Evijärven kunnan yleiset hankintaohjeet
Evijärven kunnan yleiset hankintaohjeet
Kunnanhallitus 2.5.2017 § 81
Yleiset hankintaohjeet
1. Yleistä
1.1 Hankintaohjeiden soveltaminen
Sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (1397/2016) eli hankintalaissa ja ve- si- ja energiahuollon, liikenteen ja postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista annetussa laissa (1398/2016) eli erityisalojen hankintalaissa ja niitä täydentävissä säädöksissä, kuntalaissa ja hallintolaissa säädetään sekä Evijärven kunnan hallintosäännössä määrätään, noudatetaan Evijärven kunnan ja kuntakonserniin kuuluvien hankintayksiköiden hankinnoissa näitä ohjeita.
Hankintalain tarkoittamalla hankinnalla tarkoitetaan organisaation ulkopuolelta tapahtuvaa ta- varoiden ja palvelujen ostamista, vuokraamista tai siihen rinnastettavaa toimintaa sekä urakal- la teettämistä.
Hallinto-organisaation tai kuntakonsernin sisäisissä hankinnoissa ei ole kilpailuttamisvelvoi- tetta.
Hankinnat jakaantuvat taloudellisen arvon perusteella kolmeen eri ryhmään
1) hankintalaissa tarkoitettujen kansallisen kynnysarvon alittaviin
2) kansallisen kynnysarvon ylittäviin ja
3) EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin.
Kunnan yleisiä hankintaohjeita sovelletaan kaikkiin kunnan hankintoihin. Käytännössä ohjei- den merkitys korostuu kansalliset kynnysarvot alittavien hankintojen kohdalla eli ns. pienhan- kinnoissa, joihin ei sovelleta hankintalain velvoitteita. Pienhankinnoista ohjeistetaan lisäksi erillisellä pienhankintaohjeella.
1.2 Yleiset hankintaperiaatteet
Hankinnat on suoritettava taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettä- vä hyväksi olemassa olevat kilpailuolosuhteet (HL 2 § ). Tarjouksista tulee hyväksyä se, joka on kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin sen mukaan kuin tarjouspyynnössä on esitetty.
Hankinnoissa on noudatettava hankinnan suuruudesta riippumatta avoimuuden, tasapuolisuu- den ja syrjimättömyyden periaatteita. Tarjoajaehdokkaita ja tarjouksentekijöitä on kohdeltava sekä saatuja tarjouksia on käsiteltävä näiden periaatteiden mukaisesti hankintaprosessin eri vaiheissa.
Hankinnoissa noudatettavasta sopimusmenettelystä on säädetty erikseen mm. oikeustoimilais- sa ja kauppalaissa.
Hankintasopimukset voidaan laatia käyttäen hyväksi julkisten hankintojen yleisiä sopimuseh- toja tai muita hankinnan laadun edellyttämiä palvelu- tai rakennusalan yleisiä sopimusehtoja. Sopimusehtoja käytettäessä on varmistauduttava niiden soveltuvuudesta kyseiseen hankintaan.
1.3 Yhteishankinta ja kuntien välinen hankintayhteistyö
Hankintoja voidaan toteuttaa yhteishankintoina silloin, kun se nähdään tarkoituksenmukaisek- si. Yhteishankinnoista säädetään tarkemmin hankintalaissa (20 § ja 21 §).
1.4 Laatuvaatimukset
1.4.1 Yleiset laatuvaatimukset
Hankintayksiköllä on oikeus päättää hankittavan tavaran, palvelun ja rakennustyön sisällöstä, laajuudesta ja laadusta. Laadun määritys tapahtuu kunkin toiminta-alueen erityistarpeiden pohjalta. Hankintayksiköllä on perusvastuu siitä, että laatuvaatimukset asetetaan riittävälle ta- solle.
Hankinnan sisällön määrittely on hankintaprosessin tärkein vaihe. Sisältövaatimuksilla määri- tellään tarvittaessa yksityiskohtaisesti tuotteen, palvelun tai rakennustyön laatu.
Hankinnoissa on otettava huomioon mahdollisuuksien mukaan kestävä kehitys, tuotteiden ja niiden pakkausmateriaalien ympäristövaikutukset ja -kuormitukset sekä kierrätysmahdollisuu- det tavaran tai rakennusmateriaalin koko elinkaaren aikana.
Tavarahankinnat on pyrittävä kohdistamaan yleisesti saatavilla oleviin malleihin ja laatuihin. Hankinnoissa on vältettävä tarpeettomia rinnakkaistuotteita.
Hankinnoissa on huolehdittava siitä, että laatuvaatimukset asetetaan kulloinkin tarvetta vas- taavalle tasolle. Tarjouspyyntöasiakirjoihin on sisällytettävä kaikki hankinnan toteuttamisen kannalta tarpeelliset laatua koskevat tiedot, jotta kilpailuun osallistuvat voivat saada oikean käsityksen tilaajan tarpeista ja hankkeen yksityiskohdista. Muita kuin tarjouspyyntöasiakir- joissa esitettyjä vaatimuksia ei voida käyttää tarjousten vertailussa.
Tarjouspyynnössä esitettävät laatua koskevat vaatimukset voivat koskea esimerkiksi toimitta- jan toiminnallisia valmiuksia, tavaraan, palveluun tai rakennustyöhön kohdistuvia ominai- suuksia, laadunvarmistusta, sovellettavia standardeja, teknisiä erityisvaatimuksia, koulutusta, kokemusta, ympäristövaikutuksia, energian säästöä, huoltoa tai kestävää kehitystä.
Tehtävän sisältöä koskevan laadunmäärityksen ohella suoritukseen laatuun vaikuttaa erityises- ti palveluhankinnoissa ja urakoissa olennaisesti hankinnan toteuttavan yrityksen yleinen am- mattitaito (soveltuvuus / kelpoisuus) ja laatujärjestelmä tai muu laadunvarmistustapa.
