STUDY IN TURKU 2019 -MESSUT TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMISSOPIMUS

STUDY IN TURKU 2019 -MESSUT TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMISSOPIMUS

1. Sopimuksen osapuolet

Tämän sopimuksen osapuolet ovat Tilaaja: Turun kaupunki

Y-tunnus: 0204819-8

Osoite: Yliopistonkatu 27a, 20100 Turku Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxx

Puhelin: 050 371 2714

Toimittaja: Tapahtumallinen Oy Y-tunnus: 2625379-4

Osoite: Vuoksenniskankatu 6, 20200 Turku Yhteyshenkilö: Xxxxx Xxxxxxx

Puhelin: 050 338 2819

2. Sopimuksen tarkoitus

Tässä sopimuksessa määritellään ehdot, joita noudatetaan, kun Toimittaja hoitaa 29.8.2019 toteutettavien Study In Turku -opiskelijamessujen järjes- tämisen ja yhteistyökumppaneiden etsimisen (jatkossa Palvelu).

Tämän sopimuksen tekeminen perustuu julkisista hankinnoista annetun lain mukaiseen pienhankintaan, josta on tehty hankintapäätös 9.4.2018 § 9 (joh- taja, kaupunkikehitysryhmä), jolla Tilaaja on valinnut Toimittajan toteutta- maan Palvelun sekä optiopäätökseen 23.4.2019. Hankinnan tausta, tavoit- teet ja kohde on määritelty tämän sopimuksen lisäksi tarkemmin tarjous- pyynnössä [26.2.2018] liitteineen.

Opiskelijamessujen järjestämiseen liittyvät, näytteilleasettajien etsimiseen liittyvät tehtävät ja vastuut on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 1, Hankinnan kohteen kuvaus.

Toimittajan tehtävänä on hankkia tapahtumaan näytteilleasettajia. Näytteil- leasettajat, joita ovat yritykset, järjestöt ja yhdistykset sekä opiskelijajärjestöt ja niiden alayhdistykset.

3. Sopimuksen voimassaolo

Sopimus tulee voimaan, kun molemmat osapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa kunnes molemmat osapuolet ovat suorittaneet sopi- muksen mukaiset velvoitteensa ja päättyy sen jälkeen ilman erillistä irtisa- nomista.

4. Osapuolten velvollisuudet ja tehtävät

4.1. Toimittajan velvollisuudet ja tehtävät

Toimittaja toteuttaa Xxxxxxxx tämän sopimuksen ja tarjouspyynnön liittei-

neen mukaisesti.

Toimittaja toteuttaa tehtävät siten, että lopputulos soveltuu tapahtuman tar- jouspyynnössä kerrottuun yleisilmeeseen, mielikuviin ja arvoihin siten kuin osapuolten välillä on sovittu.

Toimittajalla ei ole oikeutta edustaa Tilaajaa tai muutoin toimia sen nimissä.

Toimittajan velvollisuuksiin kuuluvat tässä mainittujen tehtävien lisäksi muun muassa yhteistyöneuvottelut Xxxxxxxx ja eri sidosryhmien kanssa, kirjanpito ja raportointi.

Toimittaja on velvollinen noudattamaan kulloinkin voimassa olevaa lainsää- däntöä ja viranomaisten määräyksiä.

Toimittajan on käytettävä Xxxxxxxx laatimaa näytteilleasettajasopimusta. Näytteilleasettajasopimukseen tehtävät muutokset on hyväksytettävä Tilaa- jalla. Sopimukset tehdään Toimittajan ja kunkin näytteilleasettajan välillä.

4.2. Tilaajan velvollisuus ja tehtävät

Tilaajalla on oikeus hylätä Toimittajan esittämä näytteilleasettaja, mikäli Ti- laaja katsoo, ettei se sovellu tarjouspyynnössä määriteltyihin tapahtuman yleisluonteeseen, arvoihin tai mielikuviin.

Tilaajalla on lisäksi oikeus hyväksyä Toimittajan hylkäämä näytteilleasettaja tai antaa haluamalleen näytteilleasettajalle oikeuden osallistua tapahtu- maan.

