ASIKKALAN KUNNAN SOPIMUSHALLINNAN KÄSIKIRJA
ASIKKALAN KUNNAN SOPIMUSHALLINNAN KÄSIKIRJA
Sisällysluettelo
1 Sopimushallinnasta yleisesti 3
1.1 Mitä sopimushallinnalla tarkoitetaan? 3
1.2 Miksi sopimushallinta on merkittävä osa kunnan toimintaa? 4
1.3 Sopimushallinnan eettiset periaatteet 4
1.4 Sopimuksen elinkaari ja sopimushallinnan roolit 5
2.1 Hyvän sopimuksen ominaisuudet 5
3 Sopimuskauden aikainen seuranta ja valvonta 7
3.1 Sopimusten rekisteröinti 7
3.2 Sopimuskauden aikainen sopimushallinta 7
4.1 Toimittajan raportointi ja tiedonsaanti 8
4.2 Laskutuksen seuranta ja valvonta 9
5 Sopimuksen muuttaminen ja päättäminen 10
5.1 Sopimusehtojen muuttaminen ja muutosten hallinta 10
5.2 Sopimuksen päättäminen ja sen edellytykset 10
6 Sopimuskauden jälkiarviointi 11
6.1 Sopimuksen ja oman toiminnan jälkiarviointi 11
6.2 Muut sopimushallinnan jälkitoimenpiteet 12
7 Sopimushallinnan tarkistuslista 12
Sopimuksen tallennuksessa huomioitavat asiat 14
Alkusanat
Tämän käsikirjan tarkoituksena on luoda yleiset periaatteet Asikkalan kunnan sopimushallinnalle, jotta sopimusten tekeminen, hallinnointi ja jälkiarviointi tukisivat organisaation toimintaa nyt ja tulevaisuudessa. Sopimushallinnan käsikirjan tarkoituksena on olla tukena ja yleisenä pohjana kaikissa sopimushallintaan liittyvissä arjen kysymyksissä.
Sopimushallinnan käsikirja on tarkoitettu ohjeeksi kaikille Asikkalan kunnan työntekijöille ja viranhaltijoille, jotka osallistuvat sopimushallintaan eri rooleissa, kuten sisällön valmistelijana, sopimusyhteyshenkilönä, allekirjoittajana, tallettajana tai käyttäjänä. Käsikirjan luomiseen teoreettisena taustana on toiminut lukuisat sopimusoikeuden käsikirjat sekä aiemmat samaan käyttötarkoitukseen luodut oppaat. Mallia tämän asiakirjan luomiseen on haettu etenkin Turun kaupungin sopimushallinnan oppaasta, Etelä-Savon sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymän sopimushallinnan ohjeista sekä Valtiovarainministeriön valtion hankintakäsikirjasta.
Tämä käsikirja luo yleiskuvan koko sopimuskauden elinkaaresta ja keskeisimpien toimijoiden rooleista sopimuskauden eri vaiheissa. Käsikirjan tarkoitus ei ole luoda ohjeita ja normeja, vaan luoda yleiset periaatteet sopimushallinnalle, jotta organisaation toiminta olisi toimivan sopimushallinnan kautta entistäkin tehokkaampaa ja rationaalisempaa. Sopimushallinnan käsikirjan viimeisessä luvussa lukijalle tarjotaan myös käytännön apua sopimusten hallintaan ja itse sopimusten tekemiseen sopimushallinnan tarkistuslistan muodossa.
1 Sopimushallinnasta yleisesti
Tämän sopimushallinnan käsikirjan ensimmäisessä luvussa määritellään sopimushallinnan merkitys ja tarkoitus kunnan toiminnalle, luodaan näkemys sopimushallinnan eettisistä periaatteista sekä käsitellään sopimusten elinkaarta ja tämän elinkaaren aikaisia rooleja. Luvussa käsitellään sopimushallinnan keskeisiä teemoja sekä merkitystä organisaation sujuvalle käytännön toiminnalle. Luvun lopussa on taulukon muodossa esitelty myös sopimuksen elinkaarta ja tämän elinkaaren aikaista toimintaa eri toimijoiden näkökulmista.
1.1 Mitä sopimushallinnalla tarkoitetaan?
Sopimus on oikeudellisesti vaikuttavaksi tarkoitettu toimi, joka syntyy vähintään kahden sopimuskumppanin tahdonilmaisujen yhtäpitävyyden pohjalta. Sopimuksilla on kaksi eri funktiota: ensiksi siinä ilmaistaan, miten suunnitellaan toimittavan ja toiseksi mitä seuraa, jos jokin sopimuksen ehto tai velvoite ei toteudukaan suunnitellulla tavalla.
Sopimushallinnalla tarkoitetaan suppeassa merkityksessä projektitason sopimuksenteon jälkeistä tehtäväkenttää, joka käsittää projektin toteutumisen valvonnan, maksujen hallinnan ja dokumenttien ylläpidon. Sopimushallinnan tehtäväkenttää on kuitenkin alettu ymmärtää tätä laajempana kokonaisuutena.
Sopimushallinta kattaa sopimusten suunnittelun, sisällön ja toteutuksen menettelyineen ja asiakirjoineen. Sopimushallinnan toimintamallin käyttöönotto edellyttää aina johdon päätöstä ja taloudellista panostusta.
Sopimushallinta on osa myös yhteisön riskienhallintaa. Sopimushallinnan rooli korostuu toimintaympäristön johtamisessa, strategian toteuttamisessa ja riskien hallinnassa. Sopimushallinta ja juridisten riskien hallinta on välttämätöntä toiminnan sujuvuuden varmentamiseksi.
1.2 Miksi sopimushallinta on merkittävä osa kunnan toimintaa?
Hankintalaissa tavoitellaan julkisten varojen käytön tehostamista, laadukkaiden, innovatiivisten ja kestävien hankintojen edistämistä sekä yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia osallistumismahdollisuuksia julkisiin hankintoihin. Julkisten organisaatioiden hankintayksiköiden on pyrittävä järjestämään hankintatoimintansa siten, että hankintoja voidaan toteuttaa mahdollisimman taloudellisesti, laadukkaasti ja suunnitelmallisesti olemassa olevat kilpailuolosuhteet hyväksi käyttäen ja ympäristö- ja sosiaaliset näkökohdat huomioon ottaen. Hankintojen osuus Asikkalan kunnan kokonaisbudjetissa on huomattava, joten näissä tavoitteissa onnistumisella on ratkaiseva merkitys kunnan toiminnan kannalta.
Hankintalain tavoitteiden täyttyminen edellyttää julkisilta organisaatioilta systemaattista ja järjestelmällistä sopimusten hallintaa. Tässä sopimushallinnan käsikirjassa määritellään sopimusprosessien kulku ja annetaan toimintaohjeita sopimusten riskiarvion tekemisestä, valmistelusta, valvonnasta, reklamoinnista, tiedonkulusta, raportoinnista ja vastuuhenkilöistä.
Sopimusten hallintaa tarvitaan sekä tilaaja- että toimittajapuolella. Sopimushallinnan vastuuhenkilöiden tehtävänä on tuottaa helposti hallittavia ja riskit tarkoituksenmukaisella tavalla jakavia sopimuksia. Puutteelliset tai virheelliset tiedot voivat johtaa toimimattomiin ratkaisuihin ja häiriöihin sopimuksen toteutuksen aikana. Parhaimpiin tuloksiin päästään yhdistämällä ja hyödyntämällä eri alojen osaaminen koko sopimuksen elinkaaren ajan aina tarjoussuunnitteluvaiheesta sopimuksen päättämiseen ja jälkiarviointiin saakka.