1.4.2 Tekniset eritelmät
Tehtävän määrittelyä koskevia teknisiä eritelmiä ei saa laatia siten, että ainoastaan tietyn val- mistajan tuote voi tulla kysymykseen. Yritysten tasavertaisen ja syrjimättömän kohtelun mah- dollistamiseksi tiettyyn tavaramerkkiin viittaaminen on poikkeuksellisesti sallittua ainoastaan, jos mainintaan liitetään ilmaisu ”tai vastaava”. Yksittäiseen tuotemerkkiin viittaaminen saattaa olla välttämätöntä esimerkiksi silloin, kun hankitaan tuotteita tai palveluja, jotka pitää saada yhteensopiviksi jo olemassa oleviin laitteisiin tai toimintakonsepteihin.
1.5 Laadunvarmistus ja -valvonta
Tavaran, palvelun tai rakennustyön laatu määritellään lähtökohtaisesti tarjouspyynnössä ja sen teknisissä liitteissä. Tilaaja voi tämän lisäksi poikkeuksellisesti edellyttää, että tavaran tai pal- velun toimittaja taikka urakoitsija noudattaa tuotteiden valmistuksessa tai palvelusten toimit- tamisessa taikka rakennustyössä yleisesti hyväksyttyä laatu- tai muuta järjestelmää.
Tilaaja voi laatujärjestelmän sijasta edellyttää toimittajalta muuta dokumentoitua laadunvar- mistusta.
Laadunvarmistuksen kohdalla voidaan viitata eri toimialoja koskevien yleisten sopimusehto- jen mahdollisiin laadunvarmistusta koskeviin määräyksiin.
2. Hankintamenettelyt
Hankintalaki sisältää direktiivien mukaisen kynnysarvon lisäksi kansallisen kynnysarvon. Jul- kiset hankinnat jakautuvat kolmeen eri ryhmään niiden taloudellisen arvon perusteella seuraa- vasti:
a) kansallisen kynnysarvon alittavat
b) kansallisen kynnysarvon ylittävät ja
c) EU- kynnysarvon ylittävät hankinnat.
Eri hankintamenettelyjen käytettävyys riippuu mm. hankinnan taloudellisesta arvosta.
2.1 Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa
2.1.1. Yleistä
Kansalliset kynnysarvot 1.1.2017 alkaen (HL 25§):
• tavarat, palvelut ja suunnittelukilpailut 60 000 euroa
• rakennusurakat 150 000 euroa
• sosiaali- ja terveyspalvelut (hankintalain liite E kohdat 1-4) 400 000 euroa
• muut erityiset palvelut (hankintalain liite E kohdat 5-15) 300 000 euroa
• käyttöoikeussopimukset 500 000 euroa
Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia. Näissä hankinnois- sa hankintayksikkö voi käyttää omaa harkintaansa hankintamenettelyjen valinnassa.
Hankinta suoritetaan pääsääntöisesti avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen saatuihin tar- jouksiin perustuen. Neuvottelumenettelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään silloin, kun tavanmukainen kilpailuttaminen ei ole hankkeen erityinen laatu tai vähäisyys huomioon ottaen perusteltua esimerkiksi kilpailuttamisesta johtuvien kustannusten tai siihen kuluvan ajan johdosta.
2.1.2 Hankinnat kilpailuttaen
Avoin menettely
Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankintayksikön parhaaksi katso- malla tavalla. Pienhankinnoissa suositellaan käytettäväksi pienhankintaportaalia ( xxxxx://xxxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/ ) Ilmoituksen perusteella kaikilla halukkailla toimijoilla on mah- dollisuus pyytää tarjouspyyntöasiakirjat ja tehdä tarjous.
Avointa menettelyä voidaan käyttää erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perustella.
Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella.
Rajoitettu menettely
Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioi- daan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta. Mahdollisimman tasa- puolisen kilpailutilanteen luomiseksi tarjouspyyntö lähetetään riittävän monelle yritykselle. Suositeltavana määränä pienissä hankinnoissa voidaan pitää vähintään kolmea toimittajaa.
Rajoitettua menettelyä voidaan käyttää erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä eh- dokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudelli- suuden perusteella.
Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella.
Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnys- arvot alittavissa hankinnoissa tarvittaessa käydä neuvotteluja, joiden tarkoituksena on vain selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkis- tamiseksi (ns. tinkimiskierros) on kiellettyä.
Neuvottelumenettely
Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyin il- man erityistä syytä toisin kuin sääntönä kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Neuvottelume- nettely voi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen hei- dän kanssaan ilman tarjousmenettelyä.
Neuvottelumenettely ilman kilpailua eli suora hankinta on sallittua jäljempänä mainituin edel- lytyksin.
2.1.3 Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta)
Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on hankintalaissa (40§) mainittujen perusteiden li- säksi mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, jos hankinnan arvo on vä- häinen tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on ar- vioitava hankintayksikön hankintavolyymien ja hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta.
Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee han- kintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.
Suoralla hankinnalla voidaan hankkia tavaroita ja palveluita, joiden arvo on enintään 5000 eu- roa. Raja on ohjeellinen.
Rakentamishankkeissa kilpailuttamistarve on arvioitava tapauskohtaisesti kiinnittäen huomio- ta hankkeen luonteeseen, suunnittelutarpeeseen, toimintaympäristöön jne.
Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteis- sa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä.
Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta toteutetaan yhteishankin- tana tai hankinta tehdään sellaiselta hankintalain 20 §:n tarkoittamalta yhteishankintayksiköl- tä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli kilpailuttanut han- kinnat. Yhteishankinnoissa tehtävien puitesopimusten ja puitejärjestelyjen täytäntöönpano to- teutuu tilauksin kilpailun voittaneelta tai voittaneilta toimittajilta.
2.2 Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU kynnysarvon alittavissa hankinnoissa
2.2.1 Yleistä
Kansallisen kynnysarvon ylittävissä, mutta EU- kynnysarvon alittavissa hankinnoissa nouda- tetaan hankintalakia. Hankintamenettelyt tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa ovat osittain kevennettyjä verrattuna EU- kynnysarvot ylittäviin hankintoihin.
