALENNUS JA SOPIMUKSEN PURKU
Hinnanalennukseen ja sopimuksen purkuun sovelletaan JIT 2015 - Yleiset ehdot kohtaa 12.
Mikäli sopimusrikkomus on korjattavissa, sopimuksen purkaminen edellyttää kuitenkin, ettei sopimusrikkomukseen syyllistynyt Sopijapuoli ole korjannut sopimusrikkomustaan kohtuullisessa ajassa tästä toiselta Sopijapuolelta kirjallisen huomautuksen saatuaan.
Lisäksi asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus verojen tai lakisääteisten sosiaalivakuutusmaksujen laiminlyönnin vuoksi, ellei laiminlyöntiä voida pitää vähäisenä tai ellei Toimittaja ole toimittanut viranomaisen hyväksymää maksusuunnitelmaa. Jos Toimittajalla ei ole toiminnan harjoittamiseen lupaa tai jos Toimittaja joutuu saneerausmenettelyyn, konkurssiin, selvitystilaan tai muutoin vakaviin taloudellisiin vaikeuksiin tai poistetaan ennakkoperintärekisteristä, Asiakkaalla on oikeus purkaa sopimus välittömin vaikutuksin kokonaan tai määrätyiltä osin ilmoittamalla siitä kirjallisesti Toimittajalle.
18 SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT
Siltä osin kuin tässä Puitesopimuksessa tai sen liitteissä ei ole toisin sovittu, sovelletaan tähän Puitesopimukseen ja sen liitteinä oleviin Palvelusopimuksiin ja näiden perusteella tuotettaviin palveluihin JIT 2015 yleisiä ehtoja ja palveluittain soveltuvia erityisehtoja Palvelusopimuksessa kuvatulla tavalla.
19 SOPIMUKSEN KOOSTUMUS, LIITTEET JA SOVELTAMISJÄRJESTYS
Tähän puitesopimuksen ja sen alaisiin palvelusopimuksiin sovelletaan seuraavia alla olevia liitteitä.
Tässä puitesopimuksessa ja sen liitteissä olevia sisältöjä voidaan nimenomaisesti sopien tarkentaa Palvelusopimuksissa ja sen liitteissä.
Liite 1 Turvallisuussopimus
Liite 1.1 2M-IT Turvallisuuskuvaus
Liite 2 Turun kaupungin ehdot henkilötietojen käsittelijälle
Liite 3 Yhteistoimintaliite
Liite 3.1 Avainhenkilöt (placeholder) Liite 3.2 Jatkuvan parantamisen malli
Liite 4 Asiakkaan palveluvalikoima ja palvelusopimukset luetteloituna (placeholder) Liite 5 Hinnasto ja laskutus
Liite 5.1 Henkilötyöhinnasto Liite 6 Yleinen palvelutaso
Liite 7 JIT 2015 palveluja koskevat erityisehdot ja yleiset ehdot
Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava:
1. Puitesopimuksen alaiset Palvelusopimukset. Mikäli Palvelusopimus ja sen liitteet ovat keskenään ristiriitaisia, sovelletaan liitteitä tältä osin aikajärjestyksessä uusimmasta vanhimpaan
2. Puitesopimus
3. Muut liitteet nousevassa numerojärjestyksessä
20 ALLEKIRJOITUKSET
Tämä sopimus on tehty kahtena (2) alkuperäiskappaleena, yksi (1) kummallekin Sopijapuolelle.
/ 2020
Turun kaupunki 2M-IT Oy
Xxxxx Xxxx Xxxx Xxxxxxxxxx
kaupunginjohtaja toimitusjohtaja
Xxxxx Xxxxx
Johtava kaupunginlakimies
TURVALLISUUSSOPIMUS
Turun kaupunki
ja
2M-IT Oy
(Viite: VAHTI 3/2011)
SISÄLLYSLUETTELO
3 TURVALLISUUSSOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS 2
4 LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO 2
6 PÄÄSY JÄRJESTELMIIN JA TIETOIHIN 4
7 SALASSA PIDETTÄVIEN TIETOJEN KÄSITTELY JA SÄILYTTÄMINEN 4
10 TARKASTUKSET JA RAPORTOINTI 6
11 SOPIMUSSAKKO JA VAHINGONKORVAUS 7
13 SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN 8
15 SOVELLETTAVA LAKI JA ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN 9
1 SOPIJAPUOLET
1.1 Sopijapuolet ovat:
1. Turun kaupunki (jäljempänä ”Asiakas”) PL 355, 20101 Turku
Y-tunnus 0204819-8
2. 2M-IT Oy (jäljempänä ”Toimittaja”) Osoite: Xxxxxxxxxxxxxxx 0 X, 00000 Xxxxx Y-tunnus: 2859795-3
1.2 Sopimukset yhteyshenkilöt ovat Pääsopimuksen yhteyshenkilöt, ellei erikseen toisin kirjallisesti sovita.
2 MÄÄRITELMÄT
2.1 Palvelu tarkoittaa sitä palvelua, josta Asiakas ja Toimittaja ovat sopineet Pääso- pimuksessa. Mitä tässä Turvallisuussopimuksessa on sovittu Palvelusta, sovel- letaan soveltuvin osin myös Pääsopimuksessa sovittuun tavarahankintaan.
2.2 Pääsopimus tarkoittaa Toimittajan ja asiakkaan välistä Puitesopimusta IT- palveluista, jonka liitteenä tämä Turvallisuussopimus on.
2.3 Salassa pidettävä tieto tarkoittaa kaikkea sellaista Asiakkaan Toimittajalle luo- vuttamaa tai Toimittajalla olevaa asiakirjamuotoista tai muuta tietoa, joka on mää- ritelty salassa pidettäväksi laissa viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999, jäljempänä ”julkisuuslaki”) tai muussa lainsäädännössä, ja jonka Asia- kas on tällaiseksi tiedoksi merkinnyt tai jonka Toimittaja tiesi tai olisi pitänyt tietää kuuluvan tällaisiin tietoihin. Xxxxxxx pidettäväksi tiedoksi katsotaan myös julki- suuslaissa tarkoitetun ei vielä julkisen asiakirjan sisältämä tieto. Lisäksi kaikki Asiakkaan luovuttamat henkilötiedot katsotaan Xxxxxxx pidettäväksi tiedoksi. Sa- lassa pidettäväksi tiedoksi ei katsota sellaista tietoa, joka on julkisesti saatavilla tai jonka sopijapuoli on saanut tietoonsa laillisella tavalla kolmannelta osapuolelta ilman sitä koskevaa salassapitovelvoitetta.
2.4 Turvallisuussopimus tarkoittaa tätä sopimusasiakirjaa liitteineen.
2.5 Tilat tarkoittavat sellaisia Toimittajan tai sen alihankkijan tiloja, joissa säilytetään, käytetään tai muutoin käsitellään Salassa pidettäviä tietoja.
3 TURVALLISUUSSOPIMUKSEN TAUSTA JA TARKOITUS
3.1 Toimittaja ja Asiakas ovat tehneet Pääsopimuksen.
3.2 Tässä Turvallisuussopimuksessa sovitaan Asiakkaan ja Toimittajan välillä nou- datettavista turvallisuusjärjestelyistä ja Salassa pidettävää tietoa koskevista jär- jestelyistä edellä mainitun Pääsopimuksen sisältämien Palveluiden tuottami- sessa sekä kaikessa Pääsopimukseen liittyvässä Asiakkaan ja Toimittajan väli- sessä yhteistyössä.
3.3 Sopijapuolet tiedostavat, että Pääsopimuksen perusteella toimitettaviin Palvelui- hin sisältyy sellaista tietoa, jonka salassa pysyminen on kriittistä. Aineisto ja tiedot vaihtelevat toimeksiantokohtaisesti. Tällä Turvallisuussopimuksella sopijapuolet pyrkivät varmistamaan, että Xxxxxxx pidettävät tiedot pysyvät salassa.
3.4 Huolimatta siitä, mitä muissa Asiakkaan ja Toimittajan välisissä sopimuksissa on mahdollisesti sovittu tämän Turvallisuussopimuksen piiriin kuuluvista asioista tai niihin liittyvistä vastuista taikka sopimusten keskinäisestä pätemisjärjestyksestä, tätä Turvallisuussopimusta sovelletaan aina ensisijaisesti tämän Turvallisuusso- pimuksen piiriin kuuluvissa asioissa. Tähän Turvallisuussopimukseen tai sen pe- rusteella syntyviin vastuisiin ei sovelleta muissa sopijapuolten välisissä sopimuk- sissa mahdollisesti sovittuja vastuunrajoituksia.
4 LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO
4.1 Tässä Turvallisuussopimuksessa kuvattuja turvallisuusjärjestelyjä noudatetaan aina Toimittajan käsitellessä Asiakkaaseen tai Palvelun toteutukseen liittyvää tai muuta Asiakkaalta saatua Salassa pidettävää tietoa.
4.2 Asiakas noudattaa julkisyhteisönä julkisuuslaissa (621/1999) sekä muussa lain- säädännössä olevia salassapitoa ja julkisuutta koskevia säännöksiä. Sopimuk- sella ei voida poiketa lainsäädännön Asiakkaalle asettamista pakottavista velvoit- teista.
