Contract
KAINUUN SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON KUNTAYHTYMÄN JA SOTKAMON KUNNAN TIETOHALLINNON PALVELUIDEN JÄRJESTÄMISTÄ KOSKEVA SOPIMUS
Tämä sopimus on Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän ja Sotkamon kunnan kesken laadittu määräaikainen sopimus tietohallinnon tukipalveluiden tuottamisesta Sotkamon kunnalle ja perustuu 3.12.2012 Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän hallituksessa hyväksyttyyn yhteistoimintasopimukseen hallinnon tukipalveluiden tuottamisesta Kainuun kunnille ja Kainuun liitto –kuntayhtymälle.
1 § SOPIJAPUOLET
Sotkamon kunta ja Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä (jatkossa kuntayhtymä).
2 § SOPIMUKSEN TARKOITUS, PALVELUT JA LAATUKRITEERIT
Tällä sopimuksella Sotkamon kunta ja kuntayhtymä sopivat tietohallinnon palveluiden tuottamisesta.
Tämä sopimus ei koske Sotkamon kunnan tietohallinnon johtotehtäviä eikä perusopetuksen ja toisen asteen koulutuksen atk-tukea, lukuun ottamatta hallintoa.
Tietohallinnon palvelut
Sopimuksen kohteena olevien ohjelmistojen, liittymien ja järjestelmien ylläpito (käyttäjätuki, puhelintuki, työasematuki, järjestelmätuki, sovellustuki ym.) on kuntayhtymän tietohallinnolla. Kunnan omien ohjelmistojen, liittymien ja laitteiden maksut kuuluvat kunnalle.
Kunta-alueverkon palvelusta sekä palomuuripalvelusta vastaa kuntayhtymän tietohallinto. Muut verkon aktiivilaitteet ovat kunnan omistuksessa ja vastuulla. Atk-verkot kuuluvat kiinteistöihin ja ne veloitetaan osana kiinteistöjen vuokraa. Kuntayhtymän tietohallinto vastaa verkkolaitteiden määrittelystä ja ylläpidosta.
Kuntayhtymän tietohallintoyksikkö vastaa seuraavien tietohallintopalveluiden järjestämisestä peruskunnille, Kainuun liitolle ja Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymälle yhteistyössä kunkin tahon kanssa.
3.1. Perustietotekniikan kehittäminen ja ylläpitäminen
3.2. Tietojärjestelmien ja -prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistaminen
3.3. Tietojärjestelmien, verkkojen ja palveluiden hankinnat
3.4. Teknologian sekä tietotekniikan kehityksen seuranta ja vaikuttaminen hallinnon toimintatapojen ja työmenetelmien kehittämiseen
3.5. Tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen
3.6. Muut mahdolliset erikseen sovittavat tietohallintotehtävät
Yhteistyötä koordinoi tietohallinnon ohjausryhmä, johon kunnat, Kainuun liitto ja kuntayhtymä nimeävät edustajansa. Ohjausryhmä kokoontuu neljä kertaa vuodessa kvartaaleittain. Ohjausryhmän päätarkoitus on ICT-palvelutuotannon läpikäynti, ICT-toiminnan kehittäminen ja tietoturva. Ohjausryhmän kokoonkutsujana ja kokousten sihteerinä toimii kuntayhtymän tietohallintojohtaja.
Laatukriteerit:
• Tukitoimintoihin katsotaan kuuluvaksi sekä ohjelmistot että niiden käyttöön tarvittavat verkot, palvelimet, työasemat ja oheislaitteet
• Ruuhkatilanteissa korjausprioriteetti kriittisyysjärjestyksessä
• Seuraavassa luetteloidaan korjausaikojen rajat arvioidusta tehtävän aloituksesta sen valmistumiseen tai ilmoitukseen viipymisen syistä, jolloin neuvotellaan, mitä tehdään:
• Kriittiset toiminnot (toiminta 24/7/365)
Korjausaikatavoite 10 min – 2 h
o kuntakohtaisesti ei ole 24/7/365 tasoa
• Kiireelliset toiminnot (toiminta arkipäivisin työaikana, käyttäjiä yli 20, asiakaspalvelu)
Korjausaikatavoite 2 h – 1 vrk
o helpdesk
o järjestelmien väliset liittymät
o sähköposti
o kuntien järjestelmät
o taloushallinto/materiaalihallinto
o henkilöstöhallinto
o asiakirjahallinto
o toimistojärjestelmät
o intranet/extranet –ylläpito
o työasemien ylläpito yleensä
o palomuuri
o virustorjunta
• Ei-kiireelliset toiminnot (muut yksittäiset järjestelmät)
Korjausaikatavoite 2-5 vrk
o yksittäisten henkilöiden käytössä olevat järjestelmät
o internet-sivujen hallinta
o kaikki muut kuin edellä mainitut
3 § HALLINTO JA HENKILÖSTÖ
Keskitetysti johdettujen ja hajautetusti tuotettujen tietohallinnon palvelujen järjestämisvastuu on kuntayhtymällä ja toiminnassa noudatetaan kuntayhtymän hallinto- ja johtosääntöjä.
