Yhteistyösopimus sisäisen tarkastuksen yksiköstä
Yhteistyösopimus sisäisen tarkastuksen yksiköstä
1. Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (PSHP) PL 2000, 33521 Tampere
Y-tunnus 0826597-8
2. Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (KHSHP) PL 1000, 13101 Hämeenlinna
Y-tunnus 0818235-5
3. Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä (EPSHP) Osoite
Y-tunnus
2 Yhteyshenkilöt ja yhteystiedot
Sopijapuolten sopimusta koskevat ilmoitukset tehdään käyttäen seuraavia yhteystietoja:
Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (PSHP) yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxxxx, talousjohtaja puh. 040 779 9002, xxxx.xxxxxxxx@xxxx.xx
PL 2000, 33521 Tampere
Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (KHSHP) yhteyshenkilö:
Xxxx Xxxxxxxxx, talous- ja tukipalveluiden johtaja puh. xxxx, xxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xx, xxxxxxxx@xxxxx.xx
PL 1000, 13101 Hämeenlinna
Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (EPSHP) yhteyshenkilö: Xxxx Xxxxxxxxx, talousjohtaja puh. xxxxx, xxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xx
xxxxx, Seinäjoki
Jos yhteystiedot muuttuvat, sopijapuolen tulee viipymättä kirjallisesti ilmoittaa uudet yhteystiedot muille sopijapuolille. Uudet yhteystiedot tulevat voimaan, kun sopijapuoli on vastaanottanut ilmoituksen.
Kirjalliset ilmoitukset voidaan tehdä sähköpostitse tai kirjeitse.
3 Sopimuksen tausta ja tarkoitus
PSHP, KHSHP ja Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (nykyään Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä, PHHYKY) ovat sopineet tammikuussa 2016 päivätyllä sopimuksella yhteisen sisäisen tarkastuksen yksikön perustamisesta (Yhteistyösopimus sisäisen tarkastuksen yksiköstä).
Sopimus perustui PSHP:ssä ja KHSHP:ssä seuraaviin päätöksiin:
Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hallituksen päätös 23.11.2015 § 186 Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hallituksen päätös 9.12.2015 § 208
PHHYKY irtaantui tammikuussa 2016 solmitusta sopimuksesta 31.7.2019.
EPSHP on ollut kiinnostunut liittymään PSHP:n ja KHSHP:n erva-alueen yhteistyöhön yhteisessä sisäisen tarkastuksen yksikössä.
Sisäisen tarkastuksen yksikön järjestelyn muutoksia käsiteltiin erva-johtoryhmässä 18.9.2019.
Sisäisen tarkastuksen yksikön toiminnasta sovitaan jatkossa tällä sopimuksella.
Tämä sopimus perustuu seuraaviin päätöksiin:
Pirkanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hallituksen päätös xxx Kanta-Hämeen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän hallituksen päätös xxx Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin hallituksen päätös xxx
Yhteistyön tarkoituksena on hyödyntää sopijapuolten asiantuntemusta ja resursseja tehokkaalla tavalla Tays erva-alueella sisäisessä tarkastuksessa.
Yhteistyöllä pyritään varmistamaan, että sopijapuolten voimavarat hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti sekä toiminnallisesti että taloudellisesti. Yhteistyöllä ei ole kaupallista luonnetta, ja yhteistyön toteuttamista ohjaavat ainoastaan yleiseen etuun liittyvät näkökulmat.
Tällä sopimuksella sovitaan PSHP:ssä toimivan yhteisen sisäisen tarkastuksen yksikön toiminnasta, resursseista, vastuista ja kustannusten jaosta.
4 Sisäisen tarkastuksen yksikön toiminta
PSHP toimii yksikön isäntäorganisaationa ja yksikössä toimivien asiantuntijoiden työnantajana. Yksikössä työskentelevät sopimuksentekohetkellä tarkastuspäällikkö ja sisäinen tarkastaja. Osapuolet sopivat tällä sopimuksella toisen sisäisen tarkastajan rekrytoinnista yksikköön. Toinen sisäinen tarkastaja rekrytoidaan mahdollisimman
nopeasti sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen, kuitenkin niin, että sisäinen tarkastaja aloittaa aikaisintaan 1.1.2020. Rekrytoinnin jälkeen yksikössä työskentelee tarkastuspäällikkö ja kaksi sisäistä tarkastajaa.
Mikäli yksikköön tarvitaan lisäresursseja, sopijapuolet sopivat siitä erikseen.
