Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan (VN TEAS) yleiset ehdot

Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan selvitys- ja tutkimustoiminnan tavoitteena on var- mistaa vahva ja horisontaalinen tietopohja yhteiskunnallisen päätöksenteon tueksi.

Valtioneuvosto vahvistaa vuosittain päätöksentekoa tukevan selvitys- ja tutkimussuunnitel- man, joka ohjaa selvitys- ja tutkimustoimintaa hallituksen valitsemille painopistealueille. Suunnitelman valmistelusta vastaa valtioneuvoston kanslian johdolla valtioneuvoston tutki- mus-, ennakointi- ja arviointitoimintaa koordinoiva työryhmä (TEA-työryhmä), jossa jäsen jo- kaisesta ministeriöstä.

Suunnitelman toimeenpanoon on käytettävissä noin 10 miljoonaa euroa. Osa määrärahoista varataan kohdenneltavaksi myöhemmin päätettäviin, päätöksenteon tueksi tarvittaviin pikai- siin selvitys- ja tutkimustarpeisiin. Määrärahoja käytetään muun muassa hallinnonalojen yh- teisiin päätöksentekoa tukeviin selvityksiin, ennakointeihin, toimintavaihtoehtojen vertailuihin ja tilannekuva-arviointeihin. Selvitys- ja tutkimustoiminnan hankkeet ovat kestoltaan puolesta vuodesta kolmeen vuotta. Hankkeilta edellytetään avoimuutta sekä tulosten mahdollisimman laajaa hyödynnettävyyttä.

2. Selvitys- ja tutkimushankintojen yleiset ehdot ‌

Selvitykset ja tutkimukset hankitaan avoimella haulla. Kyseessä on tutkimus- ja kehittämis- palveluja koskeva palveluhankinta, joka ei kuulu hankintalain soveltamisalaan. Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 9 §:n mu- kaan hankintalakia ei sovelleta hankintalain liitteessä A tarkoitettuja tutkimus- ja kehittämis- palveluja koskeviin hankintoihin, paitsi jos niistä saatava hyöty koituu yksinomaan hankin- tayksikölle sen toiminnassa käytettäväksi ja hankintayksikkö korvaa suoritetun palvelun ko- konaan (1 momentti 13 kohta).

Haut on tarkoitettu erilaisille organisaatioille, kuten korkeakouluille, tutkimuslaitoksille, yrityk- sille ja järjestöille, tai näiden muodostamille konsortioille. Myös kansainväliset organisaatiot voivat osallistua hakuun. Määräraha myönnetään vain taustaorganisaatiolle, ei yksittäiselle henkilölle

Haku on jaettu eri hallinnonalojen yhdessä valitsemiin teemoihin, jotka määritellään tietotar- vekuvauksella. Ministeriöiden asiantuntijat arvioivat hakemukset ja esittävät valittavat hank-

keet valtioneuvoston kanslialle. Valintakriteereitä ovat relevanssi ja hyödynnettävyys, xxxx- xxxx laatu, hankkeen toteuttajien asiantuntijuus ja resurssien riittävyys sekä viestintä ja tie- donhallinta (ks. Kohta I/4).

Valtioneuvoston kanslia päättää arviointiryhmän tekemän esityksen perusteella selvitysten ja tutkimusten hankinnasta, laatii sopimukset hanketoimijoiden kanssa, huolehtii maksusuori- tuksista ja seuraa hankkeiden toteutusta yhdessä hankkeille nimettyjen ohjausryhmien kanssa.

Valtioneuvoston päätöksentekoa koskevan selvitys- ja tutkimustoiminnan hankinnoissa sovel- letaan kokonaiskustannusmallia. Määräraha on täysimääräistä, eikä omarahoitus- osuutta vaadita. Oman rahoituksen käyttö hankkeen toteutuksessa ei ole kiellettyä, mutta sitä ei huomioida arvioinnissa. Talousseurannasta ja laskujen maksatuksista huolehtii valtio- neuvoston kanslia. Hankkeiden toteutuksen seurannasta vastaa hankkeen ohjausryhmä. Oh- jausryhmän puheenjohtajana toimii vastuuministeriön edustaja ja hän huolehtii siitä, että hankkeen etenemisestä ja myöhemmin tuloksista sekä väli- ja loppuraporteista informoidaan säännöllisesti sekä valtioneuvoston kansliaa, että TEA-työryhmää.

Selvitys- ja tutkimustoiminnan määrärahasta rahoitettavien hankkeiden edellytetään noudat- tavan hyvän tieteellisen käytännön periaatteita (HTK) ja kansallista ohjeistusta ihmiseen koh- distuvan tutkimuksen eettisistä periaatteista ja ihmistieteiden eettisestä ennakkoarvioinnista. (Ks. Kohta I/13).

3. Hakemusasiakirjat ‌

Kaikki VN TEAS -haut tapahtuvat valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan sähköisessä haku- ja asiointijärjestelmässä osoitteessa xxxxxx-xxxxxxxx.xx.

VN TEAS -toiminnan sähköisen asiointijärjestelmän käyttökieli on suomi; hakemuslomake voi- daan täyttää myös ruotsinkielisenä. Hakemuksen liitteeksi tallennettavat hankesuunnitelma ja ansioluettelot voivat olla suomen-, ruotsin- tai englanninkielisiä.

Hakuun osallistumalla hakija hyväksyy selosteen Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoimin- nan henkilörekisterin käsittelytoimista (EU:n ylinen tietosuoja-asetus 2016/679). Hakemus- asiakirjojen julkisuuteen sovelletaan lakia viranomaistoiminnan julkisuudesta (621/1999).

Hankehakemus liitteineen on lähtökohtaisesti julkinen asiakirja muilta osin, paitsi liitteeksi tuleva yksityiskohtainen hankesuunnitelma on lähtökohtaisesti salainen, ellei hakija toisin il- moita tai viranomainen toisin päätä (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999,

6. luku § 24 Xxxxxxx pidettävät viranomaisen asiakirjat, kohta 21).

Xxxxxx hakija katsoo, että edellä mainitun lisäksi hakemuksessa liitteineen on jotain salassa pidettävää, tulee hänen merkitä salassa pidettävät tiedot erilliselle liitteelle, johon on kirjattu salassapidon peruste. Lopullisen päätöksen tiedon salassapidosta tekee val- tioneuvoston kanslia.

Hankehakemuksessa hakijan tulee esittää hankkeen resurssitarve ja määrärahan käyttösuunnitelma. Tähän sisältyy kustannusarvio, hankkeen vaatima työpanos kaikkien hankkeeseen osallistuvien henkilöiden osalta ja hankkeen rahoitussuunnitelma. Kustannusar- vio ei voi ylittää haussa ilmoitettua määrärahan ylärajaa. Jäljempänä määriteltyinä hyväksyt- tävinä kuluina hyväksytään ainoastaan kulut, jotka sisältyvät hakemukseen ja määrärahan käyttösuunnitelmaan.

Hakemuksen tarkemmat täyttöohjeet löytyvät sähköisestä haku- ja asiointijärjestelmästä.

Jos hanke tulee valituksi, hankkeen toteutuksesta ja vastuista sovitaan tarkemmin valtioneu- voston kanslian ja hankkeen toteuttajan välisessä allekirjoitetussa sopimuksessa. Sopimuksen allekirjoittajalla tulee olla organisaation nimenkirjoitusoikeus.

Hankehakemukset toimitetaan valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan sähköisen haku- ja asiointijärjestelmän kautta. Hakemukseen tulee järjestelmässä liittää seuraavat liit- teet omina liitetiedostoinaan:

1) Hankesuunnitelma: Hakemuksen tulee sisältää toteutettavan selvityksen tai tut- kimuksen alustava, vapaamuotoinen hankesuunnitelma, jota voidaan täsmentää hankkeen alkuvaiheessa yhteistyössä ohjausryhmän kanssa. Suunnitelman tulee olla maksimissaan 10 sivun mittainen. Hankesuunnitelman tarkempi rakenne on esitelty haku- ja asiointijärjestelmässä.

