SOPIMUS KONSORTION PERUSTAMISESTA TIETOJÄRJESTELMÄPALVELUN (EXAM) JÄRJESTÄMISEKSI Sopimusosapuolet HAAGA-HELIA Oy Helsingin yliopisto Itä-Suomen yliopisto Jyväskylän yliopisto Lappeenrannan teknillinen yliopisto Oulun yliopisto Svenska...

SOPIMUS KONSORTION PERUSTAMISESTA TIETOJÄRJESTELMÄPALVELUN (EXAM) JÄRJESTÄMISEKSI

1. Sopimusosapuolet

HAAGA-HELIA Oy

Helsingin yliopisto

Itä-Suomen yliopisto

Jyväskylän yliopisto

Lappeenrannan teknillinen yliopisto

Oulun yliopisto

Svenska handelshögskolan

Tampereen yliopisto

Tampereen teknillisenä yliopistona toimiva TTY-säätiö

Turun yliopisto

2. Yhteistyön tausta ja sisältö

Sopimuksen taustalla on korkeakoulujen yhteinen tarve tarjota korkeakoululle kustannustehokas sähköinen tenttityökalu.

Yhteistyösopimuksen tarkoituksena on organisoida sopijapuolten aiemmin kehittämän sähköisen Exam-tenttityökalun ylläpito- ja kehitystyö. Kyseessä oleva tietojärjestelmä on kehitetty korkeakoulujen ja CSC:n yhteisrahoituksella toteutetussa tutkimus- ja kehittämishankkeessa. Liitteenä 1 on aiemmin tehty yhteistyösopimus Sitnet-tenttityökalun (joka on sittemmin nimetty Exam-tenttityökaluksi) kehittämisestä.

Tietojärjestelmä ja sen tarjoamat toiminnallisuudet ja ominaisuudet on kuvattu liitteessä 2.

3. Sopimuksen kohde

Konsortion tehtävänä on tarjota sähköinen tenttipalvelu ja kehittää sen toimintoja kustannustehokkaasti. Konsortio hankkii tässä tarkoituksessa ylläpito- ja kehitystyöhön liittyviä palveluita ulkopuoliselta palveluntuottajalta.

4. Oikeudet

Exam-palvelun ja Exam-sovelluksen dokumentaatio ja kulloinenkin lähdekoodi ovat kaikkien konsortion sopimusosapuolten ja liiketoimintakumppanien omistamia ja käytettävissä niiden omassa toiminnassa. Sopimusosapuolet ja liiketoimintakumppanit voivat muokata ja kehittää koodia sillä edellytyksellä, että lopputulokset palautetaan yhteiseen sovelluskoodin säilytyspaikkaan samoilla ehdoilla. Kaikki uudet konsortion sopimusosapuolet saavat samat oikeudet liittymällä sopimukseen kohdassa 11 esitetyllä tavalla.

Sopimusosapuolen ja liiketoimintakumppanin omistama tietosisältö kuten tenttikysymykset ja vastaukset eivät sisälly em. dokumentaatioon.

Exam-sovelluksen kehitystyön tuloksena syntyvät uudet versiot ovat sopimusosapuolten ja liiketoimintakumppanien asennettavissa. Vähintään kahdeksantoista (18) kuukauden vanha Exam-sovelluksen lähdekoodi ja asennuspaketti ovat avoimia ja siten kenen tahansa käytettävissä ja muokattavissa sillä edellytyksellä, että kehitystyön lopputulokset palautetaan yhteiseen säilytyspaikkaan samoilla ehdoilla.

5. Sopimuskausi

Konsortiosopimus on x.x.2016 alkaen voimassa toistaiseksi.

6. Sopimusosapuolten vastuut ja toimielinten tehtävät

Tämän sopimuksen osapuolet sopivat yhdessä Exam-tenttityökalun perusversion ylläpidosta ja kehittämisestä, ja tekevät tähän liittyvät hankintapäätökset konsortiona. Sopimusosapuolet vastaavat itse edellä mainitun Exam-tenttityökalun käyttö- ja oheispalveluiden hankinnoista omalta osaltaan.

Sopimusosapuolten muut vastuut palvelun tuottamisessa ovat:

• Johtoryhmän jäsenten nimeäminen ja resursointi

• Palvelun toteutuksesta korkeakoulussa vastaavan kehittäjäryhmän jäsenen nimeäminen ja resursointi.

Tietojärjestelmäpalvelua ohjaa ja valvoo tämän sopimuksen perusteella asetettava johtoryhmä, johon kukin sopimusosapuoli nimeää yhden edustajan ja hänen varajäsenensä. Johtoryhmä valitsee puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan keskuudestaan. Puheenjohtaja valitaan vuodeksi kerrallaan.

