Päätösehdotus

535/2019

248 § Kiinteistöpalveluiden puitesopimuskumppanin valinta vuo- sille 2019-2021 (optiot vuosille 2022 ja 2023)

Päätösehdotus

Seurakuntayhtymän johtaja Xxxx Xxxxxxxxx

Yhteinen kirkkoneuvosto päättää esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, et- tä yhteinen kirkkovaltuusto päättää

1. valita kiinteistöpalveluiden puitesopimuskumppaniksi ISS Palvelut Oy:n kahden vuoden sopimuskaudelle, johon sisältyy lisäksi kaksi op- tiovuotta, jotka voidaan ottaa käyttöön useammassa erässä

2. valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan puitejärjestelysopimuk- sen, tekemään siihen tarvittaessa pieniä tai teknisluontoisia muutoksia sekä päättämään optiovuosien käyttöönotosta

3. todeta, että sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan erikseen allekir- joitettavalla puitesopimuksella

Käsittely

Päätös

Jäsenille lähetettiin liite 33 sähköpostilla 29.8.

Keskustelun jälkeen esittelijä poisti päätösehdotuksen kohdan 2) lopus- ta: "sekä päättämään optiovuosien käyttöönotosta".

Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että yhteinen kirkkovaltuusto päättää

1) valita kiinteistöpalveluiden puitesopimuskumppaniksi ISS Palvelut Oy:n kahden vuoden sopimuskaudelle, johon sisältyy lisäksi kaksi op- tiovuotta, jotka voidaan ottaa käyttöön useammassa erässä

2) valtuuttaa kiinteistöjohtajan allekirjoittamaan puitejärjestelysopimuk- sen ja tekemään siihen tarvittaessa pieniä tai teknisluontoisia muutoksia

3) todeta, että sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan erikseen allekir- joitettavalla puitesopimuksella.

Selostus

Hankinnan kohde, kokonaishinta ja sopimuskausi

Xxxxxxxxx kohteena on kiinteistöpalvelukokonaisuus, johon liittyviä pal- veluita suoritetaan kaikkiaan 81 kohteessa. Optiona mukana ovat myös Helsingin seurakuntayhtymän konserniyhtiöt (16 kpl).

Palvelukokonaisuus koostuu managerointipalveluista ja yhdestätoista

(11) manageroinnin alaisesta kiinteistöpalvelusta, jotka ovat:

1. Energiapalvelu

2. Kiinteistönhoito

3. Ilmanvaihtojärjestelmien huolto

4. Putkijärjestelmien huolto

5. Pumppaamo- ja kaivohuolto

6. Jäähdytysjärjestelmien huolto

7. Palo- ja pelastusjärjestelmien huolto

8. Vartiointi

9. Korjausmiespalvelu

10.Taloteknisten järjestelmien käyttö ja ylläpito 11.Viherhuolto

Kyseessä on hankinta, jossa palveluntuottaja vastaa kokonaisen kiin- teistökannan manageroinnista sekä kokonaisvaltaisesta monipalvelu- tuotannosta. Valittava toimittaja vastaa hankinnan kohteena olevien kiinteistöjen managerointi- ja kiinteistöpalveluista siten, että sen vastuul- la ovat päivittäiset, tavanomaiset ylläpitoon, laitteistojen vuosihuoltoihin ja kiinteistöiden akuutteihin tilanteisiin (esim. äkillinen vesivahinko) liitty- vät tehtävät. Kohteiden määrä voi muuttua sopimuskaudella. Peruskor- jaukset ja muut vastaavat laajemmat korjaukset, uusiminen, uudisra- kentaminen tai vastaava ei kuulu tämän sopimuksen piiriin. Valittavalla toimittajalla on mahdollisuus käyttää tilaajan sopimustoimittajia siten, et- tä tilauksissa toimitaan ja tilaajaa laskutetaan tilaajan oman sopimuksen ehdoin ja hinnoin. Mahdollisesta käytöstä tulee sopia tilaajan kanssa erikseen etukäteen.