4.3 Toimittaja sitoutuu pitämään salassa kaikki Asiakkaan sille luovuttamat tai sillä olevat Salassa pidettävät tiedot. Xxxxxxx pidettäviä tietoja ei myöskään saa käyt- tää omaksi tai toisen hyödyksi tai toisen vahingoksi.
4.4 Toimittajan tulee käsitellä Xxxxxxx pidettäviä tietoja vain Xxxxxxxx tuottamisen edellyttämässä laajuudessa. Toimittaja antaa Xxxxxxx pidettäviä tietoja vain nii- den henkilöiden saataville, jotka tarvitsevat Xxxxxxx pidettäviä tietoja Xxxxxxxx tuottamiseen liittyvissä työtehtävissään. Toimittaja sitoutuu antamaan ohjeistusta sekä järjestämään koulutusta erityisesti Xxxxxxx pidettävien tietojen asianmukai- sesta käsittelystä henkilöstölle, jolla on pääsy näihin tietoihin.
4.5 Toimittaja sitoutuu säilyttämään ja käsittelemään Xxxxxxx pidettäviä tietoja siten, että ne pysyvät vain niiden henkilöiden hallussa, joilla on oikeus Salassa pidettä- viin tietoihin, eivätkä ne joudu ulkopuolisten haltuun, tutkittavaksi tai tietoon. Tar- kempi ohjeistus Xxxxxxx pidettävien tietojen käsittelystä on luvussa 7.
4.6 Toimittaja tiedostaa, että Xxxxxxx pidettävien tietojen paljastaminen ulkopuolisille saattaa olla rikoslain mukaan rangaistava teko.
4.7 Tiedon antamisesta asiakirjasta, joka on saatu Asiakkaalta tai laadittu Asiakkaan toimeksiantotehtävää suoritettaessa, päättää Asiakas, jollei toimeksiannosta muuta johdu.
4.8 Toimittaja vastaa siitä, ettei Asiakkaan kohteiden tai toiminnan turvallisuus vaa- rannu Toimittajan henkilöstön huolimattomuuden, virheellisten työtapojen tai muun tämän Turvallisuussopimuksen tai Pääsopimuksen vastaisen toiminnan johdosta.
4.9 Toimittaja ja sen alihankkijat saavat mainita referenssinä tehneensä työtä Asiak- kaalle vain, jos asiasta on erikseen kirjallisesti sovittu.
5 PÄÄSY TILOIHIN
5.1 Toimittajan ja sen alihankkijan Tilojen tulee olla asianmukaisesti suojattu lukituk- sella, kulunvalvonnalla ja muilla tarpeellisilla toimenpiteillä luvattoman pääsyn es- tämiseksi tiloihin ja siellä oleviin salassa pidettäviin tietoihin.
5.2 Mikäli Palvelu suoritetaan Toimittajan tai sen alihankkijan Tiloissa, Toimittajan tulee varmistaa Tilojen tarkoituksen mukainen fyysinen turvallisuus tulipalon, sähkökatkosten, vesivaurioiden, ulkopuolisten häiriötekijöiden yms. erityistilantei- den varalta. Asiakas ja Toimittaja sopivat tarvittaessa Palveluun liittyvistä tarkem- mista vaatimuksista.
5.3 Henkilöt, joille ei ole myönnetty oikeutta Salassa pidettäviin tietoihin tai niitä si- sältäviin järjestelmiin luvun 6 mukaisesti, saavat oleskella Tiloissa ainoastaan valvonnan alaisina. Valvontaa ei edellytetä, mikäli Xxxxxxx pidettäviä tietoja säi- lytetään tai käsitellään tiloissa siten, että nämä henkilöt eivät voi päästä niihin käsiksi.
5.4 Henkilöiden, joilla on pääsy Tiloihin, tulee olla tunnistettavissa.
5.5 Asiakkaan on oikeus vaatia turvallisuusselvityksistä annetussa laissa tarkoitettu suppea tai perusmuotoinen turvallisuusselvitys henkilöistä, joilla on oikeus päästä Tiloihin. Asiakkaalla on oikeus vaatia Toimittajaa hyväksyttämään henkilö Asiakkaalla ennen kuin henkilölle voidaan myöntää pääsy Tiloihin. Toimittajan tulee hankkia turvallisuusselvityksen kohteena olevan henkilön suostumus selvi- tyksen tekemiseen ja toimittaa turvallisuusselvityksen kohteena olevan henkilön täyttämä ja allekirjoittama turvallisuusselvityshakemuslomake Asiakkaalle turval-
lisuusselvityksen teettämistä varten. Turvallisuusselvityksen tekeminen on Asi- akkaan tehtävä ja Asiakas vastaa turvallisuusselvitysten kustannuksista. Mikäli Toimittajan tai Toimittajan alihankkijan henkilöstössä tapahtuu vaihdos tai Asiak- kaasta riippumaton lisäys, Toimittaja vastaa uuden henkilöstön turvallisuusselvi- tysten teettämisen kustannuksista.
6 PÄÄSY JÄRJESTELMIIN JA TIETOIHIN
6.1 Toimittaja vastaa siitä, että Xxxxxxx pidettäviä tietoja annetaan tai pääsy sellaisia tietoja sisältäviin järjestelmiin sallitaan vain nimetyille Toimittajan ja sen alihank- kijan henkilöstöön kuuluville henkilöille, jotka Toimittaja on hyväksyttänyt Asiak- kaalla etukäteen ja joille on annettu oikeus päästä kyseisiin järjestelmiin ja/tai tietoihin, jotka ovat tietoisia salassapitoa koskevista velvoitteistaan.
6.2 Toimittaja vastaa siitä, että Xxxxxxx pidettävien tietojen käsittelyyn osallistuvat Toimittajan tai sen alihankkijan henkilöstöön kuuluvat henkilöt sekä henkilöt, joilla on pääsy Toimittajan järjestelmiin, joissa säilytetään Salassa pidettäviä tietoja, noudattavat tätä Turvallisuussopimusta.
6.3 Asiakkaan niin vaatiessa Toimittaja vastaa siitä, että henkilö, joka käsittelee Sa- lassa pidettäviä tietoja ja/tai jolla on pääsy järjestelmiin, joissa Xxxxxxx pidettäviä tietoja säilytetään, tekee vaitiolositoumuksen Asiakkaan hyväksymälle lomak- keelle ennen kuin hän aloittaa mainittujen tietojen käsittelyn tai saa pääsyn mai- nittuihin järjestelmiin.
7 SALASSA PIDETTÄVIEN TIETOJEN KÄSITTELY JA SÄILYTTÄMINEN
7.1 Mikäli erikseen ei toisin sovita, Xxxxxxx pidettävien tietojen käsittelyssä noudate- taan seuraavia ohjeita:
7.2 Ympäristö: Asiakirjoja ei saa jättää esille tai ilman valvontaa työtilasta poistutta- essa. Asiakirjoja voi jättää tilapäisesti esille ottaen huomioon tilajärjestelyt ja käy- tössä olevat lukitukset. Asiakirjojen käsittelyä työpaikan ulkopuolella tulee välttää.
7.3 Kopiointi: Kopioita käsitellään kuten alkuperäistä asiakirjaa. Alkuperäisestä asia- kirjasta voidaan ottaa sekä sähköisiä että paperimuotoisia kopioita.
7.4 Jakelu: Asiakirjan luovuttamisen edellytyksenä on, että vastaanottajalla on tarvit- tavat oikeudet aineiston käsittelyyn sekä kyky käsitellä sitä vaatimusten mukai- sesti.
7.5 Tiedon siirto: Xxxxxxx pidettävä asiakirja tulee jakaa siten, etteivät asiattomat pääse käsiksi salassa pidettävään tietoon. Siirrettäessä asiakirjaa sähköpostin välityksellä on varmistuttava vastaanottajan osoitteesta. Sähköisen asiakirjan
siirto avoimissa tietoverkoissa salattuna tai muutoin suojattuna on sallittu. Säh- köisen asiakirjan siirto Asiakkaan tai Toimittajan sisäverkoissa on sallittu selvä- kielisenä perustietoturvallisuustason ympäristössä. Perustietoturvallisuustason ympäristöllä tarkoitetaan tietoturva-asetuksessa (681/2010) määritellyn tietotur- vallisuuden perustason täyttävää ympäristöä. Asiakirjan siirto kuljetusyhtiön (esim. posti) välityksellä tapahtuu suljetussa läpinäkymättömässä kirjekuoressa. Xxxxxxx pidettävän tiedon käsittely puhelimessa on sallittu harkiten. Salassa pi- dettävän tiedon siirto tekstiviestipalveluna ei ole sallittu ilman salausta. Salaa- maton linjasiirto telefaxilla on sallittu, mutta tulee varmistaa vastaanottajan läsnä- olo. Sähköisen asiakirjan siirto muistivälinettä käyttäen on sallittu. Muistivälineet, joita käytetään kiinteän työhuoneen ulkopuolella, tulee varustaa koko tietovaran- non salaavilla menetelmillä.
