Kaupunginhallitus 23.3.2020 Liite 2 § 92

Kaupunginhallitus 23.3.2020 Liite 2 § 92

1 (9)

LUONNOS: Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän palvelusopimus

1. Sopimuksen osapuolet

Toimittajat

Tilaajat

2. Sopimuksen yhteyshenkilöt

Mikkelin kaupunki, jäljempänä tilaaja Xxxxxxxxxxxxxxxx 0-00

50100 Mikkeli

Y-tunnus 0165116-3

Tilaajan puolella palvelun omistaja on xxxx yksikkö, jonka vastuulla on palvelunhallinta ja palvelutason seuranta.

Tämän sopimuksen asiakasorganisaatiot ovat:

Mikkelin kaupunki, Hirvensalmen kunta, Kangasniemen kunta, Mäntyharjun kunta ja Pertunmaan kunta.

Tässä sopimuksessa ’Tilaaja’ tai ’Tilaajat’ tai ’Asiakas’ ja ’Asiakasorganisaatio’ viittaavat em. kuntiin. Mikäli tilaaja/kunta halutaan yksilöidä, käytetään kunnan nimeä ko. kohdassa.

Tähän sopimukseen liitetään Hirvensalmen kunnan, Kangasniemen kunnan, Mäntyharjun kunnan ja Pertunmaan kunnan kuntakohtaiset liitteet, joissa kuvataan kuntakohtaiset integraatiot, kuntakohtaiset hinnat sekä mahdollisia muita kuntakohtaisia asioita.

Toimittaja xxx, jäljempänä palveluntuottaja Palveluntuottajan yhteyshenkilö:

Nimi

Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle sopijaosapuolelle. Yhteyshenkilön vaihtumisesta on heti ilmoitettava toisen sopijaosapuolen yhteyshenkilölle.

3. Sopimuksen kohde ja tavoitteet

Sopimuksen kohteena on varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta. Tämä sopimus on hankintalain (1397/2016) tarkoittama hankintasopimus. Sopimus perustuu hankintapäätökseen xx.xx.xxx § x.

Tämän sopimuksen tarkoituksena on sopia niistä yleisistä ehdoista, joiden mukaisesti tilaaja hankkii palveluna tilaajan varhaiskasvatukseen liittyvän toiminnanohjaustietojärjestelmäkokonaisuuden. Alla mainitut Tilaaja ja Toimittaja ovat tehneet tässä sopimuksessa sovituin ehdoin sopimuksen tietoverkon välityksellä toimitettavista palveluista (jäljempänä ”ohjelmistopalvelu” tai ”SaaS”).

Palvelun ja käyttöönoton mukaan lukien migraatio, integraatiot, koulutus, jne. vaatimukset on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä ja vaatimusten toteutuminen on kuvattu tarjouksessa ja sen liitteissä.

Tämä sopimus kattaa palvelun käyttöönoton asiakasorganisaatioissa sekä jatkuvan palvelun. Optio:

Toimittaja kehittää palvelua saatujen käyttökokemusten, palautteiden ja omien suunnitelmiensa pohjalta. Toimittaja tuo palveluun myös uusia toiminnallisia, itsenäisesti toimivia kokonaisuuksia, jotka tarjotaan asiakkaille lisämaksullisina osina. Tilaajalle tarjotaan tällaisia toiminnallisia kokonaisuuksia erikseen. Tilaaja ei ole velvollisuutta hankkia ko. lisäosiota. Myös kukin tilaajista voi itsenäisesti päättää hankinnasta.

Viranomaismääräyksistä, laista ja asetuksista johtuvat muutokset ja lisäykset palveluun toimitetaan veloituksetta.

4. Vastuunjako

Palveluntuottaja vastaa sopimuskohteena hankittavan palvelun toteuttamisesta ja ylläpidosta koko sopimuskauden ajan.

Toimittaja vastaa siitä, että palvelu toimii määritellyllä ja sovitulla tavalla. Toimittaja vastaa tarpeellisten käyttöohjeiden laatimisesta ja koulutusten järjestämisestä.

Koulutusten ja käyttöohjeiden perusteella järjestelmän käyttäjien on pystyttävä käyttämään järjestelmää itsenäisesti, kukin oman roolinsa mukaan. Tilaaja vastaa siitä, että käyttäjätiedot ovat ajan tasalla.

