HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA REKISTERINPITOA KOSKEVA SOPIMUS

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ JA REKISTERINPITOA KOSKEVA SOPIMUS

1. Sopimusosapuolet

1.1. Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä (jäljempänä Kuntayhtymä) Y-tunnus 2844969-4

PL 46, 05801 Hyvinkää

Sopimuksen yhteyshenkilö:

Xxx Xxxxxx-Xxxxxxxxxxx, lakimies xxx.xxxxxx-xxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx p. 050 497 2585

Tietosuojavastaava Xxxx Xxxxxxxxx xxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx

p. 050 497 2638

1.2. Pornaisten kunta (jäljempänä Kunta)

Y-tunnus 0130095-3

PL 21, 07171 Pornainen

Sopimuksen yhteyshenkilö:

Xxxxx Xxxxxxxx, hallintojohtaja p.040 558 2562

Tietosuojavastaava Xxxx Xxxxxx xxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx

p. 040-1745005

2. Sopimuksen tausta ja tarkoitus

Mäntsälän ja Pornaisten kunta muodostivat yhteistoiminta-alueen (Mustijoen perusturva), jossa isäntäkuntana toimi Mäntsälän kunta, ajalla 1.1.2009-31.12.2017. Mustijoen perusturva lakkautettiin, kun Mäntsälä ja Pornainen liittyivät Keski-Uudenmaan sote –kuntayhtymään.

Kuntayhtymä tuottaa kuuden kunnan (Hyvinkää, Järvenpää, Mäntsälä, Nurmijärvi, Pornainen, Tuusula) sosiaali- ja terveyspalvelut 1.1.2019 alkaen. Kuntayhtymän järjestämisvastuulla on ollut sosiaali- ja terveyspalveluiden järjestäminen 1.1.2018 alkaen.

Sosiaali- ja terveyspalveluiden tuottamiseen liittyvä henkilöstö siirtyi Kuntayhtymän organisaatioon 1.1.2019 alkaen.

Tällä sopimuksella sopimusosapuolet sopivat Kunnan ja Kuntayhtymän kesken EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) perustuvista vastuista ja velvoitteista. Molemmat

sopimusosapuolet toimivat sekä rekisterinpitäjänä että henkilötietojen käsittelijänä tässä sopimuksessa jäljempänä ilmenevin tavoin.

3. Sopimuksen kohteena olevat rekisteritiedot ja arkistot

Tällä sopimuksella osapuolet sopivat rekisterinpidosta, rekisterinpitäjän vastuista ja velvoitteista, henkilötietojen käsittelystä sekä arkistoinnin järjestämisestä eri rekistereihin kirjattujen tietojen osalta jäljempänä mainituin tavoin.

4. Hallinnolliset asiakirjat

Sopimusosapuolet toteavat, että hallinnolliset asiakirjat ovat sen organisaation asiakirjoja, jonka toiminnassa ne ovat syntyneet. Mustijoen perusturvan aikana 1.1.2009–31.12.2017 syntyneet hallinnolliset asiakirjat on arkistoitu Mäntsälän kuntaan isäntäkuntaperiaatteen mukaisesti.

5. Henkilötietojen käsittelyä ja rekisterinpitoa koskevat ohjeet

Henkilötietojen käsittelijä ja rekisterinpitäjä sitoutuvat noudattamaan voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Sopimusosapuolet vastaavat siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty. Lisäksi sopimusosapuolet sitoutuvat noudattamaan toiminnassaan organisaatioidensa omia sisäisiä ohjeita henkilötietojen käsittelystä.

6. Sosiaalihuollon asiakasrekisteri ja arkisto

Sosiaalihuoltoon kuuluu sosiaalihuoltolain (2014/1301) mukaiset sosiaalipalvelut ja niihin sisältyvät tukipalvelut sekä toimet, joilla sosiaalihuollon ammattihenkilöt ja muu asiakastyöhön osallistuva henkilöstö edistää ja ylläpitää yksilön, perheen ja yhteisön toimintakykyä, sosiaalista hyvinvointia, turvallisuutta ja osallisuutta. Sosiaalipalveluita ovat mm. lastensuojelun, aikuissosiaalityön, perheiden ja vammaisten erityislainsäädännön mukaiset palvelut.

