KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN JA SOTKAMON KUNNAN YH- TEISTYÖSOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ

Liite 16/ 35 § maakuntahallitus 24.1.2005

KAINUUN MAAKUNTA -KUNTAYHTYMÄN JA SOTKAMON KUNNAN YH- TEISTYÖSOPIMUS HALLINNON TUKIPALVELUIDEN JÄRJESTÄMISESTÄ

Tämä sopimus on Kainuun kuntien (Hyrynsalmi, Kajaani, Kuhmo, Paltamo. Puolanka, Ristijärvi, Sotkamo, Suomussalmi ja Vuolijoki ) ja Kainuun maakunnan kesken allekirjoitetussa yhteistyösopimuksessa tarkoitettu liitesopimus, johon sovelletaan yhteistyösopimuksen ehtoja.

1 § SOPIJAPUOLET:

Kunta: Sotkamon kunta (myöhemmin ”kunta”) Palveluntuottaja: Kainuun maakunta (myöhemmin ”maakunta”)

2 § YHTEYSHENKILÖT:

Taloushallinnon palvelut:

Kunta: Xxxxx Xxxxxxxx

Palveluntuottaja: Talousjohtaja

Henkilöstöhallinnon palvelut:

Kunta: Xxxxx Xxxxxxxxxx Palveluntuottaja: Henkilöstöjohtaja

Tietohallinnon palvelut:

Kunta: Xxxxxx Xxxxxxxxxx Palveluntuottaja: Tietohallintopäällikkö

Tämän sopimuksen toteuttamiseen liittyvistä yksityiskohdista yhteyshenkilöt voivat neuvotella ja sopia keskenään, jos ne eivät aiheuta oleellisia tai periaat- teellisia muutoksia tähän sopimukseen.

3 § SOPIMUKSEN KOHDE

O. Ohjelmistot ja järjestelmät:

Sopimuksen kohteena olevien ohjelmistojen, liittymien ja järjestelmien ylläpito (käyttäjätuki, puhelintuki, työasematuki, järjestelmätuki/sovellustuki/ ym.) on maakunnalla. Kunnan omien ohjelmistojen ja laitteiden maksut kuuluvat kunnalle.

Tässä sopimuksessa sovitaan Sotkamon kunnan ja Kainuun maakunnan kesken seuraavien palvelujen tuottamisesta yhteisesti:

1. Taloushallinnon palvelut:

1. Kirjanpito

• tilikartan ylläpito

• ulkoinen laskenta, tilinpäätös ja viralliset raportit

• sisäinen laskenta

• taloustilasto (kunta itse toimintatilastot)

• Sotkamon kunnan kirjanpito hoidetaan pääsääntöisesti Sotkamossa

2. Käyttöomaisuuskirjanpito

• kunnan palveluksessa oleva henkilö hoitaa käyttöomaisuuskirjanpidon ja maa-alueita koskevan rekisterin

3. Ostoreskontra

• ostolaskujen kierrätysjärjestelmän Rondon ylläpito

• ostolaskujen maksu kunnan antamien ohjeiden mukaan

• Sotkamon kunnan laskut saapuvat Sotkamoon, jossa ne myös skan- nataan ja reititetään sekä maksuunpannaan kunnan ohjeiden ja maksuvalmiuden mukaan

• Kunnan maksatusaineisto pankkiin lähetetään Sotkamosta, poik- keustapauksissa maakunta kunnan ohjeiden mukaan

4. Myyntireskontra

• kunta huolehtii kuntaan jäävän toiminnan kaikesta laskutuksesta ja perinnästä omien ohjeidensa mukaisesti

• laskutusten tulostus ja postitus tapahtuu Sotkamossa

• kunta huolehtii myyntireskontran hoitamisesta ja täsmäytyksestä omien toimintojen osalta

5. Lainojen hallinta

• Ottolainojen ,ja antolainojen hoitaminen

• aravalainat hoitaa kunta

6. Raportointi

• Viranomaisten vaatimat raportit

• EU -projektien tilityksiin liittyvät raportit

• Kuukausiraportit

• Pyydettäessä kuntien erikseen tarvitsemat raportit

• Muut raportit

7. Kassapalvelut

• Maakunnan yhteisen kassajärjestelmän hoitaminen

• Asiakkaan käteiskassojen koordinointi ja ohjeistus

8. Maksuliikenne ja maksuvalmiuden suunnittelu

• päivittäinen maksuliikenne kunnan antamien ohjeiden mukaan

• kunnan maksuvalmiussuunnittelusta huolehtii kunta

•

1. Palkkahallinnon palvelut:

1. Henkilötietojen ja rekistereiden ylläpito

• Vakanssirekisteri

• Henkilörekisteri

• Palkkarekisteri

2. Palkanlaskenta ja liittymät

• VEB-toimintojen ylläpito ja käytönopastus

• Päivittäinen opastus tietojärjestelmien käytössä

• Lomatoimen palkanlaskennan hoitaa maakunnan ja kunnan yhteinen toimenhaltija

3. Palkkojen- ja palkkioiden laskenta ja maksatus

• ateriaetujen laskeminen

• yleiskorotusten rekisteröinti

• palkkojen kirjaaminen ja palkasta perittävien maksujen ylläpito (esim. työnantajasuorituksen ja jäsenmaksut)