Sopimusjohtaminen edellyttää sopimusten riskikartoitusta, selkeitä sopimusprosesseja, henkilöstön sopimusosaamista ja sopimusten vastuuhenkilöitä. Lisäksi sopimusten laadinnassa tulee ottaa huomioon lainsäädännöstä mahdollisesti johtuvat vaatimukset sopimuksen muodolle tai sisällölle. Järjestelmällinen sopimushallinta selkeyttää organisaation toimintaa ja luo yhteisen normiston sopimusten hallintaan sopimusten koko elinkaaren ajaksi.
1.3 Sopimushallinnan eettiset periaatteet
Kunnan sopimushallinnalle ei välttämättä voi nimetä mielekkäällä tavalla vain sitä koskevia omia eettisiä periaatteita, vaan kyse on yleisemmin julkishallintoon liittyvistä periaatteista. Sopimushallinnassa näillä periaatteilla voidaan kuitenkin nähdä omanlaisensa painotukset. Eettiset periaatteet sopimushallinnassa liittyvät pitkälti julkisten varojen käytön läpinäkyvyyteen eli julkisuusperiaatteeseen sekä yleiseen hyvään hallintoon.
Julkisuusperiaatteen sisältö joutuu sopimushallinnassa usein arvioitavaksi. Selvää on, että julkisten varojen käytön tulee olla avointa ja yleisön ja tiedotusvälineiden pitää pystyä valvomaan sitä, mihin verovaroja todella käytetään. Sopimukset määrittelevät pitkälti taloudellisten velvoitteiden sisällöt, joten näihin kohdistuu perusteltu yleinen tiedonsaanti-intressi. Useat sopimukset kuitenkin sisältävät samanaikaisesti tietoja, joihin kohdistuu päinvastaisia salassapitoa edellyttäviä intressejä kuten liikesalaisuuksia tai arkaluontoisia henkilötietoja. Julkisuusperiaatteen asettamat vaatimukset joutuvat säännöllisesti arvioitavaksi sopimushallinnassa. Kyse on suurelta osin juridisesta arvioinnista mutta tällä on nähtävä myös yleisempi eettinen tavoite.
Esteellisyys on keskeinen huomioitava tekijä kaikessa julkishallinnossa. Toiminnan puolueettomuuteen on kuitenkin kiinnitettävä erityistä huomioita sopimuksia laadittaessa. Julkiset hankinnat ja erilaiset sopimukset herättävät helposti arvostelua, jos on olemassa vähäinenkin epäilys, että sopimuksen taustalla on pyrkimys jonkin tahon suosimiseen. Sopimusten hallinnan eri tehtävissä toimivien toimijoiden tuleekin välttää kaikkia niitä tilanteita, joissa henkilö voi joutua eturistiriitoihin tai tulla esteelliseksi tai jotka voivat saattaa henkilön luotettavuuden tai sopimusten teon kanssa mukana olevien tahojen avoimen, tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun kyseenalaiseksi.
Viranhaltijoiden esteellisyydestä säädetään hallintolaissa. Hallintolain (434/2003) 27§ mukaan viranhaltija ei saa osallistua asian käsittelyyn eikä saa olla läsnä sitä käsiteltäessä, jos hän on esteellinen. Esteellisyyden määritelmä on säädetty Hallintolain 28§. Hallintolain esteellisyyspykäliä sovelletaan Kuntalain (410/2015) mukaan myös kunnan viranhaltioihin sekä muihin työntekijöihin.
Hallintolain 28 § on eritelty virkamiehen esteellisyys- eli jääviysperusteet, joita on pykälän mukaan yhteensä seitsemän. Virkamies on esteellinen, jos:
• hän tai hänen läheisensä on asianosainen (osallisuusjäävi);
• hän tai hänen läheisensä avustaa xxxxxx edustaa asianosaista tai sitä, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa (edustusjäävi);
• asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle tai hänen läheiselleen (intressijäävi);
• hän on palvelussuhteessa tai käsiteltävään asiaan liittyvässä toimeksiantosuhteessa asianosaiseen tai siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa (palvelussuhdejäävi);
• hän tai hänen läheisensä on hallituksen, hallintoneuvoston tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenenä taikka toimitusjohtajana tai sitä vastaavassa asemassa sellaisessa yhteisössä, säätiössä, valtion liikelaitoksessa tai laitoksessa, joka on asianosainen tai jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa (yhteisöjäävi);
• hän tai hänen läheisensä kuuluu viraston tai laitoksen johtokuntaan tai siihen rinnastettavaan toimielimeen ja kysymys on asiasta, joka liittyy tämän viraston tai laitoksen ohjaukseen tai valvontaan (laitosjäävi); tai;
• jos luottamus hänen puolueettomuuteensa muusta erityisestä syystä vaarantuu (yleislausekejäävi).
Sopimusten hallinnan toimija ei saa vaatia, hyväksyä, ottaa vastaan, tarjota tai antaa taloudellista tai muuta etua, jos se voi heikentää luottamusta tehtävissä toimijaan tai siihen yksikköön, jossa hän työskentelee. Xxxxxxx ei saa käyttää työtehtävissään saamiaan tietoja hyväkseen tavoitellakseen henkilökohtaista etua eikä saa paljastaa tarjoajien neuvotteluissa tai asiakirjoissa antamia salassa pidettäviä tietoa, kuten liike- tai ammattisalaisuuksia.
Toimijoiden tulee pyrkiä olemaan rehellisiä, yhteistyökykyisiä ja kehittymishakuisia sopimuskumppaneita. Yksiköissä voidaan antaa sisäisiä ohjeita mm. sidosryhmäyhteistyöstä, tarjouskilpailun aikana toimittajien järjestämiin tilaisuuksiin osallistumisesta sekä tavanomaisen lahjan vastaanottamisesta ja niiden sisäisestä ilmoittamismenettelystä.
1.4 Sopimuksen elinkaari ja sopimushallinnan roolit
Sopimushallinta kattaa sopimuksen koko elinkaaren: sopimuksen suunnittelun ja laadinnan, mahdolliset sopimusneuvottelut, sopimuksen tallettamisen, sopimusseurannan, sopimuksen päättymisen sekä sopimusten arkistoinnin tai hävittämisen sille määrätyn säilytysajan päätyttyä. Sopimuksen elinkaari on siis pidempi kuin pelkkä sopimuskausi.
Sopimushallinnan tärkeimpiä tekijöitä on, että sopimuksen elinkaaren vastuut määritellään. Erittäin olennaista on, että kaikki sopimukset tehdään kirjallisesti ja sopimuksista pidetään rekisteriä, johon sopimukset talletetaan.
Käsikirjan toisen luvun teemana on itse sopimus ja sen sisältö. Sopimuksia tehdään päivittäin jokaisessa julkishallinnon organisaatiossa, mutta sopimuksien sisällöllisiin asioihin kiinnitetään harvoin riittävästi huomiota. Hyvä sopimus on tasapainoinen ja ymmärrettävä kokonaisuus, joka luo pohjan luotettavalle ja tasavertaiselle sopimussuhteelle. Tämän luvun tarkoituksena on luoda edellytykset hyvälle sopimussuhteelle, joka minimoi riskit ja takaa onnistuneen lopputuloksen molemmille sopimusosapuolille.
