Rakennerahastorahoituksen yleiset ehdot
Rakennerahastorahoituksen yleiset ehdot
Sisällysluettelo
1 Soveltamisala 2
2 Tutkimusinfrastruktuuri-investointeja sisältävät hankkeet 2
3 Projektin toteuttaminen, julkisuus ja tiedotus 3
3.1 Ohjausryhmän kokoonpano ja tehtävät 3
3.2 Vastuullisen johtajan asema ja tehtävät 4
3.3 Rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus 4
4 Kustannusten seuranta 4
5 Hyväksyttävät kustannukset 4
5.1 Periaatteet 4
5.2 Hankintamenettelyt 5
5.3 Rahapalkat 5
5.4 Henkilösivukustannukset 6
5.5 Välilliset kustannukset (yleiskustannukset) 6
5.6 Matkakustannukset 6
5.7 Aine- ja tarvikekustannukset 6
5.8 Laiteostot 6
5.9 Ostetut palvelut 7
5.10 Muut kustannukset 7
5.11 Kustannukset, joita ei hyväksytä 7
6 Projektissa syntyvät tulot 8
7 Projektiin saatu ulkopuolinen rahoitus, omarahoitus ja saatu muu panostus 8
8 Kansainvälinen tutkijaliikkuvuus 8
9 Raportointi 9
10 Tilintarkastajan tarkastusraportti 9
11 Rahoituksen maksaminen 9
12 Jälkiraportointi 10
13 Muutokset 10
13.1 Projektimuutokset 10
13.2 Rahoituspäätöksen siirtäminen 10
14 Tuloksiin liittyvät oikeudet ja tulosten julkisuus 10
14.1 Julkisuus 10
14.2 Omistusoikeus 10
14.3 Hyödyntäminen 11
14.4 Teollis- ja tekijänoikeuksien luovutus 11
14.5 Ensisijainen neuvotteluoikeus tulosten hyödyntämisestä 11
15 Rahoituksen saajan tiedonantovelvollisuus 11
16 Projektin tarkastukset 11
17 Maksatuksen ja rahoituksen keskeyttäminen ja takaisinperintä 12
17.1 Soveltaminen 12
17.2 Maksatuksen väliaikainen keskeyttäminen 12
17.3 Tutkimusprojektin rahoituksen keskeyttäminen 12
17.4 Rahoituksen palauttaminen 12
17.5 Rahoituksen takaisinperintä 12
18 Tutkimusrahoituksen erityisehdot 12
19 Tulkintajärjestys 13
1 Soveltamisala
Näitä ehtoja sovelletaan valtionavustuksiin ja valtuudesta tehtyihin rahoituspäätöksiin (jäljempänä rahoituspäätös), jotka Tekes on myöntänyt julkisen tutkimuksen projekteille Suomessa. Ehdot koskevat Euroopan aluekehitysrahaston (EAKR) Kestävää kasvua ja työtä 2014 - 2020 Suomen rakennerahasto-ohjelman varoista osarahoitettuja projekteja. Valtionavustuksella tarkoitetaan muille kuin valtion budjettitalouden virastoille ja laitoksille myönnettyä avustusta. Valtuudesta tehdyillä rahoituspäätöksillä tarkoitetaan valtion budjettitalouden virastoille ja laitoksille myönnettyä määrärahan käyttöoikeutta.
Muille kuin valtion budjettitalouden virastoille ja laitoksille Tekes on myöntänyt avustusta valtionavustuslain (688/2001) nojalla. Valtion budjettitalouden virastojen ja laitosten hankkeissa noudatetaan valtionavustuslakia soveltuvin osin.
Julkisella tutkimuksella tarkoitetaan sellaista tutkimusorganisaation tutkimus- ja kehitystoimintaa, joka tähtää yleiseen tiedon tason nostamiseen edistäen osaamisen syntymistä, kehittymistä ja laaja-alaista hyödyntämistä ja jonka tulokset levitetään laajasti.
Tutkimusorganisaatiolla tarkoitetaan sellaista tutkimus- ja tiedonlevittämisorganisaatiota (kuten korkeakoulut tai tutkimuslaitokset, teknologiansiirtoelimet, innovaatioiden välittäjät, tutkimussuuntautuneet fyysiset tai virtuaaliset yhteistyöyhteisöt) sen oikeusasemasta (julkis- tai yksityisoikeudellinen) tai rahoitustavasta riippumatta, jonka päätavoitteena on harjoittaa riippumattomasti perustutkimusta, teollista tutkimusta tai kokeellista kehittämistä tai levittää tällaisen toiminnan tuloksia koulutuksen, julkaisujen tai tiedonsiirron kautta. Kun tällainen yhteisö harjoittaa myös taloudellista toimintaa, tällaisen taloudellisen toiminnan rahoituksesta, kustannuksista ja tuloista on pidettävä erillistä kirjanpitoa. Tällaisessa yhteisössä ratkaisevaa vaikutusvaltaa esimerkiksi osakkaana tai jäsenenä käyttävillä yrityksillä ei saa olla etuoikeutta sen saavuttamiin tuloksiin.
Lisäksi edellytyksenä on, että päätavoitteen mukaisesta toiminnasta saatavat voitot investoidaan uudelleen näihin toimintoihin.
Ehdoissa on otettu huomioon EAKR-rahoitusta koskevat Euroopan Unionin säädökset sekä kansalliset säädökset, joita ovat erityisesti:
• ns. Yleisasetus (EU N:o 1303/2013)
• ns. EAKR-asetus (EU N:o 1301/2013)
• Laki alueiden kehittämisestä ja rakennerahastotoiminnan hallinnoinnista (7/2014)
• Valtioneuvoston asetus rakennerahastosta osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta (358/2014)
• Laki alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta (8/2014) luku 3
• Valtionavustuslaki (688/2001)
2 Tutkimusinfrastruktuuri-investointeja sisältävät hankkeet
Tutkimusinfrastruktuuri-investointeja sisältävästä hankkeesta on kyse silloin, kun hankkeessa rahoitetaan aineellisen tai aineettoman käyttöomaisuuden hankintaa. Tässä ei tarkoiteta hanketta, jossa rahoitetaan tutkimuslaitteen hankintaa siltä osin kuin laitetta käytetään rahoitettavassa tutkimusprojektissa projektin keston aikana. Xxxxx kohta 5.8 Laiteostot.
Jos rahoituksen saaja käyttää rahoitettavaa infrastruktuuria sekä taloudelliseen että muuhun kuin taloudelliseen toimintaan, näiden toimintojen kustannukset ja rahoitus on pidettävä erillään kirjanpidossa. Tekesin tutkimusrahoitusta ei saa käyttää infrastruktuurin rahoittamiseen siltä osin kuin infrastruktuuria suunnitellaan käytettäväksi taloudelliseen toimintaan.
Rahoituksen saajalla on oltava luotettava seuranta, jonka avulla rahoitetun infrastruktuurin kapasiteetin käyttö taloudellisen ja muun kuin taloudellisen toiminnan kesken voidaan vaikeuksitta todentaa.
Rahoituksen saajan on ilmoitettava Tekesiin, mikäli infrastruktuurin käytön osuus taloudellisen ja muun kuin taloudellisen toiminnan kesken muuttuu ennakoidusta ja projektille hyväksytystä. Tämä seuranta- ja raportointivelvoite on voimassa rahoitetun infrastruktuurin taloudellisen pitoajan loppuun saakka eli niin kauan kun hankintameno on taseessa poistamatta.
