TARJOUSPYYNTÖ

TARJOUSPYYNTÖ

Ylä-Savon evankelis-luterilainen seurakuntayhtymä pyytää tarjoustanne Iisalmen seurakunnan Iisaaren ruokapalveluiden hoitamisesta kesällä 2018. Tarjouskilpailun perusteella tehdään sopimus ruokapalvelun han- kinnasta sopimuskaudelle 1.5.-30.9.2018.

1. Hankinnan kohde

Iisaaren leirikeskus sijaitsee Iisalmessa saaressa. Saaressa ei ole valmis- tuskeittiötä, joten saareen tilataan valmiit ruoat, jotka toimitetaan saa- reen lämpölaatikoissa kaksi kertaa päivässä seuraavasti:

- kello 11 - 12 lounas (sis. leivät, maidot, salaatit ja jälkiruoan)

- kello 16.30 - 17.30 päivällinen (sis. leivät, maidot, salaatit ja jälkiruo- an)

- ruokakuljetus tulee olla Iirannalla 30 minuuttia ennen ruokailun alkua (seurakuntayhtymä hoitaa ruoan kuljettamisen saareen omalla ve- neellään ja hoitaa ruoan tarjoilun saaressa ym.)

Pääateriat lounas ja päivällinen valmistetaan siis tarjoajan omissa tiloissa. Ruokailuajat ovat noin-aikoja, tarkempi aikataulu toimitetaan leirikohtai- sesti ruoan toimittajalle ennen leiriä.

Lisäksi hankintaan kuuluu aamupala-, päiväkahvi- ja iltapalatarvikkeiden toimitus saareen näiden kahden ruokakuljetuksen mukana. Aamupala tar- jotaan klo 8, päiväkahvi klo 14 ja iltapala klo 20. Seurakuntayhtymä ko- koaa/valmistaa nämä välipalat itse tarjoajan toimittamista tarvikkeista.

Seurakuntayhtymä palkkaa Iisaareen keittiöhenkilökunnan, joka hoitaa aterioiden esillepanon, tiskauksen ja siivouksen. Yrittäjä hoitaa omien tar- joiluasioidensa pesun.

Ruokapalvelu, josta tarjousta pyydetään, sisältää mm. seuraavat ja liit- teissä mainitut palvelukokonaisuudet:

- Toiminnan suunnittelu

- Ruoka- ja tarvikehankinnat

- Valmiin ruoan ja ruokatarvikkeiden kuljetus yrittäjän omissa läm- pölaatikoissa ja astioissa yrittäjän omalla autolla Iirannalle xxxxxxxx- xxxx Xxxxxxxx 000x, 00000 Iisalmi kaksi kertaa päivässä

- Erityisruokavalioiden hinnan tulee olla sama kuin perusruoan ja kas- visruokavalion hinta

- Aterioihin ei saa sisällyttää eineksiä

Kesällä 2018 leirivuorokausia on yhteensä noin 58 ja leiriläisiä on noin 30 jokaisella leirillä. Alustavat leiriajat kesällä 2018 ovat seuraavat:

- 6.-12.6. rippikoululeiri,

- 15.-21.6. rippikoululeiri,

- 27.6.-2.7. rippikoululeiri,

- 4.-10.7. rippikoululeiri,

- 12.-18.7. rippikoululeiri,

- 19.-25.7. rippikoululeiri,

- 26.-27.7. kouluikäisten 7-9 v. xxxxx,

- 28.-30.7. kouluikäisten 8-12 v. leiri,

- 1.-5.8. xxxxxxxxxxx,

- 24.-26.8. xxxxxxxxxxxx,

- 7.-9.9. isoskoulutus ja

- 14.-16.9. isoskoulutus

Toimitamme ohessa käyttöönne esimerkkiruokalistan, liite 1. Tarjous teh- dään liitteen 2 mukaisella lomakkeella.

2. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen

Hankinta on kansallisen kynnysarvon alittava hankinta. Hankintamenette- lynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu seurakun- tayhtymän kotisivuilla ja lähetetty tarjouspyynnöt mahdollisille tarjoajille 6.3.2018.

3. Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu

Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsitte- lyyn. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilai- suudessa, joka ei ole julkinen.

Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kol- messa vaiheessa:

1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi

2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi

3. Tarjousten vertailu

4. Tarjouksen sisältö

Tarjous on tehtävä liitteenä 2 olevalla tarjouslomakkeella. Lisäksi tarjouk- seen liitetään muut pyydetyt asiakirjat ja selvitykset. Tarjous ja kaikkien liitteiden tulee olla suomenkielisiä.

Tarjousten tulee olla sitovasti voimassa 31.10.2018 saakka.

5. Hinnat ja hintojen voimassaolo

Kaikki hinnat ilmoitetaan sisältäen arvonlisäveron. Hinnat ovat kiinteät koko sopimusajan.

Xxxxxxxxxx tekijän tulee tarjouslomakkeella ilmoittaa kussakin osiossa ky- sytyt hinnat verollisina. Hintaan sisältyy kaikki seurakuntayhtymältä las- kutettavat kulut (sisältäen mm. kuljetukset Iirannalle).

6. Optio sopimuksen jatkamisesta

Sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella vuodella (toimintakaudet 2019

- 2020), xxx xxxxxxx ja palveluntarjoaja yhdessä niin sopivat. Jatkosta tulee sopia vuoden 2018 aikana.

7. Laskujen maksaminen

Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta ruoka- palvelun suorittamista seuraavan kuukauden aikana.

8. Maksuehto ja viivästyskorko

Maksuehdon tulee olla vähintään 14 pv netto. Laskutuslisiä, toimitus- ja käsittelylisiä/-maksuja yms. ei hyväksytä. Viivästyskorko on enintään kor- kolain mukainen.

9. Hankinnan ratkaisuperuste

Hankinnan ratkaisuperusteena on tarjouspyyntömateriaalissa kuvatun ruokapalvelun halvin hinta. Tarjousvertailussa lasketaan tarjoajien tar- jouksiin perustuvat ruokapalvelun kokonaiskustannukset/sopimuskausi. Halvin kokonaisvertailuhinta voittaa.

Tarjousvertailussa käytetään tämän hetken tietoja tilattavista aterioista, asiakasmääristä, erityisruokavalioista ja toimintapäivistä. Vertailun pohja- na käytettävät tiedot ovat arvioita, eivätkä sido seurakuntayhtymää.

10. Hankintapäätökset – sopimukset, sopimusten syntyminen

Ylä-Savon evankelis-luterilainen seurakuntayhtymä/Iisalmen seurakunta tekee hankinnasta kirjallisen päätöksen, joka perustuu tarjousvertailussa huomioon otettavien tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin.

Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille sähköisesti. Tarjoajan on ilmoitettava tarjouksessaan virallinen sähköpos- tiosoite, johon hankintapäätös voidaan lähettää.

Kirjallinen hankintapäätös voidaan tehdä aikaisintaan sitten, kun hankin- tapäätös on saanut lainvoiman. Sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet allekirjoittavat sopimusasiakirjan.

11. Hankinnan muut ehdot

12. Tarjousten jättäminen

Seurakuntayhtymä pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset.

Tarjous liitteineen tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa tai sähköpostit- se viimeistään perjantaina 23.3.2018 klo 15.00.

Postiosoite:

Ylä-Savon evankelis-luterilainen seurakuntayhtymä Ilvolankatu 14b

74100 Iisalmi

Käyntiosoite:

Ylä-Savon evankelis-luterilainen seurakuntayhtymä Xxxxxxxxxx 00x

74100 Iisalmi

Sähköpostiosoite sähköpostitoimitukseen:

xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxxxxxx@xxx.xx

Kuoreen ja sähköpostiin tarjoustunnus. ”Iisaaren ruokapalvelu”. Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä.

13. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali

Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liit- teistä:

Tarjouspyyntö

Liite 1 Esimerkkiruokalista

Liite 2 Tarjousliite

Liite 3 Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus

Lisätietoja Iisaaren ruokapalveluista antaa seuraava henkilö:

- Talouspäällikkö Xxxxx Xxxxxxxx, puh. 044 7335 230 ja sähköposti- osoite: xxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx

Iisalmessa 6.3.2018

YLÄ-SAVON SEURAKUNTAYHTYMÄ

Seurakuntayhtymän hallinto

Xxxxx Xxxxxxxx talouspäällikkö