OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN JA KANSALLISARKISTON VÄLINEN TULOSSOPIMUS VUOSILLE 2020-2023 JA VOIMAVARAT VUODELLE 2022
Diaari OKM 23/210/2019, VN/2068/2020, VN/2068/2020-OKM-22
OPETUS- JA KULTTUURIMINISTERIÖN JA KANSALLISARKISTON VÄLINEN TULOSSOPIMUS VUOSILLE 2020-2023 JA VOIMAVARAT VUODELLE 2022
1. STRATEGISET VALINNAT
Kansallisarkisto edistää toiminnallaan seuraavia tavoitteita hallitusohjelmasta ja opetus- ja kulttuuriministeriön strategiasta:
1.1 Kansalaisten yhdenvertaisuus, tasa-arvo, yhdenvertaiset oikeudet, demokratia ja osallisuus sekä luottamus yhteiskunnan instituutioihin vahvistuvat.
- Digitaalisesti tuotetun informaation säilyvyys ja luotettavuus varmistetaan, huolehditaan, että Suomella on pysyvää digitaalista historiaa
- Kaikkien mahdollisuutta merkitykselliseen kansalaistoimintaan edistetään.
1.2 Osaaminen vahvistaa turvaa työn murroksessa
1.3 Suomi tunnetaan teknologisen kehityksen, innovatiivisten hankintojen ja kokeilukulttuurin edelläkävijänä.
- Nostetaan julkisen sektorin teknologia- ja digitalisaatiokyvykkyyttä sekä kehitetään yhteistyötä.
1.4 Suomi kehittyy tutkimus- ja innovaatioympäristönä sekä aineettomat ja aineelliset investoinnit lähtevät kasvuun.
- Vahvistetaan suomalaisen tutkimus- ja tiedeyhteisön kansainvälistä kilpailukykyä ja vetovoimaa panostamalla tutkimusympäristöihin ja tutkimusinfrastruktuureihin.
1.5 Kansalaislähtöisiä julkisia palveluita kehitetään. Edistetään digitaalisia palveluita ja esteettömyyttä sekä selkeää hallinnollista kieltä.
1.6 Vahvistetaan yhteiskunnan eheyttä: osallisuus, hyvät etniset suhteet, syrjinnän ehkäisy, kasautuvan syrjäytymisen ja eriarvoistumisen katkaiseminen.
- Hallitus kunnioittaa ja edistää kaikkien saamelaisten ja saamelaisryhmien kielellisten ja kulttuuristen oikeuksien toteutumista ottaen huomioon kansainväliset sopimukset.
1.7 Luova, tutkiva ja vastuullinen toiminta uudistaa yhteiskuntaa
Hallinnonalan yhteisenä tavoitteena Kansallisarkisto edistää aktiivisesti Agenda 2030-ohjelman ja Terveet tilat 2028- ohjelman tavoitteiden toteutumista toiminassaan.
2. TAVOITETILA
Kansallisarkisto huolehtii yhdessä valtioneuvoston ja muiden viranomaisten kanssa siitä, että Suomen asiakirjallinen kulttuuriperintö tallennetaan digitaalisesti ja saatetaan yhä laajemmin käyttöön. Aineistojen parantuva hyödynnettävyys tukee tutkimustoimintaa, tietoon perustuvaa toimintatapaa ja sivistystä. Se lisää yhdenvertaisuutta ja osallisuutta, luo edellytyksiä merkitykselliselle elämälle sekä tukee näin luottamusta yhteiskunnallisiin instituutioihin ja vahvistaa demokratiaa.
3. KANSALLISARKISTON TOIMINTA-AJATUS
Kansallisarkisto on asiantuntija- ja palveluorganisaatio sekä humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen infrastruktuuri, jonka toiminnan tavoitteena on, että yhteiskunnan ja yksilön kannalta merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytössä asiakaslähtöisesti. Kansallisarkiston tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, tukea tutkimusta ja tiedon avoimuutta, sekä kehittää arkistotointa digitaalisuutta edistämällä.
