KVTES:n muuttuneiden vuosilomamääräysten soveltamisohjeet

Niittylä

KVTES:n muuttuneiden vuosilomamääräysten soveltamisohjeet

Kunnallisen yleisen virka- ja työehtosopimuksen (KVTES) vuosilomaluvun eräitä määräyksiä on muutettu. Muutokset pohjautuvat vuosilomalaissa ta- pahtuneisiin muutoksiin.

Muistiossa käsitellyt muutokset koskevat kuukausipalkkaisten viranhaltijoi- den/työntekijöiden vuosiloman siirtämistä työkyvyttömyyden vuoksi ja vuo- silomapalkan sekä lomakorvauksen määräytymistä eräissä tapauksissa. Vastaavat muutokset on tehty tuntipalkkaisen henkilöstöä koskevaan työ- ehtosopimukseen ja niistä tiedotetaan eri yleiskirjeellä.

Sopimusmuutokset tulevat voimaan 1.3.2014 lukien siten, että

• vuosiloman siirtämistä koskevia uusia määräyksiä sovelletaan 1.3.2014 lukien pidettävään vuosilomaan ja säästövapaaseen riip- pumatta siitä, minkä lomanmääräytymisvuoden lomas- ta/säästövapaasta on kysymys.

• vuosilomapalkan ja lomakorvauksen laskentaa koskevia määräyk- siä sovelletaan ensimmäisen kerran 1.4.2013 alkaneelta loman- määräytymisvuodelta ansaittuun lomaan. Vuosilomaan, joka on ansaittu 31.3.2013 päättyvältä lomanmääräytymisvuodelta tai sitä ennen, sovelletaan 28.2.2014 saakka voimassa olleita KVTES 2012–2013 vuosilomapalkkaa ja lomakorvausta koskevia määrä- yksiä. Säästövapaan ajalta maksettavasta palkasta ks. sivu 4.

KVTES:n muuttuneet vuosilomääräykset ovat yleiskirjeen liitteenä 4.

Vuosiloman ja säästövapaan siirto työkyvyttömyyden perusteella

Vuosilomaluvun 11 §:n mukaan viranhaltijalla/työntekijällä on oikeus siirtää vuosilomaa/säästövapaata sairauden, synnytyksen tai tapaturman aiheut- taman työkyvyttömyyden vuoksi.

Määräystä on muutettu ensinnäkin siten, että loman/säästövapaan aikana ilmenevän työkyvyttömyyden perusteella siirto-oikeus on jo ensimmäisestä työkyvyttömyyspäivästä lukien. Toisin sanoen KVTES 2012–2013 11 §:n

2 momenttiin sisältynyt 7 päivän karenssia koskenut määräys on poistettu. Siirto-oikeus on muutoksen jälkeen samansisältöinen siitä riippumatta al- kaako työkyvyttömyys ennen lomaa/säästövapaata tai niiden aikana.

Vuosilomaluvun 11 §:n 1 momenttia on täsmennetty siten, että työkyvyttö- myyden vuoksi tapahtuva vuosiloman/säästövapaan siirtäminen koskee niitä lomapäiviä, jotka sijoittuvat työkyvyttömyysajalle. Mikäli työkyvyttö- myysaika ei koske koko vahvistettua vuosilomajaksoa, viranhalti- ja/työntekijä on vuosilomalla työkyvyttömyysajan ulkopuolisen ajan.

Viranhaltijalla/työntekijällä on, kuten aikaisemminkin, oikeus vuosilo- man/säästövapaan siirtämiseen, jos tiedetään, että hän joutuu vuosilo-

man/säästövapaan aikana sairaan- tai muuhun siihen rinnastettavaan hoi- toon, jona aikana hän on työkyvytön (11 §:n 1 momentin soveltamisohje). Tällöinkin siirto-oikeus koskee työkyvyttömyysajalle sijoittuvia vuosiloma-

/säästövapaapäiviä.