Riippumattoman tilintarkastajan on loppuraportin yhteydessä tehtävässä tarkastusraportissa otettava kantaa siihen, onko rahoituksen saaja seurannut infrastruktuurin käyttöä taloudelliseen ja muuhun kuin taloudelliseen toimintaan projektin aikana. Tilintarkastaja ottaa kantaa myös siihen, vastaako infrastruktuurin toteutunut käyttö taloudellisen ja muun kuin taloudellisen toiminnan kesken Tekesille ilmoitettua osuutta tutkimusinfrastruktuurin vuotuisesta kapasiteetista. Jos seurannassa todetaan puutteita, Tekes voi periä maksetun rahoituksen takaisin kokonaan tai osittain.
Tekes voi periä maksetun rahoituksen takaisin kokonaan tai osittain myös, jos ilmenee, että Tekesin rahoitusta on kohdistunut valtiontukisäännösten vastaisesti taloudelliseen toimintaan.
Toimen pysyvyys
Tutkimusinfrastruktuuri-investointeja sisältävän hankkeen hyväksyttyyn sisältöön tai toteuttamisedellytyksiin ei saa viiden vuoden kuluessa rahoituksen viimeisen maksuerän maksamisesta kohdistua sellaisia huomattavia muutoksia, joista säädetään yleisasetuksen (1303/2013) 71 artiklan 1 kohdassa.
Rahoituksen saajan on ilmoitettava Tekesille etukäteen, jos projektissa hankitun aineellisen tai aineettoman käyttöomaisuuden käyttötarkoitus tai omistussuhteet muuttuvat, toiminta siirretään ohjelma-alueen (Suomen) ulkopuolelle tai projektin tulosten hyödyntäminen lopetetaan. Ilmoitusvelvollisuus on voimassa viisi vuotta loppumaksun suorittamisesta rahoituksen saajalle.
Tutkimusinfrastruktuuri-investointeja sisältävän hankkeen kustannusten tukikelpoisuuden edellytyksenä on, että tuotannollista toimintaa ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle kymmenen vuoden aikana viimeisen maksuerän maksamisesta. Siirrosta on ilmoitettava Tekesiin etukäteen.
Tekes voi periä maksetun rahoituksen takaisin kokonaan tai osittain, jos muutos vaikuttaa huomattavasti projektin luonteeseen tai täytäntöönpanon edellytyksiin.
Tuloa tuottavat hankkeet
Yleisasetuksen (EU 1303/2013) 61 artiklassa on säädetty ns. tuloa tuottavien hankkeiden tukikelpoisista kustannuksista. Tekesin rahoituksen osalta tuloa tuottavalla hankkeella tarkoitetaan lähinnä sellaista projektia, jossa Tekes rahoittaa projektissa laite- tai tilainvestointeja ja rahoituksen saaja saa näiden laitteiden tai tilojen käytöstä ulkopuolisilta käyttäjiltä tuloja projektin toteuttamisaikana ja/tai sen jälkeen.
Hakijan on esitettävä rahoitushakemuksen yhteydessä arvio saatavista tuloista ja raportoitava projektin toteutusaikana saadut nettotulot jokaisen kustannustilityksen yhteydessä. Lisäksi rahoituksen saaja on velvollinen ilmoittamaan Tekesiin kaikki projektin tukikelpoisilla kustannuksilla aikaan saadut nettotulot projektin päättymistä seuraavan kolmen vuoden aikana kuitenkin enintään 31.12.2026 saakka.
Tässä tarkoitettuja projektin päättymisen jälkeisiä nettotuloja ei tarvitse ottaa huomioon projekteissa, joiden kokonaiskustannukset ovat enintään miljoona euroa.
3 Projektin toteuttaminen, julkisuus ja tiedotus
Rahoitus on tarkoitettu rahoituspäätöksessä nimetyn organisaation (rahoituksen saaja) käyttöön. Rahoituksen saaja ei saa miltään osin siirtää saamaansa rahoitusta kolmannelle osapuolelle.
Rahoituksen saajan on toteutettava projekti tutkimusrahoituspäätöksen mukaisesti. Projektien tulee päättyä viimeistään 31.12.2022.
Kun projektin rahoitus on myönnetty tavanomaista rahoitustasoa suurempana, Tekesillä on oikeus alentaa rahoitustasoa, jos rahoituspäätöksessä esitetyt ehdot korotetulle rahoitustasolle eivät täyty.
Tiedottamisessa on noudatettava rakennerahastohankkeiden viestintäohjetta. Ohje löytyy TEM:n rakennerahastotoiminnan viralliselta verkkosivustolta (xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx) kohdasta Hanketoimijalle / Viestintä.
Projektien tiedot julkaistaan sekä Tekesin verkkosivuilla että internetissä rakennerahastojen tietopalvelussa. Projekteista julkaistaan mm. tuensaaja ja tuensaajan yhteystiedot, projektin nimi ja muut perustiedot, projektin julkinen tiivistelmä, projektin tukikelpoiset kokonaiskustannukset, Euroopan aluekehitysrahaston osarahoitusosuus, seurantatiedot ja projektin sijainti.
Tulosten julkisuutta koskevat ehdot ovat kohdassa 14.
3.1 Ohjausryhmän kokoonpano ja tehtävät
Tekesin projektityyppien projekteissa on oltava ohjausryhmä, johon rahoituksen saajan ohella kuuluu ulkopuolisia asiantuntijoita ja/tai yritysten edustajia. Yrityksellä, joka on rahoittanut projektia tai luovuttanut sen käyttöön muuta projektin toteuttamisen kannalta välttämätöntä panostusta, on oikeus saada edustaja ohjausryhmään.
Tutkimusideoista uutta tietoa ja liiketoimintaa -projektin ohjausryhmässä tulee olla kaupallistamista tarkasteleva asiantuntija. Xxxxxxxxxxxxxxx kanssa verkottuneen tutkimuksen projektissa ohjausryhmään on nimettävä edustajia mahdollisista hyödyntäjäorganisaatioista.
Ohjausryhmän asiantuntijajäsenet valitaan ryhmään henkilöjäseninä henkilön oman asiantuntijuuden perusteella. Asiantuntijajäsen ei voi valtuuttaa toista henkilöä. Asiantuntija voi toimia samanaikaisesti useissa projekteissa ohjausryhmän jäsenenä. Rahoituksen saaja valitsee ja erottaa ohjausryhmän asiantuntijajäsenet.
Ohjausryhmä sopii kokouskäytäntönsä ja päätöksentekomenettelynsä ensimmäisessä kokouk- sessaan. Ensimmäisen kokouksen päätöksille ja merkittäville projektimuutoksille on saatava kaikkien rahoittajien hyväksyntä. Ohjausryhmällä on projektissa neuvoa-antava rooli.
Ohjausryhmällä ei ole eikä sille voi delegoida rahoituksen saajaa sitovaa päätösvaltaa projektissa. Xxxxxxxxxxxxxxx kanssa verkottuneessa tutkimusprojektissa projektin aikana ohjausryhmä vahvistaa vastuullisen johtajan tekemät projektimuutosesitykset Tekesille. Katso myös kohta 13.
Tekesin edustajalla on oikeus osallistua ohjausryhmän kokouksiin. Kokouskutsu kaikkiin kokouksiin ja kokouspöytäkirjat on toimitettava Tekesiin samaan aikaan ja samansisältöisenä kuin ohjausryhmän jäsenille.
Tekes ei hyväksy ohjausryhmään nimetyille mahdollisille hyödyntäjäorganisaatioille ohjausryhmätyöstä maksettavia korvauksia eikä ohjausryhmän kokoukseen osallistumisesta syntyviä matkakustannuksia.
Ohjausryhmän asiantuntijajäsenelle ohjausryhmätyöstä maksettava korvaus ja kokoukseen osallistumisesta korvattavat matkakustannukset ovat projektille hyväksyttäviä kustannuksia. Kustannusten korvauksissa noudatetaan rahoituksen saajan normaaleja käytäntöjä.
Rahoituksen saajalle syntyvät matkakustannukset ohjausryhmän kokoukseen osallistumisesta ovat projektille hyväksyttäviä kustannuksia.
