Kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi Kevassa
Kuvaus asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi Kevassa
Tiedonhallintalain 28 §:n 1 momentin mukaan tiedonhallintayksikön on julki- suusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallin- noimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Keva on tiedonhallintalain tar- koittama tiedonhallintayksikkö.
Edellämainittuja yhteystietoja käyttäessä tietopyyntö ohjautuu Kevan kirjaa- moon, missä se rekisteröidään määräaikojen seuraamiseksi. Kirjaamo toimit- taa tietopyynnöt vastattaviksi Kevassa oikealle taholle.
Seuraavat Kevan tietojärjestelmät sisältävät asiarekisteriin tai palveluiden tiedonhallintaan liittyviä tietoja.
Asiarekisteriin liittyviä tietoja sisältävät
Eläkeasiankäsittelyjärjestelmä Puhelujärjestelmä
Eläkkeiden maksujärjestelmä Diaari
Kevan palvelut jaetaan henkilöasiakkaan palveluihin, työnantaja-asiakkaan palveluihin ja vuokrauspalveluihin. Palvelujen tiedonhallintaan liittyviä tietoja sisältävät
Asiakastietojärjestelmä Vuokrasopimusten hallintajärjestelmä Sähköinen oppimisympäristö Puhelujärjestelmä
Työnantajan verkkopalvelu, jonka sovellusten tiedot tulevat seuraavista jär- jestelmistä:
Maksuosuusjärjestelmä Eläkemaksujen laskentajärjestelmä Asiakastietojärjestelmä (ks. yllä) Avaintiedot-palvelu
1.3 Tietojärjestelmien sisältämät tietoaineistot tietoryhmittäin
Tässä kuvauksessa tietoaineistolla tarkoitetaan samaa kuin miten laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019) sen määrittää: tietoaineisto on asia- kirjoista ja muista vastaavista tiedoista muodostuva, tiettyyn viranomaisen tehtävään tai palveluun liittyvä tietokokonaisuus.
Kevan tietoaineisto on jaettu päätietoryhmiin, joita ovat henkilöasiakkaan tie- dot, työnantaja-asiakkaan tiedot ja henkilöstön tiedot. Päätietoryhmät jakau- tuvat tietoryhmiin seuraavasti:
Henkilöasiakkaan tiedot
- Henkilöasiakkaan perustiedot
- Henkilöasiakkaan osoitetiedot
- Henkilöasiakkaan voimassa olevan palvelussuhteen tiedot
- Henkilöasiakkaan valtuutustiedot Työnantaja-asiakkaan tiedot
- Työnantaja-asiakkaan perustiedot
- Työnantaja-asiakkaan eläkevakuutuksen tiedot
- Työnantaja-asiakkaan yhteyshenkilötiedot
Vuokra-asiakkaitten tiedot (henkilö- ja yritysasiakkaat)
- Vuokralaisen perustiedot
- Vuokrasuhteen tiedot
Tietojärjestelmien tietoaineistot sisältävät tietoja eri tietoryhmistä oheisen taulukon mukaisesti. Sanallinen kuvaus tiedoista on taulukon perässä.
Tietoryhmät
Järjestelmät | Henkilöasiakkaan tiedot | Työnantaja-asiakkaan tiedot | Vuokra-asiakkaiden tiedot | ||||||
Henkilö- asiakkaan perustiedot | Henkilö- asiakkaan osoitetiedot | Henkilö- asiakkaan voimassa olevan palvelus- suhteen tiedot | Henkilö- asiakkaan valtuutus- tiedot | Työnantaja- asiakkaan perustiedot | Työnantaja- asiakkaan eläke- vakuutuksen tiedot | Työnantaja- asiakkaan yhteys- henkilötiedot | Vuokralaisen perustiedot | Vuokra- suhteen tiedot | |
Eläkeasiain käsittely- järjestelmä | |||||||||
Eläkkeiden maksu- järjestelmä | |||||||||
Puhelujärjes- telmä | |||||||||
Diaari | |||||||||
Asiakastieto- järjestelmä | |||||||||
Vuokrasopi- musten hallintajärjes- telmä | |||||||||
Sähköinen oppimisympä- ristö | |||||||||
Työnantajan verkkopalvelu | |||||||||
Kuva 1 Tietoryhmät ja järjestelmät
Henkilöasiakkaan perustietoja sisältävät järjestelmät: eläkeasiain käsittelyjär- jestelmä, eläkkeiden maksujärjestelmä, puhelujärjestelmä, diaari, työnanta- jan verkkopalvelu.
Henkilöasiakkaan osoitetietoja sisältävät järjestelmät: eläkeasiain käsittely- järjestelmä, eläkkeiden maksujärjestelmä.
Henkilöasiakkaan voimassa olevan palvelussuhteen tietoja sisältävät järjestel- mät: eläkeasiain käsittelyjärjestelmä.
Henkilöasiakkaan valtuutustietoja sisältävät järjestelmät: eläkeasiain käsitte- lyjärjestelmä, eläkkeiden maksujärjestelmä.