Yksikön henkilöstöhallinnollisesta ohjauksesta ja päätöksenteosta vastaa PSHP.
Tarkastuspäällikkö ja sisäiset tarkastajat toimivat työnjohdollisesti PSHP:n alaisuudessa. Heidän tulee noudattaa työskennellessään PSHP:n henkilöstölleen antamia ohjeita. Työskennellessään EPSHP:lle ja/tai KHSHP:lle heidän tulee lisäksi noudattaa kyseisen sopijapuolen antamia ohjeita.
Sopimuksen kohde toteutetaan omana työnä ilman yksityiseltä taholta suoritettua alihankintaa, ellei siitä erikseen yhteisesti sovita.
Sisäisen tarkastuksen yksikön yhteenlaskettu työpanos jaetaan sopijapuolten kesken pääpiirteissään kohdassa 8 esitettyä kustannusjakoa vastaavin prosenttiosuuksin.
Sopimus ei tuota sopijapuolelle yksinoikeutta. Sopijapuolella on oikeus toteuttaa yhteistyön piiriin kuuluvia asioita myös omana toimintana tai kolmannen osapuolen kanssa.
Sopimuksen kohteen toteuttamisessa tulee noudattaa Suomessa kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä ja viranomaismääräyksiä.
5 Sisäisen tarkastuksen yksikön tehtävät ja toiminnan organisointi
Sisäisen tarkastuksen yksikön toimintaa ohjaa Erva-johtoryhmä, joka käsittelee sopijapuolten välistä yhteistyötä koskevat merkittävät ja periaatteelliset kysymykset, kuten tärkeimmät sopimuksen laajuuteen, muutoksiin, aikatauluihin ja kustannusten korvaamiseen liittyvät kysymykset.
Sopijapuolet valmistelevat yhteistyössä vuosittaisen yhteisen tarkastussuunnitelman, joka käsitellään Erva-johtoryhmässä, ja jonka kaikki sopijapuolet hyväksyvät. Yhteisen tarkastussuunnitelman lisäksi tehtävät paikalliset tarkastukset ja arvioinnit sovitaan sairaanhoitopiireittäin.
Sisäisen tarkastuksen yksikön tehtävänä on vuosisuunnitelman ja sille annettujen erityistehtävien mukaisesti tarkastaa ja arvioida:
-sairaanhoitopiirien sisäisen valvonnan järjestelmiä ja riskienhallintaa
-toiminnan lain- ja päätöksenmukaisuutta sekä tarkoituksenmukaisuutta
-resurssien tehokasta ja taloudellista käyttöä
-johtamisessa ja päätöksenteossa käytettävän tiedon luotettavuutta. Sisäisen tarkastuksen yksikkö raportoi sopijapuolikohtaisesti.
Lisäksi sisäinen tarkastus voi osallistua sisäisen valvonnan asiantuntijana toiminnan kehittämiseen erilaisissa hankkeissa ja konsultoi sairaanhoitopiirien toimintayksiköitä sisäisen valvonnan ongelmissa.
6 Sopijapuolten yleiset velvollisuudet
Sopijapuolen tulee
-myötävaikuttaa sopimuksen kohteen toteuttamiseen
-avustaa toista sopijapuolta kohtuullisesti tämän sopimusvelvoitteiden täyttämisessä
-antaa toiselle sopijapuolelle kohtuulliset tiedot sopimuksen kohteen toteuttamiseen vaikuttavista seikoista ja ilmoittaa niiden olennaisista muutoksista.
7 Toimitilojen, laitteiden ja ohjelmistojen käyttö
Jokainen sopimuspuoli tarjoaa sisäisen tarkastuksen yksikön työntekijöiden käyttöön työtilat tarvittaessa.
PSHP huolehtii työntekijöille työn suorittamiseksi tarvittavat työasema- ja tietoliikennelaitteet sekä sen tarjoamiin laitteisiin asennettavat tietoliikenneyhteydet. PSHP vastaa niiden toiminnasta ja tietoturvallisuudesta. Kukin sopijapuoli tarjoaa työntekijöille tarvittavat perustoimistotarvikkeet.
Sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöstön tulee sopimuksen kohteen toteuttamiseksi päästä kaikkien sopijapuolen toimitiloihin sekä käyttää sopijapuolten sopimuksen kohteen suorittamiseksi tarvittavia laitteita ja ohjelmistoja sopijapuolen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti.
