Joki-kirjastojen yhteistoimintasopimus
Joki-kirjastojen yhteistoimintasopimus
1. Sopijaosapuolet
Sopijaosapuolet on lueteltu tämän sopimuksen liitteessä 1.
2. Sopimuksen tausta, tarkoitus ja tavoitteet
Joki-kirjastot ovat Oulun Eteläisen alueen yleisten kirjastojen yhteinen palvelujärjestelmä, jonka toimintaa ohjaa laki yleisistä kirjastoista (1492/2016) sekä laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019).
Joki-kirjastot tuottavat yhteistyössä kuntarajat ylittäviä, asiakaslähtöisiä, laadukkaita ja kustannustehokkaita kirjastopalveluja kuntien yhteisesti sopimien sekä kansallisten kirjastopoliittisten linjausten mukaisesti. Kokoelmat eivät ole yhteisomistuksessa, vaikka ne ovat kaikkien Joki-kirjastojen käyttösäännöt hyväksyvien asiakkaiden käytössä.
Sopimuksella toteutetaan kuntalain (410/2015 49 §:n 1 mom) mahdollistamaa kuntien vapaaehtoista yhteistyötä kirjastopalvelujen kehittämiseksi.
3. Hallinto ja päätöksenteko
Joki-kirjastojen yhteistoimintaa koskevat päätökset tekee Joki-kirjastojen johtoryhmä.
Johtoryhmä päättää yhteistyön periaatteista sekä yhteisistä kehittämislinjoista, tavoitteista ja toimintakäytännöistä toimivaltansa puitteissa. Johtoryhmän jäsenet vievät asiat tarvittavin osin päätöksentekoon omiin kuntiinsa johtoryhmän esitysten mukaisesti.
Päätösten valmisteluun sisältyy yhteinen lähetekeskustelu, jaetut kokemukset, mahdolliset selvitykset ja riskianalyysit, arvio päätösten vaikutuksista sekä yhteenveto ja esitys asian ratkaisemiseksi.
Kukin sopijapuoli nimeää johtoryhmään edustajakseen kunnan kirjastopalveluista vastaavan henkilön ja hänelle varahenkilön. Johtoryhmän kokouksiin voidaan kutsua sidosryhmien edustajia ja asiantuntijoita. Kehittämistä ja hankkeita varten voidaan perustaa erillisiä työryhmiä, jotka tekevät esityksiä johtoryhmälle. Johtoryhmän kunkin jäsenen esimiehelle tai tämän valtuuttamalle henkilölle varataan tarvittaessa mahdollisuus osallistua johtoryhmän kokouksiin.
Johtoryhmä on päätösvaltainen, kun vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kunkin kunnan edustajalla on yksi (1) ääni. Äänestystilanteessa yli puolet ääniä saanut ehdotus valitaan. Jos äänestyksessä päädytään tasatulokseen, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Päätöksenteossa pyritään yksimielisyyteen ja osapuolet sitoutuvat työskentelemään sen saavuttamiseksi.
Johtoryhmä kokoontuu vähintään kaksi (2) kertaa vuodessa. Kirjastot toimivat vuorotellen kokouksen isäntänä. Kussakin kokouksessa päätetään seuraavan kokouksen isäntäkirjasto. Isäntäkirjasto laatii asialistan ja toimii kokouksen puheenjohtajana. Kokouksen sihteerinä toimii edellisen kokouksen puheenjohtaja. Puheenjohtajan on toimitettava kokouskutsu viimeistään seitsemän (7) päivää ennen kokousta. Asialista on toimitettava viimeistään kolme (3) työpäivää ennen kokousta. Jokaisella
sopijapuolella on oikeus nostaa asioita kokouksen asialistalle. Kokous voidaan pitää myös etäyhteydellä. Tämän lisäksi kokous on mahdollista järjestää äänivaltaisen jäsenen kutsusta.
4. Joki-kirjastojen yhteiset tehtävät ja velvoitteet
Joki-kirjastojen yhteistyön perustana on yhteinen palvelujärjestelmä, jonka ytimen muodostaa yhteiskäytössä oleva tietojärjestelmä.
Joki-kirjastoilla on yhteiset käyttösäännöt asiakkaille. Lisäksi kunnilla ja organisaatioilla voi olla täydentäviä sääntöjä käytänteistä, joita ei määritellä yhteisissä käyttösäännöissä.
