E-kirjaston yhteistyösopimus on valmiina allekirjoitettavaksi / E-bibliotekets samarbetsavtal är färdigt att undertecknas
Helsingissä 29.1.2024
E-kirjaston yhteistyösopimus on valmiina allekirjoitettavaksi / E-bibliotekets samarbetsavtal är färdigt att undertecknas
Jakelu: Xxxxxxx kirjastopalveluista vastaavat
Distribution: Ansvariga för kommunernas bibliotekstjänster
Hyvät kuntien kirjastopalveluista vastaavat!
Kunnan ja Kansalliskirjaston välinen yhteistyösopimus e-kirjastopalveluiden tuottamiseksi on nyt valmistunut. Valmis sopimus liitteineen ja oheisaineistoineen löytyy Kansalliskirjaston asiakaswikistä (xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx) sekä tämän sähköpostin liitteenä. Sopimuksen allekirjoittamiseen löytyy ohjeet asiakaswikistä.
Täytäthän ennen sopimuksen allekirjoittamista ennakkokyselyn liittymisestä. Kysely löytyy Kansalliskirjaston asiakaswikistä. Kyselyllä kartoitetaan liittyvien kuntien määrää ja toivottua aikataulua.
Tavoitteena on saada kaikki sopimuksen maaliskuun 15. päivään mennessä allekirjoittaneet liitettyä mukaan E-kirjastoon ennen E-kirjaston virallista avauspäivää 23.4.2024. Xxxxxxxxx ja kuntien tarkempi liittymisaikataulu selviää, kun tiedämme heti alussa liittyvien kuntien/kimppojen määrän. Huomioittehan, että kimppa voidaan liittää E-kirjastoon vasta kun kaikki kimpan kunnat ovat allekirjoittaneet sopimuksen.
Palvelua pääsevät käyttämään vain niiden kuntien asukkaat, jotka ovat liittyneet E- kirjastoon. Käyttöoikeus todennetaan vahvalla tunnistautumisella tarkastamalla käyttäjän kotikunta väestötietojärjestelmästä. Alle 13-vuotiaat lapset sekä sitä vanhemmat lapset, joilla ei ole Suomi.fi-tunnistautumista käytössään, pääsevät käyttämään palvelua huoltajan vahvan tunnistautumisen kautta.
Palvelua eivät siis pääse käyttämään sellaiset henkilöt, joilla ei ole kotikuntaa Suomessa. Lisäksi sellaiset henkilöt, joilla on väestötietojärjestelmässä merkintä turvakiellosta, eivät pääse alkuvaiheessa käyttämään palvelua. Tähän syynä on se, että turvakieltoasiakkaiden kotikuntatiedon käsittely vaatii erityisluvan, jota Kansalliskirjastolla ei vielä ole.
Täydennämme Kansalliskirjaston asiakaswikiin jatkuvasti tarkempaa tietoa palvelusta. Xxxxxxxx, että seuraatte asiakaswikiä aktiivisesti.
***
Postiosoite:
PL 15 (Xxxxxxxxxxx 00)
00014 Helsingin yliopisto
Käyntiosoite: Xxxxxxxxxxx 00
Bästa ansvariga för bibliotekstjänsterna i kommunerna!
Samarbetsavtalet mellan kommunerna och Nationalbiblioteket för produktion av e- bibliotekstjänster står nu klart. Det färdiga avtalet med tillhörande bilagor finns i Nationalbibliotekets kundwiki (xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxx) och som bilaga till det här e-postmeddelandet. Anvisningar för undertecknande av avtalet finns i kundwikin.
Fyll i förhandsenkäten om att ansluta er till samarbetet innan ni undertecknar avtalet. Enkäten finns i Nationalbibliotekets kundwiki. Med enkäten kartläggs hur många kommuner som ansluter sig till samarbetet och vilka deras önskade tidsscheman är.
Målet är att alla som undertecknat avtalet före den 15 mars ansluts till E-biblioteket före bibliotekets officiella öppningsdag 23.4.2024. Ett mer detaljerat tidsschema för när biblioteksnätverk och kommuner kan ansluta sig klarnar när vi vet hur många som ansluter sig redan från början. Beakta att ett biblioteksnätverk kan anslutas till E-biblioteket först när alla dess kommuner har undertecknat avtalet.
Tjänsten kan användas endast av invånare i de kommuner som har anslutit sig till E- biblioteket. Användarrätten verifieras via stark autentisering där användarens hemkommun kontrolleras i befolkningsdatasystemet. Barn under 13 år och äldre barn som inte har tillgång till identifiering via tjänsten Xxxxx.xx kan använda tjänsten via en stark autentisering av vårdnadshavaren.
Tjänsten kan inte användas av personer som inte har en hemkommun i Finland. Inte heller personer som har en spärrmarkering i befolkningsdatasystemet kan till en början använda tjänsten. Orsaken till det här är att det krävs ett specialtillstånd för att hantera uppgifter om hemkommun för kunder med en spärrmarkering, och Nationalbiblioteket har ännu inget sådant tillstånd.
Vi kompletterar kontinuerligt Nationalbibliotekets kundwiki med mer detaljerad information om tjänsten. Vi hoppas att du aktivt följer informationen i vår kundwiki.
Ystävällisin terveisin / Med vänliga hälsningar, Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx
Palvelupäällikkö
Kansalliskirjasto Kirjastoverkkopalvelut, e-kirjasto PL 15 (Xxxxxxxxxxx 00)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
Puh. x000 (0) 0000 00000
xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Yhteistyösopimus e-kirjastopalveluiden tuottamisesta
1. Sopijapuolet
Sopijapuoli 1:
Kansalliskirjasto
PL 15 (Xxxxxxxxxxx 00)
00014 Helsingin yliopisto
(jäljempänä Kansalliskirjasto)
Sopijapuoli 2:
allekirjoittanut kunta (jäljempänä “Kunta”)
Kansalliskirjastosta tai allekirjoittaneesta kunnasta käytetään myös nimitystä Sopijapuoli,
Kansalliskirjastosta ja allekirjoittaneista kunnasta yhdessä nimitystä Sopijapuolet.
2. Määritelmiä
E-kirjastolla tarkoitetaan verkkopalvelua, jossa sopimuksen tehneen Xxxxxx asukkaalla on tunnistauduttuaan käytettävissään e-aineistokokoelma.
Palvelulla tarkoitetaan Kuntien ja Kansalliskirjaston yhteistyössä tuottamaa, tämän sopimuksen mukaista E-kirjaston palvelukokonaisuutta, sisältäen sen saattamisen kuntien asukkaiden käytettäväksi, sen vaatimat tukitehtävät, ylläpito, kehittäminen ja ohjaus.
Ohjausryhmällä tarkoitetaan kuntien ja Kansalliskirjaston edustajista muodostettua ryhmää, jonka tehtävänä on Palvelun strateginen kehittäminen, Palveluun liittyvät
strategiset linjaukset sekä tulevien palvelutarpeiden ennakoiminen.
Työryhmällä tarkoitetaan tietyn toiminnan määrittämistä, kehittämistä tai seurantaa varten perustettua kuntien edustajista muodostettua asiantuntijaryhmää. Asiantuntijaryhmiä voi olla useita.
Aineistontarjoajalla tarkoitetaan kustantajia tai välittäjiä, joilta e-aineisto hankitaan
Palveluun.
Alihankkijalla tarkoitetaan kaikkia sellaisia kolmansia tahoja, jotka osallistuvat tässä Sopimuksessa tai sen liitteissä tarkoitettujen sopimusvelvoitteiden täyttämiseen tai muiden
tehtävien suorittamiseen, xxxxx Xxxxxxxxxxxx tai sen liitteissä ole nimenomaan sovittu
toisin.
Sopimus, tämä sopimus liitteineen.
3. Sopimuksen tarkoitus
Tällä sopimuksella sovitaan Xxxxxxxxx liittyvästä yhteistyöstä Kansalliskirjaston ja Kunnan välillä. Sopijapuolet toteuttavat yleisten kirjastojen e-aineistoihin liittyviä palveluita horisontaalisena yhteistyönä, kunnat täyttääkseen Laissa yleisistä kirjastoista (29.12.2016/1492) määritellyt tehtävänsä ja Kansalliskirjasto toteuttaakseen Yliopistolaissa (24.7.2009/558) määriteltyjä tehtäviään tarjota kansallisia palveluita yleisille kirjastoille.
Kunnan ja Kansalliskirjaston tehtävät e-kirjaston toiminnassa ja kehittämisessä ovat toisiaan täydentäviä. Yhteistyön tavoitteena on tarjota kuntalaisille pääsy e-aineistoihin sekä edistää lukemista ja kirjallisuutta. Molemmat osapuolet sitoutuvat tekemään osansa palvelun suorittamisesta yhteistoiminnassa tämän sopimuksen työnjaon mukaisesti. Tällä yhteistyössä toteutetulla palvelulla pyritään hankkimaan valtaosa yleisten kirjastojen asiakkailleen tarjoamista e-aineistoista.
Palveluun liittyneiden kuntien asukkaat saavat käyttöönsä monipuolisen e-kokoelman sähköisen palvelun kautta. Palvelu perustuu avoimen lähdekoodin alustaan. Kukin kunta päättää liittymisestään Palveluun ja siitä eroamisesta.
