OPERATIIVINEN SOPIMUS 2018

OPERATIIVINEN SOPIMUS 2018

Vapaa-aikatoimiala Hallinto

Sopimuksen tarkoitus:

Sopimus laaditaan hallinnon talous- ja henkilöstötiimien, asianhallinta- ja lautakuntaprosessin, viestintä- ja markkinointitiimin sekä kehittämisen ja toimialan kunkin palvelualueen kesken. Sopimuksessa kuvataan hallinnon sisäisten palvelujen sisältö ja työnjako.

Palvelusopimus hyväksytään kulttuurilautakunnassa sen alaisten palvelualueiden operatiivisten sopimusten yhteydessä ja viedään tiedoksi liikunta- ja nuorisolautakunnille.

1 Lähtökohdat

Sopimuksen lähtökohtana ovat Turun kaupungille hyväksytty strategia ja strategiset kehittämisohjelmat sekä Vapaa-aikatoimialan lauta- kuntien ja kaupunginhallituksen väliset Strategiset sopimukset sekä lautakuntien ja toimialajohtajan välille solmitut Operatiiviset sopi- mukset.

Johto

1.1 Kuvaus toiminnasta

Toimialaa johtaa kaupunginjohtajan hallinnollisena alaisena toimiva toimialajohtaja, jonka tehtävänä on huolehtia toimialan toiminnan tuloksellisuudesta sekä sovit- taa toimialan toiminta ja palvelut yhteen kaupunginhallituksen, muiden kaupungin toimialojen ja viranomaisten kanssa(hallintosääntö § 45, ehdotus touko 2017).

Hallinto

Toimialalla voi olla palvelualueiden lisäksi toimialalajojhtajan alaisuudessa toimialan hallinto. Toimialan hallinto tai konsernihallinto vastaa toimialan hallinto- ja tuki- palveluista kanpunginhallitituksen määrittämällä tavalla (hallintosääntö § 27, ehdotus touko 2017).

Hallinnon sisäiset palvelut

Sisäiset palvelut varmistavat hyvän hallinnon toteutumisen ja toimintaedellytykset. Palveluilla varmistetaan ja tuetaan toimialan palvelutuotannon sujuvuutta, laatua ja jatkuvaa kehittämistä asukkaiden hyvinvoinnin ja aktiivisuuden edistämiseksi. Hallinnon palvelujen tavoitteena on

- tukea toiminnan suunnittelua ja seurantaa

- vastata henkilöstö-, talous-, asianhallinta- ja päätöksentekoprosesseista

- ohjata viestintää ja markkinointia

- koordinoida kehittämistä

Tavoitteena on myös sopimuksen osapuolten sitoutuminen, toiminnan läpinäkyvyys ja palvelujen tasapuolisuus.

Talouspäällikkö, hallinto- ja henkilöstöpäällikkö, markkinointipäällikkö ja kehittämispäällikkö ovat Turun kaupungin toimintamalliuudistuksen mukaisesti jäseniä kau- punkitasoisten matriisien ohjausryhmissä. Talous-, henkilöstö-, asianhallinta-, kehittämisen- ja viestintä-markkinoinnin matriisien ohjausryhmien vetovastuussa on konsernihallinnon edustaja ja jäseninä kaikkien toimialojen edustajat. Vapaa-aikatoimialan edustajien tehtävä on välittää kaupunkitasoisen matriisin päätökset ja toimeksiannot toimialalle ja päinvastoin – toimialan palaute kaupunkitasoisiin ryhmiin. Matriisien ohjausryhmien jäseniä ohjaa yhtäältä toimialajohtaja ja toisaalta kaupunkitasoisen matriisin vetäjä.

Taloustiimi

Tehtävät

Talouden keskitettyihin palveluihin toimialalla kuuluvat toimialan osuus seuraavista kokonaisuuksista

- Sap-perustietojen ylläpito

- Muistiotositteiden laatiminen

- Tasetilien täsmäytys

- Käyttöomaisuuskirjanpito

- Reskontran ulkopuolisten maksujen/laskujen ja tiliotteiden käsittely

- Laskutus ja myyntireskontra palvelut

- Ostolaskujen tiliöinti, reititys ja haut laskuarkistosta

- Varastotilien täsmäytykset

- Jaksotukset ja vyörytykset

- Tilinpäätökseen liittyvät tehtävät

- Talouden tilastotiedot

- Ostokirjaaminen

Lisäksi taloustiimin ohjeistaa ja neuvoo palvelualueita talouden suunnittelussa ja seurannassa sekä tuottaa tietoa suunnittelun ja seurannan tueksi sekä kehittää taloudellisuutta ja tuottavuutta yhdessä palvelualueiden kanssa.

