Palvelusopimus
Palvelusopimus
HPK Palvelut Oy
10.6.2022 (hyväksytty sopimusneuvotteluissa 23.8-> Viimeiset muutokset 25.8 mukaisesti)
Sisällys
2 Sopimuksen tausta ja tarkoitus 2
7 Palvelun hinnoittelu ja laskutus 4
8 Palvelujen tuottaminen ja palvelutason seuranta 4
11 Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx 56
12 Sopimukseen sovellettavat yleiset ehdot 6
13 Vahingonkorvauksen enimmäismäärä 6
14 Tietosuoja ja salassapito 6
15 Tiedottaminen ja yhteyshenkilöt 67
16 Sopimuksen muuttaminen ja siirtäminen 7
17 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen 7
1 Osapuolet
Asiakas Porvoon kaupunki / Itä-Uudenmaan hyvinvointialue (Asiakas) Y-tunnus 1061512-1 / 3221339-3
Osoite Xxxxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxx /
Xxxxxxxxxxxxxxxx 00 X, 00000 Xxxxxx
Palveluntuottaja HPK Palvelut Oy (Toimittaja) Y-tunnus 3259263-7
Osoite Urakoitsijantie 12 A, 06450 Porvoo
Asiakas ja Toimittaja voivat olla jäljempänä erikseen osapuoli ja kumpikin yhdessä osapuolet.
2 Sopimuksen tausta ja tarkoitus
Tässä sopimuksessa (jäljempänä sopimus) ja sen liitteinä olevissa dokumenteissa sovitaan Toimittajan Asiakkaalle tuottamista palveluista, niiden tuottamisessa noudatettavista ehdoista, menettelyistä, vastuista ja velvollisuuksista.
Sopimuksella sovitaan seuraavien palveluiden tuottamisesta
- Taloushallinnon palvelut
- Henkilöstöhallinnon palvelut
- ICT-perustietotekniikka palvelut
- Käännöspalvelut
Lisäksi Toimittaja voi tuottaa myös muita erikseen sovittuja palveluita. Palvelut on kuvattu tarkemmin palvelukuvauksissa (liitteetissä xx 1.1-1.4 sekä vastuunjakotaulukoissa (liitteet 3.x1-3.3).
HPK Palvelut Oy toimii julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 15 §:ssä säädetyn määritelmän mukaisena sidosyksikkönä suhteessa omistajiinsa.
Sopimuksella tavoitellaan Asiakkaan ja Toimittajan välillä hyvää yhteistyötä, joka mahdollistaa laadukkaan palvelun tuottamiselle Asiakkaalle. Tavoitteena on tuottaa tukipalvelua, joka mahdollistaa sen, että asiakas voi keskittyä omaan ydintoimintaansa ja että palvelu tukee esimiestyötä. Laadukas ja asiakkaan toimintaa tukeva palvelu ei kuitenkaan poista Asiakkaan vastuuta esim. oikeellisen tiedon toimittamisesta ajoissa palvelutuotantoon.
Lisäksi palvelutuotannon tavoitteena on edistää
- tietojärjestelmien tehokasta hyödyntämistä
- toimintojen digitalisointia
- yhdessä sovituissa toimintaperiaatteissa pitäytymistä
Molemmat osapuolet sitoutuvat myötävaikuttamaan palveluiden järkevään käyttöön ja toimintojen tehostamiseen.
Sopimuksen ehtoja voidaan soveltaa myös Asiakkaan konserni- ja osakkuusyhtiöihin ja - yhteisöihin.
3 Vastuut ja yhteistyö
Toimittaja ja Asiakas ohjaavat sopimuksen toteutumista ja osapuolten vastuut ja velvoitteet määritellään yksityiskohtaisesti vastuunjakotaulukoissa. Osapuolten vastuut ylätasolla kuvattuna ovat.
Toimittajan vastuut ja tehtävät
Toimittaja tuottaa ja järjestää Asiakkaalle sovitut palvelut. Toimittaja vastaa omalta osaltaan palvelun toteutuksesta sekä palveluprosessien ja yhteistyön edellyttämän resursoinnin ja asiantuntemuksen riittävyydestä sekä mahdollisten alihankkijoiden käytöstä. Toimittajan vastuulla olevat asiat ovat tarkennettu sopimuksen vastuunjakoliitteissä.