4. Sopimuksen kohde
Kansalliskirjasto ja Xxxxx sitoutuvat toteuttamaan Palvelun yhteistyössä tämän Sopimuksen
mukaisilla ehdoilla. Kumpikin osapuoli sitoutuu täyttämään sille Sopimuksessa sovitut tehtävät.
Palvelu koostuu E-kirjastosta, jonka kautta palvelua käyttävät kuntalaiset saavat käyttöönsä monipuolisen ja uudistuvan kokoelman e- aineistoja. E-aineistojen valinta tehdään yhteistyössä. Kansalliskirjasto organisoi teknisen alustan kehittämisen ja ylläpidon. E- kirjastoa käyttävien kuntalaisten asiakastuki toteutetaan yhteistyössä.
E-kirjaston toimintaa ohjataan ja Kuntien ja Kansalliskirjaston e-kirjastoyksikön yhteistyötä toteutetaan ohjausjärjestelmän kautta. Ohjausjärjestelmä koostuu ohjausryhmästä, sidosryhmäyhteistyöstä vastaavasta yhteistyöryhmästä ja yleisten kirjastojen
asiantuntijoista koostuvista työryhmistä.
E-kirjaston käyttöön ovat oikeutetut Sopimuksen solmineissa Kunnissa asuvat kuntalaiset.
Käyttöönotto edellyttää heiltä vahvaa tunnistautumista.
5. Kansalliskirjaston tehtävät Kansalliskirjasto:
• Hankkii käytettävissä olevan budjetin puitteissa työryhmien määrittämät e-aineistot Aineistontarjoajilta ja kilpailuttaa hankinnan hankintalain mukaisesti sekä tekee jatkuvaa yhteistyötä Aineistontarjoajien kanssa.
• Ylläpitää ja kehittää teknistä alustaa mukaan lukien palvelinympäristö ja asiakaskäyttöliittymä.
• Vastaa E-kirjaston toiminnasta ja Palvelun kehittämisestä yhteistyössä ohjausryhmän ja työryhmien kanssa.
• Koordinoi yhteistyöverkostoa ja ohjausryhmän ja työryhmien työskentelyä.
• Kouluttaa kuntien kirjastohenkilöstöä E-kirjaston käyttöön.
• Antaa Kunnille tukipalveluita liitteen 3 Palvelutasot mukaisesti.
• Vastaa yhteisen viestintä- ja markkinointimateriaalin tuottamisesta sekä viestinnän suunnittelusta.
• Raportoi E-kirjaston toiminnasta
• Tuottaa valtakunnallisia ja kuntakohtaisia käyttö- ja käyttäjätilastoja E-kirjaston toiminnasta.
• Huolehtii rekisterinpitäjän velvoitteista.
Kansalliskirjasto voi käyttää palvelun tuottamisessa alihankkijoita.
6. Kunnan tehtävät
Kunta:
• Kunnalla on oikeus asettaa palveluksessaan olevia henkilöitä valittaviksi työryhmiin ja ohjausryhmään. Työryhmissä tehdään Palveluun liittyvää kirjastoammatillista työtä, kuten aineistonvalintaa ja asiakasopastusta.
• Nimeää oman kuntansa pääkäyttäjän, joka antaa ja ylläpitää Kuntansa henkilökunnan oikeuksia luoda kuntalaisille käyttäjätunnuksia E-kirjastoon, ilmoittaa mahdollisista pääkäyttäjävaihdoksista viipymättä ja huolehtii Kansalliskirjastolta saamistaan pääkäyttäjätunnuksista ja varmistaa, että ne eivät joudu sellaisten tahojen saataville, joilla ei ole oikeutta niiden käyttöön.
• Avaa tarvittaessa kuntalaisille käyttäjätunnuksia E-kirjastoon, jos kuntalainen tarvitsee apua palvelun käyttöönotossa.
• Ilmoittaa Kansalliskirjaston ohjeistamalla tavalla yhteyshenkilöiden ajantasaiset
tiedot.
• Huolehtii tietoturvavelvoitteista Kansalliskirjaston ohjeiden sekä liitteiden
Henkilötietojen käsittelyn ehdot ja Palvelutasot mukaisesti
• Huolehtii Kuntansa asiakkaiden opastamisesta ja neuvonnasta E-kirjaston käyttöön, seuraa ja käsittelee kuntalaisten E-kirjastoon liittyviä sähköisiä palvelupyyntöjä, vastaa niihin sekä tarvittaessa ohjaa ne Kansalliskirjastolle.
• Ilmoittaa Kansalliskirjaston e-kirjastoyksikölle, mikäli havaitsee oikeudenloukkauksen
tai lainvastaisen tilanteen (esim. Aineistojen suhteen).
7. Kustannukset
Kansalliskirjastossa on E-kirjastoyksikkö aineistojen hankintaa, kirjastoyhteistyön koordinointia ja e-kirjaston teknistä ylläpitoa varten. Kunnat kattavat näistä tehtävistä aiheutuvat kulut (kts. Liite 4. Maksut). Tehtävät on kuvattu tarkemmin sopimuskohdassa 5. Lisäksi Xxxxxxxx tuottamisessa hyödynnetään Kansalliskirjaston ja Helsingin Yliopiston tuottamia henkilöstö-, hallinto- ja muita infrastruktuuripalveluita. Kunnat vastaavat kuluista, joita syntyy, kun Kunnat hoitavat omat velvollisuutensa.
8. Tietojen luottamuksellisuus
Sopijapuolet vastaavat siitä, että toisen sopijapuolen luovuttamia, salassapidettäväksi
merkitsemiä, tietoja käsitellään luottamuksellisina.
Luottamuksellisena tietona ei kuitenkaan pidetä tietoa, joka on:
• julkisuuslainsäädännön tai muun lainsäädännön nojalla ilmaistava
• luovutushetkellä yleisesti tunnettua
• saatavilla julkisista lähteistä
• tullut luovutushetken jälkeen yleisesti tunnetuksi tai saataville muutoin kuin tiedon
vastaanottaneen osapuolen toimien tai laiminlyöntien tähden
• ennen tiedon luovutusta tiedon vastaanottaneen osapuolen tiedossa ilman, että se
on saatu suoraan tai epäsuoraan toiselta sopijapuolelta.
Tämä sopimus ei sisällä salassapidettäviä tietoja. Mikäli jokin sopimuksen liite sisältää salassapidettäviä tietoja, merkitään liitteen kyseinen kohta salassapidettäväksi.
9. Henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan liitettä 2. Henkilötietojen käsittelyn ehdot.
10.Kunnan asukkaan käyttöehdot
Sopimus Kansalliskirjaston ja kunnan asukkaan välillä tulee voimaan, kun kunnan asukas on hyväksynyt käyttöehdot ja rekisteröitynyt E-kirjastoon. Mikäli käyttäjä ei hyväksy
käyttöehtoja tai ei ole Palveluun liittyneen kunnan asukas, asiakkuutta ei synny.
Käyttöehdot pidetään jatkuvasti kuntien saatavilla ja niiden muutoksista tiedotetaan.
Kunnan asukkaan vastuu lainatun aineiston käytöstä määräytyy E-kirjaston ja kunnan asukkaan välisen käyttöehtojen mukaisesti.
11.Sopimusrikkomus ja sen seuraamukset
Mikäli sopijapuoli syyllistyy olennaiseen sopimusrikkomukseen, toisella sopijapuolella on oikeus purkaa tämä sopimus 90 päivän kuluttua siitä, kun rikkomuksesta on huomautettu kirjallisesti toiselle sopijapuolelle, eikä tämä ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa. Mikäli rikkomusta ei ole mahdollista korjata, on toisella sopijapuolella oikeus purkaa sopimus välittömästi.
12.Vahinkojen korvaaminen
Sopijapuolet rajoittavat tämän sopimuksen rikkomisesta mahdollisesti aiheutuvien vahingonkorvausten määrän toiselle osapuolelle aiheutuneeseen välittömään vahinkoon. Näin ollen vahingonkorvauksen ulkopuolelle jäävät kaikki välilliset ja epäsuorat vahingot. Kansalliskirjaston enimmäisvastuu Kunnalle tämän sopimuksen perusteella on 500 €.
Kunnan enimmäisvastuu Kansalliskirjastolle on 5000 €.
Edellä mainittuja vahingonkorvausvastuun rajoituksia ei sovelleta:
• jos sopijapuoli on aiheuttanut vahingon tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella
• jos sopijapuoli on rikkonut tietojen luottamuksellisuutta
• jos sopijapuoli on rikkonut immateriaalioikeuksia
Jos sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä sopijapuolella oikeus sovittujen
vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta. Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan.
