HANKINNAN LYHYT KUVAUS
1
25.5.2022
JAN/592/00.00.00.00/0000 TARJOUSPYYNTÖ
Tilaaja:
Janakkalan kunta Tila- ja aluepalvelut Juttilantie 1
14200 Turenki
HANKINNAN LYHYT KUVAUS
Xxxxxxxxx kohteena on Janakkalan kunnalle hankittava huoltokirjajärjestelmä.
Janakkalan kunnan Tila- ja aluepalvelut pyytää tarjousta tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesta huoltokirjatietojärjestelmästä. Järjestelmän avulla on tarkoitus hallinnoida Janakkalan kunnan kiinteistöjä sekä ohjata niihin liittyviä kiinteistöhuoltoja sekä ylläpitää pitkäntähtäimen suunnitelmia. Kiinteistöjen liittyviä tiedostoja ylläpidetään järjestelmässä.
Janakkalan kunnan kiinteistöjä on n 50 kpl mm. päiväkoteja, urheiluhalli, kunnantalo jne. Kiinteistöjen yhteenlaskettu pinta-ala on noin 80 000 m2. Kiinteistöihin liittyy noin 170 kpl vuokrasopimusta.
Järjestelmää käyttää useampi käyttäjä. Käyttäjät jakautuvat alustavasti kahteen ryhmään, hallintoon ja kiinteistöhuoltoon.
1. VAADITTAVAT PAKOLLISET VÄHIMMÄISVAATIMUKSET
Tarjouksen antaessa on huomioitava asiat, jotka ovat pakollisia vähimmäisvaatimuksia. Nämä on lueteltu liitteessä 1 tekninen määrittely. Jos tarjoaja ei täytä vähimmäisvaatimuksia (prioriteetti 0), tarjous hylätään eikä sitä oteta vertailuun.
2. OPTIOT
Hankintaan sisältyy optio teknisissä vaatimuksissa esitetyistä integraatioista, jotka on eritelty liitteessä
1. Kyseessä on tilaajan optio ja tilaaja päättää option käytöstä sopimuskaudella. Option hinta ei vaikuta tarjousten vertailuun. Integraatiossa on kyse kulutusseurantajärjestelmästä. Sillä tavoitellaan kulutusseurannan ja energiajohtamisen järjestelmällistä kehittämistä sekä energiatehokkuustavoitteiden saavuttamista. Järjestelmä voi olla kiinteä osa huoltokirjajärjestelmää taikka erillinen huoltokirjajärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Xxxxxxxxx pitää kuitenkin huomioida, että integraatio tai valmiina huoltokirjajärjestelmässä oleva kulutusseurantajärjestelmä ei voi sisältyä tarjottavaan huoltokirjajärjestelmä hintaan, koska hintavertailu tapahtuu ilman integraatiota.
2
25.5.2022
JAN/592/00.00.00.00/0000 TARJOUSPYYNTÖ
3. JÄRJESTELMÄ
Hankittavan järjestelmän tulee olla palveluna (SaaS) toimiva valmisohjelmisto. Huoltokirjajärjestelmän tulee täyttää Suomen rakentamismääräyskokoelman asettamat vaatimukset rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeelle. Järjestelmä voi olla kiinteä osa kulutusseurantajärjestelmää taikka erillinen saumattomasti kulutusseurantajärjestelmään integroitavissa oleva järjestelmä. Järjestelmää käytetään tilaajan kiinteistökannan ylläpidon ja kunnossapidon suunnitteluun ja seurantaan sekä ulkopuolisten palveluntuottajien hallintaan. Järjestelmän ominaisuuksia ovat mm. kohderekisteri, yhteystiedot, laiterekisteri, huolto-ohjelma, huoltopäiväkirja, palvelupyynnöt, korjausohjelma ja dokumentit.
4. HANKINTAMENETTELY
Hankinta toteutetaan avoimen menettelyn mukaisena. Tarjouspyyntö on julkaistu Janakkalan kunnan internet sivuilla 25.5.2022.
Hankinnassa toteutetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Xxxxxxxx ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja.
