HELSINGIN DIAKONISSALAITOKSEN SÄÄTIÖN LÄHIPIIRIOHJE

HELSINGIN DIAKONISSALAITOKSEN SÄÄTIÖN LÄHIPIIRIOHJE

1. Soveltamisala ja tarkoitus

Helsingin Diakonissalaitoksen säätiön (jäljempänä ”Säätiö”) hallitus on hyväksynyt tämän lähipiiriohjeen, joiden avulla säätiössä toteutetaan lähipiiritoimien sääntely. Ohje määrittää lähipiiritoimien tunnistamis-, päätöksenteko-, hyväksyntä-, raportointi- ja valvontakäytännöt.

Ohje perustuu säätiölakiin (487/2015), tilinpäätöksen laatimista koskevaan ohjeistukseen ja Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan Säätiöiden hyvä hallinto-ohjeistukseen. Lähipiiriohjetta noudatetaan kaikissa Säätiön konserniin kuuluvissa yhteisöissä ja säätiöissä.

Ohje sitoo säätiön hallituksen jäseniä, toimitusjohtajaa ja Säätiön palveluksessa olevia tässä ohjeessa määriteltyjä henkilöitä, jotka osallistuvat säätiön johtamiseen.

2. Lähipiiritoimen määritelmä

Lähipiiritoimella tarkoitetaan kaikkia lähipiiriin kuuluvien kanssa tehtyjä oikeustoimia niiden kohteista tai nimikkeistä riippumatta. Näitä voivat olla esimerkiksi palveluiden ostaminen lähipiiriin kuuluvalta, tai palvelun myyminen lähipiiriin kuuluvalle, lähipiirin saamat etuudet ja palkat, lainan tai avustuksen antaminen tai erilaiset sopimukset. Oikeustoimi voi olla vastikkeellinen tai vastikkeeton.

3. Lähipiirin määritelmä

3.1 Säätiölain tarkoittama lähipiiri

Säätiön laajaan lähipiiriin kuuluvat lain mukaan:

1) säätiön perustaja ja säätiössä määräysvaltaa käyttävä ihminen, yhteisö ja säätiö sekä näiden tai säätiön tytäryhteisö ja – säätiö,

2) säätiön ja 1 kohdassa tarkoitetun yhteisön ja säätiön hallituksen ja hallintoneuvoston jäsen ja varajäsen, toimitusjohtaja ja tämän sijainen, vastuunalainen yhtiömies ja tilintarkastaja,

3) säätiön asiamies ja muu henkilö, joka osallistuu säätiön johtamiseen,

4) 1—3 kohdassa tarkoitetun ihmisen perheenjäsen,

5) 1—3 kohdassa tarkoitetun ihmisen muu lähisukulainen ja

6) 1—5 kohdassa tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toimivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö ja säätiö.

Perheenjäsenellä tarkoitetaan aviopuolisoa ja avopuolisoa, omaa ja puolison lasta ja tämän puolisoa ja jälkeläistä sekä omaa ja puolison xxxxxxxxx, isovanhempaa ja tämän vanhempaa.

Muulla lähisukulaisella tarkoitetaan edellä 1 momentin 1—3 kohdassa ja perheenjäsentä koskevassa kappaleessa tarkoitetun ihmisen sisarusta ja sisar- ja velipuolta ja tämän aviopuolisoa ja avopuolisoa sekä tässä momentissa tarkoitetun lasta ja lapsen jälkeläistä, vanhempaa ja isovanhempaa.

Suppealla lähipiirillä tarkoitetaan edellä kohdissa 1 – 4 ja kohdassa 6 tarkoitettua henkilöä, yhteisöä tai säätiötä. Suppeaan lähipiiriin eivät kuitenkaan kuulu kohdissa 1 - 3 tarkoitettujen ihmisten lähisukulaisten määräysvallassa olevat yhteisöt ja säätiöt.

Tytäryhteisöllä ja -säätiöllä tarkoitetaan kirjanpitolain mukaisesti määriteltyjä tytäryrityksiä ja määräysvallan käyttämistä yhteisöissä tai säätiöissä.

3.2. Helsingin Diakonissalaitoksen ylläpitämä lähipiiriluettelo

Säätiö pitää luetteloa niistä Säätiön lähipiiriin kuuluvista henkilöistä, jotka ovat hallituksen jäseniä, tilintarkastajia, Säätiön tytäryhtiöitä ja yhteisöjä, joissa Säätiöllä on määräysvalta, näiden hallintoneuvostojen ja hallituksen jäseniä, toimitusjohtajia ja tilintarkastajia.