4. TULOSTAVOITTEET
Yhteiskunnallinen vaikuttavuus
Tavoite 1
Kansallisarkistoon valtioneuvostolta ja muilta viranomaisilta siirtyvä asiakirja-aineisto on digitaalista. Kansallisarkisto digitoi keskeisimmän osan sillä säilytettävänä olevasta asiakirjallisesta kulttuuriperinnöstä tehokkaasti. (Strategiset tavoitteet 1.1-1.7)
Toimenpide 1.1:
Massadigitointia toteutetaan opetus- ja kulttuuriministeriön ja valtiovarainministeriön kanssa sovitulla tavalla ja resursseilla. Käytössä on selkeät kulttuurihistoriallisen arvon kriteerit, joiden perusteella tehdään päätökset analogisen aineiston hävittämisestä digitoinnin jälkeen. (Strategiset tavoitteet 1.1, 1.3)
Toimenpide 1.2:
Takautuvaa digitointia voidaan edistää kaikissa toimipaikoissa ja Saamelaisarkistossa ilman lisärahoitusta. (Strateginen tavoite 1.6)
Toimenpide 1.3 poistettu
Toimenpide 1.4:
Sähkösyntyisen ja digitoidun viranomais- ja yksityisaineiston vastaanottoa edistetään SAPA-palvelun mahdollistamassa laajuudessa.
Toimenpide 1.5:
Sähköisen arkistoinnin ohjaustoiminta on ajantasaista ja asiantuntevaa.
Tavoite 2
Aineistojen kehittyvä käytettävyys tukee tutkimustoimintaa, tietoon perustuvaa toimintatapaa, yhdenvertaisuutta, sivistystä ja demokratiaa. (Strategiset tavoitteet 1.1-1.7)
Toimenpide 2.1:
Kansallisarkiston tietojen hakupalvelu (Astia) voidaan uudistaa vastaamaan muuttuvan tutkimusprosessin tarpeita ilman lisärahoitusta.
Toimenpide 2.2:
Luodaan kattava metatietopalvelu (AHAA) ilman lisärahoitusta.
Toimenpide 2.3:
Hyödynnetään tekstintunnistusta osana perustoimintaa.
Tavoite 3
Kansallisarkisto varmistaa sen hallinnassa olevan analogisen asiakirja-aineiston säilymisen ja edistää aineiston saatavuutta.
Toimenpide 3.1:
Valtion viranomaisissa säilytettävä analoginen arkistoitava tietoaineisto vastaanotetaan digitaaliseen muotoon saatettuna Kansallisarkistoon. Kulttuurihistoriallisesti arvokkaan tietoaineiston digitaalisten ilmentymien lisäksi myös sen analogiset ilmentymät siirretään Kansallisarkistoon.
Toimenpide 3.2:
Analogisia ja digitaalisia yksityisarkistoaineistoja voidaan ottaa talteen hankintapolitiikan ja arkistosektorin työnjaon mukaisesti.
Toimenpide 3.3:
Osallistutaan yksityisen arkistotoiminnan kehittämiseen valtionapuviranomaisena.
Toimenpide 3.4:
Aineistoturvallisuutta kehitetään.
Toiminnallinen tuloksellisuus
Kansallisarkisto toimii laadukkaasti, tehokkaasti ja taloudellisesti ottaen huomioon valtiontalouden toiminnalle asettamat reunaehdot.
Toimenpide:
Digitaalisilla toimintatavoilla tehostetaan toimintaa.
Toimenpide:
Valtion yhteisiä palveluita hyödynnetään entistä laajemmin. Voimavarojen hallinta
Konsernitavoitteiden mukaisesti virasto kehittää ja johtaa työyhteisöään tavoitteena henkilöstön hyvä työkyky ja hyvinvointi, asiantuntijuus, vahva osaaminen ja sen kehittäminen, liikkuvuuden edistäminen sekä valtion työnantajakuvan uudistaminen. Virasto ottaa toiminnassaan huomioon lainsäädännön mukaiset yhdenvertaisuus- ja tasa-arvovelvoitteet niin toiminnallisesta kuin henkilöstöpoliittisesta näkökulmasta sekä opetus- ja kulttuuriministeriön linjaukset vuosille 2020-2023 toiminnallisesta tasa-arvosta ja yhdenvertaisuudesta. Tilat ovat tehokkaasti käytössä valtion toimitilastrategian mukaisesti. Hankintapolitiikka perustuu valtion keskitettyihin palveluihin.
5. RISKIENHALLINTA
Riskienhallinnalla varmistetaan strategian ja tavoitteiden toteutuminen, toimintaedellytykset ja toiminnan jatkuvuus sekä talouden ja toiminnan laillisuus ja tuloksellisuus sekä hyvä hallintotapa. Riski on mahdollinen tulevaisuuden tapahtuma, joka voi vaikuttaa näiden tavoitteiden saavuttamiseen. Myös mahdollisuuksien käyttämättä jättäminen on riski.
