PALTAMON KUNNAN PIENHANKINTAOHJE Khall 28.5. 2018 § 133

PALTAMON KUNNAN PIENHANKINTAOHJE Khall 28.5. 2018 § 133

(voimassa 1.6.2018 alkaen, päivitetty 3.6.2019)

Tätä pienhankintaohjetta sovelletaan alle kansallisten kynnysarvojen suuruisissa tavara- ja palveluhankinnoissa, joissa ei ole voimassa olevaa kilpailutettua sopimusta tai puitejärjestelyä (sopimustoimittajaa). Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa on perusteena käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa.

Kiertäviltä kauppiailta tehtävät hankinnat ovat kiellettyjä.

Jos kyseessä on hankkeeseen (ulkopuolinen rahoittaja) liittyvä hankinta, ovat hankkeiden rahoittajien ohjeet ensisijaisia pienhankintaohjeeseen nähden.

Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on hankinnan kilpailuttaminen aina toteutettava lainsäädännön ja Paltamon kunnan hankintaohjeen mukaisesti.

Hankinnan tyyppi	Xxxxxxxxx ennakoitu arvo €	Toimenpiteet
Tavara- ja palveluhankinnat	alle 5 000 €	Yleistä • Suora osto mahdollinen, jos tavaran tai palvelun laatu sekä hintataso ovat tiedossa Kilpailuttaminen • hintakartoitus min. 3 toimittajalta kirjallisesti • Cloudia Pienhankintaa voi käyttää Hankintapäätös • ei tehdä erillistä viranhaltijapäätöstä Sopimus/tilaus • se, jolla toimivalta tehdä ostoja • sopimus ei välttämätön palveluhankinnoissa
Tavara- ja palveluhankinnat	5 000 € – 59 999 €	Kilpailuttaminen • kilpailuttaminen Cloudia Pienhankinnassa/ Kilpailutuksessa - tarjouspyynnössä varmistettava, että tarjoaja vahvistaa hoitaneensa lakisääteiset velvoitteensa tarjouksessa - Ennen päätöksen tekemistä varmistettava onko lainmukaiset velvoitteet hoidettu (tilaajavastuulain soveltaminen) Hankintapäätös • tehdään kirjallinen viranhaltijapäätös • toimivalta hallintosäännön 73 §:n mukaan: o palvelualuejohtajat < 30 000 € o kunnanjohtaja < 60 000 € Sopimus/tilaus • tehdään kirjallinen palvelusopimus/tilaus, joka tallennetaan Dynastyyn
Rakennusurakka	alle 15 000 €	Kilpailuttaminen • hintakartoitus min. 3 toimittajalta kirjallisesti Hankintapäätös • yli 5 000 €:n hankinnoissa tehdään kirjallinen viranhaltijapäätös Sopimus/tilaus • se, jolla toimivalta tehdä ostoja • sopimus ei välttämätön

Rakennusurakka 15 000 – 149 000 € Kilpailuttaminen • Avoin menettely • kilpailuttaminen Cloudia Pienhankinnassa/ Kilpailutuksessa • Tarjouspyynnössä varmistettava, että tarjoaja vahvistaa hoitaneensa lakisääteiset velvoitteensa tarjouksessa Hankintapäätös • Ennen sopimuksen allekirjoittamista varmistettava, että tilaajavastuulain edellytykset täyttyvät • tehdään kirjallinen viranhaltijapäätös • toimivalta hallintosäännön 73 §:n mukaan: o palvelualuejohtajat < 30 000 € o kunnanjohtaja < 60 000 € o kunnanhallitus > 60 000 € Sopimus/tilaus • tehdään kirjallinen pienurakka- tai RT-sopimus, joka tallennetaan Dynastyyn

Sanastoa

Pienhankinta:

Suuruudeltaan alle kansallisen kynnysarvon jäävä hankinta, johon ei sovelleta hankintalakia. Myös pienhankinnoissa tulee noudattaa hankintalaissa kuvattuja yleisiä hankintaperiaatteita eli avoimuutta, tasapuolisuutta, syrjimättömyyttä ja suhteellisuutta sekä muun lainsäädännön velvoitteita, hyvän hallinnon yleisiä periaatteita ja kunnan omia hankintaohjeita. Lisää hankintaperiaatteista.

Kansallinen kynnysarvo:

Kansallisessa lainsäädännössä määritelty euromääräinen kynnysarvo, jonka ylittävissä hankinnoissa tulee noudattaa hankintalakia. Lisää kynnysarvoista.

Hankintalain kansalliset kynnysarvot ovat: Tavara- ja palveluhankinnat 60 000 €

Rakennusurakka 150 000 €

Ennakoitu arvo:

Hankinnan kilpailuttamisen suunnittelu aloitetaan laskemalla hankinnalle ennakoitu arvo. Ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena tulee käyttää suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Ennakoidun arvon suuruudesta riippuu mitkä hankintalain säännöt hankinnan kilpailuttamiseen soveltuvat vai onko kyseessä ns. pienhankinta.

Esimerkkejä ennakoidun arvon laskemisohjeista:

• yksittäinen tavara- tai palveluhankinta: suurin maksettava kokonaiskorvaus mukaan lukien mahdolliset vaihtoehdot sekä optio- ja pidennysehdot

• rakennusurakka: urakan arvo sekä sellaisten urakan toteuttamisessa tarpeellisten tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, joka annetaan urakoitsijan käyttöön

• tavarahankinta leasingillä, vuokraamalla tai osamaksulla: määräaikaisen, enintään 12 kk voimassa olevan osalta ennakoitu voimassaolon aikainen kokonaiskorvaus ja yli 12 kk voimassa olevan sopimuksen osalta kokonaisarvo jäännösarvo mukaan lukien

• palveluhankinta ilman kokonaishintaa: määräaikaisen, enintään 48 kk voimassa olevan sopimuksen osalta voimassaolon aikainen ennakoitu kokonaisarvo; toistaiseksi voimassa olevan tai yli 48 kk voimassa olevan sopimuksen osalta kuukausiarvo kerrottuna luvulla 48.

Lisää ennakoidun arvon laskemisesta.

Suora osto:

Vähäiset pienhankinnat voidaan tehdä poikkeuksellisesti myös suoraostona hankinnan vähäiseen arvoon perustuen. Tällöin hintailmoitusten pyytämisestä aiheutuvat työ- ja muut kustannukset ylittävät siitä saavutettavissa olevan taloudellisen hyödyn tai hintailmoitusten pyytäminen on muuten epätarkoituksenmukaista esim. siitä syystä, että tavaran tai palvelun laatu- ja hintataso on tiedossa tai muita toimittajia ei po. hankinnan kohteelle ole.

Hintakartoitus:

Vähäisten pienhankintojen osalta hankinta voidaan suorittaa hintakartoituksen perusteella. Hinta- ym. tiedot pyydetään vähintään kolmelta toimittajalta sähköpostitse. Hankinta suoritetaan saatujen hinta- ym. tietojen perusteella.

Cloudia Pienhankinta ja Cloudia Kilpailutus:

Paltamon kunnan käyttöön ottama kilpailutusjärjestelmä, jossa kilpailutusprosessi hoidetaan sähköisesti.