Yhdistyksen arkistoinnin ABC
Yhdistyksen arkistoinnin ABC
Arkistokaavassa sarjojen nimi muodostuu isosta ja pienestä kirjaimesta esimerkiksi Aa, Ab, Ac, Ba, Hh
Isoja kirjaimia ei saa muuttaa, mutta kaikkia isoja kirjaimia ei tarvitse käyttää. Ison kirjaimen alle on kerätty hyvin monenlaisia esimerkkejä siitä, mitä asiakirjoja kussakin luokassa voisi olla. Missään yhdistyksessä ei ole kaikkia tässä lueteltuja asiakirjoja. Yhdistys valitsee mielestänsä tärkeimmän, jolle antaa
pienen a-kirjaimen. Mielestään toiseksi tärkeimmälle annetaan pieni b-kirjain jne. Jatketaan nimeämistä kunnes asiakirjoja ei enää tämän ison kirjaimen alle löydy. Poikkeuksena tästä täysin vapaasta nimeämisestä on sarja Ba, jonka sisällöksi on sovittu arkistoluettelo. Jos yhdistys on järjestänyt asiakirjansa, on sillä myös arkistoluettelo, jonka halutaan aina löytyvän siis kohdasta Ba. Muut pikkukirjaimet ovat siis yhdistyksen omassa harkinnassa. Useat yhdistykset pitävät esimerkiksi tärkeimpinä oman yhdistyksensä vuosikokouksia, mutta se ei ole ehdoton välttämättömyys, vaan yhdistys voi käyttää tässä omaa valintaansa.
Arkistointi kuuluu pääasiassa yhdistykselle, mutta vanhojen ja isojen kerhojen, jotka myöhemmin ovat itsenäistyneet yhdistyksiksi kannattaa arkistoida jo kerhoaik syntyneet paperit nyt toimivan yhdistyksen nimellä; onhan samat ihmiset jatkamassa samaa toimintaa, joka on vain aloitettu aiemmin vapaamuotoisena ryhmänä ja myöhemmin organisoitunut omaksi yhdistykseksi. Koska kerhot ja toimintaryhmät ovat olleet vapaamuotoisia, on yhdistysten syytä pitää
huolta siitä, että tuleville sukupolville jää riittävästi dokumentteja myös kerhojen ja toimintaryhmien toiminnasta. Niinpä on suotavaa, että yhdistykset arkistoivat toiminnasta mahdollisimman laajasti kaiken sen aineiston, mitä kerho tai toimintaryhmä on yhdistykselle toimittanut eli ainakin toimintasuunnitelmat,
ja toimintatilastot.
Sarja | Sisältö | Lisätietoja |
A | DIAARIT | Päivittäin tai lyhyin väliajoin säännöllisesti syntyneet diaarit ja päiväkirjat |
yhdistyksen vieraskirja tapahtumien yms. vieraskirjat marttailtojen päiväkirjat | ||
marttakerhojen päiväkirjat toimintaryhmien päiväkirjat opintokerhojen päiväkirjat postikirjat | ||
saapuvien kirjeiden diaari lähtevien kirjeiden diaari |
B LUETTELOT Yhdistyksen itsensä laatimat luettelot
Ba arkistoluettelo myös vanhat. Tämän lisan ainoa kiinteä alasarja, eli arkistoluettelo löytyy aina kohdasta Ba, jos sellainen on. jäsenluettelot kokonaan joka vuodelta erikseen
kerhojen jäsenluettelot toimihenkilöluettelot omista neuvojista luettelo ansiomerkin saaneista kunniajäsenlista
luettelo hallituksen jäsenistä jos sellaista pidetään erikseen
taitoavainsuorittajalista ellei ole muualla erillistä kohtaa opintokerhoa varten. opintokerhojen osallistujaluettelot
osaajarekisteri irtaimistoluettelo/kortisto kalusteluettelo/kortisto kiinteistöluettelo
yhdyshenkilöluettelot esim. joulukorttilistat
C PÖYTÄKIRJAT TAI KOKOUSMUISTIOT LIITTEINEEN
yhdistyksen vuosikokousten pöytäkirjat
- pöytäkirjat liitteineen
- valtakirjat
- puheenvuorot
- valmistelut
yhdistyksen hallituksen kokousten pöytäkirjat liitteineen
marttakerhojen kokousten pöytäkirjat toimintaryhmien kokousten pöytäkirjat
Kaikki erilaiset yhdistyksen itsensä kirjoittamat pöytäkirjat liitteineen. Jos pöytäkirjat on kirjoitettu sidokseen, liitteet voidaan laittaa erikseen heti näiden jälkeen. Huom! Tähän ei tule minkään muun yhdistystyksen pöytäkirjoja. Ei piirin, ei Marttaliiton, eikä minkään muunkaan yhdistyksen pöytäkirjat, vaikka marttayhdistys olisi edustettuna siinä yhdistyksessä.