Sisäisen tarkastuksen yksikön henkilöstön tulee sopijapuolten niin vaatiessa ennen sopijapuolen toimitiloissa tapahtuvan työskentelyn aloittamista tai laitteistojen ja ohjelmistojen käyttämistä allekirjoittaa tavanomainen salassapito- ja tietoturvasitoumus.
Sopijapuolet huolehtivat siitä, että niiden sopimuksen kohteen toteuttamisessa käyttämät laitteet sekä toimitilat ovat asianmukaisesti suojattu tietoturvariskejä vastaan ja että suojaukseen sekä tiedonvarmistukseen liittyviä menettelyjä noudatetaan.
Sisäisen tarkastuksen yksikön kulut jaetaan sopijapuolten kesken seuraavassa suhteessa:
PSHP 50 %
KHSHP 25 %
EPSHP 25 %
Korvaus perustuu todellisiin kustannuksiin, eikä siihen sisälly voittoa. Korvausperusteiden laskentaperuste sopimuskauden alussa on liitteenä (liite 1).
Sopijapuolet vastaavat omista yhteistyöhön osallistumisesta aiheutuneista kuluistaan.
PSHP:lla on oikeus muuttaa korvausperusteita todellista kustannuskehitystä vastaavasti. Muutosilmoitus on tehtävä vähintään kaksi kuukautta ennen sen voimaantuloa.
PSHP laskuttaa muita sopijapuolia kuukausittain jälkikäteen. Erikseen niin sovittaessa PSHP voi laskuttaa joitain kulueriä kootusti harvemmin. Maksuehto on 30 päivää netto. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskuihin ei lisätä laskutuslisiä.
Sopijapuolet noudattavat kaikessa toiminnassaan kulloinkin voimassa olevaa tietosuojalakia sekä EU:n tietosuoja-asetusta, potilaan asemasta ja oikeuksista annettua lakia, lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta, liikesalaisuuslakia sekä muuta salassapitoa koskevia Suomen ja EU:n säädöksiä.
Sopijapuoli sitoutuu pitämään salassa toiselta sopijapuolelta saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty salaisiksi tai jotka on niiden luonteen vuoksi ymmärrettävä salassa pidettäviksi, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin tämän sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.
Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa tai tietoa, (i) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (ii) jonka vastaanottava sopijapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (iii) joka oli vastaanottavan sopijapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijapuolelta tai (iv) jonka sopijapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijapuolelta saamaansa luottamuksellista aineistoa tai tietoa tai (v) jonka sopijapuoli on velvollinen julkistamaan lain tai viranomaismääräyksen perusteella.
Sopijapuolet eivät lähtökohtaisesti siirrä henkilötietoja tämän sopimuksen nojalla. Mikäli henkilötietoja, kuten potilastietoja siirretään sopijapuolten välillä, on sovittava erikseen henkilötietojen salassapidosta ja niiden suojaamisesta sekä tietoturvasta.
Tämä sopimus ei poista mahdollisesti suoraan laista tulevia salassapito- tai käyttörajoitusvelvoitteita, joita on noudatettava tämän sopimuksen määräyksistä riippumatta ja jonka lainsäädännössä asetetuista seurauksista vastaa se sopijapuoli, joka on toiminut vastoin säännöksiä. Tähän sopimuskohtaan 10 liittyvät oikeudet ja velvollisuudet jäävät voimaan tämän sopimuksen päättymisen jälkeenkin.
Tämä sopimus liitteineen on julkinen.
Sopimusmuutokset on tehtävä kirjallisesti, ja ne tulevat voimaan, kun kaikki sopijapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopijapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta.
Sopijapuolella on oikeus ilman muiden sopijapuolten suostumusta siirtää sopimus kokonaan tai osittain kolmannelle osapuolelle, jolle sopijapuolen tehtävät siirtyvät tai vastaava osa niistä siirtyy. Muunlainen sopimuksen siirtäminen edellyttää muilta sopijapuolilta etukäteen saatua kirjallista suostumusta.
Vapauttamisperusteeksi (force majeure) katsotaan sellainen sopimuksen täyttämisen estävä ja sopimuksen syntymisen jälkeen sattunut epätavallinen ja asiaan vaikuttava tapahtuma, jota sopijapuolten ei ole ollut syytä ottaa huomioon sopimusta tehdessään, joka on sopijapuolista riippumaton ja jonka seuraamuksia ei voida estää ilman kohtuuttomia lisäkustannuksia tai kohtuutonta ajanhukkaa. Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä kirjallisesti toiselle osapuolelle samoin kuin esteen lakkaamisesta.