Lisäksi luetteloon merkitään säätiön hallituksen tässä ohjeessa määrittelemät Säätiön johtamiseen osallistuvat henkilöt. Näitä ovat johtoryhmän jäsenet, kiinteistöjohtaja ja palvelualuejohtajat.

Säätiön ylläpitämään HDL-lähipiiriluetteloon merkitään vain osa säätiölain tarkoittamasta Säätiön lähipiiristä. Jokainen Säätiön lähipiiriluetteloon merkitty on itse velvollinen tunnistamaan lakisääteiseen lähipiiriinsä kuuluvan kohdassa 3.1 luetellun henkilön, yhteisön ja säätiön sekä huolehtimaan siitä, että noudattaa tätä lähipiiriohjetta lain edellyttämässä laajuudessa.

Xxxxxxxxx ylläpitämisessä noudetaan henkilötietolain säännöksiä. Luettelon tiedot tarkastetaan vuosittain.

4. Lähipiiritoimia koskeva sääntely

Säätiön lähipiiriin kuuluvan tulee välttää sopimussidonnaisuuksia Säätiön kanssa. Säätiön ja sen lähipiirin välillä tehtävät toimet ovat hyväksyttäviä silloin, kun ne liittyvät Säätiön tarkoitusta toteuttaviin toimintamuotoihin, ne ovat tehty Säätiön toiminnan kannalta hyväksyttävin perustein ja Säätiön edun mukaisesti ja noudattaen voimassa olevia Säätiön toimiohjeita. Lähipiiriin kuuluva voi saada taloudellista etua vain samoin edellytyksin, kuin mitä Säätiön lähipiiriin kuulumaton taho.

Kokonaan kiellettyä on antaa sellaista kokonaan tai osittain vastikkeetonta etua, jonka lähipiiriin kuuluva saa suoraan säätiöltä, välillisesti säätiön tytäryhtiöltä tai määräysvallassa olevalta yhteisöltä, ja joka poikkeaa säätiön tarkoituksesta ja toimintamuotojen mukaisesta tavanomaisesta toiminnasta, eikä ole muiden säätiön toimintamuotojen kohteena olevien henkilöiden, yhteisöjen tai säätiöiden saatavana samoilla ehdoilla. Vastikkeettoman edun saajan on itse otettava huomioon lähipiirisuhde sillä uhalla, että tukea voidaan myöhemmin vaatia takaisin sillä perusteella, että säätiön edustajat ovat ylittäneet kelpoisuutensa.

Säätiön lähipiiriin kuuluville ihmisille ei anneta lainoja, jolleivat ne kuulu Säätiön tarkoituksen toteuttamiseen.

Mikäli säätiön etu edellyttäisi sopimuksia, jotka poikkeavat säätiön tavanomaisesta toiminnasta, käsitellään ja päätetään asia Säätiön hallituksessa.

5. Toimintakertomuksessa annettavat tiedot lähipiiritoimista ja menettelytavoista

Säätiön toimintakertomuksessa raportoidaan suppean lähipiirin kanssa tehdyt vastikkeelliset ja vastikkeettomat taloudelliset toimet säätiölain edellyttämällä tavalla. Lähipiiritoimista esitetään toimintakertomuksessa mm. asianomainen lähipiiriläinen, lähipiirisuhteen luonne, kuvaus toimesta tai taloudellisesta edusta sekä toimen tai taloudellisen edun raha-arvo. Säätiö noudattaa raportoinnissaan Kirjanpitolautakunnan ohjetta Omaehtoinen lausunto lähipiiritoimien esittämisestä säätiön toimintakertomuksessa sekä tytäryrityksen tilinpäätöksen yhdistelemättä jättämisestä (nro 1945, 3.11.2015).

Lisäksi toimintakertomuksessa ilmoitetaan erikseen ilmoitettava rahalainat, vastuut ja vastuusitoumukset suppeaan lähipiiriin kuuluville ja näiden puolesta sekä niiden pääasialliset ehdot, jos rahalainojen, vastuiden ja vastuusitoumusten yhteismäärä ylittää 20 000 euroa tai viisi prosenttia säätiön taseen omasta pääomasta. Lisäksi on ilmoitettava, miten lainat, vastuut ja vastuusitoumukset liittyvät säätiön tarkoituksen toteuttamiseen, toimintamuotoihin ja varainhoitoon.

