Sisäisen tarkastuksen selvitys viestintäpalveluiden hankinnasta
Työ- ja elinkeinoministeriölle | Selvitys VN/14837/2020 |
16.6.2020 |
1/6
Viite: Sopimus viestintäpalveluista 8.8.2019 Tekir Oy ja työ- ja elinkeinoministeriö
Sisäisen tarkastuksen selvitys viestintäpalveluiden hankinnasta
1. Tehty hankinta
Kyseessä oli hankintalain soveltamisalan ulkopuolelle jäävä pienhankinta, joka toteu- tettiin suorahankintana.
Xxxxxxxxx kohteena oli viestintävalmennus perustuen Tekir Oy:n laatimaan tarjouk- seen työ- ja elinkeinoministeriölle 4.8.2019. Valmennus oli tarkoitettu ministeri Xxxxx Xxxxxxxx uuden tehtävän vaatimiin esiintymistilanteisiin. Tarjous koski kolmea kolmen tunnin valmennusta tavoitteena kehittää Xxxxx Xxxxxxxx valmiuksia television keskus- teluissa, kaksintaistelumaisessa keskustelussa ja puheen pitämisessä. Tarjouksen hinta oli 13600 euroa ilman alv. Lisäksi mahdollinen erikseen ja yhdessä sovittu lisätyö Tekirillä olisi oikeus laskuttaa tuntihinnoin tai erikseen sovituin projektihinnoin.
Xxxxxxxxx perustelumuistiossa todetaan mm:
Pääministeri Xxxxxxx hallituksen kauden alku on työ- ja elinkeinoministe- riölle mm. Suomen taloustilanteen ja EU-puheenjohtajuuskauden vuoksi erityisen merkittävä ajankohta. Elinkeinoministeriön esikunta on esittänyt ministeriön hallinnolle toiveen ja tarpeen saada elinkeinoministerille uu- den tehtävän sujuvaan haltuunottoon liittyvää vaativan viestinnän spar- rausta. Viestintäpalvelun osalta mm. osapuolten välinen luottamus on keskeinen tekijä. Ministeriö / esikunta on saanut elokuun alussa 2019 valmennustarjouksen viestintäpalveluista Tekir Oy:ltä, jolla on laajaa ko- kemusta vaativan viestinnän koulutuspalveluista.
Ottaen huomioon työ- ja elinkeinoministeriön hankintatoimen periaatteet sekä erityisinä syinä ajankohta, taho ja tilanne, johon vaativaa viestin- täsparrausta tarvitaan, hyväksytään Tekir Oy:n tarjous siten täsmennet-
tynä, että arvoltaan vähäinen hankinta koskee viestinnän konsultoin- tisparrausta elinkeinoministerille erityisesti konsultoitavan uuden tehtä- vän luonne ja haltuunottotilanne huomioon ottaen.
2. Hankintaohjeistuksesta
Pienhankinta (alle 60 000 euroa) voidaan toteuttaa suorahankintana silloin, kun sille katsotaan olevan perusteltu syy. Valtioneuvoston hankintaohjeen mukaisesti suora- hankintaperustetta voidaan käyttää mm silloin, kun palveluhankinta on arvoltaan vä- häinen. Valtioneuvostossa noudatettava vähäisen arvon raja tavanomaisessa palvelu- hankinnassa on 20 000 euroa ilman alv. Sopimuksentekohetkellä vähäisen arvon raja käytiin ministerin erityisavustaja Xxxx Xxxxxxxxxxxx kanssa läpi ja olettama oli, että hankinnan arvo jää alle 20 000 euron ohjeellisen kynnyksen.
