KUMPPANUUSSOPIMUS
Virolahden kunta Kymijoen Ravintopalvelut Oy
KUMPPANUUSSOPIMUS
1. SOPIJAOSAPUOLET
Virolahden kunta, jäljempänä Asiakas. Kymijoen Ravintopalvelut Oy, jäljempänä Toimittaja.
2. KUMPPANUUDEN TAVOITTEET
Sopijaosapuolet tavoittelevat kumppanuudella vastuualueidensa ateriapalveluiden hoitamista laadukkaasti ja kustannustehokkaasti terveyttä ja hyvinvointia edistäen.
3. MÄÄRITELMÄT
Mikäli asiayhteydestä ei muuta johdu, alla mainituilla nimityksillä tarkoitetaan tässä Sopimuksessa seuraavaa:
"Sopimus" tarkoittaa tätä kumppanuussopimusta kaikkine liitteineen. "Asiakas" tarkoittaa Virolahden kuntaa (0207033-6).
"Toimittaja" tarkoittaa Kymijoen Ravintopalvelut Oy:tä (1635108-3). "Tilaajayksikkö" tarkoittaa Virolahden kunnan alueella sijaitsevaa, aterioita tilaavaa koulutoimen tai varhaiskasvatuksen yksikköä.
"Palvelu" tarkoittaa Asiakkaan hankkimaa sopimuksen kohdassa 4 mainittua toimintaa.
4. SOPIMUKSEN TARKOITUS, KOHDE JA RAJAUS
Sopimuksen tarkoitus
Sopimuksen tarkoituksena on, että molemmat osapuolet pystyvät kehittämään omaa toimintaansa tavoitteiden mukaisesti. Sopijapuolet painottavat, että sopimuksen toteutumista seurataan ja arvioidaan jatkuvasti molemminpuolisin kehittämispalaverein.
Keskeinen osa sopimusta on kehittää yhteistyössä rajapintoja eri tilaajayksiköiden toimintojen välillä. Merkittävää on kehittää yhteisesti ravitsemuskäsikirjaa ja sisäistää siihen liittyvät ohjeistukset tilaajayksiköissä ja toimittajan puolella.
Toimittajan jatkuvuussuunnitelmassa on huomioitu varautuminen Asiakkaan tarpeiden mukaisesti.
Sopimuksen kohde
Palvelut muodostuvat Virolahden kunnan alueen koulutoimen ja varhaiskasvatuksen asiakkaille ja henkilökunnalle tuotettavista ateriapalveluista sekä erikseen sovittavista muista palveluista.
Lisäpalveluina Toimittaja tuottaa tilaustarjoilu- ja kahvitilaisuuksia sekä koulutuspalveluja, jotka liittyvät aterioiden tarjolle panoon ja annosteluun.
Toiminnan oleellisesti muuttuessa ateriasisältö- ja palvelukuvaukset päivitetään uudestaan niiltä osin kuin tarvetta toiminnan muutoksiin ilmenee.
5. OSAPUOLTEN VASTUUT, VELVOLLISUUDET JA OIKEUDET
Asiakkaan vastuulle kuuluvat seuraavat toimenpiteet:
• Ilmoittaa Toimittajalle jo suunnitteluvaiheessa kaikki toimintaan liittyvät supistukset, lopettamiset, merkittävät laajennukset tai vastaavat suunnitelmat, joilla on tai voi olla vaikutusta Toimittajalta ostettavien palvelujen määrään ja joita Toimittaja voi käyttää
• Kuljettaa Toimittajan valmistamat ja toimituskohteisiin toimittamat ateriat ja tuotteet vaunuissa Asiakkaan yksiköihin kiinteistöissä erikseen sovittavasta paikasta ja palauttaa vaunut takaisin samaan paikkaan yhteisesti sovitun aikataulun mukaisesti. Tämä toimintatapa ei koske palvelukeittiöitä.
Toimittajan vastuulle kuuluvat seuraavat toimenpiteet:
• Ateriapalveluiden kokonaisprosessi
- reseptien- ja ruokalistojen suunnittelu ja kehittäminen
- raaka-aineiden ja muun materiaalin hankinta
- ruoan valmistus ja jakelu
- ruoan tarjoilu koulu- ja päiväkotiravintoloissa
- ruoan ja tuotteiden kuljetus asiakkaan kiinteistöön
- jakelutavoista riippuen astiahuolto kokonaisuudessaan tai vain jakeluastioiden osalta
- toimittajan käytössä olevien tilojen siivous.