13.Ylivoimainen este
Sopijapuoli vapautuu velvoitteistaan sellaisten seikkojen vuoksi, joiden se osoittaa aiheutuneen vaikutusmahdollisuuksiensa ulkopuolella olevasta esteestä, jota sen ei kohtuudella voida edellyttää ottaneen huomioon sopimuksen tekohetkellä ja jonka seurauksia sopijapuoli ei myöskään ole kohtuudella voinut estää. Tällainen tapahtuma voi olla sota, kapina, sisäinen levottomuus, viranomaisen suorittama pakko-otto tai takavarikko julkiseen tarpeeseen, tuonti- tai vientikielto, luonnonmullistus, yleisen liikenteen tai energiajakelun keskeytys, lakko tai muu työselkkaus tai tulipalo tai muu vaikutuksiltaan yhtä merkittävä ja epätavallinen sopijapuolista riippumaton syy. Alihankkijan viivästys katsotaan vapauttamisperusteeksi vain siinä tapauksessa, että alihankkijan viivästys johtuu edellä tarkoitetusta ylivoimaisesta esteestä eikä alihankintaa voida ilman kohtuutonta
ajanhukkaa tai kustannuksia suorittaa muualta.
Jos sopimusvelvoitteen viivästyminen johtuu yllä mainitusta ylivoimaisesta esteestä, sopimusvelvoitteen täyttämisaikaa jatketaan niin paljon, kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.
Osapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä kirjallisesti toiselle
osapuolelle, samoin kuin esteen lakkaamisesta.
14.Sopimuksen voimassaolo ja lakkaaminen
Tämä sopimus tulee voimaan, kun se on Kansalliskirjaston ja Kunnan taholta allekirjoitettu. Sopimus on voimassa määräaikaisena 31.12.2026 asti ja sen jälkeen toistaiseksi. Sopijapuoli voi irtisanoa sopimuksen päättymään määräaikaisen sopimuskauden päätteeksi tai jälkeen. Irtisanomisaika 30.6.2026 jälkeen on kuusi [6] kuukautta. Irtisanominen on tehtävä kirjallisesti.
Esimerkki: jos sopimus irtisanotaan 30.1.2026 niin sopimus päättyy 31.12.2026. Jos sopimus irtisanotaan 30.9.2026 niin sopimus päättyy 31.3.2027 ja tällöin maksu peritään koko vuodelta 2027.
Edellä sanotusta poiketen kunnalla on oikeus irtisanoa sopimus välittömästi
i. jos se täyttää erityisen vaikeassa asemassa olevan kunnan arviointimenettelyn
kriteerit. (Laki Kuntalain muuttamisesta 175/2019)
ii. Kuntaliitoksessa jos vastaanottava tai uusi kunta ei ole ennen kuntaliitosta
allekirjoittanut tätä sopimusta.
Xxxxxx xx perusteella myös Kansalliskirjastolla on oikeus irtisanoa yhdistyvän kunnan sopimus päättymään välittömästi.
15.Sopimuksen muuttaminen
Tätä sopimusta ja sen liitteitä voidaan muuttaa vain molempien sopijapuolten
asianmukaisesti allekirjoittamalla asiakirjalla.
Kunta voi muuttaa nimeämiään henkilöitä liitteellä 1. yksipuolisesti.
16.Sopimuksen siirtäminen
Sopijapuolella ei ole oikeutta ilman toisen sopijapuolen suostumusta osaksikaan siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle. Kunnalla on kuitenkin oikeus siirtää sopimuksensa kuntaliitoksen vuoksi. Tällöin mahdollisesti kasvanut käyttäjämäärä huomioidaan liitteen 4. Maksut mukaisesti.
17.Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen
Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan osapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli sopijapuolet eivät pääse erimielisyydestä yksimielisyyteen, erimielisyydet ratkaistaan Kansalliskirjaston kotikunnan käräjäoikeudessa yleisten oikeudenkäyntiä koskevien säännösten mukaisesti.
18.Yhteyshenkilöt
Yhteyshenkilöt on ilmoitettu liitteessä 1 yhteyshenkilöt.
19.Liitteet
Tähän sopimukseen kuuluu sen erottamattomana osana sen liitteet. Liite 1: Yhteyshenkilöt
Liite 2: Henkilötietojen käsittelyn ehdot Liite 3: Palvelutasot
Liite 4: Maksut
20.Allekirjoitukset
Sopimus on allekirjoitettu sähköisesti. Allekirjoittajat
Ylikirjastonhoitaja Xxxxx Xxxxxxxx, Kansalliskirjasto [täytä allekirjoittajan titteli, nimi ja organisaatio]
LIITE 1 Yhteyshenkilöt
Kumpikin sopijapuoli nimeää yhteyshenkilön tätä sopimusta koskevien asioiden hoitoa
varten. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on ilmoitettava välittömästi toiselle sopijapuolelle.
Kansalliskirjaston sopimusyhteyshenkilönä toimii:
Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Kirjastoverkkopalvelut PL 15 (Xxxxxxxxxxx 00)
00014 HELSINGIN YLIOPISTO
puhelin Puh. x000 (0) 0000 00000 xxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Kunnan sopimusyhteyshenkilönä toimii:
[täytä nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite]
LIITE 2 Henkilötietojen käsittelyn ehdot
1. Tietosuoja
E-kirjaston käyttöön, ylläpitoon, kehittämiseen ja yhteistyöhön liittyvistä tehtävistä ja vastuista on tehty Kansalliskirjaston ja kuntien välillä sopimus (Sopimus), johon tämä henkilötietojen käsittelyä koskeva tietosuojaliite (Liite) liittyy. E-kirjastossa henkilötietoja on aineistoissa, metatiedoissa ja kirjautuneiden käyttäjien tiedoissa. Kansalliskirjasto toimii henkilötietojen rekisterinpitäjänä (jäljempänä Rekisterinpitäjä) ja sopimuksen allekirjoittanut kunta henkilötietojen käsittelijänä (jäljempänä Henkilötietojen käsittelijä). Palvelun toteuttamiseen osallistuu kolmansia osapuolia sekä alihankkijoita. Alihankkijat toimivat henkilötietojen käsittelijänä Kansalliskirjaston määrittelemien tarkoitusten, ohjeiden ja alihankkijoiden kanssa laadittujen sopimusten mukaisesti
Määritelmät
Tietosuojalainsäädäntö tarkoittaa Suomessa ja Euroopan Unionissa kulloinkin voimassa olevaa, osapuoliin ja olosuhteisiin sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä (mukaan lukien muttei rajoittuen EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen EU 2016/679) sekä tietosuojaviranomaisten sitovia ohjeita ja määräyksiä.
Sopimus tarkoittaa Kansalliskirjaston ja kunnan välillä allekirjoitettua sopimusta.
Rekisteröity tarkoittaa henkilöä (kuten asiakasta, työntekijää, kirjailijaa tai tietoaineiston tuottajaa), jonka Henkilötietoja Henkilötietojen käsittelijä käsittelee tämän liitteen ja Sopimuksen mukaisesti.
Laki tarkoittaa tässä Liitteessä mitä tahansa lakia tai sitä alempitasoista pakottavaa säädöstä, joka koskee sopijapuolta ja/tai joka on voimassa ja jota sovelletaan alueella, jolla Sopimuksen mukaisia palveluita tarjotaan, Tietosuojalainsäädäntö mukaan luettuna ja mitä tahansa sitovaa tuomioistuimen määräystä, tuomiota tai päätöstä taikka soveltuvaa ohjetta, menettelytapaa, normia tai määräystä, joka sitoo sopijapuolta ja jonka antaneella viranomaisella on toimivalta sopijapuoleen tai sopijapuolen omaisuuteen tai liiketoimintaan liittyvissä asioissa.
Henkilötiedot tarkoittavat kaikenlaista tietoa, joka koskee tunnistettua tai tunnistettavaa luonnollista henkilöä niin kuin Tietosuojalainsäädännössä on tarkemmin määritelty.
Henkilötietojen tietoturvaloukkaus tarkoittaa tietoturvaloukkausta, jonka seurauksena on siirrettyjen, tallennettujen tai muuten käsiteltyjen Henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen tai luvaton luovuttaminen taikka luvaton pääsy tietoihin.
Käsitteet, joita ei ole määritelty yllä, saavat saman merkityssisällön, jonka voimassa oleva Tietosuojalainsäädäntö niille antaa, ja näitä käsitteitä tulkitaan kulloisenkin Tietosuojalainsäädännön yleisen tulkinnan mukaisesti. Tässä Liitteessä käytettyihin käsitteisiin sovelletaan myös soveltuvin osin Sopimuksessa määriteltyjä käsitteitä.
2. Sopijapuolten yleiset oikeudet ja vastuut
Rekisterinpitäjä
Käsittelee Henkilötietoja Xxxxx ja tämän liitteen ehtoja noudattaen
Ilmoittaa Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot
On velvollinen antamaan Henkilötietojen käsittelijälle Henkilötietojen käsittelyä koskevia kirjallisia ohjeita, joiden on oltava sovellettavan Tietosuojalainsäädännön mukaiset
Vahvistaa Sopimuksen/muutossopimuksen allekirjoittamalla, että tässä liitteessä säädetty käsittely täyttää Rekisterinpitäjän vaatimukset muun muassa suunniteltujen turvatoimien osalta ja että se on toimittanut Henkilötietojen käsittelijälle kaikki tarvittavat tiedot ja ohjeet, jotta Henkilötietojen käsittelijä voi käsitellä tietoja sovellettavan Tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen käsittelijä
Käsittelee Henkilötietoja Xxxxx ja tämän Liitteen ehtoja noudattaen.