Toimituksen kohteena oleva ohjelmistopalvelu:

Palvelu toimitetaan Tarjouspyynnön nro 240029 Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä ja sen liitteiden sekä Toimittajan tarjouksen mukaisesti.

Ohjelmistopalvelun käyttöönotto:

Ohjelmistopalvelun käyttöönotto tarkoittaa kaikkia niitä toimenpiteitä, jotka edeltävät ohjelmistopalvelun tuotantokäyttöä. Tarvittavat toimenpiteet on kuvattu tarjouksen liitteissä niin kuin tilaaja on pyytänyt ne kuvaamaan.

Jatkuva palvelu:

Jatkuva palvelu tarkoittaa palvelun päivittäistä tuotantokäyttöä. Jatkuva palvelu alkaa sovittuna päivänä käyttöönoton jälkeen.

Palvelutasot:

Palvelutasot on kuvattu tarjouspyynnön vaatimusmäärityksissä ja ne ovat seuraavat:

Järjestelmän palveluaika on JHS-174 P4. 24/7 palvelu.

- Palvelu on oltava käytettävissä vuorohoitoyksiköissä myös iltaisin ja öisin.

- Järjestelmän käytettävyys on JHS-174 K2: 99,0 % käytettävyys, maksimikatko palveluaikana 4 tuntia.

Toimittajan reagointi- ja ratkaisuajat määrittävä palveluvasteluokka on JHS-174 V1, kuitenkin sillä tiukennuksella, että kriittiset, tilaajan toiminnan estävien vikojen ratkaisuaika on yksi työpäivä (suosituksessa olevan kahden työpäivän asemasta). Kriittinen virhe reagointiaika 4h, ratkaisuaika 1 työpäivä (tp). Vakava virhe reagointiaika 1 tp, ratkaisuaika 3 tp. Matala virhe 2 tp, ratkaisuaika 5 tp.

Toimittajan tukipalveluiden tavoitettavuus on T1. Palvelupisteen tulee vastata vähintään 80% sille tulevista puheluista 2 min kuluessa. 80% sähköpostilla tai verkkopalvelun kautta saapuneista palvelupyynnöistä tulee ottaa käsittelyyn neljän tunnin kuluessa palvelupyynnön lähettämisestä (aika lasketaan vain palveluaikana ja sähköpostin saapumisesta palveluntuottajan postipalvelimelle). Toimittajan tukipalveluiden ratkaisukyky on R1. 60% häiriö- ja neuvontatapauksista ratkeaa palvelupyynnön vastaanottaneella tukitasolla.

Korvausvelvollisuus ja vastuunrajoitukset:

Toimitusprojektin viivästymiseen ja vahingonkorvauksiin sovelletaan JIT2015 sopimusehtoja.

Hyväksymismenettely:

Ohjelmistopalvelun käyttöönoton toimitus ja hyväksyminen tapahtuvat käyttöönotto- suunnitelman mukaisesti. Tilaajan päätös järjestelmän tuotantokäytön aloittamisen ajankohdasta ei vaikuta toimituksen hyväksymisaikatauluun.

5. Sopimuskausi

Sopimus syntyy, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimuksen.

Sopimus jatkuvasta palvelusta tehdään määräaikaisena kolmen (3) vuoden ajaksi alkaen 1.8.2020. Tämän jälkeen sopimus jatkuu yhdeksän (9) kuukauden irtisanomisajalla.

Tilaajalla on oikeus irtisanoa palvelu, jos palvelutaso jatkuvasti alittuu. Jatkuvaksi alitukseksi katsotaan kolmen (3) kuukauden yhtäaikainen palvelutason alitus.

Toimittajalta edellytetään JIT 2015 –sopimusehtojen mukaista avustamisvelvollisuutta irtisanomistilanteessa. Toimittajalla on velvollisuus siirtää tilaajalle palvelun tietosisältö ja tuotantoaineisto muodossa, joka mahdollistaa palvelun siirtämisen kolmannelle osapuolelle siten että tiedon eheys on turvattu ja tietojen kytkennät toisiin tietoihin ja muihin metatietoihin ovat käytettävissä ja luettavissa. Mahdollisen uuden toimittajan tulee sitoutua tätä sopimusta vastaaviin salassapitovelvoitteisiin.

6. Hinnat ja hintojen tarkistaminen

Tarjouksessa ilmoitetut hinnat ovat voimassa koko sopimuskauden ajan.

