HELSINGIN SUOMALAISEN YHTEISKOULUN VUOKRAUSEHDOT

HELSINGIN SUOMALAISEN YHTEISKOULUN VUOKRAUSEHDOT

1. Vuokrauksen kohde ja vuokra-aika

Vuokrauksen kohteena on tarjouksen mukaiset tilat. Sopimusehdot pätevät kuitenkin kaikkialla SYK:n tiloissa.

SYK:n tilojen vuokraukset on mahdollista vahvistaa seuraavalle lukuvuodelle aikaisintaan 10.5.

Tiloja ei vuokrata koulupäivien aikana (yleensä arkisin klo 8:00-16:00). Aloitus- ja päättymisajat sovitaan tarjousta tehdessä tapauskohtaisesti. Tilaisuudet, jotka kestävät yli 00:00 ovat usein haastavia järjestää vuokraajan puolelta.

Vuokrasopimus tehdään kirjallisena. Vuokra-aika ja siitä maksettava vuokra sovitaan ja kirjataan tarjoukseen, joka asiakkaan tulee hyväksyä. Vuokra on malliltaan kertaluontoinen.

Vuokralainen vastaa siitä, että kaikki tilaisuuteen osallistuvat henkilöt noudattavat vuokrausehtoja.

Vahtimestarin veloitus alkaa 30 min ennen ensimmäisen tilan vuokra-ajan alkamista. Tänä aikana hän avaa koulutalon. Tiloihin pääsee sisään aikaisintaan 15 minuuttia ennen ensimmäisen tilan vuokra-ajan alkamista. Jos vuokrattava tila on juhlasali, näyttämötekniikan henkilöstön veloitus alkaa harjoituspäivinä 30 min ja esityspäivinä 60 min ennen juhlasalin vuokra-ajan alkamista.

Tiloista tulee poistua, kun viimeisen tilan vuokra-aika loppuu. Jos tiloista ei poistuta tähän mennessä, on vahtimestarilta saatavalla kirjallisella lomakkeella pyydettävä lisäaikaa erillisen hinnaston (liite 1) mukaisesti. Lisäajan pituus on vähintään 30 minuuttia. Lisäaika veloitetaan kaikista viimeiseksi käytössä olleista tiloista sekä kaikista henkilöstökuluista. Vahtimestarin veloitus päättyy 30 min viimeisen vuokra-ajan päättymisen jälkeen ja tekniikan veloitus 30 min juhlasalin vuokra-ajan päättymisen jälkeen.

Vuokraukseen sisältyy oikeus piha-alueen ja parkkipaikan käyttöön.

2. Varaus- ja maksuehdot

Tilojen vuokraajan on oltava täysi-ikäinen.

Lopulliset aikataulut, joiden perusteella tarjous tehdään, on saatava viimeistään 45 vuorokautta ennen tapahtumaa. Lopulliset aikataulut tarkoittavat käytettäviä tiloja ja niiden käyttöaikoja, esityspäiviä ja esitysten ohjeellisia kellonaikoja, harjoitusten ajankohtia sekä tarvittavia erikoisvalmisteluja esimerkiksi näyttämötekniikan osalta. Määräajan umpeuduttua hintoja korotetaan 10 prosentilla siltä ajalta, joka ei mahdu määräajan sisään. Myös määräajan sisällä tehtäessä muutoksia aikatauluihin tai tiloihin, korotetaan kyseisen päivän koko veloitusta 10 prosentilla. Siivouksen veloituksessa siirrytään määräajan täyttyessä erilliseen hinnoitteluun (ks. liite 1).

Mikäli viivytys tapahtuu SYK:n puolelta, ei edellä mainittuja määräaikoja sovelleta.

Alustava varaus muutetaan automaattisesti kaksi (2) kuukautta ennen tapahtumaa lopulliseksi, jolloin sopimuksen mukaiset peruutusehdot astuvat voimaan.

