Posti Oy

01/06/2017

Posti Oy

Yleiset Kuljetusten Hankintaohjeet

01/06/2017

1. YLEISTÄ

Näitä hankintaohjeita sovelletaan Posti Oy:n (jäljempänä Tilaaja) kuljetusyritykseltä (jäljempänä Toimittaja) osta- miin kuljetuspalveluihin. Nämä ohjeet täydentävät Xxxxxxxx ja Toimittajan välistä Sopimusta.

Toimittaja sitoutuu noudattamaan Sopimuksen mukaisissa palveluissa kulloinkin voimassaolevaa Tilaajan kuljetus- suunnitelmaa sekä ohjeita ja muokkaamaan tarvittaessa toimintaansa kustannuksellaan uuden kuljetussuunnitel- man sekä ohjeiden mukaiseksi, ellei tästä toisin erikseen sovita.

2. TOIMITTAJAN KULJETUSKALUSTO JA VARUSTEET

Toimittaja hankkii Sopimuksen mukaisten tehtävien hoitamisessa tarvittavan kuljetuskaluston lisävarusteineen sekä mahdolliset muut työvälineet, ja vastaa kaikista kaluston ja työvälineiden ylläpidosta aiheutuvista kustannuksista.

Toimittajan on huolehdittava myös varakaluston ja mahdollisen korvaavan palvelun hankinnasta.

Kuljetuskaluston tulee olla ehjä, puhdas ja lukittava. Toimittajan kuljetuskaluston täytyy olla päästöluokitukseltaan Euro5 tai uudempi. Kuljetustila on aina lukittava, kun se ei ole silmälläpidon alaisena. Kuljettajan vaihtuessa tulee kalusto aina tarkistaa. Xxxxxxxx on oltava suljettu ja mahdollisten sinettien on oltava ehjät.

Erikseen näin sovittaessa Toimittaja varustaa kustannuksellaan kuljetuskalustonsa Tilaajan liiketunnuksilla. Toimit- tajan kuljetuskaluston väri on valkoinen, ellei toisin sovita. Tilaaja luovuttaa Toimittajalle tarvittavan määrän ajoneu- votarroja ja antaa ohjeet niiden kiinnittämisestä. Toimittaja vastaa ajoneuvotarrojen ohjeiden mukaisesta kiinnittä- misestä. Kuljetuskalustossa ei saa näissä tilanteissa olla muita sen ilmeeseen vaikuttavia liikemerkkejä tai -tunnuk- sia. Toimittajan kalustoa, joka liikkuu alle viisi (5) tuntia vuorokaudessa Tilaajan asiakasrajapinnassa, ei tarvitse varustaa Tilaajan liiketunnuksilla, ellei siitä erikseen sovita.

Ajoneuvotarrojen rikkoutuessa Toimittaja hankkii kustannuksellaan uudet korvaavat ajoneuvotarrat Tilaajan ilmoit- taman hankintakanavan kautta. Toimittaja vastaa kuljetuskalustoonsa kiinnitettyjen ajoneuvotarrojen siisteydestä. Normaalisti kuluneiden ajoneuvotarrojen tilalle Tilaaja luovuttaa Toimittajalle uudet, ja Toimittaja vastaa niiden kiin- nittämisestä ohjeiden mukaisesti.

Mikäli kuljetuskalusto poistuu Tilaajan liikenteestä tai Toimittajan ja Tilaajan sopimus päättyy, Toimittajan on kus- tannuksellaan poistettava mahdolliset Tilaajan liiketunnukset välittömästi.

Erikseen näin sovittaessa Toimittaja varustaa kuljetuskalustoansa Tilaajan kustannuksella ajoneuvoseurantalait- teilla ja sitoutuu siihen, että näitä laitteita käytetään asianmukaisesti. Ajoneuvoseurantalaitteilla kerättävät tiedot tulevat ja jäävät Postin omaisuudeksi. Mikäli kuljetuskalusto poistuu Tilaajan liikenteestä tai Toimittajan ja Tilaajan sopimus päättyy, ajoneuvoseurantalaitteet poistetaan Tilaajan kustannuksella Toimittajan kuljetuskalustosta välittö- mästi.

Toimittaja vastaa elintarvikekuljetuksissa elintarvikelain (13.1.2006/23) mukaisesta toiminnasta ja siitä, että omaval- vontasuunnitelma vaadittuine liitteineen on toimitettu valvovalle viranomaiselle ja Posti Oy:n edustajalle viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen kuljetusten (esim. ateriajakelu) aloitusta, jollei muusta aikataulusta ole kirjallisesti sovittu.