- toimittajan tilausjärjestelmän käyttöönoton tuki ja koulutus
• Ympäristöterveydenhuoltoon liittyvät luvat ja mahdollisesti muut asiat ja kustannukset
• Ateriapalveluihin liittyvistä viranomaistarkastuksista ja elintarvikelainsäädännöstä johtuvat kustannukset.
• Palvelun kehittäminen ravintosisältösuositusten mukaisesti
• Ruokalistojen ajan tasalla pitäminen kotisivulla osoitteessa xxx.xxxxxxx.xx
• Asiakastyytyväisyyden mittaus ja vuosittainen laadunarviointien järjestäminen sekä raportointi niiden tuloksista ohjausryhmälle
• Aterioiden ravintosisällön toteuman raportointi joka toinen vuosi
• Omassa toiminnassaan tarvittavien tilaus-, laskutus-, raportointi- ja kassajärjestelmien sekä IT-laitteiden ja -järjestelmien hankkiminen ja ylläpitäminen
• Tarvitsemiensa koneiden ja laitteiden sekä niiden kunnossapitopalveluiden hankkiminen
Toimittajalla on oikeus käyttää palvelutoiminnoissaan alihankkijoita, joiden työstä toimittaja vastaa kuten omastaan.
Toimittaja sitoutuu kilpailuttamaan hankintansa ja tekemään ostosopimuksensa vain laadukkailta ja kokonaistaloudellisesti edullisimmilta tavaran- ja palveluntoimittajilta.
Toimittaja vastaa työntekijöidensä ammattitaidosta. Mikäli työntekijän työsuoritus ei laadullisesti tai määrällisesti vastaa Asiakaan tarpeita, on Asiakkaalla oikeus vaatia hänen korvaamistaan toisella.
6. KUMPPANUUDEN KEHITTÄMINEN
Ohjausryhmä
Kumppanuutta kehittää lähtökohtaisesti Ohjausryhmä. Ohjausryhmässä on Asiakkaan johdon edustus ja Toimittajan tarpeelliseksi katsoma edustus. Ryhmä kokoontuu tarvittaessa, mutta vähintään kerran vuodessa Toimittajan kutsusta.
Ohjausryhmä nimeää itselleen puheenjohtajan Asiakkaan puolelta.
Ohjausryhmä nimeää eri tilaajayksiköille Palveluraadit, joiden tehtävänä on seurata ja valvoa operatiivisen toiminnan laatua. Raadit kokoontuvat tarvittaessa, mutta vähintään kerran vuodessa ja raportoivat ohjausryhmälle.
Sopijapuolet sitoutuvat arvioimaan yhteisesti laatukriteerien toteutumista vähintään kerran vuodessa Toimittajan kutsusta.
Ohjausryhmän tehtävät:
• kehittämistavoitteiden määrittäminen
• toiminnan jatkuva arviointi
• raportointi- ja seurantajärjestelmän luominen ja kehittäminen
• sopimusmuutoksien esittäminen
• sopimukseen liittyvien asioiden valvonta
• ongelmatilanteiden ratkaiseminen
• asiakaspalautteiden ja reklamaatioiden käsittely sekä toimenpiteiden seuranta
• raportointi kumppanuuden toimivuudesta hyvinvointialuejohtajalle
7. LAADUNHALLINTA JA HYVITYKSET LAATUPOIKKEAMATILANTEISSA
Toimittaja sitoutuu toteuttamaan Palvelun sen edellyttämällä ammattitaidolla, sovitussa aikataulussa ja ottaen huomioon yhteisesti asetetut laadulliset ja toiminnalliset tavoitteet.
Tärkeimpiä laatutekijöitä ovat seuraavat asiakokonaisuudet: Ateriakokonaisuuden laatu
* ravintosisältösuosituksen mukaisuus
* aistinvaraiset ominaisuudet (maku, rakenne, tuoksu, lämpötila, ulkonäkö)
* erityisruokavaliot
* ruokalistan mukaisuus
* annoskoko
* toimitukset tilausten mukaisia
Henkilöstö
* ammattitaito
* henkilöstön yleisilme
* palvelualttius
Asiakaspalvelu positiivisuus ja aktiivisuus
Ruokailutila
* siisteys
* viihtyisyys, ilme ja esteettisyys (yhdessä Xxxxxxxxx kanssa)
Asiakkaalla on oikeus hinnanalennukseen, mikäli tilattujen aterioiden tai tuotteiden toimitus Asiakkaan toimituspisteeseen (pudotuspiste) myöhästyy yli puoli tuntia kahdesti tai useammin kalenterikuukauden aikana, eivätkä viivästykset johdu Asiakkaasta tai ylivoimaisesta esteestä. Hinnanalennuksen määrä lasketaan siten, että se on 50 % viivästyneiden aterioiden kokonaismäärän hinnasta.
