VUOKRASOPIMUSREKISTERI

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELY

VUOKRASOPIMUSREKISTERI

1. YLEISTÄ

Tämä dokumentti on osa Kyyjärven kunnan rekisterinpitäjänä tuottamaa EU:n Tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 edellyttämää informointi- ja osoitusvelvoitetta. Kunnan verkkosivuillaan tarjoaman yleistiedon lisäksi, kunta kuvaa tässä dokumentissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvät tarkentavat tiedot Varhaiskasvatuksen asiakasrekisterin osalta. Tämä dokumentti katselmoidaan säännöllisesti ja päivitetään tarvittaessa.

2. XXXXXX JA VASTUUT

Rekisterinpitäjä	Kyyjärven kunta
Y-tunnus	0176410-9
Xxxxxx	Xxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxx
Vastuut	▪ Vastaa tämän dokumentin henkilötietojen ajantasaisuudesta rekisteröidyiltä ja muilta säännönmukaisilta tietolähteiltä saamiensa tietojen perusteella. ▪ Informoi rekisteröityjä tällä dokumentilla sekä muilla tarpeellisilla menetelmillä ja viestintävälineillä. ▪ Ylläpitää kokonaiskuvaa henkilötietojen käsittelytoimista (Seloste henkilötieto- jen käsittelytoimista).

Rekisterin yhteyshenkilö	Tekninen johtaja
Osoite	Xxxxxxxxxxxxxx 0, 00000 Xxxxxxxx
Sähköposti	xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx tai xxxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Puhelin	044 459 7102 (tekninen johtaja)
Vastuut	▪ Toimii rekisteröidyn ensisijaisena yhteyshenkilöinä rekisteriä koskevissa asioissa. ▪ Rekisteriä koskevat tiedustelut ja oikaisupyynnöt osoitetaan rekisterin yhteys- henkilöille.

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA LAINMUKAISUUS

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus	▪ Vuokrasopimusrekisterin tietoja käsitellään asiakassuhteiden hoitamiseen liitty- vään tiedottamiseen ja laskutukseen.
Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus (oikeusperuste)	▪ Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen (vuokrasopimus) ▪ Sopimus- ja vuokrasuhteen hoitaminen edellyttää kappaleessa 4 kuvattujen henkilötietojen toimittamista.

4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ JA TIEDON ELINKAARI

Tietosisältö ▪ Rekisteröityjen ryhmät ▪ Henkilötietojen ryhmät ▪ Rekisteröidyt ovat Kyyjärven Vuokra-asunnot Oy:n asuntoja ja tiloja hakevia henkilöitä tai tahoja ▪ Rekisteri sisältää tietoja sellaisista henkilöistä tai tahosta yhteys- ja laskutustie- toineen, jotka ovat hakeneet tai solmineet vuokrasopimuksen rekisteripitäjän kanssa.

Rekisteriin tallennettavat tiedot	▪ Vuokrasopimuksen sisältämät tiedot ▪ Henkilön etu- ja sukunimet, henkilötunnus tai Y-tunnus ▪ Henkilön yhteystiedot ▪ Asiakkaan asuntohakemus, hakemushetken tulo – ja asumistiedot ▪ Vuokrankorotusilmoitukset ▪ Asuntojen irtisanomisilmoitukset ▪ Tiedot laskutuksessa
Henkilötiedon elinkaari	Tietoja säilytetään ja poistetaan arkistointisuunnitelman mukaisesti

5. TIETOLÄHTEET JA TIETOJEN LUOVUTUKSET

Tietolähteet	Rekisteröidyt
Tietojen säännönmukaiset luovutukset	Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille. Välitystili - asiakkaiden laskut Perusturvaliikelaitos Saarikan etuuskäsittelijälle sekä käräjäoikeuden edunvalvojalle.
Tietojen luovutus EU- ja ETA- maiden ulkopuolelle	Rekisterin tietoja ei luovuteta EU- tai ETA-maiden ulkopuolelle.

6. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET JA KÄYTÖN VALVONTA

Manuaalinen aineisto	Asiakirjat säilytetään lukituissa kaapeissa ja lukituissa tiloissa. Ne arkistoidaan arkistolain ja asetuksen mukaisesti.
Tietojärjestelmillä käsiteltävä aineisto	Kunnan ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu tietotur- vasäädösten mukaisesti. Asiakastietojärjestelmien ja tietojen käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttöoikeuksiin (käyttäjän tunnistautuminen) ja tietojen käyttöä valvotaan. Tietojärjestelmiä käyttävillä henkilöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyt- töoikeudet sekä järjestelmäkohtaisesti henkilökohtaiset käyttäjätunnukset.
Käytön valvonta	Rekisterin käyttöä valvotaan rekisterinpitäjän toimesta säännöllisesti.