Palvelun käyttöönotto:

Ohjelmistopalvelun käyttöönoton hinta on tarjouksessa ilmoitetun mukaisesti xx € (alv. 0 %) sisältäen integraatiot ja koulutukset. Migraation osalta hinta on xx € (alv. 0 %). Toimitus tapahtuu tarjouksen liitteinä olevien käyttöönottosuunnitelman, integraatiosuunnitelman ja migraatiosuunnitelman mukaisesti.

Käyttöönotto sisältää koulutussuunnitelman mukaiset koulutukset. Toimittaja laskuttaa 50 % käyttöönoton alkaessa, 25 % kun migraatio ja integraatiot on tehty ja 25 % kun käyttöönottoprojekti on hyväksytty.

Integraatiot, erillinen liite.xx.

Alustava arvio koulutuspäivien määristä per kunta sekä tarjoukseen sisältyvät koulutuspäivät: Hirvensalmi: xx päivää

Pertunmaa: xx päivää Mäntyharju: xx päivää Kangasniemi: xx päivää Mikkeli: xx päivää

Mikkelin osuus käyttöönotosta sisältäen koulutuksen on xx € ja migraatio xx €. xx kunnan osuus käyttöönotosta sisältäen koulutuksen on xx €

xx kunnan osuus käyttöönotosta sisältäen koulutuksen on xx €

Toistuvaismaksut ja niihin sisältyvä jatkuva palvelu:

Jatkuvan palvelun veloitus aloitetaan, kun käyttöönotto on hyväksytty ja palvelu toimii niin kuin on sovittu. Tavoitteena on aloittaa jatkuva palvelu 1.8.2020.

Ohjelmiston jatkuvan palvelun toistuvaismaksut oikeuttavat tilaajia ohjelmistopalvelun käyttämiseen. Toistuvaismaksut ovat yhteensä xx € / kk (alv. 0 %).

Jatkuvan palvelun kustannusten jakoperuste on kunkin kunnan lapsimäärä suhteessa lasten kokonaismäärään.

Jakoperuste päivitetään vuosittain toimintakauden alussa elokuussa. Jatkuva palvelu laskutetaan tilaajakohtaisesti.

Erikseen veloitettavat palvelut ja tarvikkeet:

Lisätyöt xx €/tunti/asiantuntijapäivä (alv. 0%) Lisäkoulutus xx €/tunti/koulutuspäivä (alv. 0%) NFC-avaimenperät xx €/kpl (alv. 0 %)

Lisätöistä ja lisäkoulutuksista tehdään aina erillinen sopimus tai tilaus. Tarvikkeista tehdään aina erillinen tilaus.

7. Laskutus, maksuehto ja viivästyskorko

Maksuehto on 30 päivää netto laskun päivämäärästä. Toimittaja laskuttaa tilaajia heidän esittämällä tavalla (verkkolasku, paperilasku). Toistuvaismaksut toimittaja veloittaa etukäteen kolmen (3) kuukauden jaksoissa seuraavasti:

- elokussa: elokuu-lokakuu (päivitetään jatkuvan kulun maksuperuste vuosittain)

- marraskuussa: marraskuu-tammikuu

- helmikuussa: helmikuu-huhtikuu

- toukokuussa: toukokuu-heinäkuu Kullekin tilaajalle tehdään oma lasku.

8. Tilaajavastuu

Palveluntuottajan on pyydettäessä toimitettava tilaajalle sopimussuhteen alussa seuraavat selvitykset:

- todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus taikka selvitys siitä, että verovelkaa koskeva veronsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty,

sekä -todistus eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen maksamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskeva

maksunsaajan hyväksymä maksusuunnitelma on tehty.

Edellä mainittuina todistuksina ja selvityksinä hyväksytään myös muut kuin viranomaisen antamat todistukset ja selvitykset, jos ne on antanut yleisesti luotettavana pidetty muu arvioija tai tietojen ylläpitäjä.

Todistuksia ei tarvitse toimittaa, jos Palveluntuottajan tiedot ovat saatavissa xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx - palvelusta.

Todistukset ja selvitykset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia niiden tilaajalle jättämispäivästä laskettuna. Tilaajalla on oikeus purkaa sopimus, jos palveluntuottaja on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisen tai jos palveluntuottaja ei toimita määräajassa kyseisiä selvityksiä. Ennen sopimuksen purkamista tilaajan tulee kirjallisesti huomauttaa palveluntuottajaa laiminlyönnistä ja ilmoittaa sopimuksen purkamisen uhasta, ellei laiminlyöntiä korjata tilaajan vaatimassa kohtuullisessa ajassa.