Palveluntuottaja nimeää johtoryhmään asiantuntijajäsenen, jolla ei ole päätösvaltaa eikä äänioikeutta johtoryhmässä.

Johtoryhmän tehtävät ovat:

• Valita ja tarvittaessa kilpailuttaa palveluntuottaja, jonka kanssa konsortion sopimusosapuolet tekevät palvelusopimuksen

• Hyväksyä palvelusopimuksen sisältö

• Ohjata Exam-tietojärjestelmän kehittämistoimintaa kehittäjäryhmän tekemien esitysten pohjalta

• Hyväksyä konsortion toimintasuunnitelma, talousarvio ja toimintakertomus vuosittain

• Päättää vuosimaksun suuruus

• Päättää uusien sopimusosapuolten ja liiketoimintakumppaneiden ottamisesta konsortioon, niiden liittymismaksusta sekä vastaanottaa ja hyväksyä sopimusosapuolen ja liiketoimintakumppaneiden irtisanomisilmoitukset

• Raportoida palvelun toiminnasta sopimusosapuolten johdolle

• Nimittää tarvittaessa tuoteomistajaryhmä kehittäjäryhmän edustajista

• Valmistella konsortiosopimuksen muutokset.

• Johtoryhmän tukena toimii johtoryhmän työvaliokunta. Johtoryhmä voi määrätä yhteistyön ja kehitystoiminnan käytännön järjestämisestä työjärjestyksessä.

Johtoryhmän työvaliokunta

• Työvaliokunnan tehtävänä on valmistella ja tukea konsortion toimintaa johtoryhmän hyväksymän toimintasuunnitelman ja talousarvion mukaisesti sekä valvoa ja tukea järjestelmän ylläpitoa, kehittämistä ja Palvelusopimuksen toteutumista.

• Johtoryhmä nimittää työvaliokuntaan vähintään viisi ja enintään kuusi jäsentä. Xxxxxxxxxx nimeää työvaliokunnan jäsenistä puheenjohtajan sekä varapuheenjohtajan.

• Päätökset työvaliokunnassa on tehtävä yksimielisesti. Jos työvaliokunta ei pääse jostain asiasta yksimielisyyteen, sen käsittely siirtyy johtoryhmälle.

• Työvaliokunta kokoontuu puheenjohtajansa kutsusta ja on päätösvaltainen, jos kokoukseen osallistuu vähintään neljä jäsentä. Työvaliokunta voi kutsua kokouksiinsa ulkopuolisia asiantuntijoita. Asiantuntijajäsen ei ole äänivaltainen työvaliokunnan päätöksenteossa.

Jokainen sopimusosapuoli nimeää palvelulle edustajan kehittäjäryhmään. Kehittäjäryhmä kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa käsittelemään palvelun ajankohtaisia kehittämistarpeita.

Kehittäjäryhmän tehtävät ovat:

• Seurata ja arvioida palvelun käyttöä ja toimivuutta

• Tunnistaa ja priorisoida kehitystarpeita sekä valmistella niiden projektointia seuraavien tuoteversioiden kehittämiskohteiksi

• Perustaa tarvittaessa alatyöryhmiä ja kutsua niihin tarvittaessa kohdeasiantuntijoita kehitystyön tueksi

• Tukea menettelytapojen harmonisointia ja hyvien käytäntöjen jakamista sähköisen tentin eri sovellusyhteyksissä

• Valmistella teknisen kehitysyhteistyön vuosisuunnitelma ja toimintakertomus osaksi konsortion toimintasuunnitelmaa ja toimintakertomusta.

7. Osapuolten yhteistyö

Konsortion johtoryhmä on päätösvaltainen, kun päätöksentekoon on osallistunut vähintään kaksi kolmasosaa jäsenistä puheenjohtaja mukaan lukien. Puheenjohtajan ollessa estyneenä puheenjohtajana pidetään varapuheenjohtajaa ja tavallisen jäsenen ollessa estyneenä tavallisena jäsenenä pidetään hänen varajäsentään.

Päätöksenteko voidaan tarvittaessa järjestää sähköpostitse asioiden. Näin menetellessä otetaan huomioon puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan ilmoittamaan määräaikaan mennessä ilmaistut kannanotot.

Mikäli johtoryhmä ei tee yksimielistä päätöstä, päätökset tehdään äänestämällä. Mahdollisissa äänestyksissä johtoryhmän varsinaisella jäsenellä on yksi ääni jokaista alkavaa 5000 euron rahoitusosuutta kohden (liitteessä 3 esitetyn palvelun rahoituslaskelman mukaisesti). Äänestyksessä johtoryhmän päätökseksi tulee ehdotus, jota on kannattanut vähintään kaksi kolmasosaa annetuista äänistä.