2) Ansioluettelot: Hakemukseen tulee liittää kaikkien niiden henkilöiden ansioluette- lot, joilla on keskeinen rooli hankkeen toteutuksessa ja näiden henkilöiden työpanos tulee olla myös kirjattuna hakemuksen asiantuntijat -välilehdelle. Ansioluettelo on tiivis esitys tieteellisistä ja hankesuunnitelman toteuttamisen kannalta olennaisista ansioista. Apuna voi käyttää esimerkiksi tutkimuseettisen neuvottelukunnan ansiolu- ettelomallia (xxxx.xx/xx/xxxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxxxxx). Ansioluettelon enimmäispituus on 2 sivua. Huomaa, että ansioluettelo on julkinen asiakirja.

Konsortiohakemus täytetään samoin kuin yksittäisen hakijatahon hakemus. Konsor- tiokumppanit ja alihankkijat eritellään ja kirjataan hakemuksen kohtaan muut hankkeen to- teuttajatahot. Konsortion kustannusarvio laaditaan hakemuksen budjetti-välilehdellä organi- saatiokohtaisesti. Konsortion yhteinen hakemus sisältää yhteisen hankesuunnitelman lisäksi

kaikkien konsortioon osallistuvien tutkimusryhmien keskeisesti hankkeessa työpanoksella mu- kana olevien henkilöiden ansioluettelot. Sopimus solmitaan koordinaatiosta vastaavan tahon kanssa ja tämä myös vastaa tiedonkulusta hankintatahon ja toteuttajatiimin kanssa. Konsor- tion toiminnasta lisää kohdassa 6.

Alihankinnan ollessa kyseessä, hakemusten täyttö tapahtuu samoin kuin konsortiohake- muksissa

4. Hakemusten arviointi ‌

Vastuuministeriöiden asiantuntijat vastaavat hankkeiden arvioinnista ja hakemusten vertai- lusta yhteistyössä muiden toimintaan osallistuvien ministeriöiden asiantuntijoiden kanssa. Ar- viointikriteereitä on 4 ja ne ovat painotettu seuraavasti:

Arviointikriteerit

1. Relevanssi ja hyödynnettävyys (25 %)

• Vastaa tietotarvekuvauksessa esitettyihin tavoitteisiin ja tutkimuskysymyksiin

• On oikea-aikaisesti hyödynnettävissä suhteessa esitettyihin tietotarpeisiin

• Tuottaa lisäarvoa ja tiedollista hyötyä päätöksenteon ja sen valmistelun kannalta

• Mikäli hanke-esitys saa relevanssiarvioinnissa nollan, ei hanketta arvioida enää muiden kriteerien osalta

2. Hankkeen laatu (35 %)

• Hankesuunnitelman selkeys ja toteuttamiskelpoisuus

• Tutkimusmenetelmien ja lähestymistavan soveltuvuus tietotarpeeseen

3. Hankkeen toteuttajien asiantuntijuus ja resurssien riittävyys (30 %)

• Toteuttajien tutkimukselliset ja tieteelliset ansiot sekä asiantuntemus ja perehtyneisyys aihepiiriin (osoitettavissa CV:ssä koulutuksella, työkokemuksella ja aiemmilla vastaa- villa tutkimushankkeilla sekä muulla toiminnalla)

• Käytettävissä olevien henkilöresurssien riittävyys ja soveltuvuus hankkeen erityisaloilla

4. Viestintä ja tiedonhallinta (10 %)

• Tunnistaa ja tarjoaa ratkaisuja oikea-aikaiseen ja tehokkaaseen viestintään ja vuoro- vaikutukseen

• Viestintä- ja vuorovaikutussuunnitelma on realistinen tavoitteiden ja voimavarojen osalta

• Suunnitelma ei toista tutkimuksen tavoitteita, vaan kertoo tutkimusviestinnän ja -vuo- rovaikutuksen tavoitteista

• Tunnistaa tiedon tarvitsijatahot ja keinot heidän tavoittamisekseen

• Tiedonhallinta noudattaa avoimen tieteen ja tutkimuksen periaatteita

Tilanteessa, jossa kaksi hakemusta saa samanarvoiset painotetut yhteispisteet, toteutetta- vaksi valitaan se hanke, jonka arviointikriteerien 1. ja 2. yhteispisteet ovat korkeammat. Ha- kemusta, joka saa arviointikriteerin 1. Relevanssi ja hyödynnettävyys osalta alle 2.0 pistettä, ei voida valita toteutettavaksi. Arvioinnissa noudatetaan avoimuutta, syrjimättömyyttä ja ta- sapuolista kohtelua. Arvioinnin tulee olla selkeää ja läpinäkyvää. Arvioinnin sisältöä koskeviin kysymyksiin vastaavat vastuuministeriöt.

Hakijan esteellisyys

Hakuun ei voi osallistua henkilö, jonka voidaan katsoa olleen mukana valmistelemassa tieto- tarvetta tai jolla on muuten sellaista luottamuksellista tietoa, joka asettaisi hänet hakijana muita hakijoita edullisempaan asemaan.

Esteellisyys ei tarkoita sitä, että puolueettomuus todellisuudessa vaarantuisi, vaan pelkkä ku- vitteellinen mahdollisuus puolueettomuuden vaarantumiseen riittää.

5. Esitys hankinnasta, päätös hankinnasta ja sopimus ‌

Arvioinnin valmistuttua valtioneuvoston kanslia tekee päätöksen selvitys- ja tutkimustoimin- nan hankinnasta sähköisen järjestelmän kautta.

Päätös selvitys- ja tutkimustoiminnan hankinnasta voi olla myös ehdollinen. Ministeriöillä on oikeus neuvotella hakijoiden kanssa hankesuunnitelmien tarkistamisesta, ehdotettujen hank- keiden liittämisestä yhteen suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja muista mahdollisista muutostar- peista hankintapäätöksen jälkeen ennen sopimuksen tekoa. Vastuuministeriö voi tällöin han- kintapäätöksen jälkeen neuvotella hakijoiden kanssa muutostarpeista. Mikäli hakijat eivät vas- taa esitettyihin muutostarpeisiin, ehdollinen päätös hankinnasta raukeaa. Ehdollisen päätök- sen saaneen hanketoimijan hakemus avataan järjestelmässä uudelleen muokattavaksi. Han- ketoimija tekee muutokset hakemukseensa ja liittää päivitetyn hankesuunnitelman liitteeksi. Tämän jälkeen hakemus lähetetään järjestelmästä.

Mikäli kahta hanketta esitetään yhdistettäväksi, tulee esityksessä hankinnasta selkeästi il- maista, mitä hankkeita yhdistäminen koskee. Tällöin yhdistettäviksi valituista hankkeista ns. hankkeen päätoteuttajaksi tulevan tahon hakemuslomaketta muokataan sähköisessä järjes- telmässä vastaamaan ehdollisessa päätöksessä esitettyihin täydennyksiin sekä toimitetaan liitteeksi uusi täydennetty hankesuunnitelma.

Päätöksen hankinnasta sekä sopimukset hankkeen toteuttajien kanssa tekee valtioneuvoston kanslia.

Hankintapäätöksen jälkeen valitulle toteuttajalle on järjestelmässä nähtävillä hankkeen sopi- musluonnos. Lähtökohtaisesti sopimuksen tekemisessä noudatetaan 14 päivän odotusaikaa, joka lasketaan siitä, kun tarjoajien on katsottu saaneen tiedoksi päätös hankinnasta.