Tähän ryhmään kuuluvissa hankinnoissa hankinta suoritetaan pääsääntöisesti tarjouskilpailuna avointa tai rajoitettua menettelyä käyttäen. Neuvottelumenettelyä, kilpailullista neuvottelume- nettelyä, puitejärjestelyä ja suorahankintaa ilman tarjouskilpailua käytetään ainoastaan han- kintalaista ilmenevin erityisin perustein.
2.2.2 Hankinnat kilpailuttaen
Avoin menettely
Avoimessa menettelyssä kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen Tarjouskilpailusta julkais- taan ilmoitus kansallisessa julkisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa (HILMA) si- ten kuin siitä on erikseen asetuksella säädetty ja työ- ja elinkeinoministeriön hyväksymissä ilmoituslomakkeissa edellytetty.
Rajoitettu menettely
Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään etukäteen määrätyltä joukolta toimittajia, jotka tarjousta pyydettäessä arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu han- kinta tai muu tehtävä.
Toimittajien löytämiseksi rajoitetusta tarjouskilpailusta julkaistaan ilmoitus kansallisessa jul- kisten hankintojen sähköisessä ilmoituskanavassa eli ilmoitusportaalissa (HILMA) siten, kuin ilmoitusmenettelystä on erikseen säädetty ja määrätty edellä avoimen menettelyn yhteydessä mainitulla tavalla. Hankinnasta kiinnostuneiden yritysten tulee ilmoittautua eli jättää osallis-
tumishakemuksensa hankintayksikölle asetettuun määräaikaan mennessä. Osallistumishake- musten jättämistä varten on varattava riittävä aika, joka määräytyy hankinnan luonteen ja laa- juuden mukaan.
Tarjouskilpailuun hyväksyttävät toimittajat on valittava niiden osallistumishakemuksen lähet- täneiden ehdokkaiden joukosta, jotka täyttävät hankintalain edellyttämät ja hankintayksikön asettamat ominaisuudet ja muut vaatimukset. Nämä on suhteutettava hankinnan laatuun ja ko- koon nähden.
Hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden lukumäärän, joille tarjouspyyntö lähe- tetään. Lukumäärä tai sitä koskeva vaihteluväli on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjo- ajia on kutsuttava hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi.
Tarjouspyyntöasiakirjat lähetetään hankintayksikön valitsemille ehdokkaille samanaikaisesti. Tarjouspyyntöjä ei saa tällöin toimittaa muille, koska ehdokkaat on jo valittu osallistumisha- kemusten kautta.
Tarjousten tekemiseksi varattavan ajan tulee olla riittävä ottaen huomioon hankittavan tava- ran, palvelun tai urakan laajuus ja luonne.
Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella tarjouspyynnössä mai- nituin edellytyksin ja perustein.
Erityisin perustein tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä käydä hankintaneuvotteluja, joiden tarkoituksena on selventää tai täsmentää tarjouksen sisäl- töä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelut tulee käydä kaikkien tarjousten tekijöiden kanssa, ellei poikkeavaan menettelyyn ole saatujen tarjousten perusteella erityistä syytä. Neuvottelut yksinomaan tarjoushinnan tar- kistamiseksi eli ns. tinkimiskierrokset ovat kiellettyjä. Tässä tarkoitettu neuvottelu on erotet- tava jäljempänä mainittavasta neuvottelumenettelystä ja kilpailullisesta neuvottelumenettelys- tä.
Neuvottelumenettely
Poikkeuksellisesti hankinta voidaan suorittaa hankintalaista ilmenevällä neuvottelumenettelyl- lä.
Neuvottelumenettelyssä ei ehdottomasti edellytetä yksityiskohtaista (täydellistä) tarjousta, jos asianomaisen hankinnan kohdalla sellaisen esittäminen on käytännössä suhteellisen vaikeata. Hankittavan tuotteen, palvelun tai urakan sisältö ja sopimuksen reunaehdot tarkentuvat tällöin neuvottelujen yhteydessä.
Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullinen neuvottelumenettely on perinteisen neuvottelumenettelyn jalostuneempi muoto käytettäväksi monimutkaisissa hankinnoissa. Käytännössä kilpailullinen neuvottelumenettely tulee sovellettavaksi vain poikkeuksellisesti EU- kynnysarvot alittavissa hankinnoissa
Kilpailullista neuvottelumenettelyn soveltamisen edellytyksistä on säädetty hankintalaissa.
Puitesopimukset ja puitejärjestelyt
Puitejärjestelyn käytön edellytykset selviävät hankintalaista.
2.2.3 Hankinnat ilman kilpailuttamista (suora hankinta)
Suorassa hankinnassa hankintayksikkö suorittaa tilauksen ilman tarjouspyyntöä tai tekee han- kintapäätöksen tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä tai usealta toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella.
Suora hankinta on sallittu vain hankintalaista (40 §, 41 §, 110 §) ilmenevin erityisin perustein, joita on tulkittava suppeasti. Suoran hankinnan yksityiskohtaiset edellytykset ilmenevät han- kintalaista.
Suora hankinta on erotettava tilauksista, joita hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen puitesopimusten ja – järjestelyjen puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön pane- mista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia hallintopäätöksiä.
Tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää yhteishankinnassa, kun hankinta tehdään sellaiselta han- kintalain 20 §:n tarkoittamalta yhteishankintayksiköltä, joka on noudattanut hankintalain säännöksiä hankinnan tekemisestä eli jo kilpailuttanut hankinnan.
Päätös suoran hankinnan käyttämisestä on aina perusteltava, koska tällöin poiketaan hankinta- lain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta.
2.3 Hankintamenettelyt EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa
2.3.1 Yleistä
Hankintalain tarkoittamissa EU-kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa sovelletaan laissa määrättyjä yksityiskohtaisia menettelytapoja ja toiminta-aikoja.
