Laihian kunta ja 2M-IT Oy Puitesopimus IT-palveluista
Laihian kunta ja 2M-IT Oy Puitesopimus IT-palveluista
2 SOPIMUKSEN TAUSTA JA TAVOITTEET 4
4 YHTEISTYÖ, OSAPUOLTEN VELVOLLISUUDET JA VASTUUT 5
4.1 Asiakkaan yleiset velvoitteet 5
4.2 Toimittajan yleiset velvollisuudet 6
5 PALVELUIDEN KEHITTÄMINEN JA KÄYTTÖÖNOTTO 6
15 SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT 12
16 SOPIMUKSEN KOOSTUMUS, LIITTEET JA SOVELTAMISJÄRJESTYS 12
1 OSAPUOLET
Asiakas: Laihian kunta Y- tunnus: 0180451-0
Osoite: Laihiantie 50, 66400 Laihia Asiakkaan yhteyshenkilö sopimusasioissa:
Toimittaja: 2M-IT Oy Y tunnus: 2859795-3
Osoite: Joukahaisenkatu 9 B, 20520 Turku
Toimittajan yhteyshenkilö Puitesopimukseen liittyvät liiketoiminta-asiat: Toimitusjohtaja Toimittajan yhteyshenkilö Puitesopimukseen liittyvät sopimukselliset asiat: Lakiasiainjohtaja
Yhteisesti: Osapuolet
Toimittaja on ICT-palveluja kattavasti tuottava omistajiensa hankintalain tarkoittama sidosyksikkö. Omistaja-asiakkaat ohjaavat Toimittajan palveluntuotantoa ja kehittämistä muun muassa sopimusten avulla.
Tässä Puitesopimuksessa sovitaan palveluiden tuottamisesta Asiakkaan ja Toimittajan välillä. Puitesopimus määrittää Osapuolten väliset yhteiset vastuut ja velvoitteet sekä kumppanuuden yleiset periaatteet. Puitesopimuksen liitteinä olevissa palvelukohtaisissa sopimuksissa on sovittu tarkemmat palvelukohtaiset ehdot.
Tällä Puitesopimuksella sovitaan Palvelusopimusten mukaisten palvelujen yleisistä ja yhteistyön periaatteista, Osapuolten vastuista, yleisistä toimintamalleista ja yhteistyön ohjauksesta ja seurannasta sekä yleisistä tietoturva- ja tietosuojaperiaatteista. Puitesopimukseen kirjataan sellaiset ehdot ja periaatteet, joita noudatetaan kaikkien Toimittajan omistaja-asiakkaiden puitesopimuksissa. Toimittajan tehtävänä on huolehtia toimintamallien ja periaatteiden yhdenmukaisuudesta niiden asiakkaiden kanssa, joiden kanssa Toimittaja on laatinut Puitesopimuksen. Puitesopimukseen on myös nostettu sellaisia ehtoja, jotka liittyvät kyseisen asiakkaan osalta useamman Palvelusopimuksen soveltamiseen.
Palvelutuotantoon liittyvistä toimintamalleista ja eri palvelutasoista, palveluyhteistyön ohjauksesta ja seurannasta sekä palvelukohtaisista tietoturva- ja tietosuojaperiaatteista sovitaan Palvelusopimuksissa. Palvelusopimuksissa sovitaan tarvittaessa asiakaskohtaisista erityisehdoista.
Tähän Puitesopimukseen perustuvat Palvelusopimukset on yksilöity liitteessä 4.
Puitesopimukselle on nimetty Osapuolten yhteyshenkilöt. Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata puitesopimuksen toimivuutta ja toiminnan etenemistä sopimusehtojen mukaisesti sekä raportoida toiminnasta omissa organisaatioissaan.
Muutokset puitesopimukseen sovitaan kohdan 13 mukaisesti.
2 SOPIMUKSEN TAUSTA JA TAVOITTEET
Toimittajan tavoitteena on olla sosiaali- ja terveydenhuollon ICT-palveluja kattavasti tuottava omistajiensa sidosyksikkö Suomessa. Toimittaja tuottaa omistajilleen korkean käytettävyyden mukaisia kustannustehokkaita, kattavia, riittävästi resursoituja ICT-palveluja tarkoituksenmukaisilla tietotekniikkaratkaisuilla.
Toimittaja kehittää palvelun- ja laadunhallintaansa määrätietoisesti ja systemaattisesti. Toimittajan laadunhallinnan perustana on myönnetyt ISO9001- ja ISO20000-1 laatusertifikaatit. Osana auditoitua johtamisjärjestelmää Toimittaja ylläpitää ajantasaisia kuvauksia prosesseista ja palvelutuotannon kuvauksista. Asiakkaalla on oikeus tutustua näihin kuvauksiin erikseen Toimittajan liiketoiminnasta vastaavan johtajan kanssa sovittavalla tavalla. Tarvittavat tarkemmat työohjeet ja muu ohjeistus laaditaan yhteistyössä Asiakkaan ja Toimittajan välillä ja niiden ajantasaisuudesta ja ylläpidosta vastaa Toimittaja.
Asiakas kehittää aktiivisesti omaa toimintaansa ja toimintaprosessejaan. Teknologian hyödyntäminen on mukana lähes kaikissa kehityshankkeissa. Teknologian tehtävä on tukea muutosta ja mahdollistaa uusia toimintamalleja.
Toimittajan visiona on olla toiminta-alueellaan sosiaali- ja terveydenhuollon ICT-palvelut tarjoava toimija, joka yhteistyössä asiakkaiden kanssa omassa roolissaan osallistuu toiminnan kehittämiseen. Toimittaja on mukana aktiivisesti uudistusten valmistelussa, kansallisissa foorumeissa ja hankkeissa sekä alueellisen yhteistyön järjestämisessä ja alueellisissa hankkeissa. Keskeisenä tehtävänä on toteuttaa kustannustehokkaasti tiedon saatavuus ajasta ja paikasta riippumatta sekä tarjota toimintaa tukevat, yhteen toimivat järjestelmät organisaatioiden käyttöön.
Osapuolilla on yhteinen pyrkimys strategiseen yhteistyöhön tietojärjestelmien kehittämisessä, käyttöönotossa ja käytössä. Toiminnan organisoinnissa otetaan huomioon, että Asiakkaalla on oma tietohallinto. Yhteisten kohteiden valmistelusta ja toteutuksesta sovitaan yhdessä.
Toimittaja vastaa kolmansien osapuolten suuntaa tapahtuvasta kommunikoinnista ja sopimuksista.
Yhteistyön tavoitteena on yhteistyössä, kokonaisarkkitehtuurilähtöisesti toteuttaa sote - toimintaa tukeva ICT-palvelukokonaisuus, joka koostuu operatiivista toimintaa tukevista sosiaali- ja terveydenhuollon yhteiskäyttöisistä asiakas- ja potilastietojärjestelmistä ja tukijärjestelmistä, kansalaiselle tarjottavasta sähköisen asioinnin palvelukokonaisuudesta, toiminnan ohjausta ja seurantaa tukevista palveluista sekä liittymistä alueellisten ja kansallisten palveluiden käyttöön.
Osapuolet sitoutuvat siihen, että palvelut tuotetaan kustannustehokkaasti ja laadukkaasti, ja niistä muodostuu käyttäjälle eheä toimintaa tukeva kokonaisuus.
3 SOPIMUKSEN KOHDE
Osapuolet sopivat palvelujen toimittamisesta tämän puitesopimuksen ja Palvelusopimusten mukaisesti.
Palveluiden toimittaminen, käyttöönotto, sisältö sekä palvelutasot ja palveluiden käytön laajuus kuvataan yksityiskohtaisesti Palvelusopimuksissa, joita voidaan lisätä, muuttaa ja poistaa puitesopimuksen voimassaoloaikana siten kuin tässä Puitesopimuksessa tai tähän liittyvissä Palvelusopimuksissa on erikseen sovittu. Puitesopimuksen liitteessä 6 on kuvattu palveluiden yleinen laatutaso.
