Helmet-kirjastojen yhteistyösopimus
Helmet-kirjastojen yhteistyösopimus
1. Sopijaosapuolet
Tämän sopimuksen osapuolet ovat Espoon, Helsingin, Kauniaisten ja Vantaan kaupungit, joiden kirjastojen yhteistyötä sopimus koskee.
2. Sopimuksen yhteyshenkilöt
Espoo: Xxxxx Xxxxx, kirjastopalveluiden johtaja, xxxxx.xxxxx@xxxxx.xx Helsinki: Xxxxx Xxxxxxxxx, kirjastopalvelujen johtaja, xxxxx.xxxxxxxxx@xxx.xx Kauniainen: Xxxxxxx Xxxxxxxx, kirjastonjohtaja, xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx Vantaa: Xxxxx Xxxxxx, kirjastopalveluiden johtaja, xxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xx
Vain sopimuksen yhteyshenkilölle ilmoitetut tiedonannot ja yhteydenotot ovat päteviä. Sopimuksen yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Sopijaosapuolen on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti yhteyshenkilön vaihtumisesta toisten sopijaosapuolten yhteyshenkilölle.
3. Sopimuksen kohde
Sopimuksen tavoitteena on tuottaa pääkaupunkiseudun asukkaille laadukkaita, näkyviä sekä taloudellisia ja tehokkaita kirjastopalveluja Helmet-kirjastojen yhteistyöllä (Helmet = Helsinki Metropolitan Area Libraries). Tässä sopimuksessa sovitaan jäljempänä kuvatun Helmet- yhteistyön pelisäännöistä.
Lähtökohtana on, että Helmet-palvelu näyttäytyy käyttäjille yhtenäisenä. Sen ytimen muodostavat kuntarajat ylittävä yhteinen asiakkuus ja kokoelmien yhteiskäyttö. Helmet-palvelu- ja verkkosivusto tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää koko pääkaupunkiseudun kirjastojen aineistovarantoja yhteisen käyttöliittymän avulla. Se sisältää myös asiakkaiden käytettävissä olevat resurssit ja niiden käyttöä koskevat säännöt.
Helmet-kirjastot järjestävät lisäksi muun muassa yhteisiä yleisökampanjoita ja tapahtumia, koulutusta työntekijöille sekä kokoelma- ja muuta yhteistyötä sekä toteuttavat keskinäistä työnjakoa palvelutuotannon tehostamiseksi.
Tällä sopimuksella Helmet-kirjastot toteuttavat yleisistä kirjastoista annetun lain 11 § 1 momentin mukaista yhteistyötä ja kuntalain 49 § 1 momentin mahdollistamaa kuntien vapaaehtoista yhteistoimintaa.
Helmet-kirjastoilla voi olla lisäksi muita yhteistyön eri osa-alueita koskevia tätä sopimusta täydentäviä sopimuksia ja dokumentteja.
4. Kehittämistehtävän ja erityisen tehtävän vaikutus Helmet-yhteistyöhön
Yleisellä kirjastolla voi olla yleisistä kirjastoista annetun lain 6 § 2 momentin mukaan valtakunnallinen kehittämistehtävä, alueellinen kehittämistehtävä ja erityinen tehtävä. Tehtävän vaikutuksista Helmet-yhteistyöhön neuvotellaan kulloinkin erikseen.
5. Helmet-johtoryhmä
Helmet-kirjastojen yhteistyötä koskevat linjaukset (yhteistyön periaatteet ja tavoitteet) tekee Helmet-johtoryhmä. Sopijaosapuolet vastaavat siitä, että johtoryhmään nimetyillä henkilöillä on tarvittava päätösvalta linjauksia koskevissa asioissa.
Niistä yhteistyötä koskevista asioista, joista johtoryhmän jäsenellä ei ole päätösvaltaa, johtoryhmän jäsen tekee samansisältöisen esityksen oman kuntansa päättävälle toimielimelle tai viranhaltijalle.