Hanketoimija voi ladata sopimusluonnoksen ja tehdä organisaatiossa siihen mahdolliset muu- tosesitykset muokkausmerkinnöin. Tämän jälkeen hanketoimija tallentaa muokatun sopimus- pohjan takaisin järjestelmään. VNK käy läpi mahdolliset muutosehdotukset. Jos VNK:lla on niistä jotain kommentoitavaa, on VNK hanketoimijaan yhteydessä. Mikäli sopimuspohjaan ei tarvita muutoksia hanketoimijan tulee merkitä rasti kohtaan ”Mikäli sopimuspohja on mieles- täsi riittävä, voit hyväksyä sen laittamalla ruksin tähän”. Kun sopimuspohja on kaikkien osalta kunnossa, tekee VNK sopimuksesta pdf-tiedoston, jossa ovat kaikki sopimuksen liitteet mu- kana. Tämä tiedosto lähetetään sähköisesti allekirjoitettavaksi sopimuspohjaan kirjatuille hen- kilöille.

Sähköinen allekirjoittaminen tapahtuu xxx.xxxxxxxxx.xxx -sovelluksen kautta. Allekirjoittaja saa sähköpostiinsa toimeksiantoa koskevan viestin, jossa on linkki allekirjoitettavaan sopi- mukseen. Tunnistautuminen allekirjoituksiin tapahtuu pankkitunnuksin tai mobiilivarmenteen avulla. Mikäli sopimukseen ei päästä, raukeaa päätös selvitys- ja tutkimustoiminnan hankin- nasta.

Mikäli kyseessä on konsortio, tulee toimijoiden laatia konsortiosopimus. Konsortiosopimus tu- lee toimittaa valtioneuvoston kanslialle pyydettäessä. Valtioneuvoston kanslia voi purkaa so- pimuksen, mikäli konsortiosopimusta ei ole saatavilla.

Hanke voi käynnistyä ja sille voidaan kirjata kustannuksia vasta molempien osapuolten alle- kirjoitettua sopimuksen. Valtioneuvoston kanslia ei hyväksy ennen sopimuksen allekirjoitta- mista hankkeelle mahdollisesti kertyviä kustannuksia.

6. Konsortiot ‌

Konsortiosta vastaava taho (päätoteuttaja) vastaa koko hankkeen toteutumisesta suunnitel- man mukaisesti. Konsortion osapuolet vastaavat kuitenkin kukin oman tutkimus- ja selvitys- työnsä sisällöllisestä oikeellisuudesta.

Konsortiohankkeissa konsortio-osapuolten tulee tehdä konsortiosopimus, jossa jokainen kon- sortion jäsen sitoutuu myös noudattamaan näitä yleisiä ehtoja. Konsortiosopimus on toimi- tettava valtioneuvoston kanslialle pyydettäessä. Valtioneuvoston kanslialla on oikeus irtisanoa sopimus välittömästi, mikäli konsortiosopimus ei ole saatavissa.

Konsortion muodostavat jäsenet vastaavat yhteisvastuullisesti sopimusvelvoitteiden täyttämi- sestä esimerkiksi siten, että mikäli yksi tai useampi yhteenliittymään kuuluva jäsen rikkoo sopimusta, on valtioneuvoston kanslialla oikeus vaatia sopimuksenmukaisen velvollisuuden täyttämistä tai sopimusrikkomuksesta johtuvaa vahingonkorvausta tai sopimussakkoa miltä tahansa konsortioon kuuluvalta jäseneltä ja kyseinen jäsen on tällöin velvollinen vastaamaan sopimusvelvoitteista niin omalta kuin muiden konsortioon kuuluvien jäsenten osalta. Sopi- musrikkomusten seurauksia laskettaessa konsortio katsotaan yhdeksi oikeushenkilöksi siten, että esimerkiksi sopimuksenmukainen viivästyssakko peritään vain kertaalleen. Mikäli yhtä konsortioon kuuluvaa jäsentä koskee sopimuksen mukainen irtisanomisperuste, valtioneuvos- ton kanslialla on oikeus irtisanoa sopimus koko konsortion osalta. Reklamaatiot toimitetaan hankkeen päätoteuttajalle. Konsortiohankkeissa hankkeen päätoteuttaja vastaa hank- keen rahaliikenteestä ja taloushallinnosta konsortiosopimuksessa sovitulla ta- valla. Hankkeen päätoteuttaja lähettää valtioneuvoston kanslialle laskun, jonka liitteenä on erittely siitä, mitkä kulut sisältyvät laskutettavaan summaan konsortion toimijoiden osalta. Hankkeen koordinaattorin on huolehdittava yhdessä hankkeen vastuullisen johtajan kanssa, että kukin konsortion organisaatio toteuttaa osaltaan hankesuunnitelmaa sovitun mukaisesti ja saa sovitun korvauksen.

Konsortiohankkeissa tulee huomioida mahdollisen konsortio-osapuolen hank- keen päätoteuttajalta laskutettavat arvonlisäverot, vaikka niitä ei suoraan valtio- neuvoston kanslialta laskuteta.

7. Alihankinta ‌

Hankkeen päätoteuttajalla on oikeus käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita (ostopal- velut). Tällöin hankkeen päätoteuttaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuten omastaan sekä vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan hankintasopimuksen mukaisia velvoitteita ja noudattaa näitä yleisiä ehtoja.

Käytettävät alihankkijat ja alihankkijoiden työosuudet tulee eritellä hakemuksessa henkilöit- täin. Liitteenä tulee toimittaa niiden henkilöiden ansioluettelot, joilla on keskeinen rooli hank- keen toteutuksessa. Alihankkijoiden kulut kirjataan budjetti-välilehdellä kohdan organisaatioi- den kulut kohtaan ostopalvelut. Mikäli alihankintatahoja ei ole eritelty hakemuksessa henki- löittäin työosuudet huomioiden, ei työpanosta voida ottaa hakemuksen arvioinnissa huomi- oon.

Alihankinnan ollessa kyseessä valtioneuvoston kanslia ei edellytä konsortiosopimuksen laati- mista.

Palveluntuottajalla ei ole oikeutta vaihtaa hankintasuunnitelmassa nimettyä alihankkijaa tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämiseen osallistuvaa alihankkijaa ilman tilaajan suos- tumusta.

Jos hankintasopimuksessa nimetty alihankkija tai olennaisten sopimusvelvoitteiden täyttämi- seen osallistuva alihankkija ei kuitenkaan voi palveluntuottajasta riippumattomista ja pakot- tavista syistä osallistua hankintasopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseen, palvelun- tuottajalla on oikeus vaihtaa alihankkija sellaiseen resursseiltaan ja laadultaan vastaavaan alihankkijaan, jonka tilaaja hyväksyy. Tilaaja voi olla hyväksymättä palveluntuottajan esittä- män korvaavan alihankkijan vain perustellusta syystä.

8. Tutkimuksen vastuullisen johtajan asema ja velvollisuudet ‌

Hankkeen vastuullinen johtaja vastaa hankkeen toteutuksesta, hakemustietojen oikeellisuu- desta, mahdollisesti myönnettävän määrärahan käyttämisestä sovittuun tarkoitukseen sekä asiaan liittyvien ohjeiden ja määräysten noudattamisesta. Xxxxxxxx vastuullinen johtaja si- toutuu yhteistyöhön mahdollisten muiden tilaajalle palvelua kulloinkin tuottavien palvelun- tuottajien kanssa siihen, että palvelujen muodostama kokonaisuus toimii tilaajan kannalta mahdollisimman joustavasti ja keskeytyksettä.