4 YHTEISTYÖ, OSAPUOLTEN VELVOLLISUUDET JA VASTUUT
Osapuolten yhteistyö on kuvattu liitteessä 3 Yhteistoiminta. Osapuolet laativat yhteisesti vuosittain toimintasuunnitelman. Suunnitelma ilmenee vuosittain päivitettävästä yhteistoimintaliitteestä (liite nro 3), jossa osapuolet sopivat kehittämistavoitteiden, investointien sekä budjetääristen arvioiden käsittelystä.
Yhteistyö edellyttää toimialan ja lainsäädännön sekä teknologian kehittymisen seuraamista sekä verkostoitumista.
4.1 Asiakkaan yleiset velvoitteet
• Asiakas kehittää omaa toimintaansa ja asettaa kehittämiselle toiminnalliset, kustannushyöty-ajatteluun perustuvat tavoitteet.
• Asiakkaan vastuulla on priorisoida omat kehittämiskohteensa.
• Asiakas osallistuu tarvittaessa alueellisiin ja kansallisiin yhteistyöfoorumeihin sekä kehittämishankkeisiin.
• Asiakas osallistuu mahdollisuuksiensa mukaan Toimittajan organisoimaan muiden asiakkaiden kanssa tehtävään yhteistyöhön yhteisten palveluiden edistämiseksi.
• Asiakas sitoutuu toimittamaan Toimittajalle viipymättä riittävät ja oikeat tiedot Palvelujen suorittamista varten.
• Jos Asiakas edellyttää, että työ suoritetaan Asiakkaan tiloissa, Asiakas varaa vastikkeetta Toimittajan käyttöön palvelutuotannossa tarvittavat työtila-, sosiaali- ja varastotilat tarkoituksenmukaisesti kalustettuna ja vastaa niiden ylläpidosta, kuten sähköstä, lämmöstä ja siivouksesta. Tilojen on oltava työlainsäädännön ja työehtosopimusten mukaisessa kunnossa. Toimittajalla on mahdollisuus vaihtaa, laajentaa tai supistaa tilaa. Mahdollisesti tarvittavien ergonomiatuotteiden kustannuksista vastaa Toimittaja. Mikäli tehtävä edellyttää Asiakkaan työvälineiden ja laitteiden käyttöä antaa Asiakas ne Toimittajan käyttöön korvauksetta. Palvelukohtaisissa palvelukuvauksissa eritellään ja yksilöidään Asiakkaan tiloissa tehtävät työt.
• Asiakkaan on ilman aiheetonta viivästystä ilmoitettava Toimittajalle huomautuksensa tietoonsa tulleisiin puutteellisuuksiin tai virheellisyyksiin liittyen.
• Asiakkaalla on oikeus omassa käyttöympäristössään muuttaa palvelun kohteena olevia tai toimintaympäristöön liittyviä tietokonelaitteistoja, ohjelmistoja, tietoliikenneyhteyksiä tai muuta teknistä ympäristöä. Asiakkaan tulee pyrkiä ilmoittamaan Toimittajalle etukäteen sellaisista tekemistään muutoksista, joilla on vaikutusta palvelun tuottamiseen. Mikäli muutokset aiheuttavat tarpeen lisätöille, osapuolet sopivat töiden kustannuksista muutoshallinnan mukaisesti.
4.2 Toimittajan yleiset velvollisuudet
• Toimittaja osallistuu sosiaali- ja terveydenhuollon toiminnan kehittämiseen omassa roolissaan ja tukee Asiakasta toiminnan muutoksessa.
• Toimittajan vastuulla on järjestelmämarkkinoiden ja teknologian kehittymisen seuranta.
• Toimittajan vastuulla on järjestää ICT-palvelut Asiakkaan käyttöön laadukkaasti ja kustannustehokkaasti sekä raportoida Asiakkaalle Palvelusopimusten mukaisesti.
• Toimittajan tehtävänä on edistää Asiakkaiden yhteistyötä ja yhteisten palveluiden käyttöä.
• Toimittaja organisoi järjestelmätoimittajien kanssa tarvittavan yhteistyön.
• Toimittaja osallistuu aktiivisesti alueellisiin ja kansallisiin foorumeihin sekä verkostoituu kumppaneiden kanssa.
• Toimittajan tehtävänä on huolehtia toimintamallien ja periaatteiden yhdenmukaisuudesta niiden asiakkaiden kanssa, joilla Toimittajalla on vastaavan sisältöinen Puitesopimus.
• Toimittaja vastaa Palveluiden tarjoamisesta Toimittajan ja Asiakkaan välillä solmitun Palvelusopimuskokonaisuuden mukaisesti.
• Toimittaja vastaa kokousten dokumentoinnista sekä laatii kokousasiakirjat ja kokouksessa laadittavaksi päätetyt asiakirjat ja suunnitelmat Asiakkaan ohjeiden ja sopimusten mukaisesti.
• Toimittaja sitoutuu noudattamaan palvelutuotannossaan Toimittajaa velvoittavaa lainsäädäntöä ja Toimittajalle mahdollisesti osoitettuja viranomaismääräyksiä. Toimittajan tuottamien palveluiden on lisäksi oltava Asiakkaan Toimittajan tietoon saattaman Asiakasta velvoittavan lainsäädännön mukaista. Toimittajalla on myös velvollisuus seurata omalla toimialallaan lainsäädännön muutoshankkeita ja tehtävä yhteistyötä asiakkaidensa kanssa siten, että lainsäädännön muutoksiin voidaan varautua mahdollisimman varhaisessa vaiheessa ja kustannustehokkaasti. Mikäli lainsäädännön muuttumisen johdosta palvelun sopimuksenmukaiseen sisältöön on tehtävä muutoksia, osapuolet sopivat näistä palveluun tulevista muutoksista ja niiden kustannuksista kyseisessä Palvelusopimuksessa määritellyn muutoshallinnan mukaisesti.
5 PALVELUIDEN KEHITTÄMINEN JA KÄYTTÖÖNOTTO
Osapuolet toteuttavat yhteistyössä uusien palveluiden kehittämis- ja käyttöönottoprojektit.
Palvelujen kehittämiseen ja käyttöönottoon sovellettavat ehdot ja käytännöt on kuvattu Palvelusopimuksissa ja niiden liitteissä.
6 PALVELUN TOIMITTAMINEN
Asiakkaalle toimitettavat palvelut on määritelty palvelusopimuksissa, joista toimitetaan erillinen koosteraportti sovitun käytännön mukaisesti. Palvelut ja palveluille asetetut laatu- ja mahdolliset muut vaatimukset ja Palvelujen toimittamiseen sovellettavat ehdot ja käytännöt on kuvattu Palvelusopimuksissa ja niiden liitteissä.
Toimittajalla on oikeus käyttää palvelujen tuotannossa alihankkijoita. Toimittaja vastaa alihankkijoiden toiminnasta ja työstä kuin omastaan. Alihankkijan käyttämisestä ja laskuttamisesta sovitaan aina erikseen Palvelusopimuskohtaisesti.
7 RAPORTOINTI
Osapuolet voivat erikseen sopia Asiakkaalle toimitettavan Puitesopimustason raportoinnin osalta noudatettavat yhteiset käytännöt.
Puitesopimustason raportoinnilla tarkoitetaan yleisemmin koko Puitesopimustasoisesti esimerkiksi toteutuneen laskutuksen seurantaa, palvelujen laadun yleistä seurantaa, mahdollisten tietoturvapoikkeamien seurantaa, sekä muuta senkaltaista yleistä Palvelujen tuottamiseen liittyvää raportointia ja seurantatietoja.
Palveluihin liittyvä palvelukohtainen raportointi on kuvattu tarkemmin kyseistä palvelua koskevassa Palvelusopimuksessa ja sen liitteissä.
