SOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ

Hallintamalli kuvaa toimitus- ja palvelusopimusten alaisen sopijapuolten välisen yhteistoiminnan, keskeiset päätöksentekovastuut sekä toimitukseen ja palveluihin liittyvät yleiset hallintakäytännöt. Toimitussopimuksen liitteenä olevissa projektisuunnitelmissa voidaan tarkentaa projektikohtaisia rooleja ja vastuita sekä projektin hallintakäytäntöjä. Palvelusopimuksen liitteissä ”Palvelukuvaus”, ”Palvelusuunnitelma” ja ”Erillisprojektit” voidaan tarkentaa palveluiden ja erillisprojektien hallinnan rooleja, vastuita ja käytäntöjä.

1.2 Tavoitteet ja sisältö ‌

Hallintamalli määrittelee määrämuotoisen toimintamallin, jonka tavoitteena on jatkuvasti varmistaa, että sopimusten alaiset toimitukset ja palvelut tukevat asetettuja tavoitteita. Hallintamallin kuvaus sisältää yleiset vakioidut ja dokumentoidut menettelytavat, joita käytetään toimitusten ja palveluiden ohjaamiseen ja johtamiseen varmistaen laatu, kustannustehokkuus ja muutoksien joustavuus.

Hallintamallissa määritellään periaatteet ja menettelytavat:

• Asiakkaan ja Järjestelmätoimittajan yhteistoiminnan koordinointiin ja ohjaamiseen

• Projektien ohjaukseen, muutoshallintaan ja hyväksymiseen

• Palvelujen seurantaan ja ohjaamiseen

• Eskalointeihin

Hallintamallissa huomioidaan myös Tilaajien osallistuminen toimitusten ja palveluiden ohjaukseen. Tilaajien tarkemman tason vastuita ja osallistumista hallintamallin mukaiseen toimintaan voidaan tarkentaa projektisuunnitelmissa. Asiakkaalla on aina oikeus yksipuolisesti päättää yhteistyön toteuttamistavasta Asiakkaan ja Tilaajien välisessä suhteessa.

Hallintamalli kattaa Järjestelmän toteutuksen, käyttöönotot (hankintarenkaan) ja palvelutoiminnan eli Järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluiden toimittamisen. Palvelusopimuksen alaisuudessa voidaan toteuttaa myös Puitejärjestelytilaajien käyttöönottoja Erillisprojekteina. Apotti-hankkeen

muiden alueiden, kuten toiminnan muutoksen tai käyttöpalvelun hallinnan, hallintamallit määritellään erikseen Asiakkaan toimesta.

Seuraavassa kuvassa on esitetty hallintamallin rakenne ja eri osien sisältö.

Hallintamallin yhteinen osuus

Hallintamallin yhteinen osuus; viitekehys, joka määrittelee hallintamallin eri tasot sekä yleisen rakenteen.

Tarkemmat menettelytavat kuvataan erikseen toteutus- ja käyttöönottoprojektille ja järjestelmän jatkuville palveluille sekä erillisprojekteille

Toteutusprojekti

Hankintarenkaan käyttöönotot

Jatkuvat palvelut

Järjestelmän tuki ja ylläpito

Erillisprojektit: Kehitys, käyttöönotot, konsultointi, koulutus

Toteutusprojektin hallintamalli,

joka kuvaa Asiakkaan ja Hankintarenkaan Toimittajan sekä Tilaajien käyttöönottojen

yhteistoiminnan ja hallintamalli, jossa päätöksenteon Järjestelmän Tilaajien rooli kasvaa

toteuttamisessa

Jatkuvien palveluiden hallintamalli, joka kuvaa yleiset palveluiden hallinnan päätöksentekomekanismit sekä menettelytavat huomioiden erikseen tilattavat palvelut

Kuva 1: Hallintamallin kuvauksen rakenne

2 Hallintamallin yhteinen osuus ‌

2.1 Tilaajien ja Asiakkaan välinen ohjaus

Tilaajat ohjaavat Asiakasta erikseen määritellyn hallintamallin mukaisesti. Järjestelmään liittyvän toiminnan ja teknologian kehitystä koordinoidaan tässä hallintamallissa kuvatuin mekanismein.‌

Asiakas vastaa Tilaajien puolesta Järjestelmän keskitetystä kehittämisestä ja ylläpidosta. Asiakas ohjaa Järjestelmään liittyviä toimittajia (Järjestelmätoimittaja, Käyttöpalvelutoimittaja, muut toimittajat).

2.2 Asiakkaan ja Järjestelmätoimittajan välinen hallintamalli ‌

2.2.1 Yleiskuvaus hallintamallista ‌

Yleisen tason kuvaus Asiakkaan ja Järjestelmätoimittajan välisestä hallintamallista on esitetty seuraavassa kuvassa. Yleistä hallintamallia on tarkennettu toteutuksen ja käyttöönottojen sekä Jatkuvien Palveluiden osalta myöhemmin dokumentissa.

Strateginen ohjaus ja päätöksenteko

Ohjausryhmä

Asiakkaan ja Toimittajan strateginen yhteistyöryhmä

Tilaajien toiminnan ja ICT:n kehityksen, viestinnän ja resurssienhallinnan yhteinen koordinointi

Johtaminen ja hallinta

Johtoryhmä Hallinnolliset toiminnot ja tuotekehitys

Projektien ja palveluiden hallinta

Toteutusprojektin ohjaus ja hallinta

Käyttöönottoprojektien Erillisprojektien ohjaus Jatkuvien palveluiden

ohjaus ja hallinta

ja hallinta

ohjaus ja hallinta

OPERATIIVINEN TAKTINEN

STRATEGINEN

Kuva 2: Hallintamallin yleinen rakenne

2.2.2 Strateginen taso ‌

Strategisella tasolla varmistetaan sopijapuolten johdon aktiivinen ohjaus ja tuki yhteistyölle sekä ohjataan projekteja ja palveluita. Strategisella tason varmistetaan määriteltyjen Tilaajan ja Asiakkaan tavoitteiden saavuttaminen sopimusten mukaisesti.

Yhteistoiminnan ohjauksen lisäksi strategisella tasolla huomioidaan Tilaajien ja Asiakkaan strateginen ohjaus, joka käsittää tavoitteiden asettamisen, talousohjauksen sekä hyötyjen ja riskien hallinnan. Keskitetystä ohjauksesta Järjestelmätoimittajan suuntaan vastaa ohjausryhmä, jonka kokoonpano määritellään eri vaiheisiin sopivaksi.

Strategisen tason ohjaukseen osallistuu sopijapuolten johto ja yhteistoiminnan ohjausta varten nimetään ”Strateginen yhteistyöryhmä”. Strategisen yhteistyöryhmän toiminta kattaa Järjestelmän toteutuksen ja käyttöönotot sekä palveluiden ohjauksen. Vastuut ja hallintamekanismit määritellään näille vaiheille erikseen huomioiden toimituksen ja Jatkuvien Palveluiden erityispiirteet.

Toteutusta varten perustetaan tarvittavat neuvoa antavat ryhmät, jotka linjaavat Järjestelmän toteutuksen yhteisiä periaatteita.

2.2.3 Taktinen taso ‌

Taktisella tasolla johdetaan ja ohjataan projekteja ja palveluita.

Toteutuksen ja käyttöönottojen aikana taktisella tasolla keskitytään eri projektien ja osaprojektien ohjaukseen. Taktisella tasolla seurataan eri projektien tai osaprojektien etenemistä sekä käsitellään merkittävät projekteihin kohdistuvat muutokset, viivästykset ja hyväksynnät.

Järjestelmän tuotantokäytön käynnistyessä taktisella tasolla varmistetaan palveluiden sujuvuus ja sopimustenmukaisuus. Järjestelmää ja Järjestelmän arkkitehtuuria kehitetään tavalla, joka tukee Tilaajien toimintaa ja on määriteltyjen yhteisten periaatteiden ja vaatimusten mukainen. Merkittävät muutokset tai ristiriitatilanteet eskaloidaan strategiselle tasolle.

2.2.4 Operatiivinen taso ‌

Operatiivisella tasolla hallintamallin tavoitteena on tuottaa sopimusten mukaiset projektien lopputuotokset ja palvelut sovitulla palvelutasolla. Operatiivisella tasolla hallitaan yksittäisiä (osa)projekteja ja niiden muutoksia. Projektien operatiivinen ohjaus vastaa projektien sisäisestä päätöksenteosta määriteltyjen vastuiden mukaisesti. Merkittävät muutokset tai ristiriitatilanteet eskaloidaan taktiselle tasolle.

Tuotantokäytön aikaisten Jatkuvien Palveluiden aikana operatiivisen tason hallinta keskittyy palvelutason hallintaan sekä Järjestelmän muutos- ja versiohallintaan. Palvelutoiminnan aikana palvelutoimintaa ohjaa Jatkuvien Palveluiden ohjausryhmä. Osa toteutuksen ja käyttöönottojen hallinnan aikana toimivista ryhmistä jatkaa toimintaansa tuotantokäytön aikana. Tuotantokäytön aikaisia projekteja ohjataan toteutuksen ja käyttöönottojen aikaisen projektitoiminnan kaltaisesti.