Pienhankinnassa hankintasopimuksen tekeminen ei ole välttämätöntä. Se on kuitenkin hyvä ja suositeltavaa tehdä erityisesti asiantuntijahankinnassa. Tässä hankinnassa on tehty sopimus suositusten mukaisesti. Valtion hankintakäsikirjan 2017 mukaan hankin- tasopimuksessa on oltava mm:
• Hankinnan kohde eli hankittava tavara, palvelu tai urakka lisäpalveluineen riit- tävästi yksilöitynä ja määritettynä tarvittaessa erillisellä liitteellä (tekninen eri- telmä, palvelukuvaus, urakkaohjelma, työselostukset jne.), määrät ja yksiköt ja muut tarvittavat tiedot esim. koot sekä tarvittaessa tuoteluetteloiden toimittami- nen
• Hinnat (eriteltynä kappale- ja yhteishinta sekä alennukset, kokonaishinta, vero- jen ja maksujen määrä sekä nettohinta)
• Tilaaminen/toimeksiannot, jos kyse on puitesopimuksesta
• Toimitusaika ja/tai sopimuskausi
3. Hankinnan valmistelu
Pyydetyssä selvityksessä Xxxx Xxxxxxxxxxxx kertoo, että Xxxxx Xxxxxxx, Xxxxx Xxxxxx- maa ja hän tapasivat heinäkuussa (26.7. 2019) työ –ja elinkeinoministeriössä ministe- rin virkahuoneessa. Tapaamisessa puhuttiin laajasti medioista, viestinnästä, esiintymi- sestä, puheiden pidosta, kohderyhmistä, ns. one linereista ja retoriikasta sekä niiden käytöstä, tärkeydestä ja vaatimuksista ministerin tehtävässä.
Tämän tapaamisen jälkeen Xxxxxxxxxxxx kävi keskustelun Saukkomaan kanssa. Jääs- keläinen pyysi, että Xxxxxxxxx suunnittelee ministerille vaativiin viestintätilanteisiin sopivan valmennuskokonaisuuden.
Jääskeläisen mukaan Xxxxxxx pyysi häntä ottamaan yhteyttä ministeriön viestintään ja hallintoon selvittääkseen kuinka viestintävalmennus voidaan järjestää.
Eritysavustaja Xxxx Xxxxxxxxxxxx toimitti viestintäjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxxxx 5.8.2019 pyynnön viestintäkoulutuksen järjestämiseksi elinkeinoministerille, kouluttajana Tekir Oy. Xxxxxxxxxxxx ehdotti myös laajempaa TEM:n puitesopimusta Tekirin kanssa jous- tavuussyistä. Liitteenä viestissä oli sekä Tekiriltä saatu tarjous että luonnos viestintä- palvelujen puitesopimukseksi. Viestissä myös kiirehdittiin asian hoitamista nopeasti.
Käydyssä sähköpostivaihdossa Jääskeläisen kanssa Xxxxxxxx ja hallitusneuvos Xxxx Xxxxx toivat esiin olemassa olevat puitesopimukset ja hankintaohjeiden sisältöä ja kehotettiin tarkkuuteen hankaluuksien välttämiseksi. Pyyntö puitesopimuksesta hylät- tiin Klemmin toimesta ja päädyttiin elinkeinoministerille kohdennettuun, tehtävän hal- tuunottovaiheeseen rajattuun piensopimukseen. Jääskeläisen mukaan ministeri halusi
oman (luotettavan) palveluntarjoajan näin herkässä ja ministerin tehtävän hoitoa var- ten kriittisessä asiassa. Xxxxx Xxxxxxx kertoi pyydetyssä selvityksessään, että ei ole edellyttänyt Tekir Oy:n käyttöä.
Käydyn sähköpostikeskustelun yhteydessä Klemm muistutti vielä Jääskeläistä valtio- neuvoston käyttämästä vähäisen hankinnan rajasta 20 000 euroa ilman ALV.
4. Sopimus
Sopimus on päivätty 8.8.2019 ja allekirjoittajina hallituksen puheenjohtaja Xxxxx Xxxx- xxxxx Xxxxxxxxx sekä henkilöstö- ja hallintojohtaja Xxxxx Xxxxxxx ja hallitusneuvos Xxxx Xxxxx työ- ja elinkeinoministeriöstä.
Sopimuksen hinta oli tarjouksen mukainen, sopimusosapuolten yhdessä päättämän konsultoinnin mahdollinen ylimenevän työn tuntihinnoista on sovittu. Sopimuksen mu- kaan [työ- ja elinkeinoministeriön] ”Viestinnän kehittämiseksi Tekir tarjoaa tarjouk- sensa 4.8.2019 mukaisesti viestinnän resurssejaan työ- ja elinkeinoministeriön käyt- töön tuottamalla sille (tällä sopimuksella elinkeinoministerille) vaativan viestinnän kon- sultointia erityisesti konsultoitavan uuden tehtävän luonne ja tilanne huomioon ottaen.” Sopimuksessa ei ollut määritelty kattohintaa eikä sopimuskauden pituutta. Yhteyshen- kilöiksi ministeriön puolelta on määritelty Xxxx Xxxxxxxxxxxx ja Xxxx Xxxxx.