EU- kynnysarvot perustuvat Euroopan parlamentin ja neuvoston hyväksymien hankintadirek- tiivien pohjalta komission antamaan asetukseen. EU- kynnysarvot ovat 1.1.2017 alkaen kun- nallishallintoa koskevissa
• tavara- ja palveluhankinnoissa 209 000 euroa ja
• rakennusurakoissa ja käyttöoikeusurakoissa 5 225 000 euroa
2.3.2 Hankinnat kilpailuttaen
Avoin menettely
Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita. Lisäksi yleensä edellytetään, että kysymyksessä on hankinta, joka voidaan rat- kaista vain hinnan perustella ja joissa potentiaalisten tarjousten tekijöiden määrää on suuri.
Tarkemmin avoimesta menettelystä säädetään hankintalaissa (32 §).
Rajoitettu menettely
Rajoitetussa menettelyssä noudatetaan hankintalain 33 § säännöksiä.
Neuvottelumenettely
Neuvottelumenettelyistä ja niiden edellytyksistä säädetään hankintalaissa (34-37 §).
Puitejärjestely
Puitejärjestelyn käytön edellytyksistä on säädetty hankintalain 42 §:ssä.
2.3.3 Hankinta ilman kilpailuttamista (suora hankinta)
Suoran hankinnan yksityiskohtaiset edellytykset ilmenevät hankintalaista (40§, 41§).
Päätös suoran hankinnan käyttämisestä on aina perusteltava, koska tällöin poiketaan hankinta- lain edellyttämästä kilpailuttamisvelvollisuudesta.
3. Hankinnoista ilmoittaminen
3.1 Ilmoittamisvelvollisuudesta
Hankintalain tarkoittamista kynnysarvot ylittävistä hankinnoista on ilmoitettava kansallisesti tai EU:n laajuisesti sen mukaan kuin hankintalaissa ja sen perusteella annetussa valtioneuvos- ton asetuksessa säädetään. Erityisalojen hankintalain tarkoittamissa hankinnoissa ilmoittamis- velvollisuus koskee vain EU- kynnysarvot ylittäviä hankintoja.
Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, joihin hankintalakia ei sovelleta, ei tarvitse tehdä julkista hankintailmoitusta. Sellainen on kuitenkin mahdollista HILMA- kanavalla tai muilla yleisillä tiedonvälitystavoilla, kuten paikallis- tai maakuntalehdissä taikka hankintayk- sikön nettisivuilla.
3.2 Hankintailmoitus
Hankintailmoitusten tekemisestä on hankintalaissa ja –asetuksessa samoin kuin sähköistä il- moituskanavaa koskevassa HILMA- kanavan käyttöä koskevissa ohjeissa yksityiskohtaiset menettelytapaohjeet.
4. Tarjouspyyntömenettely ja hankintakilpailu
4.1 Tarjousten pyytämisen yleiset periaatteet
Hankintojen kilpailuttamisen onnistumisen perusedellytyksenä on, että hankintayksikköä edustava tilaaja on selvittänyt itselleen tulevan hankinnan sisällön ja sen vaikutuksen hankin- tayksikön toimintoihin. Ennen tarjouspyynnön lähettämistä hankintayksikön on hankinnan si- sällön määrittämisen lisäksi varmistettava, että kaikki hankinnan keskeiset osatekijät, kuten hankintamenettely, sopimusehdot ja valintaperuste on mietitty valmiiksi. Hankintakilpailun aikana hankkeen sisältöä ei voida pääsääntöisesti enää muuttaa, lukuun ottamatta kilpailullista neuvottelumenettelyä. Eri asia on, että kilpailutettava hankinta peruuntuu toistaiseksi tai ko- konaan. Kysymys on tällöin hankinnan keskeyttämisestä.
Hankinnan sisällön kohdalla on erityisesti otettava huomioon kilpailuneutraalisuus. Tällöin on varmistettava, että kilpailutettavaa tehtävää ei määritellä siten, että se suosisi jotain markki- noilla toimivaa yritystä tai muuta toimijaa.
Tarjouspyyntö tehdään kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa kirjallisena. Tarjouspyyntöön si- sältyvät yksityiskohtaiset määräykset voidaan tarvittaessa kirjata tarjouspyynnön liitteenä ole- viin asiakirjoihin, kuten erilliseen hankintaohjelmaan tai -suunnitelmaan hankinnan luonteesta ja sisällöstä riippuen. Rakennushankkeiden kohdalla tekninen määrittely toteutetaan mm. pii- rustuksin ja työselostuksin. Muut sopimusmääräykset ilmenevät urakkaohjelmasta ja muista yleisten sopimusehtojen tarkoittamista kaupallisista asiakirjoista.
Suullista tarjouspyyntöä voidaan käyttää ainoastaan kynnysarvot alittavissa hankinnoissa. Täl- löin tarjouspyyntö on dokumentoitava kirjallisesti. Suullinen tarjouspyyntö on tarvittaessa vahvistettava kirjallisesti.
Tarjouspyyntö lähetetään samanaikaisesti ja saman sisältöisenä kaikille ehdokkaille. Tarjous- pyyntö on tarkoituksenmukaisinta lähettää sähköpostitse, tarvittaessa muitakin tapoja voidaan käyttää. Avoimessa menettelyssä tarjouspyyntöasiakirjat luovutetaan kuitenkin sitä mukaan kuin ehdokkaat pyytävät niitä hankintayksiköltä.
Tarjousaikana välttämättömiksi ilmenneet lisäykset ja muutokset tarjouspyyntöasiakirjoihin tai tarjousajan pidentäminen ilmoitetaan vastaavasti kaikille, joilta tarjous on pyydetty.
Tarjouspyyntöön sisällytettävät kaupalliset (juridis-taloudelliset) ja tekniset vaatimukset on laadittava niin selviksi, että tarjouksentekijät voivat niiden perusteella tehdä mahdollisimman yksiselitteisen tarjouksen ja että tarjoukset saadaan keskenään vertailukelpoisiksi. Kynnysar- vot ylittävissä hankinnoissa hankintayksikön on lisäksi otettava huomioon hankintalaissa ase- tetut tarjouspyyntöä koskevat yksityiskohtaiset vaatimukset.