Käsittelee Henkilötietoja ainoastaan Rekisterinpitäjän tässä Liitteessä antamien ohjeiden mukaisesti, ellei Henkilötietojen Käsittelijään sovellettavassa Laissa toisin vaadita. Henkilötietojen käsittelijän on välittömästi ilmoitettava ennen
Henkilötietojen käsittelyä Rekisterinpitäjälle, jos Rekisterinpitäjän antamat ohjeet ovat puutteellisia tai jos Henkilötietojen käsittelijä epäilee niitä lainvastaisiksi taikka jos Henkilötietojen käsittelijään sovellettavassa Laissa vaaditaan toimimaan Rekisterinpitäjien antamista ohjeista poikkeavalla tavalla.
Henkilötietojen käsittelijän ei kuitenkaan tarvitse ilmoittaa ohjeista Rekisterinpitäjälle edellä mainituissa tilanteissa, jos ilmoittaminen on Xxxxxx xxxxxxxxx.
Xxx Xxxxxxxxxxxxxxx käsittelijä on tallentanut Henkilötietoja muualle kuin Palveluun, sitoutuu käsittelijä poistamaan käsittelemänsä Henkilötiedot kahden viikon kuluessa Sopimuksen päättymisestä, ellei Henkilötietojen käsittelijää koskevasta lainsäädännöstä tai muusta velvoittavasta määräyksestä muuta johdu.
Sitoutuu saattamaan Rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen tässä sopimuksessa sovittujen ja Tietosuojasäännöksissä säädettyjen velvollisuuksien noudattamisen osoittamista varten, sekä sallimaan Rekisterinpitäjän tai muun Rekisterinpitäjän valtuuttaman auditoijan suorittamat tarkastukset ja osallistumaan niihin.
Sopijapuolet sopivat, että tämä Liite sekä Kansalliskirjaston kirjallisesti erikseen antamat ohjeet yhdessä muodostavat tässä Liitteessä tarkoitetut Rekisterinpitäjän ohjeet. Henkilötietojen käsittelyä on lisäksi kuvattu ja yksilöity Sopimuksessa ja jäljempänä tässä Liitteessä.
3. Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt
Henkilötietojen käsittelijän on Tietosuojalainsäädännön mukaisesti saatettava Rekisterinpitäjän saataville sellaiset tiedot, jotka ovat kohtuullisesti arvioiden tarpeellisia sen osoittamiseksi, että Henkilötietojen käsittelijä noudattaa henkilötietojen käsittelijöille Tietosuojalainsäännössä säädettyjä velvollisuuksia. Tämä edellyttää, että Rekisterinpitäjä:
ilmoittaa Henkilötietojen käsittelijälle ilman aiheetonta viivästystä rekisteröidyn oikeuksia koskevasta pyynnöstä,
huolehtii siitä, että kaikki Rekisterinpitäjän tietopyyntöjen yhteydessä hankkimat tai tuottamat tiedot pidetään ehdottoman luottamuksellisina (lukuun ottamatta henkilötietojen luovuttamista valvontaviranomaiselle tai muuta Laista johtuvaa luovuttamista),
huolehtii siitä, että tietopyyntö aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä Henkilötietojen käsittelijän tai sen alihankkijan/alihankkijoiden toiminnalle.
4. Kustannukset
Sopijapuolet vastaavat kukin/kumpikin itse tämän Liitteen mukaisten velvollisuuksien täyttämisestä aiheutuneista kohtuullisista kustannuksista mukaan lukien kohtien Sopijapuolten yleiset oikeudet ja vastuut ja Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt mukaiset kustannukset.
5. Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet
Henkilötietojen käsittelijän on toteutettava asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet ja pidettävä ne voimassa Sopimuksen/Muutossopimuksen ajan.
Rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia, että Henkilötietojen käsittelijälle ilmoitetaan kaikista Rekisterinpitäjän toimittamiin Henkilötietoihin liittyvistä asioista (muun muassa riskiarviosta), jotka saattavat vaikuttaa tämän Liitteen mukaisesti käytettäviin teknisiin ja organisatorisiin toimenpiteisiin.
Henkilötietojen käsittelijä huolehtii siitä, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on pääsy Henkilötietoihin, käsittelevät Henkilötietoja ainoastaan Rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti, xxxxx Xxxx muuhun velvoita.
6. Alihankinta
Henkilötietojen käsittelijällä on oikeus käyttää alihankkijoita henkilötietojen käsittelijöinä. Jokaisesta alihankinnasta tulee olla kirjallinen sopimus, jossa alihankkijan tulee noudattaa samoja velvollisuuksia ja sitoumuksia kuin Sopimuksessa, tässä Liitteessä ja Tietosuojalainsäädännössä. Sopijapuolet ovat vastuussa käyttämiensä alihankkijoiden työstä ja velvoitteista kuin omistaan.
Käsittelijä toimittaa Rekisterinpitäjälle tiedon uusista alihankkijoista, jotka käsittelevät Henkilötietoja ja varaa Rekisterinpitäjälle oikeuden vastustaa uuden alihankkijan käyttämistä. Rekisterinpitäjänä toimivalla sopijapuolella ei ole oikeutta vastustaa
alihankkijoiden käyttämistä, vaihtamista tai lisäämistä, mikäli alihankkijat noudattavat samoja velvollisuuksia ja sitoumuksia kuin Sopimuksessa ja tässä Liitteessä ja mikäli alihankkijat noudattavat Tietosuojalainsäädännön vaatimuksia. Mikäli alihankkijat jättävät olennaisesti noudattamatta samoja velvollisuuksia ja sitoumuksia kuin Sopimuksessa ja tässä Liitteessä tulee käsittelijän antaa alihankkijalle kehotus toiminnan korjaamiseksi. Mikäli alihankkija ei korjaa toimintaansa kolmenkymmenen (30) päivän kuluessa korjauskehotuksen saamisesta, on rekisterinpitäjänä toimivalla sopijapuolella oikeus vaatia kyseisen alihankkijan vaihtamista, ja tällöin kyseisen käsittelijänä toimivan sopijapuolen on vaihdettava alihankkija viivytyksettä. Mikäli käsittelijänä toimiva sopijapuoli ei vaihda alihankkijaa edellä tässä kohdassa tarkoitetussa tilanteessa kohtuullisen ajan kuluessa alihankkijan vaihtoa koskevan vaatimuksen esittämisestä, rekisterinpitäjänä toimivalla toisella sopijapuolella on oikeus irtisanoa Sopimus Sopimuksen irtisanomista koskevan ehdon määräaikojen mukaisesti.
7. Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset
Jos tapahtuu Henkilötietojen tietoturvaloukkaus, Henkilötietojen käsittelijän on siitä tiedon saatuaan ilman aiheetonta viivytystä ilmoitettava siitä kirjallisesti Rekisterinpitäjälle ja toimitettava sille tiedot Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.
Henkilötietojen käsittelijän on annettava kirjallisessa ilmoituksessa Rekisterinpitäjälle vähintään seuraavat tiedot tietoturvaloukkauksesta:
tapahtuneen tietoturvaloukkauksen kuvaus, mukaan lukien asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioidut lukumäärät sekä henkilötietotyyppien ryhmät ja arvioidut lukumäärät sillä tarkkuudella kuin nämä ovat tiedossa;
tietosuojavastaavan tai muun vastuuhenkilön nimi ja yhteystiedot, jolta voi saada asiassa lisätietoja;
kuvaus tietoturvaloukkauksen todennäköisistä seurauksista; ja
kuvaus toimenpiteistä, joita Henkilötietojen käsittelijä ehdottaa tai joita se on jo toteuttanut tietoturvaloukkauksen johdosta, ja tarvittaessa toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.
8. Tietojen luottamuksellisuus
Henkilötietojen luottamuksellisuuteen sovelletaan mitä Sopimuksen kohdassa Tietojen luottamuksellisuus on määrätty luottamuksellisuudesta. Lisäksi sopijapuolet sitoutuvat pitämään kaikki toiselta sopijapuolelta saamansa Henkilötiedot ja niihin liittyvän materiaalin ja aineiston salassa. Sopijapuolella on kuitenkin oikeus:
käyttää Henkilötietoja ja niihin liittyvää materiaalia ja aineistoa tässä Liitteessä ja Sopimuksessa määritettyihin tarkoituksiin
kopioida Henkilötietoja ja niihin liittyvää aineistoa ja materiaalia siinä laajuudessa, mikä on tarpeellista Liitteessä ja Sopimuksessa määriteltyjen tarkoitusten kannalta ja
paljastaa tai luovuttaa Henkilötietoja ja niihin liittyvää materiaalia ja aineistoa sellaisille työntekijöille, alihankkijoille tai neuvonantajille, jotka tarvitsevat Henkilötietoja Liitteessä ja Sopimuksessa määritettyihin tarkoituksiin.
Luottamuksellisia Henkilötietoja paljastava tai luovuttava sopijapuoli on vastuussa siitä, että Henkilötietoja vastaanottava sopijapuoli noudattaa tässä Liitteessä määritettyjä Henkilötietoja koskevia ehtoja.
