eArchive

Erityisehdot Voimassa 1.1.2018 alkaen.

eArchive-palvelulla (”Palvelu”) tarkoitetaan PostNord Strålforsin tarjoamaa Asiakkaan PostNord Strålforsin palvelujen kautta lähetettyjen asiakirjojen ja tietoaineistojen arkistointia.

Palvelujen tarjoamisessa noudatetaan näitä Erityisehtoja sekä Asiakastoimeksiantoa (”Asiakastoimeksianto”).

Mikäli näistä Erityisehdoista tai sopimuksesta PostNord Strålforsin kanssa ei muuta johdu, sovelletaan PostNord Strålforsin kulloinkin voimassa olevia yleisiä sopimusehtoja (SYS).

Määritelmät

Asiakastoimeksianto: Sopimuksen liite, jossa määritellään PostNord Strålforsin toimeksianto sekä täsmennetään Asiakkaan tehtävät.

Käyttäjäliittymä: Internetpohjainen käyttöliittymä, www-etäselailu, jonka kautta Asiakas voi hallinnoida Käyttäjiään ja hakea tallennettuja asiakirjojaan erikseen määriteltyjen indeksien avulla. Asiakastoimeksiannossa eritellään saatavilla olevat toiminnot.

Sopimus: Sopimuksella tarkoitetaan kulloinkin voimassa olevia Erityisehtoja, PostNord Strålforsin Yleisiä Sopimusehtoja (SYS) sekä niiden liitteitä ja muita sopimusasiakirjoja.

SYS: Kulloinkin voimassaolevat PostNord Strålforsin Yleiset Sopimusehdot, jotka ovat saatavilla kohdan 8 mukaisesti.

Tietoaineisto: Asiakkaan toimittama fyysinen tai sähköinen aineisto, josta muuntamalla muodostetaan sähköinen asiakirja indekseineen eArchive-palveluun.

Työpäivä: Arkipäivä (joka ei ole pyhäpäivä), paitsi sellainen päivä, joka sen maan vakiintuneen käytännön, jossa Palveluita tarjotaan, mukaan on kokonaan tai osittain vapaapäivä.

1 Palveluiden sisältö

Palvelut koostuvat alla mainitusta peruspalvelusta. Kuvaus Palveluiden tarkemmasta sisällöstä löytyy Asiakastoimeksiannosta.

1.1 Peruspalvelu

1.1.1 Asiakirjojen säilytys

Asiakirjat säilytetään sähköisessä muodossa eArchive järjestelmässä. PostNord Strålfors vastaa siitä, että Palvelun puitteissa käsiteltävät Asiakkaan asiakirjat säilytetään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Tapahtumalokeja säilytetään 30 päivää. PostNord Strålfors tekee säännöllisesti varmistuskopion kaikista aineistoista.

2 Valinnaiset palvelut

WWW-etäselailu ja Web Services

2.1.1 Asiakirjojen esittäminen

PostNord Strålfors pitää Asiakkaan tallentamat asiakirjat tarjolla ja etsittävinä Internetpohjaisen käyttöliittymän kautta. PostNord Strålfors sitoutuu pitämään tallennetut asiakirjat Palvelun käyttäjien saatavilla Asiakastoimeksiannosta ilmenevässä muodossa ja asiakastoimeksiannossa määritellyn ajan.

2.1.2 Tuki

PostNord Strålfors ylläpitää Palvelun tukitoimintoa, johon Asiakas voi ilmoittaa Palvelussa ilmenneet virheet. Tukipalvelulla PostNord Strålfors myös avustaa Asiakasta kohtuullisissa määrin vastaamalla Palvelua sekä lähetettyjä ja vastaanotettuja asiakirja koskeviin kysymyksiin.

PostNord Strålforsin tukipalvelu palvelee Työpäivisin 08.00–16.00, jollei muusta ole ilmoitettu tai sovittu.