2.1 Hyvän sopimuksen ominaisuudet
Hyvin laadittua sopimusta ensi kertaa lukeva ulkopuolinen saa selkeän ja yksityiskohtaisen käsityksen siitä, mitä kunkin osapuolen tulee tehdä, missä aikataulussa ja missä järjestyksessä ja mitkä ovat seuraukset, jos näin ei tapahtuisi. Hyvän sopimuksen piirteinä on pidetty myös sitä, että sopimus on:
• Kirjallinen ja asiakirjan muodossa dokumentoitu, koska suulliset sopimukset tai esimerkiksi sähköpostiviestiketjut ovat yleensä puutteellisia, epäselviä ja tulkinnanvaraisia, minkä lisäksi niihin liittyy todisteluvaikeuksia
• Kattava, sopimus käsittelee kaikki keskeiset sopimuksen sisältämät seikat, eikä siihen ole jäänyt aukkoja
• Johdonmukainen, sopimus on sisäisesti looginen
• Selkeä, jolloin sopimus ei jätä tulkinnanvaraa eikä sisällä yllätyksiä
• Taloudellisesti turvallinen, eli sopimus on taloudellisesti edullinen, minimoi taloudelliset riskit, mahdollistaa kompensaation häiriötilanteissa, ehkäisee sopimusriitoja, jne.
• Luottamusta herättävä, eli sopimus antaa sopimusosapuolesta asiallisen, harkitsevan ja jatkuvuuteen tähtäävän kuvan
• Tasapainoinen, sopimuksen oikeudet ja velvollisuudet ovat tasapainossa, sopimuksen ehtojen täyttäminen on molemmille osapuolille kannattavaa ja sen toteuttaminen oikein on tahtotilana
• Toteuttamiskelpoinen, eli sopimuksen täytäntöönpano on realistista
• Edellyttää molempien osapuolten myötävaikutusta ja osallistumista
Sopimuksen tekemistä edeltää yleensä sopimusneuvottelut, joissa sopijapuolet neuvottelevat sopimuksen sisällöstä ja sovittelevat keskenään sopimuksen ehtoja. Neuvotteluihin kuuluu olennaisena osana vastapuolen tarkoituksen selvittäminen ja omien tavoitteiden esittäminen toiselle osapuolelle. Yleisesti ottaen sopimusneuvottelujen pohjalta tehtävä sopimus on hyvin suppea suhteessa käytyihin neuvotteluihin, jonka vuoksi onkin tärkeää, että neuvotteluissa käydyistä keskusteluista koostettaisiin muistio. Sopimusneuvotteluista muodostettu muistio helpottaa sopimuksen tulkintaa esimerkiksi riitatilanteisessa tai sopimusta purettaessa.
Sopimusneuvottelut ovat usein vapaamuotoisia ja niihin osallistuvat myös sellaiset henkilöt, jotka eivät ole oikeutettuja varsinaisesta sopimuksesta päättämään. Näin ollen on tärkeää, että vastapuolelle tehdään selväksi se, että sopimusneuvottelussa kyse on vasta alustavista neuvottelusta, joka ei välttämättä johda sopimuksen tekemiseen. Varsinaisen sopimuksen tekeminen vaatii aina juridisesti oikeutetun henkilön hyväksyntää tai poliittista päätöksentekoa.
Sopimusneuvotteluja seuraa normaalitapauksessa sopimusasiakirjan sisällön laatiminen. Suomen oikeudessa sopimukset ovat vapaamuotoisia, ellei toisin ole säädetty. Keskeisintä sopimuksen luomisessa on, että siihen sisällytetään kaikki sovitut ehdot eikä sopimuksesta jätetä mitään suupuheiden varaan. Sopimus tulee tehdä aina kirjallisesti. Kirjallinen muoto on lähtökohta jo hankintalain hankintasopimuksen määritelmässä, eikä tästä lähtökohdasta ole syytä poiketa. Sopimusasiakirjan laatijan asiantuntemukseen, sovittujen ehtojen kirjalliseen täsmällisyyteen ja yksiselitteisyyteen on syytä kiinnittää erityistä huomiota sopimusta kirjoitettaessa. Valmis sopimusteksti on tarkistettava huolellisesti, sillä usein sopimukseen ei muisteta sisällyttää kaikkia sopimuksen kohteen kannalta merkittäviä ehtoja. Tärkeintä on huomioida se, miten sopimus vaikuttaa tulevaisuudessa organisaation toimintaan ja mitä riskejä sopimuksen kautta pystytään ehkäisemään.
Sopimuksiin kuuluu olennaisena osana myös sopimuksen viralliset liitteet, sillä käytännössä ei ole järkevää yrittää sisällyttää kaikkia merkittäviä asiakohtia itse pääsopimukseen. Yleisimpiä liitteitä ovat muun muassa hinnoitteluun liittyvät asiakirjat, yleiset palveluehdot ja listaukset palvelun sisällöstä. Liitteet ovat varsinaisen sopimustekstin veroisia ja ne ovat olennainen osa pääsopimusta, näin ollen on kiinnitettävä huomiota siihen, mitkä liitteet sopimusasiakirjaan sisällytetään.
Kun sopimus on tarkistettu huolellisesti ja siitä ei enää löydetä puutteita, voidaan sopimus allekirjoittaa. Sopimusta allekirjoitettaessa on ehdottomasti pidettävä huoli siitä, että sopijapuolet ovat allekirjoitustilanteessa itse tai muutoin laillisesti edustettuina. Suositeltavaa olisi, että sopijapuolet
allekirjoittaisivat sopimuksen samanaikaisesti, mutta on myös mahdollista, että sopijapuolet allekirjoittavat sopimuksen eri aikaisesti. Kun jompikumpi sopijaosapuolista käyttää valtuutettua tai muuta edustajaa, tulee se merkitä itse sopimusasiakirjaan. Sopimus astuu voimaan pääsääntöisesti allekirjoitushetkestä alkaen.
3 Sopimuskauden aikainen seuranta ja valvonta
Käsikirjan kolmannen luvun teemana on sopimuksen sopimuskauden aikainen seuranta ja valvonta. Tässä luvussa käydään läpi sopimuksen rekisteröintiin liittyviä seikkoja, sopimuskauden aikaista sopimushallintaa, erilaisia sopimuksiin liittyvien määräaikojen valvontaa, laskutuksen seurantaa sekä reklamointia. Sopimusta ja sopimusvelvoitteiden täyttämistä tulee seurata koko sopimuskauden ajan. Sopimuksen seuranta ja valvonta onnistuvat vaivattomasti, kun sopimus ja siihen mahdollisesti tehdyt muutokset on tallennettu sopimushallintajärjestelmään. Tämän luvun tavoitteena on luoda edellytykset sopimuksen sopimuskauden aikaiselle seurannalle ja valvonnalle siten, että mahdollisiin sopimuksen vastaisiin toimiin reagoitaisiin mahdollisimman nopeasti.