8 TIETOTURVA JA TIETOSUOJA
Puitesopimuksen ja sen liitteenä olevien Palvelusopimuksien mukaisten palvelujen tuottamiseen sovellettavat yleiset Tietoturva ja Tietosuojavaatimukset on kuvattu Puitesopimuksen liitteissä 1-
2. Mahdolliset näistä poikkeavat palvelukohtaiset tietoturva- tai tietosuojavaatimukset on sovittu ja kuvattu Palvelusopimuksessa tai Palvelusopimuksen liitteenä olevassa Palvelukuvauksessa.
Asiakas on lainsäädännössä tarkoitettu rekisterinpitäjä. Toimittaja käsittelee henkilötietoja Asiakkaan lukuun. Yleiset Tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvät vastuut on tarkemmin kuvattu liitteessä 1 ja 2.
Mikäli kolmas osapuoli esittää Asiakasta koskevan väitteen tietosuojavaatimusten rikkomisesta, selvittävät Osapuolet yhteistyössä aktiivisesti, kumman Osapuolen vastuulle mahdollinen rikkomus kuuluu.
Mikäli edellä mainitussa selvityksessä todetaan, että seikka on ollut Toimittajan
vastuulla osittain tai kokonaan, vastaa Toimittaja tältä osin Asiakkaalle sekä mahdollisille muille osapuolille aiheutuvista oikeudenkäynti- ja muista kuluista sekä vahingonkorvauksista.
9 AUDITOINTIOIKEUS
Asiakkaalla on oikeus omalla kustannuksellaan suorittaa Toimittajan Asiakkaalle tarjoamien Palvelujen laadun auditointia ja katselmuksia (ml. tietoturvallisuus, laitteisto, varusohjelmisto, käyttäjätunnusloki ja fyysinen toimintaympäristö sekä palvelua koskeva dokumentaatio) tarvittaessa. Asiakkaalla on oikeus käyttää katselmoinnissa kolmatta osapuolta.
Asiakkaan tulee ilmoittaa omaehtoisesta katselmoinnista Toimittajalle kolme viikkoa etukäteen. Tuolloin tulee ilmoittaa myös, mikäli katselmoinnissa käytetään jotain kolmatta osapuolta. Toimittajalla on oikeus olla hyväksymättä ko. kolmatta osapuolta perustellusta syystä, esimerkiksi mikäli Toimittajan liikesalaisuuden piiriin kuuluvien tietojen tai muun suojattavan kohteen salassapito vaarantuisi. Katselmointia suorittava kolmas osapuoli voi käyttää Toimittajaa koskevia tietoa vain ko. katselmointitarkoitukseen. Tämän lisäksi ko. kolmatta osapuolta koskevat samat salassapitovelvoitteet kuin Asiakasta. Auditointiin osallistuvien henkilöiden on ennen sen käynnistämistä Toimittajan niin vaatiessa solmittava Toimittajan kanssa yleisenkäytännön mukainen kirjallinen salassapitosopimus.
Auditointi ei saa aiheuttaa vähäistä suurempaa haittaa Toimittajan palvelun tuottamiselle tai muulle liiketoiminnalle ja Toimittajalla on oikeus veloittaa Asiakkaalta auditoinnista aiheutuneet ylimääräiset Toimittajan kustannukset. Toimittajan kustannusten korvaamisesta sovitaan erikseen Toimittajan ja Asiakkaan välillä. Toimittajan on parhaansa mukaan autettava tarkastuksen tekemisessä.
Mahdollisissa reklamaatiotilanteissa kustannuksista sovitaan erikseen.
Asiakas vastaa siitä, että tarkastajien kanssa on tehty tämän Puitesopimuksen salassapitoehtoja vastaava salassapitosopimus.
10 VASTUUNRAJOITUKSET
Kumpikaan Puitesopimuksen osapuolista ei vastaa toiselle osapuolelle Palvelusopimuskokonaisuudessa kuvattuja velvoitteitaan rikkomalla aiheuttamistaan välillisistä vahingoista. Puitesopimusosapuolella on oikeus saada vahingonkorvausta välittömistä vahingoista, jotka toinen osapuoli on sille aiheuttanut rikkomalla Palvelusopimuskokonaisuudessa kuvattuja velvoitteitaan yhteensä enintään määrä, joka mahdolliset hinnanalennukset, ja laatumittarien perusteella maksetut mahdolliset sanktiot mukaan lukien vastaa rikkomuksen kohteena olevan yksittäisen Palvelusopimuskokonaisuuden (pois lukien mahdollista rahoitusta koskeva osuus) yhteenlaskettua kuuden kuukauden palvelumaksua (sopimusrikkomuksen tapahtumakuukauden palvelumaksu kertaa 6).
Edellä tässä sopimuskohdassa sovitut vahingonkorvausvelvollisuuden rajoitukset (mukaan lukien välillisten vahinkojen korvausvelvollisuuden poissulkeminen) eivät koske tapausta, jossa Osapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella, rikkonut tietosuojavaatimuksia tai tietosuojalainsäädäntöä, rikkonut salassapitositoumuksen, tai loukannut immateriaalioikeuksia, kopioinut tai käyttänyt tuotetta lain tai sopimuksen vastaisesti.
Toimittajan korvausvelvollisuus koskee sekä Palvelusopimusosapuolena olevan Asiakkaan immateriaalioikeuksien että mahdollisen kolmannen immateriaalioikeuksien loukkauksia.
Kolmansien immateriaalioikeuksien loukkauksiin liittyen Osapuolet ovat lisäksi sopineet, että mikäli Asiakasta vastaan nostetaan kanne tai esitetään vaatimuksia sillä perusteella, että Toimittajalta hankitun palvelun (mukaan lukien tuotteet, dokumentit, ohjelmistot ja palvelut) käyttäminen Suomessa loukkaa suojattua patenttia, tekijänoikeutta, tavaramerkkiä, mallisuojaa tai muuta immateriaalioikeutta, Toimittaja huolehtii omalla kustannuksellaan Asiakkaan puolustuksesta tai, valintansa mukaan, tekee sovinnon sekä korvaa Asiakkaalle tämän puhevaltaa käyttäessään tuomioistuimen tai välimiesoikeuden lainvoimaisessa päätöksessä tai sovintosopimuksessa Asiakkaan maksettavaksi langetetut korvaukset.
Toimittajan vastuu ylläkuvatusta immateriaalioikeuksien loukkauksesta on voimassa vain sillä edellytyksellä, että Asiakas ilmoittaa häneen kohdistetuista vaateista kirjallisesti Toimittajalle ilman aiheetonta viivytystä niistä tiedon saatuaan ja samalla valtuuttaa Toimittajan parhaaksi katsomallaan tavalla huolehtimaan Asiakkaan puolustuksesta ja sovinnon teosta sekä antaa Toimittajalle tarpeelliset tiedot ja muun asian menestyksellisen hoitamisen kannalta välttämättömän avun.
Mikäli edellä mainitun oikeuden loukkaus tulee lainvoimaisesti todetuksi, ja Toimittaja on saanut osallistua oikeudenkäyntiin tai sovinnon tekoon, tai mikäli Toimittaja perustellusti katsoo loukkauksen todennäköiseksi, Toimittajan on omalla kustannuksellaan joko hankittava oikeus Toimittajan aineiston käytön jatkamiseen, korvattava Toimittajan aineisto vastaavalla aineistolla, jonka käyttö ei loukkaa edellä tarkoitettuja oikeuksia, tai muutettava Toimittajan aineistoa siten, ettei loukkausta enää tapahdu tai hyvitettävä Asiakkaan Toimittajan aineistosta maksamat maksut Asiakkaan palautettua Toimittajan aineiston.
Toimittaja ei ole vastuussa Asiakkaalle oikeuksien loukkauksista, jotka aiheutuvat siitä, että Toimittajan aineistoa on muutettu tai käytetty tarkoitukseen, johon sitä ei ole suunniteltu tai hyväksytty, tai siitä, että Toimittajan aineistoa käytetään yhdessä toisen toimittajan toimittaman tuotteen, palvelun tai aineiston kanssa tai vastoin Toimittajan antamia ohjeita. Toimittajan vastuu immateriaalioikeuksien loukkauksista ei koske eikä Toimittaja vastaa kolmansien osapuolien toimittamien valmisohjelmistojen mahdollisesti aiheuttamista loukkauksista. Vastuun niistä kantaa valmisohjelmistotoimittaja (mukaan lukien tuotteet, dokumentit, ohjelmistot ja palvelut) mahdollisten lisenssiehtojensa tai muiden erillisten sitoumustensa mukaisesti.