Helmet-johtoryhmän tehtävät
• käsittelee yhteisiä tietojärjestelmiä koskevat asiat
• tekee esitykset yleisistä kirjastoista annetun lain 14 §:n mukaisista käyttösäännöistä sekä Helmet-kirjastojen yhteisistä maksuista ja toimintakäytännöistä, verkkosivuston päälinjoista sekä yhteisestä viestinnästä ja markkinoinnista.
• käsittelee yhteisten työntekijöiden tehtäviin liittyvät asiat. Työntekijät työskentelevät työsuhteessa kulloinkin erikseen määriteltyyn kuntaan ja sen työsuhde-ehdoilla. Yhteisen työntekijän työnantaja huolehtii siitä, että sovittu työpanos kohdistuu yhteisesti sovittuun tehtävään.
• nimeää johtoryhmän päätöksentekoon tuotavien asioiden valmistelijat
• asettaa yhteiset projektit ja asiantuntijaryhmät, nimeää niiden puheenjohtajat ja jäsenet sekä päättää niiden toimeksiannoista: tehtävistä, resursseista, aikatauluista, tulostavoitteista ja raportointitavoista.
Kokoonpano ja tehtävät johtoryhmässä
Helmet-johtoryhmään kuuluvat
• jäseninä jokaisen Helmet-kirjaston johtaja tai hänen määräämänsä henkilö
• lisäksi johtoryhmän päättämät pysyvät asiantuntijat (eivät jäseniä)
• xxxxxxxxxxx nimeämä sihteeri (ei jäsen)
Johtoryhmä valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan sekä nimeää sihteerin. Samalla päätetään edellä mainittujen toimikausi.
Puheenjohtaja voi lisäksi kutsua kokoukseen muita asiantuntijoita tai sidosryhmien edustajia tietyn asian käsittelyä varten.
Kunkin kirjaston johtaja toimii määräajan vuorollaan johtoryhmän puheenjohtajana ja asianomainen kirjasto yhteistoiminnan koordinoijana johtoryhmän päättämässä järjestyksessä.
Jatkuvuuden turvaamiseksi kunkin kirjaston johtaja toimii vuorollaan varapuheenjohtajana puheenjohtajakauttaan edeltävän jakson.
Johtoryhmän kokoontuminen, asioista päättäminen ja niiden valmistelu
Johtoryhmä kokoontuu vähintään kuusi kertaa vuodessa. Lisäksi puheenjohtaja tai kaksi jäsentä voi kutsua johtoryhmän koolle. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään seitsemän päivää ennen kokousta. Asialista on toimitettava viimeistään kolme työpäivää ennen kokousta.
Johtoryhmä on päätösvaltainen, kun puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja ja vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Pysyvät asiantuntijat, sihteeri ja muut paikalla mahdollisesti olevat eivät osallistu asioista päättämiseen.
Päätöksenteossa pyritään yksimielisyyteen ja osapuolet sitoutuvat työskentelemään sen saavuttamiseksi.
Asiat valmistellaan johtoryhmän kulloinkin päättämällä tavalla.
Päätösten valmisteluun sisältyy yhteinen lähetekeskustelu, jaetut kokemukset, mahdolliset selvitykset ja riskianalyysit, arvio päätösten vaikutuksista sekä yhteenveto ja esitys asian ratkaisemiseksi.
6. Helmet-kirjastojen yhteiset asiantuntijaryhmät, verkostot ja projektit
Johtoryhmä voi asettaa asiantuntija- ja projektiryhmiä ja delegoida niille osan tehtävistään. Tällöin johtoryhmä päättää niiden toimeksiannoista, tavoitteista, resursseista, aikatauluista, tulosten raportoinnista, projektipäälliköstä ja jäsenistä. Sopimuksen voimaan tullessa Helmet-kirjastojen asiantuntijaryhmiä ovat esimerkiksi kirjastojärjestelmän ylläpitoryhmä, xxxxxx.xx:n toimituskunta, kuvailuryhmä, Helmet-viestintä ja seudullinen koulutusryhmä.