7.6 Tallennus ja säilytys: Tietoverkon palvelimille talletettu tieto tulee olla käsittelyoi- keuksilla suojattu. Perustietoturvallisuustason ympäristössä tietoverkon palveli- mille salassa pidettävä tieto voidaan tallentaa selväkielisenä. Luonnosasiakirjoja käsitellään kuten vastaavia valmiita asiakirjoja säilytyksen ja tallennuksen osalta. Suositellaan, että paperimuotoiset sekä salassa pidettävää tietoa sisältävät ulkoi- set muistit ja vastaavat laitteet säilytetään niitä varten tarkoitetuissa turvakaa- peissa, holveissa tai vastaavissa lukituissa ja valvotuissa tiloissa. Xxxxx varmis- taa, etteivät ulkopuoliset pääse tietoon.
7.7 Pääsy tietoon: Tietoa voidaan lukea palvelimelta selväkielisenä perustietoturva- tason verkoissa. Etäkäyttö on sallittu suojattua yhteyttä käyttäen edellyttäen, että käyttöympäristö täyttää tiedon suojaukselle asetetut vaatimukset.
7.8 Arkistointi: Arkistointi tapahtuu Asiakkaan arkistonmuodostussuunnitelman mu- kaisesti.
7.9 Tietoaineiston hävittäminen: Alkuperäisasiakirjat tulee hävittää käyttötarpeen päätyttyä Asiakkaan arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Tarpeettomat asiakirjakopiot tulee hävittää käyttötarpeen päätyttyä. Luonnosasiakirjat tulee hä- vittää käyttötarpeen päätyttyä. Hävittäminen tulee suorittaa siten, etteivät salassa pidettävät ja henkilötietoja sisältävät tiedot joudu niihin oikeudettomien haltuun. Sähköiset tiedostot tuhotaan työasemilta ja palvelimilta sekä muilta muistiväli- neiltä Asiakkaan kanssa erikseen sovittavalla tietoturvallisella tavalla. Paperi- muotoiset asiakirjat hävitetään valvotusti polttamalla, silppurilla tai laittamalla sul- jettuun astiaan siirrettäväksi polttolaitokseen.
8 TIETOTURVALLISUUS
8.1 Toimittaja noudattaa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetussa laissa (906/2019) tarkoitettua hyvää tiedonhallintapaa sekä tietosuojalain (1050/2018) edellyttämää hyvää tietojen käsittelytapaa ja tietojen suojaamista koskevia sään- nöksiä sekä muuta tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä Pääsopimukseen liitty- vän Palvelun tuottamisessa.
8.2 Mikäli Toimittaja siirtää Salassa pidettävää tietoa tietoverkossa, Toimittajan tulee varmistaa, että tieto on riittävällä tavalla suojattu.
8.3 Asiakas määrittää Palvelun hankinnan yhteydessä Palveluun sovellettavan tieto- turvatason ja siihen liittyvät konkreettiset vaatimukset, jotka Toimittajan tulee täyt- tää.
9 ALIHANKKIJAT
9.1 Toimittajan tulee hyväksyttää Asiakkaalla sellainen alihankkija, jota se aikoo käyt- tää Xxxxxxx pidettävien tietojen käsittelyssä tai jolla on pääsy Tiloihin. Tässä Tur- vallisuussopimuksessa alihankkijalla tarkoitetaan ainoastaan sellaista alihankki- jaa, jota toimittaja käyttää Xxxxxxx pidettävien tietojen käsittelyssä tai jolla on pääsy Tiloihin.
9.2 Mitä tässä Turvallisuussopimuksessa on sovittu Toimittajan henkilöstöstä, sovel- letaan myös alihankkijan Palvelun tuottamiseen osallistuvaan henkilöstöön.
9.3 Toimittajan tulee huolehtia siitä, että se pystyy noudattamaan tätä Turvallisuus- sopimusta myös käyttäessään alihankkijoita. Toimittajan on tiedotettava alihank- kijalleen, että turvallisuusjärjestelyjen saattamisesta tämän Turvallisuussopimuk- sen edellyttämälle tasolle saattaa syntyä kustannuksia. Asiakas ei vastaa näistä kustannuksista.
9.4 Toimittaja vastaa siitä, että sen alihankkijat toimivat tämän Turvallisuussopimuk- sen ehtojen mukaisesti.
10 TARKASTUKSET JA RAPORTOINTI
10.1 Toimittaja on tietoinen siitä, että kuntalain (365/1995) 74 §:n nojalla tarkastuslau- takunnalla ja tilintarkastajalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kaupungin viranomaisilta tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja, joita tarkastuslautakunta tai tilintarkastaja pitää tarpeellisina tarkastustehtävän hoita- miseksi.
10.2 Asiakkaalla tai Asiakkaan määräämällä kolmannella taholla (joka ei ole toimitta- xxx xxxxxxxxxxx kilpailija) on oikeus tarkastaa omalla kustannuksellaan etukä- teen ilmoitettuna ajankohtana Toimittajan ja sen alihankkijoiden turvallisuusjär- jestelyt tätä Turvallisuussopimusta sekä Pääsopimusta koskevilta osin. Asiak- kaan on ilmoitettava tahdostaan suorittaa tarkastus Puitesopimuksessa määritel- lyn mukaisesti. Toimittaja voi ehdottaa uutta päivää tarkastukselle. Uusi ajan- kohta ei kuitenkaan voi olla myöhemmin kuin kymmenen (10) päivää Asiakkaan ilmoittaman päivän jälkeen. Haavoittuvuusskannauksia voidaan kuitenkin tehdä edellä mainituista määräajoista riippumatta erikseen sovittavina ajankohtina. Tar- kastukset eivät saa vaarantaa Toimittajan tai sen alihankkijoiden tietoturvaa tai
Toimittajan tai sen alihankkijoiden salassapitovelvoitteita muita asiakkaita koh- taan.
10.3 Toimittajan tulee huolehtia sopimusjärjestelyin siitä, että Asiakkaalla on mahdol- lisuus tarkastaa Toimittajan ohella myös Toimittajan sellaisen alihankkijan turval- lisuusjärjestelyt, joka osallistuu Salassa pidettävien tietojen käsittelyyn.
10.4 Mikäli tarkastuksissa havaitaan merkittäviä puutteita turvallisuusjärjestelyissä, Toimittaja korvaa Asiakkaalle tarkastuksesta aiheutuneet kustannukset.
10.5 Toimittajan tulee korjata tarkastuksessa havaitut puutteet viivytyksettä, kuitenkin viimeistään 30 vuorokauden kuluessa Asiakkaan kirjallisesta ilmoituksesta, ellei siitä ole Asiakkaan ja Toimittajan välillä erikseen toisin sovittu. Olennaiset puut- teet, jotka muodostavat ilmeisen uhkan tietoturvallisuudelle, on korjattava heti. Asiakas ei vastaa edellä mainituista korjauksista aiheutuvista kuluista ja kustan- nuksista.
10.6 Toimittaja on velvollinen ilmoittamaan Asiakkaalle, jos Toimittajan tai sen alihank- kijan tämän Turvallisuussopimuksen kannalta keskeisissä toiminnoissa tai hen- kilöstö- tai turvallisuusjärjestelyissä tapahtuu muutoksia tai jos Toimittajan tai sen alihankkijan omistussuhteissa tapahtuu merkittäviä muutoksia.
10.7 Toimittaja valvoo tämän Turvallisuussopimuksen edellyttämän turvallisuustason toteutumista toiminnassaan säännöllisesti ja suunnitelmallisesti, kirjaa mahdolli- set poikkeamat ja raportoi ne Asiakkaalle viivytyksettä sekä aloittaa korjaustoimet ensi tilassa. Xxxxxxx seuraa Palvelun turvallisuustason toteutumista yhteistyössä Toimittajan kanssa.
10.8 Toimittaja on velvollinen ilmoittamaan Asiakkaalle, mikäli Toimittajaan kohdistuu Asiakasta mahdollisesti uhkaavia yhteydenottoja.
10.9 Asiakkaalla on oikeus luovuttaa muille viranomaisille tieto siitä, että tämän luvun mukainen tarkastus on suoritettu, mutta Asiakkaalla ei kuitenkaan ilman Toimit- tajan lupaa ole oikeutta luovuttaa muille viranomaisille tietoa tarkastuksen tulok- sista, ellei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.
11 SOPIMUSSAKKO JA VAHINGONKORVAUS
11.1 Asiakkaalla on oikeus saada Toimittajalta sopimussakkoa jokaista tämän Turval- lisuussopimuksen rikkomusta kohden ilman velvollisuutta näyttää toteen sille rik- komuksesta aiheutunutta vahinkoa. Sopimussakko ei koske kohdassa 4.7 sovi- tun velvollisuuden rikkomista, mikäli kyseessä ei ole Salassa pidettävä tieto.
11.2 Sopimussakon määrä jokaista salassapitovelvollisuuden rikkomusta kohden on 5 % kyseessä olevan toimeksiannon kokonaisarvosta, kuitenkin vähintään 2.000 euroa ja enintään 100.000 euroa. Muiden tämän Turvallisuussopimuksen rikko- musten osalta sopimussakon määrä on 10.000 euroa. Mikäli Toimittaja muun
kuin salassapitovelvollisuuden rikkomuksen ollessa kyseessä korjaa rikkomuk- sen 14 vuorokauden kuluessa siitä, kun se on havainnut rikkomuksen, Asiak- kaalla ei ole oikeutta saada sopimussakkoa, mikäli rikkomus on luonteeltaan sel- lainen, että siitä ei ole voinut aiheutua Asiakkaalle vahinkoa.