Vuosiloman siirtäminen työkyvyttömyyden vuoksi merkitsee sitä, että vi- ranhaltijalle/työntekijälle maksetaan työkyvyttömyysajalta palkka sairaus- ajan palkkana sitä koskevien määräysten ja edellytysten mukaisesti.

Vuosiloman/säästövapaan siirto edellyttää, että viranhaltija/työntekijä pyy- tää siirtoa. Kuten aikaisemminkin, lääkärintodistuksen tai muun luotettavan selvityksen esittäminen katsotaan siirtämistä koskevaksi pyynnöksi.

Siirtopyyntö tulee esittää, mikäli mahdollista ennen loman alkamista tai muutoin ilman aiheetonta viivytystä.

Vuosilomaluvun 11 §:n 2 momentin mukaan viranhaltijan/työntekijän tulee työnantajan pyynnöstä esittää työkyvyttömyydestään lääkärintodistus.

Kunnat/kuntayhtymät voivat harkintansa mukaan päättää myös siitä, että työkyvyttömyyden osoittamiseksi riittää terveydenhoitajan tai sairaanhoita- jan antama todistus. Tältä osin saattaa olla tarpeen uusia menettelyohjeet ja tiedottaa niistä henkilöstölle.

Siirretty vuosiloma annetaan 11 §:n 3–4 momenttien määräysten mukai- sesti. Määräysten sisältöä ei ole muutettu.

Vuosilomapalkkaa koskevat muutokset

Pääsääntö

KVTES vuosilomapalkkaa koskeva 13 §:n 1 momentti on säilynyt ennal- laan. Viranhaltijalle/työntekijälle maksetaan vuosilomapalkka pääsääntöi- sesti lomallelähtöhetken eli ensimmäisen vuosilomapäivän varsinaisen palkan mukaan. Määräystä sovelletaan siitä riippumatta onko henkilö ko- koaikainen vai osa-aikainen lomalle lähtiessään, ellei työajassa ja palkassa ole tapahtunut muutoksia uudessa 13 §:n 2 momentissa sanotulla tavalla.

Vuosilomapalkkaa koskeva uusi määräys

KVTES vuosilomaluvun uusi 13 §:n 2 momentti koskee tilanteita, joissa vi- ranhaltijan/työntekijän säännöllinen työaika ja vastaavasti palkka ovat muuttuneet lomanmääräytymisvuoden aikana tai lomanmääräytymisvuo- den päätyttyä ennen vuosiloman alkamista.

Näissä tilanteissa vuosilomapalkan perusteena oleva kuukausipalkka mää- räytyy kertomalla lomallelähtöhetken täysi varsinainen palkka lomanmää- räytymisvuoden keskimääräisellä työaikaprosentilla (ks. esimerkit 1 ja 2).

Keskimääräinen työaikaprosentin ja kuukausipalkan laskemisesta on esi- merkkejä muutetun 2 momentin yhteydessä (ks. yleiskirjeen liite 4).

Työajan muutoksella tarkoitetaan sovitun/määrätyn säännöllisen työajan pituuden muutoksia eikä pelkästään työaikamuodon muutoksia (esim. yleistyöajan muuttuminen toimistotyöajaksi) tai lisätyön tekemistä. Kysy-

myksessä on siis työajan muuttuminen osa-aikaiseksi, osa-aikatyön edel- leen vähentyminen taikka osa-aikatyön lisääntyminen tai osa-aikatyön muuttuminen kokoaikaiseksi. Henkilön palkka muuttuu tällöin vastaavasti osa-aikatyötä koskevien määräysten mukaisesti.

Pelkästään tehtäväkohtaisen palkan muuttuminen ei johda uuden 2 mo- mentin soveltamiseen.