3 Toteutuksen ja käyttöönottojen hallintamalli ‌

3.1 Toteutuksen ja käyttöönottojen hallintamallin kuvaus

Järjestelmän Toteutusprojektien ja hankintarenkaan käyttöönottoprojektien hallintamalli keskittyy projektisuunnitelmissa kuvattujen projektien ja niiden osaprojektien muodostaman kokonaisuuden ohjaukseen ja hallintaan.‌

Hallintamallissa on eroteltu taktisen tason projektisalkun hallinta ja operatiivisen tason yksittäisten projektien hallinta.

Hallintamallin strateginen taso kytkeytyy Tilaajien omaan päätöksentekoon sekä Asiakkaan ja Tilaajien sopimaan ohjaukseen. Taktisella tasolla johdetaan ja ohjataan projektien muodostamaa kokonaisuutta ja hallitaan muutoksia.

Operatiivisella tasolla ohjataan ja hallitaan yksittäisiä projekteja ja/tai osaprojekteja.

Järjestelmän käyttöönotoissa Tilaajilla on suurempi rooli projektien ohjauksessa. Tilaaja- ja yksikkökohtaisille käyttöönottoprojekteille kootaan Tilaajan tai yksikön edustajista ohjausryhmä, joka raportoi tarvittaessa tilaajakohtaisille päätöksentekoryhmille. Tarkempi kuvaus ohjauksesta laaditaan käyttöönottoprojektien suunnitelmiin.

Toteutuksen ja käyttöönottojen hallintamalli on esitetty seuraavassa kuvassa. Kuvaan on merkitty pääasiassa päätöksiä tekevät ryhmä kirjaimella ”P” ja konsultoitavat / valmistelevat ryhmät kirjaimella ”K”.

OPERATIIVINEN TAKTINEN STRATEGINEN

TILAAJAT JÄRJESTELMÄN TOTEUTUS JA KÄYTTÖÖNOTTO

Ylin johto

Tilaajien päätöksenteko / Asiakkaan ohjaus

Hankkeen ohjaus

Ohjausryhmä

AAppoottit-ih-haannkkkkeeidideenn P

Teknologiaryhmä

Tilaajieoonhhjhajaauunsskeohjaus

Apototih-hjaaunskkeiden

Strateginen yhteistyöryhmä

Toiminnan kehityksen ryhmä

Hankejohto ja -hallinta

Toiminnan kehityksen alaryhmät

Hankejohtaja

KKKuunntiteienn//HHUUSS:n:n

hKaunnktiTeeiplnaäa/äjHliiekUönSt :n

Johtoryhmä

hhaannkkeeppäääälilkiköött

hankepäälliköt

Viestintä- ryhmä

Neuvoa antavat ryhmät

Hankehallintatoimisto

Hankepäällikkö- ryhmä

Tuotekehitys / Arkkitehtuuriryhmä

Projektinhallinta

Käyttöönottoprojektin Projektin ohjausryhmä Projektin ohjausryhmä Projektin ohjausryhmä ohjausryhmä

P K

Projektipäällikkö

Projektipäällikkö Projektipäällikköryhmä

K K K K

Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiryhmä Projektiryhmä

Apotti-hankkeen muu ryhmä

Asiakkaan (Tilaajien) ja Toimittajan yhteinen

Tilaajien / Asiakkaan sisäinen

Tilaajakohtainen

Kuva 3: Toteutuksen ja käyttöönottojen hallintamalli

Toiminnan kehittämistä tapahtuu projektien sisällä ja ulkopuolella osana Apotti-hanketta. Toiminnan kehitysryhmä koordinoi kyseistä toiminnan kehittämistä ja antaa tarvittaessa linjauksia Järjestelmän toteuttamiseen. Linjaukset käydään läpi johtoryhmässä ja aiheeseen liittyvissä neuvoa antavissa ryhmissä. Näiden käsittelyjen jälkeen linjaukset ohjataan toteutuksesta vastaavalle projektille. Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmä vastaa

linjauksen toteutumisen seurannasta. Tarkempi toiminnan kehittämisen ja järjestelmätoteutuksen toimintamalli määritellään yhdessä sopijapuolten kanssa Toteutusprojektin suunnitteluvaiheessa.

Xxxxxx toimielimen tehtävät ja vastuut on esitetty seuraavissa kappaleissa. Asiakkaalla on oikeus yksipuolisesti muuttaa tehtäviä, vastuita ja muita toimielimeen liittyviä seikkoja sekä lisätä ja poistaa toimielimiä siltä osin kuin toimielimiin ei liity Järjestelmätoimittajan edustusta.

Xxxxxx toimielimen tehtävät ja vastuut on esitetty seuraavissa kappaleissa.

3.1.1 Tilaajien päätöksenteko / Asiakkaan omistajaohjaus ‌

Tehtävät	• Strategisten tavoitteiden asettaminen • Tilaajien ja Asiakkaan talousohjaus; budjetointi, kustannusseuranta, merkittävien investointien päättäminen • Hyötyjen ja liiketoimintariskien hallinta
Osallistujat	Xxxxxxxxx ylimmän johdon edustajat / päätöksentekoelinten jäsenet Asiakkaan hallitus
Kokoontuminen	Tilaajaorganisaation omien menettelyiden mukaisesti Asiakkaan hallituskäytäntöjen mukaisesti
Valmistelija	Tilaajaorganisaation omien menettelyiden mukaisesti Asiakkaan hallituskäytäntöjen mukaisesti
Eskalaatiot	-

3.1.2 Ohjausryhmä ‌

Tehtävät	Toteutuksen ja käyttöönottojen ohjaus ja päätöksenteko • Hankkeen / Toteutus-, Pilotti- ja Käyttöönottoprojektien tavoitteiden asettaminen ja toteutumisen seuranta • Hankkeen budjetin päättäminen ja kustannusseuranta • Henkilöresursoinnin riittävyyden varmistaminen • Merkittävien riskien hallinta • Keskeisten projektien/osaprojektien seuranta • Merkittävien muutosten hyväksyntä (hankejohtajan tai johtoryhmän eskaloimat muutokset) • Merkittävien (ks. kappale Virhe. Viitteen lähdettä ei löytynyt.) sopimusmuutosten hyväksyntä • Eskaloitujen päätösten, ristiriitojen ja ongelmien ratkaisu (hankejohtajan, johtoryhmän tai strategisen yhteistyöryhmän eskaloimat) • Päämaksupostien hyväksyminen kriteerien täyttymisen perusteella • Toteutus-, Pilotti- ja Käyttöönottoprojektien lopullinen hyväksyminen
Osallistujat	Asiakkaan / Tilaajan ylimmän johdon edustajat Osallistujat nimitetään hankkeen käynnistyksen yhteydessä Päätösvaltaisuus määritellään hankkeen käynnistyksen yhteydessä
Kokoontuminen	Noin 1 kertaa kuukaudessa
Valmistelija	Hankejohtaja, hankehallintatoimisto
Eskalaatiot	Tilaajien päätöksenteko / Asiakkaan omistajaohjaus

3.1.3 Strateginen yhteistyöryhmä ‌

Tehtävät	Asiakkaan ja Järjestelmätoimittajan johtotason yhteistyön ja sopimussuhteen hallinta • Strategiset ja taloudelliset linjaukset yhteistyölle sekä yhteistyön periaatteiden sopiminen • Pitkän tähtäimen kehityssuunnitelman laadinta ja ylläpito • Hallinnollisten muutosten käsittely ja hyväksyminen • Järjestelmätoimittajan veloitusten seuranta ja poikkeamien käsittely • Hinnanmuutosten käsittely, valuuttajärjestelmien muutosten käsittely tarvittaessa • Toteutus-, Pilotti- ja Käyttöönottoprojektien etenemisen seuranta • Merkittävien projekti-, järjestelmä- ja sopimusmuutosten käsittely • Merkittävien projektien viivästymisten käsittely • Sopimussakkojen käsittely • Auditoinnin tulosten katselmointi ja toimenpiteiden päättäminen • Avainhenkilöiden vaihdosten käsittely • Yhteyshenkilöiden ja yhteystietojen ylläpito • Aineiston säilyttämisen käytännön toteuttamisesta sopiminen • Sopimuksen purkamisen käsittely ja toimeenpano (purkutilanteessa)
Osallistujat	Asiakkaan ylimmän johdon edustajat sekä hankejohdon edustajat Järjestelmätoimittajan ylimmän johdon edustajat Edustajat nimetään vuosittain Päätösvaltainen, kun molemmat sopijapuolet ovat kokouksessa
Kokoontuminen	Noin 4 kertaa vuodessa Lisäksi tarvittaessa, jos toimituksissa tai sopimussuhteessa on merkittäviä muutoksia tai eskalointi sitä edellyttää.
Valmistelija	Asiakkaan vastuuhenkilö yhteistyössä Järjestelmätoimittajan asiakasvastaavan kanssa
Eskalaatiot	Ohjausryhmä / Järjestelmätoimittajan ylin johto

3.1.4 Hankejohtaja ‌

Tehtävät	Johtoryhmän ja Asiakkaan organisaation johtaminen
Eskalaatiot	Ohjausryhmä, Strateginen yhteistyöryhmä

3.1.5 Johtoryhmä ‌

Tehtävät

Hankkeen sekä toteutus- ja käyttöönottoprojektin johtaminen.