Asiakkaalla on vastuu Toimittajan välillisistä vahingoista Toimittajan asiakirjoja ja muuta materiaalia koskevan salassapitovelvoitteen rikkomistapauksessa ainoastaan silloin, kun asiakirja/materiaali on tässä Puitesopimuksessa mainitulla tavalla merkitty luottamukselliseksi tai se on kohtuudella sellaiseksi muutoin ymmärrettävä.
Osapuolten väliseen salassapitoon ja turvallisuuteen liittyen sovelletaan tämän puitesopimuksen liitettä 1 ”Turvallisuussopimus”.
Toimittajalla on toimintaansa varten vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa Toimittajan toimintaan liittyviin riskeihin ja palvelusta maksettavaan korvaukseen. Vastuuvakuutuksen tulee olla voimassa koko puitesopimuksen voimassaolon ajan.
11 YLIVOIMAINEN ESTE
Sovelletaan JIT 2015 Yleiset ehdot kohtaa 10.
12 HINNAT JA MAKSUEHDOT
Asiakkaan palveluihin yleisesti sovellettavat maksut ja maksuehdot on kuvattu liitteessä 5.
Osapuolet voivat sopia Palvelukohtaisesta hinnoittelusta tästä Puitesopimuksen liitteestä poiketen. Tällöin kyseisen palvelun hinnoittelusta sovitaan Palvelusopimuksen liitteessä.
13 MUUTOSHALLINTA
Tätä Puitesopimusta voidaan muuttaa vain kirjallisesti molempien osapuolten allekirjoituksin. Tämän puitesopimuksen liitteiden 3 Avainhenkilöiden tai Palveluraportoinnin sekä 4 osalta Palvelusopimusten lisäämistä tai poistamista ei pidetä Puitesopimuksen muutoksena. Toimittaja vastaa liitteiden ajantasaisuudesta ja muutoshallinnasta. Tämän puitesopimuksen muiden liitteiden muutoksen osalta Toimittajan yhteyshenkilöt ovat seuraavasti:
Liite 1 Turvallisuussopimus, tietoturvapäällikkö
Liite 2 Yleiset Tietosuojavaatimukset, tietosuojavastaava Liite 3 Yhteistoimintaliite, toimitusjohtaja
Liite 5 Hinnasto ja laskutus alaliitteineen, talousjohtaja
Tähän Puitesopimukseen perustuvia Palvelusopimuksia voidaan muuttaa vain kirjallisesti molempien osapuolten allekirjoituksin, mikäli Palvelusopimuksessa ei nimenomaisesti ole tästä muuta sovittu.
Osapuolet sitoutuvat käsittelemään ilman aiheetonta viivytystä toisen Osapuolen esittämän muutosehdotuksen.
Asiakas ja Toimittaja voivat sopia muutoksista palvelun sisältöön ja palvelutasoon sekä muihin seikkoihin alla kuvatun muutoshallintamenettelyn puitteissa.
Toimittaja vastaa sovittujen muutosten toteuttamisesta siten, ettei niillä ole toimituksen tai Asiakkaan kannalta haitallisia vaikutuksia.
Toimittaja on velvollinen ilman aiheetonta viivytystä ilmoittamaan Asiakkaalle alustavan arvion kunkin muutoksen todennäköisestä vaikutuksesta palvelun sisältöön sekä ilman aiheetonta viivytystä Asiakkaan kirjallisesta pyynnöstä antamaan muutoksen toteutuksesta kirjallisen tarjouksen. Muutoshallinnan dokumentaation säilyttämisestä ja ylläpidosta vastaa Toimittaja.
Toimittaja ei saa toteuttaa muutosta, eikä toimittaja ole oikeutettu sen nojalla mihinkään veloituksiin, kustannusten korvaamiseen tai hintojen nostamiseen, elleivät Toimittaja ja Asiakas ole etukäteen sopineet kyseessä olevan muutoksen toteuttamisesta (ml. veloitukset) tämän kohdan mukaisesti. Edellä kuvattu ei kuitenkaan rajoita Toimittajan oikeutta jatkuvasti kehittää sovelluksia ja palveluja edellyttäen, ettei niistä veloiteta erikseen tai niiden johdosta muuteta tämän sopimuksen ehtoja.
Toimittajalla on oikeus esittää veloitusta muutoksen toteutuksesta tai siihen perustuvaa palvelujen hinnankorotusta tai muuta veloitusta vain, mikäli Toimittaja voi osoittaa todellisia kustannuksia muutoksen toteutuksen johdosta tai lisäyksen muutoksen kohteena olevien palveluiden tarjonnan todellisissa Asiakkaan maksettavaksi tulevissa kokonaiskustannuksissa. Asiakas voi pyytää ja on oikeutettu kohtuulliseen hinnanalennukseen, mikäli muutos vähentää toimittajan työn määrää tai muutoksen kohteena olevien palveluiden tarjonnan todellisia kokonaiskustannuksia.
Muutoksen toteuttaminen veloitetaan sitä koskien sovittujen veloitusperusteiden mukaisesti. Asiakkaan niin pyytäessä toimittaja on kuitenkin velvollinen toteuttamaan muutokset aikaveloitusperusteisesti sopimuksen hintaliitteen mukaisesti. Toimittajalla ei ole oikeutta veloittaa muutoksia koskevien tarjousten tekemisestä, niiden valmistelusta eikä niihin liittyvistä neuvotteluista, ellei Asiakkaan kanssa ole tapauskohtaisesti toisin erikseen sovittu.
Selvyyden vuoksi todetaan, että virheiden korjaaminen ei kuulu muutoshallinnan piiriin.
14 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO
Puitesopimus tulee voimaan, kun se on kummankin Osapuolen allekirjoittama ja korvaa aiemman puitesopimuksen Asiakkaan ja Toimittajan välillä.
Puitesopimus on voimassa toistaiseksi. Osapuoli voi irtisanoa tämän Puitesopimuksen päättymään 1 vuoden irtisanomisaikaa käyttämällä. Toimittajalla on oikeus lakkauttaa tähän Puitesopimukseen perustuvien palvelujen tuottaminen, mikäli Asiakas rikkoo yhtiötä koskevaa Osakassopimusta tai muutoin vaarantaa yhtiön mahdollisuuden toimia jatkossa muiden omistajiensa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain mukaisena inhouse-toimittajana.
Palvelusopimusten voimassaolo edellyttää Puitesopimuksen voimassaoloa.
Palvelusopimuksissa voidaan sopia tästä kohdasta poikkeavista irtisanomisajoista Puitesopimuksen sallimissa rajoissa. Mikäli Palveluun on sovittu liittyvän Toimittajan tekemä investointi, joka laskutetaan Asiakkaalta palvelumaksuina, ei tämän Puitesopimuksen tai Palvelusopimuksen irtisanominen vapauta Asiakasta suorittamasta näitä investointi- ja niihin liittyviä muita rahoituskuluja, vaan Asiakkaan tulee suorittaa nämä kustannukset irtisanomisesta huolimatta.
Asiakkaalla on oikeus siirtää Puitesopimus kolmannelle osapuolelle, mikäli Asiakkaan toiminta siirtyy sellaiselle toimijalle, joka on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain mukaisessa inhouse-suhteessa toimittajaan.
15 SOVELLETTAVAT YLEISET SOPIMUSEHDOT
Siltä osin kuin tässä Puitesopimuksessa tai sen liitteissä ei ole toisin sovittu, sovelletaan tähän Puitesopimukseen ja sen liitteinä oleviin Palvelusopimuksiin ja näiden perusteella tuotettaviin palveluihin JIT 2015 yleisiä ehtoja ja palveluittain soveltuvia erityisehtoja Palvelusopimuksessa kuvatulla tavalla.
