Henkilörekisterin tiedot
Henkilörekisterin tiedot
1. Rekisterin nimi
Vuokrasopimusrekisteri
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
VTS-kotien vuokrasopimusten käsittely ja hallintointi. Vuokrasopimuksiin liittyvien toimien tekeminen (laskutus, reskontran hoito, isännöinti, vikailmoitusten käsittely, asukastoiminnan hallinnointi, Pisteet Kotiin –asukaspistejärjestelmän ylläpito, www-sivujen asukaspalveluiden tuottaminen) sekä yhteydenpito vuokrasopimukseen ja asumiseen liittyvissä asioissa. Asumisen ja voimassaolevien vuokrasopimusten raportointi ja seuranta.
3. Rekisterinpitäjä
Tampereen Vuokratalosäätiö sr Y-tunnus 0155666-8 Vilusen Rinne Oy Y-tunnus 0155320-5
4. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Isto Jortikka, 0201 277 248
5. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Rekisterin tietoja käsitellään sopimuksen tuottamisen perusteella vuokrasopimuksen tekemiseen vuokralaisen ja VTS-kotien välille sekä tämän jälkeen sopimussuhteen hoitamiseen ja ylläpitämiseen. Tietoja käsitellään myös asukasdemokratian näkökulmasta asukastoiminnan organistointiin VTS-kotien kiinteistöissä. Tekemällä vuokrasopimuksen hyväksyy rekisteröity tietojen tallentamisen. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien
Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus
6. Rekisterissä olevat henkilötiedot
Rekisterissä henkilöstä säilytettävät tiedot: henkilön itsensä syöttämät tiedot (perustiedot, hakemuksen kautta), VTS-kotien asuttamisprosessin myötä syntyvät tiedot (sopimuksen tiedot, asumisen aikaiset yhteydenotot ja niistä syntyvät huomiot, maksutiedot, sosiaalisen isännöinnin dokumentointi).
7. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)
Tampuuri (pääjärjestelmä, joka sisältää kaiken yllämainitun), Signom (sopimusten sähköinen allekirjoitus), Basware Maksuliikenne ja pankkien järjestelmät (maksutiedot), porraskäytävien sähköiset ilmoitustaulut (nimi- ja osoitetieto), Latomo (VTS-kotien www-sivujen asukassivut/sähköiset palvelut, tunnukset) ja VTS-kotien tietovarasto (raportointi, tilastointi)
8. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa
Ei
Kyllä, excel-tilastoja raportointia varten
9. Rekisterin tietolähteet
Tietoja saadaan rekisteröidyltä itseltään, VTS-kotien sisäisen prosessin tuloksena, pankkiaineistojen sekä viranomaisyhteistyön kautta.
10. Tietojen suojaamisen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
11. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus
Tietojen säännönmukainen luovutus Ei
Kyllä
12. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella
Ei Kyllä
Rekisterin tietoja pääsevät tarkastelemaan VTS-kotien henkilökunnan lisäksi Tampereen kaupunki ja VTS-kotien hallitus toiminnan ohjauksen näkökulmasta. Myös VTS-kotien palvelutuottajat (huoltoyhtiöt, siivousyhtiöt ja remonttiurakoitsijat) voivat tarkastella tietoja käyttöoikeuksiensa laajuudessa toteuttaakseen palvelusopimustaan. Tietoihin pääsevät myös IT-toimittajat ylläpitäessään järjestelmiä.
13. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)
Rekisterin tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle
14. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit
Rekisterin tietoja säilytetään sopimuksen ja sopimusvelvoitteiden jälkeen 5 vuotta.
15. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät VTS-kotien www-sivuilta osoitteesta xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/.