KL-Kuntahankinnat Oy
KL-Kuntahankinnat Oy
Terveydenhuollon tarvikkeet KLKH70
Sisällysluettelo
1. Sopimuskausi ja kohde 1
2. Toimittaja. 1
3. Hinnoittelu 2
4. Hinnanmuutokset 2
5. Tilaaminen ja toimitus 2
6. Sopimushallinta 4
7. Sitoutuminen 4
8. Eksaitti 5
9. Lisätietoja 5
1. Sopimuskausi ja kohde
Väliaikainen puitesopimus valitusprosessin ajan, 16.4.2014 - väliaikainen. Asiakkaat voivat liittyä puitesopimuksen käyttäjiksi myös kesken sopimuskauden.
Hankinnan kohteena ovat kaikki ne perushoitotarvikkeet, jotka sisältyvät seuraaviin Sailab- tarvikenimikkeistön tuoteryhmiin:
BA16 Suonikanyylit/tarvikkeet
BA18 Nesteen-/verensiirto Lääkkeensekoitus/anto BB01 Avannehoitotarvikkeet
BB05 Diabetestarvikkeet
BC Perussairaanhoidon tarvikkeet BE Haavanhoito/sidonta/lastoitus BF Steriloinnin tarvikkeet
BG01 Henkilökohtainen suojaus
BG02 Käsine leikkaus toimenpide tutkimus BG04 Leikkaus- ja tutkimusympäristön suojaus BG05 Potilaan suojaus- ja peittelytuotteet
BS Urologinen tarvike
Asiakkaalla voi olla sopimuskauden alkaessa voimassa olevia hankintasopimuksia joistain tuoteryhmistä tai tuoteryhmien tuotteista. Asiakkaat siirtyvät käyttämään puitesopimusta sitä mukaan kuin voimassa olevat hankintasopimukset päättyvät.
Sopimuskauden aikana Asiakkaalla on oikeus hankkia tuotteita ottaen huomioon potilaiden hoidolliset erityistarpeet ja potilaskohtaiset muut ratkaisut. Esimerkiksi avanneleikatuilla, katetripotilailla tai diabetespotilailla tulee säilymään käytössä olevat tuotteet, eikä niitä vaihdeta kilpailutuksen takia tai tilanteessa, kun kilpailutettu tuote aiheuttaa käyttäjälleen esim. allergisia oireita. Kts. tarkemmin xxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/-/xxxx/0000000
Sopimus sisältää noin 5000 tuotetta yllämainituista tuotekategorioista. Tuotevalikoima sovitaan yhdessä Asiakkaan ja Xxxxxxxxxxx kanssa.
Sopimukseen kuuluu mahdollisuus ottaa käyttöön toimittajan Asiakkaalle tuottama Hyllytyspalvelu ja Kotiinkuljetuspalvelu, joiden käyttöönotosta Asiakas ja Toimittaja sopivat. Kuntahankinnat arvioivat näiden palveluiden hinnan siitä syntyvien kustannusten perusteella hyllytyspalvelun tai kotijakelun käyttöönottovaiheessa.
2. Toimittaja
OneMed Oy ( Y-tunnus 1558201-5) Metsäläntie 20
00320 Helsinki
Xxxxx Xxxxxx 040 419 1907
3. Hinnoittelu
Hinnastot löytyvät Eksaitti-työtilasta otsikon sopimustuotteet alta. Myyntikateprosentit ovat kiinteitä koko sopimuskauden ja ne ovat salassa pidettäviä.
Kuljetukset hinnoitellaan asiakaskohtaisesti omakustannushintaan. Kuljetuskustannukset hinnoitellaan annettujen volyymiin perustuvien perustietojen perusteella. Jos nämä tiedot muuttuvat sopimuskaudella, kuljetusveloituksia voidaan säätää sen mukaan.