16 SOPIMUKSEN KOOSTUMUS, LIITTEET JA SOVELTAMISJÄRJESTYS
Tähän puitesopimuksen ja sen alaisiin palvelusopimuksiin sovelletaan seuraavia alla olevia liitteitä.
Tässä puitesopimuksessa ja sen liitteissä olevia sisältöjä voidaan nimenomaisesti sopien tarkentaa Palvelusopimuksissa ja sen liitteissä.
Liite 1 Turvallisuussopimus
Liite 1.1 2M-IT Turvallisuuskuvaus Liite 2 Yleiset Tietosuojavaatimukset Liite 3 Yhteistoimintaliite
Liite 4 Asiakkaan palveluvalikoima ja palvelusopimukset luetteloituna Liite 5 Hinnasto ja laskutus
Liite 5.1 Henkilötyöhinnasto Liite 5.2 Palveluiden hinnat
Liite 6 JIT 2015 palveluja koskevat erityisehdot ja yleiset ehdot
Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava:
1. Puitesopimuksen alaiset Palvelusopimukset. Mikäli Palvelusopimus ja sen liitteet ovat keskenään ristiriitaisia, sovelletaan liitteitä tältä osin aikajärjestyksessä uusimmasta vanhimpaan
2. Puitesopimus
3. Muut liitteet nousevassa numerojärjestyksessä
17 ALLEKIRJOITUKSET
Tämä sopimus on tehty kahtena (2) alkuperäiskappaleena, yksi (1) kummallekin Osapuolelle.
/ 2021
Laihian kunta 2M-IT Oy
Xxxx Xxxxxxxxxx toimitusjohtaja
Puitesopimus IT-palveluista Liite 1 Turvallisuussopimus
3 LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO 3
5 PÄÄSY JÄRJESTELMIIN JA TIETOIHIN 4
1 MÄÄRITELMÄT
Palvelu tarkoittaa sitä palvelua, josta Tilaaja (jäljempänä Asiakas) ja Tuottaja (jäljempänä 2M-IT Oy) ovat sopineet Palvelusopimuksessa.
Palvelusopimus tarkoittaa Asiakkaan ja 2M-IT Oy:n välistä allekirjoitettua sopimusta, jolla sopijapuolet ovat sopineet 2M-IT Oy:n Asiakkaalle tuottamista palveluista.
Salassa pidettävä tieto tarkoittaa kaikkea sellaista Asiakkaan 2M-IT Oy:lle luovuttamaa tai 2M-IT Oy:llä olevaa Asiakkaan tietoa, joka on määritelty lainsäädännössä salassa pidettäväksi tai jonka Asiakas on tällaiseksi tiedoksi merkinnyt tai joka on luonteeltaan sellaista, että se olisi kohtuudella pitänyt ymmärtää salassa pidettäväksi. Xxxxxxx pidettäväksi tiedoksi ei kuitenkaan katsota tietoa, joka
– oli 2M-IT Oy:n hallussa jo ennen kuin se saatiin Asiakkaalta,
– on muutoin kuin 2M-IT Oy:n toimenpiteiden johdosta tullut tai myöhemmin tulee yleisesti saataville tai muuten julkiseksi,
– on tullut laillisesti 2M-IT Oy:n tietoon kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvoitetta, tai
– on 2M-IT Oy:n itsenäisesti kehittämää ilman, että kehitystyössä on hyödynnetty Salassa pidettävää tietoa.
Palvelun yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot katsotaan aina Xxxxxxx pidettäväksi tiedoiksi.
Tilat tarkoittavat sellaisia 2M-IT Oy:n tiloja, joissa säilytetään tai käytetään Salassa pidettäviä tietoja.
2 TAUSTA JA TARKOITUS
Tässä liitteessä sovitaan Asiakkaan ja 2M-IT Oy:n välillä noudatettavista turvallisuusjärjestelyistä ja luottamuksellisuudesta Palvelujen tuottamisessa sekä kaikessa Puitesopimukseen ja siihen perustuviin Palvelusopimuksiin liittyvässä Asiakkaan ja 2M-IT Oy:n välisessä yhteistyössä.
Tällä liitteellä sopijapuolet pyrkivät varmistamaan, että Xxxxxxx pidettävät tiedot pysyvät salaisina.
3 LUOTTAMUKSELLISUUS JA SALASSAPITO
Tässä liitteessä kuvattuja turvallisuusjärjestelyjä noudatetaan aina 2M-IT Oy:n käsitellessä Asiakkaaseen tai Palvelun toteutukseen liittyvää tai muuta Asiakkaalta saatua Salassa pidettävää tietoa.
Asiakas noudattaa lainsäädännössä olevia salassapitoa ja julkisuutta koskevia säännöksiä. Liitteessä ei voida poiketa lainsäädännön Asiakkaalle asettamista pakottavista velvoitteista. 2M-IT Oy sitoutuu pitämään salassa kaikki Asiakkaan sille luovuttamat tai sillä olevat Salassa pidettävät tiedot. 2M-IT Oy:llä on oikeus käyttää Salassa pidettäviä tietoja vain Xxxxxxxx
tuottamiseksi tai siihen liittyvässä tai Palvelusopimuksessa muutoin määritellyssä tarkoituksessa.
2M-IT Oy antaa Xxxxxxx pidettäviä tietoja vain niiden henkilöiden saataville, jotka tarvitsevat Salassa pidettäviä tietoja Palvelun tuottamiseen liittyvissä työtehtävissään. 2M-IT Oy sitoutuu antamaan ohjeistusta sekä järjestämään koulutusta Xxxxxxx pidettävien tietojen asianmukaisesta käsittelystä henkilöstölle, jolla on pääsy näihin tietoihin.
2M-IT Oy sitoutuu säilyttämään ja käsittelemään Xxxxxxx pidettäviä tietoja siten, että ne pysyvät vain niiden henkilöiden hallussa, joilla on oikeus Salassa pidettäviin tietoihin, eivätkä ne joudu ulkopuolisten haltuun, tutkittavaksi tai tietoon.
2M-IT Oy vastaa siitä, ettei Asiakkaan kohteiden tai toiminnan turvallisuus vaarannu 2M-IT Oy:n henkilöstön huolimattomuuden, virheellisten työtapojen tai muun tämän sopimuksen tai asiakaskohtaisen sopimuksen vastaisen toiminnan johdosta.
Asiakkaan pyynnöstä 2M-IT Oy hävittää Palvelusopimuksen päätyttyä Xxxxxxx pidettävät tiedot ja niiden kopiot tai palauttaa ne Asiakkaalle.
4 PÄÄSY TILOIHIN
Tässä kohdassa sovitaan Tiloista, joissa 2M-IT Oy voi säilyttää ja/tai käsitellä Salassa pidettäviä tietoja sekä näihin Tiloihin pääsystä.
2M-IT Oy:n Tilojen tulee olla asianmukaisesti suojattu lukituksella sekä kulunvalvonnalla.
2M-IT Oy:n tulee varmistaa Tilojen fyysinen turvallisuus tulipalon, sähkökatkosten, vesivaurioiden, ulkopuolisten häiriötekijöiden yms. erityistilanteiden varalta sekä huolehtia Tilojen ilmastoinnista ja ilmankosteudesta.
Henkilöt, joille ei ole myönnetty oikeutta Salassa pidettäviin tietoihin tai niitä sisältäviin järjestelmiin, saavat oleskella Tiloissa ainoastaan valvonnan alaisina.
Henkilöiden, joilla on pääsy Tiloihin, tulee olla tunnistettavissa.
5 PÄÄSY JÄRJESTELMIIN JA TIETOIHIN
2M-IT Oy on velvollinen huolehtimaan siitä, että Xxxxxxx pidettäviä tietoja annetaan sekä pääsy sellaisia tietoja sisältäviin järjestelmiin ja tietoihin sallitaan vain henkilöille, joille on annettu oikeus päästä kyseisiin järjestelmiin ja/tai tietoihin.