Vastuullinen johtaja huolehtii, että kustannusten jakamisesta konsortion muiden osapuolten kesken sovitaan sekä vastaa siitä, että hankkeen raportointi on järjestetty ohjausryhmän ja valtioneuvoston kanslian edellyttämällä tavalla, ja että projektin kustannuksia seurataan ja ne laskutetaan asianmukaisesti.

Vastuullinen johtaja toimii ensisijaisesti hankkeen ja tilaajan välisenä yhteyshenkilönä. Xxxx- xxxx vastuullinen johtaja:

• huolehtii, että päätös hankinnasta toimitetaan viipymättä hankkeen eri toteuttajata- hoille ja huolehtii, että hankkeen keskinäiset sopimukset eri toteuttajatahojen kanssa on tehty ja allekirjoitettu

• vastaa siitä, että hankkeen vuorovaikutus ja viestintä on järjestetty ohjausryhmän ja valtioneuvoston kanslian edellyttämällä tavalla, ja että projektin kustannuksia seura- taan ja ne laskutetaan asianmukaisesti

• huolehtii, että määrärahan jaosta muiden osapuolten kesken sovitaan ja että hankkeen rahaliikenteestä vastaava taho kokoaa laskut ja kirjanpitoraportit, sekä välittää muille osapuolille niille kuuluvan osuuden määrärahasta

• huolehtii siitä, että ohjausryhmän pyytämät materiaalit ovat ohjausryhmän puheen- johtajan ja sihteerin käytössä hyvissä ajoin ennen ohjausryhmän kokousta. Mahdolliset

hankkeen aikataulun, hankesuunnitelman, viestintäsuunnitelman, tiedonhallintasuun- nitelman ja määrärahan käyttösuunnitelman tarkistukset tehdään ohjausryhmässä hankkeen vastuullisen johtajan esittelystä

• vastaa siitä, että hankkeen tiedonhallinta hoidetaan ja että hankkeesta viestitään xxxx- xxxx viestintä- ja hyödyntämissuunnitelman mukaisesti

• Sopii ohjausryhmän puheenjohtajan kanssa asiakirjojen tallennuksesta sähköisessä järjestelmässä

9. Ohjausryhmä ‌

Valtioneuvoston kanslia osoittaa jokaiselle valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan hankkeelle tai hankekokonaisuudelle ohjausryhmän. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii vastuuministeriön edustaja. Ohjausryhmän puheenjohtajan (vastuuministeriön virkamies) nimi kirjataan hankkeesta tehtävään sopimukseen. Valtioneuvoston kanslia voi vaihtaa oh- jausryhmän puheenjohtajan ilmoittamalla siitä kirjallisesti toimittajalle.

Ohjausryhmien puheenjohtajat tiedottavat selvitys- ja tutkimussuunnitelman toteutumisen seurannasta vastaaville ministeriöidensä TEA-työryhmän jäsenille säännöllisesti hankkeen edistymisestä sekä toimittavat heidän käyttöön kaiken hankkeen seurannan kannalta oleelli- sen materiaalin.

Ohjausryhmän tehtävät

Ohjausryhmä seuraa hankkeen edistymistä ja edesauttaa hankkeen tulosten hyödyntämistä sekä tekee esitykset hankkeen etenemisen mukaisesta kulujen maksatuksesta valtioneuvos- ton kanslialle.

Ohjausryhmällä ei ole tekijänoikeutta tutkimuksen tuloksiin. Ohjausryhmän jäsenet eivät saa välittää hankkeesta keskeneräisiä tuloksia kolmansille osapuolille ilman hanketoimijoiden suostumusta.

Vastuuministeriöt huolehtivat yhdessä hankkeen toteuttajan kanssa hankkeessa syntyvän tie- don hyödyntämisen edistämisestä. Loppuraportit julkaistaan Valtioneuvoston selvitys- ja tut- kimustoiminnan julkaisusarjassa. Valtioneuvoston kanslian päätös loppuraportin julkaisemi- sesta edellyttää ohjausryhmän puoltoa.

Ohjausryhmä kokoontuu tarpeen mukaan, tarvittaessa osa kokouksista voidaan hoitaa puhe- linkokouksina tai sähköpostilla. Kokouksista on pidettävä pöytäkirjaa, jonka puheenjohtaja hyväksyy. Pöytäkirja, jossa puolletaan kulloinkin laskutettavan määrärahaerän maksatusta, tulee liittää laskun liitteeksi. Näin varmistetaan, että hanke on edennyt sovitun mukaisesti ja

lasku voidaan maksaa. Lisäksi pöytäkirjat tulee tallentaa hankkeen ohjausryhmä -työtilaan sähköisessä järjestelmässä.

Ohjausryhmän puheenjohtaja huolehtii siitä, että hankkeen etenemisestä ja myöhemmin tu- loksista ja väli- ja loppuraporteista informoidaan säännöllisesti sekä valtioneuvoston kansliaa (xxxxxx@xxx.xx), että TEA -työryhmää (oman ministeriönsä TEA -työryhmän jäsentä), joka vastaa valtioneuvoston selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanosta ja horisontaalisesta ohjauksesta.

Mikäli ohjausryhmä havaitsee tuotettavassa palvelussa virheen tai ongelman hankkeen ete- nemisessä, tulee sen välittömästi raportoida valtioneuvoston kanslialle. Valtioneuvoston kans- lia reklamoi tällöin toimittajalle ja eteneminen tapahtuu näiden ohjeiden kohdan II/1 mukai- sesti.

10. Määrärahan laskutus ja maksaminen ‌

Määräraha maksetaan toteutuneiden kustannusten mukaan laskua vastaan hankkeen ohjaus- ryhmässä erikseen sovitun suunnitelman mukaisesti. Maksatuserien lukumäärän tulee perus- tua hankkeen sisällöllisien tavoitteiden toteutumiseen. Valtioneuvoston kanslia vastaanottaa laskut vain verkkolaskuina.

Laskussa tulee olla selkeästi merkitty, että se liittyy valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoi- mintaan (VN TEAS). Lisäksi laskun viitekenttään tulee ehdottomasti merkitä valtio- neuvoston kanslian hankkeelle antama hankekohtainen sopimusnumero.

Valtioneuvoston kanslian verkkolaskuosoite:

Verkkolaskuosoite / OVT-tunnus: 003702459755 Y-tunnus: 0245975-5

Välittäjätunnus (Opus Capita Solutions Oy): X000000

Ennen verkkolaskun lähettämistä hanketoimijan tulee:

• Täyttää kustannusseuranta sähköisessä asiointijärjestelmässä

• Tallentaa laskun liitteet järjestelmään

Laskun liitteinä tulee olla:

• Taloushallinnosta vastaavan henkilön allekirjoittama, tositevienteihin perustuva kirjan- pidon kustannusraportti, josta selviää yksiselitteisesti laskutettavat kustannukset

• Hankkeen ohjausryhmän pöytäkirja, jossa todetaan hankkeen sisällöllinen eteneminen sovitun mukaisesti ja puolletaan laskun maksua

Lasku käsitellään vasta, kun sen liitteet on tallennettu järjestelmään ja ohjausryhmän pu- heenjohtaja on puoltanut laskun maksua. Hankkeiden on päätyttävä siten, että loppulaskutus voidaan hoitaa viimeistään ennen kuin tilit sulkeutuvat siirtomäärärahakautta (3v.) seuraavan vuoden tammikuussa.

Hankkeen viimeinen maksuerä, jonka tulee olla vähintään 20 % hankkeen kokonaissum- masta, suoritetaan vasta, kun ohjausryhmä on hyväksynyt hankkeen loppuraportin, loppura- portti on toimitettu valtioneuvoston kansliaan ja loppuraportin julkaisupäivästä on valtioneu- voston kanslian kanssa sovittu. Maksuehto on 21 pv netto.