5. HANKINTA ARVO
Xxxxxxxxx kokonaisarvo ei ylitä hankintalain kansallista kynnysarvoa. Kyseessä on pienhankinta.
6. VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET
Vaihtoehtoisia tai rinnakkaisia tarjouksia ei hyväksytä.
7. OSATARJOUKSET
Osatarjouksia ei hyväksytä.
8. TOIMITUSAIKA
Käyttöönottoprojekti alkaa hankintasopimuksen tultua voimaan viimeistään elokuussa 2022. Järjestelmän pitää olla täydessä tuotanto käyttövalmiudessa 15.11.2022 mennessä. Asiakas hyväksyy tuotantovalmiuden tämän sopimuksen ja liitteiden mukaisesti.
Sopimuksen on tarkoitus olla määräaikainen neljä (4) vuotta ja jatkua sen jälkeen toistaiseksi voimassa
3
25.5.2022
JAN/592/00.00.00.00/0000 TARJOUSPYYNTÖ
olevana. Noudatetaan JHS166 ELI JIT2015 Julkisen hallinnon IT-hankintojen yleisiä sopimus ehtoja siltä osin kuin niitä ei sopimuksessa toisin mainita.
Sopimusluonnos liite 3.
Toimitusaika on ilmoitettava tarjouksessa. Xxxxxx toimitus myöhästyy toimittajasta tai toimittajan vastuulla olevasta syistä, toimittaja on velvollinen suorittamaan viivästyssakko 2 % kultakin alkavalta viivästysviikolta kuitenkin enintään 10 %. Viivästyssakko lasketaan kohteen arvonlisäverottomasta kokonaishinnasta.
9. MAKSUEHTO JA LASKUTUS
Tarjouksen maksuehdon on oltava vähintään 21pv netto ja laskutus Janakkalan kunnan verkkolaskutusosoitteeseen.
10. TARJOUSASIAKIRJOJEN JULKISUUS
Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoukseen tulee merkitä selkeästi liike- ja ammattisalaisuudet ja erottaa nämä aineistot selvästi muista aineistosta tarjouksessa. Hintaa ei pidetä liike- ja ammattisalaisuutena. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen.
11. YHTEISKUNTAVELVOTTEIDEN HOITAMINEN
a. Tilaajavastuunlain mukaiset selvitykset
Tarjouskilpailun voittaneelta yritykseltä tullaan vaatimaan seuraavat tilaajavastuulain (1233/2006 ja muutos 678/2015) edellyttämät selvitykset ja todistukset tai muu luotettava selvitys seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti: Xxxxxxxxxxxxx.xx:n luotettava kumppani- yritysraportti tai
• Selvitys ennakkoperintärekisteriin kuulumisesta
• Selvitys arvonlisäverovelvollisten rekisteriin kuulumisesta
• Kaupparekisteriote
• Todistukset verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskevat maksusuunnitelmat on tehty
• Todistukset eläkevakuutusten ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkevakuutusmaksuja koskevat maksusopimukset on tehty.
• Selvitys rakennusalalla lakisääteisten tapaturmavakuutuksen järjestämisestä
• Selvitys työterveyshuollon järjestämisestä
• Selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista
4
25.5.2022
JAN/592/00.00.00.00/0000 TARJOUSPYYNTÖ
Todistukset eivät saa olla 3 kk vanhempia ja ne on toimitettava suomen kielellä. Tarjous hylätään, mikäli vaaditut kelpoisuusehdot eivät täyty.
12. VALINTAPERUSTE JA VERTAILUKRITEERIT SEKÄ VERTAILU KRITEEREIDEN PISTEYTYS Tarjoajien on ilmoitettava yksi hinta seuraavasti: käyttöönottokustannushinta, koulutukset,
käyttökustannukset (sis. ylläpidon & päivitykset, tukipalvelut) neljälle vuodelle yhteensä. Tarjouksen pitää siis pitää sisällään nämä kaikki ylläluetellut asiat.
Tarjouksessa tulee ilmetä perustuuko käyttöönottokustannus kiinteistöjen määrään, neliömäärään, käyttäjämäärään tai sopimusmäärään.