Toimittaja vastaa siitä, että myös tämän käyttämät alihankkijat toimittavat dokumentit edellä kuvatusti valvovalle viranomaiselle ja Posti Oy:n edustajalle. Mikäli mainitussa kuljetustoiminnassa tapahtuu merkittävä muutos, tulee dokumentit päivittää ja toimittaa eteenpäin edellä mainitusti.

Jos Toimittaja käyttää Postin perävaunuja, on vetoautossa oltava ns. vetokaskovakuutus, joka kattaa Toimittajan perävaunulle mahdollisesti aiheuttamat vahingot.

01/06/2017

3. TOIMITTAJAN HENKILÖSTÖ

Toimittajan henkilöstön on oltava ammattitaitoista, palveluhenkistä, suomenkielentaitoista, asiakaspalvelutehtävään sopivaa sekä luotettavaa. Kuljetustehtävää suorittavan henkilön: (i) tulee käyttäytyä asiallisesti ja pukeutua sovitulla tavalla, (ii) hän ei saa työskennellä päihdyttävien tai huumaavien aineiden vaikutuksen alaisena, (iii) tulee noudat- taa liikenteessä liikennesääntöjä ja toimia kohteliaasti muuta liikennettä ja liikkujia kohtaan.

Toimittaja vastaa siitä, että sen henkilöstö noudattaa Sopimusta liitteineen sekä Tilaajan ohjeita. Toimittaja vastaa henkilöstönsä soveltuvuudesta ja luotettavuudesta.

Toimittajan kuljettajan ja mahdollisen alihankkijan tulee tarvittaessa saada Tilaajan mallin mukainen perehdytys työtehtäviin ennen työn aloittamista. Perehdyttämisestä vastaa Toimittaja, mutta perehdytys voidaan erikseen so- vittaessa toteuttaa yhteistyössä Xxxxxxxx kanssa. Toimittaja vastaa jatkokoulutuksesta sekä Sopimuksen mukaisten palveluiden vaatiman erityisosaamisen ylläpitämisestä ja levittämisestä koko palvelujen tuottamiseen osallistuvalle henkilöstölleen ja mahdollisille alihankkijoilleen. Mikäli Toimittajan tai sen alihankkijoiden henkilökunta ei ole saanut riittävää perehdytystä tai noudata Tilaajan antamia ohjeita ja vaatimuksia, vastaa Toimittaja tästä mahdollisesti ai- heutuvista vahingoista.

Toimittaja raportoi vuosittain maaliskuussa kuljettajiensa ammattipätevyyden jatkokoulutusten määrät Tilaajalle. Toimittaja sitoutuu siihen, että Toimittaja suorittaa henkilöstönsä huumausainetestaukset Tilaajan päihdeohjelman vaatimusten mukaisella tavalla.

Erikseen sovittaessa Toimittajan on myötävaikutettava siihen, että tiettyihin kohteisiin pääsevistä kuljettajista xxx- xxxx (Toimittajan kustannuksella) turvallisuusselvityksistä annetun lain (8.3.2002/177) mukainen turvallisuusselvi- tys. Nimettyjen kohteiden osalta Tilaajalla on oikeus erikseen sovittaessa edellyttää kuljettajan ennakkohyväksy- mistä ennen kuin tämä aloittaa Tilaajan kuljetustehtävien suorittamisen. Nimettyjen kohteiden osalta Tilaajalla on asiakasvaatimuksistaan johtuen erikseen sovittaessa oikeus edellyttää, että kuljettajat ovat suorittaneet työturvalli- suuskortin.

Tilaajalla on oikeus, milloin tahansa syytä ilmoittamatta edellyttää, että tietty kuljettaja ei enää hoida Tilaajan tai sen asiakkaan kuljetustehtäviä.

Toimittaja vastaa henkilöstönsä työ- ja suojavaatteista ja niiden siisteydestä. Jos kuljetustehtäviin sisältyy toimi- mista Tilaajan asiakasrajapinnassa, Toimittaja hankkii kustannuksellaan tarvittavat Tilaajan yrityskuvan mukaiset työ- ja suojavaatteet Tilaajan ilmoittaman hankintakanavan kautta. Tilaajan yrityskuvan mukaisia työ- ja suojavaat- teita ei saa käyttää muussa toiminnassa kuin Tilaajan kuljetuksissa eikä niitä saa luovuttaa kolmannelle osapuo- lelle.

Toimittaja palauttaa kuljettajiensa käytössä olleet työ- ja suojavaatteet Tilaajalle Sopimuksen päättyessä tai muuten niiden käytyä tarpeettomiksi ja aina Xxxxxxxx vaatimuksesta. Tilaaja ei hyvitä Toimittajalle sen palauttamia työ- ja suojavaatteita.

