SITOUMUS KUNNANTALON KOKOUSHUONEIDEN JA KUNTALAISOLOHUONEEN SEKÄ TILOJEN KÄYTTÄMISEEN LIITTYVISTÄ MENETTELYISTÄ JA KÄYTÄNNÖISTÄ

SITOUMUS KUNNANTALON KOKOUSHUONEIDEN JA KUNTALAISOLOHUONEEN SEKÄ TILOJEN KÄYTTÄMISEEN LIITTYVISTÄ MENETTELYISTÄ JA KÄYTÄNNÖISTÄ

Tilojen käyttäminen edellyttää, että käyttäjätahon vastuuhenkilö allekirjoittaa sopimuksen, jolla määritetään tilojen käyttöehdot sekä vastuukysymykset. Kunta vastaa käyttäjätahon vastuuhenkilön perehdyttämisestä tilojen sekä niissä olevien laitteiden käyttöön. Vastuuhenkilö puolestaan vastaa siitä, että kaikki käyttäjätahon tilaisuuksiin osallistuvat noudattavat annettuja ohjeita ja käyttöehtoja.

1. VARATTAVISSA OLEVAT TILAT, NIIDEN VARUSTUS SEKÄ MAKSIMIHENKILÖMÄÄRÄ Haapaselkä (2 krs.)

▪ 6 kpl siirreltäviä pöytiä ja 12 tuolia (tuoleja siirrettävissä lisää)

▪ kannettavaan tietokoneeseen kytkettävissä oleva näyttö sekä mikrofoni/kaiutin (Jabra)

▪ Maksimihenkilömäärä 15

Kosulanlampi (2. krs)

▪ 6 kpl siirreltäviä pöytiä ja 12 tuolia ja 2 nojatuolia (tuoleja siirrettävissä lisää)

▪ kannettavaan tietokoneeseen kytkettävissä oleva näyttö sekä mikrofoni/kaiutin (Jabra)

▪ Maksimihenkilömäärä 15

Raudanvesi (kuntalaisolohuone)

▪ 6 kpl siirreltäviä pöytiä ja 12 tuolia (tuoleja siirrettävissä lisää)

▪ 6 kpl nojatuoleja

▪ 2 kpl sohvia

▪ kannettavaan tietokoneeseen kytkettävissä oleva näyttö sekä mikrofoni/kaiutin (Jabra)

▪ Maksimihenkilömäärä 20

Haukivesi (kunnanvaltuuston kokoussali)

▪ siirrettävät pöydät 14 kpl ja 34 tuolia (tuoleja siirrettävissä lisää)

▪ kannettavaan kytkettävissä oleva näyttö sekä mikrofoni/kaiutin (Jabra)

▪ Maksimihenkilömäärä 70 (parvi mukaan lukien)

▪ tarpeen mukaan kuntalaisolohuoneen väliseinä avattavissa, jolloin saadaan käyttöön suurempi tila

2. TILOJEN VARAAMINEN

• Tilojen varauskalenteri on nähtävissä verkossa (xxxxxxxxxxx.xxxxxxxxxx.xx). Varaukset tehdään kirjastosta puh. 040 357 2350.

• Tilat ovat ensisijaisesti kunnan käytössä. Mikäli johonkin tilaan jostain syystä tulee päällekkäisiä varauksia, ovat kunnan tilaisuudet etusijalla.

• Tilan varaaja huolehtii siitä, että mikäli tilaisuus jostain syystä peruuntuu, varaus vapautetaan välittömästi.

• Varaukseen merkitään varaajan yhteystiedot, tilaisuuden nimike sekä arvioitu

osallistujamäärä. Varaaja sitoutuu ilmoittamaan osallistujille mahdollisista varaukseen liittyvistä muutoksista.

• Tiloja ei saa edelleen vuokrata.

3. TILOJEN KÄYTTÖ

• Tässä sopimuksessa mainitut tilat ovat käytettävissä arkisin ja viikonloppuisin klo 8–21, mikäli niitä ei ole varattu kunnan omaan toimintaan.

• Kuntalaisolohuone on vapaasti kuntalaisten käytettävissä kunnantalon aukioloaikana silloin, kun tilaan ei ole tehty muita varauksia.

• Tilaisuuden järjestäjä vastaa siitä, ettei tilaan tule ulkopuolisia ja että tilaisuuden päätyttyä tilat jäävät siistiin kuntoon ja ovet lukitaan.

• Tilaisuuden järjestäjä varmistaa, ettei tilaan jää ketään tilaisuuden loputtua.

• Käyttäjien tulee huomioida, että kunnantalo on kunnan työntekijöiden työpaikka ja ottaa toiminnassa huomioon heidän työskentelyrauhansa.

4. TARJOILUJEN JÄRJESTÄMINEN

• Tilaisuuden järjestäjä huolehtii tarjoiluista. Jokaisella yhdistyksellä on lukollinen kaappi, jossa voi säilyttää kahvia, teetä, ym. tarjottavaa.

• Kylmäsäilytykseen voi käyttää kunnantalon kahvitilan kuntalaisolohuonekäyttöön varattua jääkaappia. HUOM! Jääkaappiin ei saa jättää tuotteita pitkäaikaissäilytykseen.

• Kunnantalon kahvitilan kahvinkeitin ja vedenkeitin ovat käytettävissä tarjoilun järjestämistä varten. Kuntalaisolohuoneen kaapissa on 2,5 litran kahvitermos.

• Kuntalaisolohuoneessa käytettävät kahvikupit, lusikat ja lautaset ym. tarvikkeet ovat huoneen kaapissa.

• Tilaisuuden järjestäjä huolehtii asioiden tiskaamisesta kahvilatilan astianpesukoneessa ja laittamisesta takaisin paikoilleen.

5. TURVALLISUUS JA MAHDOLLINEN KORVAUSVELVOLLISUUS

• Tilan varaaja tutustuu tilan turvallisuusohjeistukseen ja huolehtii osaltaan siitä, että tilaisuuden järjestelyissä huomioidaan mahdolliset turvallisuusriskit.

• Tilaisuuden järjestäjä tutustuu etukäteen tilassa olevien laitteiden käyttöohjeisiin ja toimii huolellisesti niin, että vältetään mahdolliset rikkoutumiset.

• Mikäli kunnantalon kalustus, laitteisto tai kiinteistöön liittyvät rakenteet vaurioituvat tahalliseksi katsottavan huolimattomuuden takia, on tilaisuuden järjestäjällä

korvausvelvollisuus syntyneestä vahingosta.

• Tilaisuuden järjestäjä huolehtii siitä, että tilat jäävät siistiin kuntoon. Mikäli kunnan pitää siivouttaa tilat käytön jälkeen, veloitetaan kustannus tilaisuuden järjestäjältä. Toistuvasta siisteyden laiminlyömisestä seuraa tilojen käyttökielto.

Tällä sopimuksella sitoudumme noudattamaan kunnantalon kokoustilojen ja kuntalaisolohuoneen käytöstä annettuja ohjeita sekä ymmärrän mahdollisista laiminlyönneistä aiheutuvat sanktiot.

Xxxx tutustunut tilavarausjärjestelmän tietosuojaselosteeseen ja ymmärtänyt henkilötietojen käsittelyn.

Yhdistyksen/yhteisön vastuuhenkilö

Yhdistys

Allekirjoitus ja nimenselvennys

Puhelinnumero

Sähköposti