Contract
Sopimus Joensuun kaupungin analogisten aineistojen tallettamisesta ja niiden maksullisesta säilyttämisestä, tietopalvelusta sekä työ- ja sosiaalitilojen käyttöoikeudesta Kansallisarkiston Joensuun toimipaikassa
1. Sopimuksen osapuolet
Kansallisarkisto
Joensuun kaupunki (Siirtäjä)
2. Sopimuksen tarkoitus
Sopimus koskee Joensuun kaupungin hallussa olevien asiakirjojen tallettamista ja maksullista säilyttämistä sekä työ- ja sosiaalitilojen käyttöoikeutta Kansallisarkiston Joensuun toimipaikassa.
3. Aineistot ja niiden määrät
Tämän sopimuksen puitteissa Joensuun kaupunki voi tallettaa Kansallisarkistoon arkistolain perusteella pysyvästi säilytettäviä aineistojaan yhteensä enintään 1200 hyllymetriä.1 Joensuun kaupunki toimittaa siirrettävien aineistokokonaisuuksien arkistoluettelotiedot Kansallisarkistolle vähintään kaksi viikkoa ennen aineistosiirtojen käynnistämistä, jonka jälkeen arkistoluettelotiedot liitetään tämän sopimuksen yhteyteen.
4. Aineistojen siirtäminen ja säilytys
Joensuun kaupunki vastaa asiakirjojen siirtokunnosta ja niiden siirrosta Kansallisarkistoon sekä siirrosta aiheutuvista kustannuksista.
Siirroista ja niiden tarkemmista ajankohdista sekä muista yksityiskohdista sovitaan vähintään neljä viikkoa ennen siirron käynnistämistä.
Joensuun kaupunki sitoutuu noudattamaan aineiston siirtoaikataulua sekä informoimaan Kansallisarkistoa välittömästi mahdollisista havaituista muutoksista tietoaineistoon tai siirtoihin liittyen.
Joensuun kaupungilla on oikeus käyttää siirrossa yhteistyökumppaneita. Siirtäjä vastaa yhteistyökumppaneidensa toiminnasta, töistä, vastuista ja velvoitteista kuin omistaan.
Joensuun kaupunki vastaa asiakirjojen siirtämisestä ja hyllyttämisestä Kansallisarkiston Joensuun toimipaikkaan ja asiakirjojen pakkauksesta ja siirtämisestä pois sopimuksen päätyttyä sekä niistä aiheutuvista kustannuksista. Joensuun kaupunki vastaa säilytystiloissaan mahdollisesti tarvitsemistaan hyllyvälimuutoksista sekä aineistojen tiivistämisestä tai uudelleensijoittamisesta ja niistä aiheutuvista kustannuksista. Hyllyvälimuutoksia lukuun ottamatta säilytystiloissa ei saa suorittaa muita muutos-, poisto- tai korjaustöitä ilman Kansallisarkiston lupaa.
Joensuun kaupungin siirrot voidaan käynnistää sen jälkeen, kun Kansallisarkiston Joensuun toimipaikassa on toteutettu aineistojen siirrot keskusarkistoon sekä muut tarvittavat järjestelyt on tehty, kuitenkin aikaisintaan 1.9.2021 alkaen ja viimeistään 31.12.2021 mennessä. Siltä
1 Siirrettäviin aineistoihin voi sisältyä kohtuullinen määrä pitkän määräajan säilytettäviä aineistoja.
Kansallisarkisto | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxx | Puh. Tel. | 000 000 0000 | |
Riksarkivet | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxxxxx | Fax | (09) 176 302 |
osin, kun kyse on Joensuun kaupungin käyttöön osoitettavan säilytystilan vapauttamisesta Kansallisarkiston Joensuun toimipaikassa ja sitä varten tehtävistä aineistojen siirrosta keskusarkistoon sekä aineistojen uudelleen sijoittamisesta ja tiivistämisestä, Joensuun kaupunki korvaa toimenpiteistä Kansallisarkistolle aiheutuvat kustannukset. Arviolta keskusarkistoon siirrettävän aineiston määrä on enintään noin 1000 hyllymetriä ja siitä sekä aineistojen uudelleen sijoittamisesta ja tiivistämisestä Joensuun kaupungille aiheutuva kustannus on yhteensä enintään noin 15 000 euroa.