Valintaperuste (kokonaistaloudellisuus tai hinta), jota sovelletaan hankintapäätöstä tehtäessä, on mainittava hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Yksityiskohtaiset valintaperusteet eon EU- kynnysarvoja pienemmissä hankinnoissa ristiriitojen välttämiseksi tarkoituksenmu- kaista ilmoittaa vasta tarjouspyynnössä, koska hankinnan sisältö tarkentuu hankkeen edetessä. Tästä menettelystä on kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ilmoitettava jo hankin- tailmoituksessa.
Hankintayksikön on kiinnitettävä huomiota siihen, että hankintailmoituksen ja sitä ajallisesti seuraavan tarjouspyynnön sisältö eivät muodostu ristiriitaisiksi. Tällaisessa tilanteessa asia tulkitaan siten, että hankintailmoituksen määräys menee tarjouspyynnön edelle. Tämän joh- dosta hankintailmoitukseen ei olisi syytä sisällyttää yksityiskohtaista tietoa sellaisista hankin- taan liittyvistä asioista, jotka käytännössä selviävät lopullisesti vasta hankintailmoituksen te- kemisen jälkeen.
4.2 Tarjouspyynnön sisältö
Tarjouspyynnön sisällöstä säädetään hankintalaissa (mm. 104 §).
4.3 Valintaperusteiden ja arviointikriteereiden asettaminen
Tarjouspyyntöön voidaan sisällyttää tarjousten arvioinnissa käytettävän vertailutaulukon poh- ja, josta ilmenee eri arviointiperusteet (valintakriteerit) ja niiden suhteellinen painotus. Menet- tely selkeyttää tarjousten tekijöille tilaajan tarkoituksen ja se helpottaa samalla tilaajan tulevaa arviointia ja valintaa koskevan pöytäkirjan laadintaa.
4.4 Määräajat
Toimittajan, joka haluaa osallistua tarjouskilpailuun kynnysarvot ylittävissä hankkeissa, tulee avointa hankintamenettelyä lukuun ottamatta ilmoittaa halukkuutensa asiaan jättämällä osal- listumishakemus hankintayksikön asettamassa määräajassa.
Tarjouksen jättämiselle on vastaavasti asetettava määräaika päivämääränä ja kellonaikana.
Osallistumishakemuksen ja tarjouksen jättämiselle varattavan määräajan vähimmäisajasta on EU- kynnysarvot ylittävien hankintojen osalta säädetty hankintalaissa. Muissa hankinnoissa tarjouksen tekemiseen on varattava riittävä aika, jonka pituus määräytyy hankkeen luonteen
mukaisesti.
Mikäli tarjousten tekemiseksi on tilaajasta johtuvasta syystä (esim. virhe tai puute tarjous- pyyntöasiakirjoissa) aiheellista myöntää lisäaikaa, siitä on ajoissa ilmoitettava kaikille, joilta tarjous on pyydetty.
Määräajan jälkeen jätetyt tarjoukset on hylättävä.
Tarjouspyynnössä on ilmoitettava aika, jonka tarjouksen tulee olla voimassa sen jättämisajan päättymisestä. Tätä arvioitaessa on otettava huomioon tarjousten vertailun, päätöksenteon, pöytäkirjan valmistumisen, päätöksen tiedoksi antamisen vaatima aika.
4.5 Ehdokkaiden ja tarjoajien valinta
Hankintoihin liittyvä ehdokkaiden ja tarjoajien hyväksyminen tai sulkeminen pois kilpailusta tapahtuu eri tavoin hankintamenettelyn luonteesta riippuen. Toimittajien soveltuvuuden eli kelpoisuuden arviointi merkitsee sen selvittämistä, onko toimittajalla tekniset, taloudelliset tai muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Soveltuvuuden arvioinnin yksityiskohtaiset pe- rusteet on määritelty hankintalaissa. Avoimessa menettelyssä, jossa kaikki halukkaat voivat tehdä tarjouksen, tarjouksen tekijöiden soveltuvuus eli kyky toteuttaa hankinta arvioidaan vas- ta tilaajan saatua tarjoukset.
Muissa kynnysarvot ylittävissä hankintamenettelyissä, jotka alkavat rajoitettuna menettelynä, hankintayksikkö päättä osallistumishakemusten jälkeen, ketkä ilmoittautuneista ovat soveltu- via kilpailun kohteena olevan hankkeen toteuttajiksi. Tämän jälkeen tarjoukset pyydetään kil- pailuun valituilta toimittajilta siten kuin hankintamenettelyjä koskevassa kohdassa on todettu. Yritystä, jolta on kelpoisuuden arvioinnin jälkeen pyydetty tarjous, ei saa kelpoisuuteen vedo- ten enää sulkea pois kilpailusta elleivät yrityksen kelpoisuutta koskevat ominaisuudet ole olennaisesti heikentyneet tarjouspyynnön jälkeen.
Hankintayksikkö voi ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuuden selvittämiseksi pyytää näiltä todistuksia tai selvityksiä suorituskelpoisten yritysten valitsemiseksi hankintalaista ilmene- vällä tavalla. Asiaa koskevat vaatimukset on suhteutettava hankkeen laadun ja koon mukaises- ti.
Teknisen suorituskyvyn osoittamiseksi voidaan vaatia esimerkiksi luettelo tarjoajan aikai- semmista kyseisen hankkeen toteuttamisedellytysten kannalta merkittävistä toimituksista (re- ferenssiluettelo), selvitys tarjoajan henkilö- ja muista resursseista, selvitys toimittajan laa- dunvalvonnasta tai hankittavaa tavaraa koskevia näytteitä tai selostuksia.
Euroopan talousalueella jäsenvaltioiden virallisiin toimittajarekistereihin hyväksytyt toimitta- jat voivat osoittaa taloudelliset ja tekniset edellytyksensä rekisteröintiä koskevalla asiakirjalla.