Yhteiskäytössä olevien tietojärjestelmien sisällöt ovat osapuolten yhteisessä hallinnassa ja käytössä. Johtoryhmä päättää tiedon tuottamistavoista sekä järjestelmän tietojen luovuttamisesta tai liittämisestä muihin järjestelmiin kansallisia linjauksia noudattaen. Tietojärjestelmän kehittämisessä pyritään liittymään yhteisiin kansallisiin järjestelmiin aina kun se on toiminnallisesti ja kokonaistaloudellisesti perusteltua. Sisältöjen luovuttamisessa on otettava huomioon henkilötietolain ja tekijänoikeuslain määräykset. Mikäli tietojärjestelmän sisältöjen luovuttamisesta syntyy tuottoja, jaetaan ne kuten kustannukset.
Joki-kirjastojen tietojärjestelmä on julkisuuslain mukainen tietojärjestelmä ja sen vastuutahoja ovat Joki-yhteisjärjestelmän kirjastot. Joki-kirjastojen asiakasrekisteri on henkilörekisterilain mukainen rekisteri, jonka rekisterinpitäjiä ovat Joki-yhteisjärjestelmän kirjastot. Kukin sopijaosapuoli sitoutuu hoitamaan asiakasrekisteriä voimassa olevan lainsäädännön ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti. Henkilötietoja ei saa luovuttaa asiakasrekisteristä kolmannelle osapuolelle ilman johtoryhmän etukäteistä hyväksyntää. Kukin sopijaosapuoli vastaa aiheuttamistaan tietosuojaloukkauksista. Jos tietosuojaloukkaus kohdistuu Joki-kirjastojen tietojärjestelmään, eikä loukkauksesta vastuussa olevaa sopijaosapuolta tai sopijaosapuolia voida yksiselitteisesti yksilöidä, ovat Joki-kirjastot yhteisvastuussa tietosuojaloukkauksista.
Sopijaosapuolet voivat kilpailuttaa hankintoja yhteisesti. Kukin sopijaosapuoli vastaa omalta osaltaan julkisia hankintoja koskevan lain velvoitteiden noudattamisesta hankintamenettelyssä, hankintapäätöksissä ja sopimuksissa toimittajien kanssa.
Sopijaosapuoli voi osallistua Joki-toiminnan ulkopuolisiin järjestelmiin ja kehittämishankkeisiin tämän sopimuksen sitä estämättä edellyttäen, että nämä eivät hankaloita Joki-palvelujärjestelmän toimintaa.
5. Yhteistoiminnasta aiheutuvat kustannukset
Joki-kirjastojen yhteistoiminnasta aiheutuvia kustannuksia ovat yhteisen tietojärjestelmän ja verkkopalveluiden ylläpitämisestä ja muusta yhteisen toiminnan tuottamisesta ja kehittämisestä syntyvät kustannukset. Yhteiset kulut jaetaan pääsääntöisesti käyttäen jakoperusteena kunkin sopijapuolen asukasluvun mukaista prosentuaalista osuutta kustannuksista. Johtoryhmä vahvistaa vuoden välein kunkin sopijapuolen edellisen vuoden viimeisen päivän asukaslukuun perustuvan prosenttiosuuden kustannuksista.
Sopijapuolet vastaavat itse yhteistoimintaan liittyvistä työntekijöidensä palkka-, matka- ja muista kuluistaan, ellei sopijapuolet muuta sovi. Osapuolet sitoutuvat osoittamaan yhteistoiminnalle riittävät henkilöresurssit.
6. Yhteiseen palvelujärjestelmään liittyminen ja irtisanoutuminen
Joki-yhteistoimintaan voidaan ottaa mukaan muita organisaatioita johtoryhmän yksimielisellä päätöksellä.
Liittyminen edellyttää tämän yhteistyösopimuksen hyväksymistä sekä kustannuksiin osallistumista tässä sopimuksessa määritellyllä tavalla. Liittyjän on suoritettava liittymisestä aiheutuvat kustannukset. Liittyminen tapahtuu allekirjoittamalla sopimus muiden osapuolten kanssa.