Kaikki sopimukset ja sitoumukset, jotka Asikkalan kunta on tehnyt jonkun toisen sopimusosapuolen kanssa, kirjataan sekä Cloudiaan että Dynastyyn. Kaikki samaa sopimusta koskevat tiedot ja dokumentit tallennetaan samalla tunnistenumerolla tai sopimusnumerolla. On tärkeää huomata, että tunnistenumeroita tulisi käytettävyyden helpottamiseksi käyttää myös kaikkeen muuhun sopimukseen olennaisesti liittyvään dokumentaatioon kuin itse sopimukseen ja sen liitteisiin. On tärkeää, että esimerkiksi reklamaatiot ja valvontaraportit on helposti yhdistettävissä siihen sopimukseen, jota ne koskevat.
Sopimusehtojen muutokset ja sopimuksen irtisanomisilmoitus tulee tallentaa/kirjata Cloudiaan. Tällöin organisaation sopimushallinta on ajan tasalla/toimii reaaliajassa. Lisäksi laskutuksen yhteyshenkilö pystyy seuraamaan laskutusperusteita täsmällisesti sopimusrekisteristä löytyvien ajantasaisten tietojen avulla. Sopimuskannan ylläpitäminen on jatkuvaa työtä kaikkien voimassa olevien sopimusten osalta. Käytäntö, jossa sopimukset tallennetaan allekirjoituksen jälkeen, eikä tietoihin sen jälkeen enää puututa, ei missään tapauksessa ole riittävä.
3.2 Sopimuskauden aikainen sopimushallinta
Sopimuksen seurantaa varten tulee järjestää toimivat menettelytavat jo sopimuksen valmisteluvaiheessa. Sopimuskauden aikana valvotaan sopimuksen toteutumista/sopimusvelvoitteiden toteutumista. Sopimusseurannan tavoitteena on tunnistaa mahdolliset suoritushäiriöt ja muut sopimusrikkomukset ajoissa sekä mahdollistaa viivytyksettömän ja oikeasuhtaisen puuttumisen sopimusrikkomuksiin/sopimusosapuolen sopimuksen vastaiseen toimintaan. Sopimushäiriöiden seuranta perustuu yleiseen sopimustoiminnan seurantaan, palveluseurantakokouksiin sekä palveluntuottajan asiakaspalautejärjestelmän hyödyntämiseen. Sopimuskauden aikainen sopimusseuranta mahdollistaa tietojen keräämisen esimerkiksi sopimustoiminnan kehittämiseksi sekä kilpailutukseen osallistujien ja tarjoajien arvioimista varten. Sopimuskauden sopimushallintaan lukeutuu myös sopimuksen päättymisen hallinta. Sopimuskauden sopimusseurannasta vastaa organisaation sopimusvastaava tai sopimuksen yhteyshenkilö.
Sopimusosapuolten tiedonkulusta huolehtiminen sopimuskauden aikana on erityisen tärkeää sopimuksen toteutumisen varmistamisen kannalta. Hyvän tiedonkulun ansiosta sopimusosapuolet pystyvät myös kehittämään toimintaansa. Sopimukseen merkityt yhteyshenkilöt vastaavat sopimusosapuolten välisestä tiedonkulusta. Laskutuksen osalta yhteyshenkilönä toimii laskutuksen yhteyshenkilö, mikäli se on määritelty sopimuksessa.
Sopimuskauden aikana seurataan sopimukseen ja sen sisältöön liittyviä erilaisia määräaikoja. Sopimuksen sisältöön liittyviä määräaikoja ovat esimerkiksi saatavien määräajat sekä optiokauden käyttöönottoilmoituksen määräaika. Sopimusoikeudellisella saatavalla tarkoitetaan esimerkiksi myyntisaatavaa eli myynnistä syntynyttä saatavaa tai muuta rahasaatavaa kuten myönnettyä luottoa korkoineen. Määräaikoja seurataan joko manuaalisesti tai järjestelmien tukemina sopimuksen yhteyshenkilön tai organisaation sopimusvastaavan toimesta.
Tässä kappaleessa käsitellään sopimusten valvontaan liittyviä kysymyksiä. Sopimukset velvoittavat jo sellaisenaan sopijaosapuolia. Käytäntö on kuitenkin osoittanut, ettei pelkkä sopimus ilman valvontaa ole tehokas työkalu haluttujen tavoitteiden saavuttamiseksi. Hyvään sopimukseen sisältyykin aina tilaajan riittävä kontrolli tuottajaa kohtaan. Kontrollin riittävyys on suurelta osin tapauskohtaista arviointia ja vaihtelee suuresti sopimuksen luonteen mukaan. Tavarahankinnoissa usein riittävää on, että tilaajalla on mahdollisuus tarkastaa tuote ennen sen hyväksymistä. Sen sijaan monet palveluhankinnat edellyttävät varsin pitkälle menevää ja jatkuvaa seurantaa.
Valvonta on tilaajan näkökulmasta suurelta osin toimintatapoihin liittyvä kysymys ja se on myös resurssikysymys. Tehokas valvonta edellyttää, että sitä toteuttamaan on varattu riittävä henkilöstö ja heillä on käytettävissään riittävästi aikaa valvontaan. Valvonta on kuitenkin myös sopimusasia. Pelkkä sopimussuhde ei luo oikeutta päästä käsiksi tietoihin, jotka eivät ole yleisesti saatavilla. Tilaajan onkin sopimuksessa sovittava yksityiskohtaisesti siitä, mitkä tiedot toimittajan on luovutettava säännöllisesti tilaajalle ja mihin tietoihin tilaajalla on oltava pääsy pyynnöstä. Usein tarpeen on lisäksi varata tilaajalle oikeus päästä tekemään tarkastuksia paikan päälle tuotannossa käytettäviin tiloihin.
Sopimusvalvonnan kohdalla on olennaista huomata, että kyse on täysin eri tyyppisestä valvonnasta kuin lakiin perustuva viranomaisvalvonta. Sopimusvalvonnassa ei ole mahdollista automaattisesti tukeutua viranomaisvalvontaan kuuluviin lakiperusteisiin valvontakeinoihin, vaikka samaa toimintaa koskisikin myös lakisääteinen viranomaisvalvonta. Sopimusrikkomuksiin ei myöskään ole mahdollista käyttää viranomaisvalvontaan kuuluvia pakkokeinoja. Sopimusvalvonnan kontrolli on rakennettava sopimuksen kautta ja tästä syystä valvontakeinoihin on kiinnitettävä huomiota jokaisessa sopimuksessa vähintään sen verran, että valvonnan tarve arvioidaan tapauskohtaisesti ennen sopimuksen allekirjoittamista.
4.1 Toimittajan raportointi ja tiedonsaanti
Valvonnan ehdoton edellytys on riittävä tiedonsaanti. Erityisesti pitkäkestoisten palvelusopimusten kohdalla valvonta edellyttää jatkuvaa tiedonsaantia. Tietojen kerääminen voidaan jakaa aktiiviseen ja passiiviseen tietojen hankintaan. Passiiviseen lukeutuu toimittajan sopimuksen mukainen raportointi sekä toimintaa koskevat yleiset sopimuksesta riippumattomat tiedonannot kuten esimerkiksi tilinpäätöstiedot, pörssitiedotteet sekä lakisääteiset omavalvontaraportit. Näiden lisäksi ovat aktiiviset tiedonhankinnan keinot eli tilaajan omat selvitykset. Näihin lukeutuu erilliset selvityspyynnöt sekä tilaajan toteuttamat valvontakäynnit.