2M-IT Oy vastaa siitä, että henkilö, joka käsittelee Xxxxxxx pidettäviä tietoja ja/tai jolla on pääsy järjestelmiin, joissa Xxxxxxx pidettäviä tietoja säilytetään, on sitoutunut tämän liitteen mukaiseen salassapitoon ja tekee vaitiolositoumuksen 2M-IT Oy:n määrittelemälle lomakkeelle ennen kuin hän aloittaa mainittujen tietojen käsittelyn tai saa pääsyn mainittuihin järjestelmiin.
6 TIETOTURVA
2M-IT Oy toteuttaa Xxxxxxx pidettävien tietojen käsittelystä aiheutuvaa riskiä vastaavat toimenpiteet Xxxxxxx pidettävien tietojen suojaamiseksi vahingossa tapahtuvalta tai laittomalta tuhoamiselta, häviämiseltä, muuttamiselta, luvattomalta luovuttamiselta ja pääsyltä.
Mikäli Xxxxxxx pidettävää tietoa on sallittua siirtää avoimessa tietoverkossa, tulee käytettävän tietoliikenneyhteyden olla aina salattua.
2M-IT Oy vastaa varmistus- ja palautuskäytännössä siitä, että mahdollisen laiterikon yms. tapahduttua järjestelmät saadaan palautettua ja rakennettua toimivaksi kokonaisuudeksi. 2M-IT Oy huolehtii Palvelun haittaohjelmatorjunnasta jatkuvasti ylläpidettävin ajanmukaisin
torjuntaohjelmistoin sekä pitää Asiakkaan ajan tasalla, mikäli näihin liittyvissä riskeissä tapahtuu muutoksia.
2M-IT Oy huolehtii tunnettujen tietoturvaongelmien tai -haavoittuvuuksien korjaamisesta varus- ja sovellusohjelmatoimittajien ohjeiden mukaisesti.
2M-IT Oy huolehtii verkossa olevien palvelinten ja muiden laitteiden tietoturvallisuuden toteuttamisesta ja dokumentoinnista.
2M-IT Oy ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta Asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa.
7 ALIHANKKIJAT
2M-IT Oy:llä on oikeus käyttää Salassa pidettävien tietojen käsittelyssä ja Tiloissa alihankkijoita tässä kohdassa määritellyin ehdoin.
Tässä liitteessä alihankkijalla tarkoitetaan ainoastaan sellaista alihankkijaa, jota 2M-IT Oy käyttää Salassa pidettävien tietojen käsittelyssä.
Alihankkijan Palvelun tuottamiseen osallistuva henkilöstö rinnastetaan tässä liitteessä 2M-IT Oy:n vastaavaan henkilöstöön.
2M-IT Oy:n tulee huolehtia siitä, että pystyy noudattamaan tätä liitettä myös käyttäessään alihankkijoita.
2M-IT Oy solmii salassapitosopimuksen kunkin alihankkijan kanssa. 2M-IT Oy vastaa siitä, että sen alihankkijat toimivat tämän liitteen ehtojen mukaisesti toimittaessaan Palvelua 2M-IT Oy:n alihankkijoina. 2M-IT Oy on täysimääräisessä vastuussa alihankkijan velvoitteiden suorittamisesta suhteessa Asiakkaaseen.
8 VALVONTA JA RAPORTOINTI
2M-IT Oy on velvollinen ilmoittamaan Asiakkaalle, jos sen tämän liitteen kannalta keskeisissä toiminnoissa tai henkilöstö- tai turvallisuusjärjestelyissä tapahtuu muutoksia.
9 MUUT EHDOT
Sopimuksen yhteyshenkilöt vastaavat tämän liitteen päivittämistarpeen seuraamisesta. Mahdollisista muutoksista tähän liitteeseen sovitaan kirjallisesti noudattaen Palvelusopimuksen muuttamista koskevia ehtoja.
Jos tämä liite ja Xxxxxxxxxxxxxx ovat ristiriidassa, Xxxxxxx pidettävään tietoon liittyvissä asioissa sovelletaan ensisijaisesti tätä liitettä sekä toissijaisesti Palvelusopimusta ja sen muita liitteitä, ellei Palvelusopimuksessa ole nimenomaisesti toisin sovittu.
Tästä liitteestä aiheutuvat riidat ratkaistaan Palvelusopimuksen ehtojen mukaisesti.
10 VOIMASSAOLO
Tämä liite on voimassa niin kauan kuin Asiakkaan ja 2M-IT Oy:n välinen Palvelusopimus on voimassa. Tämän liitteen mukainen salassapitovelvollisuus on voimassa myös viiden (5) vuoden ajan sen jälkeen, kun Palvelusopimus on päättynyt, ellei Tietosuojalainsäädännöstä tai muusta sopijapuolia sitovasta laista muuta johdu.
Liite 2 Yleiset tietosuojavaatimukset
Puitesopimus IT-palveluista Liite 2 Yleiset tietosuojavaatimukset
1. Yleistä
1.1. Tämä sopimusliite osa Puitesopimusta ja Palvelusopimusta, jäljempänä ”Sopimus”, jonka Asia- kas on tehnyt Toimittajan kanssa.
1.2. Tässä sopimusliitteessä määritellään Asiakasta ja Toimittajaa sitovasti ne henkilötietojen käsit- telyä ja tietosuojaa koskevat sopimusehdot, joiden mukaisesti Toimittaja Asiakkaan toimeksi- annosta käsittelee henkilötietoja Asiakkaan puolesta. Näissä ehdoissa kuvatuista Toimittajan toimenpiteistä ja velvollisuuksista ei suoriteta erillistä korvausta, ellei toisin ole näissä ehdoissa sovittu.
2. Osapuolten roolit henkilötietojen käsittelyssä
2.1. Käsiteltäessä henkilötietoja Asiakas on rekisterinpitäjä ja Toimittaja on henkilötietojen käsitte- lijä (jäljempänä myös ”käsittelijä”), ellei henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta muuta johdu. ”Asiakkaan henkilötiedoilla” tarkoitetaan näissä ehdoissa henkilötietoja, joista Asiakas vastaa rekisterinpitäjänä.
2.2. Henkilötietojen käsittelyn kohde, luonne ja tarkoitus sekä henkilötietojen tyypit ja rekisteröity- jen ryhmät sekä rekisterinpitäjän ja käsittelijän velvollisuudet ja oikeudet kuvataan palvelukoh- taisissa käsittelytoimien kuvauksissa tai muussa Asiakkaan ohjeistuksessa. Toimittaja sitoutuu noudattamaan Sopimuksessa, käsittelytoimien kuvauksessa ja ohjeistuksessa olevia ehtoja ja kuvauksia. Asiakas vastaa ohjeistuksen ylläpidosta ja saatavuudesta.
2.3. Jos kohdan 2.2 mukaista käsittelytoimien kuvausta ei ole tehty tai se on puutteellinen, Asiakas laatii tai täydentää käsittelytoimien kuvausta tarvittaessa yhteistyössä Toimittajan kanssa.
3. Toimittajan yleiset velvollisuudet
3.1. Toimittaja käsittelee henkilötietoja Sopimuksen ja Asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Ryhmittymän (toimittajien yhteenliittymä hankintasopimuksessa) ollessa Käsittelijänä tämän sopimusliitteen velvoitteet koskevat kaikkia ryhmittymän jäseniä, ja ryhmittymän käyttämiä ali- hankkijoita, jotka osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn.
3.2. Toimittaja toteuttaa asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla se varmistaa, että Asiakkaan henkilötietojen käsittely tapahtuu sopimuksen vaatimusten ja sovittujen käy- täntöjen mukaisesti. Toimenpiteiden tarkoituksena on varmistaa henkilötietojen lainmukainen käsittely sekä käsittelyjärjestelmien ja palveluiden luottamuksellisuus, eheys, saatavuus ja vi- kasietoisuus.