11.3 Jos toimittaja samalla teolla rikkoo useita tämän Turvallisuussopimuksen velvoit- teita, tämä katsotaan kuitenkin vain yhdeksi sopimussakkoon oikeuttavaksi rik- komukseksi.
11.4 Ennen sopimussakon perimistä Asiakkaan tulee ilmoittaa Toimittajalle kirjallisesti Turvallisuussopimuksen rikkomisesta. Jos Toimittaja sitä kirjallisesti pyytää, kä- sitellään rikkomus lisäksi Asiakkaan ja Toimittajan välisessä tapaamisessa.
11.5 Kohdissa 11.1–11.4 tarkoitettu sopimussakko ei rajoita Asiakkaan oikeutta saada Toimittajalta vahingonkorvausta siltä osin kuin rikkomuksesta Asiakkaalle aiheu- tunut vahinko ylittää sopimussakon määrän.
11.6 Asiakkaalla on oikeus saada korvaus kaikista niistä välittömistä ja välillisistä va- hingoista sekä kuluista ja kustannuksista, jotka sille ovat aiheutuneet Toimittajan tähän Turvallisuussopimuksen kohdistuvasta sopimusrikkomuksesta, ellei rikko- mus ole aiheutunut Pääsopimuksen tarkoittamasta ylivoimaisesta esteestä.
11.7 Lisäksi Asiakkaalla on oikeus saada korvaus myös kaikista välillisistä vahin- goista, mikäli vahinko on aiheutettu salassapitovelvollisuutta rikkoen.
11.8 Toimittajan tähän Turvallisuussopimukseen perustuva korvausvastuu mahdollis- ten sopimussakkojen ylittävältä osalta on enintään viisi (5) kertaa hankintasopi- muksen laskennallinen arvo. Hankintasopimuksen laskennallisella arvolla tarkoi- tetaan Tilaajan Toimittajalta puitejärjestelyn perusteella tekemien ja tehtäväksi tulevien hankintojen yhteenlaskettua kokonaisarvoa. Voidakseen vedota vas- tuunrajoitukseen Toimittajan on kyettävä osoittamaan, ettei Toimittaja tai Toimit- tajan alihankkija ole aiheuttanut vahinkoa tahallisesti tai törkeällä tuottamuksella.
11.9 Toimittajalla ei ole oikeutta vahingonkorvaukseen tämän Turvallisuussopimuksen perusteella.
12 SOPIMUSMUUTOKSET
12.1 Turvallisuussopimuksen yhteyshenkilöt vastaavat tämän Turvallisuussopimuk- sen päivittämistarpeen seuraamisesta. Päivittämistarve arvioidaan yhteyshenki- löiden kesken vähintään kahden vuoden välein.
12.2 Tähän Turvallisuussopimukseen tai sen liitteisiin tehtävät muutokset tulee tehdä kirjallisesti ja molempien sopijapuolten vahvistaa ne allekirjoituksellaan. Tämän Turvallisuussopimuksen muutokseksi ei katsota yhteyshenkilöiden vaihtumista.
13 SOPIMUKSEN IRTISANOMINEN JA PURKAMINEN
13.1 Tämän Turvallisuussopimuksen voimassaolo on sidottu Pääsopimuksen voimas- saoloon. Irtisanominen ei poista velvollisuutta täyttää ennen irtisanomista synty- neet velvoitteet.
13.2 Jos Sopijapuoli irtisanoo sen Pääsopimuksen, johon tämä Turvallisuussopimus perustuu, irtisanoutuu tämä Turvallisuussopimus Pääsopimuksen mukaisesti Pääsopimuksen irtisanomisaikaa noudattaen.
13.3 Sen lisäksi mitä Pääsopimuksessa on sovittu, Asiakas on oikeutettu purkamaan tämän Turvallisuussopimuksen ja sen Pääsopimuksen, johon tämä Turvallisuus- sopimus perustuu, välittömästi kirjallisella ilmoituksella Toimittajalle, mikäli Toi- mittaja rikkoo tähän Turvallisuussopimukseen perustuvia sopimusvelvoitteitaan niin olennaisesti, ettei Asiakkaan voida kohtuudella edellyttää jatkavan sopimus- suhdetta edes irtisanomisajan pituista aikaa. Irtisanominen ja purkaminen tulee tehdä kirjallisesti. Lisäksi jos Toimittaja on rikkonut tätä Turvallisuussopimusta vähintään kolme kertaa siten, että Asiakkaalle on syntynyt oikeus vaatia luvussa 11 tarkoitettua sopimussakkoa, Asiakkaalla on aina oikeus purkaa tämä Turvalli- suussopimus ja se Pääsopimus, johon tämä Turvallisuussopimus perustuu.
13.4 Tämän Turvallisuussopimuksen ja Pääsopimuksen purkamisesta huolimatta Toi- mittajan on maksettava purkamisen perusteena olevista rikkomuksista tämän Turvallisuussopimuksen mukaiset sanktiot.
14 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO
14.1 Tämä Turvallisuussopimus on voimassa niin kauan kuin Asiakkaan ja Toimittajan välinen Pääsopimus on voimassa.
14.2 Tämä Turvallisuussopimus tulee voimaan Pääsopimuksen allekirjoittamisella.
14.3 Tämän Turvallisuussopimuksen mukainen salassapitovelvollisuus on voimassa myös sen jälkeen kuin Asiakkaan ja Toimittajan välinen Pääsopimus on päätty- nyt.
14.4 Pääsopimuksen päätyttyä Toimittaja mahdollisine alihankkijoineen palauttaa kaikki Asiakkaan Xxxxxxx pidettäviä tietoja sisältävät dokumentit, tallenteet ja muun materiaalin. Erikseen kirjallisesti niin sovittaessa Toimittaja mahdollisine alihankkijoineen voi myös tuhota edellä mainitun materiaalin.
15 SOVELLETTAVA LAKI JA ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN
15.1 Tähän Turvallisuussopimukseen sovelletaan Suomen lakia, lukuun ottamatta lainvalintasäännöksiä.
15.2 Tästä Turvallisuussopimuksesta aiheutuneet erimielisyydet pyritään ensisijai- sesti ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli sopijapuolet eivät
pääse sovinnolliseen ratkaisuun, erimielisyydet ratkotaan ensi asteessa Varsi- nais-Suomen käräjäoikeudessa.
Turun kaupungin ehdot henkilötietojen käsittelijälle
1 Yleistä
1 (6)
1.1 Tämä sopimusliite ”Turun kaupungin ehdot henkilötietojen käsittelijälle” on osa Turun kaupun- gin hyvinvointialan ja 2M-IT Oy välistä
Puitesopimusta IT-palveluista, jäljempänä ”Sopimus”, jonka Xxxxxxx on tehnyt Xxxxxxxxxxx kanssa.
1.2 Tässä sopimusliitteessä määritetään Tilaajaa ja Toimittajaa sitovasti ne henkilötietojen käsitte- lyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti Toimittaja Xxxxxxxx toimeksiannosta käsittelee henkilötietoja Xxxxxxxx puolesta ja lukuun Sopimuksessa sekä Palvelusopimuksissa olevien sopimusehtojen lisäksi. Mikäli Toimittaja muodostaa Sopimuksen toteuttamisen yhtey- dessä henkilörekistereitä, Toimittaja vastaa niistä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisena rekisterinpitäjänä.
1.3 Osapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä, ja lisäksi Osapuolet sitoutuvat saattamaan henkilötietojen käsittelyn ja tietosuojan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU)2016/679 mukai- selle vaatimustasolle ennen Sopimuksen toteuttamiseen ryhtymistä.
1.4 Tämän liitteen perusteella suoritetuista toimenpiteistä syntyvät kustannukset sisältyvät Sopi- muksessa esitettyyn sopimushintaan, eikä Toimittajalla ole oikeutta veloittaa niistä erikseen, ellei toisin ole näissä ehdoissa sovittu. Kohdissa 7.1 ja 7.5 esitettyjen olennaisten muutostöiden korvaamisesta sovitaan erikseen. Ennen ryhtymistä olennaisiin muutostöihin Toimittajan pyy- dettävältä Tilaajalta kirjallinen ennakkolupa.
2 Osapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä
2.1 Tilaaja toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana re- kisterinpitäjänä, silloin kun se määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Osa- puolet ymmärtävät, että rekisterinpitäjänä Xxxxxxx saa käyttää ainoastaan sellaisia henkilötieto- jen käsittelijöitä, jotka toteuttavat riittävät suojatoimet asianmukaisten teknisten ja organisatoris- ten toimien täytäntöön panemiseksi niin, että käsittely täyttää kulloinkin voimassaolevan henki- lötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvän kansallisen lainsäädännön vaatimukset ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset, ja että sillä varmistetaan rekisteröidyn oikeuksien suojelu.