8. Palvelun hankinta ja sopimuskäytäntö

Johtoryhmä hankkii konsortion tarvitsemat palvelut valitsemaltaan palveluntuottajalta, tarvittaessa kilpailutuksen kautta jos hankintalainsäädäntö tätä edellyttää.

Kukin sopimuspuoli tekee palveluntuottajan kanssa samansisältöisen palvelusopimuksen.

Sopimuspuoli voi tämän lisäksi hankkia palveluntarjoajalta itselleen tarvitsemiaan lisäpalveluita. Palvelusopimuksella hankitaan esimerkiksi tenttityökalun ylläpito- ja kehittämispalveluita sekä konsortion tarvitsemia hallintopalveluita.

Osana palvelusopimusta palvelun tuottajalta tilataan johtoryhmän tarvitsemat tukipalvelut kuten kokousvalmistelu- ja sihteeripalvelut sekä toimintasuunnitelma, talousarvio ja toimintakertomuksen valmistelu.

9. Palvelun kustannukset ja palvelumaksut

Palvelun kustannukset katetaan sopimusosapuolilta kerättävillä vuosimaksuilla. Vuosimaksu päätetään edellisen vuoden maaliskuun loppuun mennessä. Vuosimaksu kerätään saman vuoden tammikuun viimeiseen päivään mennessä.

Vuosimaksu muodostuu kiinteästä 5000 e maksusta sekä vuosittain päätettävästä osasta, joka määräytyy johtoryhmän päättämien kehittämiskohteiden perusteella. Vuosittain päätettävä osa määräytyy sopimusosapuolten opiskelijamäärän perusteella.

Liitteessä 3 on perustajajäsenien palvelun kustannustaso vuonna 2015 edellä esitetyn kustannusmallin mukaisesti.

Liiketoimintakumppaneilta perittävä liittymismaksu vahvistetaan erikseen johtoryhmän päätöksellä.

10. Sopimuksen muuttaminen

Muutokset tähän sopimukseen tehdään kirjallisesti sopimalla. Sopimuksen muutos tulee voimaan, kun sopimusosapuolet ovat sen allekirjoituksellaan vahvistaneet.

11. Sopimukseen liittyminen

Exam-konsortio on avoin uusille sopimusosapuolille ja liiketoiminnallisille kumppaneille. Konsortion sopimusosapuolten tulee maksaa liittymismaksu ja olla valmis täyttämään muut tämän sopimuksen mukaiset velvoitteet. Konsortion liiketoiminnallisten kumppanien tulee maksaa liittymismaksu ja olla valmis täyttämään mahdolliset johtoryhmän kanssa erikseen sopimansa velvoitteet. Kirjallinen hakemus tulee lähettää konsortion jäsenelle, joka toimittaa sen konsortion johtoryhmän käsiteltäväksi. Johtoryhmä päättää uuden sopimusosapuolen tai liiketoiminnallisen kumppanin liittymisestä, liittymisehdoista ja liittymismaksusta.

12. Sopimuserimielisyydet

Sopimusta koskevista erimielisyyksistä neuvotellaan ensisijaisesti sopimusosapuolten kesken. Ellei neuvottelussa päästä yhteisymmärrykseen, sopimusosapuolet voivat saattaa asian Helsingin käräjäoikeuden ratkaistavaksi.

13. Vastuunrajoitukset

Exam-sovellusta päivittäessään ja kehittäessään sopimusosapuolet pyrkivät siihen, että kehitys- ja muokkaustyön tulokset ovat mahdollisimman virheettömiä. Sopimusosapuolet eivät anna Exam-sovellukseen tekemilleen muutoksille kuitenkaan mitään takuuta. Jokainen sopimusosapuoli käyttää Exam-sovellusta omalla vastuullaan.

Sopimusosapuolet eivät vastaa sopimusrikkomuksensa aiheuttamista välillisistä tai epäsuorista vahingoista, ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella.

Sopimusosapuolen vuotuinen kokonaisvastuu muita sopimusosapuolia kohtaan on rajoitettu sopimusosapuolen kyseisenä vuonna maksaman vuosimaksun suuruiseksi.

14. Sopimuksen irtisanominen

Sopimusosapuoli voi erota konsortiosta lähettämällä johtoryhmälle osoitetun kirjallisen irtisanomisilmoituksen kalenterivuoden kesäkuun loppuun mennessä. Sopimus päättyy tällöin kyseisen sopimusosapuolen osalta saman kalenterivuoden päättyessä. Irtisanoutuvan sopimusosapuolen vuosimaksua ei palauteta. Irtisanoutuneelle sopimusosapuolelle jää oikeus käyttää Exam-sovelluksen senhetkistä, julkaistua versiota omassa toiminnassaan.

15. Allekirjoitukset ja päiväys

Tätä sopimusta on laadittu 10 samasanaista kappaletta, yksi kullekin sopimusosapuolelle.