9. Sopimusseuranta

Palveluntuottaja arvioi ja kuvaa toimintaansa säännöllisesti ja sitoutuu käymään tilaajan kanssa

säännölliset kehityskokoukset toiminnan sisällöstä kaupungin ilmoittamana ajankohtana. Seuranta tapahtuu normaalitilanteessa puolivuosittain, mutta palvelupoikkeamia havaittaessa, seuranta tihennetään kuukausittaiseksi, kunnes tilanne ratkennut. Jatkuvan palveluseurannan yhteydessä tarkistetaan palveluntuottajan tarjouksessaan lupaamansa palvelukonseptin toteutuminen sopimuskauden aikana. Vaadittu palvelu ja sen ominaisuudet on kuvattu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Palvelutason ja palvelupoikkeamien seuranta on kuvattu tarkemmin seuraavassa kappaleessa.

10. Poikkeamat palvelutasossa ja sopimusrikkomus

Tilaajan edellyttämä palvelutaso ja sen mittarit sekä sanktiot on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa tai xxxx vaatimusmäärittelyssä.

Poikkeamat palvelutasossa oikeuttaa tilaajan hyvitykseen kuukauden ylläpitomaksusta JHS- suosituksissa määritellyllä tavalla (JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus). Jos poikkeamat palvelutasossa toistuvat kolmena peräkkäisenä kuukautena tai neljänä kuukautena puolen vuoden juoksevalla seurantajaksolla, Tilaaja on oikeutettu purkamaan sopimuksen. Xxxxxxx pidättää itsellään oikeuden päättää sopimusrikkomuksen seurauksesta kuultuaan palvelutuottajaa.

11. Sopimuksen irtisanominen

JIT 2015 -sopimusehtojen mukaisesti.

12. Sopimuksen purkaminen

Jos palveluseurannassa todetaan palvelutason poikkeamien muodostavan sopimuksen purkuperusteen, tilaajalla on oikeus purkaa sopimus ilman irtisanomisaikaa. Tilaajalla on myös oikeus purkaa sopimus, mikäli palveluntuottaja rikkoo lakia tai lupaehtoja tai kyseessä on muu merkittävä virhe/puute palvelun järjestämisessä. Purkaminen on tehtävä kirjallisesti. Tilaaja saa purkaa sopimuksen jos palveluntuottajan havaitaan olevan sellaisessa taloudellisessa tilassa tai hankinnan suorittamisen sellaisessa vaiheessa, ettei voida odottaa palveluntuottajan täyttävän sopimuksen mukaisia velvoitteita.

13. Sopimuksen siirtäminen

Sopimusta ei saa siirtää muulle kolmannelle osapuolelle ilman toiselta osapuolelta etukäteen saatua kirjallista lupaa. Sopijaosapuolen mahdollinen sulautuminen kolmannen osapuolen kanssa ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sulautumistilanteessa sellaisenaan vastaanottavalle yhtiölle.

Sopijaosapuolia koskeva osakeyhtiölain mukainen jakautuminen ei vaikuta sopimuksen voimassaoloon, vaan sopimus siirtyy sellaisenaan uuden yhtiön vastattavaksi. Sopijaosapuolet sitoutuvat tiedottamaan toiselle sopijaosapuolelle hyvissä ajoin mahdollisista sulautumis- ja jakautumissuunnitelmistaan.

14. Sopimuksen muutokset

Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat

mitättömiä.

Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta.

15. Erimielisyyksien ratkaiseminen

Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopimukseen jätetään, asia Etelä-Savon käräjäoikeuden ratkaistavaksi.

16. Immateriaalioikeudet

Järjestelmän sisältämän tiedon tulee olla tilaajan omistuksessa ja helposti tilaajan saatavissa jatkokäsittelyä varten ilman ylimääräisiä kustannuksia.

Asiakkaat omistavat sopimuksen alaisissa järjestelmissä olevat omat tietonsa.