Asiantuntija- ja projektiryhmät sekä niiden tehtävät ja kokoonpano tarkistetaan johtoryhmässä kahden vuoden välein. Asiantuntijaryhmät raportoivat työstään johtoryhmän päättämällä tavalla.
Lisäksi Helmet-kirjastoilla voi olla vapaamuotoisia yhteistyöverkostoja.
7. Yhteiset tehtävät ja sopijaosapuolten vastuut
Tietojärjestelmät ja tietojärjestelmäyhteistyö
Helmet-yhteistyön ytimen muodostavat yhteiset tai rajapintojen kautta yhteensovitetut tietojärjestelmät ja yhteinen Helmet-verkkopalvelu.
Yhteisesti hankitut ohjelmistot ovat osapuolten yhteisessä hallinnassa. Lisäksi jokainen osapuoli vastaa omien ohjelmistojensa yhteensovittamisesta Helmet- verkkopalvelukokonaisuuteen.
Xxxxxxxxxx päättää tiedon tuottamistavoista ja tietojen luovuttamisesta ulkopuolisille ottaen huomioon lainsäädännön asettamat rajat (julkisuus- ja salassapitosäädökset, tietosuojasta ja henkilötietojen käsittelystä annetut säädökset) sekä tietojärjestelmistä tehdyt päätökset ja sopimukset.
Tavoitteena ovat yhteiset kansalliset järjestelmät silloin, kun se on toiminnallisesti ja kokonaistaloudellisesti perusteltua.
Muut yhteiset tehtävät ja vastuut
Sopijaosapuolet sitoutuvat keskinäiseen yhteistyöhön ja verkostoituneeseen työtapaan.
Helmet-kirjastoilla on yhteistyötä koskeva vuosisuunnitelma, jonka toteutumisesta johtoryhmä on vastuussa.
Sopijaosapuolet sitoutuvat yhteisesti päätettyihin linjauksiin ja suunnitelmiin ottaen huomioon lainsäädännön sekä kuntien päättämien sääntöjen asettamat rajat.
Sopijaosapuolet pyrkivät panostamaan yhteisiin tehtäviin maksuosuutensa mukaisella jaolla. Johtoryhmä seuraa vuosittain kunkin osapuolen panostusta.
Sopijaosapuolet pyrkivät osoittamaan aineistohankintoihin vähintään samansuuruisen asukaskohtaisen summan, jonka tasosta sovitaan vuosittain johtoryhmässä.
Sopijaosapuoli voi osallistua ulkopuolisiin järjestelmiin ja kehittämishankkeisiin edellyttäen, että ne eivät aiheuta haittaa kirjastonkäyttäjille tai Helmet-yhteistyölle.
8. Vastuu kolmannelle aiheutuvista vahingoista
Sopijaosapuolet vastaavat oman toimintansa ja omaisuutensa muille sopijaosapuolelle tai kolmansille aiheuttamista vahingoista. Mikäli sopijaosapuolelle aiheutuu kustannuksia siitä, että tämä voimassa olevan oikeuden mukaan joutuisi ensisijaiseen vastuuseen toisen sopijaosapuolen toiminnan tai omaisuuden kolmannelle aiheuttamasta vahingosta, korvaa vahingon aiheuttanut sopijaosapuoli korvausvelvolliseksi joutuneelle sopijaosapuolelle aiheutuneet kustannukset täysimääräisesti.
9. Xxxxxxxxxxxx jako
Yhteisiä kustannuksia ovat vuosisuunnitelmaan perustuvat, yhteisen tietojärjestelmän ja verkkopalvelukokonaisuuden ylläpidosta sekä muusta yhteisen toiminnan tuottamisesta ja kehittämisestä aiheutuvat kustannukset.