Ehdokkaiden ja tarjoajien poissulkemisen edellytyksistä säädetään hankintalaissa.
Ehdokas tai tarjoaja voidaan sulkea pois kilpailusta myös tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä annetun lain (1233/2006) eli tilaajavastuulain mukaisin perustein. Lailla pyritään torjumaan ns. harmaita markkinoita. Kilpailusta sulkemi- nen voi tapahtua tilaajavastuulaissa mainituin perustein, jos asiasta on mainittu tarjouspyyntö- asiakirjoissa.
Tilaajavastuulain mukaan tilaajat, kuten hankintayksiköt ovat velvolliset vaatimaan tarjous-
kilpailun voittaneelta yritykseltä kilpailun ehdoista riippumatta viimeistään ennen sopimuksen allekirjoittamista tilaajavastuulaissa mainitut tiedot yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttämi- sestä. Vastaavasti tilaaja on velvollinen selvittämään, mitä työehtosopimusta sopimuksen tar- koittaman työn toteuttamisessa sovelletaan. Työehtosopimusta koskevia tietoja lukuun otta- matta tilaajavastuulain velvoitteet limittyvät hankintalain 81 §:n tarkoittamien harkinnanva- raisten kilpailusta pois sulkemista koskevien periaatteiden kanssa.
4.6 Xxxxxxxxxx vastaanotto ja avaaminen
Saapuneet tarjoukset kirjataan tai niiden päällykseen merkitään tarjouksen saapumisaika ja vastaanottajan nimi. Tietoteknisin menetelmin tehtyjen tarjousten vastaanotto on järjestettävä siten, ettei tarjousehtojen salaisuutta vaaranneta. Näin saadut tarjoukset on suljettava kirjekuo- reen (telefaksit) tai muutoin estettävä tietovuodot kesken asian käsittelyn.
Tarjoukset säilytetään avaamattomina niiden avaamistilaisuuteen saakka. Myös avaamistilai- suuden jälkeen on huolehdittava siitä, että tarjoukset niihin kuuluvine hankintapäätöksen kan- nalta oleellisine liitteineen säilytetään huolellisesti.
Myöhästyneitä tarjouksia ei avata. Ne palautetaan avaamattomina tarjoajille, siten että pääl- lykseen on merkitty saapumisaika ja merkintä myöhästymisestä.
Tarjoukset avataan ilman julkisuutta hankintayksikköä edustavien henkilöiden toimesta. Avaustilaisuudesta tulee laatia avauspöytäkirja, jonka liitteenä on saadut tarjoukset. Avausti- laisuuden yhteydessä saatuja tarjousta koskevia tietoja ei tulisi julkistaa ennen lopullisen han- kintapäätöksen tekemistä, jotta tarjousten jatkokäsittely ja mahdolliset välttämättömät täyden- tävät neuvottelut voidaan suorittaa ilman sivuvaikutteita.
Valtion toimesta asuntolainoitettujen samoin kuin eräiden muiden valtion lainoittamien ra- kennuskohteiden toteuttamista koskevat tarjoukset on avattava julkisesti, jos erityismääräykset tai viranomaisen avustuspäätöksen ehdot sitä edellyttävät.
Avatut tarjoukset varmistetaan päivämäärällä ja läsnä olevien henkilöiden nimikirjoituksella tai toimielimen puheenjohtajan ja sihteerin allekirjoituksella.
4.7 Tarjousten hylkääminen
Hankinnasta päättävällä on oikeus hylätä saadut tarjoukset hankintalain mukaisin perustein (10 luku).
4.8 Tarjousten arviointi ja toimittajan valinta
Hyväksytyt tarjoukset on vertailtava tarjouspyyntöön sisältyvien kaikkien ehtojen mukaisesti. Tarjouksia vertailtaessa ei saa ottaa mukaan uusia arviointiperusteita, joita ei ole mainittu tar- jouspyyntöasiakirjoissa.
Tarjouksia vertailtaessa on yleensä syytä tehdä vertailutaulukko, jotta eri arviointiperusteiden pisteytys muistetaan tehdä jokaisen tarjoajan kohdalta kaikkien tarjouspyynnössä mainittujen vertailukiriteerien osalta. Vertailutaulukon pohja voidaan esittää jo tarjouspyynnössä. Vertai- luperusteiden käyttö on perusteltava, ellei asia ilmene yksiselitteisesti vertailutaulukosta.
Tarjoukset on käsiteltävä niin hyvissä ajoin, että tarjouksen hyväksyminen voidaan saada tar- jouksentekijän tietoon tarjouksen voimassaoloaikana. Mikäli tarjousten käsittely lykkääntyy, tarjousten tekijöiltä on riittävän ajoissa tiedusteltava, ovatko ne valmiit jatkamaan tarjouksen voimassaoloaikaa hankintayksikön ehdottamaan uuteen päivämäärään saakka.
Tarjouksista on hyväksyttävä joko se, joka on asianomaista hankintaa koskevan valintaperus- teen mukaan kokonaistaloudellisesti edullisin tai se, joka on hinnaltaan halvin. Kokonaista- loudellista valintaperustetta käytettäessä on sovellettava kaikkia hankintailmoituksessa tai tar- jouspyynnössä mainittuja vertailuperusteita.
4.9 Hankintapäätös ja sen pöytäkirjaus
Hankintapäätöksen tekee se toimielin tai viranhaltija, jolle on hallintosäännössä tai sen perus- teella tehdyllä hallinnollisella päätöksellä annettu päätösvalta hankinta-asioissa.
Hankintapäätöstä koskeva pöytäkirja laaditaan noudattaen yleisiä hyvän hallinnon periaatteita.