Toimituserän alarajaa ei ole. Alle 100 €:n toimituksesta lukuun ottamatta Hyllytyspalvelua Toimittaja voi veloittaa 18 € pientoimituslisän. Toimittaja ei saa veloittaa muita erillisiä lisiä kuten toimitus- tai laskutuslisää tai mitään muutakaan vastaavaa lisää. Toimittajan toimitusvaikeuksista johtuvien jälkitoimitusten kuljetuskustannukset maksaa toimittaja.
4. Hinnanmuutokset
Hinnat ovat kiinteitä 12 kuukautta sopimuksen voimaantulosta. Hinnat tarkistetaan 12 kuukauden välein ylös tai alaspäin ja hinnanmuutosten tulee perustua kustannusten/markkinahintojen kehitykseen. Toimittajalla tulee olla käytössä
tuoteryhmäkohtainen seuranta ja analyysi kustannusten ja markkinahintojen kehittymisestä kauden aikana.
Jos jonkin tuotteen menekki osoittautuu selvästi odotettua suuremmaksi, toimittaja on velvollinen neuvottelemaan paremman, mittakaavaedun huomioon ottavan hinnan oman toimittajansa kanssa kesken sopimuskauden ja tämä huomioidaan asiakkaiden hinnassa välittömästi hinnantarkistuspisteistä huolimatta.
Toimittajan tulee ilmoittaa hinnan tarkistuksista viimeistään kaksi (2) kuukautta ennen niiden voimaan tuloa. Tuotteen saatavuusongelmat eivät ole syy hinnanmuutoksille. Toimittaja takaa tarjouspyynnössä ja tarjouksessa esitettyjen vertailutuotteiden tai vastaavien korvaavien tuotteiden saatavuuden koko sopimuskauden ajan. Jos Toimittaja ei jostakin syystä pysty toimittamaan jotakin tilattua tuotetta, Toimittaja toimittaa vähintään yhtä hyvän tuotteen alkuperäisen tuotteen hinnalla.
5. Tilaaminen ja toimitus
Asiakkaat tilaavat tuotteita Toimittajan sähköisestä kauppapaikasta, sähköpostilla tai oman ostotilausjärjestelmän kautta. Toimittaja toimittaa tuotteet joko Asiakkaan yhteen toimituspisteeseen, suoraan käyttöpaikalle (voi olla useita) tai suoraan Potilaalle sovittuun toimitusosoitteeseen. Tarjoajalla tulee olla valmiudet vastaanottaa tilauksia ja toimittaa tuotteita kaikilla edellä mainituilla tavoilla.
5.1. Toimitusehto- ja aika
Toimitusehto on toimitettuna perillä Asiakkaan nimeämässä paikassa sisätiloissa. Toimitus tapahtuu tilauksesta laskettuna 72 tunnin kuluttua tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti.
5.2. Toimituksen viivästyminen
Toimitusvarmuuden on oltava vähintään 98 % tilausrivitasolla mitattuna asiakkaan tuotevalikoimasta. Toimittaja huolehtii toimitusvarmuuden seurannasta ja raportoinnista. Hyllytystuotteiden toimitusvarmuuden tulee olla 99 %.
Jos Toimittaja ei pysty toimittamaan tilattua tuotetta, Toimittaja toimittaa vähintään yhtä hyvän tuotteen alkuperäisen tuotteen hinnalla. Asiakkaalla on tässä tapauksessa oikeus koekäyttöön.
Toimittaja on velvollinen maksamaan Asiakkaalle viivästyssakkoa kaksi (2) prosenttia viivästyneen toimituksen arvosta jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden ajanjaksolta (kuitenkin enintään 20 %), jolla Toimittaja ylittää sovitun toimitusajan.
Toimittaja ei kuitenkaan vastaa viivästyksestä, mikäli toimituksen viivästyminen johtuu Kuntahankinnoista, Asiakkaasta tai ylivoimaisesta esteestä.