3.2 Vastuullisen johtajan asema ja tehtävät
Rahoituksen saajan on nimettävä projektille vastuullinen johtaja, joka on palvelussuhteessa rahoituksen saajaan. Vastuullinen johtaja on projektin tieteellinen ja tutkimuksellinen vastuuhenkilö. Vastuullisella johtajalla ei ole oikeutta toimia rahoituksen saajan puolesta ja hyväksyä tätä velvoittavia sitoumuksia, ellei häntä siihen erikseen valtuuteta.
Projektin vastuullinen johtaja ei saa olla esteellinen. Vastuullisella johtajalla ei saa olla merkittävää omaa intressiä projektin rahoittaja- tai hyödyntäjäyrityksessä eikä myöskään projektille palveluja myyvässä yrityksessä. Kielletyksi intressiyhteydeksi katsotaan esimerkiksi tilanne, jossa vastuullinen johtaja tai hänen perheenjäsenensä omistaa yli 10 prosenttia yrityksestä, on jäsen yrityksen hallintoelimissä tai on yhtiön toimitusjohtaja.
Vastuullisen johtajan tehtävänä on valvoa Tekesin tutkimusrahoituspäätöksessä mainitun projektin toteuttamista. Hän huolehtii, että projektia johdetaan asianmukaisesti ja että projektin eri osapuolille, rahoittajille ja ohjausryhmän jäsenille tiedotetaan tutkimusrahoituspäätöksestä ehtoineen ja projektin etenemisestä sovitulla tavalla.
Vastuullinen johtaja valvoo, että projektin raportointi on järjestetty Tekesin edellyttämällä tavalla.
3.3 Rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus
Rahoituksen saaja sitoutuu noudattamaan rahoituspäätöstä ja sen ehtoja allekirjoittamalla hyväksymisilmoituksen. Hyväksymisilmoituksen allekirjoittaa henkilö, jolla on siihen oikeus rahoituksen saajan työjärjestyksen mukaan tai muutoin todennetulla tavalla.
Rahoituksen saajan on toimitettava Tekesille rahoituspäätöksen hyväksymisilmoitus kuukauden kuluessa rahoituspäätöksen ilmoituksen päiväyksestä.
Hyväksymisilmoituksessa
• ilmoitetaan riippumattoman tilintarkastajan (KHT, HTM, JHTT) yhteystiedot
• vahvistetaan projektin vastuullinen johtaja
• nimetään projektin yhteyshenkilö
• nimetään projektin kustannustilitysten hyväksyjä.
4 Kustannusten seuranta
Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa.
Kustannukset esitetään sillä kustannustilityksen rivillä, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon perusteella kuuluvat.
5 Hyväksyttävät kustannukset
5.1 Periaatteet
Kaikkien kustannusten on oltava projektin toteuttamisen kannalta välttämättömiä ja kohtuullisia. Kustannukset hyväksytään enintään siltä osin kuin ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa. Tekesillä on oikeus olla hyväksymättä tilityksessä esitettyjä kustannuksia, jos kustannusten liittyminen projektiin ei ole selkeästi osoitettavissa tai ne eivät ole kohtuullisia.
Projektiin voi sisällyttää ainoastaan rahoituksen saajan kirjanpitoon kuuluvia kustannuksia.
Kustannus ei ole hyväksyttävä siltä osin kuin rahoituksen saaja on saanut tai on oikeutettu saamaan siihen korvausta muualta.
Hyväksyttäviä kustannuksia ovat projektista aiheutuneet nettomääräiset välittömät kustannukset sekä projektille kohdistettu osuus välillisistä kustannuksista aiheuttamisperiaatteen mukaisesti.
Välittömät kustannukset hyväksytään, kun ne ovat aiheutuneet projektin kestoajalla (suorite- peruste). Kustannusten tulee olla maksettuja ennen kuin ne voidaan tilittää Tekesille. Projektin lopputilityksen yhteydessä annettavasta tarkastusraportista aiheutuneet kustannukset ovat kuitenkin hyväksyttäviä kustannuksia, vaikka ne syntyisivät projektin hyväksytyn kestoajan jälkeen.
Projektin kustannusten jaottelussa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin noudatetaan rahoituksen saajan yleisesti käytössä olevia kohdistamisperiaatteita.
Arvonlisäverokustannukset
Kustannukset hyväksytään arvonlisäveroineen, kun ne liittyvät arvonlisäverottomaan toimintaan, ja maksettava arvonlisävero jää rahoituksen saajan lopulliseksi kustannukseksi. Arvonlisäveroa ei kuitenkaan hyväksytä, jos valtionavustuksen saaja saa valtion talousarviosta korvauksen toteutuneiden arvonlisäverokertymien perusteella, ja tämä korvaus kattaa myös Tekesin rahoitusosuudesta maksettavat arvonlisäverot.
Arvonlisävero-osuudet sisällytetään niille kustannusriveille, johon ne rahoituksen saajan kirjanpidon mukaisesti kuuluvat. Valtion budjettitalouden virastot ja laitokset raportoivat kuitenkin arvonlisäverot yhtenä summana omalla rivillään.
5.2 Hankintamenettelyt
Projektin kustannuksiin saa sisällyttää ainoastaan sellaisia hankintoja, joiden tulokset tulevat rahoituksen saajan omaan käyttöön ja jotka ovat edellytys rahoituksen saajan oman tutkimusprojektin tulosten aikaansaamiseksi.
Projektissa tehtyihin hankintoihin sovelletaan julkisista hankinnoista annettuja säännöksiä ja rahoituksen saajan hallinnon antamia ohjeita. Hankinnoista on pyydettäessä toimitettava selvitys (kilpailutus tai suorahankinta). Loppuraportin yhteydessä valtionavustuksen saajan on toimitettava riippumattoman tilintarkastajan (KHT, HTM, JHTT) tarkastusraportti, jossa tilintarkastaja on ottanut kantaa hankintasäännösten noudattamiseen.
Jos hankinta on tehty vastoin hankintasäännöksiä, hankintahinta ei ole projektille hyväksyttävä kustannus.
5.3 Rahapalkat
a) Työajan kohdentaminen
Jokaisen projektille välitöntä työtä tekevän henkilön on pidettävä projektin tunneista vähintään tuntitasoista työaikakirjanpitoa. Projektille tehdyt työtunnit on kohdistettava jälkikäteen niille päiville, joina työ on tehty. Muilta osin Tekesille riittää, että projektin kultakin raportointijaksolta on saatavissa luotettava tieto henkilön kaikista kohdistetuista tunneista, jotta projektille kuuluva osuus palkkakustannuksista voidaan todentaa.
Työntekijän esimiehen tai muun henkilön, jolle tehtävä työjärjestyksen mukaan kuuluu, on vahvistettava kohdistetut tunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistamisesta on jäätävä merkintä seurantajärjestelmään.
Projektille kuuluvien tuntien takautuvissa korjauksissa on noudatettava rahoituksen saajan normaaleja prosesseja ja hyväksymiskäytäntöjä.
Tekesillä on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajan kohdistamista ei ole järjestetty näiden ehtojen mukaisesti.
Työaikakirjanpitoon liittyvä aineisto, tuntikohtaiset seurantaraportit sekä vahvistetut kuukausittaiset yhteenvedot, on säilytettävä siten kuin kohdassa rahoituksen saajan tiedonantovelvollisuus on määrätty (ks. kohta 15).
b) Tilitettävän palkan määrä
Rahoituksen saaja saa tilittää henkilölle maksetusta rahapalkasta ainoastaan projektille tehtyä tehollista työaikaa vastaavan osuuden. Teholliseen työaikaan ei lasketa palkallisia poissaoloja, kuten vuosiloma- ja sairaus-, äitiys-, vanhempain- ja isyysloma-aikaa eikä muuta välillistä työaikaa.