Sopijapuolet takaavat, että heidän työntekijänsä ja neuvonantajansa, joille Luottamuksellisia Henkilötietoja saatetaan paljastaa tai luovuttaa tämän kohdan, Tietojen luottamuksellisuus, mukaisesti, noudattavat tätä Liitettä ja toimivat huolellisesti sen mukaisesti.
Kohdassa Tietojen luottamuksellisuus määrätyt luottamuksellisuutta koskevat velvoitteet jäävät voimaan muutossopimuksen tai Sopimuksen päättymistilanteissa.
9. Henkilötietojen siirtäminen
Henkilötietojen käsittelijällä ei ole oikeutta siirtää Henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolisiin Euroopan komission turvallisiksi luokittelemiin maihin ilman Rekisterinpitäjän suostumusta.
10.Erimielisyyksien ratkaiseminen ja korvaukset
Kukin Sopimuksen sopijapuolista vastaa itse sille tietosuojalainsäädännön mukaan kuuluvista velvollisuuksista, vahingonkorvausvastuista ja hallinnollisista sakoista.
Sopijapuolten keskinäiseen vahingonkorvausvastuuseen sovelletaan Sopimuksen vastuunrajoitusehtoja. Tästä Liitteestä aiheutuvat tai siihen liittyvät erimielisyydet, riitaisuudet tai vaatimukset ratkaistaan ensisijaisesti neuvotteluteitse sopijapuolten välillä. Riidanratkaisumenettelyyn sovelletaan Sopimuksen riidanratkaisumenettelyä.
11.Henkilötietojen kuvaus ja yksilöinti
Henkilötietojen käsittelijän käsittelemät henkilötiedot on kuvailtu ja yksilöity alla.
Rekisteröityjen ryhmät:
Henkilötietojen käsittely koskee seuraaviin henkilötietoryhmiin kuuluvien henkilöiden tietoja:
Kunnan kirjaston oman henkilökunnan henkilötiedot.
Asiakkaan henkilötiedot silloin, kun asiakasta opastetaan palveluun rekisteröitymisessä.
Henkilötietojen tyypit:
Henkilötietojen käsittely sisältää seuraavia henkilötietotyyppejä:
Henkilötunnus
Nimi
Sähköpostiosoite
Käsittelyn luonne ja tarkoitus
Osapuolet ovat sopineet, että Henkilötietojen käsittelijä käsittelee kunnan kirjaston oman henkilökunnan henkilötietoja, jotta palveluun voidaan avata tarvittavat rekisteröijän ja pääkäyttäjän oikeudet. Määritetyt käyttäjäroolit ovat edellytys kunta-asiakkuuden luomiseksi. Kunnan pääkäyttäjä valtuuttaa E- kirjaston henkilökunnan käyttöliittymässä oman henkilökuntansa rekisteröijän tai pääkäyttäjän rooleihin luomalla heille henkilökohtaiset henkilökunnan tunnukset. Vain tässä määritellyillä henkilöillä on oikeus käsitellä asiakkaan henkilötietoa alla mainitulla tavalla E-kirjaston henkilökunnan käyttöliittymässä.
Käsittelijä käsittelee asiakkaan henkilötietoja silloin, kun asiakas tarvitsee opastusta palveluun rekisteröitymiseen. Tällöin kirjaston rekisteröijäksi nimetty kunnan kirjaston henkilökunnan jäsen tarkistaa asiakkaan henkilöllisyyden, joita
vastaan hän luo rekisteröitymislinkin asiakkaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Asiakas vahvistaa tunnuksensa ja käyttöoikeuden myöntämisen edellytykset itsepalvelua vastaavasti Xxxxx.xx -tunnistautumisen kautta sähköpostitse saamansa ohjeen mukaisesti. Palvelun käyttöoikeuden myöntäminen edellyttää, että asiakkaan kotikunta on tehnyt sopimuksen Palvelusta.
Henkilötietojen käsittelyn kesto
Käsittelijä käsittelee tässä liitteessä yksilöityjä henkilötietoja Sopimuksen voimassaoloajan.
LIITE 3 Palvelutasot
Palvelutasoliitteen tarkoitus
Tämä palvelutasoliite koskee Kansalliskirjaston osuutta E-kirjaston palvelutuotannosta. Kansalliskirjasto hallinnoi palveluketjua, ottaa vastaan kunnilta tulevat tukipyynnöt ja välittää ne tarvittaessa alihankkijoille. Aineistontarjoajat vastaavat oman lukusovelluksensa, verkkokauppansa ja aineistorajapintansa ylläpidosta.
Palveluajat
Kansalliskirjasto toimittaa E-kirjaston tuki- ja ylläpitopalvelua arkipäivinä maanantaista perjantaihin klo 8:30–16:00 (Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx), jolloin Kansalliskirjaston asiantuntijat ovat tavoitettavissa. Korjaus- ja ylläpitotoimenpiteet tehdään Normaalina Palveluaikana. Kaikki Normaalin Palveluajan ulkopuolella tehtävät korjaus- ja ylläpitotoimenpiteet ovat vapaaehtoisia.
Reagointiajat
Reagointiajalla tarkoitetaan sitä aikaa, jonka kuluessa palvelupyyntö tai häiriöilmoitus on viimeistään otettava käsittelyyn tai jonka kuluessa on tiedotettava sitä vastuutahoa, jota pyyntö tai ilmoitus koskee. Reagointiaika alkaa Normaalin Palveluajan puitteissa siitä hetkestä, jona Kansalliskirjasto on vastaanottanut pyynnön tai ilmoituksen. Reagointiaika riippuu pyynnön tai ilmoituksen kiireellisyysluokituksesta, jonka Kansalliskirjasto määrittelee seuraavan taulukon mukaisella tavalla.
Kiireellisyysluokitus | Tilannekuvaus | Reagointiaika Normaalina Palveluaikana |
Korkea | Palvelun käyttöä laajasti estävä ongelma tai muu kriittinen ongelma. | 1 työpäivä |
Normaali | Yksittäistä loppukäyttäjää tai organisaatiota haittaava ongelma. Muu asiakkaan palvelupyyntö tai loppukäyttäjälle näkymätön ei-kriittinen ongelma. | 3 työpäivää |
Alhainen | Loppukäyttäjälle näkymätön, vähäinen ongelma tai uusi kehitystehtävä. | 7 työpäivää |
Kun Kansalliskirjaston asiantuntija aloittaa palvelupyynnön tai häiriöilmoituksen käsittelyn, alkaa ratkaisuaika. Yhteyttä ottaneelle kunnalle ilmoitetaan, jos pyyntöä tai ilmoitusta ei voida ratkaista E-kirjaston tuessa, vaan asia siirretään esimerkiksi alihankkijan käsittelyyn tai se kuuluu kuntien tai kolmansien osapuolien ylläpitovastuualueeseen. Jos korkean kiireellisyysluokan pyyntö tai ilmoitus kuuluu Kansalliskirjaston ylläpitovastuualueeseen, se pyritään ratkaisemaan ilman aiheetonta viivästystä.
Viestintäkäytännöt
Kunta lähettää palvelupyynnön tai häiriöilmoituksen Kansalliskirjaston ilmoittamaan kanavaan, jota Kansalliskirjaston asiantuntijat päivystävät Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxxxxxx. Jos yhteydenpitokanaviin tai käytäntöihin tulee muutoksia, Kansalliskirjasto tiedottaa asiasta E- kirjastoon liittyneille kunnille.
Turvallisuuspoikkeamasta ilmoittamisessa tulee noudattaa Kansalliskirjaston asiasta antamaa erillistä ohjetta. Ohje annetaan Kansalliskirjaston julkisilla verkkosivuilla ja Kansalliskirjasto ilmoittaa verkkosivun osoitteesta, sen muutoksesta ja ohjeen kaikista muutoksista kunnille.
Kansalliskirjasto neuvottelee versiopäivitysten ja suunniteltujen käyttökatkojen ajankohtia koskevista yleisistä periaatteista yhdessä tarkoitukseen perustetun kuntien edustajista muodostetun työryhmän kanssa. Versiopäivityksistä ja Kansalliskirjaston vastuulla olevista suunnitelluista käyttökatkoista ilmoitetaan hyvissä ajoin, vähintään viikko etukäteen.
Kansalliskirjasto huomioi parhaan kykynsä mukaan E-kirjastoon liittyneiden kuntien toiveita päivityksiä ja katkoja koskien. Ennakoimattomista katkoksista ilmoitetaan normaalina Palveluaikana.
Palveluun liittyvät rajaukset
Kansalliskirjasto pidättää oikeuden järjestää viipymättä huoltokatkoja aikakriittisten huoltotarpeiden takia (esim. tietoturvaan liittyvät päivitystarpeet). Kansalliskirjasto pidättää oikeuden irrottaa palvelu verkosta, mikäli on syytä epäillä tietoturvamurron tapahtuneen. Myös E-kirjastoon liittyneiden Kansalliskirjaston tuottamien ohjeiden mukaan tekemät muutokset sovelluksen etusivunäkymiin kuuluvat keskitetyn tuen piiriin. Häiriötilanteet, jotka johtuvat muista muutoksista tai ulkoisiin järjestelmiin liittyvistä tekijöistä tai koskevat aineiston toimittajan verkkokauppaa tai rajapintaa, eivät kuulu keskitetyn tuen piiriin.