• Hankkeen tavoitteiden mukaisten tehtävien toimeenpano ja projektien asettaminen

• Henkilöresurssien osoittaminen projekteille

• Hankkeen kustannusten valvonta

• Hankkeen riskienhallinta

• Projektien seuranta ja ohjaus

• Hankkeen etenemisen raportointi hankkeen ohjausryhmälle

• Projektien ja osaprojektien asettamispäätökset ja lopettamispäätökset.

• Projektien ja Järjestelmän merkittävien muutosten hyväksyntä (projektien ohjausryhmien eskaloimat päätökset, hankehallinnan eskaloimat muutokset)

• Ristiriitojen ja ongelmien ratkaisu (projektien ohjausryhmien tai

	hankehallinnan eskaloimat) • Toteutus- ja pilottiprojektin hyväksymiskriteerien täyttymisen varmistaminen ja maksupostien hyväksymispäätösten valmistelu hankkeen ohjausryhmälle Hankejohtoryhmä toimii projektien ohjausryhmänä tai päättää erillisen projektin oman ohjausryhmän perustamisesta.
Osallistujat	Asiakkaan johdon edustajat Järjestelmätoimittajan hankejohdon edustaja(t) pyydettäessä Puheenjohtajana toimii Asiakkaan Hankejohtaja Puheenjohtajana toimii Asiakkaan Hankejohtaja
Kokoontuminen	Kerran viikossa Lisäksi tarvittaessa, mikäli projektien tai hankehallinnan eskalointi sitä edellyttää.
Valmistelija	Hankepäällikkö
Eskalaatiot	Ohjausryhmä / Strateginen yhteistyöryhmä

3.1.6 Neuvoa antavat ryhmät ‌

Tehtävät	Projektien ohjaus projektisuunnitelmassa määritellyillä sisältöalueilla (Järjestelmän määrittely ja konfigurointi) • Järjestelmän yhteisten toimintaperiaatteiden linjaaminen omilla sisältöalueillaan • Tuotekehityksen ja ratkaisuarkkitehtuurin ohjaus yhteisen Järjestelmän määrittelyn ja konfiguroinnin näkökulmasta • Mahdollisten toiminnallisten ongelma- ja ristiriitatilanteiden ratkaisu
Osallistujat	Asiakkaan / Tilaajan asiantuntijat Osallistujat nimitetään projektien suunnittelun yhteydessä, ryhmiä voidaan lisätä projektien edetessä.
Kokoontuminen	Määritellään erikseen
Valmistelija	Ryhmän puheenjohtaja
Eskalaatiot	Johtoryhmä

3.1.7 Tuotekehitys / Arkkitehtuuriryhmä ‌

Tehtävät

Järjestelmän toteutuksen ja kehittämisen ohjaus

• Järjestelmän arkkitehtuurin (toiminta, tieto, tietojärjestelmä, teknologia) tavoitetilan määrittäminen ja määritysten ylläpito

• Järjestelmän toteutuksen ja kehittämisen koordinointi yli toiminnallisten osa-alueiden ja toteutuksen osaprojektien

• Arkkitehtuurinmukaisuuden varmistaminen taktisella ja operatiivisella tasolla

• Kansallisen tason sote-kokonaisarkkitehtuurinmukaisuuden varmistaminen

• Järjestelmän vaatimustenhallinta; Järjestelmän vaatimuksiin liittyen muutospyyntöjen kokoaminen, muutosten arviointi ja luokittelu, tarvittavien päätösten eskalointi

• Toiminnan kehittämisen vaatimusten mukainen järjestelmän toteuttaminen ja siihen järjestelmän toteutuksen ristiriitojen arviointi ja ratkaisuehdotusten laadinta

Osallistujat

Tuotekehitysvastaava(t)

	Vaatimuspäällikkö Ratkaisuarkkitehdit Toiminnan kehittämisen edustus Järjestelmätoimittajan edustus määritellään erikseen
Kokoontuminen	1-4 kertaa kuukaudessa (projektin vaiheen mukaisesti)
Valmistelija	Ryhmän nimeämä edustaja
Eskalaatiot	Johtoryhmä / Neuvoa antavat ryhmät

3.1.8 Hankehallintatoimisto ‌

Tehtävät	Hankehallinnan tehtävien toimeenpano, hankejohdon tuki • Hanke- ja projektinhallinnan käytäntöjen kehittäminen ja ylläpito • Projektisalkun hallinnan prosessin toimeenpano • Projektipäälliköiden tuki, vastuu projektinhallinnan prosesseista ja työkaluista • Projektien riippuvuuksien hallinta • Projektien resurssi- ja kustannushallinta • Projektien raportoinnin valmistelu sekä tilannekuvan ylläpito • Katselmoi projektien asettamiskirjeet, projektisuunnitelmat sekä loppuraportit ja antaa suositukset niiden hyväksymisestä. • Projektinhallinnan laadun seuranta • Projektien muutoshallinnan koordinointi; projektien muutospyyntöjen kokoaminen, muutosten arviointi ja luokittelu, tarvittavien päätösten eskalointi
Osallistujat	Hankepäällikkö Hankekoordinaattori Integraatiovastaava, Migraatio/Konversiovastaava, Koulutusvastaava, Testausvastaava Controller Järjestelmätoimittajan edustus määritellään erikseen
Kokoontuminen	2-4 kertaa kuukaudessa, linjatyö
Valmistelija	Hankepäällikkö, hankekoordinaattori
Eskalaatiot	Johtoryhmä

3.1.9 Projektin ohjausryhmä ‌

Tehtävät

Projekteille nimetään tarpeen mukaan oma ohjausryhmä. Ohjausryhmänä voi toimia projektin sisältöön liittyvä ”Neuvoa antava ryhmä” tai sen määrittelemät osallistujat.

Mikäli omaa ohjausryhmää ei nimetä, toimii Johtoryhmä ohjausryhmänä.

Pilotti- ja käyttöönottoprojekteille perustetaan pääasiassa aina oma ohjausryhmä, johon kuuluu käyttöönottavan organisaation edustus.

Projektin ohjaus

• Projektin asettamisen esittäminen johtoryhmälle (tämä on projektin omistajan tehtävä)

• Projektisuunnitelman hyväksyminen, projektin lopputulosten hyväksyntä, projektin loppuraportin hyväksyntä.

• Projektin resursoinnin varmistaminen

• Projektin etenemisen, aikataulun, resurssien ja kustannusten seuranta ja päätökset korjaavista toimenpiteistä mandaatin

	mukaisesti • Projektin riskienhallinta ja toimenpiteiden päättäminen riskien minimoimiseksi • Projektien sisäisten vähäisten muutosten hyväksyntä ja merkittävien muutosten eskalointi hankehallintatoimiston kautta hankkeen johtoryhmälle • Projektin lopputulosten katselmointi ja hyväksyntä • Projektin hyväksymiskriteerien täyttymisen varmistaminen ja hyväksymispäätösten valmistelu hankejohtoryhmälle
Osallistujat	Projektin omistaja (on ohjausryhmän puheenjohtaja) Projektisuunnitelman mukaiset ohjausryhmän jäsenet (johtoryhmän, edustaja, neuvoa antavan ryhmän edustaja, muut edustajat) Projektipäällikkö ja projektiryhmän jäsenet tarvittaessa
Kokoontuminen	1 kertaa kuukaudessa tai projektisuunnitelman mukaisesti
Valmistelija	Projektipäällikkö
Eskalaatiot	Johtoryhmä, Ohjausryhmä

3.1.10 Projektipäällikkö ‌

Tehtävät

Projektinhallinta

• Vastaa projektisuunnittelusta

• Projektin tavoitteiden mukaisten tehtävien toimeenpano ja seuranta

• Projektin etenemisen raportointi (hankehallintatoimisto kokoaa raportit)

Eskalaatiot

Projektin ohjausryhmä

Raportointi ja muutospyynnöt hankehallintatoimistolle

3.1.11 Projektipäällikköryhmä ‌

Tehtävät	Projektien riippuvuuksien hallinta • Projektien tilanneraporttien läpikäynti ja projektien riippuvuuksien tunnistaminen ja analysointi. • Resurssisuunnittelun tukeminen
Osallistujat	Hankepäällikkö Hankekoordinaattori Käynnissä olevien projektien projektipäälliköt Projektipäällikkö ja projektiryhmän edustajat tarvittaessa
Kokoontuminen	2-4 kertaa kuukaudessa (tarpeesta riippuen)
Valmistelija	Hankepäällikkö
Eskalaatiot	Johtoryhmä / Hankehallintatoimisto

3.1.12 Apotti-hankkeen muut ryhmät ‌

Seuraavat ryhmät eivät suoraan osallistu päätöksentekoon, mutta niiden toiminta voi vaikuttaa Järjestelmän toteutuksen ja käyttöönottojen linjauksiin sekä Tilaajaorganisaatioiden yhteistoimintaan.