PostNord Strålforsilla on aina oikeus periä korvaus yllä mainittujen rajojen ylittävään tukeen käytetystä ajasta, kuten myös siinä tapauksessa, että PostNord Strålfors suorittaa sopimuksen mukaan erityisen toimenpiteen Asiakkaan pyynnöstä. Näissä tapauksissa korvaus määräytyy tosiasiallisesti käytetyn ajan perusteella PostNord Strålforsin kulloinkin voimassa olevan hintaliitteen mukaan, jollei kiinteästä hinnasta ole sovittu.

2.1.3 Toiminta

Normaalisti Palvelu toimii ja palvelee 24 tuntia päivässä, seitsemän päivää viikossa (24/7). Näinä aikoina Asiakkaan pääsy Internetin kautta asiakirjoihin tulee normaalisti olla mahdollista tämän Sopimuksen ehtojen mukaisesti. PostNord Strålfors ei takaa Palvelun virheetöntä tai keskeytyksetöntä toimintaa.

2.1.4 CD/DVD –selailu

PostNord Strålfors voi muodostaa arkistosta myös CD/DVD -kopion, jossa on kaikki Asiakastoimeksiannossa sovitut tiedot. CD/DVD

–medialla on aina mukana hakuohjelma, jolla medialle tallennettuja tietoja voi selata ja hakea.

3 Lisäpalvelut

Erillisen kirjallisen sopimuksen perusteella Asiakas voi saada tiettyjä lisäpalveluita. Hinnat ja muut ehdot ilmenevät PostNord Strålforsin hintaliitteestä sekä kyseisen lisäpalvelun kulloinkin voimassa olevista Erityisehdoista, jotka ovat saatavilla kohdan 8 mukaisesti.

4 PostNord Strålforsin velvollisuudet

PostNord Strålfors tarjoaa Asiakastoimeksiannosta tarkemmin ilmeneviä Palveluita näiden Erityisten Ehtojen ja SYS:n mukaisesti.

4.1 Kytkeminen Palveluun

PostNord Strålfors sitoutuu liittämään Asiakkaan Palveluun Asiakastoimeksiannosta ilmenevien teknisten edellytysten ja vaatimusten mukaisella tavalla. Palvelu kytketään kun tekniset edellytykset täyttyvät ja Asiakastoimeksiannossa sovitut kokeet on asianmukaisesti suoritettu eikä olennaisia vikoja enää ole.

Mikäli Asiakas ei ole toimittanut sellaisia tietoja tai suorittanut sellaisia toimenpiteitä, jotka PostNord Strålforsin näkemyksen mukaan ovat kytkemistä varten tarpeellisia, on PostNord Strålforsilla oikeus lykätä kytkemistä kunnes tarpeelliset tiedot on annettu tai toimenpiteet suoritettu.

PostNord Strålforsilla on oikeus periä erityinen korvaus Asiakkaan kytkemiseen käytetystä

kohtuullisesta ajasta sekä Asiakkaasta johtuvasta viivästyksestä, kuten esimerkiksi myöhäisestä toimituksesta, tai muusta toimesta tai toimenpiteestä, jonka PostNord Strålfors suorittaa Asiakkaan kanssa solmitun erityisen sopimuksen nojalla tai tämän pyynnöstä. Korvaus peritään tuntiperusteisesti hintaliitteen tuntitaksan mukaan.

Mikäli Asiakas haluaa suorittaa muutoksia, joiden seurauksena Palvelu on kokonaan tai osittain kytkettävä uudelleen, on PostNord Strålforsilla oikeus korvaukseen PostNord Strålforsin kulloinkin käyttämän tuntihinnoittelun mukaisesti. Muutoksista tulee sopia kirjallisesti Asiakastoimeksiannon osapuolten kesken.

4.2 Toimitusaika

PostNord Strålfors pitää Palvelun Internetin kautta saatavilla viimeistään Asiakastoimeksiannossa sovittuna ajankohtana.

5 Asiakkaan velvollisuudet

Asiakkaan tule täyttää näistä Erityisistä Ehdoista ilmenevät velvollisuutensa sekä muut Asiakkaan vastuulle kuuluvat velvollisuudet, jotka ilmenevät esimerkiksi Asiakastoimeksiannosta tai SYS:stä.