Tietohallinnon tukipalvelujen työtehtävät järjestetään siten, että palvelut tuotetaan hajautetusti. Tukipalvelujen yleinen työnjohto-oikeus kuuluu kuntayhtymälle eli palvelun järjestäjälle. Sotkamon kunnalla on kuitenkin oikeus antaa tarvittaessa henkilöstölle yksityiskohtaisia työhön liittyviä ohjeita, jotka eivät aiheuta lisäkustannuksia, niiden työtehtävien suorittamisesta, jotka koskevat yksinomaan Sotkamoa.
4 § TALOUDENHOITO
Toiminta:
Kirjanpito järjestetään siten, että Sotkamon kunta on itsenäinen talousyksikkö.
Kustannusten määritelmä ja jakautuminen:
Tässä tietohallinnon tukipalvelusopimuksessa noudatetaan kustannusten määrittelyssä ja jakautumisessa samaa periaatetta kuin Kainuun kuntien, Kainuun liiton ja kuntayhtymän yhteistyösopimuksessa.
Yhteistyösopimuksessa tietohallinnon kustannuksista ja niiden jakautumisesta on kirjattu näin:
Tässä yhteistoimintasopimuksessa mainittujen kuntayhtymän kunnalle ja Kainuun liitolle tuottamien palveluiden kustannuksiin lasketaan mukaan vain tässä sopimuksessa sovituista tehtävistä aiheutuvat palkkakustannukset sosiaalikustannuksineen, näiden tehtävien hoidossa tarvittavien ostopalveluiden, tavaroiden ja tarvikkeiden ja muiden välttämättömien hankintojen kustannukset sekä kuntayhtymän hankkimien, näitä toimintoja palvelevien koneiden ja laitteiden poistot.
Kunnilta ja Kainuun liitolta ei veloiteta niitä kustannuksia, jotka aiheutuvat pelkästään kuntayhtymän toiminnasta.
Jos kuntayhtymän vastuulla olevat palvelut ja/tai kuntayhtymän hoidossa olevat järjestelmät eivät ole olleet kuntayhtymän aiheuttamien toimenpiteiden vuoksi palvelujen laatukriteereissä määrätyllä tavalla kunnan tai Kainuun liiton käytettävissä ja siitä on aiheutunut vahinkoa kolmannelle osapuolelle tai kolmas osapuoli on vaatinut siitä korkoa tai muuta vastaavaa korvausta, on kuntayhtymä velvollinen korvaamaan kunnalle ja Kainuun liitolle näin syntyneet välittömät vahingot.
Kuntayhtymä ei ole korvausvelvollinen, jos vahinko on aiheutunut kunnan tai Kainuun liiton omasta toiminnasta.
Kuntayhtymän ja kunnan sekä Kainuun liiton välisestä yhteistoiminnasta aiheutuva tehokkuuden lisäys ja sen mahdollistamat tuottavuushyödyt on huomioitava vuosittain kuntien ja Kainuun liiton maksuosuuksia pienentävästi.
Kustannusten jakaminen kuntien kesken:
Kuntien, niiden itsenäisten talousyksikköjen ja Kainuun liiton maksuosuudet tämän sopimuksen palvelujen tuottamiseen määritellään seuraavasti:
Tietohallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan, itsenäisen talousyksikön ja Kainuun liiton mukaista henkilöstömäärää 50
% ja kuntayhtymän tietohallinnon ylläpitämien työasemien määrää 50 %. Henkilöstöhallinnon raportti ja laitemäärä otetaan toimintavuoden 31.5. tilanteen mukaan. Raportista vähennetään maatalouslomittajat, sopimuspalomiehet ja palkattomalla virkavapaalla olevat.