Tilaaja varaa Toimittajalle enintään 10 000 € tapahtuman kuluja varten, joka maksetaan jälkikäteen toteutuneita kuluja vastaan kolmannen maksuerän yhteydessä. Tilaaja maksaa tapahtuman toteuttamisesta kiinteän palkkion

6.1. kohdan mukaisesti. Tilaajalla ei ole tästä sopimuksesta johtuen muita maksuvelvollisuuksia.

5. Projektisuunnitelma ja vastuuhenkilöt

Tapahtuma toteutetaan hankinnan kohteen kuvauksessa sovitulla tavalla. Toimittaja laatii projektisuunnitelman Xxxxxxxx hyväksyttäväksi.

Toimittaja nimeää hankkeelle vastuuhenkilön. Painavista syistä Tilaajalla on oikeus tarvittaessa vaatia vastuuhenkilön vaihtamista.

6. Toimittajalle maksettava korvaus

Tällä sopimuksella sovittu kiinteä palkkio sisältää kaikki Toimittajan sisäiset kustannukset mukaan lukien mm. palkat, palkkoihin liittyvät sosiaalikustan- nukset, postitus- ja tietoliikennekulut, toimitilavuokrat, yrityksen hallinnosta aiheutuvat kulut ym. sekä yrityksen liiketoiminnan katteen.

Hinnan varaumia eikä muita korvauksia; matkakuluista, matka-ajasta, ajo- neuvojen käyttökuluista yms. lisiä, ei hyväksytä.

Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä.

6.1. Kiinteä palkkio

Toimittajan järjestämästä tapahtumasta maksetaan kiinteähintainen palkkio, joka on suuruudeltaan yhteensä 15 000 €. Maksu tapahtuu kolmessa sa- man suuruisessa erässä (5 000 €):

Ensimmäisen erän maksun edellytyksenä on, että sopimus on allekirjoitettu.

Toisen erän maksun edellytyksenä on, että vähintään 50 hyväksyttyä näyt- teilleasettajasopimusta on allekirjoitettu 1.8.2019 mennessä.

Kolmannen erän maksun edellytyksenä on, että Turun kaupunki on vas- taanottanut ja hyväksynyt tapatumasta laaditun loppuraportin.

Maksut maksetaan laskun perusteella. Toimittajalla on oikeus laskuttaa Ti- laajalta kohdassa 6.1. sovittu maksuerä, kun maksuperuste on hyväksytysti täyttynyt. Lasku erääntyy maksettavaksi 30 päivän kuluttua hyväksyttävän laskun saapumisesta. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassa ole- van korkolain 4 §:n 1 momentin mukainen.

7. Viivästyminen ja sen seuraukset

Jos Toimittaja havaitsee viivästyvänsä velvoitteessaan tai pitää viivästystä todennäköisenä, Toimittajan on viivytyksettä kirjallisesti ilmoitettava Tilaajal- le viivästyksestä ja sen vaikutuksesta hankintasopimuksen täyttämiseen.

Mikäli tapahtuma ei toteudu sovittuna ajankohtana Toimittajasta johtuvasta syystä, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus. Toimittajan tulee purkutilan- teessa maksaa tilaajalle takaisin jo maksetut maksut sekä tilaajan tapahtu- man järjestämistä varten Toimittajalle antamat varat.

8. Raportointi

Lisäksi Tilaajalla on oikeus vahingonkorvaukseen Toimittajan viivästyksestä aiheutuneesta vahingosta JYSE 2014 Palvelut kohdan 16 mukaisesti.

Toimittaja on velvollinen antamaan väliraportin Palvelun tilanteesta kuukau- sittain koko sopimuksen keston ajan. Toimittaja on velvollinen antamaan laajemman loppuraportin tapahtuman päättymisen jälkeen, kuitenkin vii- meistään 15.10.2019.

Toimittajan hankkeesta vastuullisen henkilön on vakuutettava antamansa tiedot oikeaksi ja allekirjoitettava raportti.