5.1 Asiakkaan varustus: järjestelmävaatimukset

Ennen Palvelun ottamista käyttöön Asiakkaan on selvitettävä, kokeiltava ja varmistettava, että tietoverkon ja protokollien kautta tapahtuva viestintä täyttää Asiakastoimeksiannossa asetetut vaatimukset.

5.2 Kelpoisuus

Asiakas vastaa Palvelun Käyttäjäliittymän käytöstä. Palvelua käytetään tunnusluvun tai muun sovitun ja PostNord Strålforsin Asiakkaalle annetun pääsyn avulla.

Asiakas sitoutuu ylläpitämään ja soveltamaan annettujen tunnuslukujen käsittelyssä käytäntöjä, joiden tarkoituksena on annettuihin tunnuslukuihin asiattoman pääsyn estäminen.

Asiakas on PostNord Strålforsille vastuussa kaikesta Palvelun ja sen liittymän käytöstä sekä tunnuslukua käyttäen lähetettyjen viestien sisällöstä. Mikäli tunnuslukua epäillään käytetyn oikeudettomasti, on Asiakkaan, määrätyn yhteishenkilön kautta, välittömästi suljettava tai muutettava tunnusluku PostNord Strålforsin asiakaspalvelussa. PostNord Strålforsilla on myös oikeus sulkea Palvelu kohdan 6 mukaisesti, mikäli PostNord Strålfors epäilee oikeudetonta käyttöä.

5.3 Tuotantoonotto

Tuotantoonotossa suoritetaan koe Xxxxxxxxx liittymisestä. Asiakkaan on varmistettava, että Asiakastoimeksiannon mukaan liittymistä varten vaadittavat tuotteet, ohjelmistot ja yhteydet on tuotantoonoton sovittuna ajankohtana kytketty ja kokeiltu sekä, että Asiakkaan tarvittavan pätevyyden omaava henkilökunta on paikalla ja PostNord Strålforsin käytettävissä Palvelun kytkemiseksi.

Asiakas voi ottaa Palvelun käyttöön vasta kun PostNord Strålfors on vastaanottanut täydellisen sopimuksen, Asiakastoimeksianto

PostNord Strålfors Oy

Kotipaikka: Vantaa

P.O. Box 260

Käyntiosoite

Puhelin: x000 000 000 000

WWW: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx

01511 Vantaa

Toinen Savu 4

Fax: x000 00 000 0000

Y-tunnus: 0115061-7

Alv rek: FI01150617

2/2

on laadittu ja sovitut kokeet on suoritettu ja hyväksytty.

Mikäli Asiakas jättää

tuotantoonottosuunnitelman mukaisia velvollisuuksiaan täyttämättä, on PostNord Strålfors oikeutettu täyteen korvaukseen kohtuullisesta ajankäytöstä tuntiperusteella kulloinkin voimassa olevan PostNord Strålforsin hintaliitteen mukaisesti.

5.4 Liittymä PostNord Strålforsiin

5.4.1 Liittymän muutokset

Asiakas saa vaatia Asiakastoimeksiantoa muutettavaksi sikäli, kuin muutokset koskevat lisävalintoja tai PostNord Strålforsin kulloinkin voimassa olevan hintaliitteen mukaisia ja kyseessä olevasta Asiakastoimeksiannosta seuraavia muutoksia. Muutoksista sovitaan osapuolten kesken kirjallisesti. Osapuolten tai muutoksen laajuuden niin vaatiessa, on laadittava uusi Asiakastoimeksianto. PostNord Strålfors vahvistaa muutoksen soveltamalla muutos käytännössä sekä ilmoittamalla Asiakkaalle muutoksesta.

Mikäli Asiakas haluaa muuttaa liittymistään Palveluun, on PostNord Strålforsille ilmoitettava asiasta riittävissä ajoin, jotta PostNord Strålfors, tämän hyväksyessä muutoksen, ehtii suorittaa vaadittavat toimenpiteet. PostNord Strålforsilla on oikeus täyteen korvaukseen ajankäytöstään muutoksen yhteydessä PostNord Strålforsin kulloinkin voimassa olevan hintaliitteen mukaan.