Työaikamuutokset voivat liittyä osa-aikaeläkkeelle, osatyökyvyttömyys- eläkkeelle, osittaiselle hoitovapaalle taikka osa-aikaiselle sairauslomalle siirtymiseen. Muutos voi johtua myös siitä, että viranhaltija/työntekijä sopi- vat muutoin osa-aikatyöhön siirtymisestä tai työnantaja osa-aikaistaa vi- ranhaltijan/työntekijän. Määräystä ei sen sijaan sovelleta työajan lyhennyk- senä toteutettavaan lomautukseen, vaan tällöin vuosilomapalkka määräy- tyy 13 §:n 1 momentin pääsäännön mukaan.

Mikäli vuosilomaa pidetään useassa jaksossa, kunkin vuosilomajakson vuosilomapalkka määräytyy sen lomanmääräytymisvuoden keskimääräi- sen työaikaprosentin perusteella, jonka vuosilomasta on kysymys.

Mikäli viranhaltijan/työntekijän työaika ja vastaavasti palkka muuttuu vasta lomanmääräytymisvuoden päättymisen jälkeen ennen vuosiloman alkamis- ta, vuosilomapalkka määräytyy myös uuden 2 momentin mukaisesti. Ko. ti- lanteessa keskimääräinen työaikaprosentti on luonnollisesti viranhalti- jan/työntekijän koko lomanmääräytymisvuoden ajan samana pysynyt työ- aikaprosentti.

Jos viranhaltijan/työntekijän työajassa on tapahtunut muutoksia sekä lo- manmääräytymisvuoden aikana että sen päätyttyä ennen vuosiloman pi- tämistä, vuosilomapalkka määräytyy päättyneen lomanmääräytymisvuoden keskimääräisen työaikaprosentin mukaisena. Lomanmääräytymisvuoden päättymisen jälkeen tapahtunut työajan muutos vaikuttaa aikanaan ko. lo- manmääräytymisvuodelta ansaittavan vuosilomapalkan määräytymiseen (ks. esimerkit 3 ja 4).

Loman pitäminen lomanmääräytymisvuoden aikana

Vuosilomaa voidaan KVTES IV luvun 8 §:n perusteella sopia pidettäväksi jo lomanmääräytymisvuoden aikana sen kalenterivuoden alusta lukien (1.1.–30.4), jolle lomakausi sijoittuu. Mikäli viranhaltijan/työntekijän työaika ja vastaavasti palkka muuttuvat loman pitämisen jälkeen ennen lomanmää- räytymisvuoden päättymistä, vuosilomapalkka määräytyy uuden 2 momen- tin mukaisesti. Ennen työajan muutosta pidetyn vuosiloman palkka makse- taan 13 §:n 1 momentin mukaan, jolloin se ei vastaa keskimääräisenä määräytyvää vuosilomapalkkaa (vuosilomapalkka on voinut olla liian iso tai liian pieni). Vuosilomapalkka korjataan oikeaksi jälkikäteen. Korjaus voi- daan tehdä maksamalla erotus heti tai perimällä liikaa maksettu osuus tu- levista palkkaeristä (ks. esim. 5). Mikäli etukäteen lomaa pidettäessä jo tiedetään, että työaika muuttuu loman pitämisen jälkeen mutta kuitenkin ennen lomanmääräytymisvuoden päättymistä (esim. osa-aikaeläkkeelle jäämisen vuoksi), vuosilomapalkka maksetaan keskimääräisen työaikapro- sentin mukaisesti. Tällöin vältytään palkan jälkikäteiseltä korjaamiselta.

Tilanteessa, jossa henkilön työaika ja vastaavasti palkka on muuttunut lo- manmääräytymisvuoden aikana ennen kuin lomaa pidetään KVTES IV lu- vun 8 §:n perusteella ennen lomanmääräytymisvuoden loppumista, vuosi- lomapalkka voidaan maksaa 13 § 2 momentin mukaisesti määräytyvänä vuosilomapalkkana jo tässä vaiheessa (ks. esim. 6). Mahdolliset myö- hemmät uudet muutokset työajassa voivat johtaa palkan korjauksiin.

Mikäli viranhaltijan/työntekijän työajassa ja palkassa tapahtuisi poikkeuk- sellisesti 13 §:n 2 momentissa tarkoitettu muutos kesken vuosilomaa, vuo- silomapalkka määräytyy tällöinkin 13 §:n 2 momentin mukaisesti.