Kuntayhtymälle on siirtynyt 1.1.2018 järjestämisvastuun siirtymisen myötä rekisterinpitovastuu sosiaalihuollon asiakasrekisteristä. Rekisterinpitäjänä 1.1.2009–31.12.2017 on toiminut Mustijoen perusturvan isäntäkunta Mäntsälä yhteistoimintasopimuksen mukaisesti.

Sopimusosapuolet sopivat tällä sopimuksella, että kunta siirtää kaikki sosiaalihuollon toiminnassa syntyneet asiakasasiakirjat kokonaisuudessaan kuntayhtymän rekisterinpidon vastuulle. Näin ollen kuntayhtymä on rekisterinpitäjä kaikkien sosiaalihuollon aineistojen osalta (sähköinen ja paperiaineisto).

Sopimusosapuolet sopivat, että sosiaalihuollon arkistoasiakirjat sijaitsevat allekirjoitushetkellä Mäntsälässä Eteva-talon arkistotiloissa, os. Karhukuja 1, Mäntsälä ja Pornaisten Aurinkomäen asiakasaineisto Pellava -toimintayksikön alakerrassa osoitteessa Xxxxxxxxxxxx 0, Xxxxxxxxx. Sopimusosapuolet sopivat, että mahdollisista tilavuokrista sovitaan sopimusosapuolten kesken tarvittaessa myöhemmin.

Kuntayhtymä rekisterinpitäjänä vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä EU:n tietosuoja- asetuksen edellyttämällä tavalla (mm. vastaa asiakkaiden tietopyyntöihin, huolehtii arkistoinnista ja siihen liittyvistä velvoitteista). Kunta ohjaa tarvittaessa sille tulevat sosiaalihuollon rekisteritietoja koskevat tietopyynnöt Kuntayhtymän kirjaamoon.

7. Työllisyyspalveluiden rekisteritiedot ja arkisto

Kunnan työllisyyspalveluissa käsitellään kuntalaisten työnhakijoiden työnhakuun ja elämäntilan- teeseen liittyviä tietoja. Työllisyyspalveluiden asiakastiedot on kirjattu Mäntsälän kunnan toimesta, jonka rekisterinpito- ja arkistointivastuu on Mäntsälän kunnalla.

8. Potilastiedon rekisteri ja arkisto

Terveydenhuollon ennen 1.1.2009 muodostuneet rekisteritiedot siirrettiin yhteistoiminta-alueen (Mustijoen perusturva) perustamisen yhteydessä isäntäkunta Mäntsälälle. 1.1.2009-31.12.2017 aikana syntyneet rekisterit ja arkistot sijaitsevat isäntäkunnan Mäntsälän tiloissa.

Terveydenhuollon toiminnassa syntyneet potilasasiakirjat on kirjattu potilastietojärjestelmään. Potilastiedon rekisteristä vastaa se toimintayksikkö, jonka toiminnassa asiakirjat ovat syntyneet. Pornaisten potilasrekisteriin kuuluvat tiedot ovat syntyneet Mustijoen perusturvan toiminnassa ajalla 1.1.2009–31.12.2017 Mäntsälän toimiessa isäntäkuntana. Mäntsälän terveyskeskuksen siirryttyä Kuntayhtymälle myös potilastietorekisteri on siirtynyt kokonaisuudessaan Kuntayhtymään.

Potilastietorekisterin rekisterinpitäjänä on Kuntayhtymä. Kuntayhtymä toimii rekisterinpitäjänä myös ennen 1.1.2019 muodostuneista potilastiedoista. Myös Pornaisten potilastiedot ajalta ennen Mustijoen perusturvaa, kuuluvat kuntayhtymän potilasrekisteriin.

Todettakoon, että tässä sopimuksessa potilastiedoilla tarkoitetaan myös suun terveydenhuollon rekisteritietoja.

Aktiivikäytössä olevat potilastiedot ovat Pornaisten terveyskeskuksen potilasarkistossa, os. Latiskantie 3, Pornainen. Passiiviaineisto on Aurinkomäen Pellava-yksikön alakerran päätearkistossa, os. Mäntymäentie 1, Pornainen.

