YHTEISTYÖSOPIMUS
1 Sopimuksen osapuolet ja ystävyyskaupunkikokousten tulevat ajankohdat
Jönköping, Ruotsi v.2023 Bodø, Norja v.2024* Svendborg, Tanska v. 2026 Kuopio, Suomi v.2028
2 Sopimuksen voimassaoloaika
Tämä sopimus astuu voimaan vuonna 2022. Tällöin aikaisemman sopimuksen voimassaolo lakkaa. Sopimus ystävyskaupunkiyhteydestä neljän alla mainitun kaupungin kesken 1940-luvulta lähtien jatkuu tällä sopimuksella vuoteen 2029.
Sopimus astuu voimaan, kun vastuussa oleva poliitikko tai kaupunginjohtaja Bodøssä, Jönköpingissä, Svendborgissa ja Kuopiossa on sen hyväksynyt. Sopimus tulee olla päätettynä jokaisessa kaupungissa 30. marraskuuta 2021 mennessä.
3 Sopimuksen tavoite
Nämä kaupungit jatkavat kansainvälistä yhteistyötä ja sen kehittämistä osapuolten kesken ja asukkaidensa hyväksi. Päämääränään nostaa pohjoismaisen tasavertaisen ja tasa-arvoisen yhteiskunnan merkitystä globaalilla tasolla.
Sopimuskaudella vahvistetaan erityisesti kestävän kehityksen ja asukkaiden hyvinvoinnin eri osa- alueita ja asiantuntijayhteistyötä.
-lasten ja nuorten hyvinvointi ja osallisuus
-osaaminen ja elinkeinoelämä
-taide ja kulttuuri
-vapaa-aika ja urheilu
4 Sopimuksen yhteistyömuodot
Kaikki alla mainitut yhteistyömuodot on mahdollista toteuttaa videokokouksina, -konferensseina tilanteen sitä vaatiessa.
Kaksivuotinen toimintasuunnitelma valmistellaan valmistelukokouksen yhteydessä ja esitetään ystävyyskaupunkikokouksessa. Toimintakatsaus kahdelta edelliseltä vuodelta annetaan tiedoksi ystävyyskaupunkikokouksessa ja jaetaan kaikille osapuolille julkaistavaksi sekä jatkotoimenpiteitä varten.
Valmistelukokous
Hallinnollisen tason valmistelukokouksen koollekutsumisesta huolehtii isäntäkaupunki viimeistään 6 kk ennen ystävyyskaupunkikokousta. Kokoukseen kutsutaan kaupunkien nimetyt yhteyshenkilöt. Isäntäkaupunki voi halutessaan järjestää valmistelukokouksen videoyhteyksin, jolloin kokoukseen on mahdollista osallistua laajemmin.
Valmistelukokouksessa suunnitellaan ystävyyskaupunkikokouksen sisältö ja arvioidaan yhdessä toimintaa. Lisäksi esitellään ja kehitetään mahdollisia yhteistyöalueita, joita kukin kaupunki on pohtinut etukäteen.
Ystävyyskaupunkikokous
Kukin kaupunki järjestää vuorollaan virallisen ystävyyskaupunkikokouksen. Ystävyyskaupunkikokous järjestetään joka toinen vuosi. Ystävyyskaupunkikokouksen kesto on kaksi kokonaista päivää saapumis- ja lähtöpäivän lisäksi.
Kokouksen virallinen ohjelma koostuu sopimuksen kohdan nro.3. tavoitteista sekä valmistelukokouksessa erikseen määritellyistä asioista. Isäntäkaupunki esittelee toimintakatsauksen, jota on valmisteltu yhdessä yhteyshenkilöiden kesken.
Isäntäkaupungin vastuulla on kutsua delegaatiot muista kaupungeista ystävyyskaupunkikokoukseen 3kk ennen kokousta. Kutsu kohdistuu korkeintaan kahdeksalle (8) edustajalle jokaisesta kaupungista. Delegaatioiden kokoa voidaan erityisistä syistä määritellä valmistelevissa kokouksissa. Lisäksi on otettava huomioon kulloinkin sopimuksen sekä toimintasuunnitelman määrittelemät teemat asiantuntijoiden mukanaolossa.