Jotta omavalvonta ja omatoiminen raportointi olisi tehokasta, tulee niitä koskevat sopimusehdot muotoilla niin, että kyseisillä raporteilla on konkreettisia vaikutuksia sopimussuhteessa. Palvelutuottajat saattavat esimerkiksi olla hyvinkin haluttomia raportoimaan avoimesti palvelutuotannossa ilmenneistä vaaratilanteista. Tästä syystä raportoinnin laiminlyönti täytyy sanktioida. Sopimuksen kannalta olennaisen tiedon ilmoittamatta jättämisen tulee olla vähintään peruste purkaa sopimus. Monesti perusteltua on myös tehostaa tätä vaatimusta sopimussakolla.
4.2 Laskutuksen seuranta ja valvonta
Sopimuskauden sopimusseurantaan kuuluu olennaisena osana myös laskutuksen seuranta ja valvonta. Samalla tulee ehdottomasti määritellä laskun minimisisältö. Laskuilta on edellytettävä riittäviä tietoja, joista käy ilmi, mihin lasku perustuu ja miten laskun loppusumma on laskettu. Mikäli sopimuksessa ei ole asetettu vaatimuksia laskun sisällölle, on vastuu selvityksestä syntyvistä kustannuksista yleensä laskun saajalla.
Sopimuskauden aikana yhteyshenkilö seuraa ja valvoo, että laskutus on sopimuksen mukainen. Yhteyshenkilön vastuisiin voi kuulua esimerkiksi sopimuksen laskutuksen ja varojen käytön seuranta tai näiden järjestäminen sekä laskujen asiatarkistaminen ja hyväksyminen. Yhteyshenkilöllä/laskun tarkastajalla tuleekin olla riittävät tiedot sopimuksen sisällöstä sekä tarvittaessa sopimus käytettävissään laskutuksen oikeellisuuden varmistamiseksi.
Mikäli laskutuksessa huomataan sopimuksesta poikkeava laskutusperuste tai hinta, laskutuksen yhteyshenkilön tai vaihtoehtoisesti sopimuksen yhteyshenkilön on oltava yhteydessä laskun lähettäneen sopimusosapuolen laskutuksen yhteyshenkilöön virheen korjaamiseksi. Laskussa esiintyvästä virheestä on reklamoitava laskun lähettäjää.
Mikäli tuotteen toimituksen tai palvelun vastaanotossa taikka pitkäkestoisen palvelun tuotannossa havaitaan virhe tai puute tuotteen tai palvelun ominaisuuksissa, laadussa tai määrässä, on siitä ilmoitettava viipymättä sopimusosapuolelle. Lisäksi mikäli sopimusosapuolen havaitaan sopimuskaudella laiminlyövän sopimusvelvoitteita, toimivan niiden vastaisesti tai muulla tavalla rikkovan sopimusehtoja, tulee sopimusrikkomuksesta ilmoittaa välittömästi sopimusosapuolelle. Virheisiin ja puutteisiin liittyvistä ilmoitus- ja reklamointimenettelyistä, määräajoista sekä niihin liittyvistä muista seikoista on sovittava sopimusehdoissa. Sovittuja määräaikoja tulee noudattaa, sillä muutoin sopimusosapuoli voi menettää oikeutensa vedota sopimusrikkomukseen. Sopimuksen vastuuhenkilön tuleekin ryhtyä toimenpiteisiin saatuaan tiedon mahdollisesta sopimusrikkomuksesta.
Reklamaatio tulee antaa tiedoksi toiselle sopimusosapuolelle. Reklamaation on oltava kirjallinen ja reklamointi on suositeltavaa tehdä todisteellisesti esimerkiksi pyytämällä sähköpostin vastaanottokuittausta. Reklamaatiot tulee dokumentoida ja tallentaa joko sopimusrekisteriin, sopimushallinta- tai asianhallintajärjestelmään tai muuten luotettavasti. Tärkeää on seurata reklamointiprosessin etenemistä ja tallentaa prosessin vaihe sekä niiden sisältö järjestelmään.
Huomautus/puuteilmoitus. Sopimuksessa voidaan sopia, että pienistä virheistä ja puutteista ei käynnistetä reklamointimenettelyä, vaan niistä huomautetaan viipymättä sopimuksen vastuuhenkilölle tai yhteyshenkilölle. Huomautus tai puuteilmoitus voidaan tehdä esimerkiksi sähköpostitse tai puhelimitse. Huomautuksesta ja puuteilmoituksesta tehdään merkintä sopimushallintajärjestelmään.
Huomautuksen tai puuteilmoituksen voi tehdä esimerkiksi silloin, kun viikoittain tai päivittäin tulevasta tavaratoimituksesta puuttuu muutama tuote taikka tuote on väärä tai viallinen. Mikäli toimituksessa tai palvelussa on toistuvasti virheitä tai puutteita, tulee asiasta tehdä kirjallinen reklamaatio.
Yleisreklamaatio. Mikäli virhe tai puute on sellainen, että sopimusosapuoli ei välittömästi tiedä, millaisia vaatimuksia toiselle sopimusosapuolelle virheen vuoksi esitetään, on kuitenkin tärkeää tehdä reklamaatio välittömästi. Jos määräajasta ei ole sovittu sopimusehdoissa, on reklamaatio tehtävä JYSE 2014 -ehtojen mukaan kohtuullisessa ajassa virheen havaitsemisesta tai siitä, kun se olisi pitänyt havaita. Yleisreklamaatiossa voidaan ilmoittaa, että yksilöidyt vaatimukset esitetään toimittajalle myöhemmin.
Erityisreklamaatio. Kun sopimusosapuoli on selvittänyt vaatimuksensa, tulee ne saattaa viipymättä toimittajan tietoon kirjallisessa muodossa.
Vaatimukset toimituksen virheen tai puutteen johdosta. Ensisijaisesti sopimusosapuolelta voi vaatia uutta, sopimuksen mukaista suoritusta tai virheellisen toimituksen korjaamista, mikäli uusi toimitus ei ole mahdollinen. Toissijaisesti voi vaatia hinnanalennusta taikka muuta tilanteen vaatimaa suoritusta/hyvitystä.
Sopimus voidaan purkaa vain, mikäli virheellä on olennainen merkitys ja siitä on reklamoitu kirjallisesti sopimusosapuolella eikä virhettä ole korjattu kohtuullisessa ajassa. Mikäli sopimuksessa on sovittu, sopimusosapuoli voi erityistilanteessa teettää virheen korjaamisen kolmannella taholla taikka hankkia tuotteen tai palvelun kolmannelta ja periä tästä aiheutuneet kustannukset alkuperäiseltä sopimusosapuolelta.
5 Sopimuksen muuttaminen ja päättäminen
Tässä luvussa keskitytään sopimuksen muuttamisen sekä päättämisen teemoihin. Sopimussuhteet saattavat olla usein hyvin pitkiä ja suhteen aikana ilmenee usein tarve muuttaa alkuperäistä sopimusta, vaikka alkuperäinen sopimus olisi laadittu kattavasti ja yksityiskohtaisesti sopimusta tehtäessä. Alkuperäiseen sopimukseen tulisikin aina kirjata lauseke siitä, että miltä osin ja millä ehdoilla allekirjoitettua sopimusta voidaan tulevaisuudessa muuttaa purkamatta alkuperäistä sopimusta. Keskeistä sopimusten muuttamisessa on myös se, että mahdolliset sopimusmuutokset rekisteröidään sopimushallinnan järjestelmiin. Sopimuksen muuttamisen ehdoista säädetään Hankintalaissa (1397/2016).