Toiminnan kehityksen ryhmä

Tehtävät	Toiminnan kehittämisen koordinointi • Tilaajien toiminnan kehityksen tarpeiden yhteenveto ja toiminnan kehityksen strategisten linjausten valmistelu • Tilaajien toiminnan tavoitetilan määrittely strategisella tasolla • Toiminnan kehittämisen alaryhmien asettaminen ja niiden toiminnan seuranta ja ohjaus • Toiminnan muutoksen johtamisen tuki
Osallistujat	Tilaajien nimeämät edustajat
Kokoontuminen	6-12 kertaa vuodessa
Valmistelija	Ryhmän nimeämä valmistelija
Eskalaatiot	Ohjausryhmä / Asiakkaan omistajaohjaus

Toiminnan kehityksen alaryhmät

Tehtävät	Toiminnan kehittäminen Toiminnan kehityksen ryhmän määrittelemillä osa-alueella • Oman osa-alueensa toiminnan tavoitetilan määrittely sekä muutoksen johtaminen omalla osa-alueellaan • Oman osa-alueensa toiminnan vaatimusten määrittelyn tuki
Osallistujat	Tilaajien / Asiakkaan nimeämät edustajat
Kokoontuminen	6-12 kertaa vuodessa
Valmistelija	Ryhmän nimeämä valmistelija
Eskalaatiot	Toiminnan kehityksen ryhmä

Teknologiaryhmä

Tehtävät	Teknologian kehittämisen koordinointi • Järjestelmään ja siihen liittyvien tietojärjestelmien arkkitehtuurin kehittämisen koordinointi • Vastaa Järjestelmän arkkitehtuurista ja arkkitehtuurilinjauksista strategisella tasolla • Lausuntojen antaminen projektien suunnitelmissa ja projektien tuotoksissa kuvatuista arkkitehtuurilinjauksista
Osallistujat	Tilaajien / Asiakkaan nimeämät edustajat
Kokoontuminen	6-12 kertaa vuodessa
Valmistelija	Ryhmän nimeämä valmistelija
Eskalaatiot	Ohjausryhmä / Asiakkaan omistajaohjaus

Viestintäryhmä

Tehtävät	Viestinnän suunnittelu ja toteutus • Viestinnän suunnittelu • Hankkeen eri osa-alueiden viestinnällinen tuki • Viestintäasioiden valmistelu ohjausryhmään ja viestintäverkostoon
Osallistujat	Hankkeen viestintävastaava ja tilaajien viestintävastaavat
Kokoontuminen	1 kertaa kuukaudessa
Valmistelija	Hankkeen viestintäjohtaja/viestintäpäällikkö
Eskalaatiot	Johtoryhmä

Hankepäällikköryhmä

Tehtävät	Tilaajaorganisaatioiden toiminnan ja projektien koordinointi sekä resurssien hallinta • Organisaatiokohtaisten (käyttöönotto)projektien suunnittelu ja koordinointi • Projektien resurssipyyntöjen välittäminen Tilaajille
Osallistujat	Xxxxxxxxx hankepäälliköt Asiakkaan hankepäällikkö Xxxxxxxxxxxx projektipäälliköt
Kokoontuminen	1 kertaa kuukaudessa
Valmistelija	Asiakkaan hankepäällikkö
Eskalaatiot	Johtoryhmä / Tilaajakohtaiset hankeohjausryhmät

3.1.13 Tilaajakohtainen ohjaus ‌

Tilaajien hankeohjaus

Tehtävät	Xxxxxxxx organisaation sisäisten terveyden- ja sosiaalihuollon kehitystoimenpiteiden koordinointi ja organisaatiokohtaisten käyttöönottojen ohjaus • Järjestelmän organisaatiokohtaisten käyttöönottojen seuranta • Käyttöönoton tulosten katselmointi ja käyttöönoton hyväksyminen omalta osaltaan • Tilaajan henkilöresurssien allokointi projekteille
Osallistujat	Tilaajaorganisaation nimeämät edustajat
Kokoontuminen	Tilaajaorganisaation määritysten mukaisesti
Valmistelija	Tilaajaorganisaation hankepäällikkö
Eskalaatiot	Ohjausryhmä

3.2 Toteutuksen ja käyttöönottojen muutoshallinta ‌

3.2.1 Yleistä ‌

Tämän kohdan määräyksiä noudatetaan, mikäli pääsopimuksessa, projektisuunnitelmassa tai muissa sopimusdokumenteissa ei ole määrätty kyseisen muutoksen käsittelystä ja periaatteista.

Kummallakin sopijapuolella on oikeus ehdottaa muutoksia ja lisäyksiä Järjestelmän tai projektien sisältöön, aikatauluun, toteutustapaan, projekteja toteuttaviin resursseihin, toimitusta koskeviin sopimuksiin tai niiden liitteisiin.

Toteutusprojektin, Pilottiprojektin ja Käyttöönottoprojektien osalta määritellään erikseen seuraavat muutoshallinnan menettelyt:

• Projektin muutokset: Projektin sisältöön, laajuuteen, lopputuotoksiin, aikatauluun, budjettiin tai organisointiin kohdistuvat muutokset

• Järjestelmän muutokset: Järjestelmän vaatimusmäärittelyyn kohdistuvat muutokset

• Sopimuksen muutokset: Toimitus- tai Palvelusopimukseen ja niiden liitteisiin liittyvät muutokset

Muutokset voivat olla merkittäviä, tavanomaisia tai vähäisiä. Lisäksi tarvittaessa huomioidaan pikamuutokset, jotka voidaan määritellä tarkemmin projektisuunnitelmissa. Määritykset on kuvattu erikseen muutoskohteiden mukaisesti.

Muutoshallinnan prosessi noudattaa seuraavia vaiheita:

1. Muutostarve

2. Muutospyyntö

3. Muutoksen arviointi

4. Muutostyön hyväksyntä

5. Muutoksen toimeenpano

6. Muutoksen seuranta ja varmistaminen

Vaiheiden tehtävät ja menettelytavat on kuvattu erikseen muutoskohteiden mukaisesti.

3.2.2 Projektin muutokset ‌

Projektien ja osaprojektien muutoshallinnan alaisuuteen kuuluvat kaikki Toimitussopimuksen liitteissä kuvatut projektit ja/tai osaprojektit.

Projektisuunnitelmassa voidaan tarkemmin määritellä muutosten käsittelytapa.

Projektin viivästyessä noudatetaan Toimitussopimuksen mukaista menettelyä. Projektin mahdollinen viivästyminen käsitellään aikataulun muutoksena.

Merkittävän viivästyksen vaikutukset käsitellään ohjausryhmässä. Projektimuutosten muutostyypit on kuvattu seuraavassa taulukossa.

Tyyppi

Kuvaus

Merkittävä muutos

• Projektin laajuuden merkittävä muutos (taso määritellään

Toteutusprojektin alussa laadittavassa yhteisessä projektisuunnitelmassa)

• Projektin lopputuotosten lisääminen tai poistaminen sekä projektin ohjausryhmän merkittäväksi katsoma lopputuotosten sisällön muutos

• Merkittävä viivästyminen (projektin keston mukaisesti, määrittely projektisuunnitelmassa)

• Projektisuunnitelmassa määritelty merkittävän tasoinen muutos projektin kustannuksissa

• Projektipäällikön tai projektin avainhenkilöiden vaihtaminen

• Muut merkittävästi lisätyötä vaativat muutokset

• Käsittely tarvittaessa neuvoa antavassa ryhmässä tai

strategisessa yhteistyöryhmässä

Hyväksyminen ohjausryhmässä

Tavanomainen muutos

• Projektin sisällön, vaiheistuksen tai lopputuotosten muutokset

• Projektiryhmän henkilöiden vaihtaminen

• Resurssisuunnitelman muutos

Hyväksyminen projektin ohjausryhmässä – Raportointi johtoryhmälle

Vähäinen muutos

• Projektiryhmän sisäisten tehtävien ja roolien muutokset, jotka eivät vaikuta projektin lopputuotoksiin, niiden laatuun tai aikatauluun eivätkä kustannuksiin.

Hyväksyminen projektipäällikön toimesta – Raportointi projektin ohjausryhmälle

Projektien muutoshallintaprosessi on esitetty seuraavassa taulukossa. Tässä dokumentissa kuvataan projektin muutoshallintaa muutosten hyväksymisen näkökulmasta. Liitteessä H on kuvattu muutoshallinnan prosessia tarkemmin.