Joensuu kaupunki vastaa tämän sopimuksen perusteella siirrettyjen aineistojen säilytystilojen ja työtilojen asianmukaisesta käytöstä ja siisteyden ylläpitämisestä. Joensuun kaupunki ja sen työntekijät sitoutuvat noudattamaan tilojen käytössä Kansallisarkiston ohjeita.
5. Aineistoon liittyvät oikeudet
Aineistojen omistusoikeus säilyy Joensuun kaupungilla. Omistusoikeus tarkoittaa tässä yhteydessä oikeutta aineiston vallintaan, oikeutta määrätä aineistojen käytöstä, hallinnasta ja käsittelystä. Kansallisarkisto tarjoaa aineistolle säilytystilat. Kansallisarkisto ei käsittele tietoja muuten kuin säilyttämällä sitä turvallisuuden edellyttämällä tavalla. Kansallisarkiston työntekijät eivät käsittele tietoa muilla tavoin.
6. Henkilötietojen käsittely
Kansallisarkisto toimii tämän sopimuksen mukaisen tietoaineiston henkilötietojen käsittelijänä ja Siirtäjä rekisterinpitäjänä. Sopijapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan soveltuvaa voimassaolevaa henkilötietojen käsittelyyn ja tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä. Määritelmät ovat voimassaolevan EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia.
7. Asiakirjojen säilytys ja säilytysmaksut
Joensuun kaupungin tämän sopimuksen perusteella siirtämien aineistojen kokonaismäärä voi olla enintään 1 200 hyllymetriä. Säilytystilat sijaitsevat Kansallisarkiston Joensuun toimipaikassa (Yliopistokatu 6A, Joensuu).
Asiakirjojen säilyttämisestä peritään Kansallisarkiston voimassa olevan hinnaston mukainen maksu (2020: 1,65 euroa/hm/kk + alv 24% tai kulloinkin voimassa oleva alv). Säilytysmaksun suuruus tarkistetaan vastaamaan kiinteistökustannusten nousua kerran vuodessa tammikuussa.
Säilytysmaksun peruste on sama koko sopimuksen voimassa olon ajan. Säilytysmaksut peritään kaksi kertaa vuodessa kesäkuussa ja joulukuussa.
Säilytysmaksut 1 200 hyllymetrin osalta peritään siitä hetkestä lähtien, kun säilytystilat on osoitettu Joensuun kaupungin käyttöön.
8. Tietopalvelu
Joensuun kaupunki vastaa kaikesta maksullisessa säilytyksessä olevaan aineistoonsa kohdistuvasta tietopalvelusta ja kaupunginarkiston asiakkaiden neuvonnasta.
Kansallisarkisto | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxx | Puh. Tel. | 000 000 0000 | |
Riksarkivet | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxxxxx | Fax | (09) 176 302 |
Kansallisarkisto järjestää pääsyn erikseen nimetyille Joensuun kaupungin henkilökuntaan kuuluville henkilöille arkistotiloihin, joissa säilytetään Joensuun kaupunginarkiston aineistoja. Henkilöt sitoutuvat noudattamaan Kansallisarkiston asettamia kulunvalvontaa, turvallisuutta ja asiakirjojen salassapitoa koskevia määräyksiä ja heidän on tarvittaessa todistettava henkilöllisyytensä muualla kuin yleisötiloissa liikkuessaan.
Em. henkilöt noutavat asiakirjat kaupunginarkiston asiakkaiden käyttöön Kansallisarkiston Joensuun toimipaikan tutkijasaliin ja palauttavat ne tavallisten aukioloaikojen puitteissa. Kaupunginarkiston asiakkaiden Kansallisarkiston Joensuun toimipaikan tutkijasalissa tapahtuvasta aineistojen käytöstä tai asiakkaiden normaalista valvonnasta ei peritä erillistä korvausta.