Muutoksen vaikutus säästövapaan palkkaan

Vuosiloman säästämistä koskevaan KVTES vuosilomaluvun 12 §:ään on lisätty uusi soveltamisohje liittyen vuosilomapalkkaa koskevaan 13 §:n

2 momentin muutokseen.

Säästövapaata koskevan 12 §:n pääsäännön mukaan työajan muuttuessa olennaisesti, pitämättä jääneeltä säästövapaapäivältä maksetaan lomakor- vaus, joka lasketaan ennen muutosta voimassa olleen varsinaisen palkan perusteella. Näin ollen uuden 13 §:n 2 momentin tarkoittamissa työajan muutostilanteissa ei keskimääräisen vuosilomapalkan käyttäminen pää- sääntöisesti tule kysymykseen, koska työajan muuttuessa pitämättömistä säästövapaapäivistä maksetaan korvaus.

Sen sijaan siinä tapauksessa, että viranhaltija/työntekijä on säästänyt vuo- xxxxxxx sellaisen lomanmääräytymisvuoden vuosilomista, joiden osalta vuosilomapalkka määräytyy 13 §:n 2 momentin mukaisesti, vuosilomapalk- ka näistä säästövapaapäivistä maksetaan säästövapaata pidettäessä kes- kimääräisen vuosilomapalkan mukaan. Palvelussuhteen päättyessä mak- settavasta korvauksesta ks. jäljempänä.

Prosenttiperusteinen vuosilomapalkka

Vuosilomapalkka määräytyy KVTES:n vuosilomaluvun 14 §:n mukaan pro- sentuaalisena vuosilomapalkkana edelleen vain silloin, kun viranhalti- jan/työntekijän työaika on määräyksen tai sopimuksen mukaan niin vähäi- nen, että tästä syystä vain osa kalenterikuukausista on täysiä lomanmää- räytymiskuukausia. Mikäli 14 §:n soveltamispiiriin kuuluvan henkilön työ- aika ja palkka muuttuvat ja hän on kuitenkin edelleen 14 §:n soveltamisen piirissä, vuosilomapalkka määräytyy työajan ja palkan muutoksesta huoli- matta 14 §:n mukaisena prosentuaalisena palkkana eikä 13 §:n 2 momen- tin mukaisena keskimääräisenä palkkana.

Lomaraha

KVTES vuosilomaluvun lomarahaa koskevaa 18 §:n 1 momentin sovelta- misohjetta on selvyyden vuoksi muutettu siten, että muutetun 13 §:n

2 momentin keskimääräisellä vuosilomapalkkaa koskevalla määräyksellä ei ole vaikutusta lomarahan maksamiseen. Xxxxxxxx määräytyy edelleen heinäkuun tosiasiallisen varsinaisen kuukausipalkan mukaan eikä lasken- taperusteena käytetä 13 §:n 2 momentin mukaisesti määräytyvää kuukau- sipalkkaa.

Lomakorvaus palvelussuhteen päättyessä

KVTES vuosilomaluvun 16 §:n määräystä lomakorvauksen maksamisesta palvelussuhteen päättyessä on muutettu vastaamaan vuosilomapalkka- määräyksissä tapahtuneita muutoksia.

Jos viranhaltijan/työntekijän vuosilomapalkka on määräytynyt työajassa ja palkassa tapahtuneiden muutosten perusteella 13 §:n 2 momentin mukai- sena keskimääräisenä palkkana ja henkilön palvelussuhde päättyy siten, että osa tällaista lomaa on vielä pitämättä, maksetaan hänelle lomakorvaus tältä osin keskimääräisen työaikaprosentin perusteella lasketusta kuukau- sipalkasta. Tämä edellyttää, että vuosilomakirjanpidossa on eriteltynä kun- kin vuoden lomat ja vuosilomapalkan määräytymisperusteet. Palvelussuh- teen päättyessä voi tulla korvattavaksi vuosilomapäiviä, jotka on ansaittu eri lomanmääräytymisvuosilta. Tilanteesta riippuen korvaus eri vuosien vuosilomista voi tulla laskettavaksi eri perusteilla.