Kuntien ja Kainuun liiton ennakkomaksuosuudet kuntayhtymälle talousarvion mukaisiin kustannuksiin maksetaan kerran kuukaudessa kuukauden viimeisenä päivänä. Ennakkomaksun maksuperusteena käytetään käyttösuunnitelmassa arvioitua talousyksikkökohtaista maksuosuutta jaettuna 12. Tiedot edellisen vuoden lopullisista maksuosuuksista toimitetaan jäsenkunnille ja Kainuun liitolle helmikuun 28. päivään mennessä. Lopulliset maksuosuudet maksetaan tai liikaa peritty maksuosuus palautetaan vuosittain maaliskuunloppuun mennessä.
Sisäisten kustannusten kohdistamisperusteina ja suunnitelman mukaisissa poistoissa käytetään kuntayhtymän käyttämiä perusteita.
Maksun viivästyessä kuntayhtymä perii korkolain 4 § 3 momentin mukaisen viivästyskoron.
Lisätehtävät, lisävaatimukset ja muutostyöt:
Kunnat, itsenäiset talousyksiköt ja Kainuun liitto voivat esittää kuntayhtymälle tämän yhteistoimintasopimuksen ja tarkentavien sopimusten palveluiden lisäksi lisätehtäviä, lisävaatimuksia ja muutostöitä. Kaikista em. tehtävistä ja niiden aiheuttamista kustannusten jakautumisesta on sovittava sopimusten yhdyshenkilöiden kesken ennen niiden toteuttamista. Lisätehtävien, lisävaatimusten ja muutostöiden kustannusten jakautumisessa noudatetaan aiheuttamisperiaatetta.
5 § ASIAKIRJA-AINEISTO
Tietojen luovutus ja tietopalvelu
Sopimusosapuolilla on oikeus saada tästä sopimuksesta johtuvien oikeuksien ja velvoitteiden täyttämiseksi tarvittavat tiedot toiselta osapuolelta ilman erillistä korvausta ja salassapitosäädösten estämättä. Sopijaosapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmistaan.
Asiakirjojen sisältämien tietojen luovuttamisvelvollisuus on sillä tukipalveluiden hallinnon viranhaltijalla tai työntekijällä, jonka tehtävien hoitoon kyseiset asiakirjat liittyvät sekä kunnan toimivaltaisella toimielimellä. Mikäli asiakirjan tai tiedon antaminen tai sen antamatta jättäminen edellyttää kirjallista päätöstä, tekee sen ao. kunta tai kunnallinen liikelaitos ja vastaavasti sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän tietojen osalta kuntayhtymä sekä Kainuun liiton tietojen osalta Kainuun liitto.
Hallinnon tukipalvelut antaa tarvittavaa tietopalvelua tuottamastaan aineistosta ja tietokannoista. Kun pysyvästi tai pitkään (yli 15 vuotta) säilytettävä asiakirja- aineisto on siirretty kuntien päätearkistoon, vastuu tietopalvelusta siirtyy kunnille. Kainuun maakunta-kuntayhtymän toiminnan aikana syntyneestä hallinnon tukipalveluiden asiakirja-aineistosta antavat tietopalvelua toimintaa jatkavan organisaation työntekijät.
Asiakirja-aineisto ja arkistointi
Tämän sopimuksen piiriin kuuluvien tehtävien hoitamisen yhteydessä syntyvä asiakirja-aineisto on kuntien aineistoa. Sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän sekä Kainuun liiton tehtävien hoitamisessa syntyvä asiakirja- aineisto on niiden omaa aineistoa. Kajaanin kaupungin liikelaitosten tehtävien hoitamisessa syntyvä asiakirja-aineisto on niiden omaa aineistoa.
Kuntien arkistovastuuhenkilöillä on oikeus huolehtia siitä, että toimeksi saajan tiedonhallinta ja asiakirjamenettelyt vastaavat niitä edellytyksiä, jotka lainsäädäntö viranomaisten asiakirjoille asettaa. Kunnalliset liikelaitokset ovat osa kunnan hallintoa ja ne kuuluvat arkistolain soveltamisen piiriin (1 §).