9. Immateriaalioikeudet

Omistus- ja käyttöoikeudet hankkeen yhteydessä laadittavaan materiaaliin kuuluvat Tilaajalle. Toimittaja tekee omien työntekijöidensä kanssa tämän sopimusehdon täytäntöönpanon mahdollistavat sopimukset. Toimittaja ei saa julkaista tai luovuttaa kolmannelle tällaista materiaalia ilman Xxxxxxxx etukäteistä suostumusta.

10. Vahingonkorvausvelvollisuus

Kumpikaan osapuoli ei vastaa toisilleen aiheutuneista välillisistä tai epäsuo- rista vahingoista, kuten menetetystä liikevaihdosta, voitosta taikka vahingos- ta, joka aiheutuu siitä, että kolmannen kanssa solmittu sopimus jää täyttä- mättä.

Toimittaja vastaa näytteilleasettajille aiheutuneista vahingoista näytteille- asettajasopimuksen mukaisessa laajuudessa.

11. Ylivoimainen este

Muilta osin vahingonkorvaukseen sovelletaan XXXX Xxxxxxxx 2014 kohdissa 16 ja 17 esitettyä.

Sopijapuolet vapautuvat suoritusvelvollisuudestaan, jos suoritusta estää tu- lipalo, poikkeuksellinen luonnontapahtuma tai muu ylivoimainen este. Osa- puolella, joka haluaa vedota ylivoimaiseen esteeseen, on velvollisuus viipy- mättä ilmoittaa kirjallisesti toiselle osapuolelle tietoonsa tulleesta ylivoimai- sesta esteestä. Sopijapuolella on myös velvollisuus viipymättä ilmoittaa toi- selle osapuolelle ylivoimaisen esteen lakkaamisesta.

12. Sopimuksen siirtäminen ja alihankkijoiden käyttö

Sopimuksen mukaiset velvollisuudet ovat siirrettävissä vain molempien osapuolten kirjallisella suostumuksella. Tilaaja voi kuitenkin siirtää sopimuk- sen kokonaan tai osittain sellaiselle taholle, jolle tilaajan tehtävät tai niiden olennainen osa siirtyy.

Toimittaja ei saa antaa Xxxxxxxx toteuttamista ulkopuoliselle alihankkijalle tai kolmannelle osapuolelle ilman Xxxxxxxx suostumusta. Mikäli yritys käyttää muun tehtävän suorittamiseen alihankkijaa, yritys vastaa alihankkijan suori- tuksesta kuin omastaan.

13. Sovellettavat asiakirjat

Tässä sopimussuhteessa noudatetaan seuraavia asiakirjoja niiden sovelta- misjärjestyksessä:

1) Tämä sopimus

2) Hankintapäätös 23.4.2019 § 11 (johtaja, kaupunkikehitysryhmä)

3) Tarjouspyyntö liitteineen (26.2.2018)

4) Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot palveluhankinnoissa JYSE 2014 Palvelut päivitetty versio huhtikuu 2017

5) Toimittajan tarjous liitteineen (14.3.2018)

14. Sopimuksen päättäminen tai päättyminen

Sopimuksen purkamisesta on sovittu JYSE 2014 Palvelut kohdassa 13, minkä lisäksi, jos Toimittaja hakeutuu tai asetetaan yrityssaneeraukseen, selvitystilaan tai konkurssiin, Tilaajalla on oikeus purkaa tämä sopimus päät- tymään välittömästi.

15. Sovellettava laki ja oikeuspaikka

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia ja siitä aiheutuvat riitaisuu- det ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoi-

16. Allekirjoitukset

keudessa. Osapuolilla on kuitenkin velvollisuus neuvotella riidan aiheesta ennen asian viemistä tuomioistuimen ratkaistavaksi.

Tätä Sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle.

Turku xx.x.2019  . .2019

Turun kaupunki Tapahtumallinen Oy

Tilaaja Toimittaja

Xxxxx Xxxxxxx nimi

johtaja tehtävänimike