5.1 Sopimusehtojen muuttaminen ja muutosten hallinta
Sopimusehtoihin voi olla tarve tehdä muutoksia sopimuksen voimassaoloaikana esimerkiksi toimitusaika- tai hintamuutosten, lisä- tai muutostöiden tai yhteyshenkilö- ja alihankkijatietojen muutosten takia. Sopimusmuutoksia voivat aiheuttaa myös toimittajaa koskevat yritysjärjestelyt kuten liiketoiminta- ja yrityskaupat, fuusiot ja jakautumiset sekä muut järjestelyt. Lisäksi pitkäkestoisiin tai euromäärältään merkittäviin sopimuksiin voi olla tarve tehdä muutoksia, joilla voi olla vaikutusta sopimuksen osapuolten vastuisiin ja velvoitteisiin.
Muutoshallinnan menettelyt ja tilanteet sekä sopimuksen tarkistuslausekkeet ovat tarpeellisia selvittää ennakolta ja määritellä mahdollisimman tarkoin jo sopimusluonnokseen tarjouskilpailuvaiheessa. Tarvittaessa pitkäkestoiseen sopimukseen voi ottaa indeksiehdon hintojen muuttamista varten.
Sopimuksessa kannattaa määritellä toimittajan ilmoitusvelvollisuusmenettely sopimusmuutostarvetta koskien. Sopimuksesta tulisi selvitä miten, milloin ja kenelle toimittaja ilmoittaa sopimusmuutostarpeesta, mitä tietoja hankintayksikölle/ostajalle tulee toimittaa ja miten sopimusmuutosesitys käsitellään hankintayksikössä/ostajan toimesta. Sopimuksessa olisi hyvä selvittää, miten sopimuskauden aikana tapahtuva palvelujen mahdollinen kehittyminen ja uudet palvelut otetaan huomioon sopimuskauden aikana.
Sopimushallintajärjestelmä on pidettävä ajan tasalla sopimuksen koko elinkaaren ajan. Myös sopimusehtojen muutokset on kirjattava järjestelmään sopimusehtojen täyttämisen seuraamisen vuoksi.
5.2 Sopimuksen päättäminen ja sen edellytykset
Sopimuksen päättämistapoja ovat irtisanominen ja purkaminen.
Toistaiseksi voimassa olevia sopimuksia koskee pääsääntöisesti irtisanomisvapaus. Se tarkoittaa, että osapuoli voi irtisanoa sopimuksen haluamanaan ajankohtana ja ettei irtisanominen edellytä erityisiä
oikeudellisia perusteita, ellei irtisanomisperusteen vaatimuksesta ole erikseen säädetty tai sovittu. Mikäli sopimus on voimassa toistaiseksi, tulee aina sopia irtisanomisajasta. Irtisanominen on lähtökohtaisesti sallittua pelkän irtisanovan osapuolen yksipuolisen päätöksen perusteella. Irtisanomisajan pituutta koskevaa sopimusehtoa harkitessa tulee ottaa huomioon, millaisen ajan organisaatio tarvitsee mahdollisen uuden suorituksen hankkimiseen. Määräaikaisten sopimusten kohdalla irtisanomisoikeutta ei pääsääntöisesti tunneta sopimuskauden aikana.
Sopimuksen purkamisen edellytyksillä on joitakin sopimustyyppikohtaisia eroja. Lainsäädännön taustalta on kuitenkin helposti tunnistettavissa yleinen periaate, jonka mukaan purkaminen vaatii olennaista sopimusrikkomusta. Sopimukseen kirjataan yleensä purkamista koskeva ehto sen varalle, että toinen sopimuksen osapuoli rikkoo sopimusvelvoitteitaan. Sopimuksen purkaminen edellyttää, että siihen vetoava sopimuksen osapuoli on reklamoinut velvoitteiden täyttämättä jättämisestä. Toiselle osapuolelle on yleensä annettava mahdollisuus korjata sopimusrikkomus.
6 Sopimuskauden jälkiarviointi
6.1 Sopimuksen ja oman toiminnan jälkiarviointi
Sopimuskauden aikana tehtävän sopimusseurannan lisäksi sopimuksen päättyessä on tarpeellista tehdä arviointia sopimuksen toteutumisen onnistumisesta. Lisäksi on perusteltua tarkastella mahdollisia kehityskohteita, jotka tulisi huomioida valmisteltaessa/tehtäessä uutta sopimusta.
Sopimuskauden jälkiarvioinnissa tarkastelun kohteina ovat muun muassa seuraavat seikat:
• Miten sopimusosapuolet ovat toteuttaneet sopimusvelvoitteensa?
• Onko sopimuksen tavoitteet saavutettu?
• Miten käyttäjät ja muut sidosryhmät arvioivat sopimuksen toteutuneen?
• Mitkä ovat olleet syynä mahdollisiin ongelmiin ja sopimuserimielisyyksiin? Miten ne on saatu selvitettyä?
• Mikä sopimussuhteessa onnistui?
• Mitä sopimussuhteessa olisi kannattanut tehdä toisin?
Sopimuskauden jälkiarvioinnissa kerätään havaintoja sekä onnistuneista että kehitystä vaativista seikoista. Näiden lisäksi on tarpeellista pohtia sopimukseen liittyviä kehitysehdotuksia. Havainnot ja kehitysehdotukset voidaan kerätä esimerkiksi seuraavanlaiseen taulukkoon:
Havainnot | Kehitysehdotukset |
• Havaintoja sopimuskaudella onnistuneista seikoista • Havaintoja sopimuskaudella vastaan tulleista kehitystä vaativista seikoista | • Kehitysehdotuksia, jotka havaittiin sopimuskauden aikana • Kehitysehdotuksia, jotka havaittiin sopimuskauden jälkiarvioinnissa |
Sopimuskauden jälkiarvioinnissa tulisi tarkastella koko sopimuksen elinkaaren onnistumista. Tällöin tarkastelun kohteena ovat tarjouspyyntö, sopimusneuvottelut, sopimuksen vastuiden täyttyminen sopimuskaudella ja sopimuksen päättyminen. Tiivistetysti tarkastelun kautta tulisi muodostaa näkemys siitä, kuinka hyvin toteutunut palvelu vastasi tarjouspyynnön aikaista käsitystä hankinnasta ja mistä mahdolliset poikkeamat johtuivat. Laadukkaan jälkiarvioinnin toteutus edellyttää kuitenkin aina kattavaa sopimuskauden aikaista dokumentointia. Sopimuksen toteutumista ei ole mahdollista arvioida pelkkien muistikuvien ja osallisten omien käsitysten perusteella.
Sopimuskauden jälkiarvioinnissa voidaan hyödyntää muun muassa sopimuskauden aikana tehtyjä laaturaportteja sekä mahdollisia asiakaspalautteita.