Saatujen tietopalvelu- ja asiakaskokemusten perusteella sopimusosapuolet pyrkivät kehittämään ja ottamaan käyttöön uusia asiakaspalvelukonsepteja. Niistä mahdollisesti aiheutuvista järjestelyistä ja kustannusten jakamisesta sovitaan erikseen kirjallisesti.
9. Työ- ja sosiaalitilat
Kansallisarkisto antaa Joensuun kaupungin työntekijöille käyttöoikeuden työtilaan (työhuone nro 135), jonka koko on 32,7 m². Työtilassa voi työskennellä 2-3 henkilöä.
Työtilan käyttöoikeudesta peritään korvaus, joka on 20 euroa/neliömetri/kuukausi + alv 24% tai kulloinkin voimassa oleva alv ja sitä tarkistetaan kiinteistökustannusten nousua vastaavaksi kerran vuodessa tammikuussa. Käyttöoikeudesta perittävä korvaus sisältää sähkön, kiinteiden valaisimien huollon, veden, siivouksen ja sosiaalitilojen käytön. Korvaus peritään kaksi kertaa vuodessa säilytysmaksujen perimisen yhteydessä.
Työtilan käyttöoikeus on maanantaista perjantaihin klo 7-18. Työtilan käyttöoikeus annetaan sen nykyisellä kalustuksella, mutta vuokraajalla on oikeus tuoda tilaan myös omia tarpeellisia kalusteitaan. Tilan käyttöön ovat oikeutettuja Joensuun kaupungin nimetyt henkilöt.
Käyttöoikeuskorvaus peritään siitä lähtien, kun se on Joensuun kaupungin käytössä.
Joensuun kaupunki vastaa työntekijöidensä tietoliikenne- ja verkkoyhteyksien sekä työasemien ja tulostimien järjestelyistä sekä niistä aiheutuvista kustannuksista.
Muiden tilojen (järjestely- ja konservointitilat, luentosali yms.) käytöstä peritään Kansallisarkiston hinnaston (xxxxx://xxxxxxx.xx/xxxxxxxx) mukainen korvaus toteutuneen käytön mukaan.
10. Yhteyshenkilöt ja laskutusosoite
Sopimuksen yhteyshenkilöinä toimivat Kansallisarkistosta johtaja Xxxx Xxxxxxx, tietopalvelua koskevissa asioissa ylitarkastaja Xxxxx Xxxxxxxx ja aineistojen siirtoon liittyvissä asioissa ylitarkastaja Xxxxx Xxxxxx ja Joensuun kaupungista asiakirjahallintopäällikkö Xxxx Xxxxxxxx ja tietopalvelusihteeri Xxxxx Xxxxxxx.
Yhteyshenkilöiden muutoksista on tiedotettava kirjallisesti sopimuksen toista osapuolta. Laskutusosoite:
OVT-tunnus: 003702427462100
Laskutusosoite:
Kansallisarkisto | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxx | Puh. Tel. | 000 000 0000 | |
Riksarkivet | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxxxxx | Fax | (09) 176 302 |
PL 84
80101 Joensuu
Verkkolaskujen välittäjä: Ropo Capital Välittäjän tunnus: 003714377140
Viite: Arkistotila / Kansallisarkisto Joensuu
11. Vahingonkorvaus ja vastuunrajoitukset
Sopimuksen osapuolet vastaavat siitä vahingosta, jonka he aiheuttavat toisilleen huolimattomuudellaan tai laiminlyönnillään. Sopimuksen osapuolet eivät vastaa toisilleen aiheutuneista välillisistä vahingoista, jollei vahinko ole aiheutunut tahallisuudesta tai törkeästä tuottamuksesta.
Tietosuojaa koskien korvauksen määräytymisessä rekisteröidyille otetaan huomioon mitä tietosuoja-asetuksen 82 artiklassa määrätään.
