Ohje toimikorttisopimuksista tuleville hyvinvointialueille
SOTE Rekisteröinti
Varmennepalvelut 24.8.2022
Ohje toimikorttisopimuksista tuleville hyvinvointialueille
Hyvinvointialue tekee toimikorttisopimuksen verkkoasioinnissa (xxxxx://xxx- xxxxx.xxx.xx/#!/xxxxx). Sopimuspaketiksi tulee valita "Sote-julkinen konsernisopimus”. Sopimushakemus ja rekisteröintipisteet-liite pyydetään lähettämään verkko- asioinnin kautta viimeistään 30.9.2022 mennessä, jotta Digi- ja väestötietovi- rasto ehtii käsitellä hakemukset ajoissa. Jokainen hyvinvointialue tekee oman sopi- muksensa keskitetysti.
Sopimuksen voi tehdä jo ennen kuin uusi organisaatio aloittaa toimintansa, jos se on organisaation kannalta mahdollista. Jotta sopimus on mahdollista lähettää ja/tai allekirjoittaa, täytyy uuden organisaation olla ainakin hallinnollisesti olemassa.
Sopimushakemuksen lähettäjän ei tarvitse olla organisaation allekirjoitusoikeudelli- nen henkilö. Allekirjoittaja kutsutaan tilille tekemään sähköinen allekirjoitus viimeis- tään siinä vaiheessa, kun DVV on käsitellyt hakemuksen. Allekirjoituksen viivästy- minen ei hidastuta sopimusprosessia.
Huomioitavaa sopimushakemuksen tekemisen yhteydessä
• Merkitkää sopimusosapuolet-kohtaan kaikki hyvinvointialueeseen kuuluvat osapuolet (kunnat, kaupungit ym.).
• Merkitkää Rekisteröintipisteen tiedot -kohtaan vain yhden rekisteröintipisteen tiedot. Rekisteröintipiste voi olla mikä tahansa tulevan hyvinvointialueen re- kisteröintipisteistä.
• Toimittakaa sopimuksen liitteenä listaus sopimuksen piiriin kuuluvista rekis- teröintipisteistä. Käyttäkää listauksessa oheista excel-pohjaa. Jokainen hy- vinvointialue toimittaa vain yhden rekisteröintipisteet-excelin kootusti.
Merkitkää excel-liitteeseen sekä tämänhetkiset rekisteröintipisteet että tule- van hyvinvointialueen rekisteröintipisteet osoitteineen ja rekisteröijineen. Liit- teestä tulee käydä ilmi myös, ovatko rekisteröintipisteet jo toiminnassa olevia rekisteröintipisteitä vai täysin uusia ja loppuuko joidenkin rekisteröintipistei- den toiminta hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa.
Uuden organisaation rekisteröintipisteet voivat olla samoja kuin aiemmat alu- een rekisteröintipisteet. Rekisteröintipisteitä voi tulla lisää tai niiden määrä voi vähentyä, kun hyvinvointialue aloittaa toimintansa.
• Jos tämänhetkiset rekisteröintipisteet jatkavat toimintaansa myös hyvinvointi- alueella, DVV pyrkii hyödyntämään sopimusuusinnan yhteydessä Vartissa jo olemassa olevia toimipaikkoja. Tällöin rekisteröintipisteiden ei tarvitse tilata uusia varakorttiaihioita.
Varmennepalvelut 24.8.2022
• Jos vanhoja varakorttiaihioita ei teknisistä syistä ole mahdollista käyttää, DVV ilmoittaa siitä erikseen sopimushakemuksen lähetyksen jälkeen. Tällöin rekisteröintipisteiden täytyy tilata uudet varakorttiaihiot.
Rekisteröintipisteiden lisääminen verkkoasioinnissa
Kun Digi- ja väestötietovirasto on käsitellyt sopimushakemuksen, tulee kaikkia hyvinvointialueen alueella toimivia rekisteröintipisteitä koskien tehdä lisäksi re- kisteröintipistetilaukset verkkoasioinnissa, lukuun ottamatta sopimushakemuk- sella Rekisteröintipisteen tiedot -kohdassa mainittua rekisteröintipistettä ja täysin samoina pysyviä rekisteröintipisteitä.
Jos sopimusuusinta tehdään vain olemassa olevien rekisteröintipisteiden osalta eikä muutoksia tai uusia rekisteröintipisteitä tule, ei rekisteröintipiste-tilauksia tarvitse tehdä erikseen verkkoasioinnissa. Kokonaan uusista rekisteröintipis- teistä tilaukset on tehtävä.
Alla ohje rekisteröintipistetilauksen tekemiseen.
• Verkkoasioinnissa valitaan: Valmiit asiat / Käsittelyssä olevat asiat => Toimi- korttisopimus => rivin kohdalla olevasta valikosta valitaan: Lisää rekiste- röintipiste ja syötetään kyseisen rekisteröintipisteen tiedot lomakkeelle.
Valtuutusten siirtyminen hyvinvointialueille
Osa julkisen sosiaali- ja terveydenhuollon rekisteröintipisteistä suorittaa rekisteröin- tiä valtuutuksella muille organisaatioille. Nämä valtuutukset voidaan siirtää hyvin- vointialueille, mikäli valtuutettu rekisteröintipiste jatkaa toimintaansa hyvin- vointialueella. Tällöin sekä hyvinvointialueen että valtuuttaneen organisaation tu- lee hyväksyä siirto alla olevan menettelyn mukaisesti.
• Tämänhetkinen valtuutettu organisaatio pyytää valtuutuksen tehneeltä orga- nisaatiolta hyväksynnän valtuutusten siirrosta vapaamuotoisella lomakkeella ja toimittaa tiedon valtuutuksen siirron hyväksynnästä (tai hylkäämisestä) sille hyvinvointialueelle, jolle valtuutus siirtyy.
• Jokainen hyvinvointialue toimittaa DVV:lle kootun listauksen, jossa on eritelty minkä organisaatioiden osalta valtuutukset siirtyvät ja päättyvät. Listaus tulee toimittaa sähköpostitse 31.10.2022 mennessä osoitteeseen varmennepalve- xxx@xxx.xx.
Huom: toimintansa lopettavien rekisteröintipisteiden valtuutuksia ei voida siirtää. Jos valtuutuksella toimikortteja rekisteröivä rekisteröintipiste lopettaa toimintansa, tulee valtuutuksen tehneen organisaation tehdä DVV:n verkkoasioinnissa kokonaan uusi sopimus ja valtuutus. Valtuutuksen kohteeksi merkitään hyvinvointialue.
Varmennepalvelut 24.8.2022
Korttien uusiminen organisaatiomuutosten johdosta
Sote-ammattikortit
Ammattikortteja ei tarvitse uusia organisaatiomuutoksen vuoksi, koska ammattikortti ei ole organisaatiosidonnainen. Suurin osa hyvinvointialueiden henkilöstön korteista on ammattikortteja.
Sosiaali- ja terveydenhuollon henkilöstö- ja toimijakortit
Sote henkilöstö- ja toimijakortit tulee uusia uuden organisaation mukaisiksi. Kortit tilataan uuden organisaation sopimuksen alta. Kortin pintaan ja varmenteeseen tu- lee organisaationimeksi uuden organisaation nimi ja sähköpostin loppuosa on uu- den organisaation domainin mukainen.
Vanhojen organisaatioiden mukaiset sote henkilöstö- ja toimijakortit saavat siirtymäajan 28.2.2023 asti. Viimeistään tällöin vanhat kortit tulee sulkea sekä Vartti-järjestelmään että sulkupalveluun. Tästä huolehtivat kunkin organisaation re- kisteröijät. Ennen 1.1.2023 myönnettyjen varakorttien tilapäisvarmenteet saavat olla voimassa korkeintaan 28.2.2023
Sote henkilöstö- ja toimijakorttien uusiminen voidaan aloittaa heti, kun uuden orga- nisaation toimikorttisopimus on tehty ja mahdolliset rekisteröintipistetilaukset käsi- telty DVV:n toimesta. Hyvinvointialueen organisaatioille voidaan tuottaa niiden tie- doilla voimassa olevia kortteja jo ennen 1.1.2023, koska hyvinvointialueet on perus- tettu/rekisteröity 1.7.2021, jolloin laki hyvinvointialueesta tuli voimaan.