Sopimusosapuolet sopivat, että mahdollisista tilavuokrista sovitaan sopimusosapuolten kesken tarvittaessa myöhemmin.

Kuntayhtymä rekisterinpitäjänä vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä EU:n tietosuoja- asetuksen edellyttämällä tavalla (mm. vastaa asiakkaiden tietopyyntöihin, huolehtii arkistoinnista ja siihen liittyvistä velvoitteista). Kunta ohjaa tarvittaessa sille tulevat potilastietoja koskevat tietopyynnöt Kuntayhtymän kirjaamoon.

9. Työterveyshuollon rekisteri ja arkisto

Kunnan sote-henkilöstö siirtyi 1.1.2009 isäntäkunta Mäntsälän yhteistoiminta-alueen (Mustijoki) palvelukseen. Rekisterinpidosta vastasi tuottamisvastuun siirtoon 31.8.2018 saakka Mäntsälän

kunnan terveyskeskus. Mäntsälän kunnan terveyskeskuksen ja potilasrekisterin siirryttyä Kuntayhtymälle myös työterveyshuollon rekisterien rekisterinpitovastuu tuottamisvastuun siirtoa edeltäneeltä ajalta siirtyi Kuntayhtymälle.

Kuntayhtymän terveyskeskus toimii edellä mainittujen potilastietojärjestelmään kirjattujen työterveyshuollon potilastietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisterinpitäjä 1.9.2018 alkaen kirjattujen työterveyshuollon potilastietojen osalta on Keski-Uudenmaan Työterveys Oy.

Kuntayhtymä rekisterinpitäjänä vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä EU:n tietosuoja- asetuksen edellyttämällä tavalla (mm. vastaa asiakkaiden tietopyyntöihin, huolehtii arkistoinnista ja siihen liittyvistä velvoitteista). Kunta ohjaa tarvittaessa sille tulevat työterveyshuollon potilastietoja koskevat tietopyynnöt joko Kuntayhtymän kirjaamoon (ns. vanhat työterveyshuollon tiedot) tai Keski-Uudenmaan Työterveys Oy:lle.

Työterveyshuollon potilastietojärjestelmään kirjatut potilastiedot 1.9.2018 alkaen ovat Keski- Uudenmaan Työterveys Oy:n Acute-potilastietojärjestelmässä. Keski-Uudenmaan Työterveys Oy rekisterinpitäjänä vastaa myös arkistointiin liittyvistä tehtävistä 1.9.2018 alkaen.

Työterveyshuollon potilastietojärjestelmään kirjatut potilastiedot ajalta ennen 1.1.2018 sijaitsevat allekirjoitusajankohtana Mäntsälän kunnan keskusarkistossa sote-henkilöstön osalta ja muun henkilöstön osalta Kuninkaantien työterveydessä. Sopimusosapuolet sopivat, että mahdollisista tilavuokrista sovitaan sopimusosapuolten kesken tarvittaessa myöhemmin.

10. Oppilashuollon rekisteri ja arkisto

Kunta tuottaa alueellaan sijaitsevien esi- ja perusopetusta antavien oppilaitosten oppilaiden oppilashuollon psykologi- ja kuraattoripalvelut heidän kotipaikastaan riippumatta.

Koulupsykologit eivät siirtyneet Kuntayhtymän palvelukseen vaan jäivät Xxxxxx organisaatioon. Koulukuraattorit ovat osa Kunnan organisaatiota.

Oppilashuollon rekisteritietojen osalta rekisterinpitäjänä on Kunta. Edellä mainittu koskee sekä koulupsykologien että koulukuraattorien tekemiä oppilashuollon kirjauksia riippumatta siitä, mihin tietojärjestelmään tietoja on kirjattu. Todettakoon, että oppilashuollon kirjauksia on tehty salasanalla varmistettuun tiedostoon, joka on tallennettuna kunnan yhteisellä palvelimella.

Oppilashuollon arkistoasiakirjat säilytetään Pornaisten yhtenäiskoulun tiloissa.

Kunta rekisterinpitäjänä vastaa rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä EU:n tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla (mm. vastaa asiakkaiden tietopyyntöihin, huolehtii arkistoinnista ja siihen liittyvistä velvoitteista).