• maksatukset pankkiin kunnan ohjeiden mukaan

• palkkalaskelmien toimittaminen verkkopalkkana tai e-kirjeenä

• laskennan tekeminen palveluajoista johtuvaa päätöksentekoa varten

4. Tilastot ja raportit

• viranomaisraportointi

• tilitykset

• vuosi-ilmoitukset

• hakemusten toimittaminen KELAlle (hakijan vastuu, että toimitettu täytettynä ajoissa ja allekirjoitettuna palkanlaskentaan).

• palkka- ja palveluaikatodistusten toimittaminen sähköisesti kuntayk- sikköön, jossa ne voidaan tulostaa ja allekirjoittaa sovittavalla tavalla

• KT:n suosituksen mukaiset tai yhteisesti sovittavat henkilöstöraportit ja tilastot

• talousarvion palkkaliitteen pohjatietojen toimittaminen sähköisesti

• vuosilomaoikeuksien laskenta ja toimittaminen sähköisesti työyksiköihin

5. Eläkeneuvonta

• Neuvonta ja avustaminen hakemusten täyttämisessä

6. Matkojenhallintajärjestelmä, matkalaskujen käsittely ja maksatus

2. Tietohallinnon palvelut:

Kunnan palomuurit ja ns. kuntakohtaiset alueverkon reitittimet ja kytkimet siir- tyvät maakuntahallinnon omistukseen. Muut verkon aktiivilaitteet jäävät kunnan omistukseen ja vastuulle. Atk-verkot kuuluvat kiinteistöihin ja ne veloitetaan osana kiinteistöjen vuokraa.

Tietohallintoyksikkö vastaa seuraavien tietohallintopalveluiden järjestämisestä maakuntahallinnolle ja kunnille:

1. Perustietotekniikan kehittäminen ja ylläpitäminen

2. Tietojärjestelmien ja –prosessien yhteiskäyttöisyyden varmistaminen

3. Tietojärjestelmien, verkkojen ja palveluiden hankinnat

4. Teknologian sekä tietotekniikan kehityksen seuranta ja vaikuttaminen hallinnon toimintatapojen ja työmenetelmien kehittäminen

5. Tietoturvallisuuden ohjaus ja kehittäminen

6. Muut mahdolliset erikseen sovittavat tietohallintotehtävät

4 § VELOITUSPERUSTEET

Kustannusten määritelmä:

Tässä yhteistyösopimuksessa mainittujen maakunnan kunnalle tuottamien palveluiden kustannuksiin lasketaan mukaan vain tässä sopimuksessa sovituista tehtävistä aiheutuvat palkkakustannukset sosiaalikustannuksineen, näiden tehtävien hoidossa tarvittavien ostopalveluiden, tavaroiden ja tarvikkeiden ja muiden välttämättömien hankintojen kustannukset sekä maakunnan hankkimien, näitä toimintoja palvelevien koneiden ja laitteiden poistot. Maakunnan yhteisten palveluiden talousarvio seuraavalle vuodelle on valmis edellisvuoden elokuun loppuun mennessä. Talousarvio käsitellään kunnan ja maakunnan välisessä neuvottelussa, jossa hyväksytään käyttösuunnitelma seuraavalle vuodelle.

Yhteisesti hyväksytyn käyttösuunnitelman perusteella kunta suorittaa palveluista ennakkomaksun maakunnalle kaksi kertaa kuukaudessa Kainuun maakunnan ja kuntien hallinnon tukipalveluiden järjestämistä koskevan yhteis- toimintasopimuksen 5 §:n mukaisesti. Ennakkomaksuosuudet suoritetaan kunkin kuukauden 12. ja 30. päivä. Lopullisen maksun suuruus tarkistetaan edellä mainitun yhteistyösopimuksen 5 §:n mukaisesti.