Hankinta-asioissa pöytäkirja on laadittava siten, että siitä ilmenee hankintatapahtuman keskei- set vaiheet. Näin menetellen hankintoja valmistelevat ja niistä päättävät henkilöt saavat oikean kuvan hankinnasta. Hyvä pöytäkirja liitteineen antaa myös tarjousten tekijöille vastauksen hankintatapahtumasta kokonaisuudessaan. Keskeistä on tällöin hankintapäätös perusteluineen. Muutoksenhakutilanteessa pöytäkirja antaa selkeän kuvan hankinnasta hankintalain mukaisille muutoksenhakuelimille eli markkinaoikeudelle ja korkeimmalle hallinto-oikeudelle. Hankin- tapäätös voidaan saattaa myös oikaisuvaatimuksin kunnan toimielimen tutkittavaksi, jolloin pöytäkirjalla on vastaava merkitys.
Pöytäkirjaan on aiheellista sisällyttää yleiskuvaus hankintatapahtumasta. Esityslistapöytäkir- jaa käytettäessä hankinnan yleiskuvaus ilmenee yleensä esityslistan kerrontaosasta. Pöytäkir- jauksen laajuuteen ja ulkoiseen muotoon vaikuttaa mm. se, missä määrin tapahtumatietoja si- sällytetään suoraan pöytäkirjaan ja missä määrin sen liitteisiin.
Pöytäkirjasta, joka toimitetaan tarjouskilpailuun osallistuneille tarjoajille, tulisi hankinnan luonteesta ja laajuudesta riippuen ilmetä mahdollisuuksien mukaan mm. seuraavat asiat tarvit- tavin perusteluin;
– hankinnan yleiskuvaus
– hankittava tavara, palvelu tai rakennustyö
– käytetty hankintamenettely
– miltä yrityksiltä tarjouksia on pyydetty
– ketkä ovat antaneet tarjouksen
– tarjousten avaustilaisuuden luonne
– tarjoajien kelpoisuus
– yritysten mahdollinen sulkeminen kilpailusta
– tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus / mahdollinen hylkääminen
– tarjouksia koskeva tarkistusneuvottelut, jos sellaisia on pidetty
– tarjousten vertailu mahdollisine vertailutaulukoineen
– voittaneen tarjouksen valinta perusteluineen tarjouspyynnössä esitetyin valinta- ja arvioin- tiperustein
– mahdolliset muut perustelut
– maininta sopimuksen syntymisajankohdasta
– muutoksenhakuohjeet (markkinaoikeus ja oikaisuvaatimuksen käsittelevä toimielin)
5. Sopimusten tekovaihe
5.1 Sopimuksen tai tilauksen tekeminen
Hankinnasta tehtävä sopimus tehdään noudattaen sopimuksen tekemistä koskevia voimassa olevia yksityisoikeudellisia säännöksiä. Hankintalaki edellyttää, että hankintapäätöksen teke- misen jälkeen laaditaan kirjallinen sopimus.
Käytännössä tarjouksen hyväksymispäätös annetaan usein jo ennen päätöspöytäkirjan valmis- tumista voittaneen tarjouksen tekijälle tiedoksi. Sopimus syntyy oikeustoimilain mukaan tilaa- jan ja tarjouksen tekijän välille välittömästi sen jälkeen, kun tarjouksen tekijä on saanut todis- teellisesti tiedon tehdystä päätöksestä ja ottanut siitä selon. Näin siitä riippumatta, onko sopi- mus esimerkiksi allekirjoitettu tai käyttääkö ylempi toimielin asiassa kuntalain 92 §:n mukai- sesti otto-oikeutta tai onko päätös saanut lainvoiman.
Julkisissa hankinnoissa on käytännössä aiheellista toimia niin, että hankintasopimus syntyy vasta sopimuksen allekirjoittamisella. Oikeustoimilain edellä mainitusta sopimuksen yleistä syntymisajankohtaa koskevasta pääperiaatteesta voidaan selkeyden vuoksi poiketa esimerkiksi siten, että tarjouspyyntöasiakirjoissa, hankintapäätöksessä tai tarjouksen hyväksymisilmoituk- sessa mainitaan ajankohta, jolloin sopimus katsotaan tilaajan ja tuottajan välillä syntyvän.
Käytännössä sitovan sopimuksen syntymisen ajankohdaksi voidaan esitetyllä tavalla ilmoittaa esimerkiksi kirjallisen sopimuksen allekirjoittaminen. Muina vaihtoehtoisina ajankohtina, joi- ta tulee kuitenkin käyttää vain poikkeuksellisesti, voidaan käyttää esimerkiksi päätöksen lain- voimaisuutta, rahoitusta koskevan ratkaisun saamisilmoitusta, rakennushankkeissa rakennus- tai ympäristöluvan lainvoimaisuutta jne.
EU- kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa päätöksen täytäntöönpanoon, kuten kirjallisen so- pimuksen tekemiseen ei saa ryhtyä ennen kuin on kulunut 7 päivää muutoksenhakuajan päät- tymisestä markkinaoikeudessa (karenssiaika).
Hankintasopimusten ollessa yksityisoikeudellisia sopimuksia, hankintojen kilpailuttamiseksi ja sopimusten laatimisen helpottamiseksi niiden yhteydessä voidaan käyttää alan yleisiä sopi- musehtoja ja muita asianomaista hankintatehtävää koskevia sopimusehtoja.
5.2 Ennakot
Myyjälle voidaan poikkeuksellisesti myöntää ennakkoa suoritettavasta maksusta. Xxxxxxx on sovittava hankinnan lopulliseksi osamaksuksi ja sille on tarvittaessa vaadittava riittävä va- kuus.
5.3 Vakuudet
Hankintasopimuksen velvoitteiden täyttämiseksi hankintayksikkö voi tarvittaessa vaatia va- kuuden. Tästä pitää olla maininta jo tarjouspyyntöasiakirjoissa, kuten muistakin sopimuseh- doista.
Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus, pan- kin antama talletustodistus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. Käytettäessä vakuu-
tena takuutodistusta tai muuta irtainta panttia, asiasta on syytä tehdä panttaussopimus, jolla mahdollistetaan vakuuden käyttäminen tilaajan hyväksi sopimusrikkomuksen tapahduttua.