Liikelaitoksen vastuu asiakirjahallintonsa ja arkistotoimensa hoitamisessa on sama kuin muilla kunnan arkistonmuodostajilla.
Hallinnon tukipalvelut noudattavat tehtäviensä osalta kuntien tai liikelaitosten asiakirjojen arkistoinnissa, säilyttämisessä ja hävittämisessä Kainuun kuntien omia, arkistointia koskevia säädöksiä ja ohjeita. Hallinnon tukipalvelut hoitavat sopimusosapuolten puolesta lyhytaikaisesti (15 vuotta tai alle) säilytettävän, vanhentuneet tietoaineiston hävityksen kuntien antamisen ohjeiden ja säännösten mukaisesti. Tukipalveluiden arkistovastuuhenkilö hyväksyttää hävitysluettelot kuntien ja liikalaitosten arkistovastuuhenkilöillä ennen asiakirjojen hävittämistä.
Hallinnon tukipalvelut toimittavat pysyvästi tai pitkään (yli 15 vuotta) säilytettävät asiakirjat kuntien päätearkistoihin käyttötarpeen päätyttyä paperitulosteina ja asianmukaisesti arkistonmuodostussuunnitelman mukaan järjestettyinä.
Hallinnon tukipalvelut vastaavat lyhytaikaisesti (15 vuotta tai alle) säilytettävien asiakirjojen tai tietoaineistojen säilyttämisestä, arkistoinnista, tietopalvelusta ja hävittämisestä. Kunnille kuuluvaa pysyvästi tai pitkään säilytettävää asiakirja- aineistoa säilytetään kunkin kunnan päätearkistossa paperitulosteina.
Asiakirjojen siirtämisessä noudatetaan kunkin kunnan arkistovastuuhenkilön antamia ohjeita ja määräyksiä. Hallinnon tukipalvelut kehittävät yhdessä kuntien
kanssa sähköistä arkistointia niin, että alle 15 vuotta säilytettäviä asiakirjoja voidaan säilyttää sähköisessä muodossa.
Sopimuksen päättyessä kunnille kuuluva pysyvästi tai pitkään (yli 15 vuotta) säilytettävä asiakirja-aineisto palautuu kokonaisuudessaan kunnille asianmukaisesti järjesteltynä. Kuntien ja kuntayhtymien asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeissa ja arkistonmuodostussuunnitelmissa voidaan antaa täydentäviä ja tarkentavia määräyksiä.
6 § SOPIMUKSEN SEURANTA JA MUUTTAMINEN
Tietohallinnon ohjausryhmä
Tietohallinnon yhteistyötä, kehittämistä ja palveluiden toimivuutta seuraa ja valvoo tietohallinnon ohjausryhmä, jossa on kuntien, Kainuun liiton ja kuntayhtymän nimeänät edustajat.
Muutokset
Sopimuksen muutoksista päätetään sopimusosapuolten yhtäpitävillä päätöksillä. Sopimuksen muutoksista sovitaan sopijaosapuolten kesken kirjallisesti.
7 § ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN
Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan Oulun hallinto-oikeudessa.
8 § SOPIMUKSEN VOIMASSAOLOAIKA
Tämä määräaikainen tietohallinnon tukipalvelusopimus tulee voimaan 1.1.2020 ja on voimassa 31.12.2020 saakka.
9 § VAHINGONKORVAUSVELVOLLISUUS
Vahingonkorvausvelvollisuudessa noudatetaan vahingonkorvauslakia.
Vahingonkorvausvelvollisuutta rajoitetaan siten, että sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun tai muun sen kaltaisen sopijapuolesta riippumattoman syyn takia. Se sopijapuoli, jota ylivoimainen este
xxxxxx, on velvollinen ilmoittamaan tästä ja sen arvioidusta kestosta heti toisille osapuolille. Mikäli ylivoimainen este jatkuu vähintään kaksi kuukautta, oikeuttaa se sopimuksen purkamiseen.
10 § ALLEKIRJOITUKSET
Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin sopijapuolelle.
Kajaanissa . .2019 Sotkamossa . .2019
Kainuun sosiaali- ja Sotkamon kunta terveydenhuollon kuntayhtymä