työryhmien, jaostojen ja opintokerhojen kokousten pöytäkirjat
tilapäisten kokousten pöytäkirjat
Huom. jos jaostoilla on muuta omaa erillistä aineistoa, sijoitetaan kaikki jaostoja koskeva aineisto muodostettavaan pääsarjaan J
D TOISTEETEET Kaikki itse laaditut muualle lähetetyt asiakirjat, kuten kirjeiden jäljennökset ja ns. toisteet
lähetetyt kirjeet Marttaliitolle liitteineen
lähetetyt kirjeet piiriliitolle liitteineen Huom! Vuositiedonantoja ei laiteta tänne. Tilasto kohtaan K ja muut ovat vuosikokouksen liitteenä. kerhoille laitetut kiertokirjeet liitteineen
toimintaryhmille laitetut kiertokirjeet liitteineen lähetetyt jäsenkirjeet liitteineen
kirjeet muille järjestöille ja xxxxxxxxxxxxx kirjeet viranomaisille
kirjeet yksityisille henkilöille
toimintasuunnitelmat ja -kalenterit elleivät ole pöytäkirjan liitteenä toimintakertomukset ja -selostukset elleivät ole pöytäkirjan liitteenä julkilausumat ja kannanotot
lähetettyjen muiden kirjeiden toisteet
lehti-ilmoitukset ja artikkelit Voivat olla myös leikekirjasssa kohdassa U
omien tilaisuuksien mainokset Ellei tilaisuudesta ole omaa kohtaa kohdassa H.
tilastot ja yhteenvedot Tilastot tähän vain jos tilastointi on satunnaista. Vuosittaiset tilastot kuten piirille toimitettava jäsentilasto
tulee kohtaan K tilastot.
E SAAPUNEET KIRJEET
Kaikki saapuneet yhdistyksen toimintaan liittyvää asiaa sisältävät kirjeet olipa ne saapuneet paperimuodossa tai sähköpostina. Periaatteessa myös asian hoidon kannalta tärkeät tekstiviestit tulisi kirjoittaa paperille ja säilyttää.
kirjeet Marttaliitolta Huom! "isot kirjeet" ja muut ryhmäpostit säilytetään erikseen ja ne voidaan hävittää muutaman vuoden kirjeet piiriliitolta Huom! piiriliiton tiedotteet säilytetään erikseen ja ne voidaan hävittää määräajan jälkeen. Huom 2! Kannattaa
kuitenkin säilyttää sellaiset kiertokirjeet, joissa yhdistys mainitaan erikseen jonkun toiminnan vuoksi.
Esimerkiksi kiertokirje, jossa on kutsu yhdistyksen järjestämille marttapäiville sekä tapahtuman jälkeiset muilta järjestöiltä ja laitoksilta Huom! kiertokirjeet, ilmoitukset ja muut yleiset tiedotteet säilytetään erikseen ja ne voi hävittää määräajan
jälkeen.
viranomaisilta saapuneet kirjeet Mikäli kirje koskee oman yhdistyksen toimintaa (esim. huviluvat, apurahan saantikirjeet, kutsu yhteistyöhön
johon ryhdytään jne.) säilytetään. Jos ovat vain yleisiä joukkokirjeitä, ei tarvitse säilyttää sen jälkeen, kun asia ei enää ole ajankohtainen.
yksityisiltä henkilöiltä Säilytetään pysyvästi jos koskevat toimintaa, johon on ryhdytty ennen tai jälkeen kirjeen kirjoittamisen.