Itse jälkiarvioinnin tekemiseen tulisi osallistaa kaikki sopimusprosessissa ja sopimushallinnassa mukana olleet tekijät. Jälkiarvioinnin tekeminen hyödyttää molempia osapuolia, niin tilaajaa kuin tuottajaakin. Päävastuu jälkiarvioinnin tekemisestä on kuitenkin tuottajalla, ja etenkin
päätöksentekijöiden tulisi ottaa vastuu sopimuskauden tuottavuuden ja tavoitteiden saavuttamisen arvioinnista. Jälkiarviointi tulisi suorittaa yhteistoiminnassa sopimuksesta vastaavan yhteyshenkilön ja tarvittaessa asiantuntijoiden kanssa.
6.2 Muut sopimushallinnan jälkitoimenpiteet
Sopimuskauden jälkeiset toimet eivät ole pelkästään oman toiminnan kehittämiseen tähtäävää reflektointia. Sopimuksilla saattaa olla konkreettisia oikeusvaikutuksia vielä sopimuskauden päättymisen jälkeen. Sopimuksissa saattaa olla sopimuskauden yli kestävä takuu tai hankittava hyödyke voi olla luonteeltaan sellainen, että sopimuksen laiminlyönti esimerkiksi laatuvirheen muodossa on havaittavissa vasta sopimuskauden jälkeen. Tarve reklamoinnille voi siis paljastua myös jälkikäteen. Erityisesti rakennuksiin liittyvissä palveluissa kuten erilaisissa remontoinneissa virheet voivat paljastua vasta vuosia työn suorittamisen jälkeen.
Jälkikäteen tehtäviin reklamaatioihin liittyy kuitenkin normaalia suurempia haasteita uskottavan syy- yhteyden osoittamisen kannalta. Lähtökohta on, että toimittaja on vastuussa sopimusaikana syntyneestä virheestä, vaikka se ilmenisi vasta sopimuskauden jälkeen. Ongelmaksi muodostuu kuitenkin monesti juurikin näytön saaminen siitä, että virhe oli olemassa jo sopimusaikana, eikä ole syntynyt päättymisen jälkeen. Näyttötaakka tästä on virheeseen vetoavalla ostajalla. Riittävän näytön saamisen kannalta keskeistä on kattava dokumentointi, joka täytyy olla asianmukaisesti arkistoitu sopimuskauden päätyttyä. Sopimuksissa saattaa lisäksi olla vastuuta rajoittavia ehtoja, jotka rajaavat pois mahdollisuuden vedota virheeseen tietyn ajankohdan jälkeen. Tietyissä sopimustyypeissä on esimerkiksi yleistä, että virheeseen ei voi enää vedota sen jälkeen, kun tilaaja on hyväksynyt lopputarkastuksen. On täysin selvää, että tällainen ehto voi olla tilaajan kannalta hyvin ankara ja lopputarkastus tulee näissä sopimuksissa tehdä erittäin huolellisesti.
7 Sopimushallinnan tarkistuslista
Sopimushallinnan tarkistuslistan tarkoituksena on auttaa sopimushallinnan eri rooleissa työskenteleviä työntekijöitä sopimusten hallintaan liittyvien työtehtävien hoitamisessa. Tarkistuslistassa on eritelty kaikki keskeisimmät yleisen sopimushallinnan työtehtävät ja yleiset normit. Tarkistuslistan on tarkoitettu esimerkiksi kunnan yksittäisen yksikön johdon käytettäväksi. Sopimusten laatimisen tarkistuslista on tarkoitettu käytettäväksi niin, että sitä voidaan käyttää minkä tahansa yksittäisen sopimuksen luomisen muistilistana.
Sopimushallinnan tarkistuslista | (X) |
Sopimushallinnan roolit on jaettu ja roolit ovat selkeitä koko henkilöstölle | |
Sopimushallinnassa huolehditaan eettisistä periaatteista | |
Hyvän sopimuksen laatukriteerit ovat tuttuja sopimushallinnan eri rooleissa | |
Sopimushallinnan parissa työskentelevä henkilöstö tunnistaa eri sopimustyypit ja niiden vaikutuksen sopimusten sisältöön | |
Organisaation käytössä olevat vakiosopimuspohjat ovat ajantasaiset | |
Kaikki sopimukset liitteineen rekisteröidään asianmukaisesti järjestelmään | |
Myös mahdolliset sopimusmuutokset rekisteröidään järjestelmään | |
Sopimuksien ja niiden sisältöön liittyviä määräaikoja seurataan aktiivisesti | |
Laskutusta seurataan ja valvotaan aktiivisesti |
Reklamaation tekeminen ja sen ehdot ovat selkeitä sopimushallinnan parissa työskentelevälle henkilöstölle | |
Sopimuksien tavoitteiden toteutumista seurataan aktiivisesti yhteistoiminnassa tuottajan kanssa | |
Sopimusten jälkiarviointi on aktiivista ja tarvittavat muutokset tehdään sen perusteella | |
Sopimus luodaan tarpeeseen ja sen tavoitteet ovat selkeät | |
Jos hankinta ylittää hankintalain kynnysarvot, suoritetaan kilpailutus | |
Kilpailutuksen jälkeiset sopimusneuvottelut dokumentoidaan muistioon | |
Sopimus kirjoitetaan kirjallisen asiakirjan muotoon | |
Sopimukselle kirjataan asianosaisten yhteyshenkilöiden ajantasaiset yhteystiedot | |
Sopimukseen kirjataan sopimuksen tausta (kilpailutus, päätökset yms.) | |
Sopimukselle kirjataan kaikki sopimukselle oleelliset sopimusehdot tämän käsikirjan esimerkkejä apuna käyttäen | |
Salassapitoon liittyvien sopimusehtojen huomioiminen myös niissä sopimuksissa, joissa salassapidon ehtoja ei usein muisteta kirjata (esim. huolto-, tukipalvelu- ja vartiointisopimukset) | |
Sopimus on selkeästi ja yksiselitteisesti kirjattu, eikä se jätä lukijalle tulkinnan varaa | |
Sopimus on looginen ja yhtenäinen kokonaisuus | |
Sopimuksella eritellään siihen kuuluvat liitteet niiden pätevyysjärjestyksen mukaisesti | |
Sopimusprosessiin osallistuvat henkilöt huolehtivat sopimushallinnan eettisistä periaatteista tämän käsikirjan mukaisesti | |
Sopimus on tarkistettu huolellisesti ja siinä ei ilmene puutteita | |
Sopimuksen allekirjoittaa molempien sopijapuolien laillistetut edustajat |
Asikkalan sopimushallintajärjestelmänä toimii Cloudia Sopimushallinta. Tämän lisäksi kunnalla on käytössä asianhallintajärjestelmä Dynasty, jonne sopimukset on tallennettava asianhallintaa ja arkistointia varten. Cloudia toimii puhtaasti sopimushallinnan työkaluna, jossa voidaan seurata sopimusten toteutumista ja niihin liittyviä määräaikoja, jonka lisäksi Cloudia toimii myös sopimusten luomisen työkaluna.