Sopimuksen osapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun, yleisen liikenteen, tietoliikenteen pysähtymisen, tulipalon, tulvan, vesivahingon tai muun sen kaltaisen sopimuksen osapuolesta riippumattoman syyn takia (force majeure). Se sopimuksen osapuoli, jota ylivoimainen este koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä sekä sen arvioidusta kestosta heti toiselle osapuolelle.
Joensuun kaupunki vastaa Kansallisarkiston Joensuun toimipaikkaan sijoittamansa ja omistamansa irtaimiston ja laitteiden vakuuttamisesta, mikäli katsoo sen tarpeelliseksi.
12. Sopimuskausi ja sopimuksen irtisanominen
Sopimus tulee voimaan, kun se on allekirjoitettu ja on voimassa enintään 31.12.2028 saakka, ellei jompikumpi sopimusosapuoli irtisano sopimusta ennen sitä. Sopimuksen voimassa- oloaikana irtisanomisaika on molemmin puolin 24 kuukautta.
Sopimuksen jatkamisesta tai sen päättymisestä seuraavista toimenpiteistä sovitaan viimeistään 30.11.2026 mennessä.
Sopimuksen ensimmäinen mahdollinen irtisanomisaika on kuitenkin aikaisintaan 31.12.2024. Tätä sopimusta on tehty kaksi yhtäpitävää kappaletta yksi kummallekin sopimusosapuolelle.
Sopimuksen päättymisen vaikutukset
Kaikki tähän sopimukseen perustuvat oikeudet ja velvollisuudet lakkaavat heti tämän sopimuksen voimassaolon päättyessä. Joensuun kaupunki vastaa aineistojen siirrosta pois Kansallisarkiston Joensuun toimipaikasta sopimuksen voimassa olon päättymiseen mennessä.
13. Muut ehdot
Aineistojen digitointi
Osapuolet pyrkivät yhteistyöhön aineistojen digitoinnissa. Siitä mahdollisesti aiheutuvista järjestelyistä ja kustannusten jakamisesta sovitaan erikseen kirjallisesti.
Sopimuksen muuttaminen
Kansallisarkisto | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxx | Puh. Tel. | 000 000 0000 | |
Riksarkivet | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxxxxx | Fax | (09) 176 302 |
Tähän sopimukseen mahdollisesti tehtävät muutokset on tehtävä kirjallisesti ja kummankin Osapuolen asianmukaisesti valtuuttaman edustajan on ne allekirjoitettava.
Sopimuksen siirtäminen
Mikäli tämän sopimuksen kohteena olevan Tietoaineiston tai sen osan omistusoikeus siirtyy kolmannelle julkisyhteisölle, on Siirtäjällä oikeus siirtää tämä sopimus kolmannelle julkisyhteisölle. Osapuolten tehtävien tai toiminnan taikka niiden olennaisen osan siirtyessä kolmannelle julkisyhteisölle, on osapuolilla oikeus siirtää tämä sopimus kyseiselle kolmannelle julkisyhteisölle. Sopimuksen siirrosta tulee ilmoittaa toiselle osapuolelle viimeistään kolme kuukautta ennen siirtymistä.
Riitojen ratkaisu
Tästä sopimuksesta aiheutuvat riidat ratkaistaan ensisijaisesti Osapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli neuvottelemalla ei päästä sopuun, ratkaistaan riidat Pohjois-Karjalan käräjäoikeudessa tai Helsingin käräjäoikeudessa.
Pätemisjärjestys
Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on seuraava:
1. Tämä sopimus
2. Tämän sopimuksen liitteet
13. Allekirjoitukset
Joensuun kaupungin puolesta Kansallisarkiston puolesta
Xxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
Kaupunginjohtaja Pääjohtaja
Xxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx
Kansliapäällikkö Tietopalvelujohtaja, ma
Liitteet
Kansallisarkisto | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxx | Puh. Tel. | 000 000 0000 | |
Riksarkivet | Xxxxxxxxxx 00 | XX 000, 00000 Xxxxxxxxxxx | Fax | (09) 176 302 |