Keskitetyn palvelutuen rajauksista huolimatta tämän liitteen kohdan Tiedottamiskäytännöt,
yhteydenpitokanavia voidaan käyttää yhteydenpitoon Kansalliskirjaston ja E-kirjastoon liittyneiden kuntien välillä myös muissa asioissa.
Raportointi ja laaduntarkkailu
Kansalliskirjasto pyrkii antamaan kunnille mahdollisimman selkeää informaatiota palvelutason toteumasta E-kirjaston verkkosivulla. Tietoa tuotetaan toteutuneista reagointiajoista, saapuneiden palvelupyyntöjen ja häiriöilmoitusten määrästä.
Palvelupyyntöjä ja häiriöilmoituksia varten kunnat voivat olla yhteydessä E-kirjaston kohdan Tiedottamiskäytännöt yhteydenpitokanaviin.
LIITE 4 Maksut
Kansalliskirjasto laskuttaa vuosimaksun kuluvan vuoden ensimmäisellä vuosipuoliskolla. Mikäli kunta liittyy kesken vuotta, vuosimaksu laskutetaan välittömästi liittymisajankohdan jälkeen. Selvyyden vuoksi todetaan, että liittymisajankohta ei vaikuta vuosimaksun määrään. Myöskään sopimuksen irtisanominen kesken vuoden määräaikaisen sopimuskauden jälkeen ei vaikuta vuosimaksun määrään.
Vuosimaksu on 0,7 euroa / kunnan asukas / vuosi / vuoden 2026 loppuun saakka. Kunnan asukasluku tarkistetaan vuosittain edellisen vuoden joulukuun 31. päivän asukasluvun mukaan.
Vuosimaksu vuodelta 2024 määräytyy siten että maksu / kunnan asukas on 0,7*(12- palvelun avaamisajankohdan kuukausi numeroina)/12.
Vuosimaksua per kunnan asukas tarkistetaan vuodesta 2026 lähtien kerran vuodessa [elo- syyskuussa] koskien seuraavaa vuotta, siten että alkuperäistä vuosimaksua H muutetaan seuraavan kaavan mukaisesti:
Hm = H * [0,4 * (Indeksi A1 /Indeksi A0) +0,6 * (Indeksi B1 / Indeksi B0) -1] Missä
Hm = vuosimaksun muutos
H = sopimuksen mukainen vuosimaksu (eli t 0,7 € per asukas)
A1 = indeksin A arvo tarkistusajankohtana, viimeisin julkaistu arvo tarkistusajankohtana A0 = indeksin Palvelujen tuottajahintaindeksit 2015=100, yhteensä (BtoBAll) Toimialan 62 tietokoneiden ohjelmointi- ja konsultointipalvelut ja niihin liittyvät palvelut pisteluku kolmannella vuosineljänneksellä 2025, pisteluku xxx,x. [ei vielä julkaistu]
B1 =indeksin BA arvo tarkistusajankohtana, viimeisin julkaistu arvo tarkistusajankohtana B0= indeksin Palvelujen tuottajahintaindeksit 2015=100, (BtoC) toimialan 58.1 Kirjojen ja aikakausilehtien kustannuspalvelut ja muu kustannustoiminta pisteluku kolmannella vuosineljänneksellä 2025, pisteluku xxx,x. [ei vielä julkaistu].
Esimerkki kaavan käytöstä:
Hinnasta 40 % (kerroin 0,4) on sidottu indeksiin A eli toimialan 62 kustannuskehitykseen ja
60 % (kerroin 0,6) indeksiin B eli toimialan 58.1 kustannuskehitykseen. A:n lähtöarvo A0 on 100 ja B:n lähtöarvo B0 on 100 (arvot ovat fiktiivisiä).
Indeksi A on noussut 10 pistettä eli A1 on 110 ja indeksi B 5 pistettä eli B1 on 105
H on sopimuksessa sovittu 0,7 €. Lasketaan hinnanmuutos:
Hm=0,7*[0,4*(110/100) + 0,6*(105/100) -1], josta saadaan Hm=0,7*[0,4*1,1 + 0,6*1,05 -1], josta saadaan Hm=0,7*[0,44+ 0,63 -1], josta saadaan
Hm=0,7* [1,07-1] = 0,7*0,07= 0,049 € eli 4,9 senttiä
Indeksien muutoksen johdosta hinta nousee 4,9 senttiä ja uusi hinta on 74,9 senttiä per asukas. Kaavassa indeksin A:n 10 pisteen nousu huomioidaan 40%:sesti ja Indeksi B:n 5 pisteen nousu huomioidaan 60%:sesti.
Yllä olevan lisäksi Kansalliskirjasto voi muuttaa vuosimaksua vuoden 2026 jälkeen, mikäli
lain tai viranomaismääräysten perusteella maksettavissa maksuissa tapahtuu olennaisia muutoksia
palvelu laajenee (esim. uusien aineistojen tai aineistotyyppien hankkiminen)
aineistojen hinta nousee indeksikehitystä nopeammin.
Xxx Xxxxxx selvä ja riidaton maksu viivästyy perusteettomasti yli 30 päivää, Kansalliskirjastolla on oikeus keskeyttää sopimuksen velvoitteiden täyttäminen ko. Kunnan osalta. Kansalliskirjaston on ilmoitettava keskeytyksestä kirjallisesti Kunnalle vähintään 15 päivää ennen keskeytystä. Maksut maksetaan laskun perusteella. Lasku erääntyy maksettavaksi kolmenkymmenen (30) päivän kuluttua sopimuksen mukaisen laskun lähettämisestä.
Xxx Xxxxx ei maksa oikein laskutettua maksua viimeistään eräpäivänä, Kansalliskirjastolla on oikeus periä viivästyskorkoa korkolain perusteella. Korkoa peritään korkolain mukaisesti ilmoitetun, viivästysaikana voimassa olevan korkotason mukaisesti.
E-KIRJASTON KÄYTTÖEHDOT
E-kirjastolla tarkoitetaan Kansalliskirjaston ylläpitämää, sähköisten aineistojen selaamiseen, lukemiseen, kuuntelemiseen, lainaamiseen ja palauttamiseen tarjoamaa palvelua, jonka käyttäminen on mahdollista tämän sopimuksen nojalla.
Asiakkaalla tarkoitetaan luonnollista henkilöä, jolla on tämän sopimuksen mukainen oikeus käyttää palvelua.
Johdanto
E-kirjasto on Kansalliskirjaston ja Asiakkaan asuinkunnan tarjoama palvelu sähköisten aineistojen käyttämiseen.
E-kirjastossa voi käyttää useiden kustantajien e- ja äänikirjoja ja muita aineistoja. E- kirjastossa voi selata aineistovalikoimaa, lukea niiden esittelyjä, varata, lainata ja kuunnella/lukea aineistoja.
1. Sopimuksen syntyminen ja rekisteröityminen
Sopimus Kansalliskirjaston ja Asiakkaan välillä tulee voimaan, kun Asiakas on hyväksynyt käyttöehdot ja rekisteröitynyt palveluun. Mikäli käyttäjä ei hyväksy käyttöehtoja tai ei ole e- kirjastoon liittyneen kunnan asukas, asiakkuutta ei synny. Kansalliskirjastolla on yksipuolinen oikeus muuttaa Käyttöehtoja. Mikäli Käyttöehdot muuttuvat, asiakkaan tulee hyväksyä ne jatkaakseen palvelun käyttöä.
Rekisteröityessään palveluun Asiakas valitsee tunnistusmenetelmän annetuista vaihtoehdoista.
Alle 13-vuotias lapsi tarvitsee huoltajan suostumuksen.
Palveluun rekisteröityminen ja palvelun käyttö on Asiakkaalle maksutonta.
2. Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet
Asiakkaalla on oikeus käyttää palvelua ja siihen liittyviä ohjelmistoja ja aineistoja näiden sopimusehtojen ja tekijänoikeuslain mukaisesti. Ehtojen vastainen käyttö johtaa käyttöoikeuden menettämiseen
Asiakkaalla on oikeus
• lainata ja selailla aineistoja ja tehdä niihin tiedonhakuja,
• esittää julkisesti osia aineistosta osana esitystä opetuksessa, seminaarissa, workshopissa, konferenssissa tms.,
• tulostaa, kopioida ja tallentaa aineistoja sähköisesti kustantajien kulloinkin aineistoon asettamien rajoitusten mukaisesti,
• lainausajan puitteissa oikeus käyttää aineistoa niillä päätelaitteilla, joita käyttämiseen tarkoitettu ohjelmisto tukee ja joihin se on asennettu. Ohjelmiston asentamiseen päätelaitteille voi liittyä määrällisiä rajoituksia.
• lukemisesteinen auktorisoitu käyttäjä saa hyödyntää Braille-näyttöjä, äänisyntetisaattoreita ja muita välineitä.