Osapuolet korostavat, että ongelmatilanteet ensisijaisesti ennakoidaan etukäteisesti ja
pyritään ratkaisemaan yhteyshenkilöiden välillä ja/tai ohjausryhmässä.
8. HINNOITTELU
Toimittaja hinnoittelee ateriapalvelut ateriatyypeittäin.
Ateriapalveluiden hinnat esitetään Asiakkaalle vuosittain hinnantarkistusesityksessä.
Mikäli yleisessä hintatasossa tapahtuu olennaisia muutoksia, sopijapuolilla on oikeus esittää hinnantarkistuksia. Hinnantarkistusesitys voidaan tehdä kunkin vuoden
syyskuun loppuun mennessä. Sopijapuolten yhteisesti hyväksymä hinnantarkistus tulee voimaan aikaisintaan hinnanmuutosesitystä seuraavan vuoden alusta.
Viranomaisten määräämissä julkisissa maksuissa ja veroissa mahdollisesti tapahtuvat muutokset, jotka eivät olleet tiedossa ennen tämän Sopimuksen voimaantuloa, aiheuttavat vastaavan muutoksen hintoihin, jos muutoksen vaikutus hintoihin voidaan osoittaa ja niiden yhteisvaikutus on suuruudeltaan vähintään 2 % hinnasta. Arvonlisäveron osalta mahdollinen muutos on aina täysimääräinen.
9. KAAKON KAKSIKKO -YHTEISTYÖ, HYVINVOINTIALUEUUDISTUS JA LASKUTUS
Kaakon kaksikko -yhteistoimintasopimus
Asiakas ja Miehikkälän kunta ovat sopineet kuntalain (410/2015) 49 ja 51 §:n mukaisesta yhteisestä tehtävien hoitamisesta Asiakkaan ja Miehikkälän kuntien välillä. Yhteistoimintasopimuksessa määritetyt tehtävät hoidetaan ns. vastuukuntamallilla. Asiakkaan ja Miehikkälän välisestä yhteistoiminnasta ja yhteisestä palvelutuotannosta käytetään nimeä Kaakon kaksikko. Sopimus on ollut voimassa 1.1.2020 alkaen.
Sopimuksen mukaan yhteistoimintatehtäviä ovat mm.:
1. Maankäytön ja rakentamisen palvelut, katujen ja ympäristön hoito sekä tilapalvelut, joihin kuuluvat myös ravintopalvelut.
2. Varhaiskasvatus ja esiopetus, perusopetus ja toisen asteen koulutus sekä vapaa-ajan ja hyvinvoinnin palvelut. Lisäksi koulukuljetukset ja joukkoliikenne.
Yhteistoimintatehtävillä on kuntalain 51 §:n mukaisesti yhteiset toimielimet. Kohdan 1 yhteistoimintatehtävien yhteisenä yhteisenä toimielimenä toimiva lautakunta on kuntatekniikka. Kohdan 2 yhteistoimintatehtävien yhteisenä toimielimenä toimiva lautakunta on sivistys ja hyvinvointi. Kuntatekniikan vastuukunta on Miehikkälän kunta. Sivistyksen ja hyvinvoinnin vastuukunta on Virolahden kunta.
Hyvinvointialueuudistus
Asiakkaan ja Miehikkälän kunnan valtuustot päättivät 14.2.2022, että Asiakkaan ja Miehikkälän tukipalveluratkaisut tehdään itsenäisesti kuntakohtaisesti Kaakon kaksikko -yhteistoimintasopimuksen ulkopuolella hyvinvointialueuudistuksen yhteydessä. Tukipalveluilla tarkoitetaan myös ravintopalveluita.