Konsortiohankkeissa hankkeen päätoteuttaja vastaa hankkeen rahaliikenteestä ja taloushallinnosta konsortiosopimuksessa sovitulla tavalla. Hankkeen päätoteuttaja lähettää valtioneuvoston kanslialle yhteisen laskun, jonka erittely on tullut täyttää sähköisessä järjestelmässä kaikkien konsortion osapuolten osalta. Hankkeen vastuullinen johtaja huoleh- tii, että kukin konsortion organisaatio toteuttaa osaltaan hankesuunnitelmaa sovitun mukai- sesti ja saa sovitun korvauksen.

Valtion budjettitalouden piiriin kuuluville toimijoille kyse on yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusten korvaamisesta. Toimijat kirjaavat saadut suoritukset käyttäen liikekirjanpidon tiliä yhteisrahoitteisen toiminnan tuotoista.

Sopimusosapuoli on velvollinen korvauksetta esittämään kaikki tarvittavat tili- ja muut asia- kirjat määrärahan käytön selvittämiseksi. Sopimusosapuolen tulee pyydettäessä antaa vas- tuuministeriölle ja valtioneuvoston kanslialle kaikki hanketta ja sen hyödyntämistä koskevat tiedot.

Sopimusosapuolen on välittömästi ilmoitettava valtioneuvoston kanslialle kirjallisesti projektin toteutumiseen, hankkeen kustannuksiin tai määrärahan käyttöön vaikuttavista muutoksista. Muutoksiin on saatava hankkeen ohjausryhmän puolto. Tarjouksessa nimettyjä asiantuntijoita ei voi vaihtaa ilman asiakkaan suostumusta. Mikäli nimetty asiantuntija ei ole toimittajasta riippumattomista syistä käytettävissä toimeksiannon suorittamiseen sopimuksen mukaisesti, toimittaja on velvollinen osoittamaan hänen tilalleen toisen asiantuntijan, jolla on vastaava pätevyys ja ammattitaito. Jos toimittaja ei kykene osoittamaan asiakkaan käyttöön tämän hyväksymää asiantuntijaa, asiakkaalla on oikeus irtisanoa sopimus välittömästi toimittamatta olevan työn osalta.

11. Hyväksyttävät kustannukset ‌

Vain sellaiset kustannukset voidaan katsoa hyväksyttäviksi, jotka ovat sisältyneet toteuttajan hankehakemukseen ja toimitettuun tarjoukseen. Hyväksyttäviä kustannuksia ovat selvityksen

tai tutkimuksen kannalta välttämättömät ja kohtuulliset kustannukset, jotka voidaan kirjanpi- don perusteella kohdistaa hankkeelle. Kustannusten tulee syntyä selvityksen tai tutkimuksen määräaikana, jotta ne voidaan hyväksyä. Valtioneuvoston kanslialla on oikeus olla hyväksyt- tämättä sellaisia kustannuksia, joiden ei selkeästi voida osoittaa kuuluvan hankkeeseen.

Palkkauskustannukset

Henkilöstökustannuksia, eli selvitys- ja tutkimustyön välittömiä palkkoja ovat hankkeessa työskentelevän henkilöstön ennakonpidätyksenalaiset palkat. Hankkeen välittömänä palkka- kustannuksena hyväksytään henkilön projektille tekemää tehollista työaikaa vastaava osuus henkilön ennakonpidätyksen alaisesta palkasta. Kokonaiskustannusmallin mukaisissa projek- teissa palkkakustannusten hyväksyminen edellyttää tehollisen työajan seurantaan perustuvaa tuntikirjanpitoa. Teholliseen työaikaan ei sisällytetä henkilösivukustannuksina käsiteltäviä kustannuseriä. Palkkaa ei saa maksaa apurahana. Kohtuullisina palkkakustannuksina pide- tään vastaavasta tutkimustyöstä suorituspaikassa maksettavaa palkkaa.

Henkilösivukustannukset

Näitä ovat välilliset työvoimakustannukset, kuten loma- ja sairausajan palkka, sekä lomaraha. Hakija merkitsee hakemukseen henkilösivukustannukset organisaatiossa käytössä olevan pe- riaatteen mukaan.

Yleiskustannukset

Yleiskustannukset ovat kustannuksia, jotka kohdistetaan projektille välillisesti. Tällaisia ovat mm. kone- ja laitekustannukset, hallinnon ja tukipalveluiden kustannukset yms. Yleiskustan- nuksiksi hyväksytään vain hankkeesta aiheutuva ja määrärahan saajan kirjanpidosta hank- keelle osoitettavissa oleva osuus hallintomenoista (esim. puhelin-, posti-, sihteeri-, toimisto- yms. ja tekniset palvelut sekä johtotehtävät) sekä osuus toimitilakustannuksista (vuokra-, energia-, yms. menot). Valtioneuvoston kanslia hyväksyy määrärahan saajan esittämän yleis- kustannuskertoimen, mikäli kerroin on laskettu kirjanpitotietojen pohjalta tavalla, joka täyttää laskentatoimen luotettavuuden vaatimukset. Yleiskustannusten laskentaperuste on toimitet- tava valtioneuvoston kansliaan pyydettäessä.

Mikäli määrärahan saajalla ei ole kustannusten seurantajärjestelmää, jonka avulla projektin kokonaiskustannukset pystytään selvittämään, määräraha myönnetään projektin lisäkustan-

nusten mukaan (= marginaalikustannukset). Lisäkustannuksilla tarkoitetaan projektista ai- heutuvia välittömiä lisäkustannuksia. Yleiskustannuksen laskentaperuste on toimitettava val- tioneuvoston kansliaan pyydettäessä.

Matkakulut

Matkakulut lasketaan valtion matkustussäännön mukaisesti. Ulkomaanmatkoihin ja mahdol- listen kansainvälisten yhteistyökumppaneiden matkustamisesta Suomeen on hankittava oh- jausryhmän puolto. Ulkomaanmatkojen tarve olisi hyvä tuoda esille jo hankesuunnitelmassa.

Ostopalvelut

Ostopalveluja ovat hankkeen suorittajan mahdollisesti ulkopuolelta ostamat tutkimus- ja suunnittelutyöt sekä selvitykset.

Tarvikkeet ja aineistot

Näihin luetaan tutkimus- ja selvitystyön edellyttämät tarvikkeet, materiaalit, tietoaineistot ja laitteet. Tarvikkeisiin ei voi sisällyttää tavanomaisia atk-laitteistoja, puhelimia yms., joiden osuus on huomioitu jo yleiskuluissa. Laitteiden hankintaa tuetaan vain poikkeustapauksissa. Tutkimustyössä tarvittavien laitteiden ja tietokoneohjelmistojen vuokrat hyväksytään vain niiltä osin, kun laitteita tai ohjelmia käytetään tutkimustyössä.

Arvonlisäveron laskuttaminen

Arvonlisävero-ohjeet VN TEAS -toiminnassa on yksilöity hankkeiden päätoteuttajatahon mu- kaisesti:

Valtion virastot ja laitokset

Mikäli valtion virastot ja laitokset hakevat arvonlisäveroa, tulee arvonlisävero kirjata hallin- nonalan arvonlisäveromomentille.

Konsortiohankkeissa on tullut jo hakuvaiheessa huomioida mahdollisen konsortio-osapuolen hankkeen päätoteuttajalta laskutettavat arvonlisäverot, vaikka niitä ei suoraan valtioneuvos- ton kanslialta laskuteta.

Valtiontalouden ulkopuolisten tai valtionapua nauttivat tutkimuslaitokset

Arvonlisäverot maksetaan tutkimus- ja selvitystoimintamomentilta. Laskun liitteenä olevasta erittelystä on selkeästi käytävä ilmi verokannoittain, mikä osuus laskutettavasta summasta on arvonlisäveroa. Arvonlisäveron osuus vähentää tutkimukseen käytettävää rahasummaa.

