LIITE III – RAHOITUS- JA SOPIMUSSÄÄNNÖT
Euroopan solidaarisuusjoukot – Rahoitus- ja sopimussäännöt Toukokuu 2020 Liite III – ESC31
LIITE III – RAHOITUS- JA SOPIMUSSÄÄNNÖT
I. YKSIKKÖKORVAUKSIIN PERUSTUVIIN BUDJETTIKOHTIIN SOVELLETTAVAT SÄÄNNÖT
I.1 Yksikkökorvausten tukikelpoisuusehdot
Silloin kun tukea myönnetään yksikkökorvaukseen perustuvana tukena, yksiköiden lukumäärän on oltava seuraavien ehtojen mukainen:
• yksiköitä on tosiasiallisesti käytettävä tai tuotettava erityisehtojen/erillissopimuksen I.2 artiklan 2 kohdassa määriteltynä ajanjaksona;
• yksiköiden on oltava hankkeen toteuttamisen tai sen tuotosten kannalta välttämättömiä;
• yksiköiden lukumäärän on oltava yksilöitävissä ja todennettavissa erityisesti tässä liitteessä määriteltyjen kirjanpitotietojen ja asiakirjojen avulla.
I.2 Yksikkökorvausten laskeminen ja tositteet
A. Hankehallinnointikustannukset
(a) Tuen määrän laskeminen: tuen määrä lasketaan kertomalla hankekuukausien määrä sopimuksen liitteen IV mukaisesti sovellettavalla yksikkökorvauksella.
(b) Korvausperuste: tuen saamisen ehtona on, että nuorten ryhmä on tosiasiallisesti toteuttanut hankkeen.
(c) Tositteet: todisteet toteutetuista toiminnoista esitetään kuvaamalla näitä toimintoja loppuraportissa.
(d) Raportointi:
- koordinaattorin on laadittava raportti solidaarisuushankkeesta nuorten ryhmän puolesta ja annettava loppuraportissa tietoa toteutetuista hanketoiminnoista;
- hankkeeseen osallistujien on raportoitava toimistaan vastaamalla verkkokyselyyn, jossa annetaan palautetta hankkeeseen osallistumisesta.
B. Ohjaajakustannukset
(a) Tuen määrän laskeminen: tuen määrä lasketaan kertomalla ohjaajan työpäivien määrä kyseiseen maahan sopimuksen liitteen IV mukaisesti sovellettavalla päiväkohtaisella yksikkökorvauksella. Ohjaajakustannuksiin myönnettävän summan yläraja asetetaan 12 päivään hanketta kohti.
(b) Korvausperuste: tuen saamisen ehtona on, että nuorten ryhmä on käyttänyt ohjaajaa sopimuksen liitteessä II kuvattuihin tarkoituksiin.
(c) Tositteet:
- todisteet ohjaajan osallistumisesta hankkeeseen esitetään kuvaamalla näitä suoritettuja toimintoja loppuraportissa;
- todisteet ajasta, jonka ohjaaja on käyttänyt hankkeeseen, esitetään tuntilistana, josta käy ilmi ohjaajan nimi, päivämäärät ja ohjaajan hankkeessa työskentelemien päivien kokonaismäärä.
(d) Raportointi: koordinaattorin on laadittava raportti solidaarisuushankkeesta nuorten ryhmän puolesta ja annettava loppuraportissa tietoa ohjaajan työpäivien määrästä sekä hänen roolistaan hankkeessa / osallistumisestaan siihen.
II. BUDJETTIKOHTIIN SOVELLETTAVAT TODELLISTEN AIHEUTUNEIDEN KUSTANNUSTEN KORVAAMISEEN PERUSTUVAT SÄÄNNÖT
II.1. Todellisten kustannusten korvaamisen edellytykset
Silloin kun tuki muodostuu todellisten kustannusten korvaamisesta, todellisten kustannusten on täytettävä seuraavat ehdot:
(a) ne ovat aiheutuneet edunsaajalle
(b) ne ovat aiheutuneet sopimuksen artiklan I.2.2 määriteltynä ajanjaksona
(c) ne on ilmoitettu liitteen II mukaisessa talousarviossa tai ne ovat tukikelpoisia sopimuksen artiklan I.3.3 varainsiirtojen mukaisesti
(d) ne ovat aiheutuneet liitteessä II kuvatun hankkeen yhteydessä ja ovat sen toteutuksen kannalta välttämättömiä
(e) ne ovat yksilöitävissä ja todennettavissa, ja ne on kirjattu edunsaajan kirjanpitoon ja määritelty sen maan sovellettavien kirjanpitostandardien mukaisesti, jossa edunsaajan kotipaikka on, ja edunsaajan tavanomaisia kustannuslaskentakäytäntöjä noudattaen
(f) ne ovat sovellettavan vero- ja sosiaalilainsäädännön mukaisia
(g) ne ovat kohtuullisia ja perusteltuja sekä moitteettoman varainhoidon periaatteen mukaisia erityisesti taloudellisuuden ja tehokkuuden osalta
(h) tämän liitteen I artiklassa määritellyt yksikkökorvaukset eivät kata niitä.