Asiakkaan kunnanvaltuusto päätti kesäkuussa 2022 hyväksyä Toimittajan toukokuussa 2022 xxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxx sivistystoimen aterioiden tuottamisesta vuodesta 2023 alkaen. Näin ollen myös sivistystoimen aterioiden tuottaminen siirtyy vuoden 2023 alusta Toimittajalle, joka tuottaa jatkossa ateriat Tilaajayksiköille.
Laskutus
Asiakkaan ja Miehikkälän kunnanhallitukset ovat elokuussa 2022 hyväksyneet talousarvion laadintaohjeen, jossa koulutoimen ja varhaiskasvatuksen ateriat budjetoidaan käyttäjien kustannuspaikoille ulkoisina menoina (Kymijoen Ravintopalvelut). Asiakas on edelleen yhteistoimintasopimuksen mukaisesti sivistyksen ja hyvinvoinnin vastuukunta Kaakon kaksikossa.
10. LASKUTUS JA MAKSUEHTO
Laskutus tapahtuu tilaajayksiköittäin kaksi kertaa kuukaudessa toteutuneiden toimitusten mukaisesti.
Maksuehto on 14 pv netto. Viivästyskorkona käytetään korkolain (633/1982) mukaista kulloinkin voimassa olevaa viivästyskorkoa.
Asiakkaan laskutusosoite:
Verkkolaskuosoite 003702070336
OVT-tunnus 003702070336
Välittäjän tunnus BAWCFI22 Operaattori Basware Oyj
VIROLAHDEN KUNTA
Sivistys- ja hyvinvointipalvelut PL 939
00026 BASWARE
11. VAHINGONKORVAUSVELVOLLISUUS JA VAKUUTUKSET
Sopimusosapuolet vastaavat aiheuttamistaan vahingoista vahingonkorvauslain tai muun lainsäädännön mukaisesti. Toimittaja vastaa siitä, että sen vakuutusturva on riittävän kattava.
12. YLIVOIMAINEN ESTE
Kumpikaan sopijaosapuoli ei vastaa viivästyksistä ja vahingoista, jotka johtuvat hänen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä, jota hänen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksentekohetkellä ja jonka seurauksia hän ei myöskään kohtuudella olisi voinut välttää tai estää. Lakko, sulku, boikotti ja muu työtaistelutoimenpide katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi myös silloin, kun sopijapuoli on itse sen kohteena tai siihen osallisena.
Sopijaosapuolen alihankkijaa kohdannut ylivoimainen este katsotaan myös vapauttamisperusteeksi, mikäli alihankintaa ei voida ilman kohtuuttomia kustannuksia tai oleellista ajanhukkaa hankkia muualta. Sopijaosapuolen on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä ja sen lakkaamisesta kirjallisesti toiselle sopijapuolelle.
13. SOPIMUKSEN SIIRTO
Sopijaosapuolet sitoutuvat olemaan siirtämättä tämän sopimuksen oikeuksia ja velvollisuuksia kolmannelle osapuolelle muutoin kuin toisen osapuolen kirjallisella suostumuksella.
14. SOPIMUKSEN ERIMIELISYYDET
Kaikki tähän sopimukseen tai sen liitteisiin liittyvät erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisin neuvotteluin. Ellei neuvotteluissa löydetä ratkaisua, erimielisyydet ratkaistaan Kymenlaakson käräjäoikeudessa.
15. SOPIMUKSEN MUUTOKSET
Sopimusta muutetaan tarvittaessa tekemällä uusi päivitetty sopimus, joka korvaa tämän sopimuksen.
16. SOPIMUKSEN ASIAKIRJAT JA NIIDEN PÄTEMISJÄRJESTYS
Ateriasisältö- ja palvelukuvaukset
17. SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO JA IRTISANOMINEN
Sopimus on voimassa 1.1.2023 alkaen toistaiseksi voimassa olevana ja se on irtisanottavissa vuoden irtisanomisajalla. Irtisanomisilmoitus on tehtävä kirjallisesti ja se on toimitettava todisteellisesti toiselle sopimusosapuolelle.
Tätä Sopimusta on tehty kaksi samansanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijaosapuolelle.
/ _ /
Virolahden kunta Kymijoen Ravintopalvelut Oy
Xxxx-Xxxxx Xxxxx Xxxx Xxxxxx
Kunnanjohtaja Toimitusjohtaja
LIITTEET Yhteistoimintasopimus Miehikkälän ja Virolahden kuntien välillä