Asiakkaalla ei ole oikeutta vuokrata, leasing-vuokrata, myydä tai lisensoida aineistoja edelleen, luovuttaa tai siirtää oikeuksia aineistoon tai myöntää käyttöoikeuksia aineistoon tai mihinkään sen osaan niin, että se kopioitaisiin toisen yksityishenkilön tai juridisen henkilön tietokoneelle muutoin kuin tässä on sallittu.
Aineistojen käyttöön voi liittyä maantieteellisiä käyttörajoituksia.
Asiakkaan käyttäessä palvelua erilaisilla laitteilla Asiakkaalle voi tulla lisäksi erilaisia datasiirto yms. maksuja Asiakkaan liittymä- ja muiden sopimusten mukaisesti. Näistä maksuista vastaa Asiakas.
Asiakas vastaa itse laitteidensa suojauksesta. Asiakas vastaa riittämättömän suojauksen seurauksista sekä palveluverkkoon tahallaan tai tuottamuksellisesti tuomiensa viruksien ynnä muiden vastaavien seikkojen Kansalliskirjastolle, käyttäjille tai kolmansille osapuolille aiheuttamista vahingoista.
Asiakas vastaa Palveluun jättämistään ja mahdollisesti muihin tietoliikenneverkkoihin levinneistä teksteistä, kuvista, musiikista, ohjelmista, tiedoista ynnä muista vastaavista toiminnoista ja niiden tekijän-, tavaramerkki-, patentti- ja muista immateriaalioikeuksista, näiden lupien hankkimisesta ja kustannuksista, muusta laillisuudesta sekä niihin kohdistuvien rikkomusten aiheuttamista seuraamuksista ja vaateista.
Asiakkaan käyttäessä palvelua lain tai hyvän tavan vastaiseen toimintaan, Asiakas vastaa aiheutuneista vahingosta.
3. Kansalliskirjaston oikeudet ja velvollisuudet
Kansalliskirjastolla on oikeus tuottaa palvelu parhaaksi katsomallaan
tavalla sekä muuttaa ja poistaa palvelun aineistoja ja tuotteita joko kokonaan tai osittain ilman erillistä ilmoitusta.
Kansalliskirjastolla ei ole vahingonkorvausvastuuta suhteessa Asiakkaaseen tämän sopimuksen perusteella jollei pakottavasta lainsäädännöstä muuta johdu.
Kansalliskirjasto ei vastaa Asiakkaan käyttämien laitteiden tai ohjelmien toimivuudesta ja yhteensopivuudesta palveluun.
Kansalliskirjastolla on oikeus ennalta ilmoittamatta ja viivytyksettä keskeyttää ja estää sellainen palvelun käyttö ja tietoliikenne, sekä poistaa sellainen materiaali, joka rikkoo voimassa olevaa lainsäädäntöä ja näitä sopimusehtoja.
4. Immateriaalioikeudet ja suojaukset
Palvelun, siihen liittyvien ohjelmistojen, tuotteiden ja aineistojen tekijänoikeudet samoin kuin muut immateriaalioikeudet kuuluvat Kansalliskirjastolle ja/tai kolmansille osapuolille.
E-kirjaston sisältämien ohjelmistojen ja käyttöliittymien jäljentäminen, siirtäminen, jakeleminen tai tallentaminen kokonaan tai osittain on kielletty.
Kansalliskirjasto ei vastaa Asiakkaan palvelun kautta hankkimista aineistojen, kuten kirjojen, lehtien tai muiden aineistojen sisällöistä. Vastuu sisällöistä on aineistojen oikeuksienomistajilla.
Tekijänoikeuksien suojaamiseen ja aineiston merkitsemiseen käytetään teknistä suojausta. Asiakkaalla ei ole oikeutta poistaa suojauksia aineistoista. Suojauksen tarkoituksena on estää aineiston, laiton tai sopimuksen vastainen käyttö ja kopiointi. Suojauksen poistaminen ja sen mahdollistama aineiston luvaton käyttö voi johtaa lain mukaiseen rikosvastuuseen. Asiakas ymmärtää, että suojauksen avulla aineisto on mahdollista yksilöidä ja yhdistää asiakkaaseen. Kansalliskirjasto ei vastaa kolmannen osapuolen ohjelmistoista eikä aineiston suojaukseen liittyvistä kolmannen osapuolen yksipuolisesti tekemistä muutoksista.
5. Asiakkaan vastuu palveluun kuuluvista tunnuksista
Asiakas vastaa siitä, etteivät hänen tunnistautumistapaansa liittyvät tunnukset joudu ulkopuolisten tietoon. Asiakas on vastuussa tunnuksillaan tapahtuneesta käytöstä.
Tunnusten luovuttaminen kolmannelle osapuolelle on kielletty.
6. Sopimuksen kesto ja sen päättyminen
Asiakas ottaa palvelun käyttöönsä rekisteröitymällä palveluun. Mikäli
Asiakas haluaa lopettaa palvelun käyttämisen, Asiakas voi irtisanoa sopimuksen palvelussa sisäänkirjautumisen jälkeen. Paikan päällä kirjastossa irtisanominen ei ole mahdollista.
Jos kirjautumistiedot ovat unohtuneet, Asiakas voi tehdä uuden xxxxx.xx tunnistautumisen ja irtisanoa sopimuksen tämän jälkeen.
Tunnukset poistuvat automaattisesti käytöstä palvelun seuraavassa ajossa, jossa e-kirjasto saa tiedon siitä, kun tunnuksen myöntämisen edellytykset poistuvat eli henkilön muuttaessa sellaisen kunnan alueelle, jossa e-kirjasto ei ole käytössä, henkilön irtisanoessa sopimuksen tai kuollessa.
7. Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely
Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja kansallista tietosuojalainsäädäntöä. Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot kuvataan Palvelun tietosuojaselosteessa, joka on sähköisesti nähtävillä palvelun sovelluksessa ja e-kirjaston verkkosivuilla x-xxxxxxxx.xx.
8. Muut ehdot
Sopimukseen ja palvelun käyttämiseen sovelletaan Suomen lakia, siitä riippumatta, mistä maasta käsin Palvelua käytetään.
HANKINTALAIN 16 §:N SOVELTAMISESTA E-KIRJASTOA KOSKEVAAN KUNNAN JA KANSALLISKIRJASTON VÄLISEEN SOPIMUKSEEN
Hankintalain 16 §:n mukaan lakia ei sovelleta hankintayksiköiden väliseen hankintaan, jolla hankintayksiköt toteuttavat yhteistyössä ja yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi niiden vastuulla olevat yleisen edun mukaiset julkiset palvelut. Lisäksi edellytyksenä on, että enintään viisi prosenttia ja enintään 500 000 euron osuus yhteistyön piiriin kuuluvista palveluista tuotetaan muita kuin sopimuksen osapuolia varten. Lainkohdan tarkoituksena on mahdollistaa todellinen yhteistyö hankintayksiköiden välillä ilman, että yhteistyön toteuttamisessa niiden olisi kilpailutettava lain mukaisesti hankintansa toisiltaan.
Hankintayksiköt
Sekä kunnan kirjasto (yleinen kirjasto) että Kansalliskirjasto ovat hankintayksiköitä.
Yhteinen tavoite
Kunnan kirjaston tehtäviin kuuluu muun muassa tarjota pääsy aineistoihin, tietoon ja kulttuurisisältöihin ja edistää lukemista ja kirjallisuutta. Kirjastolain (29.12.201671492) 11 § mukaan yleinen kirjasto toimii ja kehittää toimintaansa yhteistyössä muiden yleisten kirjastojen ja muun muassa Kansalliskirjaston kanssa.
Kansalliskirjaston tehtävä on yliopistolain 70§:n kehittää ja tarjota kansallisia palveluja muun muassa yleisille kirjastoille sekä edistää kirjastoalan kotimaista ja kansainvälistä yhteistyötä.
Voidaan todeta, että yhteistyö kirjastoalan kehittämiseksi on molempien yhteinen ja yleisen edun mukainen tavoite koska lainsäädännön mukaan:
• Yleisen kirjaston tehtäviin kuuluu tarjota pääsy aineistoihin, tietoon ja kulttuurisisältöihin
• Yleinen kirjasto kehittää toimintaansa mm Kansalliskirjaston kanssa Kansalliskirjasto kehittää ja tarjoaa kansallisia palveluja yleisille kirjastoille.
Yleisen edun mukainen xxxxxxxx xxxxxxx
Koska Kansalliskirjaston eräänä tehtävänä on tarjota kansallisia palveluita yleisille kirjastoille ja koska yleisten kirjastojen eräänä tehtävänä on tarjota pääsy
aineistoihin, tietoon ja kulttuurisisältöihin ja edistää lukemista ja kirjallisuutta, voidaan selkeästi todeta e-kirjastopalveluiden tarjoamisen kunnan asukkaille olevan yleisen edun mukainen julkinen palvelu, joka kuuluu yleisen kirjasto toimialaan. Yleisesti ottaen voidaan todeta, että kirjojen ja aineistojen lainaaminen kuntalaisille on kirjaston ydintehtäviä.
