TARJOUSPYYNTÖ SIIVOUSPALVELUT, UIMALAITOKSET HANKINTA

Turun kaupunki Kiinteistöliikelaitos Tilapalvelut

TARJOUSPYYNTÖ SIIVOUSPALVELUT, UIMALAITOKSET HANKINTA

Kiinteistöliikelaitoksen Tilapalvelut (jäljempänä ”Tilaaja”) pyytää tarjousta Turun kaupungin Ui- malaitoksien siivouspalvelusta tarjouspyynnön liitteessä mainittuihin kohteisiin Hilma- ja Ted- ilmoituskanavissa sekä Turun kaupungin Avoimet tarjouspyynnöt - sivulla julkaistun hankintail- moituksen sekä tämän tarjouspyynnön ja noudettavana olevien tarjouspyyntöasiakirjojen mu- kaan.

1. HANKINNAN TAVOITE JA SISÄLTÖ

Hankintayksikön tavoitteena on hankkia ylläpito- ja perussiivouspalveluja Turun kaupungin kah- teen uimalaitokseen.

Palvelun tulee tarjota käyttäjille tilojen toimintaa vastaava tarkoituksenmukainen puhtaustaso ja siisteys, sekä turvalliset työskentelyolosuhteet.

Hankinta on yksi kokonaisuus tarjouspyynnön kohde-hintaliitteen mukaisesti.

Tarjous tulee antaa yhtenä kokonaisuutena, sen jakamista tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hy- väksytä.

Valittavan palveluntuottajan kanssa solmitaan ennen varsinaisen sopimuksen allekirjoitusta erillinen Laatusopimus, joka liitteineen määrittelee mm. palvelun laadunseurannan, laatuun liit- tyvät menettelytavat ja raportoinnin (Laatusopimus ja laatusopimuksen liite, Puhtausluokat).

Tilojen siivouspalveluun vaikuttavia tekijöitä on kuvattu erillisen tiedostoluettelon mukaisilla liit- teillä.

Palvelu toteutetaan tarjouspyynnön liitteinä olevien palvelukuvauksien mukaisena. Palvelun työmäärämitoituksessa ja hinnoittelussa tulee käyttää yleisesti käytössä olevia sii-

voustyön mitoitusjärjestelmiä ja vähintään Kiinteistöpalvelualan työntekijöiden työehtosopimuk-

sen mukaista palkkaa. Alihintaiset tarjoukset hylätään.

Tarjouspyynnön mukaisen palvelun lisäksi on tilojen Käyttäjä-asiakkaalla mahdollisuus tilata muita tarpeelliseksi katsomiaan palveluita omalla kustannuksellaan erillisen tarjouspyynnön tai lisätyöhinnaston mukaan.

Palveluntuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista alihankintana. Alihankkijoiden tu- lee täyttää Tilaajavastuulain edellytykset. Palveluntuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. Ketjutettu alihankinta on ehdottomasti kielletty.

Palveluntuottaja on työntekijöiden työnantaja ja vastaa kaikista työnantajalle kuuluvista velvoit- teista työntekijöihin nähden. Palveluntuottajan on järjestettävä työntekijöilleen työterveyshuolto- lain mukainen työterveyshuolto, terveystarkastus ja seurantajärjestelmä.

Tilaaja valitsee ja tekee sopimuksen yhden (1) Tarjoajan kanssa.

Tarjouspyynnössä esitetyt hankintamäärät ovat arvioita, eikä sopimus muodosta tilaajalle mää- räostovelvoitetta.

Hankintaa koskevat sopimusehdot on liitteessä, Sopimusluonnos. Ellei sopimuksessa toisin so- vita, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja palveluhankinnoissa JYSE 2014 PALVELUT.

2. SOPIMUSKAUSI

Sopimus on kolme (3) vuotta määräaikainen, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa ole- vana noudattaen yhdeksän (9) kuukauden molemminpuolista irtisanomisaikaa, kuitenkin siten, että sopimuskausi on yhteensä enintään viisi (5) vuotta. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti vähintään yhdeksän (9) kuukautta ennen sopimuksen päättämistä. Irtisanomisilmoituksesta on käytävä ilmi, milloin sopimus päättyy irtisanomisen johdosta. Sopimus päättyy kuitenkin irtisa- nomista vaatimatta viimeistään, kun viisi (5) vuotta on kulunut sopimuksen alkamisesta.

Sopimus alkaa aikaisintaan 1.7.2018.

3. MAKSUEHTO

Palvelut veloitetaan kuukausittain palvelun tuottamiskuukauden 15. päivä siten että lasku erääntyy maksettavaksi kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumi- sesta.

Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassa olevan korkolain 4 §:n 1 mom. mukainen. Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä

4. HANKINTAMENETTELY

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.

Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää ase- tusta (614/2007) sekä hankintadirektiiviä 2014/24/EU.

Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla, taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tar- jouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan.

Tarjouksen tekemisestä, kohteiden esittelyistä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei mak- seta tarjoajille korvausta.

Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä ja ne ovat sähköisenä noudetta- vissa 3.7.2017 klo 12.00 alkaen.

xxxxx://xxxx.xxxxxxxx.xx/Xxxxxxxx/Xxxxxx_Xxxxxxxxx.xxx

Tarjoajia pyydetään huomioimaan, että kohteiden ensimmäinen näyttökierros järjeste- tään x.8.2017.

Hankintayksikkö varaa itselleen mahdollisuuden hankintalain 28 §:n 3 momentin mukaisesti hankintasopimuksen kohteen laajentamiseen ja/tai supistamiseen 30 %:lla nyt kilpailutettavasta hankintakokonaisuudesta, mikäli sopimuskaudella hankintayksikön toiminnassa tapahtuu muu- toksia, jotka edellyttävät sopimuskokonaisuuden muutoksia esim. joitakin kohteita jää pois käy- töstä pysyvästi tai tilapäisesti ja/tai joitakin tulee lisää. Sopimuksen muutokset tulee tehdä kir- jallisesti ja sopimuksen hinnoittelu perustuu sopimuksessa sovittuihin hintoihin. Selvyyden vuoksi todetaan, että hankintayksiköllä on oikeus, mutta ei velvollisuutta hankkia tämän sopi- muksen puitteissa lisäsiivousta Palveluntuottajalta.

Mahdollisten lisätöiden osuus on otettu huomioon hankinnan ennakoidussa kokonaisarvossa.

5. YHTEYDENPITO JA LISÄTIEDOT KILPAILUN AIKANA

Kohteisiin tutustumiset järjestetään näyttöjen ajat ja yhteyshenkilöt liitteissä merkityissä koh- teissa ilmoitetun mukaisesti. Kaikkiin tarjouspyynnön kohteisiin ei ole mahdollista tutustua.

Tilaajalla ei ole velvollisuutta järjestää tutustumiskäyntiä sovitun näyttöajan ulkopuolella. Näytössä ei vastata tarjouspyyntöä koskeviin kysymyksiin.

Näyttöön voi osallistua enintään kaksi (2) henkilöä näytölle osallistuvaa yritystä kohti.

Tarjoajan tulee osallistua kohteiden näyttöön.

Näyttöön osallistuminen on ehdoton edellytys hyväksyttävän tarjouksen jättämiselle. Osallistumatta jättäminen johtaa tarjouksen hylkäämiseen.

Viime kädessä Tarjoaja vastaa tarjouksensa tarjouspyynnön mukaisuudesta.

Tarjoaja voi tarjouskilpailun aikana pyytää lisätietoja sähköpostitse lähettämällä kysymykset osoitteeseen xxxxxxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxx@xxxxx.xx. Sähköpostin aihekenttään kirjoitetaan ”Sii- vouspalvelut, Tarjouspyyntö 2017 Uimalat” Suomenkieliset kysymykset on lähetettävä 26.8.2017 kello 12.00 mennessä. Tarjoajien tasapuolisen kohtelun takaamiseksi muulla tavoin esitettyihin kysymyksiin ei voida vastata.

Kysymykset ja vastaukset lähetään saman sisältöisenä kaikille, jotka ovat osallistuneet tutustu- miskäynnille. Tarjoaja sitoutuu tarjousta antaessaan huomioimaan kysymykset ja niihin annetut vastaukset tietojen täsmennyksenä sekä palvelun toteutuksessa.

6. TARJOUSTIETOJEN JA HANKINTA-ASIAKIRJOJEN JULKISUUS

Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toi- sille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.

Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tar- jouksessaan. Tilaaja tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta.

Vertailuperusteet eivät kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuuksia.

Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.

7. XXXXXXXXXX LAATIMINEN

Tarjoajaa, tarjousta ja toteutettavaksi tulevaa siivouspalvelua koskevat vaatimukset on esitetty tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Tarjouksen, tarjouspyynnön liitteiden, sekä tarjouspyynnön mukaisten Tarjoajan liitteiden on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisia ja ne on toimitettava Tilaajalle täy- tettyinä tarjouksen mukana.

Tarjous ja sen liitteet annetaan suomen kielellä. Liitteiden tulee olla allekirjoitetun Tarjouspyyn- nön liitteen 1 mukaisessa järjestyksessä.

Yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD):

Euroopan unionin uudet julkisia hankintoja ja käyttöoikeussopimuksia koskevat direktiivit ovat astuneen voimaan 18.4.2016 alkaen. Direktiivin 2014/24/EU mukaisesti tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa ESPD-asiakirja täytettynä.

- Tarjouspyynnön liitteenä on asiakirjan XML-muotoinen versio, jonka tarjoaja voi ladata EU- komission ylläpitämään sähköiseen palveluun. ESPD-asiakirjan sähköistä versiota voidaan täyttää ja käsitellä ainoastaan komission sähköisessä palvelussa. Lopuksi tarjoaja tallentaa ja liittää asiakirjan tarjouksen liitteeksi.

Lisätietoja ja ohjeet asiakirjan täyttämiseen löytyvät osoitteesta: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx- xxx.xx/xx/xxxx/xxxx_xxxxxxx. Tarjouspyynnön liitteessä, Kelpoisuusehdot ja vaatimukset, löytyvät mm. tarkennukset ESPD-lomakkeella esitettyihin vaatimuksiin.

Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja.

Omien ehtojen ja/tai varaumien jättäminen tarjoukseen johtaa tarjouksen hylkäämiseen.

Tilaajalla on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton.

8. TARJOUSTEN JÄTTÄMINEN

Hallintolain (434/2003) 17 §:n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa.

Tilaajalle osoitettu tarjous on toimitettava viimeistään 26.9.2017 kello 12.00 sähköisenä projektipankkiin xxx.xxxxxxxx.xx/xxxx

Jos tarjoaja jättää tarjouksen useammasta eri osasta, tulee ne jättää omina tarjouksinaan.

Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon.

9. TARJOUSTEN KÄSITTELY

Jätetyt tarjoukset käsitellään erikseen kukin omana osanaan. Tarjousten käsittelyvaiheet ovat seuraavat:

1. Tarjousten avaaminen.

2. Tarjoajan soveltuvuuden tarkistaminen.

3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen.

4. Tarjousten vertailu.

5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen (julkinen asianosaisille).

6. Hankintasopimuksen solmiminen

Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Turun kaupunki ei maksa korvauksia tarjousten tekemisestä.

Tarjous tulee tarjoajia sitovaksi, kun Tilaaja on ottanut tarjouksesta selon.

Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14:n vuorokauden kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen perusteluineen tiedoksi.

10. TARJOUSTEN VALINTAPERUSTEET JA VERTAILU

Tarjousten valintaperuste on kokonaistaloudellinen edullisuus. Tarjouksessa ilmoitettuja hintoja ja tunteja voidaan käyttää tarjouspyynnön alihintaisuuden selvittämiseen.

Kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet ja pistemäärät ovat seuraavat: Jätetyt tarjoukset käsitellään kukin omana osanaan.

Tarjoajan vertailussa saamat pisteet lasketaan yhteen.

1. Kokonaishinta, maksimipistemäärä 75 Eurot, maksimipistemäärä 45

Hinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön kohde-hintalomakkeen ja lisätyöhinnaston hintojen perusteella alla mainitun mukaisesti. Pisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuu- della.

Ylläpitosiivouksen-, perussiivouksen- ja ikkunoidenpesun osalta eniten pisteitä saa tarjoaja, jonka tarjoushinta on lähinnä kunkin erikseen arvioitavan palvelun (ylläpitosiivous, perussii- vous ja ikkunoidenpesu) mediaanihintaa ja muut suhteutettuna ko. mediaanihintoihin.

Ylläpitosiivouksen hinnan maksimipistemäärä on 40, perussiivouksen 2, ikkunoiden pesun ja säleverhojen puhdistuksen 1.

Ylläpitosiivouksen-, perussiivouksen- ja ikkunoidenpesun hintojen vertailussa käytetään kaavaa (1- (tarjotun hinnan absoluuttinen ero mediaanihintaan / jaettuna mediaanihinta)) * maksimipisteet.

Lisätyöhinnaston ylläpitosiivouksen lisätyön tuntihinnat vertaillaan ja pisteytetään tarjous- pyynnön lisätyöhinnaston hintojen perusteella alla mainitun mukaisesti. Pisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Lisätyöhinnaston ylläpitosiivouksen lisätyön tuntihinnan maksimipistemäärä on 2. Vertailussa käytetään kaavaa alin hinta/vertailtava hinta x maksimipistemäärä.

Alin lisätöiden hinnaston ylläpitosiivouksen lisätyön tuntihinta antaa 2 pistettä. Muiden tarjoajien pistemäärät lasketaan kaavalla alin hinta/vertailtava hinta x 2.