Yliopistot ja korkeakoulut

Määrärahaa myönnettäessä arvonlisäveroa ei lueta hyväksyttäviin kustannuksiin. Yliopisto tai ammattikorkeakoulu kirjaa arvonlisäveron omassa kirjanpidossaan kompensoitaviin arvonli- säveroihin.

Yksityiset organisaatiot ja liiketoimintayksiköt

arvonlisävero maksetaan erilliseltä arvonlisäveromomentilta. Arvonlisäveron osuus ei kuluta selvitys- ja tutkimusmomentilta maksettavaa määrärahaa.

Arvonlisävero konsortiohankkeissa

Konsortiohankkeissa valtioneuvoston kanslialta laskutettava arvonlisävero määräytyy hankkeen päätoteuttajan mukaisesti. Hankkeen päätoteuttajan tulee huolehtia konsortio-osa- puolten arvonlisäverokäytännöistä ja niiden maksatuksista keskenään sopimallaan tavalla. Konsortiohankkeissa on tullut jo hakemuksessa huomioida mahdollisen konsortio-osapuolen hankkeen päätoteuttajalta laskutettavat arvonlisäverot, vaikka niitä ei suoraan valtioneuvos- ton kanslialta laskuteta.

Käytetyt henkilötyökuukaudet

Mikäli hankkeen toteuttajana toimii valtion budjettitalouden piiriin kuuluva virasto tai laitos, tulee heidän omalta osaltaan ilmoittaa hankkeeseen käytetyt henkilötyökuukaudet valtioneu- voston kanslialle järjestelmän kustannusseurannan yhteydessä.

12. Tutkimustulosten julkistaminen ja niistä tiedottaminen ‌

Valtioneuvoston päätöksentekoa tukevan tutkimuksen tulokset ovat lähtökohtaisesti julkisia, ellei toisin päätetä. Hankkeen tutkimustulokset julkistetaan hankkeen päättyessä. Tutkimus- tulosten julkistamisessa on huomioitava, että tulokset eivät sisällä henkilötietolain (523/1999) vastaisia tietoja.

Hankkeen toteuttajan on viestittävä hankkeesta ja sen tuloksista laajasti hakemuksessa ku- vatun viestintä- ja hyödyntämissuunnitelman mukaisesti. Kaikista hankkeista raportoidaan valtioneuvoston kanslian TEAS -toiminnan sähköisessä julkaisusarjassa (ks. tieto- xxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxxxxx). Julkaisuissa käytetään aineistopankista saatavaa valtioneuvos- ton selvitys- ja tutkimustoiminnan taittopohjaa ja julkaisut taitetaan yhteisen graafisen ohjeen mukaisesti. Julkaisuista ei pääsääntöisesti tehdä painettua julkaisua. Hanketoimijan tulee kääntää julkaisun kuvailusivut sekä englanniksi, että ruotsiksi. Julkaisujen kääntämisestä eri kielille, sekä taittamisesta aiheutuvat kustannukset maksaa hankkeen toteuttaja. Tämä tulee huomioida hankkeen kustannusarviota laadittaessa.

Jos julkistamisajankohta viivästyy, ohjausryhmän puheenjohtajan tulee olla välittömästi yh- teydessä valtioneuvoston kansliaan. Julkaisemiseen on saatava hankkeen ohjausryhmän puolto. Julkaisun sisällöstä vastaavat tiedon tuottajat, eikä tekstisisältö välttämättä edusta valtioneuvoston näkemystä.

Julkaisu tulee julkaista ensin valtioneuvoston verkkosivuilla, sen jälkeen vasta muualla ja jul- kaisusta tulee laatia tiedote. Julkaisua koskevan tiedotteen laatiminen on tutkimushankkeen sekä hanketta ohjaavan vastuuministeriön vastuulla. Tiedote tulee laatia yhteistyössä vastuu- ministeriön viestinnän kanssa.

Viimeistelty ohjausryhmän puoltama loppuraportti ja tiedote tulee tallentaa kaksi viikkoa en- nen julkaisuajankohtaa sähköiseen järjestelmään.

Tiedotteessa tulee ilmetä seuraavat:

• lyhyt kuvaus tutkimuksen tavoitteista, sisällöstä ja tärkeimmistä tuloksista, sekä tieto siitä, kenen tekemä selvitys tai tutkimus on

• lisäksi seuraava teksti: xx:n (organisaation nimi) julkaisu on toteutettu osana valtio- neuvoston vuoden 20xx selvitys- ja tutkimussuunnitelman toimeenpanoa

• lisätietoja: titteli ja nimi, organisaatio, puhelinnumero, sähköpostiosoite

Tiedotteen mediajakelusta vastaa valtioneuvoston viestintäosasto valtioneuvoston kansliassa. Viestintäosasto lähettää tiedotteen medialle sovittuna ajankohtana. Tiedote julkaistaan sa- manaikaisesti valtioneuvoston (xx.xx) ja valtioneuvoston kanslian (xxx.xx) verkkosivuilla. Lop- puraportin julkistamiseen liittyvistä muista mahdollisista viestinnällisistä toimenpiteistä ja vas- tuista (esimerkiksi julkistustilaisuuksien mediakutsujen lähettämisestä) tulee myös sopia val- tioneuvoston viestinnän kanssa.

13. Laadunvarmentaminen ‌

HTK-ohje on suomalaisen tiedeyhteisön sisäinen eettinen ohje hyvän tieteellisen käytännön loukkauksia koskevien epäilyjen käsittelemiseksi yliopistoissa, ammattikorkeakouluissa, tutki- muslaitoksissa ja muissa tutkimusta harjoittavissa organisaatioissa. Vastuu laadusta on to- teuttajaryhmällä ja erityisesti sen vastuullisella johtajalla myös kaikkien konsortiokumppanei- den osalta.

VN TEAS -hankkeissa tuotetun tiedon tulee pohjautua tutkimukseen ja olla laadullisesti kor- keatasoista, ei mielipiteisiin tai arvovalintoihin perustuvaa. Esitystavan ja kieliasun tulee myös

olla selkeitä. Tutkimukselliset tulokset, päätelmät ja toimintaehdotukset tulee erotella toisis- taan selkeästi. Valtioneuvoston kanslia hyväksyy hankkeiden loppuraportit ohjausryhmän esi- tyksestä. Valtioneuvoston kanslia voi harkinnan mukaan myös lähettää hankkeiden raportit ulkopuoliseen tieteelliseen laadunarviointiin kuultuaan ohjausryhmää ja hanketoimijoita.

Vastuu laadun arvioinnista on ohjausryhmällä, joka voi tehdä perustellun esityksen valtioneu- voston kanslialle (tilaaja) hankkeen lopputulosten julkaisematta jättämisestä. VN TEAS -han- kesopimus sisältää mahdollisuuden jättää hankkeen viimeinen kustannuserä maksamatta, mi- käli hankkeen katsotaan rikkovan sopimusehtoja. Epäilyt HTK ohjeiden rikkomisesta tulee ilmoittaa valtioneuvoston kansliaan xxxxxx@xxx.xx ja mahdolliset rikkomukset käsitellään HTK-ohjeiden mukaisesti tai tutkimuseettistä neuvottelukuntaa kuullen.