Kaikissa kuljetustehtävissä on käytettävä Tilaajan henkilökorttia. Tilaajan henkilökorttia ei saa käyttää muussa toi- minnassa kuin Tilaajan kuljetuksissa eikä sitä saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle.

4. TILAAJAN VARUSTEET JA OHJEET

Tilaaja luovuttaa Toimittajan käyttöön henkilökortit, ajoneuvotunnisteet, avaimet ja kulkutunnisteet sekä tiedonke- ruulaitteet molemmin puoleisella kuittauksella ennen Sopimuksen mukaisten kuljetuspalveluiden aloittamista sekä erikseen sovitusti ajoneuvoseurantalaitteet.

Toimittaja vastaa käyttöönsä luovutetuista Tilaajan varusteista siihen asti, kunnes Tilaaja on ne kuitannut palaute- tuiksi tai ajoneuvoseurantalaitteet on Tilaajan kustannuksella poistettu. Toimittaja vastaa kustannuksellaan Tilaajan

01/06/2017

varusteiden oikeasta käytöstä ja kunnossapidosta, pois lukien niiden normaali kuluminen. Kaikki Xxxxxxxx luovutta- mat varusteet on palautettava välittömästi takaisin Tilaajalle Sopimuksen päätyttyä tai muuten niiden käytyä tar- peettomiksi ja aina Xxxxxxxx vaatimuksesta.

Tilaajan Toimittajan käyttöön luovuttamia varusteita ei saa käyttää muuhun kuin Toimittajan ja Tilaajan Sopimuksen mukaiseen toimintaan Sopimuksen, sen liitteiden ja näiden ohjeiden mukaisesti. Toimittajan ja sen henkilöstön tu- lee säilyttää hallussaan olevat Tilaajan varusteet huolellisesti ja siten, että ulkopuoliset eivät saa niitä haltuunsa.

Kun Tilaajan varusteet eivät ole käytössä, ne on aina säilytettävä lukitussa tilassa.

Tilaaja antaa Toimittajalle Sopimuksen mukaisten tehtävien hoitamiseen tarvittavat työ- ja turvallisuusohjeet sekä muun opastuksen, joiden kouluttamisesta henkilöstölleen ja henkilöstönsä perehdyttämisestä vastaa Toimittaja kohdan 3 mukaisesti.

5. KULKUOIKEUS

Liikkuminen Tilaajan terminaalien, toimipaikkojen ja asiakkaiden alueilla on sallittu purkuun ja lastaukseen liittyvien toimintojen yhteydessä työtehtävien vaatimassa laajuudessa. Tilaaja myöntää luvat niihin tiloissaan tapahtuviin työ- tehtäviin, joissa lupia edellytetään.

Toimittajan henkilöstöllä on Tilaajan tiloissa liikuttaessa oltava joko Tilaajan antama henkilökortti, tai henkilön on muutoin pystyttävä todistamaan henkilöllisyytensä ja osoittamaan alueella liikkumista edellyttävä tehtävänsä.

6. TIEDOTTAMINEN

Tilaaja tiedottaa Toimittajalle toimintaan liittyvistä muutoksista. Toimittaja tiedottaa Xxxxxxxxxx välittömästi Tilaajan tiloissa havaituista haitta- ja vaaratekijöistä. Muusta Toimittajan ja sen henkilökunnan tiedottamisvastuusta sovitaan kussakin tapauksessa erikseen.

Toimittajan on välittömästi tiedotettava Tilaajalle, mikäli Toimittajan henkilöstölle luovutettuja Xxxxxxxx henkilökort- teja, Tilaajan tai sen asiakkaiden tiloihin pääsyn mahdollistavia kulkutunnisteita, ajoneuvotunnisteita tai avaimia tai tiedonkeruulaitteita joutuu kateisiin tai vääriin käsiin. Samoin Toimittajan on tiedotettava Tilaajalle välittömästi kai- kista toimitussuhteeseen liittyvistä turvallisuusriskeistä ja turvallisuuspoikkeamista, kuten kadonneista lähetyksistä sekä väärinkäytösepäilyistä.

Toimittajan on tiedotettava Tilaajalle erityisesti, (1) mikäli on pienikin epäilys siitä, että Tilaajan Toimittajan käyttöön antamiin varusteisiin tai asiakirjoihin tai Toimittajan kalustoon on yritetty päästä käsiksi; ja (2) näkyvistä vaurioista, rikkoutumisista, kastumisista jne.; ja (3) Tilaajan työtehtävissä toimittaessa tapahtuneista työtapaturmista sekä lä- heltä piti tilanteista.