2.2 Toimittaja toimii henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön tarkoittamana henkilötietojen käsittelijänä, joka käsittelee Xxxxxxxx henkilötietoja Xxxxxxxx puolesta ja lukuun. Toimittajan Sopimuksen ja tämän sopimusliitteen mukaisesti käyttämät alihankkijat, jotka osal- listuvat Tilaajan henkilötietojen käsittelyyn, toimivat myös henkilötietojen käsittelijöinä Xxxxxxxx puolesta ja lukuun. Ryhmittymän ollessa Toimittajana tämän sopimusliitteen velvoitteet koske- vat kaikkia ryhmittymän jäseniä, ja ryhmittymän käyttämiä alihankkijoita, jotka osallistuvat hen- kilötietojen käsittelyyn.
Konsernihallinto | Käyntiosoite | Kirjaamo | Postiosoite | Puh. | x000 0 000 000 |
Xxxxxxxxxxxxxx 00 x | Xxxxxxxxxxxx 0 | XX 000 | Xxxxx | x000 0 0000 000 | |
20100 Turku | 20100 Turku | 20101 Turku |
2.3 Tilaaja sitoutuu huolehtimaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisista rekisterinpitäjän velvollisuuksista.
2.5 Jos kohdan 2.4 mukaista kuvausta ei ole tehty tai se on puutteellinen, Tilaaja laatii tai täydentää kuvausta tarvittaessa yhteistyössä Toimittajan kanssa. Toimittajan on ilmoitettava Tilaajalle, jos tämän antama ohjeistus on puutteellinen tai jos Toimittaja epäilee sen rikkovan EU:n yleistä tie- tosuoja-asetusta, muita EU:n tietosuojasäännöksiä tai kansallista tietosuojalainsäädäntöä.
2.6 Toimittaja osallistuu Tilaajan pyynnöstä tietojärjestelmäselosteen laatimiseen.
3 Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja
3.1 Toimittaja ei saa käyttää henkilötietojen käsittelyyn alihankkijaa ilman Tilaajan antamaa kirjal- lista ennakkolupaa. Toimittajan on tiedotettava Tilaajalle kirjallisesti kaikista suunnitelluista muutoksista, jotka koskevat henkilötietojen käsittelijöinä toimivien alihankkijoiden lisäämistä tai vaihtamista, ja annettava Tilaajalle mahdollisuus vastustaa tällaisia muutoksia. Mikäli Xxxxxxxx vastustuksesta huolimatta Toimittaja aikoo käyttää esittämäänsä alihankkijaa, on Tilaajalla oi- keus irtisanoa sopimus päättymään ennen uuden tai vaihtuvan alihankkijan käyttöönottoa.
3.2 Siltä osin kuin Toimittaja käyttää toiminnassaan alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja, alihankintaan sovelletaan Sopimuksen lisäksi tässä sopimusliitteessä kuvattuja ehtoja.
3.3 Toimittaja, joka henkilötietojen käsittelijänä käsittelee Xxxxxxxx henkilötietoja Xxxxxxxx puolesta ja lukuun, sitoutuu tässä sopimusliitteessä kuvattuihin henkilötietojen käsittelijää koskeviin velvolli- suuksiin. Toimittajalla on velvollisuus sopimuksilla sitouttaa käyttämänsä alihankkijat noudatta- maan tämän sopimusliitteen ehtoja.
3.4 Toimittaja on vastuussa mahdollisista Tilaajan henkilötietoja käsittelevien Toimittajan alihankki- joiden Sopimuksen, tämän sopimusliitteen tai sovellettavan lainsäädännön taikka EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen rikkomisista tai laiminlyönneistä kuin omistaan. Jos tietojen käsittelyä suo- rittava alihankkija ei täytä tietosuojavelvoitteitaan, Toimittaja on edelleen täysimääräisesti vas- tuussa suhteessa Tilaajaan. Xxx Xxxxxxx perustellusti katsoo, että Toimittajan alihankkija ei täytä tietosuojavelvoitteitaan, Tilaajalla on oikeus vaatia Toimittajaa vaihtamaan alihankkijaa. Toimit- tajan on Tilaajan perustellusta vaatimuksesta vaihdettava alihankkijaa ilman aiheetonta viiväs- tystä.
4 Henkilötietojen käsittelijän yleiset velvollisuudet
4.1 Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja Sopimuksen ja Tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti.
4.2 Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu varmistamaan, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
4.3 Sen lisäksi, mitä Sopimuksessa on sovittu henkilötietojen suojaa, tietoturvallisuutta ja tietojen salassapitoa koskevista vaatimuksista, henkilötietojen käsittelijä sitoutuu toteuttamaan riskiä vastaavan turvallisuustason varmistamiseksi asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimen- piteet henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi ottaen huomioon uusin tekniikka ja toteuttamiskustannukset, käsittelyn luonne, laajuus, asiayhteys ja tarkoitukset sekä luonnol- listen henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvat, todennäköisyydeltään ja vakavuudeltaan vaihtelevat riskit sekä noudattamaan Xxxxxxxx ohjeita ja mahdollisia Tilaajan ohjeiden päivityk- siä. Toimittajan on Tilaajan pyynnöstä osoitettava tekniset ja organisatoriset toimet, joihin edellä esitetyn turvallisuustason varmistamiseksi on ryhdytty. Teknisiä ja organisatorisia toimia voivat olla esimerkiksi seuraavat:
1) Henkilötietojen pseudonymisointi ja xxxxxx.
2) Kyky taata käsittelyjärjestelmien ja palveluiden jatkuva luottamuksellisuus, eheys, käy- tettävyys ja vikasietoisuus.
3) Kyky palauttaa nopeasti tietojen saatavuus ja pääsy tietoihin fyysisen tai teknisen vian sattuessa.
4) Menettely, jolla testataan, tutkitaan ja arvioidaan säännöllisesti teknisten ja organisato- risten toimenpiteiden tehokkuutta tietojenkäsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi.
4.4 Henkilötietojen käsittelijän on myös toteutettava toimenpiteet sen varmistamiseksi, että jokainen henkilötietojen käsittelijän alaisuudessa toimiva luonnollinen henkilö, jolla on pääsy henkilötie- toihin, käsittelee niitä ainoastaan Sopimuksen ja Tilaajan ohjeiden mukaisesti.
4.5 Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu ilman aiheetonta viivästystä ilmoittamaan Tilaajalle kaikista rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat voimassaolevan lainsäädännön sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisten rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä.
4.6 Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu avustamaan Tilaajaa asianmukaisilla teknisillä ja organisatori- silla toimenpiteillä, jotta Xxxxxxx pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata pyyntöihin, jotka kos- kevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Henkilötietojen käsittelijä ymmärtää, että näiden oi- keuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voivat edellyttää siltä avustamista rekisteröidylle tiedot- tamisessa ja viestinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henkilötietojen oikai- semisessa tai poistamisessa, käsittelyn rajoittamisen toteuttamisessa ja/tai henkilötietojen siir- tämisessä järjestelmästä toiseen.
4.7 Toimittajan on huolehdittava siitä, että sen käsittelemät henkilötiedot ovat sellaisessa yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, joita ovat esimerkiksi csv, xml ja xls(x).
4.8 Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu tarvittaessa avustamaan Tilaajaa EU:n yleisen tietosuoja- asetuksen mukaisen tietosuojaa koskevan vaikutusten arvioinnin tekemisessä, mahdollisessa ennakkokuulemisessa ja mahdollisen tietosuojaa koskevan sertifioinnin hankkimisessa. Mikäli avustamisesta syntyy merkittäviä ja ennakoimattomia lisäkustannuksia, voidaan niiden jakautu- misesta sopia erikseen yksittäistapauksissa. Mahdollisen sertifioinnin hankkimisessa avustami- sesta aiheutuvien mahdollisten lisäkustannusten korvaamisesta sovitaan Osapuolten välillä kir- jallisesti erikseen.
4.9 Henkilötietojen käsittelijä sitoutuu Xxxxxxxx valinnan mukaan poistamaan tai palauttamaan käsit- telyyn liittyvien palveluiden tarjoamisen päätyttyä kaikki Tilaajan henkilötiedot Tilaajalle ja pois- taa olemassa olevat jäljennökset, paitsi jos unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädän- nössä vaaditaan säilyttämään henkilötiedot. Tilaaja voi antaa tältä osin tarkempia ohjeita.
4.10 Henkilötietojen käsittelijä ei saa siirtää henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle ilman Tilaajan kirjallista ennakkolupaa.
4.11 Henkilötietojen käsittelijä saattaa Tilaajan saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tässä sopi- musliitteessä kuvattujen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, ja sallii Tilaajan valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit, kuten tarkastukset, sekä osallistuu niihin. Tilaaja voi edellyttää Toimittajalta kahta (2) auditointitarkastusta kalenterivuotta kohden. Mikäli Tilaa- jalla on kuitenkin perusteltu epäilys auditoinnin tarpeellisuudesta, on Tilaajalla oikeus ylimääräi- siin auditointeihin. Perusteltuna epäilyksenä pidetään esimerkiksi Toimittajan toiminnassa ha- vaittuja tietosuojapuutteita tai -loukkauksia.