Jos maakunnan vastuulla olevat palvelut ja/tai maakunnan hoidossa olevat järjestelmät eivät ole olleet maakunnan aiheuttamien toimenpiteiden vuoksi palvelujen laatukriteereissä määrätyllä tavalla kunnan käytettävissä ja siitä on aiheutunut vahinkoa kolmannelle osapuolelle tai kolmas osapuoli on vaatinut siitä korkoa tai muuta vastaavaa korvausta, on maakunta velvollinen korvaamaan kunnalle näin syntyneet välittömät vahingot.

Maakunnan ja kunnan välisestä yhteistoiminnasta aiheutuva tehokkuuden lisäys ja sen mahdollistamat tuottavuushyödyt on huomioitava vuosittain kuntien maksuosuuksia pienentävästi.

Kustannusten jakaminen:

Maakunnan ja kuntien maksuosuudet tämän sopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseen määritellään seuraavasti:

Taloushallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikauden aikaisia kirjanpidon tositteita.

Henkilöstöhallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikauden aikana lähetettyjen palkkalaskelmien

määrää.

Tietohallinnon palvelujen kustannusten veloitusperusteena käytetään kunkin kunnan (talousyksikön) tilikautta edeltävän lokakuun tilastolaskennan mukaista henkilöstön määrää. Henkilömäärän ei lasketa mukaan maatalouslomittajia ja pelastustoimen ns. sopimuspalomiehiä eikä palkattomalla virkavapaalla olevia henkilöitä.

Kunnilta ei veloiteta niitä kustannuksia, jotka aiheutuvat pelkästään maakunnan toiminnasta.

5 § RAPORTOINTI

Maakunta raportoi kunnalle tämän sopimuksen mukaisten palveluiden laatu- kriteereiden toteutumista ja syntyneistä kustannuksista neljän kuukauden välein. Raporttiin sisällytetään myös havaittujen poikkeamien kehittämis- ja kor- jaussuunnitelma. Vuosittaisen toimintasuunnitelman valmistelun yhteydessä kunnalle varataan myös tilaisuus tämän sopimuksen mukaisten yhteisten pal- velujen kehittämisestä.

6 § SIIRTYVÄT VIRAT JA TYÖSUHTEET

Tämän sopimuksen perusteella maakuntahallinnon palveluksen 1.1.2005 lukien siirtyvät henkilöt:

Taloushallinnon palvelut:

Pääkirjanpitäjä Xxxxxx Xxxxxxx Kirjanpitäjä Xxxx Xxxxxxxxx Toimistosihteeri Xxxxx Xxxxxxxxxxx

Henkilöstöhallinnon palvelut:

Palkkasihteeri Xxxxx Xxxxxxx Palkkasihteeri Xxxx Xxxxxxxxx Palkkasihteeri Xxxxx Xxxxxxx Palkkasihteeri Xxxxxxxx Xxxxxxxxxx

Tietohallinnon palvelut:

Atk-päällikkö Xxxx Xxxxxxxx Mikrotukihenkilö Xxxxxx Xxxxxx Xxx-tukihenkilö Xxxxx Xxxxxxx

7 § PALVELUIDEN LAATUKRITEERIT:

Taloushallinnon palvelut:

• Lakisääteiset ilmoitukset ja raportit toimitetaan määräaikojen mukaisesti

• Talousyksiköiden tilinpäätösaineisto valmistuu 28.2. mennessä. Vuoden 2004 tilinpäätöksen aikataulusta sovitaan erikseen.

• Kuukausittaiset raportit toimitetaan seuraavan kuukauden 10. päivään

mennessä

• Palvelujen suorittamiseksi tarvittavan aineiston tulee olla maakunnan käy- tettävissä kohde kuukauden päättymistä seuraavan kuukauden 5. päivään mennessä kuitenkin 5 arkipäivää ennen muuta mahdollista raportoinnin määräaikaa

• Ostolaskut skannataan kiertoon vähintään 7 päivää ennen laskujen eräpäi- vää.

• Ostolaskut maksetaan eräpäivinä kunnan ohjeen mukaan

• Myyntilaskut toimitetaan 5 päivän sisällä laskutusaineiston saapumisesta Henkilöstöhallinnon palvelut:

• Palkat ja palkkiot maksetaan oikein ja ajallaan. Palkanmaksupäivät ovat kuukauden 15. ja viimeinen päivä. Tuntipalkkojen maksu tapahtuu työehto- sopimuksissa määritellyllä tavalla. Matkalaskujen maksatus tapahtuu pal- kanmaksun yhteydessä. Luottamushenkilöiden palkkiot maksetaan kunnan palkkiosäännön mukaan.

• Kunnat ja maakuntahallinnon yksiköt tuottavat palkanlaskennassa käsiteltävät tiedot 1.1.2005 lähtien sähköisillä lomakkeilla yhteisesti sovittavien aikataulujen mukaan. Tavoitteena on, että koko materiaali siirtyy sähköisesti 31.10.2005 mennessä.