Toimittajan tulee ilmoittaa Tilaajalle välittömästi havaitsemistaan poikkeamista palvelun toteuttamisessa ja mihin toimenpiteisiin Toimittaja on ryhtynyt varmistaakseen palvelun toteutumisen sovitun mukaisena.

Toimittajan tai sen tai sen alihankkijan henkilökuntaan kuuluvan tulee ilmoittaa välittömästi Tilaajan ohjeiden mukai- sesti Tilaajan edustajalle havaitsemistaan poikkeamista, virheistä jne. kuljetusasiakirjoissa, laskutusaineistossa ja muussa materiaalissa.

Toimituksista saa antaa tietoa vain niille, jotka tarvitsevat sitä omien työtehtäviensä vuoksi. Erityisesti on huolehdit- tava, ettei tieto kuljetettavasta tavarasta, tavaran vastaanottajista ja heidän tiedoistaan (kuten nimi, osoite ja puhe- linnumero), kuljetusyksiköstä ja reitistä joudu kolmansille osapuolille.

01/06/2017

7. KULJETUSVASTUU JA LÄHETYSTEN LUOVUTTAMINEN

Toimittajan kuljetusvastuu alkaa siitä, kun Toimittaja on kuitannut ottaneensa kuljetettavat tavarat kuljetettavaksi ja päättyy siihen, kun vastaanottaja on kuitannut ne vastaanotetuiksi. Jos kuljetettavia tavaroita ei luovuteta kuittausta vastaan, päättyy kuljetusvastuu siihen, kun ne on Sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti luovutettu vastaanotta- jalle. Mikäli vastaanottajaa ei tavoiteta, tai vastaanottaja nimenomaisesti kieltäytyy vastaanottamasta kuljetettavia tavaroita, ne tulee palauttaa välittömästi Tilaajalle lähtöterminaaliin, -myymälään tai -myyntipisteeseen.

Toimittaja luovuttaa hallussaan olevat tavarat vastaanottajalle noudattaen Tilaajan niiden luovuttamisesta antamia ohjeita. Toimituksiin liittyvät asiakirjat on suojattava asianmukaisesti ja ne saa luovuttaa vain tunnetulle taholle.

Kuljetettavaa tavaraa ei saa jättää valvomatta avoimeen tilaan. Mahdollinen välivarastointi tulee suorittaa tähän tarkoitukseen hyväksytyssä ja lukittavassa tilassa. Poikkeavat tilat tulee ensin hyväksyttää Tilaajalla.

Toimittajan tulee tallentaa kuljetettavia tavaroita koskevat tiedot Tilaajan määrittelemään tiedonkeruulaitteeseen, ja sitä kautta Tilaajan kuljetusten suunnittelujärjestelmään sekä seurantajärjestelmään, sovittujen ohjeiden mukai- sesti.

8. LAATU- JA RAPORTOINTIVAATIMUKSET

Palvelun laatua seurataan mm. asiakastyytyväisyystutkimusten, asiakaspalauteraporttien ja poikkeamatiedon hal- lintajärjestelmän avulla.

Toimittaja ja Xxxxxxx pyrkivät yhteistyössä saatujen palautteiden ja raporttien antamien viitteiden mukaisesti palvelu- tasonsa ja laatunsa jatkuvaan kehittämiseen. Laatupalavereita pidetään aina tarvittaessa.

9. HENKILÖTIEDOT

Kuljetustehtäviä suorittaessaan Toimittaja käsittelee Asiakkaan henkilötietoja. Henkilötietoja ovat Asiakkaan sekä sen asiakkaiden tiedot, kuten lähettäjä ja vastaanottaja tai muu nimitieto ja näihin liittyvät tiedot, kuten osoitteet, puhelinnumerot ja muut yhteystiedot.

Toimittajalla ja sen henkilökunnalla on oikeus käsitellä henkilötietoja vain kuljetuspalvelun suorittamiseksi. Kuljetus- palvelun päätyttyä Toimittajan ja sen henkilökunnan on poistettava välittömästi henkilötiedot kaikista Toimittajan ja sen henkilökunnan järjestelmistä ja laitteista, kuten erilaiset mobiililaitteet tai kuljetusten ohjausjärjestelmät.

Henkilötiedot ovat salassapidettäviä, eikä Toimittajalla ja sen henkilökunnalla ole oikeutta luovuttaa tietoja tai ker- toa niistä kenellekään ulkopuoliselle.

Toimittaja sitoutuu aina noudattamaan Asiakkaan kulloinkin voimassa olevia henkilötietojen käsittelyä koskevia muita toimintamalleja, käytäntöjä ja ohjeita.