TIETOSUOJASELOSTE
TIETOSUOJASELOSTE
Viialan Erämiehet ry:n maanvuokrasopimuksien henkilötietojen käsittely
TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA
Yhdistys käsittelee maanvuokrasopimuksia ja niihin liittyviä henkilötietoja yhdistystoiminnan ylläpitämiseksi, hirvieläinlupien hakemiseksi ja karttojen piirtämiseksi
Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti maanomistajalta itseltään.
Yhdistys käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia Yhdistyksen määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
Vain niillä Yhdistyksen edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä tai asemansa hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.
Maanomistaja eli rekisteröity voi itse vaikuttaa siihen, miten Yhdistys käsittelee hänen henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.
1 REKISTERINPITÄJÄ
Viialan Erämiehet ry (Y-tunnus: 0712983-5)
2 YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA
Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot:
seuran puheenjohtaja
3 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT
Maanvuokrasopimukseen liittyvät tiedot:
Maanomistajan yksilöintitiedot:
o postiosoite
o puhelin- ja/tai matkapuhelinnumero
Vuokrakohteeseen liittyvät tiedot
o kunta, kylä, tila/palsta
o rekisterinumero
o pinta-ala
o sopimuksen voimassaoloaika
o vastikkeellisuus
4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET
Maanvuokrasopimuksen henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:
metsästyksen harjoittaminen kaikissa muodoissa
yhteistoiminta maanomistajan kanssa
koirien koulutus
huomionosoitusten myöntäminen
yhteydenpito ja viestintä
yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö
5 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET
5.1 Lakisääteinen velvoite
Yhdistys käsittelee maanvuokrasopimuksen henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun Yhdistys laatii vuokrasopimuksen.
5.2 Sopimus
Yhdistys käsittelee henkilötietoja sopimusten valmistelemiseksi ja sopimusehtojen täytäntöön panemiseksi.
6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT
Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.
Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen riistakeskukselle hirvieläinlupa hakemukseen.
Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:
Suomen riistakeskus, Pohjois-Hämeen piiri
7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN
Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.
8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.
Yhdistys säilyttää maanomistajien henkilötietoja niin kauan kuin vuokrasopimus on voimassa. Entisten maanomistajien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan vuokrasopimuksen päättymisestä.
Yhdistys säilyttää tiettyjä maanomistajien perustietoja (nimi, kotipaikka, sopimuksen alku- ja päättymisvuosi) pysyvästi Yhdistyksen historiikin laatimiseksi. Entinen maanomistja voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa tällaisten tietojen käsittelyä perustellusta syystä.
9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN MAANOMISTJA VOI VAIKUTTAA TIETOJEN KÄSITTELYYN?
Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä seuran puheenjohtajaan. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Yhdistyksen varapuheenjohtajalle tai Yhdistyksen rahastonhoitajalle.
Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.
9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.
Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, Yhdistys toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Yhdistys voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.
9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Yhdistystä oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla Yhdistykselle lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.
9.3 Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistys poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:
henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
Yhdistys on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava Yhdistykseen sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
9.4 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Yhdistys rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan
rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:
rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
Yhdistys käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
Yhdistys ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö Yhdistyksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.
9.5 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykselle toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:
käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.
9.6 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.
Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.
9.7 OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS
Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.
10 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja- asetukseen perustuvia oikeuksia.
11 MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU
Yhdistys kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.
12 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS
Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.
Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Yhdistyksen käsittelemiin henkilötietoihin.