Yhteiset kustannukset jaetaan Helsingin seudun ympäristöpalvelut (HSY) -kuntayhtymän mallin mukaisesti: Helsinki 50 %, Espoo 27 %, Vantaa 22 % ja Kauniainen 1 %.
Kustannusten jakoa tarkistetaan voimassa olevassa HSY-sopimuksessa toteutettavien tarkistusten mukaan. Yhteishankinnoissa tulee ottaa ensisijaisesti huomioon hankinnoista tehdyt päätökset ja sopimukset.
Yhteisten kustannusten laskutuksesta ja tuottojen jakamisen käytännöistä sovitaan erikseen johtoryhmässä.
Sopijaosapuolet vastaavat itse palkka-, matka- ja muista kuluistaan, ellei vuosisuunnitelmassa ole muuta päätetty tai erillistä ryhmää perustettaessa muuten sovittu.
Yhteisten työntekijöiden ja ostopalvelujen kulut jaetaan osapuolten kesken johtoryhmän päättämällä tavalla ellei ao. kunta/kunnat ole toisin asiasta päättäneet.
Jos kaikkien osallistuminen yhteiseen hankkeeseen ei ole välttämätöntä, kustannukset ja mahdolliset tuotot jaetaan hankkeeseen osallistujien kesken kustannusjaon mukaisessa suhteessa.
10. Sopimukseen liittyminen
Helmet-yhteistoimintaan voidaan ottaa mukaan muita organisaatioita johtoryhmän yksimielisellä päätöksellä.
Liittyminen edellyttää yhteistyösopimuksen hyväksymistä sekä kustannuksiin osallistumista ja se tapahtuu allekirjoittamalla sopimus muiden osapuolten kanssa.
11. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen
Sopijaosapuoli voi kirjallisesti irtisanoa sopimuksen päättymään 12 kuukauden kuluttua irtisanomisesta.
Jos sopijaosapuoli olennaisesti toimii sopimuksen tai em. johtoryhmän linjausten ja päätösten vastaisesti eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntejään, voidaan sopimus johtoryhmän toimesta purkaa tämän sopijaosapuolen osalta välittömästi. Purkamisesta huolimatta sopijaosapuoli osallistuu kustannusten maksamiseen kuluvan talousarviokauden osalta.
Purkaminen on ilmoitettava toiselle sopijaosapuolelle kirjallisesti ja purkamisilmoituksessa on ilmoitettava purkamisen perusteet. Sopijaosapuolilla on oikeus saada korvaus siitä vahingosta, mikä näille on aiheutunut jouduttua purkamaan sopimuksen vastapuolen syyksi luettavasta seikasta.
12. Sopimuksen siirtäminen ja muuttaminen
Tätä sopimusta tai siihen perustuvia oikeuksia tai velvoitteita ei voida siirtää kolmannelle osapuolelle ilman johtoryhmän päätöstä.
Sopijaosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti. Muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun sopijaosapuolet ovat ne
asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopijaosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta.
13. Riitojen ratkaisu ja sovellettava laki
Sopimusta koskevat erimielisyydet, joita ei neuvottelemalla saada sovituksi, ratkaistaan Helsingin käräjäoikeudessa Suomen lakia noudattaen.
14. Voimassaolo, allekirjoitukset ja päiväys
Tämä sopimus tulee voimaan, kun kaikki sopijaosapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa toistaiseksi.
Tätä sopimusta on tehty neljä (4) samanlaista kappaletta, yksi (1) kullekin sopijaosapuolelle.
Helsinki 22.9.2017
Xxxxx Xxxxxxx Sivistystoimenjohtaja Espoon kaupunki | Xxxxx Xxxxxx Toimialajohtaja Helsingin kaupunki | Xxxxx Xxxxxxx Sivistystoimenjohtaja Kauniaisten kaupunki | Xxxxx Xxxxx-Xxxxxxxx Apulaiskaupunginjohtaja Vantaan kaupunki |