Sopimuksessa aiheuttaa epäselvyyttä myös käsitteiden osapuolet, sopijapuolet ja asiakas horjuva käyttö. Tämän takia laskujen asiatarkastuksessa ei ole ollut riittävästi tietoa, kuka viime kädessä vastaa ja kuka tietää lisätöiden asianmukaisuudesta. Sopi- muksella sopijapuolet sopivat viestintäpalveluiden toimittamisesta Asiakkaalle ja pal- veluiden toteutus tapahtuu Asiakkaan antamien ohjeiden ja päätösten mukaisesti.
5. Tilaukset
Yhteydenotot Tekiriin sopimuksen laadinnan jälkeen teki ministerin erityisavustaja Xxxx Xxxxxxxxxxxx. Hallinto luotti siihen, että laskutetut palvelut ovat liittyneet ministerin vir- katehtäviin. Xxxxxxxxxxx on vahva luottamus siihen, että ministeri esikuntineen osaa ar- vioida itse ministeritehtäviin hankitun palvelun käyttöä. Ministerin erityisavustajat toimi- vat virkavastuulla. Ministeriön työjärjestyksen mukaan erityisavustajan tulee antaa vir- kamiehille näiden tehtävien hoitamisessa tarvittavat tiedot.
Xxxxx Xxxxxxx on julkisuudessa itse kertonut, että puhetilanteen valmennuksessa 3.9.2019 hän on esimerkkinä harjoitellut puoluekokouspuhetilannetta. Valmennushar- joitus 3.12.2019 on koskenut Kulmunin esiintymistä A-studiossa. Siinä on keskusteltu puoluejohtajien kesken hallitustyöskentelystä pääministeri Xxxxxxx eronpyynnön xxx- xxxx. Tekirin ja Xxxxx Xxxxxxxx selvitysten mukaan harjoitukset, joissa Xxxxxxx on ollut mukana, ovat liittyneet Kulmunin virkatehtäviin ministerinä. Erilaiset simulaatioharjoi- tukset tukevat luonnollisesti myös ministerin tehtäviin liittyviä esiintymisvalmiuksia, jo- ten sisäisen tarkastuksen tulkinnan mukaan rajanveto suhteessa muihin tehtäviin tässä suhteessa on vaikeaa.
Tekirin valmennus 31.7.2019 sekä 1.8.2019 konsultointi on tehty ennen tarjouksen te- kemistä tai sopimuksen allekirjoittamista.
Xxxxx Xxxxxxx ei ole ollut mukana seuraavissa konsultoinneissa, eikä kertomansa mu- kaan ole ollut niistä tietoinen:
• 1.8.2019
• 22.8.2019
• 27.8.2019
• 4.9.2019
• 14.9.2019
Näissä keskusteluissa on ollut mukana Tekirin edustajan mukaan ministeriöstä vain eritysavustaja Xxxx Xxxxxxxxxxxx, joka myös oli palvelut tilannut.
Xxxxx Xxxxxxxx mukaan hän oli itse käsityksessä, että kaikki saamansa palvelu sisältyi kokonaispakettiin. Lisätilauksista hän ei kertomansa mukaan ollut tietoinen.
Xxxx Xxxxxxxxxxxxxx saadun selvityksen mukaan Xxxxxxx lisätyöt ja konsultointi liittyvät kuhunkin viestintävalmennuksen valmisteluun tai niiden jälkitöihin. Koulutusta suunni- teltaessa puhuttiin eri osapuolten kesken, että myös erilaisiin viestinnän ad hoc tilan- teisiin tarvitaan erillistä palvelua ja niin on myös toimittu. Hänen mukaansa myös ne on kirjattu sopimukseen, koska tehtyyn sopimukseen on kirjattu selkeästi, että ylime- nevän työn tuntihinnoista on sovittu.
Saatujen selvitysten perusteella on ilmeistä, että Xxxx Xxxxxxxxxxxx on toiminut oma- valtaisesti tilatessaan lisäpalveluita Tekiriltä. Lisäksi hän on tilannut osan töistä jo en- nen Tekiriltä saatua tarjousta.