Cloudia Sopimukseen pääset kirjautumaan linkin xxx.xxxxx.xxxxxxx.xxx/xxxx/xxxxx tai intranet Kanavan pikalinkkien alta. Jokaiselle palvelualueelle on määritelty omat sopimushallinnan vastuukäyttäjät, jotka ovat vastuussa omien sopimusten tallentamisesta ja seuraamisesta Cloudiaan. Käyttäjät ja pääkäyttäjät ovat lueteltu alla olevassa taulukossa. Jos olet unohtanut järjestelmän salasanan tai tarvitset kokonaan uudet tunnukset, ole yhteydessä yksikkösi pääkäyttäjiin. Jokaisen käyttäjän yksikkö on määritelty pääkäyttäjän toimesta, ja niitä on tarvittaessa mahdollista muuttaa järjestelmässä, jos yksikkö on väärä tai käyttäjä tarvitsee laajemmat käyttöoikeudet.
Käyttäjän nimi | Yksikkö | Tehtävänimike | Rooli järjestelmässä |
Xxxx Xxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxxx | Talousjohtaja | Pääkäyttäjä |
Konsernipalvelut | Hallinnon asiantuntija | Pääkäyttäjä | |
Xxxx Xxxxxxxxx | Konsernipalvelut | Hallintosihteeri | Pääkäyttäjä |
Xxxx Xxxxxxx | Opetuspalvelut | Talouspäällikkö | Pääkäyttäjä |
Xxxx Xxxxxxxxxx | Xxxxxxxx palvelut | Talouspäällikkö | Pääkäyttäjä |
Tiina Talvi | Tekniset palvelut | Palvelusihteeri | Pääkäyttäjä |
Xxxx Xxxxxxxxxx | Varhaiskasvatuspalvelut | Palvelusihteeri | Pääkäyttäjä |
Xxxxx Xxxxxxxx | Hyvinvointipalvelut | Hyvinvointijohtaja | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxxxx Xxxxxxx | Varhaiskasvatuspalvelut | Varhaiskasvatuspäällikkö | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxx | Varhaiskasvatuspalvelut | Päiväkodin johtaja | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxx Xxxxxxxx | Varhaiskasvatuspalvelut | Päiväkodin johtaja | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxx | Kasvatus- ja opetuspalvelut | Sivistysjohtaja | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxxx Xxxxxxx | Opetuspalvelut | Rehtori | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxx | Opetuspalvelut | Rehtori | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxx Xxxxxxx | Opetuspalvelut | Rehtori | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxx Xxxxxx | Opetuspalvelut | Rehtori | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxx | Opetuspalvelut | Rehtori | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxx Xxxxxxx | Opetuspalvelut | Apulaisrehtori | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxx Xxxxxx | Xxxxxxxx palvelut | Suunnitteluinsinööri | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxxxx Xxxxxx | Tekniset palvelut | Ympäristönsuojelusihteeri | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxx | Xxxxxxxx palvelut | Maanrakennusmestari | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx-Xxxxxx Xxxxxxx | Tekniset palvelut | Hortonomi | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxx | Tekniset palvelut | Talonrakennusmestari | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxx | Tekniset palvelut | Rakennustarkastaja | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxx | Tekniset palvelut/tukipalvelut | Tukipalvelupäällikkö | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxx | Tekniset palvelut/tukipalvelut | Siivoustyönjohtaja | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxx | Tekniset palvelut/tukipalvelut | Tekninen johtaja | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxx | Tekniset palvelut/tukipalvelut | Kiinteistötyönjohtaja | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxxx Xxxxxxxx | Konsernipalvelut | Kaavoituspäällikkö | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxx | Konsernipalvelut | Kaavasuunnittelija | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxxxx | Konsernipalvelut | Kehittämisassistentti | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxx Xxxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxxx | Kehittämispäällikkö | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxxx Xxxxxx | Xxxxxxxxxxxxxxxx | Henkilöstöpäällikkö | Sopimusvastuuhenkilö |
Xxxxx Xxxxxxx | Konsernipalvelut | Maaseutupäällikkö | Sopimusvastuuhenkilö |
Sopimuksen tallennuksessa huomioitavat asiat
Cloudiaan tulee syöttää kaikki sellaiset sopimukset, jotka tavalla tai toisella velvoittavat ja sitovat kuntaa juridisesti. Kyse ei aina ole pelkistä hankintasopimuksista tai sellaisista sopimuksista, joilla on taloudellisia vaikutuksia. Cloudiaan syötetään myös kaikki kunnan sisäiset sopimukset. Cloudiaan tulee myös syöttää kopiot kaikista sellaisista sopimuksista, joissa kunta on osallisena, vaikka kunta ei olisikaan pääsopimuspuoli (Hansel, hankintarenkaat, yhteistoiminta yms). Täydellistä listausta syötettävistä sopimuksesta on mahdotonta luoda sopimusmassan ollessa hyvin laaja, mutta pääsääntönä on se, että jos mietit sopimuksen syöttämistä järjestelmään, niin mieluummin viet sopimuksen Cloudiaan kuin jätät viemättä. Tärkeää on myös muistaa syöttää Cloudiaan kaikki sopimukseen kuuluvat liitteet, oheismateriaalit ja muistiot.
Cloudiaan on syötetty listaus eri sopimustyypeistä ja niiden alatyypeistä. Järjestelmä pakottaa käyttäjän valitsemaan jokaiselle sopimukselle sopimuksen sisältöä kuvaavan sopimustyypin. Sopimustyyppiluettelo on kattava, mutta jos huomaat, että joku sopimustyyppi puuttuu luettelosta, voit valita kohdan ”muu sopimus” tai olla yhteydessä Cloudian pääkäyttäjiin, jotta tietty sopimustyyppi lisätään listaukseen. Sopimustyypit ovat viitteellisiä ja niitä tulee käyttää harkitusti, jotta Cloudiasta saatavat raportit pysyvät ajantasaisina ja totuudenmukaisina.
Cloudiaan on syötetty myös raportteja ohjaavia metatietoja. Nämä metatiedot ohjaavat tulostettavia raportteja niin, että järjestelmästä voidaan ottaa esimerkiksi kaikki kunnan ja päijäthämäläisten kuntien väliset sopimukset. Metatietojen syöttäminen on pakotettuna osalle sopimuksista, kuten esimerkiksi vuokrasopimuksiin, kun pyritään pitämään kirjaa siitä, että missä kaikissa sopimuksissa kunta on vuokranantajana ja missä sopimuksissa kunta on puolestaan vuokralaisena. Jos sinulle tulee mieleen tällaisia seurantaan ja raportointiin vaikuttavia metatietoja, jotka olisivat hyödyllisiä omassa työssäsi, ole yhteydessä Cloudian pääkäyttäjiin.
Jokaiselle sopimukselle tulee syöttää sopimuksen kesto ja mahdolliset optiokaudet. Järjestelmä ei pakota näiden tietojen syöttämistä, mutta sopimusseurannan ja -hallinnan kannalta tämä tieto välttämätön. Sopimuskauden päättymistä ei voida valvoa eikä järjestelmä voi lähettää vastuuhenkilöille muistutuksia, jos sopimuskauden pituutta ei syötetä järjestelmään.
Cloudiaan voidaan syöttää myös valmiita sopimuspohjia, vakiolauseita ja vakioliitteitä. Voit tehdä myös jo olemassa olevasta sopimuksesta itsellesi sopimuspohjan. Sopimuspohjien käyttäminen on tärkeää, jotta sopimukset olisivat mahdollisimman yhdenmukaisia järjestelmiä vakioitujen sopimustyyppien osalta. Uusia sopimuspohjia, vakiolauseita ja liitteitä voidaan syöttää järjestelmään pääkäyttäjien toimesta.