5 Henkilötietojen käsittelijän erityiset velvollisuudet
5.1 Toimittajalla on oltava valmius asettaa ja hallinnoida tietojen luovutuksia koskevia rajoituksia, jollaisia voi aiheutua esimerkiksi väestötietolain mukaisesta rekisteröidyn turvakiellosta. Toimit- tajan tulee pystyä rajoittamaan rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä osittain tai kokonaan Ti- laajan vaatimalla tavalla. Rekisteröidyn henkilötietojen rajoittaminen ei saa johtaa muiden rekis- terissä olevien luonnollisten henkilöiden henkilötietojen rajoittamiseen, xxxxx Xxxxxxxx ja Toimitta- jan kesken kirjallisesti toisin sovita. Mikäli tässä kohdassa tarkoitettuja toimenpiteitä sisältyy palveluun, sovitaan tästä sekä mahdollisesti aiheutuvien lisäkustannusten korvaamisesta Osa- puolten välillä kirjallisesti erikseen.
5.2 Mikäli Osapuolten välisessä palvelusopimuksessa erikseen niin sovitaan, Toimittaja on velvolli- nen ylläpitämään luetteloa rekisteröityjen henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn ra- joituksista. Luettelo on luovutettava pyydettäessä Tilaajalle. Tilaajan pyynnöstä Toimittajan on luovutettava luettelossa mainittuja tietoja Tilaajan pyytämässä laajuudessa Tilaajan yksilöimille kolmansille tahoille.
6 Tietoturvaloukkaukset
6.1 Henkilötietojen käsittelijän on ilmoitettava kirjallisesti henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta Ti- laajalle ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään 36 tunnin kuluessa tiedon saamisesta. Lisäksi Toimittaja sitoutuu ilmoittamaan Tilaajalle muista Toimittajan tuottaman palvelun olennaisista
häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin. Il- moitus on tehtävä edellä mainitussa määräajassa.
6.2 Henkilötietojen käsittelijän on annettava Tilaajalle viipymättä, kuitenkin viimeistään seitsemän
(7) päivän kuluessa, vähintään seuraavat tiedot tietoturvaloukkauksesta:
1) kuvattava henkilötietojen tietoturvaloukkaus, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asi- anomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät;
2) ilmoitettava tietosuojavastaava tai muu vastuuhenkilö, jolta voi saada asiassa lisätietoja;
3) kuvattava henkilötietojen tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset;
4) esitettävä arvio aiheutuuko tietoturvaloukkauksesta todennäköisesti rekisteröidyn oikeuksiin tai vapauksiin kohdistuva korkea riski; sekä
5) kuvattava toimenpiteet, joita kyseinen henkilötietojen käsittelijä ehdottaisi tai joita se on to- teuttanut henkilötietojen tietoturvaloukkauksen johdosta ja tarvittaessa myös toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
6.3 Jos Osapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rikkomisen joh- dosta aiheutuneesta vahingosta, on Osapuolella oikeus Sopimuksessa sovittujen vastuunrajoi- tusten rajoittamatta periä toiselta Osapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta. Osapuolten vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta va- hingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tieto- suojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan.
7 Muita vaatimuksia
7.1 Tilaajalla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää Toimittajalle antamiaan henkilötietojen käsit- telyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Nämä ohjeet voivat olla henkilötietojen käsittelyä tai tieto- suojaa koskeviin teknisiin tai organisatorisiin toimenpiteisiin liittyviä muutoksia, täydennyksiä tai päivityksiä. Toimittaja tekee tarvittavat muutostyöt Tilaajan ohjeiden mukaisesti. Xxx Xxxxxxxx ohjeet aiheuttavat Toimittajalle olennaisia muutostöitä (yli yksi (1) henkilötyöpäivää), lisäkustan- nuksista sovitaan erikseen. Erikseen sovittavat lisäkustannukset on ennen toimenpiteisiin ryhty- mistä hyväksytettävä kirjallisesti Tilaajalla. Toimittaja ja muut henkilötietojen käsittelijät sitoutu- vat noudattamaan näitä muutettuja, täydennettyjä tai päivitettyjä ohjeita.
7.2 Osapuolet ymmärtävät, että Sopimuksessa ja sen liitteissä käsitellään myös tietosuojaa koske- via aiheita.
7.3 Toimittaja sitoutuu reagoimaan viimeistään 72 tunnin kuluessa Xxxxxxxx yhteydenotosta ja vas- taamaan viimeistään yhden (1) viikon kuluessa Tilaajan tietosuojaa koskeviin ilmoituksiin, pois lukien EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset tietoturvaloukkaukset, joihin sovelletaan So- pimuksessa ja edellä tässä liitteessä määritettyjä määräaikoja.
7.4 Jos Toimittaja laiminlyö tai rikkoo tätä sopimusliitettä, sovellettavaa lainsäädäntöä tai EU:n yleistä tietosuoja-asetusta, Toimittajan korvausvastuu on määritelty Sopimuksen lisäksi sovel- lettavassa lainsäädännössä. Lisäksi tällainen laiminlyönti tai rikkomus voi muodostaa Sopimuk- sessa tarkoitetun olennaisen sopimusrikkomuksen, jonka seurauksena Tilaajalla on halutes- saan oikeus turvautua Sopimuksessa määriteltyihin oikeussuojakeinoihin. Vähäistä laiminlyön- tiä tai rikkomusta ei pidetä olennaisena sopimusrikkomuksena.
7.5 Osapuolet ymmärtävät, että Sopimusta ja tätä sopimusliitettä tehtäessä tietosuojaa koskeva lainsäädäntö on muutostilassa. Jos kyseiseen lainsäädäntöön tai sitä tai sen tulkintaa koskeviin suosituksiin, ohjeistuksiin tai määräyksiin tulee muutoksia, jotka vaikuttavat Tilaajan asemaan tai velvollisuuksiin tai tässä sopimusliitteessä määriteltyihin velvollisuuksiin tai vastuisiin, tätä sopimusliitettä voidaan tarvittaessa niiltä osin tarkistaa. Jos tähän sopimusliitteeseen tehdään sellaisia muutoksia, joista aiheutuu Toimittajalle olennaisia lisäkustannuksia (yli yksi (1) henkilö- työpäivää), niiden korvaamisesta sovitaan erikseen. Toimittaja ja muut henkilötietojen käsitteli- jät sitoutuvat noudattamaan kyseistä tarkistettua sopimusliitettä.
7.6 Osapuolet voivat kirjallisesti muuttaa tätä sopimusliitettä Sopimuksessa kuvatuin ehdoin.
Turun kaupungin ja 2M-IT Oy Puitesopimus IT-palveluista
Liite 3 Yhteistoiminta
3 Asiakaskohtainen raportointi ja seuranta 6
Tämä dokumentti kuvaa 2M-IT Oy:n ja Asiakkaan väliset yhteistoimintaan liittyvät periaatteet.
Yhteistyön tavoitteena on tunnistaa asiakkaan tarpeet ja sovittaa 2M-IT Oy:n toiminta vastaamaan niihin mahdollisimman hyvin ja tarvittaessa auttaa asiakasta IT-strategian suunnittelussa. Yhteistyössä kehitetään asiakassuhdetta ja 2M-IT Oy:n palveluja, sekä taataan jatkuva yhteydenpito ja
informaationvaihto. Asiakkuuden hallinnan yhteistyösuunnitelma auttaa palveluiden kohdentamisessa sekä ennakoivien toimenpiteiden tekemisessä asiakkaan kannalta oikeaan kohteeseen, oikealla tavalla ja oikeaan aikaan.
Toimittajan ja asiakkaan välinen yhteistyö ja toiminnan ohjaus toteutetaan kolmiportaista yhteistoimintamallia noudattaen (Kuva)
Kolmiportainen hallinatamalli on käyty läpi yhdessä asiakkaan kanssa. Dokumentti on luettavissa toimittajan ja asiakaan yhteisellä palvelusivustolla ja päivitetään tarvittaessa.
2.1 Yhteistoimintaryhmät
Asiakkaan ja toimittajan väliselle yhteistyölle nimetään jatkuvaluonteisia ohjaus-, ja seurantaryhmiä. Yhteistoimintaan sisältyvät asiakaskohtaiset ohjausryhmät perustetaan ja tapaamisten frekvenssi sovitaan Asiakkaan kanssa tapauskohtaisesti.
Yhteistyöryhmien päätösvalta määräytyy seuraavasti:
o Strateginen: ylin, ohjaava taso
o Liiketoiminta: keskimmäinen, seurantataso
o Operatiivinen: toiminnallinen taso
Ylemmän tason ohjausryhmällä on valta päättää tai muuttaa alemman tason ohjausryhmän päätöksiä. Asiat, joihin ohjausryhmällä ei ole päätäntävaltaa tai asiassa ei saavuteta yhteisymmärrystä, eskaloidaan seuraavan tason ohjausryhmään.
Yhteistoimintaryhmien tehtävät ovat:
o valvoa sopimusvelvoitteiden täyttymistä
o päättää uusien kokonaisuuksien liittämisestä palveluun
o valvoa yhteistyön toimivuutta
o toimia ensisijaisena yhteistyöelimenä erimielisyyksien ratkaisemisessa
o seurata palvelun laatua, asiakastyytyväisyyttä, tietoturvaa sekä tehdä näiden kehittämiseen liittyviä päätöksiä
o seurata asiakastyytyväisyyttä ja tehdä tarvittaessa asiakastyytyväisyyden parantamiseen tähtääviä päätöksiä
o tehdä päätöksiä palvelun veloituksiin, sanktioihin, reklamaatioihin ja näiden vastineisiin liittyviin asioihin
Toimittajan vastuulla on valmistella kokoukset, tuottaa kokouksen asialista ja siihen liittyvä aineisto kolme arkipäivää ennen kokousta. Toimittajan tulee tallentaa aineisto Asiakkaan osoittamaan paikkaan. Johto-, ohjaus- ja seurantaryhmän kokouksissa puheenjohtajana toimii Asiakkaan edustaja. Toimittajan asiakkuudesta tai palvelusta vastaava henkilö toimii kokouksen sihteerinä ja pitää pöytäkirjaa. Muistio kokouksesta toimitetaan viikon kuluessa.