Kansallisarkiston keskeiset riskialueet ovat rahoitus, henkilöstön hyvinvointi ja uudistuminen, tietojärjestelmät, erityisesti SAPA- ja AHAA -järjestelmät, aineistojen fyysinen turvallisuus, digitaalisten palvelujen turvallisuus sekä Kansallisarkiston roolin epäselvyydet säädösuudistuksissa. Tunnistettu riski on myös rahapelitoiminnan momentin määrärahan väheneminen. Riskienhallintaa arvioidaan säännöllisesti.
6. MUUT ASIAT
Sopimuskaudella linjataan Vaasan toimipaikkaratkaisu.
7. VOIMASSAOLO JA SEURANTA
Tässä sopimuksessa asetettujen tavoitteiden ja sopimuksen muuta toteutumista arvioidaan vuosittain opetus- ja kulttuuriministeriön ja viraston välillä käytävien tulosneuvottelujen yhteydessä ja ministeriön tilinpäätöksessä koskien kirjanpitoyksikköjä sekä tarvittaessa erillisissä ministeriön ja viraston välisissä kokouksissa. Virasto raportoi opetus- ja kulttuuriministeriölle edellä esitettyjen tavoitteiden, myös konkreettisten toimien, saavuttamisesta ja määrärahojen käytöstä sekä vaikuttavuudesta vuosittain tilinpäätösasiakirjassaan. Lisäksi tulee raportoida yhdenvertaisuuden ja tasa- arvon sekä kestävän kehityksen tavoitteiden toteutumisesta ja käytännön toimenpiteistä, ja toimittaa vuosittain edellisiä koskevat voimassaolevat suunnitelmat ministeriölle helmikuun loppuun mennessä. Virasto raportoi tulostavoitteiden toteutumista tulostietojärjestelmään.
Virasto käynnistää laatimansa kansallisen hankintastrategian toimeenpanoa edistävän kevyen toimintasuunnitelman pohjalta toimet viraston hankintatoimen kehittämiseksi. Toimenpiteistä raportoidaan vuosittain osana tilinpäätösasiakirjaa.
ALLEKIRJOITUKSET
Xxxx Xxxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
Ylijohtaja Vs. pääjohtaja
Xxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx
Johtaja Hallintojohtaja
LIITTEET
Liite 1
Yhteiskunnallinen vaikuttavuus
Virastokohtainen yhteiskunnallinen vaikuttavuus | 2019 toteuma | 2020 toteuma | 2021 tavoite | 2022 tavoite | 2023 tavoite |
Tavoite 1: Kansallisarkistoon valtioneuvostolta ja muilta viranomaisilta siirtyvä asiakirja-aineisto on digitaalista. Kansallisarkisto on digitoinut keskeisimmän osan sillä säilytettävänä olevasta asiakirjallisesta kulttuuriperinnöstä tehokkaasti. | |||||
Tavoitteen 1 mittarit: | |||||
1.1 Digitoidun aineiston kokonaismäärä (milj. tiedostoa) (2018: 74 milj.) | 80 | 94 | 151 | 154 | 280 |
1.2 Viranomaisilta massadigitointiin vastaanotettavan aineiston määrä (hm/v.) | 0 (pilotointi) | 750 | 1500 | 1 500 | 1500 |
1.3 Takautuvan digitoinnin määrä (milj. tiedostoa/v.) | 6,8 | 2 | 7 | 7 | 7 |
1.4 Takautuvan digitoinnin valmistumisaste (%) | 3,7 | 3,7 | 3,6 | 3,6 | 3,6 |
1.5 Sähkösyntyisten viranomaisaineistojen vastaanottomäärä (teratavua/v. vuoteen 2020) (*kpl/v. vuodesta 2021) | 2 | 0,6 | *35 | *35 | *35 |
1.6 Seulontapäätökset (kpl/v.) | 61 | 46 | 60 | 60 | 60 |
Tavoite 2: Aineistojen kehittyvä käytettävyys tukee tutkimustoimintaa, tietoon perustuvaa toimintatapaa, yhdenvertaisuutta, sivistystä ja demokratiaa. | |||||
Tavoitteen 2 mittarit: | |||||
2.1 Digitaalisen aineiston verkkokäyttö (milj. käyntikertaa/v.) | 1,7 | 1,9 | 2,0 | 2,2 | 2,2 |
2.2 Digitaalisen aineiston yksilöllisten käyttäjien määrä/v. (Matomon laskenta, kuukausittaisten kävijöiden vuosikeskiarvo) | 34 170 | 35 142 | 36 600 | 38 500 | 40 300 |
2.3 Astian yksilöllisten kävijöiden määrä/v. (Matomon laskenta, kuukausittaisten kävijöiden vuosikeskiarvo) | 9 688 | 8 264 | 11 000 | 12 000 | 13 000 |