• Vuosi-ilmoituksissa, viranomaisraportoinnissa, tilityksissä, raportoinnissa sekä todistusten ja hakemusten toimittamisessa noudatetaan määräaikoja.

Tietohallinnon palvelut:

• Toimintoihin katsotaan kuuluvaksi sekä ohjelmistot että niiden käyttöön tar- vittavat palvelimet, työasemat ja oheislaitteet

• Ruuhkatilanteissa korjausprioriteetti kriittisyysjärjestyksessä

• Korjausaikojen rajat arvioidusta tehtävän aloituksesta sen valmistumiseen tai ilmoitukseen, miksi viipyy ja neuvottelu, mitä tehdään (*:llä merkityt Kainuun maakunta –kuntayhtymän toimintoja, mutta vaikuttavat prioriteetteihin)

KRIITTISET TOIMINNOT (toiminta 24/7/365)

Korjausaikatavoite 10 min – 2 h

• verkko/*terveydenhuollon ulkopuoliset yhteydet

• kirjautumispalvelu

• palomuuri (osittain)

• *päivystyshelpdesk

• *terveydenhuollon ’isot’ järjestelmät

• asiakkaiden palvelusta päivystysaikana huolehtivat työasemat

• kiinteistöautomaatiojärjestelmät

• turvapuhelintoiminnot

• palo- ja pelastustoiminnan järjestelmät

• palo- ja pelastustoiminnan järjestelmät

• *sairaankuljetukseen liittyvät järjestelmät

• virustorjunta/tietosuoja (valvonta ja ongelmien selvitys)

• videoneuvotteluyhteydet (osittain)

• tilapäisesti kriittiset järjestelmät (muista luokista)

KIIREELLISET TOIMINNOT (toiminta päivisin, käyttäjiä yli 20 (?), asiakas- palvelu)

Korjausaikatavoite 2 h – 1 vrk

• helpdesk

• * sosiaalitoimen järjestelmät

• * terveydenhuollon ’pienet’ järjestelmät

• järjestelmien väliset liittymät

• sähköposti

• kuntien järjestelmät

• taloushallinto/materiaalihallinto

• henkilöstöhallinto

• asiakirjahallinto

• toimistojärjestelmät

• intranet/extranet –ylläpito

• työasemien ylläpito yleensä

• sähköinen asiointi (tarkennettava toimintakohtaisesti)

• palomuuri (osittain)

• virustorjunta (osittain)

• videoneuvotteluyhteydet (osittain)

EI-KIIREELLISET TOIMINNOT (muut yksittäiset järjestelmät) Korjausaikatavoite 2-5 vrk

• yksittäisten henkilöiden käytössä olevat järjestelmät

• internet-sivujen hallinta

• kaikki muut kuin ed. mainitut

8 § SOPIMUKSEN MUUTTAMINEN

Sopimuksen muutoksista sovitaan kunnan ja maakunnan kesken kirjallisesti. Sopimuksen muuttamisessa on otettava huomioon myös pääsopimuksessa sovitut asiat.

9 § ERIMIELISYYKSIEN RATKAISEMINEN

Tästä sopimuksesta mahdollisesti aiheutuvat erimielisyydet ratkaistaan Oulun hallinto-oikeudessa.

10 § VAHINGONKORVAUSVELVOLLISUUS

Vahingonkorvausvelvollisuudessa noudatetaan vahingonkorvauslakia. Vahingonkorvausvelvollisuutta rajoitetaan siten, että sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu lakon, työsulun tai muun sen kaltaisen sopijapuolesta riippumattoman syyn takia. Se sopijapuoli, jota ylivoimainen este koskee, on velvollinen ilmoittamaan tästä ja sen arvioidusta kestosta heti toisille osapuolille. Mikäli ylivoimainen este jatkuu vähintään kaksi kuukautta, oikeuttaa se sopimuksen purkamiseen.

11 § SOPIMUKSEN VOIMASSAOLOAIKA JA IRTISANOMINEN

Tämä yhteistyösopimus tulee voimaan 1.1.2005 ja sen voimassaolosta ja irti- sanomisesta noudatetaan pääsopimuksen 11 §:n ehtoja.

12 § ALLEKIRJOITUKSET

Tätä sopimusta on tehty kaksi samasanaista kappaletta, yksi kummallekin so- pijapuolelle.

Kajaani   / 2005

KAINUUN MAAKUNTA

KUNTAYHTYMÄ SOTKAMON KUNTA

Xxxx Xxxxxxxx maakuntajohtaja