3.3. Toimittaja ei käsittele eikä muulla tavoin hyödynnä sopimuksen perusteella käsittelemiään henkilötietoja muutoin kuin sopimuksen täyttämisen mukaisessa tarkoituksessa ja laajuudessa.
3.4. Toimittaja nimeää tietosuojavastaavan tai tietosuojasta vastaavan yhteyshenkilön Asiakkaan henkilötietoihin liittyviä yhteydenottoja varten. Toimittaja ilmoittaa kirjallisesti tietosuojavas- taavan tai yhteyshenkilön yhteystiedot Asiakkaalle.
3.5. Toimittaja saattaa Asiakkaan saataville tämän pyynnöstä kaikki tiedot, jotka Asiakas tarvitsee rekisterinpitäjälle ja Toimittajalle säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista var- ten, ja osallistuu pyydettäessä sovitulla tavalla Asiakkaan vastuulla olevien kuvausten ja muiden dokumenttien, kuten vaikutustenarvioinnin, laatimiseen ja ylläpitämiseen sekä tietosuoja-ase- tuksen mukaisen ennakkokuulemisen suorittamiseen. Toimittaja tekee nämä tehtävät sopi- muksen mukaisilla hinnoilla, ellei toisin sovita.
3.6. Toimittaja ilmoittaa Asiakkaalle viipymättä kaikista rekisteröityjen pyynnöistä, jotka koskevat rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä. Toimittaja ei itse vastaa näihin pyyntöihin. Toimittaja avustaa Asiakasta, jotta Xxxxxxx pystyy täyttämään velvollisuutensa vastata näihin pyyntöihin. Pyynnöt voivat edellyttää Toimittajalta esimerkiksi avustamista rekisteröidylle tiedottamisessa ja viestinnässä, rekisteröidyn pääsyoikeuden toteuttamisessa, henkilötietojen oikaisemisessa tai poistamisessa, käsittelyn rajoittamisen toteuttamisessa tai rekisteröidyn omien henkilötie- tojen siirtämisessä järjestelmästä toiseen. Ellei toisin ole sovittu, Toimittajalla on oikeus laskut- taa Asiakasta sopimuksessa sovituilla hinnoilla, jos avustaminen aiheuttaa lisäkuluja Toimitta- jalle. Toimittaja on velvollinen ennakolta ilmoittamaan Asiakkaalle mahdollisesti aiheutuvista lisäkuluista.
3.7. Toimittaja sallii Asiakkaan tai sen valtuuttaman auditoijan suorittamat tarkastukset sekä osal- listuu niihin. Tarkastusmenettelyä koskevat tarkemmat ehdot ovat sopimuksessa.
4. Asiakkaan ohjeet
4.1. Toimittaja noudattaa Asiakkaan henkilötietojen käsittelyssä sopimuksessa ja näissä erityiseh- doissa sovittuja ehtoja sekä Asiakkaan kirjallisia ohjeita. Asiakas vastaa ohjeiden ylläpidosta ja saatavuudesta. Toimittaja ilmoittaa ilman aiheetonta viivytystä Asiakkaalle, jos Asiakkaan an- tamat ohjeet ovat puutteellisia tai jos Toimittaja epäilee niitä lainvastaisiksi.
4.2. Asiakkaalla on oikeus muuttaa, täydentää ja päivittää Toimittajalle antamiaan henkilötietojen käsittelyä ja tietosuojaa koskevia ohjeita. Jos ohjeiden muutoksista aiheutuu sopimuksen mu- kaisiin palveluihin liittyviä muita kuin vähäisiä muutoksia, niiden vaikutuksesta sovitaan sopi- muksen mukaisessa muutoshallintamenettelyssä.
5. Palveluhenkilöstö
5.1. Toimittaja varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä Asiakkaan henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan sopimuksessa sovittuja salassapito- ehtoja tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.
5.2. Toimittaja varmistaa, että jokainen sen alaisuudessa toimiva henkilö, jolla on pääsy Asiakkaan henkilötietoihin, on tietoinen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan ja käsittelee niitä ainoastaan sopimuksen, näiden erityisehtojen ja Asiakkaan ohjeiden mukaisesti.
6. Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja
6.1. Siltä osin kuin Toimittaja käyttää toiminnassaan alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja, alihankintaan sovelletaan Sopimuksen lisäksi tässä sopimusliitteessä kuvattuja ehtoja.
6.2. Xxx Xxxxxxxxxxx alihankkija käsittelee Asiakkaan henkilötietoja, alihankkijan käyttäminen edel- lyttää Asiakkaan ennakkoon kirjallisesti antamaa lupaa.
6.3. Toimittaja tekee alihankkijan kanssa kirjallisen sopimuksen, jossa se sitouttaa käyttämänsä ali- hankkijat noudattamaan omalta osaltaan sopimuksessa Toimittajalle asetettuja velvoitteita sekä Asiakkaan antamia kulloinkin voimassa olevia henkilötietojen käsittelyyn liittyviä ohjeita. Toimittaja varmistaa, että sopimuksen mukainen Asiakkaan tarkastusoikeus voidaan ulottaa alihankkijaan.
6.4. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Toimittaja vastaa siitä, että alihankkija noudattaa omalta osaltaan henkilötietojen käsittelijälle asetettuja velvoitteita. Xxx Xxxxxxx perustellusti katsoo, että Toimittajan alihankkija ei täytä tietosuojavelvoitteitaan, Asiakkaalla on oikeus vaatia Toimittajaa vaihtamaan alihankkijaa.
6.5. Henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan alihankkijan vaihtamisesta on ilmoitettava Asiakkaalle etukäteen. Ilmoituksessa tulee kuvata, miten alihankkija käsittelee Asiakkaan henkilötietoja tie- tosuojalainsäädännön mukaisesti. Asiakkaalla on oikeus perustellusta syystä vastustaa ehdo- tettua alihankkijaa.
7. Palvelun paikka
7.1. Ellei palvelun tuottamispaikasta ole toisin sovittu, Toimittajalla on oikeus käsitellä Asiakkaan henkilötietoja ainoastaan Euroopan talousalueella. Mitä sopimuksessa ja näissä erityisehdoissa
sovitaan henkilötietojen käsittelystä, koskee myös pääsyn mahdollistamista Asiakkaan henkilö- tietoihin esimerkiksi hallinta- ja valvontayhteyden välityksellä.
7.2. Jos sopijapuolet sopivat, että Toimittajaa saa siirtää Asiakkaan henkilötietoja Euroopan talous- alueen ulkopuolelle, sopijapuolet huolehtivat siitä, että henkilötietojen siirto toteutetaan lain- säädännön mukaisesti.
8. Tietoturvaloukkaukset
8.1. Toimittajan on ilmoitettava Asiakkaalle kirjallisesti tietoonsa tulleesta henkilötietojen tietotur- valoukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi Toimittaja sitoutuu ilmoittamaan Asiak- kaalle ilman aiheetonta viivytystä muista palvelun häiriö- tai ongelmatilanteista, joilla voi olla vaikutuksia rekisteröityjen asemaan ja oikeuksiin.
8.2. Toimittajan on annettava Asiakkaalle vähintään seuraavat tiedot tietoturvaloukkauksesta:
i. tapahtuneen tietoturvaloukkauksen kuvaus, mukaan lukien asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät sillä tarkkuudella kuin nämä ovat tiedossa;
ii. tietosuojavastaavan tai muun vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot, jolta voi saada asiassa lisätietoja;
iii. kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja
iv. kuvaus toimenpiteistä, joita Toimittaja ehdottaa tai joita se on jo toteuttanut tietoturvaloukkauksen johdosta, ja tarvittaessa toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
8.3. Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen havaittuaan Toimittaja ryhtyy viipymättä sopimuksessa sovittuihin toimenpiteisiin tietoturvaloukkauksen poistamiseksi ja sen vaikutusten rajoitta- miseksi ja korjaamiseksi.