6. Lähipiiritoimien seuranta säätiössä ja tytäryhteisöissä

6.1 Ilmoitus lähipiiritoimesta ja vuosi-ilmoitus

Säätiön ylläpitämään lähipiiriluetteloon merkitty on velvollinen ilmoittamaan kaikista tiedossaan olevista oikeustoimista, joita hän, hänen perheenjäsenensä, hänen muu lähisukulainen tai näiden määräysvallassa oleva yhteisö tai säätiö on tehnyt Helsingin Diakonissalaitoksen säätiön kanssa. Tiedot ilmoitetaan lähipiiriasioita hoitavalle lakimiehelle viimeistään 30 päivän kuluessa toimesta.

Säätiö kerää lisäksi tietoja vuosittain sähköisellä kyselyllä, johon HDL:n lähipiiriluetteloon merkityt ovat velvollisia vastaamaan. Lähipiiriluetteloon merkityn henkilön vastuulla on ilmoittaa kaikki vuoden aikana kaikki tiedossaan olevat tapahtuneet lähipiiritoimet Säätiölle.

6.2 Säätiön päätöksenteko ja lähipiiritoimien valvonta muilla keinoin

Säätiön hallintoelinten päätöksentekodokumentit ja hallintoelimille tehtävät esitykset sisältävät esittelijän vahvistuksen siitä, että asiassa on otettu huomioon lähipiirisääntely. Mikäli kyseessä on lähipiiritoimi, sisältyy dokumenttiin raportointia varten tarvittavat tiedot.

Vastaavanlaiset merkinnät sisältyvät myös Säätiön johtoryhmän, kiinteistöjohtajan ja palvelualuejohtajien päätösesityksiin ja päätöksentekodokumentteihin. Tiedot päätöksenteon yhteydessä esille tulleista lähipiiritoimista toimitetaan lähipiiriasioita hoitavalle lakimiehelle.

Lähipiiritoimien markkinaehtoisuus varmistetaan noudattamalla Säätiön taloussäännössä ja hankintaohjeessa tarkemmin määritellyin tavoin.

Lähipiirisääntelyä voidaan toteuttaa Säätiön ylläpitämän toimittajaluettelon tai muun sopivaksi katsotun tarkastelutavan kautta myös satunnaisotannalla.

7. Säätiön lähipiiriasioiden hallinto

Lähipiiriohje on saatavilla säätiön internet-sivuilla ja intranetissä. Lisäksi ohje toimitetaan hallituksen jäsenille, ja tytäryhteisöjen ja – säätiöiden edustajille vuosittaisen kyselyn yhteydessä.

Jokainen Säätiön lähipiiriluetteloon merkitty on henkilökohtaisesti vastuussa siitä, että noudattaa tätä ohjetta. Säätiön hallitus käy vuosittain läpi Säätiön lähipiiriluettelon ja kyseistä vuotta koskevien lähipiiritoimien luettelon ennen toimintakertomuksen valmistumista.

Säätiön lähipiirihallintoon kuuluvat seuraavat tehtävät

• Säätiön sisäinen tiedottaminen lähipiiriasioista

• Lähipiiriasioiden kouluttaminen Säätiössä

• Lähipiirirekisterin ylläpitäminen

• Lähipiiriasioiden valvonta

Lähipiirihallintoa hoitaa Säätiön lakimies Xxxx Xxxxxx-Xxxxx, xxxx.xxxxxx-xxxxx@xxx.xx.

8. Seuraamukset

Säätiölaissa säädetään lähipiiritoimista aiheutuvalla säätiön hallintoelinten vahingonkorvausvastuulle käänteinen todistustaakka. Vahinko katsotaan aiheutetuksi huolimattomuudesta, jollei menettelystä vastuussa oleva osoita menetelleensä huolellisesti.

Säätiöön työsuhteessa olevalle voi aiheutua työoikeudellisia seuraamuksia vahingonkorvauslaissa säädetyn vahingonkorvausvelvollisuuden lisäksi.

* * * *

Päivitykset

- tekninen päivitys 7.12.2015 poistettu Hallintoneuvosto-sana / SES

- päivitys 7.3.2016, määritelty johtamiseen osallistuvat / Säätiön hallitus

- päivitys 7.2.2017, tekninen päivitys ja päivitys johtamiseen osallistuvat