Asiakkaan vastuut ja tehtävät
Asiakas vastaa tarvittavien tietojen toimittamisesta ja oikeellisuudesta palvelukuvauksissa ja vastuunjakotaulukossa tarkemmin sovituilla tavoilla. Asiakas vastaa omien järjestelmiensä kustannuksista ja kehitystyöstä sekä muista näihin asioihin rinnastettavista kustannuksista. Asiakas vastaa siitä, että se on laatinut omaa organisaatiotaan koskevan tietoturvaohjeistuksen ja että se on Toimittajan käytettävissä.
4 Virhe ja reklamaatiot
Arkiset normaaliin palvelutuotantoon kuuluvat virheet ja muutokset ilmoitetaan ja korjataan viivästyksettä.
Virheitä tai viivästyksiä ja muita mahdollisia puutteita koskeva reklamaatio tulee ilmoittaa Toimittajalle kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä kun se olisi tullut havaita.
5 Sopimuksen kohde
Tällä sopimuksella sopijapuolet sopivat Toimittajan jatkuvien palvelujen tuottamisessa noudatettavista ehdoista ja menettelyistä.
6 Soveltamisjärjestys
Tämä sopimusasiakirja ja sen liitteet muodostavat osapuolten välisen sopimuksen. Mikäli sopimusasiakirjan ja sen liitteiden välillä on ristiriitaa, sovelletaan niitä seuraavassa järjestyksessä:
1. Tämä sopimusasiakirja 2. Palvelukuvaukset
2. Vastuunjakotaulukot (RACI taulukkot)
3. Xxxxxxxxxxxxx ja sen jälkeen muut sopimuksen liitteet numerojärjestyksessä
4. JYSE 2014 Palvelut (huhtikuu 2022 päivitysversio)
7 Palvelun hinnoittelu ja laskutus
Jatkuvan palvelun hinnat ilmenevät vuosittain tarkistettavasta liitteestä 2 (Hinnasto), joka perustuu Asiakkaan kanssa sovittuihin hinnoittelutekijöihin. Yhtiön tavoite ei ole tuottaa voittoa ja tarkoituksena on kustannusten kattaminen.
Mahdollista tasaus- ja lisälaskutusta tehdään vuoden aikana ja viimeistään seuraavan vuoden tammi/helmikuussa kun tiedossa on kuluneen kalenterivuoden toteumatiedot. Mahdollista palautusta/lisälaskutusta tehdään huomioiden yhtiön kassatilanne, investointitarpeet ja taloustilanne.
Osapuolet sopivat, että vuotta 2023 koskeva hinta sovitaan parhaan mahdollisen arvion pohjalta huomioiden, että kummallakaan osapuolella ei ole tarkkaa tietoa ensimmäisen toimintavuoden volyymistä tai palveluntarpeesta. Osapuolet sitoutuvat siihen, että toukokuun 2023 loppuun mennessä tarkennetaan jatkuvan palvelu hinnoittelurakenteesta ja -mallista koskien tulevien vuosien hintaa.
Yhtiö esittää seuraavan vuoden jatkuvan palvelun hinnoitteluarvion toukokuun loppuun mennessä ja asiakas ilmoittaa kesäkuun loppuun mennessä, mikäli hyväksyy/ei hyväksy hinnoittelua.
Jatkuvan palvelun laskutus tapahtuu kuukausittain ennakkoon sovitun hinnoittelun mukaan. Mahdolliset optiot, jotka ovat merkitykseltään suuria ja joista on sovittu etukäteen, laskutetaan myös etukäteen.
Asiakkaan kanssa sovitaan erikseen mahdolliset lisäpalvelut, projektit, asiakaskohtaiset toteutukset tai muutokset (esim. uudet integraatiot, organisaatiouudistukset, palvelun päättäminen). Nämä laskutetaan toteuman mukaan jälkikäteen.
Mikäli yleisissä työvoimakustannuksissa tai muissa maksujen määräytymisperusteissa tapahtuu olennainen muutos (esim. indeksin nousu tai yleissopimuksen mukainen palkankorotus), neuvottelevat Osapuolet hintojen muutoksesta ja sopivat uudesta hinnasta.
Arvonlisävero lisätään laskutettaviin hintoihin kulloinkin voimassa olevien säännösten mukaisesti. Maksuehto on 14 21 päivää netto.
8 Palvelujen tuottaminen ja palvelutason seuranta
Peruspalvelussa HPK Palvelut Oy:n asiakaspalveluaika palvelupisteellä ja puhelimessa on auki arkisin 8 – 16. Asiakaskohtaisesti voidaan sopia muista palveluajoista ja ne siinä
tapauksessa määritellään vastuunjakotaulukossa (liitteet 3) ja huomioidaan asiakaskohtaisessa laskutuksessa (liite 2). Sähköisen asioinnin kautta voi jättää palvelupyyntöjä myös muina aikoina.