Työnantaja-asiakkaan perustietoja sisältävät järjestelmät: diaari, asiakastie- tojärjestelmä, sähköinen oppimisympäristö, työnantajan verkkopalvelu.
Työnantaja-asiakkaan eläkevakuutuksen tietoja sisältävät järjestelmät: asia- kastietojärjestelmä, työnantajan verkkopalvelu.
Työnantaja-asiakkaan yhteyshenkilötietoja sisältävät järjestelmät: diaari, asiakastietojärjestelmä, työnantajan verkkopalvelu.
Vuokralaisten perustietoja sisältävät järjestelmät: vuokrasopimusten hallinta- järjestelmä.
Vuokrasuhteen tietoja sisältävät järjestelmät: vuokrasopimusten hallintajär- jestelmä.
Tietopyyntöjen yksilöimiseksi ja täsmällisten tietopyyntöjen mahdollista- miseksi alla luetellaan, minkä tyyppisillä hakutekijöillä on mahdollista hakea tietoja tässä asiakirjassa esitellyistä tietojärjestelmistä. Näillä hakutekijöillä tarkoitetaan tietoaineistojen sisältöä kuvaavia ja niihin kohdistuvia hakuja helpottavia tietoja. Hakutekijät eivät rajoita asiakirjajulkisuutta tai tiedon- saantia, vaan informoivat tietopyynnön tekijää siitä, minkälaisilla hakuja hel- pottavilla hakutekijöillä teknisesti voidaan tietopyyntöihin vastata viranomais- ten toiminnan julkisuudesta annetun lain 13 §:ssä tarkoitetun tietopyynnön perusteella.
1.4.1 Eläkeasiankäsittelyjärjestelmä
Hakutekijät: henkilötunnus, jolla voidaan hakea henkilön asiakirjat joko suo- raan tai henkilön asioiden kautta.
1.4.2 Puhelujärjestelmä Benedesk
Hakutekijät: henkilön puhelinnumero, aikaväli, jolloin soitto on tullut, puhe- luun vastannut henkilö, sarja, johon puhelu on tullut alun perin.
1.4.3 Eläkkeiden maksujärjestelmä
Henkilöhaun hakutekijät: sukunimi tai sen osa, sukunimi, etunimi, sukunimen osa ja etunimen osa.
Henkilötietojen hakutekijät: henkilötunnus.
Eläkkeen hakutekijät: henkilötunnus. Mahdolliset tarkentavat lisätiedot: eläk- keen myöntänyt vakuuttaja, eläkelaji, alkamispäivä.
Eläkkeen tilitietojen hakutekijät: henkilötunnus. Mahdolliset tarkentavat lisä- tiedot: eläkkeen myöntänyt vakuuttaja, eläkelaji, eläkkeen alkamispäivä, tilin alkamispäivä, tilinumero, aikaväli.
Eläkkeen verotietojen hakutekijät: henkilötunnus. Mahdolliset tarkentavat li- sätiedot: eläkkeen myöntänyt vakuuttaja, eläkelaji, eläkkeen alkamispäivä, veron alkamispäivä, veroprosentti, verovelvollisuustieto (yleinen tai rajoi- tettu), aikaväli.
Eläkkeen maksuvähennystietojen hakutekijät: henkilötunnus. Mahdolliset tar- kentavat lisätiedot: eläkkeen myöntänyt vakuuttaja, eläkelaji, eläkkeen alka- mispäivä, maksun saaja, maksun aikaväli.
Maksun hakutekijät: henkilötunnus. Mahdolliset tarkentavat lisätiedot: eläk- keen myöntänyt vakuuttaja, eläkelaji, eläkkeen alkamispäivä, maksupäivä, maksettu määrä, maksun aikaväli.
Tulorekisteri-ilmoitusten hakutekijät: henkilötunnus. Mahdolliset tarkentavat lisätiedot: eläkkeen myöntänyt vakuuttaja, eläkelaji, eläkkeen alkamispäivä, maksupäivä, maksun aikaväli.
Päätöksen hakutekijät: henkilötunnus. Mahdolliset tarkentavat lisätiedot: eläkkeen myöntänyt vakuuttaja, eläkelaji, päätöksen antopäivä, päätöksen alkamispäivä.
Päätöksen rahamäärien hakutekijät: henkilötunnus. Mahdolliset tarkentavat lisätiedot: eläkkeen myöntänyt vakuuttaja, eläkelaji, päätöksen antopäivä, päätöksen alkamispäivä, aikaväli.
Asiakokonaisuuksien hakutekijät: vireilläolo, asianumero, asian nimi, asian vastuuhenkilö tai -yksikkö, asian julkisuusaste, tehtäväluokka, henkilötieto- luonne, asian vireilletuloaika, vireillepanija, vapaasanahaku.