Edellytetään, että ystävyyskaupunkikokoukseen osallistuu kustakin kaupungista esim. kaupunginjohtaja, poliittisen johdon ja hallintoportaan edustajia (xxx 0xxx). Kaupungit voivat vapaasti valita heidän edustajansa ottaen huomioon nimetyn ystävyyskaupunki yhteyshenkilön tai hänen sijaisensa ja mahdollisen pyynnön hallinnollisen edustajan /asiantuntijaedustajan osallistumisesta erityiseltä alalta. Kaupungit vastaavat siitä, että Pohjola-Norden yhdistyksestä osallistuu ystävyyskaupunkikokouksiin (1hlö) mikäli paikallisyhdistys on olemassa. Mikäli Pohjola- Nordenin paikallisyhdistystä ei ole, voi kaupunki lähettää poliittisen tai hallinnollisen edustajan paikallisyhdistyksen edustajan tilalle. Pohjola-Nordenin tehtävänä on erityisesti olla aktiivisena toimijana kaupunkienvälisessä yhteistyössä osallistumalla ystävyyskaupunkikokouksiin ja muihin aktiviteetteihin.
Substanssiyhteistyö ja teemalliset videotapaamiset
On suotavaa ja yhteistyötä edistävää ylläpitää sopimuksessa määriteltyihin teemoihin liittyviä asiantuntijakeskusteluja. Sen lisäksi asiantuntijoita voidaan kutsua ystävyyskaupungeista ajankohtaisiin teemaan liittyviin teemallisin videotapaamisiin, konferensseihin, vierailukohteisiin, tapahtumiin. Substanssiyhteistyöstä sovitaan aina erikseen ja teemallisista videotapaamisista toimintasuunnitelman yhteydessä.
5 Kustannukset ja vieraanvaraisuus
Jokainen kaupunki vastaa itse matka- ja majoituskustannuksista virallisissa kokouksissa sekä muiden vierailujen yhteydessä. Isäntäkaupunki huolehtii majoituksen kiintiövarauksista etukäteen.
Isäntäkaupunki huolehtii kustannuksista ystävyyskaupunkikokouksen ja valmistelukokouksen yhteydessä, jolloin vieraanvaraisuuteen kuuluu ohjelmassa olevat ruokailut, vierailukohteet, tilaisuudet sekä kuljetukset paikkakunnan sisällä.
Kaupungit voivat erikseen tehdä yhteistyötä ja vierailuja sopimuksen ulkopuolella ja kuluista sovitaan tuolloin erikseen.
6 Yhteyshenkilöt
Jokaisella kaupungilla on pohjoismaiseen ystävyyskaupunkiyhteistyöhön nimetty henkilö omasta hallinnosta sekä varahenkilö. Kyseinen henkilö osallistuu kaikkeen sopimuksessa määriteltyyn toimintaan sekä toimii yhteyshenkilönä kaupunkien suuntaan. Kaupunkien on ilmoitettava henkilövaihdoksista.
7 Viestintä ja yhteydenpitokieli
Sovitaan yhteiset pelisäännöt viestinnälle. Nostetaan viestinnän keskiöön pohjoismainen hyvinvointi, tasavertaisuus, kestävä kehitys ja osallisuus. Jokainen kaupunki tuo näitä teemoja esiin omilla ajankohtaisilla uutisillaan omissa kanavissaan. Arkinen ja normaali, mutta ko. teemoja ilmentävä viestintä merkitään sosiaalisessa mediassa tietyillä aihetunnisteilla, jolloin niitä voidaan seurata ystävyyskaupungeissa puolin ja toisin sekä muuallakin maailmassa.
Kokouksien, palavereiden, tapaamisten ja sähköisen viestinnän virallinen kieli on englanti.
8 Sopimuksen muuttaminen
Tätä sopimusta voidaan muuttaa vain, jos kaikki sopijaosapuolet kirjallisesti hyväksyvät muutokset.
10 Muuta sovittua
Sopimus yhteistyöstä tehdään englanniksi. Jokainen ystävyyskaupunki huolehtii tarvittaessa käännöksen omalle kielelle.
Ystävyyskaupunkikokouksen yhteydessä pyritään mahdollisuuksien mukaan, kulloinkin siitä erikseen sopien, järjestämään äidinkielen tulkkaus ystävyyskaupungissa. Tulkkauspalvelun kustannuksista huolehtii osapuoli, joka tarvitsee tulkkausta.
XX
Vastuullinen poliitikko/ Kaupunginjohtaja Bodö
XX
Vastuullinen poliitikko/ Kaupunginjohtaja Jönköping
XX
Vastuullinen poliitikko/ Kaupunginjohtaja Kuopio
XX
Vastuullinen poliitikko/ Kaupunginjohtaja Svendborg