kiertokirjeet Säilytetään pari vuotta ellei niissä ole juuri omaa yhdistystä koskevaa, nimettyä asiaa.
mainokset Saa hävittää heti, kun ei enää tarvitse
F KIRJEISTÖ Kun jostain asiasta on keskusteltu tiiviisti mielipiteitä vaihtaen perinteissen postin välityksellä tai sähköpostilla tallennetaan kirjeet kirjeistöksi, jolloin asiakokonaisuus löytyy helpommin. Tällöin
kirjeenvaihto on useimmiten kahden ihmisen välistä.
- saapuneet kirjeet ja lähetettyjen kirjeiden toisteet (yhdessä säilytettävät)
G TILIASIAKIRJAT JA TALOUDELLINEN TOIMINTA
talousarviot tilinpäätösasiakirjat
anomukset ja niihin saadut vastaukset
varainhankinta, arpajaiset ja keräykset
säännölliseestä varainhankinnasta esim. omasta kioskista tulee aineistoa joka automaattisesti järjestyy sisällön mukaan. Silloin nämä voivat olla kohdassa H. Tässä tapauksessa laitetaan tähän vain ristiviite, joka kertoo papereiden sijaintikohdan.
tilikirjat säilytetään 10 v tai pysyvästi
tositteet säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan 6 v. Vanhoja kuitteja kannattaa tarjota museoon, sillä ne voivat elävöittää museoiden näyttelyitä.
H SISÄLLÖN MUKAAN JÄRJESTETYT ASIAKIRJAT
perustamisasiakirjat muutokset yhdistysrekisteriin
säännöt Kaikki yhdistyksen toiminnan aikana voimassa olleet säännöt on tallennettava. jäsenasiat
tehdyt sopimukset henkilöstöasiat
- palkka-asiat
- eläkeasiat
- työehtosopimukset
- tulleet työpaikka hakemukset
- työtodistukset
omat marttaillat Jos marttailloista tai niiden suunnittelusta on kerätty itse tehtyä aineistoa se voidaan järjestää tänne. Mikäli illoista pidetään vain päiväkirjaa, se sijoitetaan kohtaan A
omat kurssit ellei ole yhdistetty marttailtojen kanssa
omat säännölliset tai isot yleisötilaisuudet esimerkiksi laskiaisriehat, luontopolut yms.
sellaiset, joiden järjestelystä on syntynyt aineistoa enemmän kuin mitä esimerkiksi hallituksen kokouksen pöytäkirjojen liitteistä ilmenee.
itse järjestetyt kampanjat sellaiset, joiden järjestelystä on syntynyt aineistoa enemmän kuin mitä esimerkiksi hallituksen kokouksen
pöytäkirjojen liitteistä ilmenee.
itse järjestetyt seminaarit ja kurssit sellaiset, joiden järjestelystä on syntynyt aineistoa enemmän kuin mitä esimerkiksi hallituksen kokouksen
pöytäkirjojen liitteistä ilmenee.
kansainvälinen toiminta Aurinkoleipä, Kansainvälinen yhteistyö Afrikassa, ACWW, NHF/NKF, Bosnia projekti, Karjalan ja Viron
työ, xxxx Xxxxxx peitot, puuropäivät, xxxxxxxxx, Hollannin padonrakennus... Mikäli aineistoa on enemmän kuin mitä esimerkiksi hallituksen kokouksen pöytäkirjojen liitteistä ilmenee.
hankinnat, kalusteet, laitteet Pelkkä kalusteluettelo tulee kohtaan B, mutta jos yhdistyksellä on ollut esimerkiksi oma lainattava astiasto,
mehumaija, pöytäliinoja tms., siitä kertovat asiat on luonnikasta pitää yhdessä paikassa.