Henkilöstötiimi

Henkilöstöhallinnon tehtäviä ovat toimialan keskitetyn henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitoon liittyvät kokonaisuudet.

- Työsopimusten laatiminen, tarkistaminen ja tallentaminen järjestelmään. Tutkintojen vieminen Personec FK:hon, palvelussuhdetietojen ylläpito järjestel- mässä, tarvittaessa poissaolojen oikeellisuuden tarkistaminen ja tallentaminen.

- Palvelupyyntöjen toimittaminen Kunnan Taitoaa ja HPK:lle/SAP HR:ään. Ylityöilmoitusten käsittely ja pidettyjen ylitöiden vienti järjestelmääm. Vuosiloma- asioiden, muiden palkkioiden ja ulkomaanmaksujen: palkat/palkkiot käsittely. Työllistettyjen poissaolojen vienti järjestelmään, lääkärintodistusten käsittely ja työtodistusten ajo järjestelmästä.

- Toimialan sisäinen asiakaspalvelu SAP HR:n käytössä ja palvelussuhdeasioissa, sekä ohjeistukset henkilöstölle. SAP HR:n eri osoiden ammatti- ja pää- käyttäjiä ja toimiminen yhteyshenkilöinä Kunnan Taitoaan ja HPK:een.

- Matkapyyntöjen ja matkalaskujen käsittely sekä koulutusasioiden hallinta.

- Henkilöstöön liittyvien selvitysten, raporttien ja tilastojen tekeminen esimiehille. Palvelussuhdeasiakirjojen arkistointi.

- Palkkojen maksuvalmiuslaskelman laatiminen

- Siviilipalvelusmiesasiat

- Korjaukset kulunvalvontajärjestelmään

Asiahallinta ja lautakuntaprosessi

Tehtävät ovat toimialan asianhallinnan hoitoon liittyvät kokonaisuudet.

- Toimialan kirjaamotoiminnan hoitaminen

- Päätöksenteon tuki

o lautakuntien esityslistojen ja pöytäkirjojen tekninen työstäminen ja päätösten jakelu

o päätöspöytäkirjojen tekninen laatiminen ja jakelu järjestelmässä

o päätöksen taustamateriaalin työstäminen

- Arkistointi

- Sopimushallinta

- Hallinnon päivittäistoimintojen organisointiin liittyvät toimistotehtävät.

Viestintä ja markkinointitiimi

Tehtävänä on vastata palvelujen ja toiminnan viestinnästä ja markkinoinnista yhteistyössä toimialan johdon ja palvelualueiden kanssa. Työ toteutetaan tiiviissä yhteistyössä konsernihallinnon kanssa kaupunkitasoisia viestintälinjauksia noudattaen. Tiimi työstää tarvittavat markkinointi- ja viestintäsuunnitelmat. Viestinnän tehtävät jakaantuvat sisäiseen ja ulkoiseen viestintään ja markkinointiin.

Sisäisen viestinnän tehtäviä ovat:

- johdon tuki ja työyhteisöviestinnän koordinointi ja toteutus

Ulkoisen viestinnän ja markkinoinnin tehtäviä ovat:

- kuntalaisten informointi

- verkkoviestintä ja sosiaalisen median hyödyntäminen

- markkinointiviestinnän suunnittelu ja toteutus

- mediatiedottaminen

- lautakuntien ja johtavien viranhaltijoiden päätöksistä viestiminen

- muutos- ja kriisiviestintä

- asiakkuuksien hoito sekä yritys- ja sidosryhmäyhteistyö

Kehittämistiimi

Tehtäviä ovat konsernihallinnon kehittämisen matriisin, sopimusohjaustyön, osallisuuden edistämisen, sisäisen valvonnan, turvallisuussuunnittelun ja riskienhallin- nan ohjeistuksen mukaisesti koordinoida, soveltaa ja toteuttaa toimialalla:

- kehittämisen koordinointi kaupunkitasoisen kehittämismallin mukaisesti

- toimialan kehittämissalkkujen valmistelu ja koordinaatio

- sopimusohjauksen koordinointi

- sisäinen valvonta ja riskienhallinta

- osallisuustoiminnan tukeminen

- turvallisuussuunnittelu

- alue- ja kohderyhmätyön koordinointi ja kehittäminen

Lisäksi kehittämistiimi yhdessä muiden hallinnon tiimien kanssa koordinoi ja tukee toimialan sekä palvelualueiden yhtenäistymistä ja toimintamalliuudistuksen muu- tostyön jatkumista

- projektimaisen työtavan edistäminen

- toiminnan seuranta/mittaaminen sekä vuosikellot.