Kuva yhteistoimintamalli
Strateginen johtoryhmä
Kokoontuu1-2 kertaa vuodessa. Kokoukseen osallistuu Asiakkaan ylin johto ja 2M-IT johto. Strateginen johtoryhmä käsittelee kaikkien Asiakkaan ja toimittajan välisten sopimusten asiat (kehitys-, sovellus-, ja tietotekniikkapalvelut)
Kokouksen agenda sovitaan tarkemmin yhdessä. Käsiteltäviä asioita on mm.
o Merkittävimmät palvelutason poikkeamat sekä korjaavat toimenpiteet
o Kokonaislaskutus ja sanktiot
o Sopimusasiat
o Toimittajan kehitystiekartta
o Asiakkaan kehitystiekartta
o Liiketoiminta tason eskalointien käsittely
Edellä mainittujen ohjausryhmien lisäksi palvelussa voi toimia satunnaisia tai säännöllisiä (kehittämistyöryhmiä tarpeen mukaan, mutta näillä ei ole päätösvaltaa yllä mainittujen ohjausryhmien käsittelemiin asioihin, eikä palvelun laatuun, sisältöön tai hintaan liittyviin asioihin.
Projekteihin ja hankkeisiin perustetaan oma projekti- tai hankeorganisaatio, joka seuraa ja päättää projektin tai hankkeen sisäisistä asioista projektin keston ajan. Hankeorganisaation vastuuhenkilöt osallistuvat strategiseen johtoryhmään sovitulla kokoonpanolla.
Liiketoiminnan ohjausryhmä(t)
Liiketoiminnan ohjausryhmien tavoitteena on johtaa palveluita sekä kehittämistä.
Palveluiden ohjausryhmä
Palveluiden ohjausryhmä kokoontuu kolme-neljä kertaa vuodessa ja se hyödyntää ja tekee johtopäätöksiä toimittajien ohjausryhmien ja kehittämisen ohjausryhmien esitysten pohjalta
Palveluiden ohjausryhmä käsittelee kaikkien Asiakkaan ja toimittajan välisten sopimusten asiat(kehitys-, sovellus-, ja tietotekniikkapalvelut)
Palveluiden ohjausryhmä keskittyy palveluiden laadun seuranta. tämä ryhmä seuraa enimmäkseen trendejä ja tekee johtopäätöksiä Palveluiden hinnoittelu, kustannusten seuranta, laskutus, hyvitykset Palveluiden ohjausryhmässä käsitellään mm. seuraavia asioita
o Resursointi: hallinnolliset muutokset
o Operatiiviselta tasolta eskaloitujen asioiden käsittely
o Palvelutason raportointi ja suositukset (tarkempi seuranta operatiivisella tasolla
o Tilastona ja graafina: Avoimet ja suljetut häiriöt, ongelmat, muutokset, laajavaikutteiset häiriöt, toimeksiannot sekä pyynnöt. Mukana kumulatiivisesti kehitystrendi. Ratkaisuaikojen keskiarvo ja keskihajonta. Tarkastelujakso edelliset 12 kuukautta
o Laajavaikutteisten häiriöiden juurisyyt
o Havaitut tekniset riskit ja kehityssuositukset
▪ Tietoturvan ja -suojan tilanne sekä kehityssuositukset
▪ Tuoteversioiden ja korjauspakettien tilanne sekä suositeltavat toimenpiteet aikatauluineen
▪ Muut toimittajan suosittamat toimenpiteet
▪ Järjestelmätoimittajan sanktiolaskelma
▪ Monitoimittajayhteistyön tilanne
Kehityksen seuranta ja johtaminen
o Kehitysprojektien ja pienkehittämisen tilanne
▪ Kustannusten seuranta
▪ Kehityshankkeiden priorisointi
• Lakisääteiset
• Elinkaaren mukaan pakolliset
• Muut
Toimittajien ohjausryhmät
Toimittajien ohjausryhmät ovat sovittujen toimittajien kanssa pidettäviä kolmikanta kokouksia, missä käsitellään ja päätetään mm
o Sopimukset
o Kustannukset/maksupostit
o Palveluiden laatu
o Laajennukset/kehitys jne.
Toiminnan kehittäminen
Toiminnan kehittämisen ohjausryhmä keskittyy kehittämisen ja investointien priorisointiin ja johtamiseen
Operatiivisen tason seurantakäytännöt
Palveluiden operatiivisen tason seurantakäytännöt keskittyvät erityisesti palveluiden laadun seurantaan.
o Avoimet ja ratkaistut häiriöt, pyynnöt, muutokset ja ongelmat
o Laajavaikutteisten häiriöiden juurisyyt ja ehdotetut korjaustoimenpiteet
o Seurantatason palvelutasoraportoinnin ja suositusten valmistelu
o Käynnissä oleva pienkehittäminen: statukset, haasteet ja tarvittavat päätökset
o Tulossa oleva pienkehittäminen: kehityspakettien sisältö, aikataulu ja hinnoittelu
o Käynnissä olevat kehitysprojektit: statukset, haasteet ja tarvittavat päätökset
o Tulossa olevat kehitysprojektit: mitä, milloin ja kustannusarvio
o Resursoinnin tilanne ja suunnittelu (käynnissä olevat ja tulevat kokonaisuudet)
o Seurantatasolle eskaloitavat asiat
Seurantaryhmän kokoukset
Palvelun seurantaryhmä kokoontuu 6-12 krt/vuosi. Seurantaryhmä
Palveluiden seurantaryhmä käsittelee kaikkien Asiakkaan ja toimittajan välisten sopimusten asiat(kehitys-, sovellus-, ja tietotekniikkapalvelut)
o Palvelusopimusten seuranta ja raportoinnin läpikäynti
o Kehityksen seuranta ja suunnittelu
▪ Roadmappien katselmointi
o Laadun, kustannusten ja budjetoinnin läpikäynti (vuosikellon mukaisesti)
▪ Jatkuvan parantamisen katselmointi
3 Asiakaskohtainen raportointi ja seuranta
2M-IT Oy raportoi Asiakkaalle palvelupoikkeamista, palveluiden volyymeista, asiakaspalautteista sekä laatutavoitteiden toteutumisesta. IT-Palveluiden seuranta on kuvattu Palvelusopimuksista ja niistä koostettu yhteinen raportti esitetään Operatiivisen tason seurantaryhmässä kuukausittain.
Tämän Yhteistoimintaliitteen liitteessä 3.2 on listattu palveluissa sovitut raportit. Niiden muutoksista sovitaan Palvelusopimuksissa palvelukohtaisesti.
Muusta raportoinnista sovitaan Asiakkaan kanssa erikseen.
Jos hankinta ylittää 5.000 euroa (alv 0%) niin hankinta varten pitää aina valmistaa erillinen päätös (Talous- ja hallintojohtaja 150.000 euroon saakka, muuten lautakunta). Operatiiviset hankinnat pitää tiedottaa talous- ja hallintajohtajalle, mutta milloin ne ovat alle 5.000 euroa (alv 0%) niin liitteessä 3.1 Avainhenkilöt, määritellyt henkilöt voivat suorittaa tilauksen.
Asiakasviestintä jakautuu häiriöviestintään ja muutoksista johtuvaan viestintään. Häiriöviestinnällä on sovittu prosessi häiriön laajuuden mukaan.
Muutosviestintä
Muutoshallinta toteutetaan muutoshallintaprosessin mukaisesti. Muutosten viestintä on sovittu kunkin muutoksen osalta erikseen. Muutoshallinnan kokonaisviestinnästä on sovittu Asiakkaan tietohallinnon kanssa.
Asiakkaalle suunnitellut muutokset käsitellään viikoittaisessa 2M-IT Oy:n CAB-ryhmän kokouksessa. Asialista lähetetään sähköpostilla 5 työpäivää ennen kokousta ja mikäli siihen ei tule muutoksia kokous pidetään sen mukaisesti. Hätämuutoksen käsittely sovitaan aina tapauskohtaisesti puhelimitse tietohallintojohtajan kanssa ja viestitään intranetsivustolla loppuasiakkaalle.
Kokouksista lähetetään pöytäkirja Asiakkaalle ja Asiakas hyväksyy muutokset sähköpostilla. Mikäli sähköpostia ei tule tulkitaan muutosesitykset hyväksytyksi.
Asiakkaalla tai asiakkaan nimeämällä ja toimittajan hyväksymällä kolmannella osapuolella on oikeus auditoida toimittajan puitesopimuksen mukainen palvelutuotanto mukaan lukien turvallisuusmenettelyt. Toimittajalla on velvollisuus myötävaikuttaa palvelua koskevan auditoinnin suorittamiseen antamalla sitä varten tilat, käyttöoikeudet, tiedot ja tekniset toimintaedellytykset.
