TERVETULOA SASTAMALAN KAUPUNGIN PALVELUKSEEN
TERVETULOA SASTAMALAN KAUPUNGIN PALVELUKSEEN
Sopivasti sykettä: Sastamalassa on sopivassa suhteessa kau- punkilaista aktiivisuutta sekä luonnon vehreyttä.
"Syke" on monimerkityksinen, aktiivisuutta kuvastava ja positiivinen sana. Se viittaa muun muassa kaupungin ja kulttuurin sykkeeseen, liikuntaan, ihmisen omaan sykkeeseen ja sydämeen. Syke kertoo toiminnasta, eteenpäin menemisestä, kiihtymisestä ja kasvusta.
"Sopivasti" puolestaan kuvaa sitä, että luonnon rauha on enemmän läsnä kuin suuremmissa kaupungeissa. Sastamalassa mitään ei ole liikaa, kaikkea on sopivassa suhteessa. Elämä on tasapainoista.
Tammikuu 2020
SASTAMALAN KAUPUNKI Aarnontie 2 A, PL 23, 38201 SASTAMALA, puh. 03 521 31,
xxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, Y-tunnus 0144411-3, xxx.xxxxxxxxx.xx
SASTAMALAN KAUPUNKI on vuonna 2009 toimintansa aloittanut maa- seutukaupunki. Kaupunginjohtajamme on Xxxxxx Xxxxxxxx
Kaupunginjohtajan tervehdyksen voit xxxxx xxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx.xx.
Kaupungin johtaminen perustuu kuntalakiin, kaupungin eri toimialoja ja toimintaa koskevaan lainsäädäntöön sekä kaupungin omaan hallintosään- töön, valtakunnallisiin linjauksiin, kaupunkistrategiaan, vuosittain tehtä- vään kolmen vuoden taloussuunnitelmaan ja kullekin vuodelle laadittuun talousarvioon sekä kaupungin omiin suunnitelmiin ja ohjelmiin.
Sastamalan kaupungin strategia on kiteytetty strategiatalo -kuvaan:
Kaupungin ylintä päätösvaltaa käyttää kaupunginvaltuusto, joka vastaa kaupungin toi- minnasta ja taloudesta ja siirtää toimivaltaansa hallintosäännön määräyksillä. Kaupun- ginhallitus valmistelee valtuustolle päätösesitykset, toimeenpanee valtuuston päätökset ja huolehtii päätösten laillisuuden valvonnasta. Kaupunginhallitus johtaa kaupungin toi- mintaa, hallintoa ja taloutta, vastaa kaupungin toiminnan yhteensovittamisesta, omis- tajaohjauksesta ja kaupungin henkilöstöpolitiikasta sekä huolehtii kaupungin sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnan järjestämisestä. Kaupunginjohtaja vastaa asioiden val- mistelusta kaupunginhallituksen päätettäväksi sekä johtaa kaupunginhallituksen alai- sena kaupungin hallintoa, taloudenhoitoa ja muuta toimintaa. Lautakunnat ja johtokun- nat valmistelevat asioita kaupunginhallituksen ja kaupunginvaltuuston käsiteltäviksi sekä käyttävät itsenäistä päätösvaltaa oman toimialansa asioissa.
Kaupungin toiminta ja johtaminen on jaettu toimialoihin, niihin kuuluviin vastuualueisiin ja vastuualueiden toimintayksiköihin. Toimialoja johtavat toimialajohtajat, vastuualu- eita vastuualuejohtajat ja toimintayksiköitä eri tehtävänimikkeillä toimivat lähiesimie- het. Toimialajohtajat vastaavat toimialansa toiminnasta sekä johtavat ja kehittävät toi- mintaa kaupunginhallituksen, kaupunginjohtajan sekä kyseisen lautakunnan tai liikelai- toksen johtokunnan alaisuudessa.
Osa kaupungin toiminnoista on yhtiöitetty ja lisäksi kaupunki on jäsenenä kuntayhty- missä ja muissa osakeyhtiöissä. Kaupungin sisäisen toiminnan (toimialojen), osakeyh- tiöiden, kuntayhtymien ja muiden yhtiöiden kokonaisuutta kutsutaan konsernikokonai- suudeksi.
nuorisovaltuusto, vanhusneuvosto ja vammaisneuvosto. Näiden sekä muiden vaikutta- mistoimielinten toiminnasta ja jäsenistä on tarkempaa tietoa nettisivullamme.