Hinta-arvio ei ole kummallekaan osapuolelle sitova. Hinta-arviota voidaan pitää alustavana varauksena.

Tarjous on sitova, ja hyväksymällä tarjouksen vuokralainen sitoutuu myös noudattamaan vuokrausehtoja. Tarjous on voimassa seitsemän (7) vuorokautta sen lähettämisestä. Hyväksytyn tarjouksen tai automaattisesti lopulliseksi vaihtuneen alustavan varauksen pohjalta tehty lasku on perintäkelpoinen.

3. Peruutusehdot

Peruutus on aina tehtävä kirjallisesti osoitteeseen xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx. Mikäli vuokralainen peruu varauksen yli 35 vuorokautta ennen tilaisuuden alkua, on peruutus veloitukseton. 35–7 vuorokautta ennen tapahtumaa tehdystä peruutuksesta veloitamme kaikki henkilöstökulut täysimääräisesti, mutta tilavuokran osuutta ei veloiteta. Jos peruutus tapahtuu alle seitsemän (7) vuorokauden sisällä tapahtuman alkamispäivämäärästä, veloitetaan henkilöstökulut täysimääräisesti ja tilavuokran osuudesta 50 prosenttia.

SYK:lla on oikeus perua tai siirtää alustava varaus milloin tahansa. Varaus muuttuu lopulliseksi, kun tarjous on hyväksytty.

Ylivoimaisesta esteestä johtuen (esim. vesivahinko, tulipalo, ilkivalta) vuokranantaja voi perua varauksen ilman korvausvelvollisuutta ennen varauksen alkua.

4. Vakuutukset

Tiloissa olevat vuokralaisen tavarat ovat vuokraajan omalla vastuulla eikä niitä ole vakuutettu SYK:n toimesta. Vuokraajan on huomioitava SYK:n tiloissa riittävä turvallisuus ja/tai välineet sekä mahdolliset vakuutukset toimintaansa perustuen.

5. Siirto

Vuokralaisella ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta tai luovuttaa varaamiaan tiloja kolmannelle osapuolelle.

6. Vahingot ja siivous

Vuokralaisen tulee käyttää tiloja noudattaen normaalia siisteyttä ja hyviä käytöstapoja. Tilojen tulee olla asiallisessa kunnossa tilaisuuden jälkeen. Mikäli lisäsiivouksen tarvetta ilmenee vuokranantaja laskuttaa vuokralaiselta kaikki siivouksesta aiheutuneet kustannukset. Vuokraajan tulee ehdottomasti viedä pois kaikki tiloihin tuomansa tavarat, koristeet, tölkit ja pullot sekä roskat jne.

Vuokralainen on velvollinen korvaamaan vuokrauksen yhteydessä täysimääräisenä kaikki tiloille, kiinteistön omistajalle ja/tai kolmannelle osapuolelle aiheutetut vahingot. Vuokralainen on

vastuussa myös vuokra-ajan jälkeen syntyneistä tai ilmenevistä vahingoista, jotka ovat aiheutuneet tiloissa olleiden toiminnasta ja/tai huolimattomuudesta.

Vuokranantaja ei korvaa vuokraajalle ylivoimaisesta esteestä aiheutuneita vahinkoja eikä missään olosuhteissa välillisiä vahinkoja.

7. Säännöt ja turvallisuus

Tapahtuman aikana vuokralaisen tulee noudattaa vahtimestarilta ja muulta SYK:n henkilökunnalta saatavia ohjeita. Juhlasalissa ohjeiden antamisesta yhdessä vahtimestarin kanssa vastaa näyttämötekniikan työntekijät. Koulun kalusteita ei saa siirtää tai liikuttaa ilman vahtimestarin erillistä lupaa. Tauluihin ei saa koskea.

Vuokraaja on velvollinen perehtymään laitteiden käyttöön annettuihin ohjeisiin (liite 2) ja noudattamaan niitä (tämä koskee muita tiloja juhlasalia lukuun ottamatta, missä laitteiden käyttämisestä vastaa näyttämötekniikan henkilöstö).