Kulttuurilautakunnan avustukset ja apurahat

Kulttuurin vapaan kentän toimintaedellytyksiä edistetään avustuksilla. Yhteisöt ja ryhmät voivat hakea avustuksia viidestä eri kategoriasta: 1.Taide- ja kulttuurilaitosten toiminta-avustukset (sopimuksen tehneille)

1 a. Toiminta-avustus

1 b. Taiteen perusopetus

2. Kulttuuri- ja taideyhteisöjen toiminta-avustukset

3. Kulttuurin harrastustoiminta-avustukset

4. Projektiavustukset

5. Projektiavustukset sosiaalisen tasavertaisuuden, osallisuuden ja taiteen saavutettavuuden edistämiseen

Henkilökohtaisia apurahoja voi hakea kahdesta eri kategoriasta:

6. Taideapurahat

7. Aboa-apuraha

1.2 Toimintaympäristön muutostekijät

Maakunta- ja soteuudistus

Hallitus linjasi 5.4.2016 käymissään neuvotteluissa, että maakunnille vuoden 2020 alusta lukien kuuluvat mm. sosiaali- ja terveydenhuolto, alueelliset kehittämistehtävät sekä maakunnallisen kulttuurin edistäminen. Kunnat ovat paikallisen osallistumisen, demokratian, sivistyk- sen ja elinvoiman yhteisöjä, jotka hoitavat asukkaiden päättämiä itsehallintotehtäviä (yleinen toimiala) ja laissa säädettyjä paikallisia tehtä- viä. Kunnat vastaavat jatkossakin työllisyyden hoidosta ja edistämisestä, osaamisen ja sivistyksen, terveyden ja hyvinvoinnin edistämi- sestä, liikunta-, kulttuuri- ja muista vapaa-ajan palveluista sekä nuorisotoimesta. Vastuu sosiaali- ja terveyspalveluista tulee olemaan eri organisaatiolla kuin vastuu muista lapsille ja nuorille tärkeistä palveluista. Kunnan ja maakunnan välille syntyy rajapinta, joka on tarpeen huomioida palveluita suunniteltaessa ja toteutettaessa.

Eriarvoistuminen(asuinalueet ja väestöryhmät)

Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx tutkimuksen(v. 2013) mukaan sosiaalinen eriytyminen alkoi voimistua 1990-luvun laman aikana. Rasinkankaan mukaan (alustus v. 2017) alueelliseen eriytymiseen ja sen seurauksiin voi vaikuttaa mm. sosiaalisella sekoittamisella(yhdyskuntasuunnit- telu ja asuntopolitiikka), alueiden vetovoimaisuudesta huolehtimalla(lähipalvelut ja –koulut), kotouttamalla, syrjinnän vastaisilla toimenpi- teillä, paikallisten verkostojen kuulemisella, nuoria tukemalla ja jalkautumalla. THL:n kaupungistumista selvittävään Urmi –hankkeeseen liittyvän tutkimuksen mukaan Turussa on tapahtunut eniten asuinalueiden välistä eriytymistä tulotason perusteella. Myös etninen eriytymi- nen on voimakkainta Turun seudulla (verrattu Helsinkiin ja Tampereeseen).

Alueelliset kehitysnäkymät -katsauksessa(ELY-keskus ja keskeiset aluekehittäjät) syksyllä 2016 ennakoidaan, että positiiviseen suuntaan kääntynyt talouskehitys jatkuu lähiajat. Myös työttömyys laskee ja työpaikkoja avautuu aiempaa enemmän. Ongelmana on, että pitkäai- kaistyöttömien määrä kasvaa edelleen. Työvoiman kysynnän piristymisen johdosta keskustelu osaavan työvoiman saatavuudesta tulee korostumaan.

Turussa pienituloisiin kotitalouksiin kuuluvien alle 18 – vuotiaiden henkilöiden osuus kaikista alueella asuvista alle 18 – vuotiaista on kor- keampi kuin muissa isoissa kaupungeissa (Sotkanet). Itsensä yksinäiseksi tuntevien osuus on myös Turussa suurempi kuin keskimäärin Suomessa (ATH 2014).