6. Laskutus
Sopimuksen mukaan Tekirillä oli oikeus laskuttaa puolet konsultoinnin hinnasta sen käynnistyessä ja toinen puoli konsultoinnin päätyttyä. Lisäksi tuntilaskutteinen, xxxx- seen sovittavan työn laskutus sovittiin tapahtuvaksi kuukausittain seuraavan kalenteri- kuukauden alussa. Sopimuksessa ei ole sovittu erikseen sovittavien projektien hankin- nasta, jota Xxxxxxx tarjouksessa esitettiin.
Ensimmäinen lasku (päivätty 16.8.2019) oli puolet sovitusta 13 600 euron kokonais- hinnasta. Seuraava lasku (päivätty 30.9.2019) sisälsi jäljelle jääneen osan ja lisäksi laskutettiin 4 tuntia viestintäkonsultointia (à 350 euroa) ja 6 tuntia strategista konsul- tointia (à 700 euroa) sekä erillisenä projektina 13.9. pidetyn valmennuksen hinnan
4 900 euroa. Sopimuksen mukaan tämä olisi tullut tehdä tuntityönä.
Jälkimmäisen laskun (30.9.2019) yhteydessä 20.000 € raja meni rikki. Xxxxxxx oli siinä kohtaa kuitenkin jo toimitettu ja lasku tuli laittaa maksuun, sillä se ei ollut toimittajan kanssa tehdyn hankintasopimuksen vastainen (sopimuksessa ei ollut tätä 20.000 eu- xxx xxxxxx). Tässä laskussa (30.9.2019) laskutettiin jälkimmäinen 50 % sopimuksen peruspalvelupaketista laskun mukaan ”konsultoinnin päättyessä”. Laskun maksaminen ajoittui lokakuulle ja ministeritehtävän haltuunotto ajateltiin ministerin henkilöstö- ja hallintoyksikössä (HEHA) tuolloin jo tehdyksi. HEHA:ssa ei tämän takia reagoitu mah- dollisuuteen, että lisätilauksia olisi vielä tulossa tähän sopimukseen liittyen eikä asiaa varmistettu ministerin erityisavustaja Jääskeläiseltä. Mikäli uusia lisätilausesityksiä tai laskutusta olisi tullut TEM:iin, olisi se johtanut esikunnan kanssa keskusteluihin tilaus- valtuuksista ja maksun kohdennuksesta.
Näiden lisäksi VM:öön oli osoitettu lasku (päivätty 31.12.2019) suuruudeltaan 11 050 euroa. Se sisälsi 5 100 eurolla projektiluonteista 3.12. pidettyyn tilaisuuteen liittyvää valmennusta, joka olisi tullut tehdä tuntityönä ja joka olisi tullut osoittaa työ- ja elinkei- noministeriölle.
Normaalimenettelyn mukaisesti laskut on asiatarkastettu HEHA:ssa. Ne eivät ole käy- neet Xxxx Xxxxxxxxxxxx tai kenenkään muun tarkastettavana ministerin esikunnassa. Laskua asiatarkastettaessa on ollut käytössä tieto Tekirin tarjouksesta ja sopimuk-
sesta, joihin laskua on verrattu. Vertailussa on todennettu mm. laskun peruste, toimit- taja, palvelu ja tuntiveloitus. Hankintasopimuksessa ei ole kuitenkaan yksilöity palvelu- toimitusta tiettyihin, sidottuihin toimituspäivämääriin, joita olisi tullut vertailla eikä siinä ollut kattohintaa. Ylilaskutuksen havaitsemista on vaikeuttanut myös laskunkäsittelyjär- jestelmän muutos. Ensimmäinen lasku on käsitelty vanhassa Rondo järjestelmässä, kun toinen lasku on käsitelty uudessa Handi järjestelmässä.
Ministerin esikunnasta ei toimitettu tietoa tehdyistä lisätilauksista HEHA:aan. Alkupe- räisten laskujen selitteet ovat puutteelliset. Niistä ei selviä, kuka lisätyöt on tilannut ja miten projektihinnoista on sovittu. Myös miksi lisätöitä on tilattu, ei laskuista selviä.
Nämä olisi tullut asiatarkastuksen yhteydessä selvittää.
7. Johtopäätökset
Suorahankinta tehtiin perustellusti oletuksella, että hankinnan kokonaisarvo pysyy alle 20 000 eurossa. Siinä ei kuitenkaan pysytty, koska kattohintaa ja sopimuksen voimas- saoloaikaa ei ollut sopimuksessa rajattu ja koska lisätilauksia Tekirille tehtiin suoraan ministerin erityisavustajan toimesta kertomatta tilauksista maksuista vastaavalle minis- teriön hallinnolle. Vastaaviin sopimuksiin tulisi jatkossa kirjata kattohinnan lisäksi sel- keämmin mahdollisia jatkotilauksia tekevä taho ja huolehtia siitä, että suunnitelluista lisätilauksista myös informoidaan ministeriön virkamieskuntaa ajoissa.