Tilitettäviin palkkoihin ei saa sisällyttää opetustyöhön käytettyjen tuntien palkkakustannuksia.
Projektin palkat hyväksytään rahoituksen saajaa koskevien virka- tai työehtosopimusten sekä muiden palkkausta koskevien säännösten mukaisina.
Tekes ei hyväksy sellaisia palkaneriä, jotka maksetaan henkilölle ehdolla, että palkanerää varten saadaan rahoitusta Tekesiltä tai muulta rahoittajalta.
Tulospalkkiot, luontoisedut ja bonukset eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia.
5.4 Henkilösivukustannukset
Henkilösivukustannuskertoimella katettavia kustannuksia ovat muun muassa palkallisista poissaoloista kertyneet palkat, lomarahat sekä sosiaaliturvamaksut, eläkemaksut, tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksut ja muut vastaavat työnantajamaksut sekä näiden maksujen palautukset. Henkilösivukustannuskertoimeen on voitu sisällyttää myös muita henkilöstöstä aiheutuvia kustannuseriä (kuten työterveyshuolto ja työpaikkaruokailun kustannukset) siltä osin kuin niitä ei ole sisällytetty yleiskustannuksiin.
Henkilösivukustannukset kohdistetaan projektille henkilösivukustannuskertoimen (hsk-kerroin) avulla. Yleensä henkilösivukustannuskertoimena käytetään prosenttiosuutta projektille kohdistettujen välittömien palkkojen määrästä. Tekes hyväksyy rahoituksen saajan esittämän hsk-kertoimen, jos kerroin on laskettu rahoituksen saajan kirjanpitotietojen pohjalta tavalla, joka täyttää luotettavan laskentatoimen vaatimukset. Kertoimen käytöstä on sovittava Tekesin kanssa etukäteen.
5.5 Välilliset kustannukset (yleiskustannukset)
Välillisillä kustannuksilla tarkoitetaan sellaisia projektille kuuluvia kustannuksia, joita ei kohdisteta projektille suoraan, vaan kohdistaminen tehdään välillisesti, sovittujen aiheuttamisperiaatetta noudattavien jakoperusteiden avulla. Projektin kustannusten jaottelussa välittömiin ja välillisiin kustannuksiin tulee noudattaa organisaatiossa yleisesti käytettäviä periaatteita.
Välilliset kustannukset kohdistetaan projektille yleiskustannuskertoimen (yk-kerroin) avulla. Yleensä yleiskustannuskertoimena käytetään prosenttiosuutta projektille kohdistettujen tehollisen työajan palkkojen ja henkilösivukustannusten yhteismäärästä.
Yleiskustannuskertoimella katettavia kustannuksia voivat olla muun muassa hallinnon palveluista, koneiden ja laitteiden tukikelpoisista poistoista sekä tilojen käytöstä aiheutuneet kustannukset siltä osin kuin niitä ei organisaation yleisten laskentaperiaatteiden mukaan käsitellä välittöminä kustannuksina.
Tekes hyväksyy rahoituksen saajan esittämän yk-kertoimen, jos kerroin on laskettu rahoituksen saajan kirjanpitotietojen ja muun laskentatiedon pohjalta tavalla, joka täyttää luotettavan laskentatoimen vaatimukset. Kertoimen käytöstä on sovittava Tekesin kanssa etukäteen.
5.6 Matkakustannukset
Tekes voi hyväksyä projektille työtä tekevien henkilöiden kohtuulliset matkakustannukset. Kustannukset hyväksytään, kun matka on tarpeellinen projektin toteuttamiseksi, tiedon ja osaamisen hankkimiseksi projektin käyttöön tai saavutettujen tulosten levittämiseksi projektin tavoitteiden ja tulosten hyödyntämisen kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla.
Matkat, jotka liittyvät kansainvälisten kumppaneiden kartoittamiseen tai kansainvälisen jatko- tai laajennusprojektin valmisteluun Horisontti2020-ohjelmassa hyväksytään, jos kansainvälisen projektin valmistelu on sisällytetty projektisuunnitelmaan.
Projektisuunnitelmaan sisältyvät matkakustannukset voidaan hyväksyä voimassa olevien Verohallinnon määräysten mukaisesti:
• Verohallinnon päätös verovapaista matkakustannusten korvauksista
• Verohallinnon ohje työmatkakustannusten korvauksista verotuksessa
Tekes hyväksyy matkakustannukset rahoituksen saajaa koskevien muiden säännösten ja hallinnon määräysten mukaisina silloin, kun matkakustannusten korvaamisesta on annettu Verohallinnon päätöksistä ja ohjeista poikkeavia säännöksiä.
Kustannukset hyväksytään enintään siltä osin kuin ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa.
5.7 Aine- ja tarvikekustannukset
Projektin toteuttamisen kannalta välttämättömät, tutkimusorganisaation ulkopuolelta ostetut aineet ja tarvikkeet hyväksytään projektin välittöminä kustannuksina laskutuksen mukaisesti. Sisäiset aine- ja tarvikeveloitukset tilitetään omakustannushintaisina.
Aine- ja tarvikekustannuksiin ei saa sisällyttää sellaisia kustannuseriä, jotka kuuluvat rahoituksen saajan kustannuslaskennassa välillisiin kustannuksiin. Tällaiset kustannukset korvataan yleiskustannuskertoimella.
5.8 Laiteostot
Tekes voi hyväksyä projektin välittömänä kustannuksena projektiin ostettavan tutkimuslaitteen hankintamenon, kun laite on pääosin projektin käytössä. Jos laitetta käytetään projektin lisäksi muussa toiminnassa, hankintameno hyväksytään siltä osin kuin laitetta käytetään projektissa. Jos laitteen taloudellinen vaikutusaika on projektin kestoaikaa pidempi, hankintamenosta hyväksytään projektin kestoajalta kertyvien poistojen osuutta vastaava määrä.
Tekesin tutkimusrahoitusta ei saa käyttää taloudelliseen toimintaan. Jos projektissa rahoitettua laitetta käytetään projektin aikana ennakoidusta poiketen myös taloudelliseen toimintaan, rahoituksen saajan on ilmoitettava siitä Tekesiin siltä osin kuin laitteen hankintaan on saatu Tekesin rahoitusta. Katso myös kohta 6 Projektissa syntyvät tulot.
Rahoituksen saajalla on oltava luotettava seuranta, jonka avulla rahoitetun laitteen käyttö taloudellisen ja muun kuin taloudellisen toiminnan kesken voidaan vaikeuksitta todentaa.
Tutkimuslaitteella tarkoitetaan sellaista laitetta tai tutkimuksessa käytettävää ohjelmistoa, joka on välttämätön projektin toteuttamisen kannalta.
Henkilökohtaisten tietokoneiden, matkapuhelinten ja muiden laajemmin käytössä olevien välineiden hankintamenoja ei voida sisällyttää laiteostoihin eikä muihin välittömiin kustannuseriin. Tällaiset kustannukset ovat luonteeltaan tutkimustoiminnan välillisiä kustannuksia, jotka sisältyvät yleiskustannuskertoimella tilitettäviin kustannuksiin.
Käytössä olevien tutkimus- yms. laitteiden käytöstä aiheutuvia kustannuksia Tekes hyväksyy kohdassa Yleiskustannukset tai kohdassa Muut kustannukset esitetyllä tavalla.
Käytettyinä hankittujen koneiden ja laitteiden hankintamenoja ei hyväksytä.
Osamaksukaupalla hankitun omaisuuden vakuutus-, korjaus- ja huoltokustannukset eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia.
5.9 Ostetut palvelut
Projektin toteuttamisen kannalta tarpeelliset ostetut palvelut hyväksytään projektin välittöminä kustannuksina.