PALVELUSSUHDE SASTAMALAN KAUPUNKIIN
Palvelussuhde Sastamalan kaupunkiin syntyy virkamääräyksellä tai työsopimuksella ja samalla syntyvät säädösten mukaisesti viranhaltijan / työntekijän ja työnantajan oi- keudet ja velvollisuudet. Palvelussuhde on toistaiseksi voimassa oleva tai määräaikai- nen.
Ennen virkamääräyksen / työsopimuksen tekemistä tarkistetaan
• tehtävän hakuilmoituksessa / muulla tavoin tehdyn rekrytoinnin yhteydessä il- moitettujen tehtävän edellyttämien pätevyysvaatimusten / asiakirjojen voimas- saolo, esim:
o edellytetty ammattipätevyys
o työhöntulotarkastuksesta saatava hyväksyttävä sopivuuslausunto kau- pungin työterveyshuollosta (Terveystalo, Sastamala)
o tartuntatautilain edellyttämät todistukset
o rikostaustaote ei saa olla 6 kk vanhempi
o luottotietojen tarkistus > vain tietyissä tehtävissä toimivilta työntekijöitä
Palvelussuhteen ehdot määrittyvät noudatettavan työ- ja virkaehtosopimuksen, lain- säädännön, mahdollisesti tehdyn erillisen sopimuksen sekä työnantajan suunnitelmien ja ohjeiden mukaan.
Palvelussuhteissa noudatetaan 6 kuukauden koeaikaa lukuun ottamatta säädöksissä erikseen määriteltyä muuta koeaikaa (mm. määräaikaiset palvelussuhteet). Koeaika kirjataan virkamääräykseen / työsopimukseen.
Kaikki työntekijät ovat Sastamalan kaupungin työntekijöitä ja työnantajalla on sää- dösten sekä työ- ja virkaehtosopimusten puitteissa työnjohto-oikeus ja oikeus määri- tellä työn tekemispaikka. Palvelussuhteen alussa määritellään sen hetkinen työn teke- mispaikka, joka vaikuttaa tarvittaessa mm. matkakorvausten määräytymiseen.
Palvelussuhteille on määritelty tehtäväkuva tai se sovitaan erikseen palvelussuhteen alussa. Tehtäväkuva on syytä käydä esimiehen kanssa läpi heti palvelussuhteen alussa niin, että kummallakin osapuolella on yhteinen näkemys tehtäväkuvasta.
tietojärjestelmien käytön ehtoihin ja käyttöön
• annetaan henkilökohtaiset työn edellyttämät työvälineet, joita ovat esim. työ- vaatteet, avaimet / kulkuluvat, puhelin, tietokone ja kerrotaan niiden käyttöeh- dot ja käyttöohjeet
• ohjataan työntekijä toimittamaan palkanmaksun edellyttämät asiakirjat ja omat tiedot palkanlaskentaan
• tarkistetaan oikeus työkokemuslisiin; työtodistuksista kopiot esimiehelle, joka päättää työkokemuslisiin hyväksyttävän työkokemuksen
Mikäli omissa tiedoissa tapahtuu palvelussuhteen aikana muutoksia, esim. nimi, osoite, puhelinnumero tai pankkitilin numero muuttuvat, tulee työntekijän ilmoittaa muuttuneet tiedot palkanlaskentaan ESS –tietojärjestelmän avulla. Järjestelmän kautta anotaan myös koulutukset sekä virka- ja työvapaat. Matkakorvaukset anotaan Expence
–tietojärjestelmässä.
Työnantajan antamia käyttöoikeuksia (esim. tietojärjestelmien käyttäjätunnus ja sa- lasana) tulee säilyttää huolellisesti niin, että kukaan toinen henkilö ei saa niitä tietoonsa eikä voi niitä käyttää. Henkilökohtaisista työvälineistä tulee huolehtia niin, että ne eivät katoa tai vahingoitu. Mikäli vahinko sattuu (käyttäjätunnus / salasana joutuvat ulkopuolisen tietoon tai työväline katoaa tai rikkoutuu) on siitä välittömästi ilmoitettava ohjeiden mukaisesti / työnantajan edustajalle. Palvelussuhteen päättyessä käyttöoikeu- det tietojärjestelmiin lopetetaan ja työvälineet tulee luovuttaa esimiehelle / työnantajan edustajalle.
Sairastumisesta otetaan yhteys välittömästi esimieheen tai hänen sijaiseensa tai toi- mintayksikköön, jotta voidaan tehdä omia työjärjestelyjä tai toimipisteen työjärjeste- lyjä. Mahdollisesta sairauslomasta sovitaan esimiehen kanssa (nk. omailmoitussairaus- loma joissakin sairauksissa) tai toimitetaan työnantajan edellyttämä sairauslomatodis- tus esimiehelle mahdollisimman nopeasti.
