TARJOUSPYYNTÖ RAVINTOLAPALVELUISTA VARKAUDEN KAUPUNGINTALOLLA
TARJOUSPYYNTÖ RAVINTOLAPALVELUISTA VARKAUDEN KAUPUNGINTALOLLA
1. TIETOJA KILPAILUTETTAVASTA KOHTEESTA 3
5. TILAAJAVASTUU JA MUUT EHDOTTOMAT VAATIMUKSET TARJOAJALLE 4
1. TIETOJA KILPAILUTETTAVASTA KOHTEESTA
Tarjouksen tekevä yritys sitoutuu tuottamaan Varkauden kaupungin tarvitsemat henkilöstöravintolapalvelut ja tilaustarjoilupalvelut kaupungintalon ravintolassa, osoitteessa Xxxxxxxxxxxxxx 0. Kaupungintalolla työskentelevän henkilöstön määrä on tarjouspyyntöä esitettäessä 168.
2. SOPIMUSKAUSI
Palvelusopimus tehdään ajanjaksolle 1.8.2020- 31.7.2025. Tilat luovutetaan palvelutuottajan käyttöön jo heinäkuun 2020 aikana aloituksen valmistelujen mahdollistamiseksi. Henkilöstöravintola on suljettuna heinäkuun, eikä tilaustarjoilujaan lomakautena tarvita.
Sopimusta on mahdollista jatkaa kahdella yhden vuoden pituisella optiolla, joiden käyttämisestä sovitaan yhteisesti viimeistään kuusi kuukautta ennen optiokauden alkamista. Optioiden käyttöönotto edellyttää sitä, että ravintolapalvelua käyttävät asiakkaat ovat tyytyväisiä palveluun, palvelupoikkeamia on harvoin ja tilaajan teettämien laatutarkastusten tulos on moitteeton.
Jos sopimuksen voimaantulo siirtyy viranomaismenettelyjen (esim. lupa-asiat) tai valitusprosessin vuoksi, myös sen päättyminen ja muut tässä sopimusehtokohdassa esitetyt ajankohdat siirtyvät vastaavasti siten, että sopimuskausi on kuitenkin kolmen vuoden mittainen.
Mikäli tuote- ja/tai palvelunlaatu poikkeaa/poikkeavat sovitusta, tai vuokranmaksu viivästyy toistuvasti, eikä palvelutuottaja pysty korjaamaan toimintaansa kirjallisista huomautuksista huolimatta, Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus ennen määräajan päättymistä. Irtisanomisaika on em. tapauksissa kuusi kuukautta.
3. HINNOITTELUSTA
Tarjoushinnat ovat voimassa vuoden 2021 loppuun. Ilmoitetut määrät (tilaustarjoilumäärät ja henkilöstön määrä kaupungintalolla) toimivat tarjouksen ja palveluhinnoittelun pohjana. Mikäli ko. määrät muuttuvat ilmoitetusta +/- 10 % vuositasolla, palveluhintamuutoksista voidaan neuvotella. Uudet hinnat astuvat voimaan Tilaajan ne hyväksyttyä.
4. PALVELUSOPIMUS
Alustava palvelusopimus on tarjouspyynnön liitteenä yksi (liite 1). Palvelusopimusta täydentävä palvelukuvaus on tarjouspyynnön liitteinä kaksi (liite 2).
Näistä asiakirjoista muodostuu allekirjoitettava sopimus lisättynä hinnastoilla ja ruokalistalla.
Palvelusopimuksen lisäksi solmitaan samalle ajanjaksolle keittiötiloja koskeva vuokrasopimus, joka on tarjouspyynnön liitteenä kolme (liite 3). Vuokrasopimuksen kohteen keittiösuunnitelma ja laiteluettelo ovat tarjouspyynnön liitteinä (liitteet 3.1 ja 3.2.).
5. TILAAJAVASTUU JA MUUT EHDOTTOMAT VAATIMUKSET TARJOAJALLE
Tarjoajan ehdottomat kelpoisuusvaatimukset ovat:
• Tarjoaja ja sen alihankkijat noudattavat toiminnassaan Suomen lakeja ja Suomen viranomaisten määräyksiä sekä EU:n direktiivejä ja asetuksia. Työsuojelu- ja työergonomia huomioidaan ja alan työehtosopimuksia noudatetaan
• Tarjoajan tulee olla merkitty kauppa-, ennakkoperintä- ja työantajarekisteriin
• Verot, sosiaali- ja eläkemaksut on suoritettu
• Vuokralainen sitoutuu ottamaan toiminnalleen tarvittavat vakuutusmäärältään minimissään 300 000,00 € suuruisen vastuuvakuutuksen ja muut toiminnan edellyttämät vakuutukset
Tilaaja edellyttää Palvelutuottajalta joustavia palveluratkaisuja, kehityshakuisuutta ja innovatiivisuutta sekä vastuullisuutta liiketoiminnassa tukipalveluprosessien kaikissa eri vaiheissa.
6. ESITTELY
Tarjouksen jättävien yritysten on osallistuttava vuokrakohteen/hankinnan kohteen esittelyyn ennen tarjouksen jättämistä. Kohteeseen esittely tarjoajille järjestetään:
• 10.6.2020 klo 15, kokoontuminen Kaupungintalon infoaulassa.