Ostettuihin palveluihin saa sisällyttää kustannukset ainoastaan sellaisesta hankinnasta, josta saatavat tulokset tulevat rahoituksen saajan omaan käyttöön ja joka on edellytys rahoituksen saajan oman tutkimusprojektin tulosten aikaansaamiseksi. Tällaisia palveluja ovat muun muassa ostettavat testaus- ja analyysipalvelut sekä selvitykset, jotka edesauttavat rahoituksen saajan oman projektin toteuttamista.
Projektin kustannusten tilintarkastuksesta aiheutuneet kustannukset ovat projektille hyväksyttäviä ostopalveluja.
Projektin tulosten kaupallistamisen valmisteluun liittyviä palveluiden ostoja ei saa tehdä mahdolliselta tulosten kaupallistajalta.
Ostettaviin palveluihin ei saa sisällyttää rahoituksen siirtoja kolmannelle osapuolelle. Yhteisprojektia ei saa muodostaa siten, että jonkin projektiosapuolen osuus esitetään rahoituksen saajan kustannusarviossa ostettuna palveluna.
5.10 Muut kustannukset
Kohtaan Muut kustannukset voidaan sisällyttää sellaiset projektista aiheutuneet välittömät kustannukset, joita ei voida sijoittaa mihinkään muuhun kustannuserään.
Muut kustannukset on aina eriteltävä kustannustilityksessä asiointipalvelun kohdassa Muut lisätiedot tai erillisellä liitteellä.
Käyttöomaisuuden hankintaa vastaavasta vuokraamisesta aiheutuvana menoina voidaan hyväksyä enintään hankinnan ostohintaa vastaavat vuokramenot projektin kestoajalta. Muut vuokraamisen liittyvät menot (hallinto-, rahoitus-, vakuutus-, korjaus- ja muut vastaavat menot) eivät ole rahoituskelpoisia. Jos edellä mainittuja eriä ei pystytä erittelemään, projektin kustannuksiksi voidaan hyväksyä enintään 50 % koko vuokrasopimuksen aiheuttamista projektille kuuluvista menoista..
Jo olemassa olevien kalliiden erityislaitteiden tai -tilojen käytöstä aiheutuneet kustannukset kohdistetaan usein suoraan kullekin laitteen tai tilan käyttäjälle. Kohdistus tehdään tuntiveloituk- sena tai muun käyttöä vastaavan perusteen mukaisesti. Tällaiset laitteiden ja tilojen käytöstä aiheutuneet kustannukset voidaan hyväksyä projektin välittöminä kustannuksina joko kohdassa Muut kustannukset tai jollakin muulla kustannusrivillä, joka paremmin vastaa rahoituksen saajan kirjanpidon ohjeita.
5.11 Kustannukset, joita ei hyväksytä
Myönnettyä rahoitusta ei saa käyttää:
• vastikkeettomiin menoihin kuten apurahoihin, lahjoituksiin, palkintoihin tai muihin vastaaviin rahasuorituksiin
• viivästys- ja korkokuluihin, tilitapahtumista perittäviin palvelumaksuihin, valuutan vaihtopalkkioihin, kurssitappioihin eikä muihin rahoitukseen liittyviin kustannuksiin
• sakkoihin, pysäköintivirhemaksuihin, rikemaksuihin tai muihin lakiin perustuviin taloudellisiin seuraamuksiin tai oikeudenkäyntikuluihin
• työterveysmaksut, johon työnantaja on saanut tai on oikeutettu saamaan työterveyshuollon järjestämisestä korvausta muualta
• kiinteistön ja käyttöomaisuuden poistot, jos poistojen kohteena olevan omaisuuden hankintaan on saatu julkista tukea
• muiden kustannuslajien yhteydessä mainittuihin ei-hyväksyttäviin kustannuksiin.
• taloudellisen toiminnan kustannuksiin, edustuskuluihin eikä mainos- tai markkinointikustannuksiin.
Edustuskuluilla ei tarkoiteta projektin toteuttamisen kannalta tarpeellisia ja kohtuullisia neuvottelukuluja, kuten ohjausryhmän työpalavereissa tarjottavia kokoustarjoiluja. Edustuskulu on määritelty Verohallituksen yhtenäistämisohjeissa ja niissä annetussa tulkinnassa edustuskulujen ja neuvottelumenojen välisestä rajanvedosta (Verohallinnon ohje 18.8.2014 Edustusmenot tuloverotuksessa). Tarjoiluissa on noudatettava rahoituksen saajan omia määräyksiä kokoustarjoilun tasosta. Tekes hyväksyy tarjoilut ainoastaan siltä osin kuin katsoo kustannukset kohtuulliseksi.
Kustannuksia, joita ei hyväksytä, ei voida sisällyttää projektin välittömiin eikä välillisiin kustannuksiin.
6 Projektissa syntyvät tulot
Projektin hyväksyttävillä kustannuksilla ei ole tarkoitus tuottaa tuloja projektin kestoaikana.
Projektin tuloilla tarkoitetaan sellaisia vastikkeellisia rahavirtoja, jotka saadaan kerrytettyä suoraan projektin raportoiduilla kustannuksilla. Vastikkeellisista rahavirroista on kyse silloin kun rahoituksen saaja luovuttaa saamaansa rahaa vastaan välittömän vastikkeen. Tekesin rahoittamissa tutkimusprojekteissa projektin tuloja voi syntyä lähinnä sellaisissa projekteissa, joissa rahoitetaan laite- tai tilainvestointeja ja rahoituksen saaja saa ennakoidusta poiketen projektin toteuttamisaikana ja/tai sen jälkeen tuloja näiden laitteiden tai tilojen luovuttamisesta ulkopuolisen käyttöön.
Projektin kestoaikana saadut tulot vähennetään projektin hyväksyttävistä kustannuksista. Projektin päättymisen jälkeen syntyvistä tuloista, katso kohta 2 Tutkimusinfrastruktuuri- investointeja sisältävät hankkeet.
Tekesin rahoitusehtojen mukainen rahoittajille tarjottava ensisijainen neuvotteluoikeus projektin tuloksiin ei ole välitön vastike. Projektin kustannusten kattamiseksi muualta saatava vastikkeeton rahapanostus (yhteisrahoitus) ei ole tässä tarkoitettua tuloa vaan projektiin saatua rahoitusta.
7 Projektiin saatu ulkopuolinen rahoitus, omarahoitus ja saatu muu panostus
Projektiin saadulla ulkopuolisella rahoituksella tarkoitetaan sellaista projektin kustannusten kattamiseksi saatua rahallista panostusta, jonka rahoituksen antaja on osoittanut juuri kyseistä projektia varten ja jota vastaan rahoittaja ei saa välitöntä vastiketta. Jos rahoittajalle luovutetaan välitön vastike, kyseessä on kohdan 6 tarkoittama projektin tulo tai rahoituksen saajan muu taloudellinen toiminta.
Projektin omarahoitusosuudella katettavaksi jää se osuus projektin kokonaiskustannuksista, jota vastaan rahoituksen saaja ei saa ulkopuolista rahoitusta.
Projektin tukikelpoisiin kustannuksiin ei saa käyttää Tekesin projektille myöntämän rahoituksen lisäksi muuta valtion talousarviosta lähtöisin olevaa määrärahaa, ellei valtion talousarviossa kyseisen määrärahan päätösosassa tätä ole nimenomaisesti erikseen sallittu. Kielto koskee valtion budjettitalouden viraston tai laitoksen toteuttamissa hankkeissa myös omarahoituksen käyttämistä tukikelpoisiin kustannuksiin.
Projektiin saadulla muulla panostuksella tarkoitetaan projektin toteuttamisen kannalta välttä- mätöntä muuta kuin rahallista panostusta, kuten projektille vastikkeetta tehtyä työtä, luovutettuja laitteita tai ohjelmistoja. Projektin muuksi panostukseksi ei hyväksytä sellaista yrityksen tai muun osapuolen osoittamaa panostusta, joka tosiasiallisesti on projektissa tutkimuskohteena. Muu panostus tulee arvottaa euromääräisenä, mutta sitä ei sisällytetä projektin kustannusarvioon eikä rahoitussuunnitelmaan.