Sastamalan kaupunki on vakuuttanut työntekijänsä lainsäädännön velvoitteiden mukai- sesti. Vakuutusyhtiö on Pohjola Vakuutus Oy. Vakuutus kattaa sen ehtojen mukaiset työssä ja työmatkalla sattuneet tapaturmat. Työ- tai työmatkatapaturman sattu- essa, on siitä ilmoitettava esimiehelle, tehtävä tapaturmailmoitus ohjeiden mukaan sekä tarvittaessa otettava yhteyttä työterveyshuoltoon / muuhun tapaturman edellyt- tämään hoitopaikkaan. Kiireellisessä hoidon tarpeessa hakeudutaan välittömästi lähim- pään hoitopaikkaan ja hoidetaan ilmoitukset hoidon aloittamisen jälkeen.
Työsuojelu on kaikkien yhteinen asia. Työsuojeluasioissa otetaan ensisijaisesti yh- teyttä esimieheen. Työsuojeluasioista ohjausta antavat myös työsuojelupäällikkö ja työsuojeluvaltuutetut.
Sastamalan kaupunki ostaa työterveyshuoltopalvelut Suomen Terveystalo Oy:lta. Kaupunki on tehnyt Terveystalon kanssa työterveyshuoltosopimuksen ja siinä on mää- ritelty palvelut, jotka ovat työntekijöiden käytettävissä.
Kaupunginhallituksen alainen henkilöstöjaosto hoitaa kaupungin ja sen liikelaitoksen henkilöstöpolitiikan, työsuojelutoiminnan, työterveyshuollon ja työhyvinvoinnin kehit- tämistä, henkilöstösuunnittelun koordinointia ja yhteistoimintamenettelyn toimivuutta sekä muita henkilöstöä koskevia erikseen säädettyjä/määrättyjä asioista. Yhteistoimin- tamenettelyä koskevat asiat käsitellään yhteistyötoimikunnassa.
Sastamalan kaupungin intranet on tärkein yhteisten asioiden tiedotuskanava sekä paikka, josta löytyy tietoa perehdytyksen tueksi ja toimintaohjeiksi. Mikäli teet työtä, jossa ei ole mahdollisuus lukea intraa, pyydä esimieltäsi ohjausta tilanteeseen. Seuraa intraa päivittäin työssä ollessasi.
Tietoturva ja tietosuoja
Tietoturva ja tietosuoja ovat tärkeä osa päivittäistä toimintaa ja näillä tarkoitetaan kaik- kea toimintaan liittyvää tietojen käsittelyä riippumatta tietojen käsittelyn muodosta (paperinen/sähköinen). Tietoturva ja tietosuoja perustuvat lainsäädäntöön ja normioh- jeistukseen ja vastuu näiden asianmukaisesta toteuttamisesta kuuluu omalta osaltaan jokaiselle.
Sastamalan kaupungin tietosuoja- ja tietoturvapolitiikka on Sastamalan kaupun- ginhallituksen hyväksymä asiakirja, jota jokaisen työntekijän tulee ehdottomasti nou- dattaa. Asiakirja on luettavissa intranetissa kohdassa johtosäännöt, ohjeet, sopimukset
/ tietosuoja- ja tietoturvaohjeet. Tietosuoja- ja tietoturvapolitiikan mukaan jokainen työntekijä, tietoja käsittelevä, tietojärjestelmien tai tietoverkkojen ylläpitäjä ja käyttäjä ovat tietoja käsitellessään velvollisia toimimaan henkilötietolainsäädännön sekä tieto- suoja- ja tietoturvaperiaatteiden ja ohjeistuksen mukaisesti. Jokaisen vastuulla on ra- portoida havaitsemansa tietosuojan tai tietoturvan vaarantuminen sekä poikkeamat pe- riaatteista tai ohjeistuksesta omalle esimiehelleen ja tietosuojavastaavalle tai tietotur- vavastaavalle. Tiedon käsittelijän vastuulla on tiedon huolellinen käsitteleminen ja an- nettujen ohjeiden noudattaminen tiedon luomisessa, muuttamisessa, jakelussa, säilyt- tämisessä, arkistoinnissa sekä tuhoamisessa. Tarkempia ohjeita saa tietoturva- ja tie- tosuojaoppaasta, joka on luettavissa intrassa kohdassa johtosäännöt, ohjeet, sopi- mukset / tietosuoja- ja tietoturvaohjeet
Xxxxxxx pidettävää tietoa ei saa paljastaa tai luovuttaa ulkopuoliselle. Henkilötietoja, joka sisältää henkilötunnuksen ja/tai pankkitilitietoja ei koskaan saa lähettää suojaa- mattomalla sähköpostilla kaupungin sisäverkon ulkopuolelle siis sähköpostiin, joka on joku muu kuin @xxxxxxxxx.xx. Salatun sähköpostin käyttöoikeuden saat esimiehesi kautta, jos työsi sen käyttöä edellyttää.