2.4 Sähköisen asioinnin osuus tietopyynnöistä (%) | 70 | 72 | 75 | 75 | 80 |
2.5a Tekstitunnistetun käsinkirjoitetun aineiston määrä (sivua/v.) | 836 618 | 531 310 | 1,0 M | 1,0 M | 1,0 M |
2.5b Luotettavuuden mittaus sidosryhmätutkimuksella (T-Media min-max 1-5) | 3,67 | ei tutkita | 3,5 | ei tutkita | 3,5 |
Tavoite 3: Kansallisarkisto varmistaa sen hallinnassa olevan analogisen asiakirja-aineiston säilymisen ja edistää aineiston saatavuutta | |||||
Tavoitteen 3 mittarit: | |||||
3.1 Arkistoaineiston kokonaismäärä (hkm) | 220,3 | 222,0 | 231,9 | 227,5 | 223,4 |
3.2 Analogisten aineistojen kartunta (hkm/v.) | 6,9 | 4 | 5 | 0,5 | 0,5 |
3.3 Yksityisarkistojen kartunta (vuoteen 2021 hm/v.) (*vuodesta 2022 siirtoja kpl/v.) | 228 | 56,78 | 200 | *10 | *10 |
Lihavoidut mittarit sisältyvät vuoden 2022 talousarvioon.
Liite 2
Toiminnallinen tuloksellisuus
Tuotokset ja laadunhallinta: suoritteet ja julkishyödykkeet sekä palvelukyky ja laatu. Toiminnallinen tehokkuus: tuottavuus ja taloudellisuus.
Tavoite/toimenpide | 2019 toteuma | 2020 toteuma | 2021 tavoite | 2022 tavoite | 2023 tavoite |
SUORITTEET JA JULKISHYÖDYKKEET | |||||
Tavoite 1. Kansallisarkisto palvelee analogisiin aineistoihin kohdistuvassa tutkimuksessa sekä viranomaisten ja yksityishenkilöiden tiedontarpeissa. | |||||
Toimenpide: Asiakkaita palvellaan toimipaikoissa ja verkon välityksellä. | |||||
Mittari 1.1 Tutkijasaliin toimitetut asiakirjayksiköt (2018: 54 455) | 58 019 | 42 770 | 65 000 | 64 000 | 63 000 |
Mittari 1.2 Käsitellyt tietopyynnöt (todistukset, jäljenteet, sukuselvitykset tms, kpl) (2018: 28 806) | 26 034 | 27 599 | 26 000 | 26 000 | 26 000 |
PALVELUKYKY JA LAATU | |||||
Tavoite 2. Kansallisarkiston palvelu täyttää lakisääteiset velvoitteet ja asiakaslähtöisyyden vaatimukset. | |||||
Toimenpide: Verkkopalveluiden kehittäminen | |||||
Mittari 2.1 Julkisoikeudellisten tietopyyntöjen toimitusaikatavoitteen toteuma (%) | 98 | 98 | 98 | 98 | 98 |
Mittari 2.2 Verkkopalveluiden asiakastyytyväisyys (min 1- max 5) | >3,6 | >3,7 | >3,5 | >3,5 | >3,5 |
Mittari 2.3 Seulontapäätösten toimitusaikatavoitteen (6 kk) toteuma (%) | 57 / 23 | 41 | 80 | 80 | 80 |
TUOTTAVUUS JA TALOUDELLISUUS | |||||
Tavoite 3. Aineistojen saattaminen sähköisesti saataville lisää Kansallisarkiston aineistojen käyttöä ja vaikuttavuutta. | |||||
Toimenpide: Kohdistetaan entistä suurempi osa Kansallisarkiston resursseista digitointiin ja digitaalisten palveluiden kehittämiseen. | |||||
Mittari 3.1 Verkkokäyttö / kokonais-HTV | 8 500 | 9 104 | 9 000 | 9 500 | 10 000 |
Tavoite 4. Analogisesti toteutettavan palvelun tuottavuus kasvaa. | |||||
Toimenpide: Lisätään työn tuottavuutta organisointia ja johtamista kehittämällä sekä Lean-menetelmää soveltamalla. | |||||
Mittari 4.1 Toimitetut arkistoyksiköt (kpl) ja toimitetut tietopyynnöt (kpl) / tietopalvelun HTV työajanhallinnassa) | 2 860 | 2 490 | 3 100 | 3 200 | 3 300 |
Tavoite 5. Digitoinnin tehokkuus kasvaa oppimisen myötä. | |||||
Toimenpide: Kehitetään digitoinnin prosesseja. | |||||
Mittari 5.1 Digioitujen aineistojen määrä (hm) / toiminnon henkilötyövuodet työajanhallinnassa | 92 | 82 | 68 | 85 | 85 |
Mittari 5.2 Julkisoikeudelliset tietopyynnöt ja todistukset (euroa/suorite) | 11,59 | 36,27 | 90 | 85 | 85 |
Lihavoidut mittarit sisältyvät vuoden 2022 talousarvioon.