Painopisteen siirtyessä markkinoilla painettuista kirjoista enenevässä määrin e-kirjoihin ja e-aineistoihin on yleisen edun mukaista, että myös yleinen kirjasto sopeuttaa tarjontaansa tähän suuntaan.
Hallituksen esityksen (108/2016vp) 16 § perusteluiden mukaan hankintayksiköiden välisen yhteistyön tulisi olla todellista siten, että siihen osallistuvat hankintayksiköt toteuttaisivat yhteistyön piiriin kuuluvia palveluja myös ilman yhteistyötä.
Sekä yleiset kirjastot että Kansalliskirjasto toteuttavat yhteistyönpiiriin kuluvia palveluita jo suoraan lainsäädännön perusteella eli myös ilman e-kirjastoa koskevaa sopimusta.
Strategiansa 2021–2030 mukaisesti Kansalliskirjasto edistää tietoaineistojen ja palveluiden saatavuutta kehittämällä yhteen toimivuusratkaisuja sekä siihen liittyvää infrastruktuuria kansallisessa ja kansainvälisessä yhteistyössä. Kansalliskirjaston digitaaliset palveluratkaisut pohjautuvat pääosin avoimeen lähdekoodiin, avoimiin rajapintoihin sekä laajaan kansalliseen ja kansainväliseen yhteistyöhön. Yleiset kirjastot puolestaan edistävät lukemista tarjoamalla pääsyn mm. e-aineistoihin ja kehittävät toimintaansa muiden kirjastojen kanssa.
Yhteistyössä e-kirjastopalvelun toteuttamiseksi molemmat kantavat omat, laissa määritellyt vastuunsa ja toimivat yhteistyössä keskenään.
Kansalliskirjaston e-kirjastoyksikkö vastaa:
• Kirjastojen yhteisten e-aineistojen käytössä tarvittavien teknisten ratkaisujen hankinnasta,
• Kirjastojen yhteisten e-aineistojen käytössä tarvittavien teknisten ratkaisujen ylläpidosta,
• Kirjastojen yhteisten e-aineistojen käytössä tarvittavien teknisten ratkaisujen kehittämisestä, sekä
• e-aineistojen hankintasopimuksista ja yhteistyöstä kirja-alan toimijoiden kanssa.
Kunnat puolestaan vastaavat:
• E-aineistoihin liittyvistä kirjastoammatillisista tehtävistä
• Kirjastoammattilaiset kunnissa valitsevat e-kirjaston aineistot,
• Neuvovat asiakkaita niiden käytössä,
• Kuntien edustajat osallistuvat e-kirjaston ohjausryhmään, ja
• Kuntien edustajat e-kirjaston kehittämiseen ja toimintaan eri työryhmissä.
Hallituksen esityksessä ilmaistu kriteeri siitä, että yhteistyön tulisi olla todellista siten, että siihen osallistuvat hankintayksiköt toteuttaisivat yhteistyön piiriin kuuluvia palveluja myös ilman yhteistyötä, täyttyy selkeästi koska sekä yleiset kirjastot ja Kansalliskirjasto omilla tahoillaan tarjoavat jo tälläkin hetkellä e-aineistoja.
Hallituksen esityksessä on edelleen todettu, että osallistuvien eri viranomaisten suorittamien palvelujen ei tarvitse välttämättä olla samanlaisia, vaan ne voivat olla myös toisiaan täydentäviä. Lainkohdassa tarkoitetun yhteistyön edellytys ei direktiivin johdanto- osan mukaan tarkoita sitä, että kaikki osallistuvat viranomaiset vastaavat pääasiallisten sopimusvelvoitteiden suorittamisesta, kunhan ne ovat sitoutuneet tekemään osansa kyseisen julkisen palvelun suorittamisesta yhteistoiminnassa.
Hallituksen esityksen 16§:n perustelut soveltuvat hyvin e- kirjastosta tehtävään sopimukseen koska:
• Yleisten kirjastojen ja Kansalliskirjaston tehtävät e-kirjaston toiminnassa ja kehittämisessä ovat toisiaan täydentäviä
• Kaikki osapuolet sitoutuvat tekemään osansa palvelun suorittamisesta yhteistoiminnassa asiaa koskevan sopimuksen työnjaon mukaisesti.
Yhteenveto
Edellä mainituilla perusteilla voidaan katsoa, että e-kirjastoa koskevassa sopimuksessa on kyse (i) hankintayksiköiden välisestä hankinnasta, (ii) jolla hankintayksiköt toteuttavat yhteistyössä ja (iii) yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi niiden (iv) vastuulla olevat (v) yleisen edun mukaiset julkiset palvelut. Hankintalakia ei näin ollen sovelleta kunnan yhteistyöhön Kansalliskirjaston kanssa e-kirjaston toteuttamisessa ja toiminnassa.
E-kirjastopalvelun ohjausryhmän, yhteistyöryhmän, vuosikokouksen ja työryhmien tehtävät ja kokoonpano
Ohjausryhmä
• Ohjaa E-kirjastopalvelun strategista kehittämistä ja hyväksyy vuosittaiset
painopisteet
• Arvioi toiminnan vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta sekä seuraa palvelun
kehittymistä
• Käsittelee E-kirjaston asiakkaiden, sidosryhmien ja Kansalliskirjaston tekemiä
merkittäviä kehitysehdotuksia ja aloitteita ja tekee näihin liittyvät päätökset.
• Nimeää tarvittaessa E-kirjaston kirjastotyöryhmiä/asiantuntijaryhmiä
• Hyväksyy E-kirjaston kokoelmapolitiikan ja valvoo/ohjaa sen toteutumista
• Hyväksyy E-kirjaston budjettikehykset
• Käsittelee taloudellisilta ja toiminnallisilta vaikutuksiltaan merkittävät asiat
Yhteistyöryhmä
• Huolehtii sidosryhmien informoimisesta ja osallistamisesta.
Aineistovalinnan työryhmät
• Käsittelevät kirjastoilta tulevia aineistotoiveita ja päättävät hankittavat aineistot annetun budjetin rajoissa.
Kokoelmapolitiikkaa valmisteleva työryhmä
• Luo ja ylläpitää aineistovalinnan periaatteet sekä ohjaa aineistovalintatyöryhmiä.
Käyttäjätuen työryhmä
• Opastaa e-kirjaston käyttämisessä, välittää teknistä ylläpitoa
tai kehittämistoimenpiteitä vaativat pyynnöt e-kirjaston teknisille kehittäjille, priorisoi e-kirjaston kehitysjonoa kirjastokoordinaattorin ja tietojärjestelmäpäällikön ohjauksessa.
Käyttäjäkoulutuksen työryhmä
• Suunnittelee käyttäjäkoulutusta ja opastusaineistoja.
Viestinnän ja markkinoinnin työryhmä
• Toimii e-kirjaston viestintäasiantuntijan tukena mm. markkinointi- ja viestintäkampanjoiden, sosiaalisen median sisällön sekä medialle tarjottavien aiheiden ideoinnissa. Työryhmä tuo esiin kirjastojen työntekijöiden ja asiakkaiden tarpeita e-kirjaston viestintään ja markkinointiin liittyen.
Etusivutoimituksen työryhmä
• Tuottaa ajankohtaisia aineistonostoja, suosittelulistoja ja
kirjavinkkauksia e-kirjaston etusivulle
Vuosikokous/kehittämispäivät
• Valitsee Kuntien ehdokkaat ohjausryhmään
• Jäsenkunnille/-kirjastoille suunnatut kaikille avoimet vuosipäivät, joissa esitellään e- kirjaston toimintaa ja kehittämissuunnitelmia ja kuullaan jäseniä ajankohtaisista teemoista. Vuosipäivät edistävät kirjastoyhteistyötä ja lisäävät kuntien vaikuttamismahdollisuuksia
Ohjausryhmä koostuu kuntien edustajista (6 henkilöä) ja Kansalliskirjaston edustajista (2 henkilöä). Kullakin edustajalla tulee olla varaedustaja. E-kirjaston palvelupäällikkö toimii ohjausryhmän esittelijänä, puheenjohtajana puolestaan toimii xxxx xxxxxxx edustajista. Ohjausryhmä voi kutsua kokoukseensa myös asiantuntijoita tai asian valmistelijoita.
Kuntien edustajista kaksi valitaan suurista kunnista, kaksi keskikokoisista kunnista ja kaksi pienistä kunnista. Suurella kunnalla tarkoitetaan kuntaa, jonka asukasluku ylittää 100.000 asukasta, keskisuurella kunnalla kuntaa, jonka asukasluku on 10.000 asukkaan ja 100.000 asukkaan välillä ja pienellä kunnalla kuntaa, joka asukasluku alittaa 10.000 asukasta.
Työryhmät koostuvat kuntien henkilöstöstä valituista jäsenistä, 6–20 työryhmää kohden. Kansalliskirjaston johtokunta nimeää ohjausryhmän. Kuntien ehdokkaat ohjausryhmään valitaan vuosittain järjestävässä vuosikokouksessa/kehittämispäivillä. Työryhmiin ohjausryhmä kutsuu edustuksen yhteistyökirjastoilta, vuosikokouksen ehdotuksen perusteella.
Ohjausryhmä voi perustaa ja lakkauttaa työryhmiä.