Merkittävä osa tietojen käsittelystä tehdään tietoteknisillä laitteilla ja erilaisilla tietojär- jestelmillä. Työtehtävien edellyttämät tietotekniset laitteet, kulunvalvontajärjestelmät ja tietojärjestelmien käyttöoikeudet myöntää esimies / työnantajan edustaja työtehtä- vien mukaisesti. Kaikilla ei ole henkilökohtaisia laitteita, mutta käyttäjätunnukset ja salasanat ovat kaikilla henkilökohtaiset.
Tietojärjestelmä-, tietokone- tulostin ja hoitajakutsua koskevissa teknisissä kysymyk- sissä otetaan yhteyttä Sastamalan Tukipalvelu Oy:öön (SaTu), joka hoitaa kaupungin tietohallintoasioiden teknisen toteutuksen. SaTu palvelee arkisin klo 7.30- 15.30, jona aikana käytössä on HelpDesk –puhelinpalvelu numerossa 000 000 0000 (ei SMS). Pal- velupyynnön voi jättää 24/7/365 yhteystietolomakkeella, jonka löytyy intrasta klik- kaamalla seuraavan kuvan mukaista linkkiä tai sähköpostilla Xxxxxxxx@xxxxxx.xx
Linkissä myös muuta tietoa ja ohjeita SaTu Oy:n palveluista.
Kaupungin tietohallintopäällikkö Xxxx Xxxx-Kouvola (xxxx.xxxx-xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx puh: 050 305 4348) antaa tarvittaessa ohjausta tietoteknisten välineiden käytöstä, tie- tohallinto-, tietosuoja- ja tietoturva-asioissa.
Tietoteknisin välinein käsiteltyjen tietojen varmuuskopioinnista vastaa SaTu Oy. Tie- dot on kuitenkin tallennettava ohjeiden mukaisesti järjestelmiin ja verkkolevylle, jotta varmuuskopiointi toteutuu. Tietokoneen työpöydälle tallennetut tiedot eivät varmuus- kopioidu ja katoavat, jos esim. tietokone menee rikki.
Tietoteknisin välinein tehty viestintä (esim. puhelu, sähköpostin lähettäminen tai inter- netselailu) jättää tietoverkkoon jäljen, jonka perustella käyttäjään voidaan yhdistää tie- toa tai käyttäjä tunnistaa, jolloin puhutaan viestinnän välitystietojen käsittelystä. Em. käsittelymenettely, josta säätää laki yksityisyyden suojasta työelämässä (795/2004) § 21, on käsitelty yhteistyötoimikunnassa 11.4.2018 § 25 ja hyväksytty välitystietojen käsittelyä koskeva menettely. Tätä hyväksyttyä menettelyä toteuttaa SaTu Oy yhteisö- tilaajana ja menettelyä käytetään toimintavarmuuden, luotettavuuden ja tietoturvan parantamiseksi. SaTu Oy voi käsitellä viestintäverkossa käyttäjien luottamuksellisia viestejä ja paikkatietoa vain laissa määriteltyihin tarkoituksiin.
Viestintä on kiinteä osa kaikkea aktiivista kanssakäymistä eli jokaisen työntekijän ja luottamushenkilön perustehtävä. Kaupunginhallitus johtaa kaupungin viestintää ja hyväksyy sitä koskevat yleiset ohjeet. Kaupungin viestintää (sisältäen markki- nointi) koordinoi ja ohjaa viestintäpäällikkö Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx (xxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx, 050 366 2902). Viestintäpäällikkö opastaa kaikissa viestintään liittyvissä asioissa, kuten esim. markkinoinnissa, mediatiedot- teiden tekemisessä ja jakelussa, verkkotiedottamisessa (kotisivut ja some) ja pitää yksiköille tilauksesta erilaisia viestintään liittyviä koulutuksia.