Projektin toteutunut rahoitus ja muu saatu panostus raportoidaan siten kuin kohdassa projektin raportointi Tekesille on määrätty.
8 Kansainvälinen tutkijaliikkuvuus
Tutkijaliikkuvuudesta on kysymys silloin, kun rahoituksen saajan työntekijä tekee osan projektin tutkimustyöstä Suomessa ja osan ulkomailla. Vaihtoehtoisesti ulkomailta voi tulla tutkija Suomessa tehtävään tutkimusprojektiin. Tekesin rahoittamassa liikkuvuudessa tulee olla kysymys aidosta projektia hyödyttävästä tutkimustyöstä.
Tekes rahoittaa vain sellaista tutkijaliikkuvuutta, josta syntyneisiin tuloksiin rahoituksen saaja saa vähintään tutkimuksellisen ja koulutuksellisen käyttö- ja hyödyntämisoikeuden korvauksetta ja maailmanlaajuisesti projektiin liittyvässä tutkimustoiminnassaan. Tutkija ei saa allekirjoittaa tutkijavaihto-/siirtosopimuksia ennen kuin rahoituksen saaja on antanut tutkijalle luvan allekirjoittaa sopimukset ja/tai sitoumukset vastaanottavan yhteisön kanssa.
9 Raportointi
Tekes korvaa rahoituksen saajalle tutkijaliikkuvuudesta aiheutuneet kohtuulliset kustannukset siltä osin kuin ne noudattavat rahoituksen saajaa koskevia säädöksiä ja näiden perustella organisaatiossa yleisesti noudatettavia ulkomaantyötä koskevia korvausperusteita. Kustannukset hyväksytään enintään siltä osin kuin ne noudattavat laajuudeltaan ja suuruudeltaan organisaation tavanomaista tasoa.
Rahoituksen saaja raportoi projektin edistymistä Tekesin asiointipalvelussa. Myös projektille kohdennetut kustannukset, rahoitus ja tulot raportoidaan verkossa.
Palvelussa tehtävän tilityksen liitteenä toimitetaan palkkaerittely (T4). Lopputilityksen yhteydessä on toimitettava lisäksi tarkastusraportti (ks. kohta 10).
Kustannustilityksen hyväksyjällä on oltava rahoituksen saajan puolesta oikeus hyväksyä raportoitavat kustannus- ja rahoitustiedot, joiden perusteella Tekes maksaa rahoitusosuutensa. Tietojen lähettäjällä on oltava oikeus toimittaa tiedot Tekesin asiointipalvelussa.
Projektille kohdistetuista muista välittömistä kustannuksista tilitykseen liitetään tosite- ja kustannuslajikohtainen kirjanpitoajo tilitettävältä raportointikaudelta.
Projektille kertyneen rahoituksen toteutuminen esitetään hyväksytyn rahoitussuunnitelman mukaisesti eriteltynä. Jos yritys tai muu osapuoli on antanut projektin käyttöön rahoituksen sijasta projektin toteuttamisen kannalta muuta välttämätöntä panostusta, kuten työtä, laitteita tai ohjelmistoja, tämän panostuksen toteutumista on seurattava ohjausryhmässä. Panostuksen toteutuminen on dokumentoitava tarkoituksenmukaisella tavalla.
Rahoituksen saajan on raportoitava kaikki projektille kuuluvat kustannukset viimeistään lopputilityksessä. Jos kustannusarvion kustannuslajikohtaiset enimmäismäärät olennaisesti ylittyvät, rahoituksen saajan on haettava kustannusarvion muutosta (katso kohta 12). Kun loppuraportti on lähetetty, projektille ei voi esittää enää lisää kustannuksia.
Väliraportin perusteella alustavasti hyväksytyt kustannukset käsitellään uudestaan loppuraportoinnin yhteydessä. Tekes hyväksyy kustannukset lopullisesti vasta sen jälkeen, kun se on saanut tilintarkastajan tarkastusraportin.
Loppuraportoinnin yhteydessä Tekesille on toimitettava myös erillinen vapaamuotoinen sisältöraportti, jossa kuvataan laajasti projektin keskeiset tulokset ja johtopäätökset. Loppuraportti on julkinen, joten siihen ei tule sisällyttää salassa pidettäviä tietoja. Tulosten raportoinnin kannalta olennainen tieto, johon sisältyy myös liikesalaisuuksia, tulee esittää erillisessä, ei julkaistavassa liitteessä.
Tavoitteiden ja tuotosten seuranta
Hyväksytyssä hankesuunnitelmassa on arvioitu yleisasetuksen (EU) N:o 1303/2013 ja ohjelma- asiakirjan mukaisten horisontaalisten periaatteiden eli kestävän kehityksen, sukupuolten tasa- arvon ja yhdenvertaisuuden toteutumista hankkeessa. Näiden periaatteiden toteutumisesta hankkeen toiminnassa on raportoitava seurantaraportissa sekä loppuraportissa. Horisontaalisten periaatteiden toteutumista seurataan myös paikan päällä tehtävien varmennusten yhteydessä
10 Tilintarkastajan tarkastusraportti
Rahoituksen saajan on toimitettava lopputilityksen yhteydessä ulkopuolisen riippumattoman tilintarkastajan (KHT, HTM, JHTT) tarkastusraportti. Tarkastusraportti koskee koko projektin kestoaikaa. Määrämuotoinen raporttipohja löytyy Tekesin verkkosivuilta.
Tarkastuksessa tilintarkastajan on kiinnitettävä erityistä huomiota siihen, onko projektikirjanpito ja työajanseuranta toteutettu näiden ehtojen mukaisesti ja onko jäljitettävyysketju aukoton. Lisäksi tilintarkastaja arvioi hankintasäännösten noudattamista ja sitä, onko paikanpäällä tehdyistä tarkastuksista, EAKR-tarkastuksista tai muusta valvonnasta seuranneet Tekesin määräämät toimenpiteet toteutettu.
Tekesillä on oikeus luovuttaa tarkastusraportti muille viranomaisille rahoituksen valvontaa varten.
11 Rahoituksen maksaminen
Tekes maksaa rahoituksen hyväksyttyjen raporttien ja kustannustilitysten perusteella.
Rahoitus maksetaan pankkitilille, jonka rahoituksen saaja on ilmoittanut Tekesin kirjaamoon. Ilmoituksen tekee talousjohtaja tai muu henkilö, jolla on tähän oikeus organisaation työjärjestyksen mukaan.
Vähintään 10 prosenttia myönnetystä rahoituksesta maksetaan vasta loppuraportin hyväksymisen jälkeen edellyttäen, että projektille on kertynyt riittävästi hyväksyttäviä kustannuksia.
Viimeinen rahoituserä on haettava Tekesiltä loppuraportoinnin ja -tilityksen yhteydessä. Tämän jälkeen haettavaa rahoitusta ei makseta.
Tekesillä on oikeus jättää väliraportin yhteydessä rahoitus maksamatta, jos maksettava summa jää pieneksi verrattuna koko rahoituksen määrään.
12 Jälkiraportointi
Tekes seuraa projektien vaikuttavuutta myös niiden päättymisen jälkeen. Tekes lähettää rahoituksen saajalle jälkiraportointilomakkeen noin kolme vuotta projektin päättymisestä. Jälkiraportointi on osa projektin raportointia, johon rahoituksen saaja sitoutuu.