I KARTAT JA PIIRUSTUKSET Omaa toimintaa koskevat kartat ja piirustukset
kartat Esim. Marttalan sijainti kartalla. Yhdistysten asuinsijat ennen Karjalassa, luontopolkujen ym. itse järjestettyjen tapahtumien kartat… Luontopolkujen kartat voidaan sijoittaa myös kohtaan H tai tapahtumaa suunnittelevien kokouksen pöytäkirjojen liitteeksi, jos luontopolusta on erillisiä suunnitteluasiakirjoja tms.
piirustukset Esim. Xxxxxxxxx pohjapiirustus ja rakennuspiirustukset, yhdistyksen järjestämän piirustuskilpailun satoa, oman lehden alkuperäiset kansikuva piirrokset.
K
TILASTOASIAKIRJAT
jäsentilastot toimintatilastot
muu itse tehty tilastoaineisto
Marttayhdistyksillä laaditaan tilastoja vuosittain, joten niitä syntyy paljon. Tilastot järjestetään tänne omaksi sarjaksi. Voidaan myös järjestää toisteisiin kohtaan D, jos kyseessä on satunnainen tilasto, joka ei toistu yhdistyksen historiassa uudestaan jossain vertailukelpoisessa muodossa.
L ELEKTRONISET ASIAKIRJAT Vain omaa yhdistystä vaten itse tai tilaustyönä tehdyt kuvaukset. Ei esim. Word manuaalia, koska
sitä ei ole itse tehty.
www-sivujen toteutuskuvaus Omien www-sivujen toteutus. Ei kuitenkaan piiriliiton tai muiden sivujen yhteyteen liitettyjen, muiden
suunnitelemien sivujen kuvauksia.
itse suunniteltujen atk-ohjelmien toteutuskuvaus Jos itse on suunniteltu jossain vaiheessa oma ohjelma, pitipä se sitten kirjanpitoa, reseptikokoelmaa tai
arpoipa se yhdistykselle onnekkaita lottonumeroita, niin näiden ohjelmien toteutuskuvaus tallennetaan tänne.
M MUISTIOT JA SUUNNITELMAT
itse tehdyt muistiot tilaisuuksista, joista ei ole
pidetty pöytäkirjaa ellei muistio liity toimintaan, joka on järjestetty toiminnan mukaan kohtaan H
suunnitelmat erilliset suunnitelmat, jotka eivät ole järjesteltynä toiminnan yhtyteen. Useimmiten sellaisia, jotka jäivät toteutusta vaille.
S ELOKUVAT JA ÄÄNITTEET Vain itse tehdyt tai omasta toiminnasta tai yhdistyken historiasta kertovat. Ei esim. Marttaliiton
tekemiä videoita. Piiriliiton yms. tuotteet tallennetaan, jos niissä esiintyy oman yhdistyksen väkeä.
videot
xxxxxx ja elokuvat äänikelanauhat
c-kasetit lp-levyt
cd-ROM:it
T MIKROFILMIT Vain omasta toiminnasta ja asiakirjoista otetut mikrofilmit.
U MUUT ASIAKIRJAT
omat historiikit ja niihin liittyvä aineisto
Itse tai yhdessä muiden kanssa tehdyt, ei esimerkiksi Marttaliiton tai piiriliiton tekemiä, niitä kannattaa tarjota Perinnetietokeskukseen.
arkistoon liitetään yksi kappale. Marttojen perinnetietokeskukseen ja paikalliseen kirjastoon kannattaa tarjota niistä kopiota myös.
puheiden ja esitelmien käsikirjoitukset Huom! kaikki yhdistyksen tilaisuuksissa pidetyt puheet. Myös tausta-aineistoa, jos on.
muut omat julkaisut esim. oma keittokirja ja siihen liittyvä aineisto
arkistoon liitetään yksi kappale. Marttojen perinnetietokeskukseen ja paikalliseen kirjastoon kannattaa tarjota niistä kopiota myös.
kronikat ja runot ja muut yhdistyksen toiminnasta tehdyt tarinat, ellei niitä ole liitetty tapahtumasta kertoviin papereihin
valokuvat ja diat Albumeissa tai irtokuorissa tai irtolehdissä. Xxx ei tarvitse irrottaa albumista. Kuvat eivät saa hangata toisiinsa lehtileikkeet
www-sivujen tulosteet peperiversiona Huom! tulostetaan ja päivätään joka kerta, kun muutos tehdään.
yhdistyksen oman lehden aineisto ja yksi lehti