Keskimääräisen työaikaprosentin mukaan maksettava lomakorvaus voi tul- la kysymykseen myös tilanteissa, joissa lomakorvaus maksetaan palvelus- suhteen päättyessä kulumassa olevalta lomanmääräytymisvuodelta ja työ- aika ja palkka ovat muuttuneet kuluvan lomanmääräytymisvuoden aikana.

Esimerkkejä työajan ja palkan muuttumisesta

Työaika ja palkka muuttuvat lomanmääräytymisvuoden aikana

Esimerkki 1

Henkilön työaika muuttuu lomanmääräytymisvuoden 2014–2015 aikana 100 %:n työajasta 60 %:n työajaksi. Tällöin lomanmääräytymisvuoden 2014–2015 ansaitulta vuosilomalta vuosilomapalkka maksetaan keskimää- räisen työaikaprosentin (esimerkissä oletuksena on, että työaika muuttuu

1.10. eli keskimääräiseksi prosentiksi tulee 80 %) perusteella määräytyvä- nä vuosilomapalkkana. Koska henkilön työaika on muutoksen jälkeen py- syvästi 60 %, lomanmääräytymisvuodelta 2015–2016 ansaitulta vuosilo- malta maksettava vuosilomapalkka määräytyy 13 §:n 1 momentin pää- säännön mukaan eli 60 %:n palkan mukaan.

Esimerkki 2

Tilanne on vastaava kuin esimerkissä 1, mutta viranhaltijan/työntekijän työaika muuttuu 60 %:sta 100 %:iin. Koska henkilön työaika on muutoksen jälkeen pysyvästi 100 %, lomanmääräytymisvuodelta 2015-2016 ansaitulta vuosilomalta maksettava vuosilomapalkka määräytyy 13 §:n 1 momentin pääsäännön mukaan eli 100 %:n palkan mukaan.

Esimerkki 3

Esimerkissä henkilön työaika muuttuu sekä lomanmääräytymisvuoden ai- kana että sen jälkeen ennen vuosilomaa. Lomanmääräytymisvuodelta 2014–2015 ansaitun vuosiloman vuosilomapalkka määräytyy tämän lo- manmääräytymisvuoden keskimääräisen työaikaprosentin mukaan (esi- merkissä 90 %). Työajan muuttumisella ennen vuosilomaa (80 %:sta

60 %:iin) ei ole vaikutusta lomanmääräytymisvuoden 2014–2015 vuosilo- mapalkkaan. Sen sijaan työajan muutos (80 % -> 60 %) vaikuttaa loman- määräytymisvuoden 2015–2016 vuosilomien vuosilomapalkkaan, esimer- kissä tämän vuoden keskimääräinen työaikaprosentti on 65 %.

Esimerkki 4

Esimerkissä on sama tilanne kuin esimerkissä 3, mutta työajat lisääntyvät.

Esimerkki 5

Esimerkissä viranhaltija/työntekijä pitää vuosilomaa ennen lomanmääräy- tymisvuoden loppumista. Uuden 13 §:n 2 momentin soveltaminen ratkeaa vasta loman pitämisen jälkeen, jolloin lomapalkka korjataan 2 momentin mukaiseksi jälkikäteen.

Esimerkki 6

Esimerkissä viranhaltija/työntekijä pitää vuosilomaa ennen lomanmääräy- tymisvuoden loppumista. Työaika ja palkka ovat muuttuneet lomanmääräy- tymisvuoden aikana jo ennen loman pitämistä. Vaikka lomanmääräytymis- vuoden lopullista keksimääräistä työaikaprosenttia ei tiedetä, vuosiloma- palkka voidaan maksaa 13 §:n 2 momentin mukaisena.