Tunnit, maksimipistemäärä 30

Ylläpitosiivouksen osalta eniten pisteitä saa tarjoaja, jonka tarjous on lähinnä mediaanitun- teja ja muut suhteutettuna ko. mediaanitunteihin.

Ylläpitosiivouksen tuntien maksimipistemäärä on 30.

Ylläpitosiivouksen tuntien vertailussa käytetään kaavaa (1- (tarjotun hinnan absoluuttinen ero mediaanihintaan / jaettuna mediaanihinta)) * maksimipisteet.

2. LAATU, maksimipistemäärä 25 Toimitusvarmuus

Toimitusvarmuutta arvioidaan silmällä pitäen koko sopimuskautta.

Pisteytys tehdään tarjouspyynnössä edellytettyjen selvitysten perusteella. Toimitusvarmuudessa mitataan:

Työn organisointi, maksimipisteet 5

Vertailuperusteena on palvelukuvauksissa (= kirjallinen kuvaus sovituista tilakohtaisista puhtaustasoista sekä tilassa tehtävistä siivous- ja palvelutehtävistä, SFS 5678 Puhtausalan sanasto) jaksottaisten töiden ja perussiivoustöiden suunnittelu vuositasolla (vuosikello)

• Työsuunnitelma / Vuosikello, 2 pistettä

• Dokumentoitu vuosikellon seurantajärjestelmä, 3 pistettä

Asiakastyytyväisyys, maksimipisteet 8

Vertailuperusteena on Tarjoajan asiakkaalle tehdyn asiakastyytyväisyystutkimuksen tulos. Arvosana lasketaan ja vertaillaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Jos ilmoitettu asiakkuus ei lupauksistaan huolimatta vastaa kyselyyn määräajan puitteissa, määritellään puuttuvan vastauksen arvoksi vertailussa nolla (0).

Vertailussa käytetään kaavaa vertailtava arvosana/korkein arvosana x maksimipistemäärä.

• Korkein asiakastyytyväisyyden arvosana antaa 8 pistettä.

• Muiden tarjoajien saamat pistemäärät lasketaan kaavalla vertailtava arvosana / korkein arvosana x 8

Omavalvonta, maksimipisteet 7

Vertailuperusteena on tarjoajan tekemä tarjouspyynnön liitteenä oleva omavalvontasuunni- telma.

Tilaaja arvioi dokumenteista saamiaan tietoja asteikolla 1-7 seuraavasti:

• Mikäli kuvaus ei vastaa tavoitteita saa tarjoaja kohdasta 1 pistettä.

• Mikäli kuvaus ei kokonaan vastaa tavoitteita, saa tarjoaja kohdasta 3 pistettä.

• Jos tarjoajan antama kriteerikohtainen kuvaus vastaa käsitystä hyvästä toimintata- vasta, saa tarjoaja 5 pistettä.

• Mikäli kuvaus osoittaa merkittävää lisäarvoa, saa tarjoaja 7 pistettä.

Uimalan kävijämäärä, maksimipisteet 5

Vertailuperusteena on tarjoajan ilmoittaman referenssikohteen toimintakauden korkein kävi- jämäärä kuukaudessa alla mainitun mukaisesti. Pisteet lasketaan kahden desimaalin tark- kuudella.

Vertailussa käytetään kaavaa vertailtava kävijämäärä/eniten kävijöitä x maksimipistemäärä.

• Eniten kävijöitä kuukaudessa antaa 5 pistettä.

• Muiden tarjoajien pistemäärät lasketaan kaavalla

vertailtava kävijämäärä kuukaudessa / eniten kävijöitä kuukaudessa x 5.

11. PÄIVÄYS JA ALLEKIRJOITUS

Turussa x.6.2017

Turun Kiinteistöliikelaitos, Tilapalvelut Xxxxx Xxxxxxxx

vuokrauspäällikkö

LIITTEET Yhteiseurooppalainen hankinta-asiakirja (ESPD)

Tarjousta koskevat kelpoisuusehdot ja vähimmäisvaatimukset Kohde- ja hintaliite

Lisätöiden hintalomake Konekanta

Xxxxxxxxx kohteena olevien tilojen Käyttäjäasiakkaiden Toimiala- kuvaukset

Ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen palvelukuvaukset Kohdekohtaiset palvelukuvaukset

Yleiset ja kohdekohtaiset lisätiedot Näyttöaikataulu ja yhteyshenkilöt Asiakastyytyväisyyskyselyn kysymykset

Tarjoajan ilmoituslomake, asiakastyytyväisyyden asiakkuudet Laatusopimus

Laatusopimuksen puhtausluokat Sopimusluonnos

Kohteiden pohjakuvat, vxp Kohteiden pohjakuvat, pdf