Vaihe	Tehtävät ja menettelytavat
Muutostarve	• Muutostarve voi syntyä projektin sisäisesti tai sen ulkopuolelta • Muutostarve viestitään projektin projektipäällikölle
Muutospyyntö (Kirjaa muutospyyntö)	• Projektipäällikkö kirjaa muutospyynnön hankkeen projektikäytäntöjen mukaisesti • Hankehallintatoimisto kokoaa muutospyynnöt
Muutoksen arviointi (Hyväksy analysoitavaksi, arvioi vaikutukset)	• Hankehallintatoimisto hyväksyy muutoksen analysoitavaksi • Projektipäällikkö laatii alustavan arvion muutoksen tyypistä ja vaikutuksista (ml. työmäärä- ja hintavaikutukset) • Mikäli Järjestelmätoimittaja itse ehdottaa muutosta, muutoksen perustelut ja vaikutusanalyysi on liitettävä muutospyyntöön • Projektipäällikkö raportoi muutoksen projektin ohjausryhmälle ja ehdottaa muutoksen käsittelytapaa • Projektin ohjausryhmä määrittelee muutoksen tyypin ja päättää sen käsittelystä • Hankehallintatoimisto kokoaa muutoksen arvioinnin tulokset
Muutostyön hyväksyntä (Hyväksytä muutos)	• Merkittävät muutokset hyväksyy ohjausryhmä • Tavanomaiset muutokset hyväksyy projektin ohjausryhmä (raportointi johtoryhmälle) • Vähäiset muutokset hyväksyy projektin projektipäällikkö
Muutoksen toimeenpano (Aloita työskentely, Merkitse tehdyksi)	• Muutos kirjataan projektisuunnitelmaan hankkeen käytäntöjen mukaisesti • Projektipäällikkö toimeenpanee muutoksen aikataulun mukaisesti
Muutoksen seuranta ja varmistaminen (Muutoksen todentaminen, Muutospyynnön sulkeminen)	• Projektipäällikkö raportoi muutoksen toteutuksesta osana normaalia projektiraportointia • Muutospyyntö merkitään valmiiksi, jos muutos on tehty sovitusti • Hankehallintatoimisto sulkee muutospyynnön

3.2.3 Järjestelmän muutokset ‌

Järjestelmän muutoshallinnan alaisuuteen kuuluvat kaikki liitteeseen B sisältyvät materiaalit. Lisäksi kaikki (osa)projekteissa tuotettu valmis ja hyväksytty materiaali, esimerkiksi määrittelyt, kuuluvat muutoshallinnan alaisuuteen. Jos sopimuksen liitettä B päivitetään Toimitussopimuksen voimassaolon aikana, Sopijapuolet neuvottelevat tämän kohdan mukaisesti muutoksen vaikutuksista sopimuksen kohteen toteuttamiseen.

Asiakasta, Tilaajia ja Järjestelmää koskevat lainsäädäntö ja viranomaismääräykset saattavat muuttua sopimuksen voimassaoloaikana. Myös nämä muutokset käsitellään Toimitussopimuksen voimassaoloaikana tämän kohdan mukaisesti.

Järjestelmän muutoshallintaa koordinoi ”Tuotekehitys / Arkkitehtuuriryhmä”. Mikäli muutos aiheuttaa tiettyyn projektiin tai osaprojektiin kustannus- tai aikatauluvaatimuksia, käsitellään muutokset projektin ohjausryhmässä tai johtoryhmässä. Järjestelmän muutoshallinnassa käytetään Asiakkaan ja Järjestelmätoimittajan yhdessä sopimaa työkalua.

Järjestelmämuutosten muutostyypit on kuvattu seuraavassa taulukossa.

Tyyppi	Kuvaus
Merkittävä muutos	• Liitteen B rakenteen muutos • Lainsäädännön ja viranomaisvaatimusten vaatimat pakolliset muutokset • Muut Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmän, johtoryhmän tai neuvoa antavan ryhmän merkittäviksi katsomat muutokset Hyväksyminen ohjausryhmässä
Tavanomainen muutos	• Liitteen B dokumenttien sisällön muutokset • Pakollisten vaatimusten muutokset • Mikäli muutos ei kohdistu tai liity tiettyyn projektiin eikä aiheuta projekteille kustannus- tai aikataulumuutoksia, käsitellään muutos Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmässä Hyväksyminen projektin ohjausryhmässä (eskalointi tarvittaessa johtoryhmään) tai Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmässä, mikäli projektivaikutuksia ei ole (eskalointi tarvittaessa johtoryhmään)
Vähäinen muutos	• Yksittäisten ei-pakollisten vaatimusten tarkentaminen Hyväksyminen Asiakkaan projektipäällikön tai vaatimuspäällikön toimesta

Järjestelmämuutosten muutoshallintaprosessi on kuvattu seuraavassa taulukossa.

Vaihe	Tehtävät ja menettelytavat
Muutostarve	• Muutostarpeet tulevat toteutus- ja käyttöönottovaiheessa pääasiassa (osa)projektien kautta tai toiminnan kehityksen tavoitetilamääritysten kautta • Muutostarpeet voivat liittyä myös projektien ulkoisiin tekijöihin, kuten organisaatioiden tai lainsäädännön muutoksiin
Muutospyyntö	• Muutospyyntö kirjataan hankkeen käytäntöjen mukaisesti vaatimustenhallinnan työkalun avulla • Tuotekehitysryhmä kokoaa Järjestelmän muutospyynnöt keskitetysti ja tekee niiden alustavan arvioinnin
Muutoksen arviointi	• Mikäli Järjestelmätoimittaja itse ehdottaa muutosta, muutoksen perustelut ja vaikutusanalyysi on liitettävä muutospyyntöön • Mikäli muutos liittyy meneillään olevaan projektiin, projektipäällikön on laadittava arvio muutoksen aikataulusta, kustannuksista ja toimenpiteistä projektisuunnitelmassa määritellyn ajan kuluessa muutospyynnöstä • Tuotekehitysryhmä käsittelee ja arvioi kaikki muutokset • Tarvittaessa merkittävät muutokset ja niiden vaikutukset käsitellään neuvoa antavissa ryhmissä • Tuotekehitysryhmä vahvistaa muutostyypit ja niiden käsittelytavan
Muutostyön hyväksyntä	• Liitteen B rakenteen sekä lainsäädännön ja viranomaisvaatimusten aiheuttamat muutokset hyväksyy ohjausryhmä • Toiminnallisuuksien ja pakollisten vaatimusten sekä liitteen B sisällön muutokset hyväksyy projektin ohjausryhmä tai Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmä (mikäli muutos ei sisälly projektin laajuuteen tai vaikuta kustannuksiin tai aikatauluun). Tuotekehitysryhmä voi hyväksyttää muutoksia johtoryhmällä • Projektiryhmä tai vaatimuspäällikkö hyväksyy vähäiset muutokset
Muutoksen toimeenpano	• Muutos on hyväksyttävä yksimielisesti ja päivitettävä liitteeseen B • Toimeenpano tapahtuu muutoksen arvioinnin aikana laaditun ja hyväksytyn suunnitelman mukaisesti • Toimeenpano tapahtuu käynnissä olevien projektien, jo hankkeeseen kuuluvan myöhemmin alkavan projektin tai uuden muutostyötä varten käynnistettävän projektin toimesta (palvelutoiminnan aikana toimeenpano ylläpitopalvelun mukaisesti) • Tuotantokäytön aikana tehtävät Järjestelmän muutokset käsitellään palvelutoiminnan aikaisen muutoshallinnan mukaisesti
Muutoksen seuranta ja varmistaminen	• Muutosta seurataan tuotekehitysryhmän toimesta vaatimustenhallinnan työkalun avulla

3.2.4 Sopimuksen muutokset ‌

Sopimusmuutosten muutostyypit on kuvattu seuraavassa taulukossa.

Tyyppi	Kuvaus
Merkittävä muutos	• Sopimusrakenteen tai sopimustekstin muutos • Sopimuksen tai sen osan irtisanomisen seuraukset • Neuvottelu strategisessa yhteistyöryhmässä • Hyväksyntä ohjausryhmässä
Tavanomainen muutos	• Sopimuksen liitteiden muutokset tai tarkennukset • Avainhenkilöiden vaihdokset ja niiden hyväksyminen tai hylkääminen • Käsittely ja hyväksyntä johtoryhmässä – eskalointi tarvittaessa ohjausryhmälle
Vähäinen muutos	• Vähäiset sopimuksen liitteiden muutokset, joiden käsittelystä ei ole erikseen määritelty toimintatapaa • Muutokset käydään läpi sopimuksen yhteyshenkilöiden välillä ja voidaan päättää heidän välillään • Käsittely ja hyväksyntä johtoryhmässä, mikäli sopimuksen yhteyshenkilö sen näkee tarpeelliseksi.

Sopimusmuutosten muutoshallintaprosessi on esitetty seuraavassa taulukossa.