13 Muutokset
13.1 Projektimuutokset
Rahoituksen saajan on haettava Tekesiltä etukäteen lupaa, jos projektin eteneminen poikkeaa suunnitelmasta:
• muutokset projekti- ja rahoitussuunnitelmassa
• kustannuslajimuutokset
• aikataulumuutokset
• raportointipäivän siirto
• projektin vastuullisen johtajan vaihtaminen.
Rahoituksen saajan pitää ilmoittaa Tekesille välittömästi muista merkittävistä muutoksista projektissa, esimerkiksi jos projektin toteutuksen kannalta keskeiset henkilöresurssit muuttuvat.
Muutoshakemuksena voi käyttää Tekesin verkkosivuilta saatavaa projektimuutoslomaketta. Muutoshakemus lähetetään suojatulla sähköpostiyhteydellä xxxxx://xxxxxxxx.xxxxx.xx/xxxxxxxxxx.
13.2 Rahoituspäätöksen siirtäminen
Jos rahoituksen saaja haluaa projektin aikana siirtää rahoituspäätöksen kolmannelle osapuolelle, siihen on saatava Tekesin kirjallinen suostumus. Ennen siirtoa alkuperäisen rahoituksen saajan on raportoitava ja tilitettävä oma osuutensa projektista. Tilintarkastajan on annettava tilitetyistä kustannuksista tarkastusraportti kun siirto koskee muun kuin valtion budjettitalouden viraston tai laitoksen rahoituspäätöstä.
14 Tuloksiin liittyvät oikeudet ja tulosten julkisuus
14.1 Julkisuus
Projektin tulokset ovat julkisia projektin päättymisen jälkeen. Rahoituksen saajan on levitettävä tuloksia aktiivisesti, syrjimättömästi ja laajasti.
Xxxxxxxxxxxxxxx kanssa verkottuneessa tutkimusprojektissa asiassa on kuultava projektin ohjausryhmää. Jos tuloksia siirretään projektin aikana hyödynnettäväksi projektin ulkopuolelle, tulokset ovat pääsäännöstä poiketen julkaistava projektin kuluessa välittömästi luovutuksen jälkeen.
Projektin osapuolet sopivat keskenään projektinaikaisesta luottamuksellisuudesta ja salassapidosta. Tulosten salassapitoa voidaan jatkaa projektin päättymisen jälkeen, tai milloin tuloksia siirretään kesken projektin, siirron jälkeen kohtuullisen ajan hyödyntämistoimien valmistelua ja mahdollisia suojaamistoimia varten. Muita tuloksia kohdellaan pääsäännön mukaan. Erityisissä poikkeustapauksissa ja milloin laki tai muut viranomaismääräykset sitä edellyttävät, julkisen tutkimuksen tulos voidaan pitää kokonaan salassa. Tämä edellyttää Tekesin ja rahoituksen saajan yhteistä perusteltua päätöstä.
Rahoituksen saajalla on velvollisuus huolehtia tutkimuksessa syntyvästä aineistosta siten, että projektin tavoitteet voidaan saavuttaa. Tätä velvollisuuttaan varten rahoituksen saajan tulee huolehtia projektiin liittyvien tausta-aineistojen, projektissa syntyvien tutkimusaineistojen ja tiedon sekä tulosten hallinnoinnista tarkoituksenmukaisella tavalla, jotta projektista aikaansaatavaa tietoa ja tuloksia voidaan mahdollisimman tehokkaasti hyödyntää jatkossa.
14.2 Omistusoikeus
Tuloksen omistaa sen aikaansaanut osapuoli. Jos tulos aikaansaadaan yhdessä, osapuolten tulee sopia keskenään tuloksen omistuksesta, käyttöoikeudesta sekä tuloksen hyödyntämisestä näiden rahoitusehtojen mukaisesti. Omistajalla on oikeus päättää tuloksen suojaamisesta ja luovuttamisesta.
Rahoituksen saajan on huolehdittava, että sen työntekijöiden projektissa aikaansaamien tulosten omistus- ja immateriaalioikeudet siirtyvät sille lain mukaisesti tai erillisillä siirtosopimuksilla. Tuloksista, joihin kohdistuu tekijänoikeuksia, ovat siirrettäviä tietokannat sekä tietokoneohjelmat.
Yksittäistapauksissa liittyen kansainväliseen tutkijaliikkuvuuteen rahoituksen saaja voi, ennen tutkijaliikkuvuuden toteutumista ja projektin muita osapuolia kuultuaan hyväksyä tutkijaliikkuvuuteen liittyvän sopimuksen, jonka mukaan ulkomailla aikaansaadun tuloksen omistusoikeus ei siirry rahoituksen saajalle. Vähimmäisvaatimus tutkijaliikkuvuuteen liittyviin sopimuksiin määritellään edellä kohdassa 8.
14.3 Hyödyntäminen
Tavoitteena on tulosten tehokas ja laaja-alainen hyödyntäminen kotimaisessa elinkeinoelämässä ja yhteiskunnassa.
Rahoituksen saajan on neuvoteltava tulosten hyödyntämisestä muiden projektiosapuolten kanssa. Tulosten hyödyntämismahdollisuuksia on tarjottava ensisijaisesti Suomessa toimiville yrityksille. Tutkijan intressiyritystä kohdellaan tulosten hyödyntämisestä päätettäessä objektiivisesti ja samoin kuin muitakin yrityksiä ottaen huomioon projektin vastuullista johtajaa koskevat kohdassa 3.2 mainitut esteet.
Projektissa syntyviä tuloksia voi siirtää hyödynnettäväksi kesken projektin. Ottaen huomioon mitä tulosten julkisuudesta on näissä rahoitusehdoissa määrätty, tämä tulosten siirto voi tarkoittaa estettä alkuperäisen projektin tavoitteiden saavuttamisessa ja johtaa tutkimusprojektin keskeyttämiseen.
14.4 Teollis- ja tekijänoikeuksien luovutus
Rahoituksen saajan tulee saada tulosten omistus- ja käyttöoikeuksia luovuttaessaan yrityksiltä teollis- ja tekijänoikeuksista käypää hintaa vastaava korvaus. Korvaus tulee määritellä läpinäkyvällä ja objektiivisella tavalla ja korvausta määriteltäessä voidaan ottaa huomioon yritysten panostukset projektiin.
Rahoituksen saaja voi sopia tutkimustulosten sijoittamisesta alkaviin yrityksiin tai uusiin liiketoimintoihin, milloin katsoo saavuttavansa tällä tavoin itselleen riittävän ja täysimääräisen hyödyn oikeuksien luovuttamisesta.
Rahoituksen saajan on huolehdittava, että luovutussopimukset eivät ole ristiriidassa rahoituksen saajaa koskevien säännösten, Euroopan unionin valtiontukilainsäädännön, erityisesti Euroopan komission tiedoksiantona tutkimus- ja kehitystyöhön sekä innovaatiotoimintaan myönnettävälle valtiontuelle annettujen puitteiden kanssa (2014/C 198/01).
14.5 Ensisijainen neuvotteluoikeus tulosten hyödyntämisestä
Ellei projektissa toisin sovita, elinkeinoelämän kanssa verkottuneessa tutkimusprojektissa rahoituksen saajan on tarjottava neuvotteluja tulosten hyödyntämisestä viimeistään neljän kuukauden kuluessa projektin päättymisestä tasavertaisesti yrityksille, jotka ovat rahoittaneet projektia tai luovuttaneet projektin käyttöön muuta projektin toteuttamisen kannalta välttämätöntä panostusta, kuten työtä, laitteita tai ohjelmistoja. Tässä tarkoitettu muu panostus ei pääsääntöisesti voi olla toteutettavan projektin tutkimuskohteena.
Rahoituksen saajan on varattava ensisijaisiin neuvotteluihin oikeutetuille kohtuullinen aika antaa vastauksensa tarjoukseen. Sääntöä sovelletaan myös tilanteissa, joissa tuloksia siirretään hyödynnettäväksi kesken projektin. Projektityypeissä tutkimusideoista uutta tietoa ja liiketoimintaa sekä strategiset tutkimusavaukset yrityksillä ei ole ensisijaista neuvotteluoikeutta tulosten hyödyntämiseen.