Hinta annetaan ilman arvonlisäveroa (ALV 0 %). Hinnan tulee sisältää kaikki kustannukset.
Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on tilaajan hankinnan kohteelle asettamien ja tarjoajan soveltuvuutta koskevien vaatimusten täyttävistä tarjouksista paras hinta-laatusuhteeltaan. Ehdottomat tekniset sekä ehdottomat muut vaatimukset tulee täyttyä. Vertailukriteerinä on sekä hintakriteeri että laatukriteeri.
Pisteytys:
Hintapisteet:
Halvin annettu tarjous /oma tarjottu tarjous *osion maksimipisteet 40 pistettä
Hintapisteiden maksimipisteet 40 pistettä
Laatupisteet:
Käytettävyystestaus:
Toimittajat esittelevät järjestelmänsä toimintaa ja se arvioidaan (tässä asiantuntija/käyttäjäraati). Xxxxxxxx asettama arviointiryhmä arvioi järjestelmien käytettävyyttä.
Arvioinnin suorittavat tilaajan palveluksessa olevat järjestelmien tulevat käyttäjät, jotka arvioivat kaikki ratkaisut käyttötapauksittain. Arvioinnissa tarjottujen järjestelmien käytettävyyttä arvioidaan käymällä jokaisella järjestelmällä läpi sama joukko tyypillisiä käyttötapauksia.
Käyttäjäraati arvioi kuinka hyvin järjestelmät täyttävät yleisiä käytettävyyskriteereitä. Käytettävyyspisteet perustuvat käyttäjien omakohtaiseen käyttöhavainnointiin.
Arviointi toteutetaan tarjoajan testiympäristössä.
Arviointi suoritetaan tilaajan tiloissa. Demotilaisuudet/käytettävyys esittelyt järjestetään 20.6 ja 21.6. Demotilaisuuteen pitää varata aika ottamalla yhteyttä sähköpostilla tai puhelimella 10.6.2022 klo 10.00 mennessä:
Kehittämispäällikkö Xxxx Xxxxxxx xxxx.xxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Puh. (00) 000 0000 / 000 000 0000
5
25.5.2022
JAN/592/00.00.00.00/0000 TARJOUSPYYNTÖ
Kukin testiryhmän arvioija pisteyttää kaikki käyttötapaukset (pisteet 1-10) ja kaikista annetuista pisteistä lasketaan yhteispistemäärä tarjoaja kohtaisesti.
Tarjoajan oma käytettävyyspisteytyksestä saama pistemäärä yhteensä/suurimmat saadut käytettävyyspisteet*osion maksimipisteet 40 pistettä
Käytettävyyden arviointi mistä annetaan pisteet liite 2.
Käytettävyystestauksen maksimipisteet 40 pistettä
Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset:
Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset pisteytetään tarjoajan täyttämän prioriteettiominaisuusluettelon perusteella. Vaatimukset on luokiteltu prioriteetin mukaisesti kolmeen luokkaan:
Ominaisuudet on merkitty Exceliin selityksin
prioriteetti 1 = erittäin merkittävä (3pistettä) prioriteetti 2= hyvin merkittävä (2pistettä) prioriteetti 3= merkittävä (1piste)
Teknisistä ja toiminnallisista vaatimuksista kertyvät pisteet lasketaan yhteen ja tarjoajan lopulliset pisteet muodostetaan seuraavan kaavan mukaisesti, jossa maksimi pisteet ovat 20 pistettä.
Tarjoajan oma prioriteeteista saama pistemäärä yhteensä/suurimmat saadut prioriteettipistemäärät* osion maksimipisteet 20 pistettä
Tekninen määrittely/prioriteettilista täytettävä liite 1.
Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset maksimipisteet 20 pistettä
Voittanut tarjoaja voi siis saada maksimissaan 100 pistettä, jos saa täydet pisteet jokaisesta pisteytys kohdasta.
13. TOTEUTUSSUUNNITELMA
Tarjouksessa tarjoajan on esiteltävä, miten tulee toteuttamaan käyttöönoton (projektisuunnitelma) ja millaisella aikataululla.