Ihmistieteiden eettisen ennakkoarvioinnin ohje on osa Tutkimuseettisen neuvottelukunnan valvomaa tiedeyhteisön itsesääntelyjärjestelmää. Ohjetta sovelletaan kaikkeen sellaiseen tie- teelliseen tutkimukseen, joka kohdistuu ihmiseen tai jossa käytetään ihmistieteiden tutkimus- menetelmiä kuten haastatteluja, havainnointia, erilaisia koeasetelmia tai muuta tutkimusvuo- rovaikutusta. Ihmistieteiden eettisen ennakkoarvioinnin ohjetta voidaan soveltaa myös lääke- ja terveystieteelliseen tutkimukseen silloin, kun tutkimus ei ole kajoavaa. Ohjetta sovelletaan myös luonnontieteelliseen, tekniikan alan tai esimerkiksi taiteelliseen tutkimukseen, jos tutki- muksen kohteena on ihminen. Eettisen ennakkoarvioinnin laiminlyöntiä voidaan tarkastella HTK-loukkauksena.

14. Immateriaalioikeudet ‌

Tutkimus- ja kehittämishankkeen palvelun lopputuloksien, dokumentaatioiden tai muiden hankkeessa syntyvien aineistojen immateriaalioikeudet kuuluvat tekijälle. Kaikki aineisto, joka hankkeessa luovutetaan toiselle osapuolelle ennen tai jälkeen sopimuksen tekemistä, jää ai- neiston luovuttajan omaisuudeksi. Valtioneuvoston kanslialla ja muilla ministeriöillä on kui- tenkin peruuttamaton käyttöoikeus palvelun lopputuloksena syntyviin tutkimustuloksiin. Käyt- töoikeus sisältää oikeuden käyttää ja kopioida tutkimustuloksia sekä hyödyntää ja soveltaa hankkeen tuloksia haluamallaan tavalla. Tausta-aineiston ja/tai hankkeen lopputulosten käyt- töoikeuksia toisilleen luovuttaessaan sopijapuolet pyrkivät siihen, että ne ovat mahdollisim- man virheettömiä. Luovuttava sopijapuoli ei kuitenkaan anna luovutuksen kohteelle mitään takuuta ja luovutettujen tulosten käyttö tapahtuu yksin luovutuksensaajan vastuulla.

Ministeriöillä on lisäksi oikeus siirtää oikeudet sille, jolle ministeriön tehtävät mahdollisesti siirtyvät.

Palvelun tuottaja vastaa siitä, etteivät sen tuottamat palvelut tai niihin liittyvä aineisto

sopimuksen mukaisesti käytettyinä loukkaa Suomessa voimassa olevia patentti-, tekijän- tai muita immateriaalioikeuksia. Hankkeen päätoteuttaja vastaa siitä, että hankkeen lopputulok- sena syntyvän aineiston tekijät luovuttavat käyttöoikeuden työnsä tuloksiin siten, että käyt- töoikeus työhön kokonaisuudessaan voidaan luovuttaa edellä mainituin laajuuksin. Jos tilaa- jaa vastaan esitetään työn lopputuloksiin liittyvän aineiston käyttöön perustuvia immateriaa- lioikeuteen perustuvia vaatimuksia, palveluntuottaja on velvollinen vastaamaan vaatimuksiin tilaajan puolesta omalla kustannuksellaan. Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei tutkimustulok- siin liittyvään aineistoon kohdistuvista immateriaalioikeuksia koskevista vaatimuksista tai vel- voitteista aiheudu tilaajalle oikeudenkäyntikuluja eikä vahingonkorvaus – tai muita kolman- nelle osapuolelle maksettavia kustannuksia tai muita vastuita kolmatta osapuolta kohtaan.

15. Kirjanpitovelvollisuus ja kirjanpitoaineiston säilyttäminen ‌

Hankkeen kustannuksista on pidettävä kirjanpitoa siten, että hankkeen kustannukset voidaan vaivatta erottaa määrärahan saajan muun toiminnan kustannuksista. Kirjanpito on pidettävä kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti, ja sen tulee perustua tositteisiin. Määrärahan saajan on säilytettävä kaikki tutkimushankkeeseen liittyvän toiminnan tositteet siten, että niiden tut- kiminen on vaikeudetta mahdollista. Kirjanpito ja siihen liittyvä aineisto on säilytettävä siten kuin kirjanpitolain (1336/1997) 2 luvun 9 ja 10 §:ssä säädetään. Kirjanpitoa koskeva avus- tusehto koskee kaikkia hankkeeseen osallistuneita tahoja.

16. Arviointi hankkeen päättymisen jälkeen ‌

Valtioneuvoston kanslia seuraa määrärahan käytön vaikuttavuutta myös projektien päätty- misen jälkeen. Arviointi on osa projektin raportointia, johon sopimusosapuoli sitoutuu.

Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan asiointijärjestelmästä lähtee palautekysely hankkeen päätyttyä. Kyselyn saavat sekä hanketoimijat että ohjausryhmä.

Kyselyllä kerätään tietoa toiminnan kehittämiseksi mm.

• hanketyöskentelyn onnistumista

• miten ja missä VN TEAS -hankkeissa tuotettua tietoa on hyödynnetty

• millaista lisäarvoa hankkeet ovat tuoneet päätöksentekoon ja sen valmisteluun

II Määrärahan käytön valvonta ja ehtojen noudattamatta jättämisen seuraamuk- set ‌

Sopimusosapuolen on välittömästi ilmoitettava valtioneuvoston kanslialle kirjallisesti projektin toteutumiseen tai määrärahan käyttöön vaikuttavista muutoksista. Muutoksiin on saatava hankkeen ohjausryhmän puolto.

1. Virhe, hinnanalennus ja sopimuksen purkaminen ‌

Jos palvelussa on virhe, tilaajan tulee ilmoittaa virheestä palveluntuottajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun se olisi tullut havaita. Palveluntuottajan on ilmoi- tettava tilaajalle virheilmoituksen vastaanottamisesta ja toimenpiteiden aloittamisesta vii- meistään 14 päivän kuluttua ilmoituksen vastaanottamisesta. Tilaajalla on virheen perusteella oikeus pidättyä maksamasta palvelun hintaa. Tilaaja ei kuitenkaan saa pidättää rahamäärää, joka ilmeisesti ylittää ne vaatimukset, joihin hänellä on virheen perusteella oikeus. Jos palve- lussa on virhe, palveluntuottaja omalla kustannuksellaan selvittää virheen syyn ja korjaa sen viivytyksettä. Palveluntuottaja vapautuu vastuusta osoittamalla, ettei virhe johdu palvelun- tuottajan vastuulla olevasta seikasta. Tällöin palveluntuottaja on oikeutettu veloittamaan vir- heen selvitys- ja korjaustyöstä tavanomaisen hinnoittelunsa mukaisesti. Jos palvelussa on virhe, tilaajalla on oikeus saada palveluntuottajalta hinnanalennusta.

Valtioneuvoston kanslia voi keskeyttää hankkeesta aiheutuvien kulujen korvaamisen ja irtisa- noa sopimuksen päättymään välittömästi, mikäli sen tavoitteissa, edistymisessä, olosuhteissa tai määrärahan saajan henkilöstössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, ettei projektin jatka- mista voida enää pitää tarkoituksenmukaisena. Keskeyttäessään hankkeen em. perusteella valtioneuvoston kanslia maksaa päätöksen mukaisen osuuden hankkeen toteutuneista kus- tannuksista hankkeen keskeyttämishetkeen saakka.

Kumpikin sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään muun muassa sitä, ettei pal- velu vastaa sovittua ja virhe tai siitä tilaajalle aiheutuneet seuraukset ovat vähäistä suurempia eikä virhettä tilaajan huomautuksesta huolimatta viipymättä korjata tai virheet ovat toistuvia. Olennaisena sopimusrikkomuksena pidetään myös sitä, että sopijapuoli on olennaisesti vii- västynyt suorituksessaan tai viivästykset ovat toistuvia.