Asiakirjojen hakutekijät: asiakirjan otsikko, asiakirjan numero, päiväys, asia- kirjan asia, asiakirjatyyppi, vastuuhenkilö tai -yksikkö, julkisuusaste, lähet- täjä/vastaanottaja, määräaika, kirjaamispäivä, saapumispäivä, tehtävä- luokka, tila (luonnos/valmis), allekirjoittaja, vapaasanahaku. Sopimuksilla myös voimassaolotyyppi, voimassaoloaika. Päätöksillä myös päätöksentekijä, päätösnumero.
Yhteisön hakutekijät: y-tunnus, nimi, kunta, suuralue, organisaatiotyyppi.
Vakuutuksen hakutekijät: eläkejärjestelynumero, nimi, työnantajatunnus, va- kuuttaja, vakuutuksen tila (voimassaoleva/päättynyt), postitoimipaikka, työn- antajan tyyppiluokka, työnantajan tyyppi, tyypin tarkenne, kokoluokka.
Aliorganisaatioiden hakutekijät: nimi, tunnus. Sopimusten hakutekijät: sopimuksen tyyppi. Tiedostojen hakutekijät: nimi, asiakirjan tyyppi.
Yhteyshenkilöiden hakutekijät: etunimi, sukunimi, tehtävänimike, sähköposti, puhelinnumero, kieli.
Yhteyshenkilöiden roolien hakutekijät: rooli, yhteyshenkilö, yhteisö, vakuutus.
Yhteyshenkilön suomi.fi-valtuudet: yhteyshenkilö, valtuus, yhteisö, vakuutus, aliorganisaatiotunnus.
Tapaamisten hakutekijät: tarkenne, vastaanottaja, aihe, yhteisö, päivämäärä. Puhelujen hakutekijät: aihe, tarkenne, soittaja, vastaanottaja.
Sähköpostiviestien hakutekijät: vastaanottaja, aihe, yhteisö, päivämäärä.
Tarkastusten hakutekijät: yhteisö, vakuutus, tarkastustapa, tarkastuksen alku, tarkastaja.
1.4.6 Vuokrasopimusten hallintajärjestelmä
Vuokrahakemusten hakutekijät: hakijan etunimi, sukunimi, henkilötunnus, bruttotulot, varallisuus, kanssahakijan etunimi, sukunimi, henkilötunnus, bruttotulot, varallisuus, hakemuksen voimassaolostatus, voimassaoloaika, haettavan asunnon tyyppi, pinta-ala, huoneluku, alue, kunta, kaupunginosa ja osoite.
Vuokralaisen tietojen hakutekijät: vuokralaisen nimi, yhteismaksaja, vuokra- laisen yhteyshenkilö.
Sopimusten hakutekijät: sopimustyyppi, sopimusnumero, voimassaolon tyyppi, voimassaoloaika, ensimmäinen mahdollinen päättymispäivä, vuokran- antajan irtisanomisaika, laskutustapa, vuokrantarkistuskuukausi, mahdollisen huomautuksen ajankohta ja voimassaolo.
Vuokrauskohteen hakutekijät: nimi, kustannuspaikka, kohteen lähiosoite.
1.4.7 Sähköinen oppimisympäristö
Oppimiskokonaisuuksista voi tarkastella seuraavia asioita: milloin oppimisko- konaisuuksia katsottu, oppimiskokonaisuuden parissa käytetty aika ja ajan- kohta, opiskeluun käytetty aika yhteensä sekä tiettyyn kokonaisuuteen käy- tetty aika.
Varsinaista hakua järjestelmässä ei ole.
1.4.8 Työnantajan verkkopalvelu
Työnantajan verkkopalvelu sisältää tietoja useista eri järjestelmistä, joiden hakutekijät on lueteltu alla.
Asiakastietojärjestelmä, ks. kohta 1.4.5. Avaintiedot-palvelu
Avaintiedot-järjestelmässä työnantaja-asiakas voi tarkastella organisaatio-
taan koskevia tilastotietoja, mutta järjestelmässä ei ole hakua.
Maksuosuusjärjestelmä
Työnantajan hakutekijät: työnantajatunnus, nimi Henkilön hakutekijät: henkilötunnus
Laskentoihin liittyviä: Laskentavuosi, laskennan tyyppi
Eläkemaksujen laskentajärjestelmä
Työnantajan hakutekijät: eläkejärjestelynumero, nimi, maksupistetunnus Henkilön hakutekijät: henkilötunnus
Laskentoihin liittyviä: laskennan tyyppi, laskentapäivämäärä
Puheluiden hakutekijät: henkilön puhelinnumero, aikaväli, jolloin soitto on tullut, puheluun vastannut henkilö, sarja, johon puhelu on alun perin tullut.
1.5 Avoimet tekniset rajapinnat
Kevan järjestelmissä ei ole yleisesti käytettävissä olevia avoimia teknisiä raja- pintoja.
1.6 Asiakirjajulkisuuskuvauksen ylläpito
Tätä kuvausta ylläpitää Kevan asiakirjahallinto tai siitä vastaava taho.