Sopijaosapuolilla on mahdollisuus irtisanoutua yhteistoiminnasta. Irtisanoutuminen on tehtävä kirjallisesti ja irtisanoutumisaika on kaksitoista (12) kuukautta. Irtautumisesta aiheutuvat kulut maksaa yhteistoiminnasta irtautuva sopijaosapuoli.
Tämä sopimus voidaan myös purkaa ilman irtisanomisaikaa, mikäli kaikki sopijapuolet sitä vaativat.
Jos sopijaosapuoli rikkoo olennaisesti sopimusehtoja, johtoryhmä voi päättää sopimuksen purkamisesta rikkoneen sopijaosapuolen osalta.
7. Muut ehdot
Muutokset tähän sopimukseen tehdään kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun sopijaosapuolet ovat ne allekirjoituksellaan vahvistaneet.
Tätä sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman muiden sopijapuolten suostumusta. Sopimus voidaan tämän estämättä siirtää taholle, jolle kirjastopalveluiden järjestämisvastuu on jäsenkunnalta siirtynyt.
Sopijapuoli vastaa sopijapuolelle/sopijapuolille aiheuttamastaan välittömästä vahingosta.
Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisin neuvotteluin.
8. Sopimuksen voimassaolo
Tämä sopimus korvaa mahdolliset aiemmat sopimukset kirjastojärjestelmäyhteistyöstä sopimukseen osallistuvien kuntien kesken.
Tätä sopimusta on tehty yksi samanlainen kappale jokaiselle sopijaosapuolelle. Tämä sopimus tulee voimaan, kun kaikki sopijaosapuolet ovat sen allekirjoittaneet. Sopimus on voimassa toistaiseksi.
9. Allekirjoitukset
Alavieskassa . 20
Kunnanjohtaja Xxxx Xxxxxx
Haapajärvellä . 20
Sivistysjohtaja Xxxxx Xxxxxxxxx
Haapavedellä . 20
Vs. kaupunginjohtaja Xxxxx Xxxxx
Kalajoella
. 20
Hyvinvointipalvelujohtaja Xxxx Xxxx-Xxxxxxxxxx
Kärsämäellä . 20
Sivistysjohtaja Xxx Xxxxxxxx
Merijärvellä . 20
Sivistystoimenjohtaja Xxxx Xxxxxxxx
Nivalassa
. 20
Kirjastotoimenjohtaja Xxxxx Xxxxxx
Oulaisissa
. 20
Sivistys- ja kulttuurijohtaja Xxx Xxxxxxx
Pyhäjärvellä allekirjoittaja Haapajärvi.
Pyhännällä . 20
Sivistysjohtaja Xxxxxx Xxxxxx
Reisjärvellä . 20
Sivistysjohtaja Xxxxxx Xxxxxxxxxx
Sievissä
. 20
Vapaa-aikasihteeri Xxxx Xxxxxxxxxx
Siikalatvalla . 20
Kunnanjohtaja Xxxxx Xxxxxxxx
Ylivieskassa . 20
Kulttuurijohtaja Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Liite 1
Joki-kirjastojen yhteistoimintasopimus
Sopijaosapuolet
Kunta | Y-tunnus | Yhteyshenkilö |
Alavieskan kunta | 0184674-5 | Kirjastotoimenjohtaja |
Haapajärven kaupunki | 0209756-3 | Kirjastotoimenjohtaja |
Haapaveden kaupunki | 0184872-4 | Kirjastonjohtaja |
Kalajoen kaupunki | 0185924-7 | Palvelupäällikkö |
Kärsämäen kunta | 0186511-0 | Kirjastotoimenjohtaja |
Merijärven kunta | 0186588-2 | Kirjastosihteeri |
Nivalan kaupunki | 0186757-0 | Kirjastotoimenjohtaja |
Oulaisten kaupunki | 0186852-2 | Kirjastotoimenjohtaja |
Pyhäjärven kaupunki | 0210261-7 | Kirjastotoimenjohtaja |
Pyhännän kunta | 0189226-6 | Kirjastonjohtaja |
Reisjärven kunta | 0189548-3 | Kirjastotoimenjohtaja |
Sievin kunta | 0189615-2 | Kirjastonhoitaja |
Siikalatvan kunta | 0189019-9 | Kirjastonhoitaja |
Ylivieskan kaupunki | 0190557-3 | Kirjastojohtaja |