Kyseessä on kokonaishankinta. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo kah- den vuoden sopimuskaudella on noin 3.250.000 euroa (alv. 0 %).

Sopimuskausi kestää 2 vuotta. Sopimuskausi alkaa aikaisintaan, kun- nes hankintaa koskeva päätös on saanut lainvoiman. Halutessaan tilaa- ja voi jatkaa sopimusta 1+1 optiovuodella, tarvittaessa kahdessa eräs- sä, ilman tarjouskilpailua tämän sopimuksen ehdoin ilman kilpailutusta. Optio on mahdollisuus jatkosopimukseen, jonka käyttämisestä tilaaja päättää erikseen ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä. Tilaa- ja ilmoittaa option käyttämisestä 6 kuukautta ennen sopimuskauden loppua. Mikäli tilaaja ei käytä optiota, päättyy sopimus ilman irtisano- misaikaa sovittuna päättymispäivänä. Xxxxxxxxxxx optiokauden jälkeen sopimus päättyy ilman irtisanomista sovittuna päättymispäivänä.

Hankintamenettely

Kyseessä on puitejärjestely. EU-kynnysarvon ylittävän hankinnan kilpai- lutus toteutettiin avoimena menettelynä sähköisesti Cloudia- järjestelmällä. Tarjouspyyntö julkaistiin 3.7.2019, ja lisätietokysymyksiä otettiin vastaan 24.7.2019 asti. Määräaikaan mennessä Tarjouspalve- xx.xx –sivuston kautta esitettiin kolme kysymystä, joihin vastattiin samai- sella sivustolla.

Saadut tarjoukset

Määräaikaan 7.8.2019 mennessä tarjouksia tuli kaksi, tarjoajina ISS Palvelut Oy (0906333-1) ja Lassila & Tikanoja Oyj (1680140-0).

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Molemmat tarjoajat täyttivät tarjouspyynnössä määritellyt soveltuvuus- vaatimukset.

Tarjoajien soveltuvuuden todentamiseksi hankintayksikkö pyysi sähkö- postitse vertailun perusteella valittavaksi esitettyä tarjoajaa toimitta- maan tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimusten mukaiset selvitykset.

Xxxxxxxx toimitti selvityksen, jonka perusteella hankintayksikkö totesi tar- joajan täyttävän tarjouspyynnön soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi Molemmat tarjoukset todettiin tarjouspyynnön mukaisiksi. Tarjousten vertailu

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden valintaperusteena oli pa- ras hinta-laatusuhde, jossa hinnan painoarvoksi oli määritelty 40 ja laa- dun painoarvoksi 60. Vertailuhinta koostui kuukausi-, kappale- ja tunti- hinnoista. Laatupisteitä tarjoajalla oli mahdollista saada seitsemästä ominaisuudesta: palveluntuottajan kokemus (maksimipisteet 20), ma- nagerin koulutus, kokemus ja osaaminen (maksimipisteet 15), vastuu- henkilöiden koulutus, kokemus ja osaaminen (maksimipisteet 5), toimin- tamalli (maksimipisteet 3), laatu (maksimipisteet 2,5), ympäristö (mak- simipisteet 2,5) ja yleiskustannusprosentti (maksimipisteet 10).

Tarjousten vertailutaulukko on päätöksen liitteenä.

Hankintapäätös ja -sopimus

Vertailussa eniten pisteitä saanut, tarjoajan soveltuvuusvaatimukset täyttänyt ja tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen jättänyt, tarjoaja vali- taan puitejärjestelyyn. Sopimustoimittajaksi valitaan ISS Palvelut Oy. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.

Liitteet

31	Kiinteistöpalvelut yleisesittely (käsittelyvaiheessa ei-julkinen, JulkL 7 § 2 mom)
32	Vertailutaulukko_239574 (käsittelyvaiheessa ei-julkinen, JulkL 7 § 2 mom)
33	535 TarjousDokumentti_1319964_Kiinteistöpalvelut ISS (käsitte- lyvaiheessa ei-julkinen, JulkL 7 § 2 mom)