Liikkumattomuus

Eniten yksinäisyyttä kokevat passiiviset liikkujat, 18 – 29 – vuotiaat ja 50 – 64 – vuotiaat. Elämänlaatunsa huonoimmiksi arvioivat passiivi- set liikkujat ja 65 – 75 – vuotiaat. (FCG/Kapa 2015). Lihavien aikuisten osuus (kehon painoindeksi vähintään 30 kg/m2, %) nousi Turussa vuonna 2014 yli valtakunnallisen keskiarvon.

1.3

Toiminnan kehittämissuunnitelma ja strategiset painopisteet

Toimialan hallinto huolehtii aktiivinen kaupunkilainen –pääteeman linjauksia toteuttavien toimialan kehittämistavoitteiden hankkeistamisesta sekä tukee ja koordinoi niiden projekteja. Painopisteitä ovat omatoimisuuden ja itsepalvelun mahdollistaminen, palveluohjauksen kohdistaminen passiivisiin asukkaisiin ja yhteisten palvelujen kehittäminen.

Kehittämistavoitteet

Aktiivisuus mahdollisimman monen turkulaisen elämäntavaksi

- Aktiivinen vapaa-aika tarjoaa elämään sisältöä ja on olennainen osa hyvän elämän perustaa.

Kumppanuuksia kehittämällä ja laajentamalla tuotetaan monimuotoisia palveluja kustannustehokkaasti

- Vähenevien resurssien ja yhä monialaisempaan osaamiseen liittyvien vaatimusten kasvaessa toimialan palvelualueiden tulee panostaa kumppanuuksien kehittämiseen.

Mahdollistetaan digitaalisuuden kautta monikanavaiset, käyttäjälähtöiset palvelut(riippumattomuus ajasta ja paikasta, itsepalvelu, vuorovaikutteisuus)

- Digitaalisuus parantaa palvelujen saatavuutta, ajasta ja paikasta riippumatta, mutta samalla se asettaa muutoshaasteita olemassa oleville toimintamalleille ja palveluille.

Edistetään asukkaiden kansalaistaitoja

- Toimialan tulee saavutettavasti tarjota kaupunkilaisille mahdollisuuksia osallistua palveluihin sekä edistää heidän kansalaistoja kunkin palvelualueen osaa- misen mukaisesti.

2 Taloudelliset tavoitteet

2.1 Määrärahat

1.000 €
Vapaa-aikatoimialan hallinto		TOT 2016 TAM 2017 TAE 2018				Toteuma 1 -6		Ennuste 31.12.
						Toimintatulot	40		0	0	55	65
	Toimintamenot	3 290 -3 2500	3 455	11 976	7 627	12 113
	Toimintakate		-3 455	-11 976	-7 572	-12 040
	Muutos-%

3 Resurssien käyttö

3.1 Työvoiman käyttö

	TOT 2016	TAM 2017	TAE 2018	Toteuma 1 -6	Ennuste 31.12.
				Htv		35	35	36
				Palkat ja palkkiot			1 407 000	745	1 510
Sijaistus %	9,1	10	11
Sairaspoissaolo	2,6	3	2,6

3.2 Tilojen ja alueiden käyttö

Käytössä olevat tilat ja alueet	TOT 2016	TAM 2017	TAE 2018	Toteuma 1 -6	Ennuste 31.12.
				Tilat yhteensä (m²)		370	370	370	370	370
				Sisäisen vuokran perusteena olevat tilat (m²)	370	370	370	370	370
Muut tilat (m)	-	-	-
Alueet yhteensä (ha)	-	-	-
Sisäinen vuokra yhteensä		87 210	93 911	46 956	93 911
Lisätietoja:

4 Toiminnalliset tavoitteet

4.1 Operatiiviset, strategiasta johdetut tavoitteet

Strategisen sopimuksen hanke	Xxxxxxxxxx tunnus/ alatavoite	Palvelualueen projekti tai toimenpide	Kuvaus/seurantaväli
Aktiivisuuden edistäminen alue- ja kohderyhmätyöllä (ak- tivointityö)	2.3.7 Hyvän elämän Turkua luo- daan otta- malla aktiivi- suus elämän- tavaksi	Vapaa-aikatoimialan hallintopalvelut koordinoi ja tukee toimialan aktivointityötä, jota toteutetaan kaupungin ke- hittämismallin mukaisella projekteihin perustuvalla toi- minnalla.	Aktivointia edistäviä projekteja valmistellaan ja toteute- taan hallinnon ja palvelualueiden yhteistyönä. Projektien tuotoksena syntyy aktiivisuutta edistäviä palveluja ja toi- mintatapoja huomioiden myös kohderyhmät ja asuinalu- eet. Toteutumisen seuranta puolivuosittain
Aktiivisuuden edistäminen alue- ja kohderyhmätyöllä (ak- tivointityö)	-”-	Vakiinnutetaan aktivointityön viestinnän ja markkinoin- nin prosessit. Kehitetään alue- ja kohderyhmäviestin- nän keinoja ja välineitä ja järjestetään tarpeen mukaan koulutusta.	Vapaa-ajallaan passiivisten turkulaisten tavoittaminen eri kanavien kautta on systemaattisesti johdettua ja sitä kehi- tetään edelleen. Toteutumisen seuranta puolivuosittain
Aktiivisuuden edistäminen alue- ja kohderyhmätyöllä (ak- tivointityö)	-”-	Viestinnän välineiden kehittäminen erilaisten kohderyh- mien tavoittamiseksi	Viestinnässä käytettävien välineiden ja keinojen täyden- netty kohderyhmäkohtainen yhteenveto tehdään ja jal- kautetaan työkaluksi toimialalla. Toteutumisen seuranta puolivuosittain.
Digitaalisten medioiden hyö- dyntäminen	3.2.3 Digitaalisia palveluja kehi- tetään laajalla ja avoimella yhteistyöllä	Palvelujen digitaalisuutta parantavien projektien yhteis- työtä lisätään uuden toimintamallin yhteydessä.	Organisoidaan yhteinen kehittäminen ja laaditaan kehittä- misuunnitelma. Toteutumisen seuranta puolivuosittain

Kumppanuudet	2.3.2 Toteutetaan palveluja yh- teistyöllä kan- salias- ja jär- jestötoiminnan kanssa	Kaupungin toimijoiden sekä järjestöjen, seurojen, kol- mannen sektorin, vapaan kentän ja vapaaehtoistoimi- joiden yhteistyötä ja kumppanuutta palveluiden tuotta- misessa vahvistetaan. Tavoitteena monialainen osaa- minen ja monipuolinen palvelutuotanto sekä uudistuva avustustoiminta. Hallintopalvelut koordinoi ja tukee toimialan yhteistyötä ja kumppanuuksia kehittäviä yhteisiä projekteja ja niitä työstetään uuden toimintamallin yhteydessä.	Kumppanuuksia edistäviä projekteja valmistellaan ja to- teutetaan hallinnon ja palvelualueiden yhteistyönä, sekä yhteydessä konsernitasoiseen avustusten toimintamallin uudistamiseen. Hallintopalvelut organisoi kumppanuuksia vahvistavan yhteisen kehittämisen ja laatii toiminnalle kehittämisuun- nitelman. Toteutumisen seuranta puolivuosittain
Kansalaistaidot ja saavutetta- vuus	2.3.1 Tuetaan aktii- vista elämän- tapaa luo- malla edelly- tyksiä omatoi- miselle aktiivi- suudelle	Omatoimisuutta ja osallisuutta edistäviä yhteisiä pro- jekteja työstetään uuden toimintamallin yhteydessä.	Organisoidaan yhteinen kehittäminen ja laaditaan kehittä- misuunnitelma. Toteutumisen seuranta puolivuosittain

Selvitys tavoitteiden toteutumisesta

Aktiivisuuden edistämisessä aloitettiin uusi toimintatapa, jolla palvelualueiden kannustetiin yhteistyöhön ja yhteisten projektien tai kokeilujen toteuttamiseen. Yhteensä kymmenen kokeilua tai projektia käynnistyi kevään aikana. Hallintopalvelut koordinoi ja tuki toimintamallin käyttöönottoa. Aktivointityön viestinnän keinoja ja toimintatapoja selkiytettiin liittyen mm. alueellisten suorapostitusten ja esitteiden osalta ei-aktivisten henkilöiden tavoittamiseksi.

Hallintopalvelut koordinoi myös toimialan muiden yhteisten teemojen (digitaalisten medioiden hyödyntäminen, kumppanuudet ja kansalaistaidot/saavutettavuus) toteuttamista. Yhteisessä kehittämisessä ja kehittämissuunnitelmien laadinnassa ei edistytty.

5 Henkilöstön hyvinvointi ja työelämän laatu

5.1 Toimialan hallinnon seurattavat tavoitteet

Kunta 10- mittarit, tulokset joka toinen vuosi	Toteutuminen 2014	Toteutuminen 2016	Palvelualueen tavoite TAE 2019
Työn epävarmuus	2,88	2,05	1,9
			Työpaikan ilmapiiri	3,16	3,74	3,9
Työyhteisötaidot: auttaminen ja huomaavai- suus	3,04	3,38	3,7