Kaupungin kotisivut osoitteessa xxx.xxxxxxxxx.xx ovat kaupungin virallinen tiedo- tuskanava. Jokaisella toimialalla/yksikössä tulee olla oma päivitysvastuussa oleva henkilö, joka vastaa ko. toimialan sivujen ajantasaisuudesta ja tiedon oikeellisuu- desta. Päivitysoikeudet myöntää SaTu Oy.
Perinteisten mediatiedotteiden ja kotisivujen lisäksi Sastamalan kaupungin asioista viestitään eri sosiaalisen median kanavissa. Kaupungilla on viralliset tilit Faceboo- kissa, Twitterissä ja LinkedInissä. Sosiaalisen median tilien pääkäyttäjänä toimii viestintäpäällikkö, joka myös myöntää päivitysoikeuksia kaupungin tileille. Yksiköi- den omien tilien perustamisesta tulee keskustella ensin viestintäpäällikön kanssa. Kaupungin tilien lisäksi henkilöstö voi toimia myös työroolissa eri sosiaalisen median kanavissa. Sosiaalisen median tileistä ja läsnäolosta eri kanavissa on ohjeistettu Sastamalan kaupungin sosiaalisen median ohjeissa.
Sisäisen viestinnän pääkanava on kaupungin intranet. Muita viestintätapoja ovat muun muassa sähköposti, työpaikkakokoukset, tiedotustilaisuudet henkilöstölle, välitön suullinen viestintä yksittäisille työntekijöille sekä ilmoitustaulut.
Kriisitilanteen viestintää johtaa toimialan ja kaupungin johto viestintäpäällikön tuella. Kriisiviestinnästä on oma ohjeistus.
Sastamalan kaupungin viestinnässä käytetään kaupungin virallisia pohjia ja esim. markkinointimateriaaleissa graafisen ohjeistuksen mukaisia värejä, fontteja ja vi- suaalisia elementtejä. Markkinointiviestinnässä käytetään aina kaupungin logoa, vaakunaa käytetään vain, kun niin erikseen päätetään. Vaakunan käytöstä vastaa hallintojohtaja. Ohjeet ja materiaalit löytyvät kaupungin intrasta.
Tarkempia tietoja sekä ohjeistusta löytyy kaupungin intranetistä otsikolla Viestintä.
tekijöitä kohtaan on iso merkitys työyhteisön hyvinvoinnille.
Työnantaja vaikuttaa työhyvinvointiin mm. hyvällä johtamisella, kehittämällä työtä, työolosuhteita ja osaamista, luomalla haasteellista työtä, kehittämällä kannustami- sen muotoja ja lisäämällä osallistumismahdollisuuksia. Työhyvinvointi on arjen jo- kapäiväisiä asioita eikä ole työstä irrallista toimintaa.
Hyvän työn edellytyksenä on työn tavoitteita ja työyhteisön hyvinvointia edistävä käyttäytyminen sekä reilun pelin säännöt. Epäasiallisessa käyttäytymisessä meillä on nollatoleranssi.
Työhyvinvointiin liittyvää materiaalia löytyy intranetista.
Ei ihan normityöpäivä
Kaikissa töissä ja toimipisteissä voi tulla eteen tilanne, jopa ensimmäisenä työpäi- vänä, että kaikki ei menekään itsestä riippumattomista syistä ihan suunnitelmien ja sovittujen käytäntöjen mukaan. Voi tulla esim. tietojärjestelmäongelmia, sähkökat- kos, tulipalo, vesivahinko, jää lukkojen taakse, palvelussa on uhkaava asiakas tai omainen tmv. Tämän vuoksi heti palvelussuhteen alussa on syytä tutustua hyvin työtiloihin, joissa toimii, ohjeisiin, joita poikkeuksellisessa tilanteessa tulee noudat- taa. Tämä on syytä tehdä oman ja työyhteisön turvallisuuden varmistamiseksi sekä kaupunkilaisten hyvän palvelun turvaamiseksi.
Aloitetoiminta
Aloitteita toiminnan ja palvelun kehittämiseksi toivotaan annettavan intranetissa avautuvaan aloitelaatikkoon tai asioista voi keskustella omassa työyhteisössä.
Lopuksi
Tässä yleisperehdytykseen tarkoitetussa oppaassa oli palvelussuhteen alkaessa huomioon otettavia asioita ja vinkkejä, mistä löytää lisätietoa. Jokaisella toimialalla, vastuualueella ja toimintayksiköllä on omat omiin käytäntöihin liittyvät perehdytys- ohjelmansa. Perehdytys ei koskaan ole yksisuuntaista niin, että uusi työntekijä olisi