Vaihe	Tehtävät ja menettelytavat
Muutostarve	• Sopimuksen muutostarpeet voivat tulla kummaltakin sopijapuolelta
Muutospyyntö	• Kumpikin sopijapuoli voi pyytää sopimuksen muutosta kirjallisesti. • Pyynnöt toimitetaan hankehallintatoimistolle
Muutoksen arviointi	• Sopijapuolet arvioivat sopimuksen muutoksen vaikutukset • Reagointiaika toisella sopijapuolella on 20 työpäivää ellei kyse ole kiireellisestä asiasta, jolla voi olla merkittäviä kustannus- tai aikatauluvaikutuksia. Tällaisessa tilanteessa reagointiaika on 5 työpäivää. Perustelut kiireellisyydelle on esitettävä muutospyynnössä. • Hankehallintatoimisto arvioi muutoksen tyypin ja raportoi sen oikealle taholle.
Muutostyön hyväksyntä	• Strateginen yhteistyöryhmä neuvottelee merkittävistä muutoksista ja tekee esityksen ohjausryhmälle päätettäväksi. • Johtoryhmä tai tarvittaessa ohjausryhmä hyväksyy tavanomaiset muutokset • Vähäiset muutokset hyväksyy sopimuksen yhteyshenkilö • Muutos on päätettävä yksimielisesti – mikäli yksimielisyyttä ei saavuteta, eskaloidaan asia hallintamallissa seuraavalle tasolle
Muutoksen toimeenpano	• Asiakkaan sopimusyhteyshenkilö päivittää muutoksen sopimusdokumentteihin ja päivittää dokumentin muutoslokia
Muutoksen seuranta ja varmistaminen	• Sopimusta seurataan hallintamallin mukaisesti eri tasoilla – päävastuussa seurannasta ovat sopijapuolten sopimusvastaavat

3.3 Toteutuksen ja käyttöönottojen hyväksymismenettely ‌

Hyväksymismenettelyn tarkoituksena on varmistaa, että toimitettu Järjestelmä on sopimuksen mukainen. Kumpikin sopijapuoli vastaa hyväksymismenettelyyn liittyvistä kustannuksistaan.

Järjestelmätoimittaja on velvollinen noudattamaan Järjestelmän laadulle asetettuja vaatimuksia ja projektisuunnitelmassa sovittuja katselmointi- ja testausmenettelyjä sekä todentamaan Asiakkaalle, että näin on menetelty ennen kuin tulos voidaan esittää hyväksyttäväksi. Sopijapuolet sopivat hyväksytyn projektin lopputuloksen ottamisesta tuotantokäyttöön projektisuunnitelman mukaisesti. Asiakas päättää, otetaanko projektin lopputulos tuotantokäyttöön. Päätös tehdään projektisuunnitelman mukaisesti joko projektin ohjausryhmässä tai Ohjausryhmässä. Sopijapuolet päättävät tarkasta aloittamisajankohdasta projektisuunnitelman mukaisesti.

Projektien hyväksymiskriteerit määritellään tarkemmin projektisuunnitelmassa. Järjestelmän käyttöönotoista sovitaan käyttöönottoprojektien suunnitelmissa. Käyttöönottoprojektien lopputuotoksen hyväksytään Toteutusprojektia vastaavalla tavalla.

3.4 Eskalointi ‌

Asiakkaan ja Järjestelmätoimittajan väliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensin operatiivisella tasolla sopijapuolten edustajien kesken projektin projektipäälliköiden välillä, projektin projektikokouksissa tai ohjausryhmässä

Mikäli sopijapuolet eivät pääse sopuun erimielisyyden ilmenemisestä, on kummallakin sopijapuolella oikeus eskaloida asia seuraavalle ohjaustasolle. Mahdollisesti tarvittavat eskaloinnit tehdään seuraavasti:

1. Projektipäällikkö eskaloi asian projektin ohjausryhmälle

2. Mikäli asia ei ratkea projektin ohjausryhmässä, projektin ohjausryhmä eskaloi asian johtoryhmälle

3. Mikäli johtoryhmä ei kykene ratkaisemaan asiaa, johtoryhmä eskaloi asian ohjausryhmälle

4. Ohjausryhmä voi päättää asian eskaloimisesta strategiselle yhteistyöryhmälle, Asiakkaan omistajaohjaukseen tai Tilaajien välisen yhteistyösopimuksen mukaisesti Tilaajien omaan päätöksentekoon

Mikäli edellä mainitut ryhmät eivät pääse yksimielisyyteen sopijapuolten välisen erimielisyyden ratkaisemisesta, toimii tällöin eskalointitasona strateginen yhteistyöryhmä, jonka tulee kokoontua 5 työpäivän kuluessa eskaloinnista.

Ellei viimeisellä eskalointitasolla päästä yksimielisyyteen 15 päivän kuluessa siitä, kun erimielisyys tuotiin kyseisen tason ratkaistavaksi, kumpikin sopijapuoli voi viedä erimielisyyden Toimitussopimuksen mukaisesti ratkaistavaksi.

Erimielisyyden jatkuessa sopijapuolet voivat nimetä yhteisen sopijapuolista riippumattoman kolmannen sopijapuolen, jonka tehtävänä on pyrkiä erimielisyyden selvittämiseen sopijapuolten määrittelemässä ajassa.

3.5 Yhteenveto vastuunjaosta ja päätöksenteosta ‌

Yhteenveto vastuunjaosta on esitetty seuraavassa taulukossa.

V = Vastaa (Ve tarkoittaa eskaloitua päätöksentekoa), O = Osallistuu

Tilaajien päätöksenteko

Ohjausryhmä

Neuvoa antavat ryhmät

Strateginen yhteistyöryhmä

Toiminnan kehityksen ryhmä

Teknologiaryhmä

Johtoryhmä

Hankejohtaja

Toiminnan kehityksen alaryhmä

Tuotekehitys/Arkkiteht.ryhmä

Viestintäryhmä

Hankehallintatoimisto

Projektin ohjausryhmä

Projektipäällikköryhmä

Projektipäällikkö

Projektiryhmä

Xxxxxxxxxxx. hankeohjausryhmät

Hankepäällikköryhmä

Hankkeen tavoitteiden asettaminen

Hankkeen talousohjaus ja budjetointi

Hankkeen riskien hallinta

Toiminnan muutoksen koordinointi

Toiminnan kehityksen osa-alueiden ohjaus

Toiminnallisten tavoitteiden määrittely

Järjestelmän arkkitehtuuriohjaus

Arkkitehtuurinmukaisuuden varmistaminen

Toimittajayhteistyön ohjaus

Järjestelmätoimittajan veloitusten seuranta

Viestintäsuunnittelu ja koordinointi

Resurssien hallinta

Projektin / Osaprojektin asettaminen

Projektin / Osaprojektin suunnitelman

hyväksyminen

Projektin ohjaus

Projektin hallinta

Projektin hyväksyminen

Sopimuksen muutospyyntöjen käsittely

Sopimuksen muutosten arviointi

Sopimuksen muutosten hyväksyntä

Tilaajien päätöksenteko ‌‌‌

Ohjausryhmä

Neuvoa antavat ryhmät

Strateginen yhteistyöryhmä

Toiminnan kehityksen ryhmä

Teknologiaryhmä

Johtoryhmä

Hankejohtaja

Toiminnan kehityksen alaryhmä

Tuotekehitys/Arkkiteht.ryhmä

Viestintäryhmä

Hankehallintatoimisto

Projektin ohjausryhmä

Projektipäällikköryhmä

Projektipäällikkö

Projektiryhmä

Tilaajakoht. hankeohjausryhmät

Hankepäällikköryhmä

Järjestelmän muutospyyntöjen käsittely

Järjestelmän muutosten arviointi

Järjestelmän muutosten hyväksyntä

4 Jatkuvien palveluiden hallintamalli

4.1 Jatkuvien Palveluiden aikainen hallintamalli

Palvelutoiminnan eli Järjestelmän tuotantokäytön aikaisten Järjestelmän tuki- ja ylläpitopalveluiden hallintamalli keskittyy Palvelusopimuksessa ja sen liitteissä kuvattujen palveluiden ohjaukseen ja hallintaan. Hallintamalli noudattelee edellisissä kappaleissa esiteltyjä hallintamallin tasoja ja ryhmityksiä. Strateginen ja taktinen taso keskittyvät tuen ja ylläpidon sekä Järjestelmän jatkokehityksen ohjaukseen. Taktisella tasolla johdetaan kehitys- ja ylläpitotoimintaa, ohjataan tuotekehitystä ja hallinnoidaan projektisalkkua, taloutta, tietoturvaa ja toimittajasuhdetta. Operatiivisella tasolla ohjataan ja hallitaan yksittäisiä projekteja sekä Jatkuvia Palveluita. Järjestelmään kohdistuvia muutoksia hallitaan keskitetysti.

Ylläpito- ja jatkokehitysvaiheen hallintamalli on esitetty seuraavassa kuvassa.