Liite 3
Voimavarojen hallinta / Konsernitavoitteet
Mittari | 2019 toteuma | 2020 toteuma | 2021 tavoite | 2022 tavoite | 2023 tavoite |
Henkilötyövuodet (htv) (2018: 203) | 207 | 205 | 222 | 225 | 216 |
Työtyytyväisyysindeksi (VM baro) (2018: 3,3) | 3,3 | 3,5 | >=3,7 | >=3,7 | >=3,7 |
Sairauspoissaolot (pv/htv) 2018:9,7 | 12,7 | 8,7 | <8 | <8 | <8 |
Koulutuspäivät (työpäiviä/htv) (2018: 0,5) | 0,4 | 0,1 | 2,1 | 2,5 | 2,5 |
Johtaminen (VM Baron johtajuusindeksi) (2018: 3,2) | 3,1 | 3,4 | >=3,6 | >=3,6 | >=3,7 |
Kokemus oppimisesta ja uudistumisesta VMBaro) | 3,2 | 3,4 | 3,6 | 3,6 | 3,6 |
Työnantajakuva ja arvot (VMBaro) | 3,4 | 3,7 | 3,7 | 3,7 | 3,7 |
Tilat (tilatehokkuus (m2/hlö) | 29 | 32,7 | 27 | 27 | 28 |
Sopimuksista Hanselin kilpailuttamia (%) | 90 | 92 | 95 | 95 | 95 |
Yhdenvertaisuus ja tasa-arvo (onko laadittu yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelmat) | ei laadittu | laadittu | päivitetty | - | päivitetty |
Yhdenvertaisuutta ja tasa-arvoa koskeva mittari: Henkilöstön kokemus tasa-arvon edistymisestä (VMBaro) | 3,9 | 4,1 | 4,1 | 4,2 | 4,2 |
Yhdenvertaisuutta ja tasa-arvoa koskeva mittari: Henkilöstön kokemus yhdenvertaisuuden edistymisestä (VMBaro) | 3,4 | 3,7 | 3,7 | 3,8 | 3,9 |
Kestävää kehitystä koskeva mittari, Kestävän kehityksen sitoumus/suunnitelma laaditaan joka toinen vuosi | ei laadittu | laadittu | päivitetty | ||
Digitaalisuutta koskeva mittari, Kotimaanmatkapäivät korvataan digitaalisesti | 810 | 261 | 1 100 | 1 000 | 1 000 |
Kansallisarkisto raportoi tilinpäätösasiakirjassaan tasa-arvon, yhdenvertaisuuden, kestävän kehityksen ja digitaalisuuden edistämisen konkreettisista toimistaan.
Lihavoidut mittarit sisältyvät vuoden 2022 talousarvioon.
Liite 4
Voimavarojen hallinta
Määrärahat (1 000 euroa) | 2 021 | 2 022 | 2 023 | 2 024 | 2 025 |
TA2021 | TA2022 | kehys 12.5.2021 | kehys 12.5.2021 | kehys 12.5.2021 | |
Momentti 29.40.02 | 19 935 | 19 548 | 19 493 | 17 993 | 17 993 |
Momentti 29.40.20 SAPA -rahoitus | 440 (240 + 200) | ||||
Momentti 29.40.53.2 | 5 633 | 5 633 | avoinna | avoinna | avoinna |
Momentti 29.40.53.7 - AHAA-palvelun tarjoaminen yksityisille arkistoille | 100 | ||||
Momentti 29.40.53.2 Suomea koskevien arkistoaineistojen hankkiminen Venäjältä ja entisen Neuvostoliiton valtioista | 50 | 50 |
Vuodelle 2022 tarkoitettu Kansallisarkiston Sapa-järjestelmän kehittämisraha on myönnetty 3.12.2021 rahoituspäätöksen osana.
Valtion vuoden 2022 talousarviossa momentilla 29.40.20 kohdennettu 200 000 euroa Sapa-järjestelmän kehittämiseen osoitetaan CSC:n tekemään kehittämistyöhön.