Contract

Pääsopimukseen ”Hallintosopimus hankintayhteistyöstä Rakentamisen yhteisten Topten-käytäntöjen digitaalisen tuotanto- ja julkaisualustan kehittäminen –hankkeessa” liittyvän Yhteisrekisterisopimuksen liite B:

Seloste rekisteritietojen käsittelytoimista

1. Rekisterin tai palvelukokonaisuuden nimi	Rakentamisen yhteisten Topten-käytäntöjen digitaalisen tuotanto- ja julkaisualustan kehittäminen –hankkeen (TOP10-alustan kehittämishanke) henkilörekisteri.
	Seloste on laadittu Rakentamisen yhteisten Topten- käytäntöjen digitaalisen tuotanto- ja julkaisualustan kehittäminen –yhteishankkeen rekisterin osalta, jossa yhteisrekisterinpitäjiä ovat Helsingin kaupunki, Espoon kaupunki, Tampereen kaupunki, Vantaan kaupunki, Oulun kaupunki, Turun kaupunki, Jyväskylän kaupunki, Kuopion kaupunki, Lahden kaupunki ja Porin kaupunki.
2. Yhteisrekisterinpitäjät	Koordinaattorina (pääasiallisena yhteydenottotahona) toimiva rekisterinpitäjä on Tampereen kaupunki: Tampereen kaupunki Y-tunnus: 0211675-2 Postiosoite: PL487, 33101 Tampere Vierailuosoite: Aleksis Xxxxx xxxx 00-00 X, 00000 Xxxxxxx Xxxxxxxxxx (kirjaamo): xxxxxxxx@xxxxxxx.xx Puhelin (vaihde): 03 565 611 Tampereen lisäksi yhteisrekisterinpitäjiä ovat Helsinki, Espoo, Vantaa, Oulu, Turku, Jyväskylä, Kuopio, Lahti ja Pori, joiden tarkemmat tiedot on mainittu yhteisrekisteriliitteen liitteessä C.
3. Tietosuojavastaava	Xxx Xxxxxxxxxx

Yhteystiedot: puh: 050 356 0145 s-posti: xxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxx.xx Kirjeitse: Tampereen kaupunki Keskusvirastotalo Tietosuojavastaava PL 487 33101 Tampere

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Rekisteriin kerätään niitä tietoja, joita tarvitaan yhteishankkeeseen liittyvien hankintojen valmistelemiseksi, kilpailuttamiseksi, hankintamenettelyiden toteuttamiseksi, tarjousten käsittelemiseksi, päätöksentekoon sekä sopimusten toimeenpanoon liittyvien tehtävien suorittamiseksi. Käsittelyn oikeusperuste: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 b-kohta: käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 c-kohta: käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 e-kohta: käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi. Keskeinen lainsäädäntö:

	EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016) Tietosuojalaki (1050/2018) Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) Kuntalaki (410/2015) Laki julkista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016) Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) Rikosrekisterilaki (770/1993) Lisäksi oikeusperusteena on kuhunkin yksittäiseen toimeksiantoon liittyvä erityislainsäädäntö.
5. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä	Yhteishankkeen kilpailutukseen osallistuvien tahojen tiedot, kuten hankkeen ohjausryhmä, hankkeeseen osallistuvien kuntien työntekijät, muiden yhteisrekisterinpitäjien yhteyshenkilöiden tiedot sekä yhteishankkeen kilpailutuksiin osallistuvien tarjoajien sekä jo olemassa oleviin sopimuksiin liittyvät tiedot.
6. Kuvaus henkilötietoryhmistä	Rekisteri sisältää henkilötietoja, joita käsitellään yhteishankkeeseen liittyvien hankintojen valmistelemiseksi, kilpailuttamiseksi, hankintamenettelyiden toteuttamiseksi, tarjousten käsittelemiseksi, päätöksentekoon sekä sopimusten toimeenpanoon liittyvien tehtävien suorittamiseksi. Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja: Henkilön nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus, henkilöiden työhistoriaan ja koulutukseen liittyvät tiedot, rikosrekisteriotteiden sisältämät rikosrekisteriin kuuluvat henkilötiedot, hankkeeseen mahdollisesti osallistuvien kuntien työntekijöiden roolit sekä muut toimeksiannon luonteen mukaiset henkilötiedot.

7. Vastaanottajaryhmät	Henkilötietoja voidaan luovuttaa sopimusten perusteella siihen oikeutetuille tahoille sekä lainsäädännön perusteella toimivaltaisille viranomaisille. Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Tietojen säilytysajat	Kuten rekisteriselosteessa.
9. Kuvaus tietosuoja- asetuksen 32 artiklan 1 kohdan mukaisista teknisistä ja organisatorisista turvatoimista	Tampere kilpailuttaa TOP10-alustan kehittämishankkeeseen liittyvät hankinnat käyttäen Cloudia-järjestelmää ja Hilma- julkisten hankintojen palvelua. Hankinnoista tehtäviä sopimuksia säilytetään Efecte- sopimushallintajärjestelmässä. Saatuja tarjouksia käsitellään hankkeen ohjausryhmässä. Saatuja tarjouksia käsitellään julkisten tietojen osalta Teamsissä ja salassa pidettävien tietojen osalta turvasähköpostissa tarvittaessa. Tietoja käsitellään kaupunkiyhteisiä turvajärjestelyjä noudattavissa työasemissa kaupunkiyhteisin menetelmin suojatussa tietoverkossa. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostussuunnitelmilla sekä tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella.
10. Kolmannet maat ja kansainväliset järjestöt, joihin tietoja siirretään, tai tieto siitä, ettei henkilötietoja siirretä kolmansiin maihin tai kansainvälisiin järjestöihin. Jos henkilötietoja siirretään kolmansiin maihin tai kansainvälisiin	Rekisteristä ei siirretä tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

järjestöihin tietosuoja- asetuksen 49 artiklan 1 kohdan toisessa alakohdassa tarkoitetulla siirrolla, niin kuvataan asianmukaisia suojatoimia koskeva

dokumentaatio.

11. Xxxxxxxx (mahdolliseen) henkilötietojen käsittelijän kanssa solmittuun henkilötietojen käsittelyä

koskevaan sopimukseen.