9. Henkilötietojen käsittelyn päättyminen
9.1. Sopimuksen voimassaoloaikana Toimittaja ei saa poistaa Asiakkaan lukuun käsittelemiään hen- kilötietoja ilman Asiakkaan nimenomaista pyyntöä.
9.2. Sopimuksen päättyessä tai purkautuessa Toimittaja palauttaa Asiakkaalle kaikki Asiakkaan puo- lesta käsitellyt henkilötiedot sekä hävittää omilta taltioiltaan mahdolliset kopiot henkilötie- doista, ellei muuta ole sovittu. Tietoja ei saa poistaa, jos lainsäädännössä tai viranomaisen mää- räyksellä on edellytetty, että Toimittaja säilyttää henkilötiedot.
Puitesopimus IT-palveluista
Liite 3 Yhteistoiminta
Sisällysluettelo
3 Asiakaskohtainen raportointi ja seuranta 3
Tämä dokumentti kuvaa 2M-IT Oy:n ja Asiakkaan väliset yhteistoimintaan liittyvät periaatteet.
Yhteistyön tavoitteena on tunnistaa asiakkaan tarpeet ja sovittaa 2M-IT Oy:n toiminta vastaamaan niihin mahdollisimman hyvin ja tarvittaessa auttaa asiakasta IT-strategian suunnittelussa. Yhteistyössä kehitetään asiakassuhdetta ja 2M-IT Oy:n palveluja, sekä taataan jatkuva yhteydenpito ja informaationvaihto. Asiakkuuden hallinnan yhteistyösuunnitelma auttaa palveluiden kohdentamisessa sekä ennakoivien toimenpiteiden tekemisessä asiakkaan kannalta oikeaan kohteeseen, oikealla tavalla ja oikeaan aikaan.
Toimittajan ja asiakkaan välinen yhteistyö ja toiminnan ohjaus toteutetaan yksiportaista yhteistoimintamallia noudattaen. Hallintamalli on käyty läpi yhdessä asiakkaan kanssa.
Yhteistoimintapalaverit järjestetään 2M-IT:n asiakkuuspäällikön koollekutsumana tarvittaessa.
3 Asiakaskohtainen raportointi ja seuranta
2M-IT Oy raportoi Asiakkaalle palvelimen saatavuuteen liittyvistä palvelupoikkeamista sekä laatutavoitteiden toteutumisesta häiriötilanteiden läpikäynnin yhteydessä.
Hankintoja varten pitää aina valmistaa erillinen päätös talousjohtajalle.
Viestintä tapahtuu tarpeen mukaisesti suoraan asiakkuuspäällikön, palvelupäällikön ja asiakkaan edustajan välillä.
Ongelmatilanteet palveluissa ja tuotteissa pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan ilman, että joudutaan reklamaatiokäsittelyyn.
Reklamaatiot toimitetaan asiakkuuspäällikölle kirjallisesti Reklamaatiolomakkeella 2 viikon kuluessa ongelman havaitsemisesta.
Toimittaja reagoi Asiakkaan reklamaatioon ja aloittaa sen käsittelyn viipymättä ja tarvittaessa yhteistyössä Asiakkaan kanssa.
Toimittaja laatii kirjallisen vastineen ko. reklamaatiosta käyttäen liitteenä olevaa Reklamaatiovastine- lomaketta. Vastine on toimitettava kahden (2) viikon kuluessa reklamaation saapumisesta Asiakkaalle.
Reklamaatio ja sen vastine käsitellään Asiakkaan ja Toimittajan yhteyshenkilöiden kesken. Mikäli Asiakas on tyytymätön vastineeseen, käsitellään reklamaatio ja vastine toimialakohtaisessa IT- ryhmässä.
Mikäli Asiakas katsoo käsittelyn edellyttävän normaalia kokousrytmiä nopeampaa käsittelyä, voi Asiakas kutsua koolle ylimääräisen kokouksen.
Puitesopimus IT-palveluista Liite 4 Asiakkaan palveluvalikoima ja
palvelusopimukset
1. Asiakkaan kanssa sovittu palveluvalikoima ja palvelusopimukset
Nro | Palvelusopimuksen nimi | |
1 | Sovellus- ja tietotekniikkapalvelut | |
Puitesopimus IT-palveluista Liite 5 Hinnasto ja laskutus
1 Maksuehdot
Maksuehto on 14 päivää netto laskun päiväyksestä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Huomautukset laskusta on tehtävä ja riidaton osa on maksettava viimeistään laskun eräpäivänä. Maksukehotuksesta peritään hinnaston mukainen maksu.
Hintoihin lisätään kulloinkin voimassa oleva arvonlisävero.
2 Laskutustiedot
2M-IT lähettää laskut kuukausittain verkkolaskuna asiakkaan toimittamaan verkkolaskuosoitteeseen. Laskutusasioissa asiakkaan yhteyshenkilönä toimii nimetty asiakkuuspäällikkö.
3 Reklamaatioiden käsittely
Reklamaatioiden käsittely on kuvattu Puitesopimuksen liitteessä 3 Yhteistoiminta.
4 Muut ehdot
Seuraavia kohtia Puitesopimuksen liitteenä olevista julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdoista (JIT 2015) ei sovelleta:
• JIT 2015 – Yleiset sopimusehdot, Kohta 7(3) sijasta noudatetaan seuraavaa:
Hinnat ovat voimassa kalenterivuoden kerrallaan. Toimittajan tulee esittää hinnan muutoksia seuraavalle kalenterivuodelle kirjallisesti tilaajalle viimeistään 1.11. mennessä. Hinnankorotus on aina perusteltava. Hinnan muutos voi tulla voimaan vasta tilaajan hyväksynnän jälkeen.
Mikäli julkisten maksujen suuruus tai kantoperuste muuttuu tai leasingsopimusten mukainen korkokanta muuttuu, toimittajalla on oikeus muuttaa hintoja vastaavasti. Näistä hintamuutoksista on ilmoitettava asiakkaalle kirjallisesti viimeistään neljätoista (14) päivää ennen muutoksen voimaantuloa.
5 Liitteet
Liite 1 Henkilötyöhinnasto
Voimassa 1.1.2021 alkaen
2M-IT Oy:n henkilötyöhinnasto
2M-IT Oy:n erillislaskutettavan henkilötyön päivähinnat ovat seuraavat, päivän pituus on 7,5 tuntia:
1120 €/pvä (149,33 €/h) | Konsultointityö |
880 €/pvä (117,33 €/h) | Projekti- ja hankepäällikkö, erityisasiantuntijatyö |
724 €/pvä (96,53 €/h) | Asiantuntijatyö |
632 €/pvä (84,27 €/h) | Tietoliikenne- ja palvelintyö |
520 €/pvä (69,33 €/h) | Päätelaitetyö |
422 €/pvä (56,27 €/h) | Lähitukityö |
Kiinteähintaiset ja jatkuvan palvelun sopimushinnat tarkistetaan erikseen sopimusneuvotteluissa.
Virka-ajan ulkopuoliset työt
Ellei toisin ole sovittu, arkipäivinä kello 18:00 ja 7:00 välisenä aikana, viikonloppuisin ja arkipyhinä tehtävistä töistä veloitetaan 1,5-kertainen hinnaston hinta.
Matkakustannukset
Ellei toisin ole sovittu, matkakustannukset laskutetaan toteutuneen mukaisesti. Mikäli jatkuvan palvelun kiinteiden sopimusten puitteissa matkustetaan maksullisen lisätyön tai erikseen sovitun työn vuoksi, matkat laskutetaan asiakkaalta. Matkalaskutus ei koske kiinteähintaista käyttäjätuen ja ongelmatilanteiden ratkaisua varten tehtyjä matkoja.
Matka-aikakustannukset
Ellei toisin ole sovittu, matka-aika laskutetaan, mikäli tehtävät edellyttävät yli 30 kilometrin matkustamista toimipisteestä. Matka-aika laskutetaan toteutuneen ajan mukaisesti, kuitenkin korkeintaan viisi tuntia/suunta. Matka-ajan veloitus on puolet kyseisen tehtävän mukaisesta tuntihinnasta.