Kaikki oikeudet sähköiseen asiointiin, asiointialustaan, sähköisten lomakkeiden hallintaan ja asiankäsittelyyn sekä asioiden päätöksentekoon kuuluviin palvelun osiin (eBussiness Suite) kuuluvat xx

Kaikki varhaiskasvatuksen toiminnanohjauksen operatiiviseen toimintaan liittyvät oikeudet kuuluvat xx

17. Saavutettavuuskriteerien mukainen järjestelmä

Toimittaja on velvoitettu toteuttamaan sovelluksen vaatimukset saavutettavuusdirektiivin edellyttävällä tavalla (AA-taso) ja ylläpitämään sekä kehittämään niitä tilaajan vaatimusten mukaisesti. Saavutettavuusseloste upotetaan sivustoon.

18. Salassapitovelvollisuus ja tietosuoja

Kaupunki ja tilaajat noudattavat toiminnassaan aina lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta. toimittaja huolehtii siitä, että sen henkilökunta noudattaa tämän sopimuksen piiriin kuuluvissa asioissa lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja voimassa olevia salassapidosta ja tietosuojasta annettuja säännöksiä ja määräyksiä.

Sopijaosapuolet sitoutuvat pitämään luottamuksellisina toisiltaan saamansa aineistot ja tiedot, jotka on merkitty luottamuksellisiksi tai jotka on sellaisiksi ymmärrettävä, sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin.

Salassapitovelvollisuus ei kuitenkaan koske aineistoa ja tietoa, (a) joka on yleisesti saatavilla taikka muuten julkista tai (b) jonka sopijaosapuoli on saanut kolmannelta osapuolelta ilman salassapitovelvollisuutta tai (c) joka oli vastaanottavan sopija osapuolen hallussa ilman niitä koskevaa salassapitovelvollisuutta ennen niiden saamista toiselta sopijaosapuolelta tai (d) jonka sopijaosapuoli on itsenäisesti kehittänyt hyödyntämättä toiselta sopijaosapuolelta saamaansa aineistoa tai tietoa.

Henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimusehdot liitettäväksi tilaajan ja toimittajan välistä sopimusta silloin kun toimittaja käsittelee tilaajan henkilötietoja tilaajan puolesta ja lukuun.

Näiden sopimusehtojen lisäksi osapuolten tulee liittää tehtävään sopimukseen

- Henkilötietojen käsittelyä koskevat ehdot, malliliite

- Käsittelytoimien kuvaus, malliliite tai esim. palvelukuvaus

Sopimusehdot, lisäykset:

Toimittaja noudattaa voimassa olevan henkilötietolainsäädännön edellyttämää hyvää tietojen käsittelytapaa ja henkilötietojen suojaamista koskevia säännöksiä. Toimittaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan henkilötietolainsäädännön ja tämän sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä on säädetty sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta.

Tilaaja on rekisterinpitäjä. Toimittaja noudattaa henkilötietojen käsittelijänä tämän sopimuksen liitteenä olevia ehtoja henkilötietojen käsittelystä.

Toimittaja ei käytä taikka muulla tavoin hyödynnä sopimuksen perusteella käsittelemiään tilaajan henkilötietoja muuhun kuin sopimuksen täyttämisen mukaiseen tarkoitukseen ja silloinkin ainoastaan tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa ja tilaajan antaman ohjeistuksen mukaisesti.

Jos tilaaja on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan mukaisesti maksanut rekisteröidylle korvauksen aiheutuneesta vahingosta, on tilaajalla oikeus sovittujen vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toimittajalta se osuus korvauksesta, joka vastaa kyseisen toisen osapuolen tietosuoja-asetuksen mukaan määräytyvää vastuuta aiheutuneesta vahingosta.

Toimittaja sallii tilaajan tai tilaajan valtuuttaman auditoijan suorittamat auditoinnit. Auditoinnin yksityiskohdista sovitaan tapauskohtaisesti erikseen.

19. Muut ehdot

Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys:

- Tämä sopimus liitteineen

- JIT 2015 -sopimusehdot

- JHS 174 ICT-palvelujen palvelutasoluokitus liitteineen

20. Sopimuksen päättyminen

Mikkelin Kaupunki tulee sopimuksen päättyessä kilpailuttamaan tämän sopimuksen piiriin kuuluvat palvelut julkisia hankintoja koskevien säännösten mukaisesti. Palveluntuottaja sitoutuu kaupungin niin halutessa, jatkamaan tätä sopimusta voimassaolevin sopimusehdoin siihen saakka kunnes tilaaja on solminut lainvoimaisen hankintapäätöksen perusteella uuden hankintasopimuksen.

Allekirjoitukset

Tästä sopimuksesta on tehty kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi kullekin osapuolelle.