Valtioneuvoston kanslia purkaa sopimuksen välittömästi, jos sopimusosapuoli rikkoo olennai- sesti sopimuksen ehtoja (esimerkiksi ei toimita pyydettyjä raportteja), tai jos määrärahan saamiseksi on esitetty virheellisiä seikkoja tai salattu seikkoja, jotka olisivat voineet vaikuttaa rahoittamiseen tai sen ehtoihin). Jos valtioneuvoston kanslia purkaa sopimuksen, on sopi- musosapuoli valtioneuvoston kanslian vaatimuksesta velvollinen palauttamaan päätöksen pe- rusteella saamansa määrärahan osittain tai kokonaan. Mikäli määräraha on myönnetty yhtei- sesti useammalle, vastaavat kaikki määrärahan saajat yhteisvastuullisesti määrärahan palaut- tamisesta valtiolle.

2. Viivästyminen ‌

Jos sopijapuoli havaitsee viivästyvänsä velvoitteessaan tai pitää viivästystä todennäköisenä, viivästyvän sopijapuolen on viivytyksettä kirjallisesti ilmoitettava toiselle sopijapuolelle viiväs- tyksestä ja sen vaikutuksesta sopimuksen täyttämiseen. Palveluntuottajan viivästyessä on sen ilmoitettava tilaajalle uusi palvelunsuorittamisajankohta niin pian kuin mahdollista.

Palvelun viivästymiseen rinnastetaan sopimuksessa edellytettyjen tietojen, tavaroiden ja pal- veludokumentaation viivästyminen.

Jos palvelu viivästyy palveluntuottajasta johtuvasta syystä, tilaajalla on oikeus viivästyssak- koon. Tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että palveluntuottajan viivästyksestä olisi aiheutunut tilaajalle vahinkoa. Ellei toisin ole sovittu, viivästyssakko on suuruudeltaan yksi (1) prosentti viivästyneen palvelun arvonlisäverottomasta arvosta jokaiselta alkavalta seitsemän (7) vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun mää- räpäivän. Viivästyssakkoa peritään enintään kymmeneltä (10) viikolta. Viivästyssakon lisäksi tilaajalla on oikeus vahingonkorvaukseen palveluntuottajan viivästyksestä aiheutuneesta va- hingosta kohdassa 20 mainitulla tavalla.

Tilaajalla on viivästyksen perusteella oikeus pidättyä maksamasta palvelun hintaa. Xxxxxxx ei kuitenkaan saa pidättää rahamäärää, joka ilmeisesti ylittää ne vaatimukset, joihin hänellä on viivästyksen perusteella oikeus.

Sopimus voidaan purkaa olennaisen viivästyksen perusteella kohdan II/1 mukaisesti.

3. Ylivoimainen este ‌

Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen hankintasopimuksen täyttämisen estävä ja hankintasopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon hankintasopimusta tehtäessä

ja joka on sopijapuolista riippumaton, eikä sen estävää vaikutusta voida poistaa ilman koh- tuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun kes- keytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epä- tavallinen sopijapuolista riippumaton syy.

Alihankkijan viivästys katsotaan vapauttamisperusteeksi vain siinä tapauksessa, että alihank- kijan viivästys johtuu kohdassa yllä mainitusta esteestä eikä alihankintaa voida ilman kohtuu- tonta ajanhukkaa tai kustannuksia suorittaa muualta.

Jos sopimusvelvoitteen täyttäminen viivästyy ylivoimaisesta esteestä johtuen, sopimusvel- voitteen täyttämisen aikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.

Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle sopijapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaiku- tuksesta toimitukseen.

Kumpikin sopijapuoli saa purkaa hankintasopimuksen kokonaan tai osittain, jos sopimuksen täyttäminen ylivoimaisen esteen jatkumisen johdosta viivästyy yli neljä (4) kuukautta.

4. Vahingonkorvaus ‌

Asiakkaalla on oikeus saada vahingonkorvausta viivästyksestä tai muusta toimittajan sopi- musrikkomuksesta aiheutuneesta välittömästä vahingosta siltä osin kuin vahingon määrä ylit- tää mahdollisen maksettavan sopimussakon tai muun mahdollisesti sovitun korvauksen. Va- hingonkorvauksen enimmäismäärä on rikkomuksen kohteena olevien palveluiden kokonais- hinta. Toimittaja ei vastaa välillisestä tai epäsuorasta vahingosta, paitsi jos vahinko on aiheu- tettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.

Toimittaja suorittaa sopimuksessa määritellyt tehtävät huolella ja ammattitaidolla. Asiakkaan tulee vedota hankkeen suorituksessa tapahtuneeseen virheeseen kohtuullisen ajan kuluessa hankkeen lopputulosten luovuttamisesta. Virhetilanteessa toimittajalla on ensisijaisesti oikeus korjata tai uusia hankkeen suoritus/virheellinen lopputulos.

5. Xxxxxxxxxxx ja henkilötietojen käsittely ‌

Sopijapuolet huolehtivat kumpikin omalta osaltaan, että palvelua tuotettaessa noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja salassa pidettävien tietojen luovutta- misesta annettuja voimassa olevia säädöksiä. Lisäksi palveluntuottajan tulee noudattaa asia- kirjojen ja tietojen käsittelyssä ja arkistoinnissa tilaajan antamia ohjeita.

Mikäli toimittaja käsittelee henkilötietoja, noudattaa toimittaja voimassa olevan tietosuoja- lainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista kos- kevia säännöksiä. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuo- jalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä si- säänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.

Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin hankintasopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.

Silloin kun palveluntuottaja tuottaa tilaajalle kuuluvia lakisääteisiä tai muita niihin rinnastet- tavia tehtäviä, on hankintasopimuksen kohteena olevassa palvelutuotannossa noudatettava salassapidosta annettuja julkista hallintoa koskevia voimassa olevia säädöksiä kuten lakia vi- ranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Palveluntuottaja vastaa siitä, ettei palveluja tuotettaessa ja sopimuksen mukaisessa toimin- nassa muuten tietoon tullutta yksityistä tai perheen salaisuutta luvatta ilmaista.

Palveluntuottaja ei saa ilman tilaajan lupaa luovuttaa ulkopuolisille tietoja, jotka voivat olla salassa pidettäviä tai henkilötietoja rekisterimuodossa. Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä ja palveluntuotta- jan on selvitettävä palvelua suorittavalle henkilöstölle salassapitovelvollisuuden sisältö.

Tilaajan niin vaatiessa palveluntuottajan on laadittava luettelo niistä palvelun tuottamiseen osallistuvista palveluntuottajan tai sen alihankkijan henkilöistä, joilla on pääsy tilaajan aineis- toihin tai arkaluonteisiin tilaajaa tai kolmatta koskeviin tietoihin. Luetteloa on päivitettävä jatkuvasti.

Salassapitovelvollisuuden rikkomisena ei pidetä viranomaisten velvoittavan määräyksen vuoksi tapahtuvaa tietojen luovuttamista viranomaiselle tai muulle taholle.

Palveluntuottaja ei saa käyttää hankintasopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksi- köille.

Tässä luvussa tarkoitetut velvoitteet jatkuvat myös hankintasopimuskauden jälkeen.

6. Sopimuksen siirtäminen ‌

Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan suostumusta osaksikaan siirtää hankintaso- pimusta kolmannelle. Tilaajalla on oikeus siirtää hankintasopimus sellaiselle kolmannelle osa- puolelle, jolle tilaajan tehtävät siirtyvät kokonaan tai osittain. Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti. Kirjallisiksi sopimusmuutoksiksi katsotaan myös sähköisessä muodossa tehdyt muutokset.

III Lisätietoja ‌

xxxxxxxxxxxxx.xx Laskutus: xxxxxx@xxx.xx

Yleiset asiat: xxxxxx@xxx.xx

Document Metadata

Table of Contents

Valtioneuvoston selvitys- ja tutkimustoiminnan (VN TEAS) yleiset ehdot

Document Metadata