11. Rekisterinpitäjän vastuu ennen siirtoa

Potilasrekisterin osalta kunta vastaa henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä tietoturvaloukkauksista ja niihin kohdistuvista vahingonkorvaus- ja muista vaatimuksista sekä näihin liittyvistä korvauksista 31.12.2008 saakka. Mäntsälän kunnalla on isäntäkunnan roolissa (Mustijoen perusturva) vastuu siltä

osin kuin ne kohdistuvat aikaan ennen tuottamisvastuun siirtymistä kuntayhtymälle eli 31.12.2018 saakka. Tämän jälkeen 1.1.2019 alkaen vastuu on kuntayhtymällä.

Sosiaalihuollon asiakasrekisterin osalta vastuu rekisterinpitoon liittyvistä loukkauksista ja korvauksista on Mäntsälän kunnalla isäntäkunnan roolissa järjestämisvastuun siirtymiseen saakka eli 31.12.2017 asti. Kuntayhtymä vastaa edellä mainituista vaateista 1.1.2018 lähtien.

Muiden rekisterien osalta rekisterinpitäjä vastaa kaikista rekisterinpitoon liittyvistä vaateista.

Mikäli korvausvaade kohdistetaan kuntayhtymään ajalta ennen edellä mainitun järjestämisvastuun ja/tai tuottamisvastuun siirtymistä, suorittaa Kunta 31.12.2008 saakka vastuussa olevana osapuolena korvauksen kuntayhtymälle tai vahingonkärsineelle. Kunta korvaa myös ne asian käsittelystä aiheutuneet kulut, jotka kuntayhtymä on joutunut korvaamaan vahingonkärsineelle ja jotka kuntayhtymälle ovat aiheutuneet asian selvittelystä. Tällaisia muita kuluja ovat mm. asiantuntija-, asiamies, ja oikeudenkäyntikulut.

Jos sopijapuoli on maksanut rekisteröidylle korvauksen tietosuojalainsäädännön rikkomisen johdosta aiheutuneesta vahingosta, on tällä sopijapuolella oikeus sovittujen vastuunrajoitusten rajoittamatta periä samaan tietojenkäsittelyyn osallistuneelta toiselta sopijapuolelta tämän vahingonkorvausvastuuta vastaava osuus rekisteröidylle maksetusta korvauksesta. Sopijapuolen vastuu rekisteröidylle aiheutuneesta vahingosta määräytyy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan 4 kohdan tai muussa tietosuojalainsäädännössä olevan vastaavan määräyksen mukaan.

12. Sopimuksen voimassaoloaika

Tämä sopimus on voimassa toistaiseksi. Sopimus voidaan irtisanoa molempien sopimusosapuolien toimesta kuuden (6) kuukauden irtisanomisaikaa käyttämällä. Irtisanomisesta on ilmoitettava kirjallisesti toiselle sopimusosapuolelle. Irtisanomisaika alkaa kulua irtisanomisilmoituksen tiedoksiannosta toiselle sopijaosapuolelle.

13. Sopimuksen siirtäminen ja muutokset

Sopimusosapuolilla ei ole oikeutta siirtää tätä sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopimusosapuolen antamaa kirjallista lupaa.

Sopimukseen tehtävät muutokset on tehtävä kirjallisesti ja vahvistettava molempien sopimusosapuolien allekirjoituksin. Yhteyshenkilöiden muutos ei ole sopimuksen muuttamista.

14. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen

Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia lukuun ottamatta lainvalintasäännöksiä. Tästä sopimuksesta aiheutuvat erimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan sopijapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli sopijapuolet eivät pääse sovinnolliseen ratkaisuun, erimielisyydet jätetään ratkaistavaksi Itä-Uudenmaan käräjäoikeuteen.

15. Sopimuskappaleet ja allekirjoitukset

Tämä sopimus on laadittu kahtena (2) samasanaisena kappaleena, yksi (1) kummallekin sopijapuolelle.

Hyvinkää       /      2020 Pornainen      /      2020

Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä Pornaisten kunta

Xxxxx Xxxxxxxx-Xxxxxxxxx	Xxxxx Xxxxxxxxxx	Xxxxx Xxxxxxxx
Kuntayhtymänjohtaja	Kunnanjohtaja	Hallintojohtaja