Vuokranantajalla ja viranomaisella on oikeus keskeyttää tilaisuus, mikäli siitä katsotaan aiheutuvan vaaraa kiinteistölle, irtaimistolle, haittaa naapurustolle tai ympäristölle. Tilaisuus voidaan keskeyttää myös, mikäli vuokrausehtoja ei noudateta. Sisätiloissa ei saa polttaa kynttilöitä.

Tupakointi kaikissa sisätiloissa on kielletty.

Vuokralainen huolehtii omalla kustannuksellaan kaikista viranomaisten edellyttämistä luvista sekä seuraamuksista, mitkä aiheutuvat viranomaisohjeiden tai suositusten laiminlyönneistä.

Tilat on varustettu sprinklerilaitteistolla. Hälytysten soidessa vuokralaisen tulee evakuoida rakennus pelastussuunnitelman ohjeita noudattaen. Pelastussuunnitelman saa pyytämällä vuokranantajalta paikanpäältä tai etukäteen. SYK:n henkilökunta auttaa tilojen evakuoinnissa.

Poistumisreittien vähäinenkin tukkiminen on ehdottomasti kielletty. Samoin koulurakennuksen ulkopuolella sijaitsevien pelastusteiden.

Vuokralainen huolehtii ja vastaa siitä, että ajoneuvot pysäköidään niille osoitetulle pysäköintialueelle. Erityisesti piha-alueelle tuovat ajoreitit (pelastustiet), sekä rakennukset kiertävät asfaltoidut alueet on pidettävä täysin vapaana.

8. Reklamaatiot

Mahdolliset tiloja koskevat reklamaatiot tulee esittää viivytyksettä ja viimeistään kolme (3) vuorokautta tapahtuman jälkeen vuokranantajalle kirjallisesti osoitteeseen xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx.

9. Muuta

Vuokranantaja säilyttää tiloihin jääneitä tavaroita 14 vuorokautta vuokrauksen päättymisen jälkeen.

10. Sopimuksen voimaantulo

Sopimus astuu voimaan, kun vuokralainen hyväksyy tarjouksen. Hyväksymällä tarjouksen vuokralainen hyväksyy myös sopimusehdot.

Liite 1

Tarjouksen hyväksyminen tulee tapahtua kirjallisesti osoitteeseen xxxxxxxxxxxxx@xxx.xx, ja hyväksynnän tulee sisältää maininta sopimukseen tutustumisesta.

Liitteen 1 muut ehdot

- Lisäaika ja/tai lisätilat tilataan vahtimestarilta saatavalla lomakkeella kirjallisesti.

- Lisäajan tilaus koskee kaikkia viimeksi käytössä olleita tiloja, jos lähdön myöhästyminen viivästyy.

Mikäli tarvitaan ainoastaan tunti lisää yksittäistä tilaa, mutta muuta vuokra-aikaa on jäljellä, voidaan pelkästään kyseisen tilan vuokraa jatkaa.

- Tapahtumamaksu peritään, kun tilaisuudessa on päivän aikana yleisöä. Tapahtumamaksu oikeuttaa esimerkiksi tilojen käyttämisen omien tuotteiden myymiseen.

- Peseytymistiloista on sovittava erikseen, ja hinta muodostuu tapauskohtaisesti.

- Keittiön käytöstä on sovittava erikseen, ja hinta muodostuu tapauskohtaisesti.

- Etukäteissuunnittelu, valosuunnittelu, äänisuunnittelu eivät sisälly hintaan; nämä kuitenkin huomioidaan tarjousta tehdessä tekniikan ja vahtimestareiden tuntimäärissä.

- Suurten ryhmätyötilojen väliseinän avaamisesta veloitetaan vahtimestarin kulut, sekä kiinteä 40 €

avausmaksu.