Kaupunginhallitus 14.09.2020

Kaupunginhallitus 14.09.2020

Asianro 800/00.02.01/2020

§ 257

Monitoimilaitteiden leasing-rahoitussopimusten allekirjoitusoikeus

Vs. kaupunginjohtaja Xxxxx Xxxxx:

Monitoimilaite on usean käyttäjän käytettävissä oleva tulostus-, skannaus ja kopiointilaite. Raision kaupungin kaikki monitoimilaitteet hankitaan KL Kunta- hankinnat Oy yhteiskilpailutukseen pohjautuvan puitesopimuksen KLKH137 mukaisesti. Laitehankinnat tehdään neljän vuoden leasing-sopimuksella, joka sisältää laitteen, huoltotyöt, varaosat ja värit. Monitoimilaitteiden ainoa muut- tuva kustannus on sivumäärään pohjautuva käyttökulu. Yksittäisen monitoimi- laitteen kiinteä kulu on 20-160 €/kk laitetyypistä ja optioista riippuen. Kaupun- gissa on yhteensä 80 monitoimilaitetta, joten vuositasolla laitteita uusitaan noin kaksikymmentä.

Jokaisesta monitoimilaitteesta tehdään erillinen leasing-sopimus. Leasing- sopimuksen tekeminen on kaupungin olemassa olevien sääntöjen puitteissa työlästä. Rahoitusyhtiö lähettää leasing-sopimukset sähköisesti allekirjoitetta- vaksi tietohallintopäällikölle. Tietohallintopäälliköllä ei kuitenkaan ole oikeutta allekirjoittaa leasing-sopimusta, joten hänen täytyy pyytää sopimus paperi- sena ja toimittaa se allekirjoitettavaksi ao. keskuksen talous- tai hallintopäälli- kölle. Lisäksi tietohallintopäällikön pitää toimittaa kopio talous- tai hallintopääl- likön kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta. Tietohallintopäällikkö skannaa saamansa allekirjoitetun sopimuksen, ja toimittaa sen rahoitusyhtiölle. Kau- pungin säännöt eivät mahdollista monitoimilaitteiden leasing-sopimuksen alle- kirjoitusoikeuden delegointia tietohallintopäällikölle.

Jatkossa tietohallintopäällikön saadessa tiedon tarpeesta monitoimilaitteelle, uuden hankkimiseksi tai olemassa olevan korvaamiseksi, hän vahvistaa ti- lauksen ao. keskuksen talous- tai hankintapäälliköltä. Tietohallintopäällikkö tilaa monitoimilaitteen ja allekirjoittaa leasingsopimuksen sähköisesti. Tämä toimintamalli edellyttää, että tietohallintopäälliköllä on oikeus allekirjoittaa mo- nitoimilaitteiden leasing-sopimukset.

Päätösehdotus Vs. kaupunginjohtaja Xxxxx Xxxxx

Kaupunginhallitus valtuuttaa tietohallintopäällikön hyväksymään monitoimilait- teisiin liittyvät leasing-rahoitus- ja muut tarvittavat sopimukset koko kaupungin osalta. Samalla kaupunginhallitus päättää, että kaikki monitoimikoneet hanki- taan keskitetysti tietohallintopalveluitten kautta.

Päätös

Kaupunginhallitus hyväksyi ehdotuksen yksimielisesti.

Kaupunginhallitus 14.09.2020

Tiedoksi Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxx, Tietohallintopalvelut

Raision kaupunki Pöytäkirja 3 (3)

Kaupunginhallitus 14.09.2020