Ylin johto

Asiakkaan ohjaus

Strateginen kehittäminen ja päätöksenteko

Teknologiaryhmä

Ohjausryhmä

Toiminnan kehityksen ryhmä

Strateginen yhteistyöryhmä

AAppKouttintm-ithieannnka/kHeeUidiISe:nTn

KKuunntiteienn//HHUUSS:n:n

ATpooitt-i-ihnhananknkkk/ediCdeenn:n

koeoohhiajtatuäusms inen

hjaus

Kehityksen ja ylläpidon johtaminen ja hallinto

Johtaja

Apotti kehitysfoorumi

Johtoryhmä

Taloushallinta

Toimittajahallinta

Tuotekehitys / arkkitehtuuriohjaus

Projektisalkku

Tietoturva

Projektit ja palveluhallinta

Projektin ohjausryhmä

Projektien ohjausryhmä

Jatkuvien palveluiden ohjusryhmä

Palvelupäällikkö

Projektiryhmä

Järjestelmätuen ja – Palveluryhmä ylläpidon palveluryhmä

Tilaajakohtainen

Tilaajien / Asiakkaan sisäinen

Asiakkaan (Tilaajien) ja Toimittajan yhteinen Asiakkaan ohjaukseen liittyvä ryhmä

Projektipäällikkö

Palvelupäällikkö

TAKTINEN

STRATEGINEN

TILAAJAT JÄRJESTELMÄN YLLÄPITO JA KEHITTÄMINEN

OPERATIIVINEN

Kuva 4: Ylläpito- ja jatkokehitysvaiheen hallintamalli

4.1.1 Asiakkaan omistajaohjaus ‌

Tehtävät

Asiakkaan ohjaus, tavoitteiden asettaminen, toiminnan seuranta, taloudellinen ohjaus

4.1.2 Ohjausryhmä ‌

Tehtävät

Ohjaus ja päätöksenteko

• Järjestelmän kehittämisen ja ylläpidon tavoitteiden asettaminen ja toteutumisen seuranta

• Budjetin päättäminen ja kustannusseuranta

• Henkilöresursoinnin riittävyyden varmistaminen

• Merkittävien riskien hallinta

• Merkittävien kehitys- ja käyttöönottoprojektien seuranta

• Merkittävien sopimusmuutosten hyväksyntä

• Ristiriitojen ja ongelmien ratkaisu (johtoryhmän, strategisen yhteistyöryhmän eskaloimat)

Osallistujat	Asiakkaan / Tilaajan ylimmän johdon edustajat Osallistujat nimitetään hankkeen käynnistyksen yhteydessä Päätösvaltaisuus määritellään hankkeen käynnistyksen yhteydessä
Kokoontuminen	Noin 4 kertaa vuodessa
Valmistelija	Johtaja
Eskalaatiot	Omistajaohjaus

4.1.3 Strateginen yhteistyöryhmä ‌

Tehtävät	Asiakkaan ja Järjestelmätoimittajan johtotason yhteistyön ja sopimussuhteen hallinta toteutus- ja käyttöönottovaiheen ohjausmallia vastaavasti sekä seuraavin lisäyksin • Kehitys- ja käyttöönottoprojektien etenemisen seuranta • Merkittävien palvelutasopoikkeamien ja seuraamusten käsittely
Osallistujat	Asiakkaan ylimmän johdon edustajat sekä hankejohdon edustajat Järjestelmätoimittajan ylimmän johdon edustajat Edustajat nimetään vuosittain Päätösvaltainen, kun molemmat sopijapuolet ovat kokouksessa
Kokoontuminen	4 kertaa vuodessa Lisäksi tarvittaessa, jos toimituksissa tai sopimussuhteessa on merkittäviä muutoksia tai eskalointi sitä edellyttää.
Valmistelija	Asiakkaan vastuuhenkilö yhteistyössä Järjestelmätoimittajan asiakasvastaavan kanssa
Eskalaatiot	Ohjausryhmä / Järjestelmätoimittajan ylin johto

4.1.4 Johtaja ‌

Tehtävät	Asiakkaan organisaation johtaminen
Eskalaatiot	Ohjausryhmä / Omistajaohjaus

4.1.5 Johtoryhmä ‌

Tehtävät

Järjestelmän ylläpidon ja jatkokehityksen johtaminen

• Ylläpidon ja jatkokehittämisen tavoitteiden mukaisten tehtävien toimeenpano

• Kehitysprojektien asettaminen / Uusien käyttöönottoprojektien asettaminen

• Henkilöresurssien osoittaminen projekteille

• Taloushallinto ja kustannusten valvonta

• Riskienhallinta

• Projektien seuranta ja ohjaus

• Raportointi ohjausryhmälle

• Ylläpitotyön mitoittamisen päättäminen

• Palvelutasopoikkeamien seuraamusten käsittely sekä niiden vaatimien toimenpiteiden päättäminen

• Merkittävien projektien ja Järjestelmän muutosten hyväksyntä (projektien ohjausryhmien, Järjestelmän muutoksenhallintaryhmän, tuotekehityksen eskaloimat päätökset)

• Ristiriitojen ja ongelmien ratkaisu (projektien / palveluiden

	ohjausryhmien eskaloimat)
Osallistujat	Asiakkaan johtoryhmän edustajat Järjestelmätoimittajan edustajat kutsuttaessa
Kokoontuminen	1-2 kertaa kuukaudessa Lisäksi tarvittaessa, mikäli eskalointi sitä edellyttää.
Valmistelija	Johdon assistentti
Eskalaatiot	Ohjausryhmä / Strateginen yhteistyöryhmä

4.1.6 Apotti-kehitysfoorumi ‌

Tehtävät	Järjestelmän kehitystarpeiden käsittely • Loppukäyttäjien palautteen ja tarpeiden kerääminen ja käsittely • Uusien kehitystarpeiden määrittely ja priorisointi • Kehityssuunnitelmien ylläpito ja viestintä • Kehitystarpeiden toteutumisen seuranta
Osallistujat	Xxxxxxxxx ja Asiakkaan edustajat Järjestelmätoimittajan edustajat tarpeen mukaan
Kokoontuminen	1-4 kertaa vuodessa
Valmistelija	Ryhmän määrittelemä edustaja
Eskalaatiot	Johtoryhmä

4.1.7 Tuotekehitys / Arkkitehtuuriryhmä ‌

Tehtävät	Järjestelmän jatkokehityksen ohjaus ja muutoshallinta • Ratkaisuarkkitehtuurin tavoitetilan ylläpito • Järjestelmän kehittämisen koordinointi yli kehitysprojektien ja ylläpitotoiminnan • Arkkitehtuurinmukaisuuden varmistaminen taktisella ja operatiivisella tasolla • Järjestelmän vaatimustenhallinta • Muutoksenhallinta o Muutospyyntöjen käsittely, luokittelu ja analysointi o Muutospyyntöjen eskalointi prosessin mukaisesti o Muutosten toimeenpano • Toiminnan kehityksen tavoitteiden ja Järjestelmän toteutuksen ristiriitojen arviointi ja ratkaisuehdotusten laadinta johtoryhmälle
Osallistujat	Tuotekehitysvastaava(t) Vaatimuspäällikkö Ratkaisuarkkitehdit
Kokoontuminen	1-4 kertaa kuussa
Valmistelija	Vaatimuspäällikkö
Eskalaatiot	Johtoryhmä

4.1.8 Taloushallinta, projektisalkun hallinta, toimittajahallinta, tietoturva ‌

Tehtävät

Johdon tuki

• Taloudenhallinta kattaa Järjestelmätoimittajan laskutuksen hallinnasta ja palvelukustannus sisäisestä jakamisesta Tilaajien

	kesken • Projektisalkun hallinta vastaa kehitysprojektisalkun hallinnasta • Toimittajahallinta vastaa toimittajasuhteen kehittämisestä ja sopimushallinnasta • Tietoturvavastaava(t) vastaavat Järjestelmän tietoturvan kehittämisestä
Osallistujat	Määritellään Asiakkaan organisaation mukaisesti
Kokoontuminen	Määritellään tarpeen mukaan
Valmistelija	Osallistujat
Eskalaatiot	Johtoryhmä

4.1.9 Jatkuvien Palveluiden ohjausryhmä ‌

Tehtävät	Palvelutoiminnan operatiivinen ohjaus • Tuki- ja ylläpitopalveluiden seuranta ja ohjaus • Palvelusalkun hallinnan prosessien toimeenpano • Palvelukustannusten seuranta • Palveluiden kehityssuunnitelman hyväksyminen ja seuranta • Versiosuunnitelman hyväksyminen ja seuranta • Palvelutasojen hallinta; Palvelutasoraporttien ja –poikkeamien käsittely sekä seuraamusten käsittely • Tavanomaisten Palvelusopimuksen muutosten hyväksyntä • Tietoturvan, riskienhallinnan ja jatkuvuuden tilannearvio • Ylläpitosuunnitelman ja resurssitarpeiden seuranta • Ylläpitotöiden mitoittaminen ja kapasiteettimuutosten esittäminen • Palveluiden siirtojen seuranta projekteilta ylläpitoon ja käyttöpalveluihin
Osallistujat	Asiakkaan palveluiden vastuuhenkilö Järjestelmätoimittajan palvelupäällikkö Xxxxxxxx sopijapuoli nimeää tarvittavan määrän henkilöitä.
Kokoontuminen	10 - 12 kertaa vuodessa ja lisäksi tarvittaessa, mikäli tarvitaan merkittäviä muutoksia sopimuksissa, palvelussa, Järjestelmässä tai eskalointiprosessi sitä edellyttää
Valmistelija	Järjestelmätoimittajan palvelupäällikkö
Eskalaatiot	Johtoryhmä