Asiakas voi olla yhteydessä Toimittajaan myös sähköpostilla tai puhelimitse, mutta palvelupyyntöjärjestelmän käyttö mahdollistaa palvelutason seurannan ja raportoinnin koskien vasteaikaa. Asiakas vastaa oman organisaation ohjeistamisesta palvelupyyntöjärjestelmän käytössä.
9 Neuvottelukunnat
Osakassopimuksessa on määritelty neuvottelukuntien perustamisesta ja niiden tehtävistä. Lähtökohtaisesti neuvottelukuntia tullaan perustamaan yksi kutakin palvelualuetta koskien:
- talouspalvelut
- henkilöstöpalvelut
- ICT-perustietotekniikka
- Käännöspalvelut
Asiakkaat nimeävät neuvottelukuntiin omasta organisaatiostaan vähintään yhden vastuuhenkilön, joka tuntee hankittavan palvelun.
10 Palvelun laajuus
HPK Palvelut Oy on perustettu ja sen toiminta-ajatus on rakennettu siitä ajatuksesta, että Osakkaat käyttävät Yhtiön palveluita aktiivisesti ja ostavat HPK Palvelut Oy:ltä toimialan kohdan 2 mukaiset palvelut (pois lukien mahdollisesti sovitut lisäpalvelut ja optiot) lähtökohtaisesti ja ensisijaisesti yhtiöltä.
Asiakas sitoutuu vähintään sopimuksen alkamishetkellä sovitun palvelun laajuuteen 31.12.2025 saakka.
Merkittävissä volyymimuutostarpeissa (esim. Asiakkaan organisaatiomuutostilanteissa) sopijaosapuolet ovat velvollisia neuvottelemaan palvelutuotannon laajuudesta ja siihen sitoutuvista tuotannontekijöistä koko sopimuskauden ajan. Palvelun hankinnan laajuutta seurataan vähintään vuosittain ja varaudutaan mahdollisiin myös lisääntyviin tarpeisiin palvelun hankinnassa.
11 Xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx
Toimittajalla on oikeus käyttää alihankkijoita silloin, kun sen vastuulla olevien tehtävien siirtäminen ulkopuoliselle tuottajalle on lain mukaan mahdollista. Toimittaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan.
Toimittaja on velvollinen tiedottamaan viivytyksettä Asiakkaalle palvelun hankinnasta alihankkijalta ja Asiakkaalla on vaikutusmahdollisuus alihankkijan valintaan. Asiakkaalla on perustellusta syystä oikeus kieltää alihankkijan käyttö.
Toimittaja vastaa siitä, että mahdollisessa alihankinnassa huomioidaan palvelutuotantoon liittyvät hankintalain säännökset ja rajoitukset. Alihankkijoiden käytöstä henkilötietojen käsittelyssä sovitaan täydentävästi erillisessä tietosuojasopimuksessa.
12 Sopimukseen sovellettavat yleiset ehdot
Sopimukseen sovelletaan yleisinä ehtoina JYSE 2014 Palvelut -ehtoja (päivitetty, huhtikuu 2022), ellei tässä sopimuksessa taikka sen liitteissä olla toisin sovittu. Tähän sopimukseen ei kuitenkaan sovelleta seuraavia JYSE 2014 Palvelut ehtoja:
- Luku 9: Hinta ja hinnan muuttaminen
- Luku 12: Viivästyminen
- Luku 16 Vahingonkorvaus
13 Vahingonkorvauksen enimmäismäärä
Sopimusosapuolen sopimusrikkomuksesta johtuvan vahingonkorvauksen enimmäismäärä on 10 000 euroa.
14 Tietosuoja ja salassapito
Toimittaja sitoutuu pitämään salassa Asiakkaan toimintaan ja henkilöstöön liittyvät tiedot, jotka ovat lain mukaan salassa pidettäviä tai luottamuksellisia. Luottamuksellisuutta vaativat dokumentit merkitään erikseen, kuitenkin huomioiden julkisuuslain 24 §.
Palveluun kuuluvien järjestelmien osalta rekisteriselosteista vastaa Toimittaja. Asiakas omistaa oman datansa. Osapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä.
Toimittaja vastaa Palveluun tulevista em. lainsäädännön edellyttämistä muutoksista ja niiden kustannuksista. Tarvittaessa osapuolet neuvottelevat kustannusten jaosta.