PostNord Strålfors varaa oikeuden suorittaa käyttömenetelmien, teknisten spesifikaatioiden, järjestelmien, aukioloaikojen, rakenteiden ym. muutoksia ilmoitettuaan ensin muutoksista Asiakkaalle. Muutoksista on ilmoitettava Asiakkaalle kohtuullisessa ajassa ottaen huomioon muutoksen luonne.

5.5 Tietoaineisto

Asiakas toimittaa Tietoaineiston Asiakastoimeksiannon ehtojen ja muiden PostNord Strålforsin toimittamien asiakirjojen mukaisesti. Asiakas vastaa Tietoaineiston täydellisyydestä ja oikeudesta sekä sen oikea- aikaisesta toimittamisesta.

Tietoaineiston toimittaminen PostNord Strålforsille tapahtuu Asiakkaan vastuulla.

Mikäli Tietoaineisto on niin puutteellinen tai virheellinen, että PostNord Strålfors arvioi tuotannon olevan mahdotonta, ottaa PostNord Strålfors yhteyttä Asiakkaaseen antaakseen tälle mahdollisuuden täydentää Tietoaineistoa tai toimittaa uusi Tietoaineisto.

5.6 Asiakastoimeksianto

Sopimuksen kattamat toimeksiannot ilmenevät asianomaisesta Sopimukseen liitetystä Asiakastoimeksiannosta. Mikäli Asiakas haluaa täydentää Asiakastoimeksiantoa kesken sopimuskauden tavalla, joka PostNord Strålforsin arvion mukaan vaikuttaa sovittujen hintojen perusteisiin ja Sopimuksen ehtoihin, laaditaan asiasta kirjallinen lisäsopimus.

5.7 Yhteyshenkilö

Xxxxxxx määrää henkilön toimimaan vastuullisena yhteyshenkilönä yhteydenpidossa PostNord Strålforsiin. Yhteyshenkilön

vaihtuessa, tulee Asiakkaan viipymättä ilmoittaa asiasta PostNord Strålforsille.

6 Seisokit

PostNord Strålforsilla on oikeus sulkea tuotantojärjestelmänsä huoltoa ja päivityksiä varten, jotka pyritään mahdollisuuksien mukaan ajoittamaan siten, että ne eivät häiritse Palveluiden suorittamista. Asiakkaalle ilmoitetaan mahdollisuuksien mukaan etukäteen suunnitelluista seisokeista.

Asiakas tiedostaa, että Palvelut saattavat olla ajoittain pois käytöstä suunniteltujen tai suunnittelemattomien tarpeellisten huoltoseisokkien johdosta tai Palvelujen tai PostNord Strålforsin järjestelmien huollon johdosta. PostNord Strålfors ei vastaa tällaisiin huoltoseisokkeihin liittyvistä virheistä tai viivästyksistä.

Tuotannon esteiden välttämiseksi PostNord Strålforsin on varmistettava varmuuskopiointikäytäntöjen olemassaolo.

PostNord Strålfors pidättää oikeuden rajoittaa Palveluiden käyttöä tai vaihtoehtoisesti sulkea Palvelut välittömästi siinä tapauksessa että Asiakkaan Palvelun käyttö aiheuttaa teknistä tai muuta haittaa PostNord Strålforsille tai toiselle Asiakkaalle.

7 Vastuu virheestä ja viivästyksestä

SYS sisältää voimassa olevat vastuuehdot.

Mikäli Palvelun suorittamisessa tapahtuu virhe, puute tai viivästys, rajoittuu PostNord Strålforsin vastuu siihen osaan Asiakkaan maksamasta korvauksesta, joka vastaa virheen, puutteen tai viivästyksen rasittamaa Palvelun osaa.