4.1.10 Palvelupäällikkö ja palveluryhmät ‌

Tehtävät

Palvelun hallinta ja kehittäminen

• Palvelu- ja palvelutasoraportointi, poikkeamien raportointi

• Pääkäyttäjä- ja IT-helpdesk toimintojen koordinointi

• Palveluiden kehityssuunnitelmien ja versiosuunnitelmien toimeenpano

• Ylläpitotarpeiden seuranta ja raportointi

• Lyhyen tähtäimen ylläpitosuunnitelmien ylläpito ja toimeenpano

• Muutospyyntöjen laadinta ja alustava käsittely

• Muutosten toimeenpano

Eskalaatiot

Jatkuvien Palveluiden ohjausryhmä

Muutospyynnöt Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmälle

4.1.11 Kehitysprojektin ohjausryhmä ‌

Tehtävät	Projektin ohjaus toteutus- ja käyttöönottovaiheen hallintamallia vastaavasti
Osallistujat	Projektisuunnitelman mukaiset ohjausryhmän edustajat Projektipäällikkö ja projektiryhmän edustajat tarvittaessa
Kokoontuminen	Projektisuunnitelman mukaisesti
Valmistelija	Projektipäällikkö
Eskalaatiot	Johtoryhmä

4.1.12 Projektipäällikkö ‌

Tehtävät

Projektinhallinta toteutus- ja käyttöönottovaiheen hallintamallia vastaavasti

Eskalaatiot

Projektin ohjausryhmä

Muutospyynnöt Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmälle

4.1.13 Muut Asiakkaan toimintaan liittyvät ryhmät ‌

Toiminnan kehityksen ryhmä

Tehtävät	Toiminnan kehittäminen / koordinointi toteutus- ja käyttöönottovaiheen ohjausmallia vastaavasti seuraavin lisäyksin • Uusien toiminnan tarpeista johdettujen Järjestelmän kehitystarpeiden tunnistaminen ja viestintä
Osallistujat	Tilaajien nimeämät edustajat
Kokoontuminen	6-12 kertaa vuodessa
Valmistelija	Ryhmän nimeämä valmistelija
Eskalaatiot	Ohjausryhmä / Omistajaohjaus

Teknologiaryhmä

Tehtävät	Teknologian kehittäminen toteutus- ja käyttöönottovaiheen ohjausmallia vastaavasti
Osallistujat	Tilaajien / Asiakkaan nimeämät edustajat
Kokoontuminen	6-12 kertaa vuodessa
Valmistelija	Kehitysryhmän nimeämä valmistelija
Eskalaatiot	Ohjausryhmä / Omistajaohjaus

4.2 Palveluiden muutoshallinnan menettelytavat ‌

4.2.1 Järjestelmän muutokset ‌

Järjestelmän muutoshallinnan prosessi noudattaa toteutus- ja käyttöönottovaiheen toimintatapoja seuraavin poikkeuksin:

• Kaikki muutospyynnöt käsitellään, luokitellaan ja arvioidaan Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmässä.

• Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmä voi hyväksyä vähäiset ja tavanomaiset muutokset ja sopia niiden toimeenpanosta.

• Merkittävät muutokset hyväksyy johtoryhmä, joka voi tarvittaessa eskaloida päätöksen ohjausryhmälle.

4.2.2 Projektien muutokset ‌

Projektin muutoshallinnan prosessi noudattaa liitteen H yleisiä menettelytapoja sekä tässä dokumentissa kuvattuja Järjestelmän toteutus- ja käyttöönottovaiheen toimintatapoja seuraavin poikkeuksin:

• Järjestelmään liittyvät muutospyynnöt käsitellään, luokitellaan ja arvioidaan Tuotekehitys/Arkkitehtuuriryhmässä ja muutoksissa noudatetaan järjestelmämuutosten hallinnan toimintatapoja.

• Projektin sisältöön, aikatauluun tai laajuuteen liittyvät muutokset käsitellään projektin ohjausryhmässä. Muutoksista raportoidaan Asiakkaan projektisalkunhallintaan.

• Merkittävät muutokset hyväksyy johtoryhmä, joka voi tarvittaessa eskaloida päätöksen ohjausryhmälle.

4.2.3 Sopimusmuutokset ‌

Sopimusmuutosten hallinta noudattaa toteutus- ja käyttöönottovaiheen toimintatapoja seuraavin poikkeuksin:

• Palveluiden tavanomaiset sopimusmuutokset käsittelee ja hyväksyy Jatkuvien Palveluiden ohjausryhmä. Elleivät sopijapuolet pääse yksimielisyyteen sopimusmuutoksista tai muista Jatkuvien Palveluiden ohjausryhmän päätösvaltaan kuuluvista asioista, käsitellään asia strategisessa yhteistyöryhmässä.

• Sopimusmuutosten arviointia tukee Asiakkaan toimittajahallinnan toiminto.

4.2.4 Palveluiden muutokset ‌

Palveluiden muutokset käsitellään Jatkuvien Palveluiden ohjausryhmässä. Mikäli muutos vaikuttaa palvelun sisällön tain palvelutasojen muutoksiin, hyväksytään muutos johtoryhmässä. Johtoryhmä eskaloi merkittävät muutokset ohjausryhmään ja/tai strategiseen yhteistyöryhmään. Palvelun muutokset voidaan toimeenpanna niiden hyväksymisen jälkeen.

4.3 Julkaisu/versiohallinnan menettelytavat ‌

Julkaisu- ja versionhallinnan menettelytavat kuvataan Järjestelmätoimittajan palvelusuunnitelmassa.

4.4 Projektien hyväksymismenettely ‌

Palvelusopimusten alaisten projektien hyväksymismenettely vastaa toteutus- ja käyttöönottovaiheen projektien hyväksymismenettelyä. Hyväksymiskriteerit ja tarkemmat menettelyt määritellään projektisuunnitelmissa.

Erikseen hinnoiteltavien lisäpalveluiden lopputulosten hyväksymismenettely ja

–kriteerit sovitaan tapauskohtaisesti erikseen.

4.5 Eskalointi ‌

Eskalointi noudattaa toteutus- ja käyttöönottovaiheen eskalointia seuraavin eskalointitasoihin liittyvin tarkennuksin:

1. Projektipäällikkö eskaloi asian projektin ohjausryhmälle ja palvelupäällikkö Jatkuvien Palveluiden ohjausryhmälle

2. Mikäli asia ei ratkea näissä ryhmissä, eskaloidaan asia johtoryhmälle

3. Mikäli johtoryhmä ei kykene ratkaisemaan asiaa, johtoryhmä eskaloi asian ohjausryhmälle

Palvelun laatutasoon liittyvien poikkeamin eskalointi noudattaa vastaavia eskalointitasoja. Mahdollisesta laatutason poikkeamista johtuvista seuraamuksista päätetään johtoryhmässä.

Mikäli kyseessä on palveluiden laatuun tai häiriöttömyyteen liittyvä erittäin kiireellinen erimielisyys tai palvelupoikkeama, voivat sopijapuolet noudattaa erityistä hätäeskalointia. Hätäeskaloinnin käyttämisestä voi päättää Järjestelmätoimittajan palvelupäällikkö tai Asiakkaan sopimusvastaava tai heidän varahenkilönsä. Hätäeskaloinnissa ei noudateta edellä sovittuja

määräaikoja ja asiat voidaan eskaloida suoraan myös strategiselle yhteistyöryhmälle. Hätäeskalointitapauksissa Asiakas ja Järjestelmätoimittaja sitoutuvat ratkaisemaan asian niin pian kuin se on kohtuudella mahdollista.

Hätäeskaloinnin prosessi kuvataan tarkemmin palvelusuunnitelmassa.

5 Vastuu- ja yhteyshenkilöt ‌

Sopijapuolet nimeävät vastuuhenkilöt osallistumaan yhteistyöhön tämän hallintamallin mukaisesti. Projektien vastuuhenkilöt määritellään projektisuunnitelmissa.

Järjestelmätoimittaja nimeää Asiakkaalle asiakassuhteesta ja sopimusten mukaisesta kokonaisuudesta vastaavan henkilön.

Xxxxxxx nimeää Järjestelmätoimittajan suuntaan toimittajavastaavan, joka vastaa toimittajayhteistyön johtamisesta ja vastaa toimitus- ja palvelukokonaisuuden ohjaamisesta ja seurannasta.

Vastuu- ja yhteyshenkilöiden nimet ja tiedot on koottu liitteeseen D2.

Sopijapuolet vastaavat kumpikin yhteistyöhön osallistuvien henkilöiden tietojen ajantasaisuudesta ja tiedottamisesta toiselle sopijapuolelle.

Document Metadata

Table of Contents

SOPIMUS ASIAKAS- JA POTILASTIETOJÄRJESTELMÄSTÄ

Document Metadata