5.4 Tavaran vastaanotto sekä palvelujen ja urakan hyväksyminen
Tavaraa vastaanotettaessa on sen määrä, laatu ja kunto viipymättä tarkistettava. Asennettavan laitteen saa hyväksyä vasta, kun sille on suoritettu käyttöönottotarkastus, jossa on todettu, että laite on toimintakunnossa ja täyttää hankintasopimuksen ehdot.
Palvelutehtävän tai rakennustyön vastaanotto toteutetaan sopimuksen liitteenä olevien yleisten sopimusehtojen mukaisesti joko toimeksiannon päättyessä tai osatehtävien suorittamisen jäl- keen.
Toimituksen viivästyessä tai myyjän syyllistyessä virheelliseen tai sopimuksenvastaiseen toi- mitukseen taikka muulla tavoin rikkoessa sopimusta, on asiasta viipymättä tehtävä kirjallinen huomautus (reklamaatio).
Toimittajan syyllistyessä laiminlyönteihin tilaajan on huolehdittava siitä, että sopimuksen tar- koittamia maksueriä ei makseta ennen velvoitteiden täyttämistä. Rakennushankkeiden kohdal- la on ennen viimeisen maksuerän suorittamista urakoitsijalle mm. varmistettava, että takuu- ajan vakuus on luovutettu ja että sivu-urakoitsijoilla tai kolmansilla tahoilla ei ole urakoitsijas- ta johtuvia vaatimuksia.
6. Erinäiset määräykset
6.1 Esteellisyys ja kilpailuneutraalisuus
Xxxxxxxxxx, hankintaa koskevan sopimuksen tai sen tulkintaa koskevan asian käsittelyyn tai tavaran tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa.
Asian käsittelyä koskevasta esteellisyydestä on erotettava ns. kilpailuneutraalisuus. Sen mu- kaan yritys, jolla on ennakolta erityistietoa kilpailun kohteena olevasta hankkeesta siten, että yritysten keskinäinen objektiivinen kilpailuasetelma vaarantuu, ei voi osallistua tarjouskilpai- luun. Kilpailuneutraalisuuden varmistaminen on sekä hankintayksikön että hankintaan osallis- tuvien toimittajien velvollisuutena.
6.2 Asiakirjojen julkisuus ja salassapito
Hankintoja koskevien asiakirjojen julkisuus riippuu hankinta-asian käsittelyvaiheesta. Xxxxxxx- xxxxx julkisuudessa noudatetaan viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) eli julkisuuslain säännöksiä.
Se, keneltä tarjouksia on pyydetty tai ketkä ovat jättäneet osallistumishakemuksen, on julki- nen asia sen jälkeen, kun asia on päätetty tai kirjattu viranomaisessa. Sen sijaan hankintayksi- kölle saapuneet tarjoukset eivät ole vielä avaamisen jälkeen julkisia. Eri asia on, jos asiassa järjestetään julkinen avaustilaisuus (ks. kohta 4.6) tai jos viranomainen oman harkintansa pe- rusteella muutoin antaa tietoja julkisuuteen esimerkiksi laajan esityslistoja koskevan jakelun kautta.
Sen jälkeen, kun hankintaviranomainen on tehnyt hankintapäätöksen ja kun asiaa koskeva pöytäkirja on allekirjoitettu ja tarkistettu, julkisuuskelpoinen päätös on syntynyt. Päätöksen julkistaminen tapahtuu tämän jälkeen viranomaisen harkinnan perusteella ottaen huomioon hankintalain ja julkisuuslain velvoitteet.
Hankintayksikön tulee päätöksen jälkeen antaa päätös tiedoksi kilpailuun osallistuneille tar- jouksentekijöille ja asettaa se yleisesti nähtäväksi kuntalain mukaisesti. Asianosaisille toimi- tettuun päätökseen on liitettävä kaikki päätöksentekoon vaikuttaneet tiedot, jotta heillä on mahdollisuus arvioida päätöstä ja käyttää lakisääteisiä oikeusturvakeinoja (asianosaisjulki- suus). Lopullisesti kaikki hankinta-asiakirjat liikesalaisuuksia lukuun ottamatta tulevat julki- suuslain nojalla julkisiksi, kun hankintasopimus on tehty (JulkL 7 §). Jälkimmäinen tilanne koskee lähinnä ns. yleisöjulkisuutta.
Tarjouskilpailuun osallistuneen yrityksen antama tarjoushinta on julkinen. Tarjoukseen liitty- vän kokonaishinnan lisäksi myös yksikköhinnat ja hintaerittelyt ovat pääsääntöisesti asian- osaisjulkisia, koska tarjouskilpailun voittaja on saatettu valita näiden tietojen perusteella.
Hankintakilpailuun osallistuneilla tarjoajilla on oikeus saada tieto myös muista tarjousten ver- tailuun ja päätöksen tekemiseen vaikuttaneista keskeisistä seikoista, jotta heillä olisi mahdolli- suus tarvittaessa hakea muutosta päätökseen.
EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintasopimusta koskeva jälki-ilmoitus ei saa si- sältää tietoja, joiden julkaiseminen olisi yleisen edun vastaista tai saattaisi vaarantaa luotta- muksellisten liiketietojen säilyttämistä, perusteltuja kaupallisia etuja tai tervettä kilpailua.
Hankintalaki edellyttää, että hankintasopimus tehdään kirjallisesti. Kysymys on hankintata- pahtuman dokumentoinnista, mutta ei ehdottomasti sopimuksen syntymisajankohdasta, joka määräytyy oikeustoimilain mukaisesti.
6.3 Hankintaoikaisu
Hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenet- telyssä
tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja rat- kaista asian
uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain
soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen.
Päätöksen tai ratkaisun korjaaminen ei edellytä asianosaisen suostumusta. Päätöstä tai ratkai- sua ei kuitenkaan voida korjata hankintaoikaisuna, jos hankintasopimus on jo tehty.
Hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asian- osaisen
vaatimuksesta
Hankintayksikön on ilmoitettava hankintaoikaisun vireille tulosta välittömästi niille, joita asia koskee.