5.3. Laskutus- ja maksuehto
Toimittaja laskuttaa Asiakasta Asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisesti verkkolaskulla tai paperilaskulla.
Maksuehto on 30 päivää laskun päivämäärästä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Laskussa tulee olla:
- asiakkaan nimi ja osoite
- palveluiden/tuotteiden nimet
- toimitusosoite ja tilaajan nimi
- hinnat (alv eriteltynä)
- viitenumero
- tilaus-/toimituspäivä
5.4. Reklamaatiot
Asiakkaan tulee aina reklamoida toimittajalle, jos tuotteissa, palvelussa, toimituksissa tai laskutuksessa tapahtuu virheitä tai ne poikkeavat puitesopimuksesta sovitusta.
Asiakkaan tulee lähettää tuotteeseen ja palveluun liittyvät reklamaatiot toimittajalle viimeistään 14 päivän kuluttua tuotteen vastaanottamisesta ja / tai palvelun käyttämisestä. Toimittajalla on velvollisuus korjata reklamaatioiden syyt viipymättä sekä ilmoittaa tehdyistä korjaustoimenpiteistä asiakkaalle.
Reklamaatiota tehdessä asiakkaan on aina selvästi ilmaistava toimittajalle, että kyseessä on reklamaatio. Kuntahankinnat suosittelee reklamaatioiden tekemistä kirjallisena sähköpostitse, koska näin reklamaatioita pystytään paremmin seuraamaan ja varmentamaan myöhemmin. Reklamaatioiden tekemiseen asiakkaat voivat käyttää myös Kuntahankintojen reklamaatiolomaketta, joka löytyy Eksaitin työtilasta.
Jos vakavasta virheestä johtuvaan reklamaatioon ei saada vastausta, kannattaa reklamaatio lähettää saantitodistuskirjeenä, viedä itse toimittajalle ja luovuttaa kuittausta vastaan, tai toimittaa viime kädessä haastemiehen välityksellä. Näistä reklamaatioista tulee informoida myös KL-Kuntahankintoja.
5.5. Asiakasraportointi
Toimittaja toimittaa kuukausittain Asiakkaan halutessa asiakasraportin, jossa on seuraavat tiedot:
- asiakkaan nimi
- toimitusosoite /-teet ja tilaaja/tilaajien nimet
- tilaus-/toimituspäivä
- palveluiden/tuotteiden nimet, koodit ja määrät
- hinnat (alv eriteltynä)
- toimitusvarmuus
Toimittaja toimittaa vuosiyhteenvedon Asiakkaan kaikista toimituksista.
Toimittaja lähettää Asiakkaalle mainitut asiakasraportit raportointikautta seuraavan kuukauden 7. päivään mennessä
6. Sopimushallinta
Kuntahankinnat vastaa kaupallisesta, juridisesta ja operatiivisesta sopimushallinnasta ja toimittajayhteistyöstä koko sopimuskauden ajan. Kokouskäytännöt sovitaan yhdessä sopimustoimittajan kanssa käyttäen apuna mm. sopimuskohtaista vuosikelloa. Kalenterivuoden aikana pidetään 4-6 seurantapalaveria. Kuntahankinnoilla on käytössään vakioagenda ja palavereista laaditaan muistiot, jotka löytyvät Eksaitista.
Käsiteltäviä asioita palavereissa ovat mm. asiakkuudet, ostot ja raportointi, asiakaspalautteet, seurantajakson aikana tehdyt asiakasreklamaatiot ja niiden johdosta tehdyt toimenpiteet, hinnoittelu ja hintojen tarkistukset, niiden perusteet, hintavertailut ja muut tarkistukset, toimitusvarmuus, palvelutasot, uudet tuotteet, kehityskohteet, markkinointi ja viestintä mm. uutiskirjeen jutut ja asiakastarinat, yhteiset tilaisuudet/tapahtumat, yhteystiedot, osapuolten kuulumiset, mahdolliset auditoinnit, asiakasohjeet.