Jos sopimusvelvoitteen viivästyminen johtuu tällaisesta ylivoimaisesta esteestä, sopimusvelvoitteen täyttämisaikaa jatketaan niin paljon kuin kaikki tapaukseen vaikuttavat olosuhteet huomioon ottaen on pidettävä kohtuullisena.
Sopijapuoli saa purkaa sopimuksen kokonaan tai osittain, jos toinen sopijapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan. Jos sopimusrikkomus on korjattavissa, sopijapuolen tulee ennen purkamista huomauttaa kirjallisesti sopimusrikkomuksesta siihen syyllistyneelle sopijapuolelle, ilmoittaa aikeista purkaa sopimus ja antaa kohtuullinen määräaika sopimusrikkomuksen korjaamiseksi.
Sopijapuoli on vastuussa toiselle sopijapuolelle aiheuttamistaan välittömistä vahingoista. Sopijapuolella ei ole oikeutta saada korvausta välillisestä vahingosta.
Vahingonkorvauslain 3 luvun 1 §:n mukainen isännänvastuu on ensisijaisesti PSHP:llä.
Kuitenkin siltä osin kun sisäisen tarkastuksen yksikön työntekijä suorittaa työtehtäviä EPSHP:n tai KHSHP:n omissa tai sen määräämissä toimitiloissa tai muussa työympäristössä (ml. tietoverkot), kyseisellä sopijapuolella on isännänvastuu työntekijän virheellään tai laiminlyönnillään aiheuttamista vahingoista.
Tämä sopimus tulee voimaan kun kaikki sopijapuolet ovat allekirjoittaneet sen, sopijapuolten hallitusten ja sairaanhoitopiirin johtajien päätökset ovat lainvoimaisia, ja PSHP:n valtuusto on tehnyt päätöksen vuoden 2020 talousarviosta ja uuden vakanssin perustamisesta.
Sopimuksen kohtia 4 sisäisen tarkastuksen yksikön tehtävät ja toiminnan organisointi sekä kohta 8 kustannusten jako sovelletaan kuitenkin vasta, kun sisäisen tarkastuksen yksikköön rekrytoitava uusi sisäinen tarkastaja aloittaa tehtävässään.
Sopimus on voimassa toistaiseksi.
Sopijapuoli voi kirjallisesti irtisanoa sopimuksen ilmoittamalla siitä muille sopijapuolille kirjallisesti kesäkuun loppuun mennessä siten, että sopimus päättyy irtisanomista seuraavan kalenterivuoden lopussa.
18 Sovellettava lainsäädäntö ja erimielisyyksien ratkaisu
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sen lainvalintasäännöksiä lukuun ottamatta.
Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla. Ellei neuvotteluissa löydetä ratkaisua kohtuullisessa ajassa, julkisen hallintotehtävän hoitamiseen liittyvät asiat ratkaistaan hallintoriitana Hämeenlinnan hallinto-oikeudessa ja yksityisoikeudelliset riita-asiat Pirkanmaan käräjäoikeudessa.
Sopimusasiakirjat muodostuvat tästä sopimuksesta ja seuraavista liitteistä: Liite 1.
Yllä mainitut sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Mikäli asiakirjat ovat sisällöltään ristiriitaisia, noudatetaan
-ensisijaisesti tätä sopimusta
-toissijaisesti liitteitä numerojärjestyksessä pienimmästä suurimpaan.
20 Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset
Tätä sopimusta on tehty kolme saman sisältöistä kappaletta, yksi jokaiselle sopijapuolelle.
Tampereella _/_.2019
Xxxxx Xxxxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxx
sairaanhoitopiirin johtaja Hallintojohtaja
Hämeenlinnassa _/_.2019
Seinäjoella _/_.2019
Liite 1
Sisäisen tarkastuksen yksikön laskutusperusteet
Laskutettavat kulut sopimuksessa mainitussa suhteessa
- Tarkastajien henkilöstökulut
- Koulutus matka- ja majoituskuluineen
- Kalusteet
- Työasemat ja niiden tietoliikennepalvelut
Laskutukseen lisätään hallinnointikorvaus (4 % yllämainituista menoeristä) sisältäen esimiestyön, palkanlaskennan, työterveyden ym.
Tarkastustoimintaan liittyvät matka- ja mahdolliset majoituskulut laskutetaan tarkastuksen kohteena olleelta sairaanhoitopiiriltä.
Seuraavista vastaavat kukin sairaanhoitopiiri omissa tiloissaan
-Tilakustannukset (sisältäen vuokrat ja siivouksen)
-Toimistotarvikkeet