6
25.5.2022
JAN/592/00.00.00.00/0000 TARJOUSPYYNTÖ
14. RESURSSIT JA RESURSSIVAATIMUKSET
Henkilöresurssit
Tarjouksessa pyydämme nimeämään seuraavat projektiin osallistuvat henkilöt:
• Projektipäällikkö: tarjoukseen tulee liittää referenssitiedot projektipäälliköstä. Nimetystä projektipäälliköstä annetaan tiedot kokemus käyttöönottoprojekteista ja koulutus. Henkilöllä vähintään alempi korkeakoulututkinto ja kokemusta vähinään kolmesta tarjottavan järjestelmän käyttöönottoprojektista.
• Järjestelmäkouluttaja: tarjoukseen tulee liittää referenssitiedot järjestelmäkouluttajasta, joka antaa koulutuksen/koulutukset järjestelmän käyttöönotosta. Kouluttajalla täytyy olla kokemusta vähintään kolmesta vastaavasta tarjottavan järjestelmän käyttöönottokoulutuksesta.
Työhön osallistuvat henkilöt voivat olla myös samoja henkilöitä (esim. projektipäällikkö voi myös toimia järjestelmäkouluttajana).
Tarjouksessa nimettyjä henkilöitä ei voi jälkeenpäin muuttaa ilman tilaajan kirjallista suostumusta. Toimittajan kannattaa ilmoittaa tarjouksessa myös mahdolliset varahenkilöt.
Palvelu, koulutus ja asiointi annetaan selkeällä suomen kielellä. Yhteydenpito ja muu asiointi tapahtuvat myös suomen kielellä.
Tarjoajalla on sertifioitu laatujärjestelmä tai vastaava laadunvarmistusmenettely. Vaatimuksena todistus sertifioidusta laatujärjestelmästä tai vapaamuotoinen selvitys tarjoajan laadunvarmistusmenettelystä, jotka täyttävät vastaavat vaatimukset.
15. REFERENSSIT JA TALOUDELLINEN TILANNE
Tarjoajalla on vähintään kolme huoltojärjestelmän asiakasreferenssiä, jotka vastaavat laajuudeltaan ja sisällöltään tilaajan toimintaa. Referenssien on oltava voimassa olevia asiakkuuksia, jotka ovat kestäneet vähintään kaksi vuotta. Referenssien on kohdistuttava hankinnan kohteena olevaan palveluun ja sisällettävä vähintään 40 rakennusta. Rakennusten on oltava pääosin liike- tai palvelukiinteistöjä. Referenssi asiakkuudet on nimettävä yhteyshenkilöineen.
16. MUUTA
Xxxxxxx pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai ostajan käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee
7
25.5.2022
JAN/592/00.00.00.00/0000 TARJOUSPYYNTÖ
jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimitusympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muilta osin pidetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa.
Janakkalan kunta ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Hankintapäätös syntyy vasta erillisellä hankintayksikön tekemällä päätöksellä.
17. TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET
Hankkeeseen liittyviä kysymyksiä ja lisätietopyyntöjä voi lähettää 7.6.2022 klo 12.00 mennessä osoitteeseen xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. Sähköpostin aihekenttään merkintä: Lisätietopyyntö, huoltokirja. Lisätiedot ja vastaukset esitettyihin kysymyksiin julkaistaan Janakkalan kunnan internetsivuilla osoitteessa xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xx hankinnat viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista.
18. TARJOUSTEN ANTAMINEN
Tarjouksen tulee olla tilaajalla viimeistään torstaina 16.6.2022 klo 12.00 mennessä. Tarjous tulee toimittaa sähköpostilla osoitteeseen: xxxxxxxxx.xxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx. Sähköpostin aihekenttään on laitettava merkintä: Tarjous, huoltokirja.
Tarjouksen tulee olla voimassa kaksi (2) kuukautta tarjouksen päiväyksestä.
19. LIITTEET
Liite 1 Tekninen määrittely (prioriteettilista) Liite 2 Käytettävyyden arviointi
Liite 3 Sopimusluonnos