Ennen seurantapalavereita sopimusvalmistelija voi lähettää asiakkaille kyselyn, jossa selvitetään asiakkaille akuutteja asioita, joita halutaan ottaa esille tulevassa seurantapalaverissa.
6.1. Vuosikello
Sopimukseen on laadittu sopimushallintaa tukemaan vuosikello, josta ilmenee seurantaan liittyvät ajankohdat ja toimenpiteet.
6.2. Asiakastyytyväisyys
Varmistamme kilpailutuksen ja sopimuskauden aikaisen tyytyväisyyden lähettämällä vakiomuotoisen kyselyn asiakasorganisaation kaikille puitesopimuksen käyttäjille, joilla on tunnukset Eksaittiin kerran tai kaksi vuodessa hieman sopimuksesta riippuen.
Palautteet ovat ensiarvoisen tärkeitä sopimushallinnan kannalta. Kaikki palautteet käsitellään, niiden keskiarvoja seurataan säännönmukaisesti ja yhteyttä otetaan, mikäli palautteessa on jotain poikkeavaa yleiseen linjaan verrattuna. Palautteita käydään myös läpi sopimustoimittajien kanssa yhteisissä seurantapalavereissa.
7. Sitoutuminen
Ennen puitesopimuksen hyödyntämistä asiakkaan tulee sitoutua kirjallisesti puitesopimuksen käyttäjäksi. Sitoutuminen on tärkeää, koska se sitoo tehdyt hankinnat puitesopimusten ehtoihin.
Sitoumuksella asiakas sitoutuu osallistumaan yhteishankintaan koko sopimuskauden ajaksi tai määräajaksi sopimuskautta sekä mahdollisen optiokauden ajaksi, hyödyntämään yhteishankintasopimusta tekemällä ostotilauksia, käyttämällä Tuotteita sekä olemaan tekemättä yhteishankinnan kohteen mukaisia hankintoja ohiostoina muilta toimittajilta.
Sitoumuslomake löytyy Kuntahankintojen kotisivuilta osoitteesta xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx. Asiakkaan tulee toimittaa Kuntahankinnoille sitoumuslomake allekirjoitettuna. Allekirjoitettu sitoumuslomake lähetetään joko sähköpostitse osoitteeseen xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx tai postitse osoitteeseen KL-Kuntahankinnat, Xxxxxx Xxxxx 00, 00000 Xxxxxxxx.
Sitoutumisen jälkeen Kuntahankinnat lähettää asiakkaan yhteystiedot sopimustoimittajalle, jonka jälkeen toimittajan yhteyshenkilö ottaa yhteyttä asiakkaaseen. Asiakkaan yhteyshenkilöt saavat sopimuskauden aikana tärkeää tietoa esimerkiksi hintapäivityksistä ja mahdollisista sopimusmuutoksista.
8. Eksaitti
Eksaitti on Kuntahankintojen, sopimustoimittajan ja asiakkaiden yhteinen sopimuskohtainen työtila, jota Kuntahankinnat ja joissakin tapauksissa toimittaja päivittävät sopimuskauden aikana. Eksaitista löytyvät mm. puitesopimus, sen liitteenä oleva tarjouspyyntö, sopimusseurantapalavereiden muistiot, sopimusohjeet, hinnastot, tuoteluettelot.
Kuntahankinnat antaa asiakkaalle käyttäjätunnukset ja niitä voi saada asiakkaan koosta riippuen 1-5. Sitoumuksessa mainittu yhteyshenkilö saa aina automaattisesti käyttäjätunnukset sitoumuksen käsittelyn yhteydessä. Tunnukset ja salasana lähetetään erillisellä sähköpostilla.
9. Lisätietoja
Xxxxx Xxxxxxx
KL Kuntahankinnat Oy xxxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx 050 593 0119
Xxxxx Xxxxxx OneMed Oy
xxxxx.xxxxxx@xxxxxx.xxx 040 419 1907