Tilaisuuteen voi osallistua kultakin tarjoajalta enintään kolme henkilöä. Tarjoajan tulee ilmoittaa kohteen esittelyyn osallistuvien henkilöiden nimet ja yhteystiedot 8.6.2020 mennessä sähköpostitse osoitteeseen xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Mikäli yritys on jo tutustunut tiloihin, esittelyyn ei tarvitse osallistua. Mutta yhteystiedot tulee jättää lisäkysymysvastausten lähettämistä varten.
7. LISÄKYSYMYKSET
Mahdolliset lisäkysymykset tulee esittää 12.6.2020 klo 12 mennessä osoitteeseen xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Vastaukset lähetetään yhteystietonsa niille, jotka ovat ilmoittautuneet esittelyyn. Suullisesti kysymyksiin ei vastata.
8. TARJOUKSEN JÄTTÄMINEN
Xxxxxxx on laadittava suomen kielellä ja tarjouksen tulee olla tämän tarjouspyynnön mukainen. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa 30.9.2020 saakka.
Tarjoajan tulee vakuuttaa täyttävänsä tarjouspyynnössä esitetyt kelpoisuusehdot.
Tarjous annetaan tarjouspyynnön liitteenä neljä olevaan taulukkoon (liite 4). Taulukkoon ei saa lisätä eikä taulukosta poistaa tuotteita eikä rivejä.
Tarjoajan tulee antaa sitovat palveluhinnat vuoden 2021 loppuun saakka. Tarjouslomakkeella hinnat annetaan arvonlisäverottomina hintoina kahden desimaalin tarkkuudella.
Tarjoaja antaa sitovan tarjouksen lisävuosivuokrasta, jota sitoutuu maksamaan perusvuokran lisäksi.
Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta jättäessään se on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitetyt vaatimukset ja taustat. Tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen.
Xxxxxxxxxx tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta.
Tarjouksessa on oltava seuraavat tiedot tässä esitetyssä järjestyksessä:
• Tarjoajan yleisesittely (max. 1 A4), yhteystiedot
• Liite 1: Kelpoisuuden osoittavat todistukset/Tilaajavastuuraportti
• Liite 2: Tietoja tarjoajasta ja tarjottavasta palvelusta:
a) alihankintakäytännöt
c) lyhyt kuvaus toimijan vastuullisuusohjelmasta ml. ympäristöasiat
d) lyhyt kuvaus päivittäispalaute- ja asiakaskyselykäytännöistä
e) ruokalista
f) tilaustarjoilu- ja kahvilahinnasto
• Liite 3: Tarjouslomakkeet täytettynä, harmaalla korostetut sarakkeet
Tarjoukset tulee jättää 17.6.2020 klo 12 mennessä osoitteella xxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxx.xx.
Tilaaja voi muuttaa tai tarkistaa tarjouspyynnön kohdetta tarjouskilpailun aikana ennen tarjousten jättämiselle varatun määräajan päättymistä, jos tätä voidaan esille tulleiden seikkojen perusteella pitää perusteltuna. Mikäli tässä tarkoitetut muutokset ja tarkennukset sitä edellyttävät, voidaan tarjousten jättämiselle varattua määräaikaa pidentää.
Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn myös, mikäli tarjoukset ylittävät hankinnan tekemiseen varatun määrärahan. Hankinta voidaan keskeyttää myös muista hankintalain 125 §:n tarkoittamista syistä.
9. HYLKÄÄMISPERUSTEET
Tarjouksen tulee vastata tarjouspyyntöä ja sen liitteitä sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Tarjousasiakirjat eivät saa sisältää tulkinnanvaraisia, puutteellisia ja ristiriitaisia tietoja. Tulkinnanvaraiset, puutteelliset, epäselvät ja ristiriitaiset tarjoukset hylätään, jotta voidaan turvata tarjoajien syrjimätön ja tasapuolinen kohtelu. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Tarjous ei saa sisältää tarjoajan omia sopimusehtoja. Tarjoaja, joka ei täytä kelpoisuusvaatimuksia
suljetaan tarjouskilpailusta pois. Myöhästynyttä tarjousta ei oteta tarjouskilpailussa huomioon. Tilaesittelystä tai sen korvaavasta sähköisestä esittelystä poisjäävä tarjoaja suljetaan kilpailusta.
10. SALASSAPITO
Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat tutustua muihin tarjouksiin halutessaan heti päätöksenteon jälkeen, niitä ei kuitenkaan lähetetä tarjoajille. Tarjous tulee pyrkiä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Mikäli liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, joka on oltava selkeästi merkitty. Palveluiden hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia.
11. TARJOUSTEN VERTAILU
Tilaajan tarvitsema laatutaso on kuvattu tarjouspyyntödokumenteissa tarkasti. Hinnoittelun pohjana on käytettävä tarjouspyynnön liitteenä olevaa palvelukuvausta, jossa on kuvattuina palveluilta edellytettävät vähimmäisvaatimukset. Hintavertailu tehdään tarjouspyynnön liitteenä neljä olevalla tarjouslomakkeella (liite 4) annettavien hintojen ja lisävuokran perusteella.
12. PÄÄTÖS
Päätös annetaan tiedoksi kesäkuun loppuun mennessä. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta tilaajan ja valitun tarjoajan välille. Sopimus syntyy vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja kun hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus sopimusneuvottelun päätteeksi.
13. LIITTEET
1. Palvelusopimusluonnos
2. Ravintolapalveluiden palvelukuvaus
3. Vuokrasopimus, keittiön pohjakuva ja laiteluettelo
4. Tarjouslomake