PostNord Strålforsin mahdollinen vahingonkorvausvelvollisuus rajoittuu oikean tuloksen saavuttamiseksi tarvittavaan uudelleenkäsittelyyn. PostNord Strålfors ei vastaa Asiakkaalle tai kolmannelle osapuolelle mahdollisesti aiheuttamistaan vahingoista, ellei vahinkoa ole aiheutettu tahallisesti tai törkeän huolimattomasti.

Mikäli Asiakas vaatii uusintakäsittelyä tai selvityksiä virhetilanteista, joissa toimeksiantaja epäilee virheen johtuneen PostNord Strålforsin toiminnasta ja virhe johtuukin Asiakkaan toiminnasta tai virhettä ei ole lainkaan, on PostNord Strålfors oikeutettu veloittamaan ylimääräisistä toimenpiteistä korvausta kulloinkin voimassa olevan hintaliitteen mukaan.

PostNord Strålforsin vastuu Palvelusta alkaa, kun PostNord Strålfors on vastaanottanut Tietoaineiston sekä kuitannut tämän Asiakkaalle.

PostNord Strålforsin vastuu lakkaa, kun pääsy arkistoon Internetin kautta on asiakkaan toiveesta tai sopimuksen päättymisestä johtuen suljettu ja, asiakkaan näin halutessa, arkisto on asiakkaan toiveiden mukaisesti siirretty/poltettu CD/DVD medialle ja toimitettu asiakkaan ilmoittamaan osoitteeseen. Jos asiakas ei ole reklamoinut toimitetusta aineistosta saatteen päivämäärästä 30 päivän sisällä on PostNord Strålforsilla oikeus poistaa ja tuhota aineistot palvelimeltaan.

7.1 Korjausoikeus

Mikäli toimeksiantoa ei suoriteta Asiakastoimeksiannon mukaisesti ja tämä johtuu Palvelussa olevasta ja PostNord Strålforsin tuottamasta virheestä, on PostNord Strålforsilla Asiakkaan huomautuksen seurauksena ja oman päätöksensä mukaan oikeus virheen korjaamiseen.

Mikäli PostNord Strålfors jostakin syystä ei korjaa virhettä, on Asiakkaalla oikeus virheellisistä asiakirjoista suoritettua korvausta vastaavaan hinnanalennukseen. Mikäli PostNord Strålforsin virheen korjaamisesta mahdollisesti aiheutuu asiakirjan viivästys, alla olevaa kohtaa 7.2 viivästyksestä ei sovelleta.

Mikäli Asiakkaan tehtyä virheilmoitus osoittautuu, ettei PostNord Strålforsin vastuulla olevaa virhettä ole, varaa PostNord Strålfors oikeuden periä PostNord Strålforsin kulloinkin voimassa olevan hintaliitteen mukainen korvaus suoritetusta palvelusta.

7.2 Viivästyminen

Mikäli sovitusta toimitusajasta poiketaan (toimituksen viivästyminen) PostNord Strålforsista johtuvasta syystä, on Asiakkaalla oikeus viivästyneistä asiakirjoista suoritettua korvausta vastaavaan hinnanalennukseen. Hinnanalennus tulee kuitenkin kyseeseen ainoastaan, jos viivästyksestä katsotaan aiheutuvan Asiakkaalle huomattavaa haittaa ja edellyttäen, ettei Asiakas jo ole oikeutettu hinnanalennukseen yllä olevan kohdan 7.1 nojalla.

8 Palveluihin liittyvien asiakirjojen julkaiseminen, ml. Asiakasehdot

Alla listatuilla verkkosivustoilla julkaistaan kunkin maan kulloinkin voimassaoleva tekninen käsikirja ja muut palveluihin liittyvät asiakirjat sekä Asiakasehdot, eli kunkin yksittäisen palvelun Erityisehdot ja SYS. Palveluihin liittyviä asiakirjoja ja Asiakasehtoja, jotka julkaistaan alla olevan listan mukaisesti, sovelletaan siinä maassa, johon PostNord Strålfors suorittaa Palvelun ja sillä kielellä, jolla Sopimus on laadittu

Tanska: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx Suomi: www. xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx Norja: www. xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxx Ruotsi: www. xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx