VAMMAISTEN ASUMISPALVELUIDEN HANKINTA KAUNIAISTEN KAUPUNGILLE
VAMMAISTEN ASUMISPALVELUIDEN HANKINTA KAUNIAISTEN KAUPUNGILLE
TARJOUSPYYNNÖN LIITE 1: HANKINTAMENETTELYN KUVAUS
1. Yleistä
Kauniaisten kaupunki (Tilaaja) hankkii vammaisten asumispalvelua yksityisiltä palveluntuottajilta tarjouspyyntöasiakirjoissa tarkemmin määritellyin ehdoin. Tilaaja ei sitoudu kiinteisiin asiakasmääriin, vaan palveluita hankitaan tarpeen mukaan. Palvelua hankitaan kaikenikäisille vammaisille henkilöille.
Kyseessä on hankintalain (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016) liitteen E mukainen hankinta. Hankinta toteutetaan dynaamisena tarjousmenettelynä, joka tarkoittaa tilaajan itsensä suunnittelemaa, hankintalain periaatteiden mukaista menettelyä hankinnan kohteena olevien palveluiden hankkimiseen.
Hankinta on jaettu osakohteisiin, jotka on määritelty tarjouspyynnön kohdassa 3. Hankintaan liittyvään tarjouspyyntöön voi jättää tarjouksen yhden tai useamman osakohteen osalta. Hankinnan kohteena oleva palvelu on kuvattu tarkemmin liitteellä 2 ”Palvelukuvaus
Toimittajarekisterin dynaamisuus saavutetaan avaamalla rekisteri uusille tarjouksille ja mahdollistamalla jo valittujen tarjousten päivittäminen tässä asiakirjassa esitetyn mukaisesti. Tilaaja voi perustaa uusia osakohteita vammaispalvelujen asiakkaiden erityistarpeiden mukaisesti. Toimittajien hakeutuminen uuteen perustettuun osakohteeseen tapahtuu tässä asiakirjassa esitetyn mukaisesti.
Tilaaja valitsee dynaamisessa tarjousmenettelyssä tarjousten perustella kaikki Tarjoajat, jotka täyttävät tarjouspyynnössä ja sen liitteissä asetetut vaatimukset.
Hankintamenettely koostuu kahdesta päävaiheesta, jotka ovat:
1. Dynaamisen tarjousmenettelyn perustamisvaihe
2. Dynaamisen tarjousmenettelyn uudelleenavaaminen
2. Dynaamisen tarjousmenettelyn perustamisvaihe
2.1. Tarjouspyynnön julkaisu
Tilaaja julkaisee tarjouspyynnön HILMA:ssa ja TED:ssä. Tarjouspyyntö ja sen liitteet sisältävät kaikki hankintaa ja tarjouksen tekemistä koskevat tiedot.
Tarjouspyyntö sisältää ehdottomat soveltuvuusvaatimukset sekä hankittavan palvelun laatua koskevat vähimmäisvaatimukset.
2.2. Tarjousten jättäminen ja vastaanotto
Tarjoajat ilmoittautuvat mukaan hankintamenettelyyn jättämällä tarjouksen sähköisesti Tilaajalle määräaikaan mennessä. Määräajan jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon.
Tarjouksen jättämällä Tarjoaja sitoutuu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä mainittuihin ehtoihin. Tarjoaja voi jättää tarjouksen haluamiinsa osakokonaisuuksiin. Rinnakkaisten tarjousten jättäminen on kielletty.
Tarjous on tehtävä suomen kielellä.
Tarjottujen palveluiden tulee olla tarjouspyynnön mukaisia. Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä määriteltyjä vaatimuksia.
Tarjoaja ilmoittaa tarjouksensa yhteydessä tarjotut hinnat sekä yksiköt, joissa tuottaa palvelua. Uusien tarjottavien yksiköiden tulee aloittaa toimintansa 1.1.2022 mennessä. Mikäli yksikön toiminta ei ala määräaikaan mennessä, on yksiköstä jätettävä uusi tarjous myöhemmin puitejärjestelyn uudelleenavaamisvaiheessa. Tilaaja tarkistaa toimitetun uuden yksikön perustietolomakkeen ja lisää uuden asumisyksikön sopimuksen piiriin, mikäli se täyttää kaikki asetetut vaatimukset.
Hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Tarjousten vertailukelpoisuuden varmistamiseksi tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä (kattaen kaikki tarjouspyynnöstä ja sopimuksesta aiheutuvat kustannukset). Muu kuin kiinteä hinta (esim. ehdollinen tarjoushinta) johtaa tarjouksen hylkäämiseen tarjouspyynnön vastaisena. Palvelun sisältö on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteellä 2 Palvelukuvaus.
Tarjousten vertailussa otetaan huomioon ainoastaan tarjouspyynnön mukaisesti ilmoitetut hintatiedot. Muulla tavalla tarjottuja hintoja ei oteta huomioon.
2.3. Hankintapäätös ja palveluntuottajien valinta
Tilaaja tarkistaa ja arvioi määräajassa saapuneet tarjoukset. Arvioinnin tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelujen tuottamisesta esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tätä arvioidaan mm. lakisääteisillä, taloudellisilla ja toiminnallisilla vaatimuksilla. Tarjoaja, joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tilaaja voi tarvittaessa pyytää lisäselvityksiä edellytysten täyttymisestä.
Tarjous voidaan hylätä, mikäli se ei ole tarjouspyynnön mukainen ja asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä. Sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamaton tarjous voidaan hylätä. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon.
Tilaaja voi myös muusta perustellusta syystä, tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti, olla hyväksymättä tarjousta tai jättää hankinnan toteuttamatta.
Arvioinnin perusteella tehdään hankintapäätökset, jossa kaikki tarjouspyynnön ehdot ja asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävät Tarjoajat valitaan mukaan dynaamisen tarjousmenettelyn kautta 1.1.2022 alkavalle sopimuskaudelle. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kirjallisesti kaikille tarjouksen jättäneille palveluntuottajille. Päätöksestä on muutoksenhakuoikeus, joka kuvataan tarkemmin päätöksessä.
Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.
Tilaaja asettaa dynaamisessa tarjousmenettelyssä valitut palveluntuottajat osakohteittain etusijajärjestykseen
kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen perusteella. Kokonaistaloudellisesti edullisimpana tarjouksena pidetään tarjousta, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin. Etusijajärjestys annetaan tarjouksen jättäneille tiedoksi hankintapäätöksessä.
Puitejärjestelyssä oleva palveluntuottaja valitaan kunkin asiakkaan kohdalla yksilöllisen tarpeen, harkinnan ja palvelun soveltuvuuden perusteella. Asiakkaan yksilöllinen tarve ja erityiset olosuhteet ratkaisevat, minkälaisia palveluja tilaaja kulloinkin järjestää. Mikäli asiakkaan palveluntarpeen kannalta soveltuvia palveluntuottajia on useampia, valitaan näistä puitejärjestelyssä hinnaltaan halvin.
Lisäksi hankintalain (1397/2016) 110 §:n mukaan suorahankintaa voidaan käyttää yksittäisissä tapauksissa sosiaali- tai terveyspalveluiden hankinnoissa, jos palvelun tarjoajan vaihtaminen olisi ilmeisen kohtuutonta tai erityisen epätarkoituksenmukaista asiakkaan kannalta merkittävän hoito- tai asiakassuhteen turvaamiseksi. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.
2.4. Hankintasopimus
Jokaisen dynaamisessa tarjousmenettelyssä valitun palveluntuottajan kanssa allekirjoitetaan sopimus viimeistään 15.12.2021.
Hankintasopimus voidaan tehdä ja panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen hankintapäätöksen sekä valitusosoituksen ja oikaisuohjeen tiedoksi.
Hankintasopimus, johon tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään, on tarjouspyynnön liitteenä. Tarjoajan tulee tutustua huolellisesti kyseiseen liitteeseen. Sopimusehdot ovat ehdottomia vaatimuksia eikä niihin saa tehdä muutoksia, varaumia, lisäyksiä tai poistoja.
Mikäli tarjous tehdään ryhmittymänä, tulee ryhmittymän kaikki osapuolet nimetä tarjouksessa sekä ilmoittaa tarjouksesta vastaava osapuoli.
Kaikki pyydetyt tiedot ja selvitykset on annettava jokaisesta ryhmittymän osapuolesta. Lähtökohtaisesti kaikki ryhmittymän osapuolet vastaavat yhteisvastuullisesti sopimuksen velvoitteista ja allekirjoittavat sopimuksen. Tilaaja voi perustellusta syytä hyväksyä myös sellaisen ryhmittymän tarjouksen, jossa joku tai jotkut ryhmittymän osapuolista ottavat kantaakseen vain osan sopimusvelvoitteista. Tällainen tilanne ja vastuidenjako sekä tilannetta koskeva perusteltu syy on kuvattava selkeästi tarjouksessa.
3. Dynaamisen tarjousmenettelyn uudelleenavaaminen
3.1. Yleistä
Uusien palveluntuottajien hakeutuminen toimittajarekisteriin: Tilaaja uudelleenavaa dynaamiseen tarjousmenettelyn hakeutumisen pääsääntöisesti kerran kalenterivuodessa (syys-lokakuussa) noin yhden
(1) kuukauden ajaksi, jolloin uudet Tarjoajat voivat hakeutua mukaan, ensimmäisen kerran kuitenkin syksyllä 2023.
Tilaaja ilmoittaa dynaamisen tarjousmenettelyn avaamisesta HILMA:ssa ja TED:issä.
Tällöin Tarjoajalla, joka ei ole jättänyt tarjousta tai täyttänyt asetettuja soveltuvuusvaatimuksia perustamisvaiheessa, on mahdollisuus päästä mukaan tarjousmenettelyyn, mikäli asetetut vaatimukset täyttyvät.
Jo toimittajarekisteriin valitut palveluntuottajat:
Dynaamisen tarjousmenettelyn perustamisvaiheessa tai sen jälkeen uudelleen avaamisen yhteydessä jo menettelyyn valitut palveluntuottajat voivat dynaamisen tarjousmenettelyn avaamisen yhteydessä:
• Alentaa tarjoamansa palvelun hintaa.
• Jättää tarjouksen uuden yksikön tai osakohteen osalta
Hinnankorotus on mahdollista vain liitteessä 3 ”Sopimusluonnos” kohdassa 6. ”Hinta ja hinnantarkastus” kuvatulla tavalla.
Ensimmäinen hankintamenettelyn uudelleenavaaminen on suunniteltu toteutettavaksi syksyllä 2023 siten, että sopimuskausi alkaisi uusien palveluntuottajien kanssa 1.1.2024, edellyttäen, että sopimukset on allekirjoitettu.
3.2. Tarjouspyynnön julkaisu, tarjousten jättäminen ja vastaanotto
Tarjouspyynnön julkaisu ja tarjousten käsittely etenevät samalla tavalla kuin dynaamisen tarjousmenettelyn perustamisvaiheessa.
Mikäli palveluntuottaja, jolla on voimassa oleva sopimus perustuen tähän vammaisten asumispalvelujen hankintaan ei jätä uutta tarjousta
hankintamenettelyn uudelleen avaamisen yhteydessä, jää alkuperäinen sopimus automaattisesti voimaan.
3.3. Hankintapäätös ja palveluntuottajien valinta
Hankintapäätöksen teko ja palveluntuottajien valinta etenevät samalla tavalla kuin dynaamisen tarjousmenettelyn perustamisvaiheessa.
Tilaaja päivittää hankinnan etusijajärjestyksen osa-alueittain saapuneiden tarjousten perusteella aina uudelleenavaamisen yhteydessä.
Mikäli perustamisvaiheessa tai aiemman uudelleen avaamisen yhteydessä valituksi tullut tarjoaja ei jätä uutta tarjousta hankintamenettelyn uudelleen avaamisen yhteydessä, otetaan ennen uudelleen avaamista voimassa ollut (eli aina viimeisin) sopimushinta huomioon uudessa vertailussa. Sama periaate pätee aina sopimuskauden aikana menettelyn uudelleen avaamisen yhteydessä.
Etusijajärjestys annetaan tiedoksi sekä uusille että aiemmin valituille palveluntuottajille tiedoksi hankintapäätöksessä.
3.4. Sopimusmenettely
Sopimusmenettely etenee samalla tavalla kuin dynaamisen tarjousmenettelyn perustamisvaiheessa.
Mikäli palveluntuottaja, jolla on voimassa oleva sopimus perustuen tähän vammaisten asumispalvelujen hankintaan, ei jätä uutta tarjousta uuden yksikön tai osakohteen osalta hankintamenettelyn uudelleen avaamisen yhteydessä eikä Sopimuksen muita ehtoja ei muuteta, jää voimassa oleva Sopimus sellaisenaan voimaan.
Mikäli palveluntuottaja, jolla on voimassa oleva sopimus perustuen tähän vammaisten asumispalvelujen hankintaan, jättää uuden tarjouksen uuden yksikön, uuden osa-kohteen tai alenna vanhan yksikön osalta hintaa hankintamenettelyn uudelleen avaamisen yhteydessä ja mikäli Tilaaja ei muuta muita Sopimuksen ehtoja, päivitetään Sopimus ainoastaan hintaliitteen osalta.
Mikäli palveluntuottaja, jolla on voimassa oleva sopimus perustuen tähän vammaisten asumispalvelujen hankintaan ja palveluntuottaja ei jätä uutta tarjousta uuden yksikön tai osakohteen osalta hankintamenettelyn uudelleen avaamisen yhteydessä ja mikäli tilaaja muuttaa muita sopimuksen ehtoja, sovelletaan Sopimuksen kohtaa 19.
Mikäli palveluntuottaja, jolla on voimassa oleva sopimus perustuen tähän vammaisten asumispalvelujen hankintaan ja palveluntuottaja
jättää uuden tarjouksen uuden yksikön, uuden osakohteen tai alenna vanhan yksikön osalta hintaa hankintamenettelyn uudelleen avaamisen yhteydessä ja mikäli tilaaja muuttaa muita sopimuksen ehtoja, päivitetään sopimukseen hintaliite ja sovelletaan sopimuksen kohtaa 19.
3.4 Sopimusehtojen muuttaminen uudelleenavaamisen yhteydessä
Tilaajalla on oikeus dynaamisen hankintamenettelyn avaamisen yhteydessä perustaa uusia osakohteita tai täsmentää muutoin Palvelun sisältöä. Tilaaja ilmoittaa liitteen 2 ”Palvelukuvaus” tai muun asiakirjan muutoksista palveluntuottajalle hankintamenettelyn uudelleenavaamisen yhteydessä.
Mikäli Palveluntuottaja ei hyväksy tilaajan esittämiä muutoksia, Palveluntuottajalla on oikeus irtisanoa sopimus sopimuksen kohdan 4 mukaisesti. Tässä tilanteessa Palvelukuvauksessa tai muissa asiakirjoissa muuttuneet ehdot eivät astu voimaan irtisanomisajan aikana.
3.5. Sopimuksen muutokset
Sopijapuolet voivat muuttaa sopimusta kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopijapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopijapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta.
3.6. Muut ehdot
Hankintaan sovelletaan soveltuvin osin julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja JYSE 2014 PALVELUT (päivitys 4/2017).