Tähän sopimukseen kuuluu osana osapuolten välinen HenkilötTietojen käsittelysopimus (liite 5x), jossa sovitaan tarkemmin tietoturvallisuudesta ja tietojen käsittelystä.
15 Tiedottaminen ja yhteyshenkilöt
Osapuolet tiedottavat toisilleen sopimuksen mukaisiin tehtäviin vaikuttavista muutoksista ja muista seikoista, jotka voivat vaikuttaa sopimukseen. Ensisijainen tiedottamiskanava on sähköposti.
Osapuolet varmistavat, että keskeisten yhteyshenkilöiden yhteystiedot on lähetetty osapuolille henkilöstövaihdosten yhteydessä. Keskeisinä yhteyshenkilöinä pidetään
- Asiakkaan talousjohtaja, henkilöstöjohtaja sekä tietohallintojohtaja (tai vastaavilla nimikkeillä toimivat)
- Toimittajan toimitusjohtaja sekä palveluista vastaavat johtoryhmän jäsenet Xxxxxx tulee löytyä myös Osapuolten julkisilta nettisivuilta.
16 Sopimuksen muuttaminen ja siirtäminen
Kaikki muutokset tähän sopimukseen on tehtävä kirjallisesti. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat allekirjoituksillaan hyväksyneet muutokset. Allekirjoitetut pöytäkirjat tai muut asiakirjat, joissa muutoksista on sovittu, otetaan tämän sopimuksen liitteeksi.
Sopimuksen liitteisiin voidaan myöhemmin tehdä hintaan vaikuttamattomia tai vaikuttavia muutoksia (esim. vastuunjakotaulukkoon lisätty /poistettava tehtävä). Muutostilanteessa Toimittaja lähettää Asiakkaan yhteishenkilölle muutetun liitteen, josta ilmenevät selvästi aiempi ja aiotun muutoksen mukainen sanamuoto. Muutokset edellyttävät sopimuksen yhteyshenkilöiden kirjallista (esimerkiksi sähköpostilla tapahtuvaa) hyväksyntää.
17 Sopimuksen voimassaolo ja irtisanominen
Tämä sopimus tulee voimaan 1.1.2023 tai jos sitä ei siihen mennessä ole allekirjoitettu, viimeistään allekirjoitushetkellä. Sopimus on voimassa toistaiseksi.
Sopimus on molemmin puolin vapaasti irtisanottavissa noudattaen 12 kuukauden irtisanomisaikaa. Irtisanomisaika lasketaan alkavaksi kirjallisen irtisanomisilmoituksen lähettämistä seuraavan kalenterikuukauden alusta.
Sopimus voi irtisanomisen perusteella kuitenkin päättyä aikaisintaan 31.12.2025. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.
Palveluntuottajan vaihtuessa noudatetaan JYSE 2014 Palvelut (huhtikuu 2022 päivitetty versio) 23. luvun ehtoja koskien avustamisvelvollisuutta palveluntuottajan vaihtuessa.
Avustamisvelvollisuuteen kuuluu myös tiedonsiirto ja dokumentointivelvollisuus seuraavalle toimittajalle.
18 Sopimuskappaleet
Sopimusta on laadittu kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi (1) kummallekin osapuolelle.
Porvoo, . .2022 Asiakas
nimi Asema
HPK Palvelut Oy
nimi Asema
19 Liitteet
Liite 1.1: Palvelukuvaus henkilöstöpalvelut Liite 1.2: Palvelukuvaus talouspalvelut Liite 1.3: Palvelukuvaus ICT-palvelut
Liite 1.4: KPalvelukuvaus käännöspalveluiden palvelukuvaus, vastuunjako, vasteaikat Liite 2.1: Hinnasto jatkuva palvelu, talous
Liite 2.2: Hinnasto jatkuva palvelu, henkilöstöpalvelut Liite 2.3: Hinnasto jatkuva palvelu, ICT-palvelut
Liite 2.4: Hinnasto jatkuva palvelu, käännöspalvelut Liite 2.5. HPK Palvelut Oy:n henkilötyön hinnasto Liite 3.1 Vastuunjakotaulukko henkilöstöpalvelut Liite 3.2 Vastuunjakotaulukko talouspalvelut
Liite 3.3 Vastuunjakotaulukko ICT-palvelut (excel) Liite 3.4 Vastuunjakotaulukko käännöspalvelut Liite 54: Toimitusajat (palvelutaso SLA)
Liite 56: HenkilötTietojen käsittelysopimus
Liite 67: JYSE 2014 Palvelut (huhtikuu 2022 päivitetty versio)