Mikäli kyse on tiedoista, jotka toimittajalla on saatavissa eikä aiheuta kuluja tai vähäistä isompaa työmäärää, annetaan ne ilman erillistä veloitusta. Mikäli tarvitaan muita alihankkijoita ja heidän laskutettavaa työtä tai tavanomaisesta poikkeavaa raportointia, niin nämä kustannukset tulevat asiakkaalle korvattaviksi.
Pyynnöt liittyen sisäisen tarkastuksen toimeksiantoihin tulevat palvelusopimus –yhteyshenkilöiden kautta.
Ongelmatilanteet palveluissa ja tuotteissa pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan ilman, että joudutaan reklamaatiokäsittelyyn.
Reklamaatiot toimitetaan asiakkuuspäällikölle kirjallisesti Reklamaatiolomakkeella 2 viikon kuluessa ongelman havaitsemisesta.
Toimittaja reagoi Asiakkaan reklamaatioon ja aloittaa sen käsittelyn viipymättä ja tarvittaessa yhteistyössä Asiakkaan kanssa.
Toimittaja laatii kirjallisen vastineen ko. reklamaatiosta käyttäen liitteenä olevaa Reklamaatiovastine- lomaketta. Vastine on toimitettava kahden (2) viikon kuluessa reklamaation saapumisesta Asiakkaalle.
Reklamaatio ja sen vastine käsitellään Asiakkaan ja Toimittajan yhteyshenkilöiden kesken. Mikäli Asiakas on tyytymätön vastineeseen, käsitellään reklamaatio ja vastine toimialakohtaisessa IT- ryhmässä.
Mikäli Asiakas katsoo käsittelyn edellyttävän normaalia kokousrytmiä nopeampaa käsittelyä, voi Asiakas kutsua koolle ylimääräisen kokouksen.
Liite 3.1 Avainhenkilöt
Liite 3.2 Jatkuva parantaminen
2M-IT Oy Jatkuvan parantamisen malli
2M-IT jatkuvan parantamisen malli
Tausta:
2M-IT:llä on käytössä laatujärjestelmä, palveluhallinnan johtamisjärjestelmä, joka rakentuu ISO 20001 ja ISO 9001 viitekehykseen.
Jatkuva parantaminen
Palveluhallinnan johtamisjärjestelmän perustuu jatkuvaan parantamiseen. 2M-IT jatkuvan parantamisen malli
Suunnittele: Palveluhallinnan johtamisjärjestelmän laatiminen ja dokumentointi sekä siitä sopiminen
Toteuta: Palveluhallinnan johtamisjärjestelmän toteuttaminen ja käyttäminen
Arvioi: Palveluhallinnan johtamisjärjestelmän ja palveluiden seuranta, mittaaminen ja katselmointi
Toimi: Palveluhallinnan johtamisjärjestelmän ja palveluiden suorituskyvyn jatkuva parantaminen erilaisten toimenpiteiden avulla.
Palveluhallinnan johtamisjärjestelmä on luotu laatujärjestelmäksi ja sitä kehitetään ja ylläpidetään mm vuosikellon mukaisella rytmillä. Palveluhallinnan johtamisjärjestelmää arvioidaan säännöllisesti johdon katselmuksissa.
Johtamisjärjestelmä sisältää palveluprosesseja. Prosessit on dokumentoitu ja niiden rajapinnat muihin prosesseihin on määritetty. Prosesseilla on omistaja ja vastuuhenkilö sekä varavastaava. Prosessien toimintaa mitataan säännöllisesti määritellyillä mittareilla. Prosessien jatkuva kehitys suunnitellaan kehityskartoilla.
Palveluhallinnan johtamisjärjestelmän parantaminen perustuu hallintamalliin ja ulkoa tuleviin syötteisiin kuten lainsäädännön muutoksiin toimintaympäristön muutoksiin tai asiakkaiden strategian muutoksiin.
Palveluiden laatua seurataan säännöllisesti ja asiakkaiden palautteen perusteella tehdään parannustoimenpiteitä
Palvelussa olevien järjestelmien kehittäminen
Palvelussa olevien järjestelmien ja sovellusten kehittämisestä ja jatkuvasta parantamisesta on kuvattu palvelukohtaisissa yhteistoimintaliitteissä tarkemmin.
Turun kaupunki ja 2M-IT Oy Puitesopimus IT-palveluista
Liite 4 Asiakkaan palveluvalikoima ja palvelusopimukset
1. Asiakkaan kanssa sovittu palveluvalikoima ja palvelusopimukset
Nro | Palvelusopimuksen nimi |
1 | Asiakas- ja potilasjärjestelmäpalvelut |
2 | Palvelussa olevat muut sovellukset |
3 | Tietotekniikkapalvelut |
Turun kaupungin ja 2M-IT Oy Puitesopimus IT-palveluista Liite 5 Hinnasto ja laskutus
1 Maksuehdot
Maksuehto on 30 päivää netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Huomautukset laskusta on tehtävä ja riidaton osa on maksettava viimeistään laskun eräpäivänä. Maksukehotuksesta peritään hinnaston mukainen maksu.
Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero. Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä.
2 Laskutustiedot
2M-IT lähettää laskut kuukausittain verkkolaskuna asiakkaan toimittamaan verkkolaskuosoitteeseen. Laskun yhteydessä toimitetaan toimiala / palvelualaerittely.
Laskutusasioissa asiakkaan yhteyshenkilönä toimii nimetty asiakkuuspäällikkö.
Laskuista on käytävä ilmi laskutuksen perusteet ja laskut tulee laatia niin, etteivät ne sisällä lain mukaan salassa pidettäviä tietoja.
3 Reklamaatioiden käsittely
Reklamaatioiden käsittely on kuvattu Puitesopimuksen liitteessä 3 Yhteistoiminta.
4 Muut ehdot
Hinnat ovat voimassa kalenterivuoden kerrallaan. Toimittaja voi muuttaa hintoja sopimuksen kohteen todellista kustannuskehitystä vastaavasti. Hintojen muuttamiseen sovelletaan julkisen hallinnon IT- hankintojen sopimusehtoja (JIT 2015 – Yleiset sopimusehdot) kohtaa 7(3) kuitenkin siten, että Toimittajan on esitettävä seuraavan vuoden hinta-arvio viimeistään 1.9. mennessä.
Ensimmäisen kerran Toimittaja voi esittää hinnan muutosta 1.9.2021 mennessä siten, että hinnan muutos tulee voimaan vuoden 2022 alusta alkaen, pois lukien liiketoiminnan luovutuksen yhteydessä siirtyneiden sopimusten perusteella alihankkijoiden esittämät hinnankorotukset.
Mikäli viranomaisten määräämien julkisten maksujen tai arvonlisäveron suuruus tai kantamisperuste muuttuu, joko säädösmuutosten tai verotuskäytännön muutoksen seurauksena, sopimushinnat muuttuvat vastaavasti. Näistä hintamuutoksista on ilmoitettava asiakkaalle kirjallisesti viimeistään neljätoista (14) päivää ennen muutoksen voimaantuloa.
5 Liitteet
Liite 1 Henkilötyöhinnasto
Voimassa 16.4.2018 alkaen
2M-IT Oy:n henkilötyöhinnasto
2M-IT Oy:n erillislaskutettavan henkilötyön päivähinnat ovat seuraavat, päivän pituus on 7,5 tuntia:
1165 €/pvä (155,33 €/h) | Konsultointityö |
915 €/pvä (122,00 €/h) | Projekti- ja hankepäällikkö, erityisasiantuntijatyö |
724 €/pvä (96,53 €/h) | Asiantuntijatyö |
632 €/pvä (84,27 €/h) | Tietoliikenne- ja palvelintyö |
520 €/pvä (69,33 €/h) | Päätelaitetyö |
422 €/pvä (56,27 €/h) | Lähitukityö |
Kiinteähintaiset ja jatkuvan palvelun sopimushinnat tarkistetaan erikseen sopimusneuvotteluissa.
Virka-ajan ulkopuoliset työt
Ellei toisin ole sovittu, arkipäivinä kello 18:00 ja 7:00 välisenä aikana, viikonloppuisin ja arkipyhinä tehtävistä töistä veloitetaan 1,5-kertainen hinnaston hinta.
Matkakustannukset
Ellei toisin ole sovittu, matkakustannukset laskutetaan toteutuneen mukaisesti. Mikäli jatkuvan palvelun kiinteiden sopimusten puitteissa matkustetaan maksullisen lisätyön tai erikseen sovitun työn vuoksi, matkat laskutetaan asiakkaalta. Matkalaskutus ei koske kiinteähintaista käyttäjätuen ja ongelmatilanteiden ratkaisua varten tehtyjä matkoja.
Matka-aikakustannukset
Ellei toisin ole sovittu, matka-aika laskutetaan, mikäli tehtävät edellyttävät yli 30 kilometrin matkustamista toimipisteestä. Matka-aika laskutetaan toteutuneen ajan mukaisesti, kuitenkin korkeintaan viisi tuntia/suunta. Matka-ajan veloitus on puolet kyseisen tehtävän mukaisesta tuntihinnasta.