Sopimuksessa oli mainittu Xxxxx Xxxxxxxx ”uuden tehtävän luonne”, kirjaus uusista mi- nisterin tehtävistä olisi selkeyttänyt hankinnan kohdetta.
Viestintä- sekä henkilöstö- ja hallintoyksikkö toimivat hankintaprosessissa kuitenkin hankintalain ja valtioneuvoston hankintaohjeen mukaisesti eikä prosessissa ole siltä osin huomautettavaa.
Jälkikäteen arvioituna laskujen maksussa kontrollia haittasi se, että lisätilaukset eivät tulleet HEHA:lle tiedoksi. Lisäksi kolmannessa laskussa laskutettiin VM:ää suorit- teesta, joka olisi kuulunut TEM:n maksaa. Lasku ei kuitenkaan koskaan saapunut TEM:iin tarkastettavaksi ja mahdollisia lisäselvityksiä varten. Laskujen asiatarkastuk- sessa olisi tullut kiinnittää huomiota siihen, että laskut vastaavat kaikilta osin sopi- musta ja lasku perustuu yksilöityihin lisätilauksiin. Laskuissa tulee olla myös riittävät selvitykset tehdystä työstä.
Sopimuksen valmistelussa ministerin erityisavustaja Xxxx Xxxxxxxxxxxx ohjaus oli vah- vaa. Hän antoi selkeästi ymmärtää toimivansa ministerin antamalla mandaatilla, jota hänellä ei Xxxxx Xxxxxxxx antaman selvityksen mukaan kuitenkaan ollut. Xxxxxxxxxxxx teki myös itse töiden tilaukset, joista kaikista ministeri ei ollut tietoinen. Hän ei myös- kään informoinut ministeriön hallintoa. Erityisavustajan tulee kuitenkin työjärjestyksen mukaan antaa virkamiehille näiden tehtävien hoitamisessa tarvittavat tiedot.
Tekir Oy on laskuttanut töistä, jotka on tehty ennen sopimuksen solmimista. Lisäksi Tekir on laskuttanut valmennustyöstä, josta Xxxxx Xxxxxxx ei ole ollut selvityksensä mukaan tietoinen. Tekir on myös laskuttanut lisätyöstä valmennushankkeina, vaikka sopimuksen mukaan lisätyö olisi pitänyt tehdä tuntityönä.
Valmennuksissa 3.9.2019 ja 3.12.2019 on harjoiteltu tilanteita, jotka ovat liittyneet Xxxxx Xxxxxxxx työhön puolueen puheenjohtajana. Sisäisen tarkastuksen näkemyksen mukaan erilaiset simulaatioharjoitukset tukevat kuitenkin myös ministerin työhön liitty- viä esiintymisvalmiuksia.
Ministeriön tulee selvittää, mihin toimenpiteisiin Jääskeläisen ja Tekirin suhteen tilauk- siin ja laskutukseen liittyvien epäselvyyksien johdosta tulee ryhtyä.
Xxxxx Xxxxxxx Johtaja
Xxxx Xxxxx Xxxxx Tarkastusneuvos
Tiedoksi: Xxxxx Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxxx Tekir Oy
Valtiovarainministeriö Valtiontalouden tarkastusvirasto
Liitteet: 1. Keskustelu Xxxx Xxxxxxxxxxxx ehdotuksen pohjalta elokuu 2019
2. TEM Tekir tarjous elokuu 2019
3. Sopimuksesta keskustelu 07082019
4. TEM muistio Tekir hankinta 07082019
5. TEM Tekir hankintasopimus elokuu 2019
6. TEM Tekir-lasku TEM 16082019
7. TEM Tekir-lasku TEM 30092019
8. VM Tekir-lasku 31122019
9. Kysymykset Tekir Oy 05062020
10. Tekir vastaus 9.6.2020_korjattu
11. Xxxxx Xxxxxxxx kommentit Tekirin selvitykseen 10062020
12. Xxxx Xxxxxxxxxxxx selvitys 11062019
13. Tekir-hankinta QAselvitys 15062020