15 Rahoituksen saajan tiedonantovelvollisuus
Projektin valvomiseksi rahoituksensaajan tulee antaa Tekesille, Tekesin määräämälle riippumattomalle tilintarkastajalle sekä rakennerahastolain mukaiselle hallinto-, tarkastus- ja todentamisviranomaiselle rahoituspäätöksen ehtojen noudattamisesta ja projektin toteuttamisesta sekä projektin toteuttamiseen vaikuttavista muutoksista oikeat ja riittävät tiedot. Tiedot on annettava myös Euroopan unionin asianosaiselle toimielimelle, jos Euroopan unionin säädöksessä asetetun velvoitteen täyttäminen tai unionin toimielimen tekemä päätös tätä edellyttää.
Projektiin liittyvät asiakirjat on säilytettävä 10 vuotta rahoituspäätöksessä tai muutospäätöksessä vahvistetusta projektin päättymispäivästä. Tekes voi tarvittaessa pidentää säilytysaikavelvoitetta.
16 Projektin tarkastukset
Rakennerahastolain mukaisella hallinto-, tarkastus- ja todentamisviranomaisella sekä Tekesillä, Valtiontalouden tarkastusvirastolla, Tekesin määräämällä riippumattomalla tilintarkastajalla ja Euroopan unionin asianosaisella toimielimellä on oikeus suorittaa rahoituksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia rahoituksen saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia ja yleisasetuksen (EU) N:o 1303/2013 mukaisia paikan päällä tehtäviä varmistuksia. Tekes voi päätöksellään valtuuttaa toisen viranomaisen tai riippumattoman tilintarkastajan suorittamaan näitä tarkastuksia. Ulkopuolinen asiantuntija voi Tekesin pyynnöstä avustaa tarkastuksessa.
Rahoituksen saajan on korvauksetta annettava tarkastusta suorittavalle virkamiehelle ja tilintarkastajalle kaikki tarkastuksen kannalta tarpeelliset tiedot ja selvitykset, asiakirjat, tallenteet ja muu aineisto sekä muutoinkin avustettava tarkastuksessa.
Tarkastusta suorittavalla virkamiehellä ja tilintarkastajalla on oikeus ottaa tarkastuksen kohteena oleva aineisto haltuunsa, jos tarkastaminen sitä edellyttää. Tarkastusta suorittavalla virkamiehellä
ja tilintarkastajalla on oikeus päästä tarkastuksen edellyttämässä laajuudessa rahoituksen saajan hallinnassa tai käytössä oleviin tiloihin, joilla voi olla merkitystä rahoituksen myöntämiselle ja käytön valvonnalle.
17 Maksatuksen ja rahoituksen keskeyttäminen ja takaisinperintä
17.1 Soveltaminen
Valtionavustuslakia (688/2001) sovelletaan muihin kuin valtion virastoihin ja laitoksiin. Valtionlaitosten on rahoituksen käytössä noudatettava valtion taloutta koskevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja ohjeita sekä hyvää hallintotapaa ja taloudenhoitoa. Tekesin julkisen tutkimuksen rahoituksen osalta kuitenkin noudatetaan soveltuvin osin valtionavustuslain 19 – 22 §:n ja 26 §:n mukaisia periaatteita kaikkiin tutkimusorganisaatioihin liittyen toimenpiteisiin, jotka katsotaan tarpeellisiksi projektien toteuttamiseksi rahoituspäätöksen mukaisesti.
17.2 Maksatuksen väliaikainen keskeyttäminen
Tekes voi määrätä rahoituksen maksamisen väliaikaisesti keskeytettäväksi, jos
• on perusteltua aihetta epäillä, että rahoituksen saaja laiminlyö tiedonantovelvollisuutensa tai käyttää rahoitusta rahoituspäätöksen vastaisesti
• ne perusteet, joilla rahoitus on myönnetty, ovat olennaisesti muuttuneet. Tällaisia muutoksia ovat esimerkiksi projektisuunnitelmasta poikkeaminen ilman Tekesin antamaa kirjallista
suostumusta
• Euroopan unionin lainsäädännössä edellytetään maksamisen keskeyttämistä.
Jos keskeytyksen syitä ei korjata keskeytyspäätöksessä määrätyssä ajassa, Tekesillä on oikeus määrätä rahoituksen maksaminen lopetettavaksi sekä jo maksettu rahoitus tai sen osa takaisin- perittäväksi.
17.3 Tutkimusprojektin rahoituksen keskeyttäminen
Tekesillä on oikeus lopettaa projektin rahoittaminen, mikäli sen tavoitteessa, edistymisessä tai olosuhteissa on tapahtunut sellaisia muutoksia, ettei projektin rahoittamista voida enää pitää tarkoituksenmukaisena.
Keskeyttäessään rahoituksen Tekes hyväksyy keskeyttämishetkeen mennessä syntyneet, tutkimusprojektin suunnitelmanmukaiset kustannukset.
17.4 Rahoituksen palauttaminen
Rahoituksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa rahoitus tai sen osa. Jos palautettava määrä on alle 10 euroa, se saadaan jättää pa- lauttamatta.
Milloin Tekes purkaa rahoituspäätöksen, rahoituksen saaja on velvollinen Tekesin vaatimuksesta palauttamaan rahoituspäätöksen perusteella saamansa rahoituksen kokonaan tai osittain.
17.5 Rahoituksen takaisinperintä
Tekes määrää rahoituksen maksamisen lopetettavaksi sekä jo maksetun rahoituksen takaisin- perittäväksi korkoineen valtionavustuslain 21 §:n mukaisissa tilanteissa. Tekesillä on lisäksi oikeus määrätä rahoituksen maksaminen lopetettavaksi sekä jo maksettu rahoitus tai sen osa takaisin perittäväksi valtionavustuslain 22 §:n mukaisissa tilanteissa.
Lisäksi Xxxxx perii rahoituksen kokonaan tai osittain takaisin, jos Euroopan komissio päättää, että rahoitus on perittävä kokonaan tai osittain takaisin (Laki eräiden valtioiden tukea koskevien Euroopan yhteisöjen säännösten soveltamisesta (300/2001 1 pykälä); tai jos Euroopan aluekehitysrahastoista osittain rahoitettavissa projekteissa Euroopan komissio edellyttää rahoituksen takaisinperintää.
Tekes voi määrätä rahoituksen takaisinperittäväksi, jos rahoituksen saaja on laiminlyönyt hankkia näiden ehtojen mukaisesti vaadittavan luvan Tekesistä tai jos rahoituksen saaja poikkeaa merkittävästi projektisuunnitelmasta.
18 Tutkimusrahoituksen erityisehdot
Jos rahoituspäätösilmoituksessa on mainittu, että projekti toteutetaan yhteisprojektina tai jaksorahoitteisena projektina, projektissa sovelletaan näiden yleisten ehtojen lisäksi kyseistä rahoitusta koskevia liitteenä olevia erityisehtoja. Yleisiä ehtoja sovelletaan siltä osin kuin erityisehdoissa ei toisin määrätä.
• Yhteisprojekteja koskevat erityisehdot
• Jaksorahoitteisia projekteja koskevat erityisehdot
19 Tulkintajärjestys
Mikäli rahoituspäätöksen ja sen liitteiden välillä on olemassa ristiriita, noudatetaan seuraavaa tulkintajärjestystä
1) rahoituspäätös ja sen erityisehdot
2) yleiset ehdot
3) kustannusarvio
4) projektisuunnitelma
5) rahoitushakemus ja sen liitteet sekä
6) muut rahoituspäätöksen tekemisen kannalta oleelliset dokumentit.