II.2. Todellisten kustannusten laskeminen
A. Poikkeukselliset kustannukset
(a) Tuen määrän laskeminen: tuella korvataan 100 prosenttia sellaisten nuorten, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia, osallistumisesta aiheutuneista todellisista tukikelpoisista kustannuksista.
(b) Tukikelpoiset kustannukset: kustannukset, joilla tuetaan yhdenvertaisen osallistumisen mahdollisuuksia sellaisten nuorten osalta, joilla on erityistarpeita tai muita vähemmän mahdollisuuksia.
(c) Tositteet: kun on kyse kustannuksista, jotka liittyvät sellaisten nuorten tukemiseen, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia: todiste aiheutuneiden kustannusten maksamisesta sellaisten laskujen perusteella, joissa ilmoitetaan laskun esittävän elimen nimi ja osoite, summa ja valuutta sekä laskutuspäivä.
(d) Raportointi: koordinaattorin on laadittava raportti solidaarisuushankkeesta nuorten ryhmän puolesta ja annettava tietoa siitä, minkä tyyppisiä ovat kulut, jotka liittyvät sellaisten nuorten osallistumiseen, joilla on muita vähemmän mahdollisuuksia, sekä ilmoitettava näiden kustannusten todellinen määrä.
III. HANKETOIMINTOJEN TUKIKELPOISUUSEHDOT
(a) Edunsaajan on varmistettava, että hanketoiminnot, joille tuki on myönnetty, ovat tukikelpoisia Euroopan solidaarisuusjoukkojen oppaassa kullekin toiminnolle vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.
(b) KT:n on ilmoitettava tukeen oikeuttamattomiksi sellaiset toteutetut toiminnot, jotka eivät ole Euroopan solidaarisuusjoukkojen oppaan sääntöjen mukaisia, sellaisina kuin säännöt ovat täydennettyinä tässä liitteessä vahvistetuilla säännöillä, ja kyseisiä toimintoja koskevat tukimäärät on maksettava täysimääräisesti takaisin. Takaisinmaksun on katettava kaikki budjettikohdat, joista tukeen oikeuttamattomalle toiminnolle myönnettiin tukea.
(c) Ohjelmaoppaassa määritelty toimintojen tukikelpoinen vähimmäiskesto on toiminnon vähimmäiskesto ilman matkoihin kulunutta aikaa.
(d) Jos kyseessä ovat (mahdollisiin) valmistelutapaamisiin liittyvät kustannukset, jotka ovat aiheutuneet sellaisille osallistujille, jotka eivät kuitenkaan osallistuneet yksilötason vapaaehtoistoimintaan, vapaaehtoistiimeihin tai harjoittelu- tai työtoimintoihin, avustuksen saajan on toimitettava kansalliselle toimistolle perustelut, joissa selvitetään, miksi kyseisen nuoren osallistujan kanssa ei toteutettu mitään toimintoja. Kansallinen toimisto voi hyväksyä tällaisen pyynnön näiden perusteluiden pohjalta.
IV. TUEN VÄHENTÄMISTÄ PUUTTEELLISEN, OSITTAISEN TAI VIIVÄSTYNEEN TOTEUTUKSEN VUOKSI KOSKEVAT SÄÄNNÖT JA EHDOT
(a) KT voi edunsaajan loppuraportin (mukaan lukien liikkuvuustoimintoihin osallistuvien yksittäisten osallistujien raportit) perusteella todeta hankkeen toteutuksen olevan puutteellista, osittaista tai viivästynyttä.
(b) KT voi myös ottaa huomioon muista asiaankuuluvista lähteistä saamansa tiedot, jotka osoittavat, että hanketta ei toteuteta sopimuksen määräysten mukaisesti. Muita tietolähteitä voivat olla KT:n tekemät seurantakäynnit, asiakirjatarkastukset tai paikalla tehtävät tarkastukset.
(c) Loppuraportti arvioidaan laatukriteerien perusteella, ja sille voidaan antaa enintään 100 pistettä. Jos loppuraportti saa yhteensä alle 50 pistettä, KT voi pienentää organisointituen lopullista määrää toiminnon puutteellisen, osittaisen tai viivästyneen toteutuksen perusteella, vaikka kaikki ilmoitetut toiminnot olisivat tukikelpoisia ja ne olisi tosiasiallisesti toteutettu.
(d) Loppuraportti arvioidaan samassa yhteydessä kuin toimintoon osallistujien raportit käyttäen yhteistä laatukriteeristöä, jonka tärkeimmät kriteerit ovat seuraavat:
- missä määrin toiminto toteutettiin hyväksytyn tukihakemuksen mukaisesti
- oppimistulosten laatu ja vaikutus osallistujiin
- vaikutus osallistuviin organisaatioihin
- toiminnon tueksi toteutettujen käytännön järjestelyjen laatu eli miten osallistujia perehdytetään, seurataan ja tuetaan toiminnon aikana
- osallistujien oppimistulosten tunnistamista/tunnustamista koskevien järjestelyjen laatu
(e) Avustusta voidaan pienentää puutteellisen, osittaisen tai viivästyneen toteutuksen perusteella vähentämällä organisointituen avustuskelpoisten kustannusten lopullisesta summasta
− 25 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 40 mutta alle 50 pistettä
− 50 prosenttia, jos loppuraportti saa vähintään 25 mutta alle 40 pistettä
− 75 prosenttia, jos loppuraportti saa alle 25 pistettä.
V. TUEN MUUTOKSET (EI SOVELLETA)
VI. EDUNSAAJAN TARKASTUKSET JA TOSITTEIDEN ESITTÄMINEN
Edunsaaja voi sopimuksen liitteessä I olevan II.27 artiklan mukaan olla sopimukseen liittyvien tarkastusten kohteena. Tarkastusten tavoitteena on varmentaa, hallinnoiko edunsaaja tukea sopimuksessa esitettyjen sääntöjen mukaisesti, jotta voidaan määritellä lopullinen tuen määrä, johon edunsaaja on oikeutettu.
Loppuraportin tarkastus on suoritettava kaikille hankkeille. Lisäksi hankkeelle saatetaan tehdä vielä asiakirjatarkastus tai paikalla tehtävä tarkastus, jos hankesopimus sisältyy KT:n otokseen, jota Euroopan komissio vaatii, tai jos KT on valinnut sen riskiarvioinnin perusteella kohdennettuun tarkastukseen.
Loppuraportin tarkastusta ja asiakirjatarkastusta varten edunsaajan on toimitettava KT:lle tämän liitteen I.2 kohdassa tarkoitettujen tositteiden kopiot, ellei KT vaadi toimittamaan alkuperäisiä tositteita. KT:n on palautettava alkuperäiset tositteet edunsaajalle analysoituaan ne. Jos edunsaajalla ei ole laillisia valtuuksia lähettää alkuperäisiä tositteita loppuraportin tarkastusta tai asiakirjatarkastusta varten, edunsaaja voi lähettää sen sijaan tositteiden kopiot.
KT voi missä tahansa tarkastuksessa vaatia edunsaajaa esittämään lisätositteita tai todisteita, joita vaaditaan yleensä jonkin muun tyyppisessä tarkastuksessa, yleisten ehtojen
II.27 artiklan mukaisesti.
Erilaisiin tarkastuksiin on kuuluttava seuraavat:
a) Loppuraportin tarkastus
Loppuraportin tarkastus suoritetaan loppuraporttivaiheessa KT:n tiloissa, jotta voidaan määritellä lopullinen tuen määrä, johon edunsaaja on oikeutettu.
Edunsaajan on toimitettava loppuraportti KT:lle Mobility Tool+ -työkalun kautta, ja siinä on oltava seuraavat tiedot tukimenoista:
• Seuraavista budjettikohdista käytetyt yksikkökorvaukset:
− Hallintotuki
− Ulkopuolisen ohjaajan tuki
• Todelliset kustannukset ja tämän liitteen xxxxxxx XX määritellyt tositteet budjettikohdassa:
− Poikkeukselliset kustannukset.
b) Asiakirjatarkastus
Asiakirjatarkastus on tositteiden perusteellinen tarkastus, joka suoritetaan KT:n tiloissa joko loppuraporttivaiheessa tai sen jälkeen.
Edunsaajan on pyydettäessä toimitettava KT:lle tositteet kaikista budjettikohdista.
c) Paikalla tehtävät tarkastukset
KT tekee paikalla tehtävät tarkastukset edunsaajan tiloissa tai muissa hankkeen toteuttamisen kannalta olennaisissa tiloissa. Paikalla tehtävän tarkastuksen aikana edunsaajan on annettava KT:n tarkasteltavaksi alkuperäiset tositteet kaikkien budjettikohtien osalta.
Mahdollisia paikalla tehtäviä tarkastuksia on kahdentyyppisiä:
- Hankkeen toteutuksen aikana paikalla tehtävä tarkastus
Tämä tarkastus tehdään hankkeen toteutuksen aikana, jotta KT voi varmentaa suoraan hankkeen kaikkien toimintojen ja osallistujien todenmukaisuuden ja tukikelpoisuuden.
- Hankkeen päättymisen jälkeen paikalla tehtävä tarkastus
Tämä tarkastus tehdään hankkeen päättymisen jälkeen ja yleensä loppuraportin tarkastuksen jälkeen.
Kaikkien tositteiden toimittamisen lisäksi edunsaajan on annettava KT:n käyttöön hankekustannuksista tekemänsä kirjanpito.